Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34
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GdPDU konforme Email-Archivierung Tim Glaesner ECM Consultant WMD Consulting Düsseldorf, 23.05.2006 WMD Warum? Was heisst GDPdU ? Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Geschäftsprozesse werden zunehmend durch E-Mail-Kommunikation abgewickelt. E-Mail- Dokumente sind nach den Grundsätzen des Handelsrechts und Steuerrechts zu archivieren. Rechtliche Aspekte der Archivierung sind die Ordnungsmäßigkeit, die Beweissicherheit und das Filtern unerbetener E-Mail. Rechtliche Grundlagen "Ein Schriftstück 'betrifft' ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat." (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34) Hierzu gehören nicht Schreiben zur allgemeinen Information Übersendung von Prospekten und Angeboten, sofern sie nicht zum Abschluß eines Handelsgeschäfts geführt haben (Küting/Weber 1995, § 257, Rn 51 2. Absatz) E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren (§147 AO) E-Mails sind aufzubewahren, wenn sie dem Begriff des Handelsbriefs entsprechen (Beck'scher Bilanzkommentar 1999, § 257, Rn 15; Adler/Düring/Schmaltz 1995, § 257, Rn 34, 4. Absatz; u.a.) Als originär digitale Dokumente sind die E-Mails zur Aufbewahrung mit einem unveränderbaren Index zu versehen (BMF-Schreiben vom 7.11.1995 zu den GoBS, Abschn. VIII "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen") Geschäftsvorfallbezogene Archivierung durch Verknüpfung von E-Mail, Attachement und ERP-System Rechtliche Grundlagen "Ein Schriftstück 'betrifft' ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat." (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34) Hierzu gehören nicht Schreiben zur allgemeinen Information Übersendung von Prospekten und Angeboten, sofern sie nicht zum Abschluß eines Handelsgeschäfts geführt haben (Küting/Weber 1995, § 257, Rn 51 2. Absatz) E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren (§147 AO) E-Mails sind aufzubewahren, wenn sie dem Begriff des Handelsbriefs entsprechen (Beck'scher Bilanzkommentar 1999, § 257, Rn 15; Adler/Düring/Schmaltz 1995, § 257, Rn 34, 4. Absatz; u.a.) Als originär digitale Dokumente sind die E-Mails zur Aufbewahrung mit einem unveränderbaren Index zu versehen (BMF-Schreiben vom 7.11.1995 zu den GoBS, Abschn. VIII "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen") Geschäftsvorfallbezogene Archivierung durch Verknüpfung von E-Mail, Attachement und ERP-System Aufklärung ! Was ist ein Handelsbrief ? • Handelsbrief: ein Schriftstück (Papier oder digital) betrifft ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat. (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34) • Die Folgen einer nicht revisionssicheren Archivierung • Es kann eine straf- und bussgeldliche Ahndung nach sich ziehen • Im Einzelfall gilt die Verletzung der Aufbewahrungspflicht als Steuerhinterziehung • Eine vorzeitige Vernichtung von Handelsbriefen ist im Fall einer Insolvenz strafbar • Wer ist EASY SOFTWARE AG und was ist EASY Archiv ? • EASY produziert / vertreibt das mit Abstand am weitesten verbreitete DMS-Produkt am Markt • Die Produkte erfüllen alle vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Anforderungen der Revisionssicherheit Daher.. Steuerlich relevante E-Mail-Kommunikation muss nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit elektronisch archiviert werden. Die ordnungsmäßige Archivierung hat einen beweisrechtlichen Mehrwert: Sie bedeutet im Rahmen der freien Beweiswürdigung Beweissicherheit. Das Filtern unerbetener Werbe-E-Mail ist berechtigt. Werden an Mitarbeiter adressierte Nachrichten mit privatem Inhalt ausgefiltert, so sollte dies in eine Betriebsvereinbarung aufgenommen werden, um eine