social media guideline

Social Media
Guideline
Informationen. Empfehlungen.
Rechtliches.
Einleitung
Social Media
Immer präsent
Die Isabellenhütte ist Technologieführer und entwickelt die Zukunft
seit mehr als 500 Jahren. Deshalb ist es für uns wichtig, neue
Technologien und Möglichkeiten zu nutzen und voranzutreiben.
Das gilt auch für die Darstellung der Isabellenhütte in der
Öffentlichkeit. Diese hat sich mit der rasanten Entwicklung
der sozialen Medien und der vielfältigen Nutzung privater und
geschäftlicher Netzwerke nachhaltig verändert.
Social Media ist aus unserem täglichen Leben nicht mehr weg­
zudenken. Unterschiedlichste Plattformen und Kanäle bieten die
Chance, Meinungen, Gedanken und Erfahrungen mit anderen
Nutzern, Freunden, Kollegen oder Kunden auszutauschen – an
jedem Ort, zu jeder Zeit und weltweit.
Was bedeutet das für Sie?
Wir möchten Sie ermutigen, soziale Netzwerke im Sinne der
Isabellenhütte zu nutzen, sich an einem fachlichen Austausch
zu beteiligen und damit langfristig zum Unternehmenserfolg
beizutragen.
Gleichzeitig möchten wir Sie aber auch auf mögliche Risiken für Sie
und die Isabellenhütte hinweisen.
Mit der vorliegenden Guideline geben wir Ihnen einen Leitfaden
an die Hand, damit Sie sich im beiderseitigen Sinne sicher in den
sozialen Medien bewegen können.
Welche Ziele verfolgen wir?
Mit der gezielten Nutzung von Social-Media-Kanälen verfolgen
wir als konkrete Ziele:
ie weitere Steigerung der Bekanntheit der Isabellenhütte
D
ie Erhöhung der Marken-/ Produktkenntnis
D
en Support von Kunden und Distributoren
D
ie Stärkung des Employer Brandings & Recruitings
D
ie Verkaufsunterstützung und das Generieren von
D
sog. „Sales Leads“
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Hintergrund
Social Media
Warum eine Guideline?
Bis vor kurzem war die Unternehmenskommunikation der Geschäftsführung und der Marketing- bzw. PR-Abteilung vorbehalten.
Heute kann jeder über alle Plattformen hinweg kommunizieren und
damit das Bild der Isabellenhütte in der Öffentlichkeit mitprägen.
Der Multiplikatoreffekt ist enorm. Insbesondere über digitale Kanäle
werden unterschiedlichste Empfänger viel schneller, großflächiger
und nachhaltiger erreicht.
Hierdurch entstand der Bedarf, Mitarbeitern eine Richtlinie für
das Verhalten in sozialen Netzwerken bereitzustellen:
m Ihnen einerseits Sicherheit in der Kommunikation zu geben
U
nd um andererseits das Unternehmen zu schützen
U
Welche Kanäle nutzen wir?
Im Rahmen unserer strategischen Ausrichtung ist es für die
Isabellenhütte nicht sinnvoll in allen sozialen Medien vertreten
zu sein, vielmehr sollen ausgewählte Kanäle gezielt genutzt
werden. Hierzu gehören aktuell insbesondere die unten stehenden
(diese können sich angesichts der Dynamik des Internets bei Bedarf
auch kurzfristig ändern).
04
Chancen
nutzen –
Risiken
kennen
Für wen gilt die Guideline?
Die Guideline gilt für alle Mitarbeiter des Unternehmens –
unabhängig von Abteilung und Funktion. Sie gilt insbesondere für
alle, die Social-Media-Kanäle im dienstlichen und/oder privaten
Bereich nutzen und über das Unternehmen Isabellenhütte, dessen
Marken, Produkte, Dienstleistungen oder die Unternehmensumwelt
kommunizieren.
Was beinhaltet die Guideline?
