An der Mengenschraube drehen und sparen

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MANAGEMENT
Einkauf
An der Mengenschraube drehen
und sparen
Beim Einkauf Kosten sparen – das geht nicht nur über den Preis. Auch die Bestellmenge kann
optimiert werden. Unternehmen, die diese genau analysieren, können so viel Geld sparen.
W
elche Faktoren beeinflussen
die Kosten für Materialien und
Dienstleistungen? Spontan fällt den
meisten Einkäufern der Preis ein – und
vielleicht noch die Kosten für das Lagern und Warten der Beschaffungsobjekte.
Aber auch die Bestellmenge bestimmt die Beschaffungskosten – eine
Tatsache, die häufig unbeachtet bleibt.
In vielen Einkaufsabteilungen überwiegt nämlich die Meinung, der Einkauf
könne bei der Einkaufsformel „Einkaufskosten gleich Menge mal Preis“
nur die Preisseite angehen. Deshalb
bleiben große Sparpotentiale ungenutzt.
denn sein Einsatz setzt fast ausschließlich auf die Kooperationsbereitschaft
der Mitarbeiter. So können z. B. in den
Unternehmensbereichen die Kosten
für Hardware und Instandhaltung
transparent gemacht werden – in der
Hoffnung, dass die Mitarbeiter zurückhaltender mit neuen Bestellungen
umgehen.
Der Autor Dr. Bernhard Höveler
ist geschäftsführender Gesellschafter der Höveler Holzmann
Consulting GmbH, Düsseldorf. Er unterstützt Firmen beim
Identifizieren von Einsparpotentialen im Einkauf und beim
Schaffen von Strukturen und Abläufen, die ein professionelles Beschaffungsmanagement ermöglichen.
■ E-Mail: [email protected]
Tel.: 0211-55 789 447
Hebel zur Mengenoptimierung
Um den Verbrauch von Materialien
oder Dienstleistungen zu beeinflussen,
stehen dem Beschaffungsmanagement
sechs Hebel mit unterschiedlicher
Durchschlagskraft zur Verfügung (siehe
Grafik).
Am Beispiel der Materialgruppe ITHardware lässt sich die Wirkungsweise
der Mengenhebel leicht veranschaulichen: Ein Mittel, um die Einkaufsmenge
zu reduzieren, ist das Intensivieren des
Kostenbewusstseins im Unternehmen.
Dieser Hebel zählt zu den schwächeren,
Computern angehalten werden.
Ebenfalls bewährt hat sich ein Verlängern der Anschaffungszyklen für
die IT-Hardware von zum Beispiel drei
auf vier Jahre. Optimierungen lassen
sich auch über ein Reduzieren der eingekauften Hardware-Menge erzielen.
Existieren zum Beispiel Serverkapazitäten an verschiedenen Standorten,
Ein stärkeres Mittel ist das Verschärfen der Bedarfskontrolle, bei der
höherrangigere Vorgesetzte als zuvor
(zum Beispiel Hauptabteilungs- statt
Abteilungsleiter) die Bestellungen für
IT-Hardware genehmigen. Die Bestellmenge lässt sich außerdem über eine
Bedarfssubstitution steuern. User, die
bisher einen Laptop nutzen, aber kaum
reisen, können beispielsweise zum
Einsatz von preiswerteren Desktop-
bleiben in der Regel Restkapazitäten
ungenutzt. Eine Konsolidierung des
Serverbestands schaff t hier Abhilfe.
Die schärfste Waffe zum Eindämmen der Einkaufsmenge ist jedoch
das Nutzen optimierter Technologien.
Schaff t ein Unternehmen beispielsweise
Kopiergeräte an, die auch Druckfunktionen erfüllen, kann es seinen Bedarf an
Druckern drastisch reduzieren.
Prozess des Mengenmanagements
Um ein effektives Mengenmanagement
zu etablieren, empfiehlt sich ein Vorgehen in zwei Phasen:
Change-Management: So lässt sich der Einkaufsprozess verändern.
