Richtlinien zur Benutzung der ZÜF-Postverteilung

Richtlinien zur Benutzung der ZÜF-Postverteilung
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
Sehr geehrte Damen und Herren,
1. Die Richtlinien sind für alle Übungsfirmen ab dem 02.04.2007 gültig, egal
ob die Post vorsortiert wird oder nicht. Die Vorteile der Vorsortierung (Garantieversand am Mittwoch, nach Posteingang am Montag) bleiben weiterhin bestehen und werden zusätzlich verbessert. Die Vorsortierung ist freiwillig.
2. Jede Übungsfirma muss die Postsendung, die zur Verteilung nach Essen geschickt wird, mit einem Postbegleitzettel versehen. Dieser Postbegleitzettel besitzt
einen Postverteilungs-Code als Barcode, der auch zur Identifizierung dient.
Versenden Sie bitte niemals Ihre Post ohne einen Postbegleitzettel. Jeder
Postbegleitzettel darf nur einmal benutzt werden. Erstellen Sie deshalb keine Kopien.
3. Die Postbegleitzettel werden in der Zentralstelle produziert und
Ihnen mit der
Übungsfirmenpost zugestellt. Sie erhalten
immer einen Vorrat von 20 PostverteilungsCodes. Sobald bei Ihnen nur
noch 5 freie Codes vorhanden sind, werden
automatisch neue produziert und Ihnen mit
der Übungsfirmenpost zugestellt. Achten Sie
also darauf, dass Sie die Postgleitzettel auch
erhalten.
4. Sofern Sie Ihre Post vorsortieren, gilt der
Garantieversand am Mittwoch, wenn Ihre Post am Montag bei uns vorliegt. Vorsortierung heißt: Sortieren Sie für das Inland
alphabetisch nach dem Namen des Empfängers und für das Ausland nach dem Land.
Trennen Sie die sortierte Post, z.B. mit einer
Banderole.
5. Kreuzen Sie bitte auf dem Postbegleitzettel an, ob Sie vorsortiert haben oder
nicht.
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Zusätzlich erhalten Sie immer einen Kontrollbeleg
für Ihre Unterlagen. Dieser Kontrollbeleg beinhaltet alle Ihnen zustellten Postverteilungs-CODES.
Notieren Sie sich darauf Informationen, wie „Ihr
Versanddatum“ und den „Posteingang bei der ZÜF“.
Die Informationen „Post-Eingang bei der ZÜF“ und
„Post-Verteilung“ erhalten Sie im Internet.
www.zuef.de  LOGIN FÜR ÜBUNGSFIRMEN
Das Datum der Postverteilung wird nur bei
korrekt vorsortierter Post angezeigt.
Es werden immer nur die letzten 50 PostverteilungsCODES angezeigt.
Bitte senden Sie Ihre Post stets an folgende Adresse:
über die deutsche Post als Paketsendung
Zentralstelle des Deutschen
ÜbungsFirmenRings
-PoststellePostfach 12 02 62
45329 Essen
Bfz Essen e.V.
- ZÜF Poststelle Karolingerstr. 93
45141 Essen
Adressierung und Vorsortierung in der Übungsfirma
1. Briefsendungen sollten klar und deutlich
adressiert sein. Bei Post-Sendungen in das
Ausland müssen Sie das Bestimmungsland
im Klartext angeben, z.B. Belgien.
2. Nutzen Sie unsere Adressdatei. Diese finden Sie auf unserer Homepage im LoginBereich unter Postverteilung. Die Adressdatei wird täglich neu erstellt. Darin finden
Sie die Anschriften der Übungsfirmen inklusiv Kennung.
Alternativ können Sie auch weiterhin über
den Export Ihrer Zet-Datenbank eine Adressdatei erstellen. Die Aktualität dieser
Datei ist dann von Ihrem Zet-Transfer abhängig.
Adressieren Sie bitte wie im Bild (rechts)
dargestellt. (Blaue Schrift ist nur die Erklärung). Das Land kann für die Inlandspost
entfallen.
Achten Sie bitte auf die DIN Norm 5008.
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Achtung DIN 5008
AACHENER ACTIVA GMBH
SPORTARTIKEL-SPORTURLAUB
DE01AAC
Monheimsallee 71
52062 AACHEN
Name
Zusatz
Kennung
Strasse
PLZ Ort
3. Sortieren Sie Ihre Briefsendungen für das
Inland alphabetisch nach dem Empfänger-Namen. Trennen Sie diese zum Beispiel
mit einer Banderole oder einem Gummi.
4. Sortieren Sie die ausländische Post nur
nach dem Land.
Garantieversand: Wenn Ihre Post spätestens Montagnachmittag in unserer
Poststelle angekommen ist, befindet sich
der Inhalt mittwochs auf dem Weg zum
Empfänger.
5. Werbung an Übungsfirmen darf nicht adressiert sein. Im Anschriftenfeld sollte –
An alle Übungsfirmen – stehen.
6. Werbung für nur speziell ausgesuchte
Übungsfirmen müssen kuvertiert und adressiert werden.
7. Informieren Sie sich bitte vorab, wie viele
Übungsfirmen existieren und schicken uns
nur diese Anzahl an Werbeblättern zu.
8. Werbung für das Ausland: In vielen
Ländern ist Werbung unerwünscht und findet meistens den Weg in den Papierkorb.
Deshalb überlegen Sie sich vorab, ob dies
gewünscht ist. Falls Sie dennoch Werbung
für Übungsfirmen im Ausland gestalten und
versenden möchten, dann achten Sie bitte
auf folgendes:

