Ist Excel das richtige Tool für FMEA?

Ist Excel das richtige Tool für FMEA?
Steve Murphy, Marc Schaeffers
Ist Excel das richtige Tool für FMEA?
Einleitung
Wenn in einem Unternehmen FMEA eingeführt wird, fangen die meisten sofort damit an, die
Vorlagen in Excel zu erstellen. Die Tabellenansicht einer FMEA-Vorlage und die Berechnungen
für RPZ lassen es logisch erscheinen, bei der Dokumentation der Information an Excel zu
denken. Wenn man jedoch etwas tiefer in die Materie hineinschaut und man mehr als nur eine
Handvoll FMEA’s erstellen muss, ist Excel sicher nicht die beste Wahl. In diesem
Informationspapier werden wir die Vorteile und Nachteile einer Verwendung von Excel im
FMEA-Prozess erläutern.
Relationale Struktur des FMEA-Layouts
Das einfache Layout der FMEA-Vorlage kann leicht missverstanden werden. Diese Vorlage hat
eine größere relationale Struktur als sie ein einfaches Tabellen-Arbeitsblatt aufweist.
Ursache
Prozess
schritt
Anforder
ung
Aktion
Fehler
möglich
Wirkung
Bild 1: Relationale Struktur des FMEA-Layouts
Die für die Einführung von FMEA benötigte Struktur ist sehr straff. Jeder Prozessschritt hat
mindestens eine Voraussetzung. Eine Voraussetzung hat mindestens eine Fehlermöglichkeit
etc. Wenn man nun Excel zur Erstellung von FMEA-Vorlagen verwendet, muss man der
erforderlichen Struktur genauestens folgen. Es sind auch Zellen zu verbinden oder Zellen, die
nicht benötigt werden mit einer neutralen Farbe zu befüllen, um das FMEA-Layout zu erstellen.
2
Unternehmen stellen oft Standard- und kundenspezifische Fertigungsteile
her, welche gemeinsame Prozessschritte beinhalten. FMEA muss diesen
Umstand berücksichtigen. Eine zweite, kundenspezifische FMEA, welche die
Extraschritte im Prozess beinhaltet, sollte entwickelt werden. Dies ist in einer
relationalen Datenbank wesentlich einfacher als in Excel. Um das Sortieren
nach Schritten zu erleichtern, kann das Feld „Prozessschritt“ in zwei Felder
aufgeteilt werden; eines für den Prozessschritt und das andere für die
Funktionsbeschreibung
Auf dieselbe Art weist das Aktionsfeld wirklich zwei
Felder auf: Name der verantwortlichen Person und
Fertigstellungstermin. Wenn eine Aktion der FMEA
hinzugefügt wird, muss diese natürlich auch verwaltet
werden. Der Benutzer muss in der Lage sein, alle
offenen Aktionen und deren voraussichtliche
Fertigstellungstermine einsehen zu können. Diese
Tätigkeit kann auf einfache Art und Weise in einer
relationalen Datenbank realisiert werden, es ist
jedoch sehr schwierig, dieses in Excel zu
implementieren. Natürlich ist es möglich, diese
Funktionalität auch in Excel zu realisieren, aber es ist
sehr zeitaufwändig. In der Praxis verwalten die ExcelAnwender die Aktionen, indem sie sie in ein anderes
System hineinkopieren.
Versionen verwalten
Das Verwalten der Versionen ist eine Grundanforderung für die FMEA. Herausgegebene
Versionen sollten nie geändert werden und die Daten in den bereits erstellten Versionen sollten
nach wie vor verfügbar sein. Herausgabedaten sollten automatisch gespeichert werden und es
sollte nicht möglich sein, diese ändern zu können. Wenn Sie Excel verwenden, werden Sie ein
Verfahren hierfür zu implementieren haben. Ebenso werden Sie den Auditor zu überzeugen
haben, dass dieser Vorgang von allen eingehalten wird. In einer relationalen Datenbank können
Sie diesen Vorgang automatisieren und somit eine korrekte Arbeitsweise garantieren.
3
Verbindung zum Prozessablauf und Kontrollplan
Eine FMEA ist normalerweise mit dem Prozessablauf und dem Kontrollplan verbunden. Die
erste Spalte in der FMEA generiert die ersten beiden Spalten des Kontrollplans. In einer idealen
Situation gibt es auch eine Rückmeldungsschleife zwischen Messungen der
Produktionskontrolle (SPC) und dem FMEA-Prozess.
4
Diese Verbindung ist in einer Excel-Umgebung nicht möglich. Änderungen in einem der drei
Dokumente müssen in den anderen Dokumenten ebenso vorgenommen werden. Dies erfordert
einen weiteren Vorgang, welchen der Auditor in puncto Einhaltung überprüft.
Benutzerverwaltung
In den einzelnen Unternehmen mag es unterschiedliche Aufgaben geben, die sich auf den
FMEA- und den Kontrollplanungsprozess beziehen. Mitarbeiter können verantwortlich für das
Erstellen einer FMEA oder das Überprüfen einer FMEA sein. Möglicherweise sind sie auch
lediglich zum Einsehen einer FMEA berechtigt. Die Aufgaben für ein und dieselbe Person
können jedoch aus der Sicht von (Gruppen von) FMEA‘s unterschiedlich sein. Besonders, wenn
ein Unternehmen verschiedene Produktionsstandorte hat, an denen gleichartige Produkte
entwickelt werden, kann die Benutzerverwaltung sehr komplex werden. Diese Art der
Benutzerverwaltung kann nicht in eine Excel-Umgebung implementiert werden.
Benutzerakzeptanz und Implementierung des FMEA-Prozesses
Der Anfang mit FMEA in Excel ist sehr einfach. Sie können Beispielvorlagen aus dem Internet
herunterladen und innerhalb weniger Minuten können Sie Ihre Tätigkeit aufnehmen. Wenn der
Benutzer mit Excel vertraut ist, benötigt er für die Systemanwendung keine Schulung.
Besonders wenn die Benutzer mit der FMEA-Methodik vertraut sind, gibt ihnen Excel die
Möglichkeit eines zügigen Starts. Excel weist eine enorme Flexibilität auf und der Anwender
kann die Vorlagen seinen Bedürfnissen anpassen (Layout, Farben, Linienstärke usw.). Das
Implementieren eines FMEA-Systems, welches auf einer Echtzeit-Datenbank basiert, nimmt
mehr Zeit in Anspruch. Die Systemanforderungen müssen festgelegt werden, bevor eine
passende Lösung ausgewählt wird. Die Kostenspanne für Site-Lizenzen von FMEA-Systemen,
die auf einer Echtzeit-Datenbank basieren, reicht von 500US $ bis zu mehr als 50.000 US $.
Daher ist es wichtig, das richtige Tool auszuwählen.
Fazit
Generell gesprochen kann man sagen, dass Excel ausreichend ist, wenn ein Unternehmen
lediglich eine Einführung in das Thema FMEA benötigt oder die Anzahl der FMEA’s auf wenige
Produkte begrenzt ist. Möchte ein Unternehmen jedoch FMEA und Kontrollplanung als
integralen Bestandteil eines Qualitätsplanungsprozesses, so wird dringend der Einsatz einer
FMEA- und Kontrollplanungssoftware, die auf einem Echtzeit-Datenbanksystem basiert,
empfohlen.
5