Die Guideline bietet Orientierung im Umgang mit Social Media
und sensibilisiert die Mitarbeitenden für die Chancen und Risiken.
Soweit es dabei nicht um gesetzliche Regelungen geht, handelt
es sich um Empfehlungen. Diese gelten als Rahmen, innerhalb
dessen die Mitarbeiter – unter Beachtung der Gesetze und
Mitbestimmungsrechte – abteilungsspezifische Ausgestaltungen
vornehmen können.
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Grundlagen
Private und Dienstliche Aspekte
Warum erhalten Sie eine
Guideline?
Bitte beachten Sie die nachfolgenden Punkte der
Guideline, wenn Sie sich in Blogs, Foren oder sozialen
Netzwerken über die Isabellenhütte austauschen.
Es gibt grundsätzlich drei Anwendungsfälle bei der Nutzung von
Social Media:
Offiziell
dienstlich: Betreiben des offiziellen Facebook- oder
WeChat-Kanals
P ersönlich-beruflich: Kommunikation in XING über das private
Profil als Mitarbeiter/in mit Isabellenhütte E-Mail-Adresse oder
WhatsApp/WeChat-Nutzung mit dem firmeneigenen Mobiltelefon
Rein
private Aktivitäten: Facebook-Profil mit privater E-MailAdresse oder WhatsApp/WeChat mit privater Mobilfunknummer
In der Praxis sind die Übergänge davon häufig fließend. Daher ist es
umso wichtiger, dass Sie sich der unterschiedlichen Rollen, die Sie in
Social-Media-Kanälen einnehmen, bewusst sind und Ihre Aktivitäten
und Äußerungen daraufhin überprüfen.
Bei allen Social-Media-Aktivitäten gilt, dass Persönlichkeitsrechte
(Meinungsfreiheit, freie Entfaltung der Persönlichkeit) nicht
eingeschränkt werden dürfen und gleichwohl legitime Rechte
und Bedürfnisse des Arbeitgebers oder Dritter (z. B. Kunden,
Auftragnehmer, Rechteinhaber) beachtet werden müssen.
Zweck der dienstlichen Nutzung von Social Media sind
Kommunikation und Informationsaustausch, nicht jedoch eine
Leistungs- und Verhaltenskontrolle der Arbeitnehmerinnen und
Arbeitnehmer.
Um die Einhaltung geltender Rechtsvorschriften in Ihrem eigenen
sowie im Interesse unseres Unternehmens sicherzustellen, setzt Ihr
Arbeitsvertrag verbindliche Grenzen. Das gilt insbesondere für den
Umgang mit vertraulichen unternehmens- und personenbezogenen
Informationen.
Es wird kein Mitarbeiter dazu verpflichtet, Social-Media-Kanäle
zu nutzen bzw. private Accounts und Kontakte preiszugeben.
Private Accounts sind nur in Ausnahmefällen zu verwenden,
wenn der Kanal und die Aufgabe des Mitarbeiters oder der
Mitarbeiterin die Nutzung explizit erforderlich machen (z. B. XING).
In diesem Fall wird die betreffende Person gesondert beauftragt
und eingewiesen.
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Regeln und Tipps
Der gute Ton
im Internet
Social Media
erfolgreich nutzen
1
Beachten Sie unsere Unternehmenswerte
Das zentrale Regelwerk für Ihre Kommunikation sind
unsere Unternehmenswerte. Diese sind für Sie verbindlich.
Darüber hinaus geben sie Ihnen Orientierungspunkte,
wie Sie sich im Sinne der Isabellenhütte in den sozialen
Medien richtig verhalten. Hier erfahren Sie mehr darüber:
www.isabellenhuette.de/unternehmen/karriere/warum-wir/
unsere-werte/
2
Seien Sie Sie selbst und sprechen Sie in der Ich-Form
Wenn Sie nicht im Auftrag der Isabellenhütte kommunizieren,
weisen Sie darauf hin, dass Sie Ihre persönliche Meinung
vertreten und nicht für das Unternehmen sprechen.
