Qualitätssicherung einfach und effizient
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Qualität & Controlling procure.ch – Beschaffungsmanagement 04/2015 Qualitätssicherung einfach und effizient Praxisbeispiel Lieferantenbeurteilung bei der Biella Schweiz AG Seit 2014 wählt Biella jeweils den «Lieferanten des Jahres». Die Beurteilung basiert auf einem selbstentwickelten System mit vier Kriterien, die quantifiziert werden. Grundlage sind objektive Daten aus dem ERP, aber auch subjektive Erfahrungswerte der Einkäuferinnen und Einkäufer. Ron Bertolla (rechts im Bild), Leiter Einkauf Biella Schweiz AG, Leiter Koordination Einkauf Biella Group Bild: Symbolische Übergabe eines goldenen Bundesordners und eines Zertifikats an den «Lieferanten des Jahres 2014», Michel Bernhard. Links: Brigitte Kiener, Verantwortliche Einkauf Handelsware. Biella Schweiz AG Die Biella Schweiz AG ist der grösste Büromaterialhersteller der Schweiz mit über 100-jähriger Tradition. In Brügg werden mehr als 5 000 Produkte hergestellt, darunter der Biella Bundesordner. Die Biella Schweiz AG ist eine Tochtergesellschaft der Biella-Neher Holding AG mit Sitz in der Schweiz. Als Biella Group ist sie in ganz Europa präsent. Am 1. April 2015 feiert Biella ihr 115-jähriges Bestehen. www.biella.ch Als ich zu Beginn meiner Tätigkeit als Leiter Einkauf bei der Biella meine Mitarbeiter fragte, wie pünktlich Lieferant A oder Lieferant B liefere, wurde mir klar, dass keine belegbare Antwort möglich ist. «Ja, der liefert immer sehr pünktlich» oder «Wir haben die Qualität bei diesem Lieferanten im Griff» waren mögliche Antworten. Subjektiv und kompliziert Eines unserer Hauptziele war somit die Erstellung einer systematischen Lieferantenbeurteilung für die Biella Schweiz AG. Zwar haben viele Firmen Beurteilungen im Einsatz, allerdings stützen sich diese zu oft auf die Aussagen der einzelnen Einkäufer ab. Damit mehr Objektivität möglich wird, muss die Beurteilung aus messbaren Zahlen bestehen, und die Daten müssen idealerweise aus einem ERPSystem stammen. Anschliessend muss jedes Kriterium nach einer klar festgelegten Formel berechnet werden, wobei die Erfahrung der Einkäufer auf keinen Fall komplett ausgeblendet werden darf, sondern gezielt zum Einsatz kommen muss. Das Zweite, was uns immer wieder gestört hat, sind die viel zu komplexen Beurteilungen. Was bringen 20 Kriterien, wenn diese auf das Ergebnis keinen oder nur einen geringen Einfluss haben? Maximal vier bis fünf Kriterien, welche einfach zu deuten sind, bringen dem Einkauf, aber auch dem Lieferanten einen Mehrwert. Das Ziel einer Lieferantenbeurteilung ist nicht, den Lieferanten zu drangsalieren oder ihm seine Schwächen aufzuzeigen, sondern mit einer möglichst objektiven Beurteilung eine gemeinsame Basis zu schaffen, damit die gute Performance gehalten bzw. 3 Qualität & Controlling procure.ch – Beschaffungsmanagement 04/2015 Lieferantenbeurteilung 2015 Die Kriterienlandschaft Gesamtpunkte Schwachstellen mit Massnahmen angegangen werden können. Eigenes Beurteilungssystem Unsere Beurteilung basiert auf insgesamt vier Kriterien. Der Preis, die Qualität, die Lieferung mit jeweils einer Gewichtung von 30 % sowie das Engagement mit einer Gewichtung von 10 %. Der Preis wird dabei von zwei verschiedenen Komponenten beeinflusst. Erstens berechnen wir die effektive Preisentwicklung eines Produkts, und zweitens gibt uns der zuständige Einkäufer, die zuständige Einkäuferin ein Feedback