Reife Leistung - JobRouter® Dokumente

Anwenderbericht / Scooter GmbH / Elektronische Rechnungsverarbeitung
Reife Leistung
Die Stimmung auf dem Reifenmarkt ist nicht gut. Seit Jahren setzen
Marktanteilsverluste den Reifenfachhandel unter Druck. Dass sich mit Autoreifen
dennoch Geld verdienen lässt, selbst dann, wenn man einer der Günstigsten auf dem
Markt ist, zeigt das Beispiel des Online-Reifenhändlers GoodTires. Der Discounter ist
ein Onlineshop des Rendsburger Unternehmens Scooter Autoservice GmbH.
Zum Saison-Reifenwechsel im Frühjahr und im Herbst herrscht Hochbetrieb beim Reifenversender
GoodTires.de. Die Fahrer der Speditionen und Paketdiensttransporter geben sich die Klinke in die
Hand. Sie bringen und holen die schwarzen Gummipneus im Stundentakt. Diese werden
systematisch in die akkuraten Hochregale des im Frühjahr 2013 neu errichteten Betriebsgebäudes
einsortiert.
Hinter der reifenschwarzen Fassade betreibt Inhaber und Geschäftsführer Andreas Fürst das
Internetgeschäft neben einem Autoteile-Großhandel und einer Werkstatt. Aus dem Neben- wird
schnell ein Hauptgeschäft, denn der Online-Reifenhandel geht seit der Einführung über Ebay,
Amazon, Idealo und zahlreichen eigenen Onlineshops sprichwörtlich durch die Decke. Fürst
entschließt sich im Zuge der Vergrößerung zur radikalen Automatisierung aller Prozesse in der
neuen Werkstatt und im BackOffice.
Auf die richtige Spur gebracht
Zunächst denkt Kfz-Meister Fürst an ein digitales Archiv. Hintergrund sind die anfallenden
Papierberge, die nicht nur verarbeitet sondern auch 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. An guten
Tagen stapeln sich 300 Lieferantenrechnungen in den Gitterboxen der Buchhaltung, an sehr guten
bis zu 500. Am Ende des Rechnungsverarbeitungsprozesses stehen vier Regalmeter voll mit
Standardaktenordnern, rund 50 Stück - pro Monat!
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Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung hat Fürst zu diesem Zeitpunkt nicht im Visier. Als er
einem Vertriebspartner der JobRouter AG die Gitterboxen voller Rechnungen präsentiert, von denen
manche zu 350 Seiten Umfang haben, wird klar: Ein Archivsystem schafft zwar Platz, zuvor aber
muss die Rechnungsverarbeitung auf die richtige Spur gebracht werden.
Allein die positionsgenaue Prüfung der Eingangsrechnungen beschäftigt mehrere Vollzeitmitarbeiter
und bremst die Durchlaufzeiten aus. Im wettbewerbsintensiven Online-Geschäft eine kritische Größe,
die sich in den Kundenbewertungen niederschlagen kann. Fürst entscheidet sich für automatisierte,
sichere und wesentlich schnellere Prozesse inklusive digitaler Archivlösung am Ende und gibt grünes
Licht für das Workflow-Management-System JobRouter®.
„Wenn ein Unternehmen so stark wächst wie
unseres, dann stößt man schnell
Kapazitätsgrenzen. Immer mehr Aufträge
bedeuten immer mehr Mitarbeiter. Irgendwann
muss man die Arbeit neu organisieren. Mit dem
Workflow-Management-System JobRouter® sind
wir für weiteres Wachstum gut aufgestellt.
Die Benutzerführung ist so logisch, da ist
Schulung eigentlich nicht notwendig. Alle
Standorte sind an JobRouter® angebunden, und wir haben noch viele Ideen, wie wir Prozesse
automatisieren und uns die Arbeit erleichtern können.“
Zitat: Andreas Fürst, Geschäftsführer Scooter Autoservice GmbH
Rechnungsverarbeitung in Höchstgeschwindigkeit
Fürst erklärt, warum die Rechnungsverarbeitung im Reifenhandel so komplex ist: „Reifen sind eine
spezielle Welt, die nicht ausschließlich auf Artikelnummern basiert.“ Also müssen die EAN Codes
erfasst werden, das Reifenalter, die Label-Werte der Reifenindustrie. Hinzu kommt, dass die Belege
der rund 450 Kreditoren aus dem In- und Ausland völlig uneinheitlich gestaltet sind. Die
Herausforderung besteht darin, die relevanten Einzelpositionen zu identifizieren, damit der
Rechnungsleser SmartFix diese automatisch korrekt erfasst.
Seit der Einführung des Workflow-Management-Systems JobRouter® wird eine Rechnung mit oben
erwähntem Umfang in nur noch 20 Minuten eingelesen, geprüft und verarbeitet. JobRouter® gleicht
die Bestelldaten im System mit den verifizierten Eingangsrechnungen ab. Im Hintergrund laufen
automatisch komplexe Prüfprozesse ab, darunter auch ein Bankabgleich für Lieferanten mit
Einzugsverfahren.
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In den Ampelfarben Rot, Gelb, Grün werden den Mitarbeitern nur noch die Positionen und
Rechnungen angezeigt, die manuell nachbearbeitet und freigegeben werden müssen. Doppelte
Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen filtert das System zur Prüfung heraus, ebenso
Differenzen zwischen Bestellsumme und Rechnungsbetrag, Mengen- oder Preisunstimmigkeiten.