Lange Postwegzeiten, da immer erst
die zuständige Zentralstelle angeschrieben wird. Diese Zentralstelle
versendet ihre Werbung an die ansässigen Übungsfirmen.

Werbung in der Landessprache oder
in englisch.
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Fiktive Gebühren für den Postversand
Im Deutschen ÜbungsFirmenRing gibt es zwar keine Biefmarken, aber es werden von
der Übungsfirma DE01POP - Point of Post & Phone Postgebühren erhoben. Damit auch
realistische Zahlen dafür verwendet werden, sollten Sie die Anzahl der jeweiligen Postsendungen im Internet erfassen.
Bitte gehen Sie auf unsere Internetseite  www.zuef.de und begeben Sie sich in den
LOGIN-Bereich durch Anmeldung. In der Kategorie Postverteilung öffnen Sie den Eintrag PostverteilungsCode-Neu.
Suchen Sie bitte entsprechenden CODE und klicken auf Erfassung.
Hier erfassen Sie bitte die Anzahl der
jeweiligen Positionen, die sich in der
Postsendung mit dem zugehörigen
CODE befinden.
Sobald Sie Ihre Eingaben erfasst haben, können Sie Ihre Daten speichern.
Es macht durchaus Sinn diese Eingaben zu tätigen noch bevor Sie Ihre
Post nach Essen schicken.
Grundsätzlich gilt: Ein Code  eine Erfassung
Nach dem Speichern können Sie noch
mal Ihre erfassten Daten einsehen.
Klicken Sie auf Anschauen.
Erfasste Daten können nicht geändert
werden. Stellen Sie einen Fehler fest,
dann löschen Sie die Eingaben und
erfassen diese komplett neu.
Jeweils am 1. des neuen Monats werden Ihre Daten zusammengefasst. Sie und
die Übungsfirma DE01POP erhalten per Email als PDF-Dateianhang die komplette Auslistung der Anzahl Ihrer Briefsendungen des vergangenen Monats. Diese
Datei gilt dann als Grundlage des Post-Gebührenbescheides.
Sie können aber auch im Internet auf das
Gebührenblatt gehen und diese PDF Datei
öffnen.
Sobald das Gebührenblatt erstellt wurde
sind keinerlei Änderungen oder Ergänzungen mehr möglich.
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Die Gesamt-Poststatistik wird jeden Monat erstellt.
ZÜF - Postverteilung Statistik für den Juli 2007
Gesamtanzahl
(01.08.2007)
Übungsfirmen:
564
Insgesamt nehmen 519 Übungsfirmen
(92,02%) an der ZÜF - Postverteilung teil.
48
JA
Nein
519
45 Übungsfirmen (7,28%) nehmen die
Dienstleistung ZÜF-Post nicht in Anspruch.
Im Juli 2007 haben wir insgesamt 1032 Postsendungen entgegengenommen.
Darin waren enthalten:
13562
normale Briefesendungen
DIN A4 Briefsendungen
2417
25976
Werbesendungen
25976 normale Briefsendungen,
2417 DIN A4 Briefsendungen und
13562 unadressierte Werbesendungen.
(Diese Zahlen wurden über die Postbegleitzettel ermittelt. Die Zahl liegt wahrscheinlich
etwas höher, da nicht alle Übungsfirmen die
Anzahl mitteilen.)
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Qualität ein „Muss“ in der Übungsfirma
Trotz aller Sparmaßnahmen – sehen
so Geschäftsbriefe aus? Wir meinen
nicht.
Denken Sie immer daran, Ihre Post ist
auch die Visitenkarte für Ihre Übungsfirma.
Verwenden Sie keine von realen Firmen
schon einmal verwendeten Umschläge.
Dies führt teilweise zu Verwirrungen.
Fragen, Hinweise oder Verbesserungsvorschläge
nehmen wir immer gern entgegen.
Zentralstelle des Deutschen ÜbungsFirmenRings Essen
R. Uwe Tandetzke
Telefon:
0201/3204-394
FAX:
0201/3204-307
Email:
[email protected]
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