zum Thema «Preisverhalten». Diese beiden Ergebnisse werden jeweils zu 50 % gewichtet und ergeben dann das Endresultat des Kriteriums «Preis». Bei der Qualität ist die Berechnung ziemlich einfach: Wir registrieren alle Reklamationen und Qualitätsfälle und stellen diese in ein Verhältnis zu den Lieferpositionen. Für uns ist die Liefertreue eine der wichtigsten Aussagen. Wir unterscheiden dort wiederum zwei Unterkomponenten. Einerseits berechnen wir die Mengentreue einer Lieferung: Hält der Lieferant unsere Bestellmengen ein? Eine Minderlieferung wird dabei strenger beurteilt als eine geringe Überlieferung. Andererseits vergleichen wir den bestätigten Liefertermin mit dem effektiven Wareneingang. Dabei haben wir einen Toleranzwert festgelegt. Das Ergebnis der Mengentreue wird zu 40 % gewichtet und das Ergebnis der Liefertreue zu 60 %. Beide Resultate zusammen ergeben das Kriterium «Lieferung». 4 Einstufung 85 und mehr Punkte 84 bis 65 Punkte Weniger als 65 Punkte A B C Gesamtnote des Lieferanten 100 % Preis 30 % Preisverhalten 50% Qualität 30 % Reklamations – Meldungen 100% Preisentwicklung 50% Lieferung 30 % Mengentreue 40% Engagement 10 % Engagement 100% Liefertreue 60% - Manuelle Beurteilung Einkäufer/in – Lead Buyer/in - ERP-Standardauswertung / Report Kriterienlandschaft der Lieferantenbeurteilung der Biella Schweiz AG Ron Bertolla – Koordination Einkauf Biella Group Als letztes Kriterium beurteilen wir das Engagement. Dafür gibt der zuständige Einkäufer ein Feedback über die Zusammenarbeit mit dem Lieferanten ab. Dieser Wert wird mit 10 % gewichtet. Erfahrungen des ersten Jahres Die Erfahrungen der vier Quartalsbeurteilungen des ersten Jahres waren sehr positiv. Wir haben die Resultate wenn möglich persönlich mit den wichtigsten Lieferanten besprochen. Deren Feedbacks haben uns wiederum geholfen, die Beurteilung zu verbessern. Es ist wichtig, dass wir auch gute Leistungen belegen und an die Lieferanten weitergeben können. Wir hoffen, dass dies unsere Lieferanten motiviert, uns bei dringenden «Feuerwehrübungen» bestmöglich zu unterstützen. Der Erfolg unserer Qualitätsbemühungen ist messbar: Von zehn Lieferanten, denen wir Massnahmen für eine Verbesserung vorgeschlagen hatten, konnten bei der nächsten Beurteilung insgesamt sieben eine bessere Punktezahl erreichen. Wir wissen heute bei jeder Produktegruppe, wo wir mit jedem Lieferanten stehen und wo wir noch Luft nach oben haben. S. 1 Lieferant des Jahres 2014 Als Lieferant des Jahres der Biella Schweiz AG hat sich eine Firma knapp von der Konkurrenz abgesetzt: die Firma Optipac GmbH aus St. Gallen, spezialisiert auf Versandund Spezialverpackungen. Der Geschäftsführer, Michel Bernhard, hat sich mit seinem Team als sehr kreativer und zuverlässiger Partner bewiesen. Kontinuierlich haben wir durch Bündelungen und Standardisierungen die Einkaufsvolumen gesteigert. Ausweitung auf ganze Gruppe Die Ergebnisse und Diskussionen mit den Lieferanten, aber auch innerhalb der Geschäftsleitung der Biella haben uns dazu bewogen, 2015 die Lieferantenbeurteilung auf die strategischen Lieferanten der gesamten Biella Group auszuweiten und die Standorte Deutschland, Polen, Rumänien und England einzubeziehen. Damit erhalten wir eine gruppenweite Übersicht über die Performance unserer Hauptlieferanten. Wir sind überzeugt, dass wir mit unserem einfachen, aber effektiven Lieferantenbeurteilungssystem eine kontinuierliche Qualitätsverbesserung erreichen werden.
