EASY CAPTURE PLUS

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EASY CAPTURE PLUS
WHITE PAPER
Stand: 2. März 2012
Version: 1.0
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INDEX
EINLEITUNG ................................................................................................................................................................3
ÜBERBLICK..................................................................................................................................................................3
FEATURES AND FUNCTIONS ....................................................................................................................................5
LIEFERUMFANG DES BASISPAKETS .......................................................................................................................8
SYSTEMVORAUSSETZUNGEN..................................................................................................................................9
SYSTEMARCHITEKTUR ...........................................................................................................................................10
FREQUENTLY ASKED QUESTIONS ........................................................................................................................11
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EASY CAPTURE PLUS
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EINLEITUNG
Die leistungsfähige Belegerfassung für elektronische und papierbasierte Dokumente ist eine Schlüsseltechnologie
moderner Dokumentenmanagement-Systeme. Wichtige Geschäftsdokumente erreichen in der Regel zunächst den
Posteingang Ihres Unternehmens oder direkt einen Sachbearbeiter. EASY CAPTURE PLUS sorgt nicht nur für die
effiziente sowie sichere Erfassung, Indexierung, automatische Erkennung und intelligente Sortierung von farbigen
und schwarzweißen Papierdokumenten, sondern verarbeitet auch elektronische Dokumente. EASY CAPTURE
PLUS ist die Standardlösung für Belegerfassung mit bester Anbindung an die ECM-Lösungen aus dem Hause
EASY.
ÜBERBLICK
EINFACHE BEDIENUNG
Typisch für EASY CAPTURE PLUS ist das Konzept einer einfachen und logisch strukturierten Oberfläche. Dies
sorgt für eine intuitive Bedienung und eine kurze Einarbeitungszeit der Mitarbeiter. Das Risiko von Fehlbedienung
durch Benutzer wird dadurch deutlich verringert.
MODULARER AUFBAU
Die flexiblen Funktionsmodule von EASY CAPTURE PLUS erlauben eine einfache Anpassung an die individuellen
Anforderungen. Damit lässt sich EASY CAPTURE PLUS sehr einfach in die unterschiedlichen Unternehmensprozesse integrieren. Mit den gemeinsamen Basisszenarien ist eine einheitliche Erfassung aus unterschiedlichen
Quellen möglich.
FUNKTIONEN
Umfangreiche Funktionen zur Datenextraktion und zur Datenanbindung ermöglichen die effiziente Erfassung von
Dokumenten aus Bildquellen (Scannen), Druckdatenströmen sowie aus Office-Lösungen und die zuverlässige
Übergabe an Archiv oder Workflow.
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SERVERBASIERTE LÖSUNG
Die serverbasierte Architektur ist die Grundlage für eine zentrale und performante Verarbeitung der Dokumente.
Mit der zentralen Verarbeitung werden Arbeitsplatzrechner entlastet und komplexere Aufgaben ohne Zutun des
Benutzers erledigt.
Änderungen im Ablauf oder Customizing können für alle Module ohne aufwändigen Roll Out in der Konsole am
Server vorgenommen werden und stehen nach der Veröffentlichung sofort allen Arbeitsstationen zur Verfügung.
Mit der serverbasierten Verarbeitung sind auch Hochverfügbarkeitslösungen für den Betrieb von CAPTURE PLUS
möglich.
TRANSAKTIONSSICHERHEIT
Ein integriertes Transaktionsmanagement sorgt für die sichere und vollständige Verarbeitung aller Dokumente bis
zur Übergabe an die nachgelagerte Anwendung.
OFFLINEMODUS
Der CAPTURE Proxyserver erlaubt im Offlinemodus eine flexible Erfassung von Belegen auch ohne dauerhafte
Verbindung zum Server.
NUR NOCH EINS!
EASY CAPTURE PLUS bietet ausgereifte Funktionsmodule für alle Aufgaben und Vorgänge bei der Belegerfassung in einer Software Suite. Die zentrale, serverbasierte Konfiguration im EASY CAPTURE PLUS Center erleichtern und beschleunigen signifikant die Einführung der Lösung.
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FEATURES AND FUNCTIONS
EINHEITLICHE INTUITIVE BEDIENOBERFLÄCHE

Einheitliche Erfassung, Zuordnung und Verschlagwortung über alle Quellen und Medien hinweg

Individuelle Erfassungsmasken können einfach erstellt werden
ERFASSUNG VON PAPIERDOKUMENTEN (CAPTURE SCAN)

Effizientes Scannen von Papierbelegen

Flexibles Heften und Zusammenfassen

Anbindung von Hochleistungsscannern über Standard-Schnittstellen

Dynamische und individuelle Erfassungsmasken

Zentrale Verwaltung und Administration

Serverseitige Verarbeitung für alle Aufgaben

Modular erweiterbar durch Plugin-Technologien und Scripting

Client-Unterstützung von Microsoft Windows XP, Vista und Windows 7

Batch-Server zur automatischen Verarbeitung ohne User-Eingriff
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ERFASSUNG VON OFFICE-DOKUMENTEN (CAPTURE OFFICE)