Verwenden Sie daher immer die Ich-Form statt der Wir-Form.
Behandeln Sie Kommunikationspartner stets
respektvoll und wertschätzend
Auch in den sozialen Medien gilt: Sie kommunizieren immer
mit Menschen. Bleiben Sie stets höflich und schreiben
Sie nichts, was Sie Ihrem Gesprächspartner nicht auch
persönlich so sagen würden. Versetzen Sie sich in die Lage
des anderen und bewahren Sie gleichzeitig eine gesunde
Distanz. Streng zu unterlassen sind alle Formen von
geschäfts- oder rufschädigenden Äußerungen, Drohungen,
Beleidigungen sowie falsche Tatsachenbehauptungen oder
Äußerungen, die den Betriebsfrieden gefährden und die
weitere Zusammenarbeit mit Arbeitgeber und Kollegen
unzumutbar machen würden.
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Kommunizieren Sie ehrlich und geben Sie Fehler
offen zu
Wer das Unternehmen und sich weiterentwickelt, macht
auch Fehler. Irren ist menschlich. Wir leben eine offene
Fehlerkultur. Geben Sie daher bitte Fehler auch in den
sozialen Medien offen zu und korrigieren Sie falsche
Angaben bei Bedarf.
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Schützen Sie vertrauliche unternehmens-,
kunden- und wettbewerbsbezogene Daten
Viele Informationen sind vertraulich und unterliegen
besonderen rechtlichen Regeln (Betriebsgeheimnisse,
Datenschutz, Wettbewerbsrecht). Vertrauliche Informationen,
die Sie im Rahmen Ihrer Beschäftigung bei uns erhalten,
dürfen Sie nicht verbreiten. Negative oder vergleichende
Informationen über den Wettbewerber oder deren Produkte
können abgemahnt werden. Wenn Sie unsicher sind, ob Sie
eine bestimmte Information veröffentlichen dürfen,
fragen Sie Ihre Vorgesetzten oder das Team Marketing.
Verzichten Sie im Zweifelsfall auf die Veröffentlichung.
5
Beachten Sie, dass Angaben und Informationen über natürliche
Personen besonders geschützt sind und veröffentlichen Sie
deshalb nichts über Dritte, ohne es vorher mit den betroffenen
Personen abgesprochen zu haben.
Halten Sie gesetzliche Regeln ein
Mit der Nutzung von sozialen Netzwerken betreten Sie
keinen rechtsfreien Raum. Jeder Mitarbeiter unterliegt
online wie offline gesetzlichen und mit ihm vereinbarten
vertraglichen Regeln. Dazu gehören beispielsweise
das Persönlichkeits-, Urheber- und Markenrecht sowie
die Regeln Ihres Arbeitsvertrages und die in unserem
Unter­nehmen geltenden Betriebsvereinbarungen.
Davon entbindet Sie kein Avatar oder Nickname. Beachten
Sie die Nutzungsbedingungen der Plattformbetreiber,
die Sie bei der Registrierung als verbindlich anerkannt haben.
Schützen Sie Ihre Privatsphäre
In den sozialen Medien ist, was Sie publizieren, häufig
für alle sichtbar. Auch wenn Sie Inhalte korrigieren oder
löschen: alles hinterlässt Spuren im Internet. In vielen Fällen
ist das Löschen gar nicht möglich. Achten Sie daher bitte
genau darauf, was Sie preisgeben.
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09
Regeln und Tipps
Bei Fragen
Team MK
kontaktieren
Social Media
erfolgreich nutzen
8
Übernehmen Sie Verantwortung für Ihre Aussagen
und seien Sie verbindlich
Wir möchten gegenüber unseren externen und internen
Ansprechpartnern stets als verbindlicher und zuverlässiger
Partner auftreten – unabhängig vom Medium. Daher sollten
Sie nichts versprechen, was unrealistisch erscheint.