Strafbarkeit wegen Verletzung des Fernmeldegeheimnisses zu vermeiden. Varianten / Unterschiede der Archivierung Serverseitig > EASY xBase Serverseitige Archivierung Manuell & Automatisch, nicht nach Inhalten Clientseitig > EASY Office Clientseitige Archivierung, indexiert Manuell und teil-automatisiert (!) Nach Inhalten > EASY Information Factory Serverseitige Archivierung Manuell & Automatisch, nach Inhalten EASY-xBASE ARCHIVE YOUR E-MAILS AND OPTIMIZE YOUR EXCHANGE SERVER Aktuelle Situation • E-Mail ist Kommunikationsmedium Nr. 1 Überfüllte Postfächer ! • E-Mail Verkehr steigt jährlich um mehr als 30% • immer mehr rechtsrelevante E-Mails im Umlauf • Suche in Inhalten der E-Mails dauert immer länger • E-Mail Ablage und Organisation wird immer aufwendiger • Backup / Restore der Datenbank wird immer zeitkritischer Bisherige Massnahmen ADMINISTRATOR zusätzliche Wartung- und Administration weitere Festplatten zusätzliche Server limitierte Postfächer ANWENDER geringe Transparenz und Nachvollziehbarkeit Auslagerung in pst-Dateien ausdrucken der E-Mails löschen der E-Mails Warum EASY xBASE ? • revisionssichere Ablage • E-Mail ist Geschäftskorrespondenz (GDPdU) • E-Mail ist ein vor Gericht anerkanntes Beweismittel • einfache und schnelle Volltextrecherche • sekundenschnelle Suche in allen Texten und E-Mail Anlagen • perfekte Outlook Integration; keine Schulung der Mitarbeiter • Recherche archivierter Mails auch möglich wenn der Exchangeserver offline ist • Kosten senken und Produktivität steigern • Kostenreduzierung bei Systemmigration (5.5 - 2000 - 2003) • Konsolidierung der Serverfarm und Auflösen der pst-Dateien • effektive Reduzierung des Datenbankvolumens • geringes Datenbankvolumen = höhere Performance und Stabilität • schnelleres Backup und Restore; kürzere Wiederanlaufzeiten nach Systemausfall Was macht EASY xBASE ? • serverbasierte, reglementierte Archivierung • Ablage der Exchange-Objekte im MSG-Format • Reduzierung der Exchange Datenbank um >90% • Indexierung aller Texte und üblichen Dateiformate • integrierte Kompression mit einer Rate von ca. 50% • schnelle und einfache Volltextrecherche im Outlook • „noch“ keine Indexbasierte Archivierung Konzept EASY xBASE Referenz Outlook MSX Datenbank EASY xBASE Datenmanagement Datenzugriff Outlook MSX Datenbank Backup EASY xBASE Systemvoraussetzung Betriebssystem Mail-Server • Windows NT Server • Microsoft Exchange 5.5 • Windows 2000 Server • Microsoft Exchange 2000 • Windows 2003 Server • Microsoft Exchange 2003 Kommunikation XML MAPI HTTP ODBC Datenbank • Microsoft Access • Microsoft SQL Server Mail-Client • Microsoft Outlook • in allen Versionen • kein Outlook Express ! EASY xBASE Client im Outlook Archivierung Server: patkxbase Postfach Peter Mails Gesamt KB 894 148.355 5 gute Gründe ! • keine Client-Installation • Distribution des Clients durch den Microsoft Exchange Server • „zero administration“ • einmalige und zentrale, wartungsfreie Systemkonfiguration • „Power Recherche“ • einfache und schnelle Volltextsuche in allen Textinhalten auch wenn der Exchangeserver offline ist • „revisionssicher“ • entspricht den gesetzlichen Bestimmungen • „multi storage“ • Datenspeicherung auf externern Medien EASY Office Integration Indexmaske • Indexwerte aus Datenbanken • Für alle Outlook Versionen, kein OWA • Installation / Verteilung der Software nötig Suche in EASY Client EASY Office Integration • Für Outlook, Excel, Word und PowerPoint ab Office 2000 • Client-basiert • Günstigste Variante wenn ein elekt. Archiv vorhanden ist • Anwender ist gefordert • Suche und Treffer nicht in Outlook • Indexorientierte Ablage unter Nutzung der ERP Stammdaten Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Für Fragen: Tim Glaesner [email protected] WMD