Einfache Erfassung von Dokumenten aus Office

Erfassung von Dokumenten aus dem Dateisystem

Direkte und vorgangsbezogene Erfassung von Office-Dokumenten

Unterstützung von
o
Microsoft Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint sowie Microsoft Windows-Explorer
o
OpenOffice
ERFASSUNG VON DRUCKDATEN (CAPTURE PRINT)

Erfassung von Dokumenten aus allen Windows basierten Anwendungen beim Drucken

Integration als Standard-Netzwerkdrucker

Einbindung von UNIX-Drucksystemen (LPR)

Standardisierte PDF/A Ablage für die Langzeitarchivierung inkl. automatischer Formatumwandlung

Einfache Einbindung in Terminal Server- oder Citrix-Umgebungen

Keine Client-Installation erforderlich

Optionale manuelle Indexierung
ZENTRALE ADMINISTRATION (CAPTURE PLUS CENTER)

Webbasierte Werkzeuge für Administration und Monitoring

Einfache Konfiguration und zentrales Management der EASY CAPTURE PLUS Komponenten

Problemlose Integration in bestehende IT-Umgebungen

Gute Skalierbarkeit und effiziente Lastverteilung, Unterstützung von Clusterbetrieb

Zentrale Verwaltung von Anwendungen und Berechtigungen, Active Directory Anbindung (LDAP)

Flexibles und installationsunabhängiges Transportsystem für Customizings

Moderne Interface-Strukturen

Verteiltes Arbeiten über mehrere Standorte via
Proxy-Server-Funktionalität

Userexits (z.B. für SAP und Datenbankanbindung)

Umfassende Unicode- und Mehrsprachfähigkeit

Scripting Support für individuelle Anpassungen
und Erweiterungen

Sichere Übergabe der Dokumente an EASY
DOCUMENTS oder EASY EXPERIENCE zur Bearbeitung im Workflow und zur revisionssicheren
Archivierung

Integriertes Transaktionsmanagement
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EXTRAKTION (CAPTURE READ)

Dokumentlesung von PDF, Image (OCR) und Barcode

Designstudio im WYSIWYG-Stil

Clusterfähiger Server für verteiltes Rechnen

Einheitliche Konfiguration, unabhängig von der Datenherkunft

Einfache Klassifikation und Dokumentsplitting

Unicode Unterstützung

“OCR+”: Anbindung komplexer Extraktionsszenarien mit EASY xTRACT (optional), so auch EASY xTRACT for
INVOICES

Einfache Datenextraktion und Belegerkennung

Großer Standardfunktionsumfang: Splitting, Datenbankrückgriffe, Verifier, Tap search, Reguläre Ausdrücke,
Relative Abgriffe, uvm.
ECM INTEGRATION

Anbindung an alle EASY ECM-Systeme
o
EASY ENTERPRISE.x
o
EASY ENTERPRISE.i
o
EASY DOCUMENTS (3.6/4.0)
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LIEFERUMFANG DES BASISPAKETS
SOFTWARELIZENZEN

EASY CAPTURE SCAN Server

EASY CAPTURE SCAN Client

EASY CAPTURE OFFICE Basis

EASY CAPTURE PRINT Basis

EASY CAPTURE PRINT oder OFFICE User

EASY CAPTURE READ
WEITERE MODULE (OPTIONAL, LIZENZPFLICHTIG)