Am Ende werden die Buchungssätze im DATEV-Format für den Steuerberater automatisch richtig
erstellt und übermittelt.
Die Anbindung der Schnittstellen - die Datenbanken mit den Bestelldaten, die ERP-Branchenlösung
für den Kfz-Handel - gestaltet sich problemlos, weil JobRouter® sich nahtlos in jede
Systemumgebung integrieren lässt. Schlussendlich werden alle digitalen Dokumente in JobArchive
abgelegt, womit auch Fürsts ursprünglich anvisiertes Ziel zu 100 Prozent verwirklicht wird. Das passt
zu Fürsts Leidenschaft für Automatisierung und technische Finessen, wie man auch in der nahezu
vollautomatisch arbeitenden Reifenmontage und der innovativen Fahrzeugannahmestation sehen
kann.
Elektronische Rechnungsverarbeitung: Vorteile für den Anwender
Verkürzt Durchlaufzeiten auf ein Minimum
Spart Personalkosten und Verwaltungsaufwand
Wart Fristen, ermöglicht die Nutzung von Skonti
Erkennt Doubletten, Differenzen und Abweichungen zuverlässig
Erlaubt Zugriff auf Vorgänge und Dokumente per Knopfdruck
Reduziert Papierbedarf, Materialkosten, Lagerraum
Archiviert alle Dokumente eines Unternehmens revisionssicher
Ist zukunftsfähig, weil die Verarbeitung von Daten/ Dokumenten nach oben offen skalierbar ist
„Erwartungen voll erfüllt!“
Geschäftsführer Fürst sieht seine Erwartungen an das Workflow-Management-System JobRouter®
voll erfüllt. „Der Clou“ ist für Fürst, wie die Daten aus den unterschiedlichsten Dokumenten
herausgelesen und verwertbar gemacht werden. Vorbei ist die Zeit des Ordnerwälzens. Fragen zum
Status einer Bestellung oder Lieferung können per Knopfdruck geklärt werden. „Die Mitarbeiter aller
Standorte gehen wichtige Aufgaben jetzt gezielter und zeitgerechter an, sie sind viel produktiver“,
freut sich Fürst, der das integrierte Eskalationsstufenmanagement schätzt. Was muss bis wann von
wem erledigt sein? Wird eine Aufgabe nicht plangemäß abgearbeitet, erhält der Vorgesetzte
automatische eine Nachricht und kann seine Mannschaft instruieren.
Für Strategen wie Fürst stellt die Anschaffung des Workflow-Management-System JobRouter® ein
klares Rechenexempel dar. „Ich stelle den Anschaffungskosten die Personalkosten für
Neueinstellungen gegenüber. Im Ergebnis zeigt sich, dass sich JobRouter® in zwei Jahren
amortisiert.“
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Schon jetzt liegt die Zeitersparnis in der Rechnungsverarbeitung – je nach Saison – zwischen 60 und
80 Prozent. Und das ist gut so, denn das 30 Mann starke Team am Rendsburger Firmensitz stemmt
ein rasantes Wachstum.Der Online-Handel GoodTires.de, der zunächst über die Auktionsplattform
Ebay startete, wurde in den vergangenen zwei Jahren zweimal in Folge von der Bewertungsplattform
Testsieger.de zum Preissieger gekürt. Da ist noch Luft nach oben für Unternehmer wie Andreas
Fürst, die die Zeichen der Zeit - und den Stand der Technik – in Geschäftserfolg umzusetzen wissen.
Projektdetails
Kunde
GoodTires .de / Scooter GmbH, Rends burg
Branche:
Online-Reifenhandel, Werks tätten mit Kfz-Teilehandel
Mitarbeiter:
50 Mitarbeiter an 4 Standorten
Vorgänge:
1000 / Tag, in der Hochs ais on 2000 / Tag
Datenbank:
MS SQL 2005
Besonderheiten:
Anbindung an ERP-Branchenlös ung, SmartFix, Bes telldatenbanken,
automatis cher Pos itions datenabgleich, Stammdatenpflege
Projektdauer:
6 Monate
Laufende Prozesse:
E-Rechnung komplett, Aufgabenprozes s , Stammdatenprozes s e, JobArchive,
JobIris
Geplante Prozesse:
Urlaubs prozes s
Unternehmensdarstellung Goodtires.de/ Scooter Autoservice GmbH
Der Online-Reifenhandel GoodTires is t unter dem Dach der 1997 gegründeten
Scooter Autos ervice GmbH anges iedelt. Sitz des Unternehmens is t Rends burg in
Schles wig-Hols tein. Ges chäfts führender Ges ells chafter is t Andreas Fürs t,
Mitges ells chafter is t Andreas Schmidt-Grünberg. 2013 wurde ein neues
Betriebs gebäude errichtet und bezogen, in welchem neben dem Reifenlager ein
Autoteile-Großhandel und eine hochtechnis ierte Werks tatt untergebracht s ind. Drei weitere Filialen werden in
Neumüns ter betrieben. An allen vier Standorten arbeiten ins ges amt 50 Bes chäftigte, 30 Mitarbeiter davon am
Firmens itz in Rends burg. Auf der Auktions plattform Ebay, wo Fürs t mit s einem Reifendis counter 2009 s tartete,
is t GoodTires aktuell der ums atzs tärks te Reifens hop.
© JobRouter AG 2014 /206
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