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Phase I: Potentialanalyse
Im ersten Schritt geht es um das Beantworten der „sechs W des Einkaufs“
(Wer kauft Was bei Wem zu Welchem
Preis in Welcher Menge Wie häufig
ein?). Ziel dieser Datenerhebung ist es,
ein Verständnis dafür zu bekommen,
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wofür genau das Unternehmen sein
Einkaufsvolumen verwendet. Hierfür
ist es nicht hinreichend, pauschal das
Einkaufsvolumen für IT-Hardware pro
Lieferant zu erheben. Vielmehr sollte
das Einkaufsvolumen Materialgruppen,
Lieferanten und Unternehmenssparten
zugeordnet werden. Dieser Ansatz ist
aufwändig, bringt aber wichtige Detailerkenntnisse.
Im zweiten Schritt gilt es, die aufgrund des Mengenmanagements erreichbaren Einsparpotentiale abzu-
Der Einkauf der Zukunft
reduziert auf intelligente
die Beschaffungsmenge.
schätzen. Dazu sind die Einkaufspraktiken, -vorschriften und Kontrollmaßnahmen im Unternehmen durch
Interviews mit Bedarfsträgern aus
verschiedenen Hierarchieebenen und
Unternehmenssparten zu recherchieren
und zu vergleichen. Hieraus lassen sich
wiederum Anhaltspunkte für Einsparungen ableiten.
Ihren Abschluss findet die Analyse
des Einsparpotentials in der Priorisierung der Materialgruppen nach Höhe
des möglichen Einsparvolumens und
nach dem Schwierigkeitsgrad der entsprechenden Kostensenkungsinitiative.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang
das Festlegen einer Messlatte („Baseline“), an der die Höhe der erzielten
Einsparungen abzulesen ist.
Phase II: Konzeption und Umsetzung
Damit eine fundierte Auswahl der
Hebel für die Mengenoptimierung
erfolgen kann, ist es wichtig, ein Verständnis dafür zu entwickeln, was die
Treiber, also die Ursachen für die hohen
Bestellmengen sind. Im Fall des PC-Einkaufs ist dies häufig die turnusgemäße
Erneuerungsrate, die irgendwann von
der IT-Abteilung festgelegt wurde. Da
es oft eine Vielzahl von Mengentreibern gibt, erfordert ihr Identifizieren
viel „investigative“ Detailarbeit.
Sind die Mengentreiber erfasst, sollten
alle sechs Hebel für jede Material- und
Untergruppe auf ihre Anwendbarkeit
hin abgeklopft werden. Dazu sollte das
Unternehmen sowohl interne (durch
einen Vergleich von Unternehmenssparten/Standorten) als auch externe
Benchmarks (mittelsVergleich zu anderen Unternehmen) nutzen.
Sind die Mengenhebel für jede Materialgruppe ausgewählt, kann die Umsetzung beginnen. Hierbei ist es erforderlich, die Einhaltung („Compliance“)
der vereinbarten Kostensenkungen zu überwachen
und zu überprüfen, ob die
Art
Einkaufsbudgets auch um
die erzielten Einsparungen
gekürzt werden.
Change-Management
Ein kritischer Faktor für den Erfolg
der Mengenoptimierung besteht im
„taking on board“ der Mitarbeiter. Auch
eine Unterstützung seitens des Vorstands beziehungsweise der Geschäfts-
leitung ist von großer Bedeutung.
Die Unternehmensleitung sollte ihre
Führungsaufgabe wahrnehmen und die
Maßnahmen zur Mengenoptimierung
kommunizieren und regelmäßig kontrollieren sowie bei Nichteinhaltung
Sanktionen aussprechen. Nach Möglichkeit sollten alle Hierarchieebenen
gleichermaßen an den Einsparmaßnahmen teilnehmen: Gehen die „oberen
Etagen“ mit gutem Beispiel voran,
erhöht dies die allgemeine Akzeptanz
im Unternehmen.
Fazit
Um die notwendigen Einsparungen
zu erzielen, sollte sich der Einkauf von
seinem tradierten Denken – Kosten
sparen alleine durch Preisoptimierungen – lösen und das Optimieren der
Einkaufsmengen als gleichberechtigte
Lösung in seine Einsparungsüberlegungen einbeziehen. Denn der Einkauf der
Zukunft dreht nicht mehr nur an der
Preisschraube, er reduziert auch auf intelligente Art die Beschaffungsmenge.
Change-Management: So lässt sich der Einkaufsprozess verändern.
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