EASY CAPTURE SCAN Proxy-Server

EASY CAPTURE SCAN Barcode Add-on

EASY CAPTURE SCAN Xtract Server-Add-on

EASY CAPTURE OFFICE Proxy-Server

EASY CAPTURE OFFICE 2 PDF Conversion

EASY CAPTURE PRINT Proxy-Server

EASY CAPTURE Readable PDF Conversion

EASY CAPTURE Finereader / iDRS Zusatzdienst 1
 EASY CAPTURE Aktenplan
Die Software ist durchgängig zweisprachig (englisch/deutsch) ausgelegt.
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SYSTEMVORAUSSETZUNGEN
SOFTWARE
Server Betriebssysteme
Microsoft Windows Server 2003 R2 (x86, x64),
Microsoft Windows Server 2008 (R2) (x64)
Client Betriebssysteme
Microsoft Windows XP Prof. SP2 (x86)
Microsoft Windows Vista (x86)
Microsoft Windows 7 (x86, x64)
Unterstützte Browser
Microsoft Internet Explorer 7, 8, 9
Mozilla Firefox 3.6.x, 4.x
Datenbanken
Microsoft SQL Server 2005
Microsoft SQL Server 2008 (R2)
MySQL 5.0
Oracle 11g
EASY ENTERPRISE
Ab Version EASY ENTERPRISE.i 3.70
Ab Version EASY ENTERPRISE.x 3.1
EASY DOCUMENTS 4.0
HARDWARE
Server
Prozessor
2x Intel Core 2 Duo bzw. AMD Äquivalent
Arbeitsspeicher
4 GB
Festplatten
300 GB freier Speicher
Clients
Prozessor
Aktuelle Intel Core 2 Duo und höher bzw. AMD Äquivalent
Arbeitsspeicher
4 GB
Festplatten
300 GB freier Speicher
Bildschirm
19“ Bildschirm für Scanerfassung oder größer
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SYSTEMARCHITEKTUR
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FREQUENTLY ASKED QUESTIONS
WIE ERFOLGT DIE AUSBILDUNG ZU CAPTURE PLUS?
Um Ihnen ein hohes Maß an Effektivität und Wertschöpfung durch den Einsatz unserer Software zu ermöglichen,
bietet die EASY SOFTWARE AG Ihnen ein umfangreiches Programm zur Aus- und Weiterbildung an.
In der Schulung für EASY CAPTURE PLUS wird den Teilnehmern in 4 Tagen das Wissen über Aufbau, Funktionsweise, Installation, Administration und erweiterte Möglichkeiten vermittelt. Dabei wird insbesondere auch die
Scriptingengine und deren Möglichkeiten sowie die Grundlagen für das effiziente Scripting dargestellt.
WER IST ZUM VERTRIEB UND ZUR INSTALLATION VON CAPTURE PLUS AUTORISIERT?
Alle Partner, die die erwähnte Ausbildung absolviert haben und entsprechend zertifiziert sind, dürfen CAPTURE
PLUS vertreiben und installieren.
WELCHE ECM-LÖSUNGEN UND ARCHIVE LASSEN SICH ANBINDEN?
EASY CAPTURE Plus unterstützt alle ECM-Lösungen von EASY, also EASY ENTERPRISE.x, EASY ENTERPRISE.i und EASY DOCUMENTS (3.x/4.0) und den Export im CSV-Format.
WIE SEHEN MIGRATIONSSZENARIEN VON EASY CAPTURE PLUS AUS?
EASY CAPTURE PLUS bietet eine völlig neue Lösungsstruktur. Mit der serverbasierten Verarbeitung und der Modularität der Software sind Ideen realisierbar, welche bisher mit CAPTURE nur sehr komplex abzubilden waren.
Bei anstehenden Migrationen vom klassischen EASY CAPTURE empfehlen wir daher, die bestehende Lösung
noch einmal ins Auge zu fassen und die optimierten Prozesse in EASY CAPTURE PLUS abzubilden.
WIE VIELE DOKUMENTE KÖNNEN PRO MINUTE MIT CAPTURE SCAN ERFASST WERDEN?
Das hängt zunächst natürlich vom Scanner ab. EASY CAPTURE SCAN unterstützt die Anbindung von Scannern
mit allen bekannten Schnittstellen (ISIS, KOFAX VRS, TWAIN). Somit ist auch den Betrieb von Hochleistungsscannern problemlos möglich. Diese werden direkt am Scanarbeitsplatz angebunden. Abhängig von der Leistung
der Hardware des Scanners und der Arbeitsplatzumgebung, sowie des Servers schränkt CAPTURE PLUS die
Leistung des Scanners nicht ein. Mit der serverbasierten Verarbeitung bietet CAPTURE PLUS optimale Voraussetzungen auch umfangreiche Scanaufgaben sicher und schnell zu verarbeiten.
WIE KÖNNEN ERP-SYSTEME UND ANDERE EXTERNE APPLIKATIONEN ANGEBUNDEN
WERDEN?
ERP-Systeme sind in der Regel die führenden Systeme zur Datenverarbeitung in einem Unternehmen. In ihnen
werden Kunden-, Lieferanten- und Buchhaltungsdaten geführt. EASY CAPTURE PLUS bietet die Möglichkeit,
ERP-Systeme sowie beliebige andere Systeme anzubinden. Dafür stehen verschiedene Wege und Technologien
bereit:

Direkte Integration von CAPTURE PLUS mit dem ERP-System über http-Verbindung

Prozessorientierter Austausch von Daten über die gemeinsame Nutzung von speziellen Datenbanken
(Remote Query)

Übergabe von Inhalten mittels der integrierten Scripting-Option

Datenübergabe an beliebige Drittsysteme durch CSV-Export
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EASY CAPTURE PLUS
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KANN MAN EASY CAPTURE PLUS AUCH FÜR AUßENSTELLEN VERWENDEN?
Durch die integrierte Proxyserver-Funktion lassen sich Niederlassungen bzw. Außenstellen einfach in eine Gesamtstruktur einbinden, auch wenn keine kontinuierliche oder ausreichende Onlineverbindung zur Verfügung steht.
Über die Replikationsfunktion können Zeiten zum Abgleich individuell gesteuert werden. In den Außenstellen ist
keine komplexe Infrastruktur notwendig. Bei Bedarf kann jedoch die Einrichtung eines abgesetzten Niederlassungsservers für die Datenerfassung (Scannen) vor Ort sinnvoll sein.
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EASY SOFTWARE AG
Am Hauptbahnhof 4
D-45468 Mülheim an der Ruhr
E-Mail: [email protected]
Telefon: +49 208 45016 0
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