9
Kommunizieren Sie keine Inhalte, Bilder und Videos
ohne Einwilligung und ohne Nennung des Urhebers
Auf Fotos oder in Videos erkennbaren Personen steht das
Recht am eigenen Bild zu. Das heißt, dass diese Fotos
oder Videos nur mit Einwilligung der betroffenen Personen
veröffentlicht werden dürfen. Diese muss bei Mitarbeitern
schriftlich erteilt und kann nach deren Ausscheiden widerrufen
werden. Die Einwilligung ist zentral im Personalmanagement
zu archivieren. Für Fotos oder Videos, die Sie nicht selbst
erstellt haben, benötigen Sie vom Urheber das Nutzungsrecht.
Der Urheber ist immer zu nennen, sofern er nicht auf seine
Namensnennung verzichtet hat.
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Nehmen Sie nur als Experte auf Ihrem Gebiet den
Dialog auf
Wir begrüßen es, wenn Sie sich am Wissensaustausch
beteiligen und Hilfestellung rund um Themen anbieten,
die das Unternehmen betreffen. Bitte fokussieren Sie sich
dabei immer auf Ihr Fachgebiet, in dem Sie sich auskennen.
Verweisen Sie gerne auf die jeweiligen Experten, wenn es
um andere Fachbereiche geht.
Kommunizieren Sie nur dann im Namen der
Isabellenhütte, wenn Sie dazu beauftragt wurden
Nach dem Gesetz handeln nur die Geschäftsführung und
die von ihr bevollmächtigten Mitarbeiter (Prokuristen,
Handlungsbevollmächtigte, Pressesprecher) im Namen der
Isabellenhütte. Solange Sie nicht ausdrücklich bevollmächtigt
wurden, dürfen Sie nicht im Namen unseres Unternehmens
kommunizieren. Machen Sie deshalb stets deutlich, dass Sie
zwar als Mitarbeiter der Isabellenhütte, jedoch im eigenen
Namen und nicht als Unternehmensvertreter kommunizieren.
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Gehen Sie bei Fragen oder bei auffälligen Äußerungen
über das Unternehmen auf das Team Marketing zu
Wenn Sie Zweifel über den Inhalt einer geplanten Veröffentlichung haben und Unterstützung benötigen, steht Ihnen das
Team Marketing gerne zur Seite. Weiterhin bitten wir Sie um
Ihre Aufmerksamkeit, wenn es um die Kommunikation über die
Isabellenhütte geht. Da trotz kontinuierlichen Monitorings der
Kanäle auch einmal eine Kommunikation an uns vorbeilaufen
kann, bitten wir Sie, das Team Marketing bei auffälligen
Postings umgehend in Kenntnis zu setzen.
Prüfen Sie genau, wem Sie Ihre Kontakte offenbaren
Abhängig von Ihrer Tätigkeit lassen Ihre Kontakte
beispielsweise auf Kundenstrukturen oder strategische
Geschäftsbeziehungen schließen. Diese Informationen
können im Wettbewerb gegen unser Unternehmen
verwendet werden. Daher achten Sie stets darauf, wem
Sie Ihre Kontakte zur Ansicht freigeben.
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L egen Sie nur Accounts/Domains für das
Unternehmen an, wenn Sie autorisiert sind
Wer ein Social-Media-Konto für die Isabellenhütte einrichten
möchte, braucht dazu die Erlaubnis der Geschäftsführung
bzw. eines dazu ermächtigten Mitarbeiters aus dem Team
Marketing.
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Bei Fragen wenden
Sie sich bitte an:
marketing@
isabellenhuette.de
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Isabellenhütte Heusler GmbH & Co. KG
Eibacher Weg 3 - 5 · 35683 Dillenburg · Deutschland
Telefon +49 (0)2771 934-0 · Fax +49 (0)2771 23030
[email protected] · www.isabellenhuette.de