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FH Kärnten
NEUE WEGE IM
SCHNITTSTELLENMANAGEMENT
Ein Praxisbericht.
MACH AG
LÜBECK
BERLIN
DÜSSELDORF
MÜNCHEN
www.mach.de
EINFACH KOMMUNIZIEREN
VIA DATENDREHSCHEIBE
Je komplexer die IT-Infrastruktur
und je etablierter die einzelnen
Systeme, umso aufwändiger das
Schnittstellenmanagement. Die FH
Kärnten löst dies mit neuen Methoden: Statt herkömmlicher Punktzu-Punkt-Verbindungen kommt
der MACH Integrationsserver zum
Einsatz. Ein Bericht aus der Praxis
I Die Herausforderung:­
EINE KOMPLEXE IT-STRUKTUR. HISTORISCH GEWACHSEN
Gesicherter Betrieb, Anwendersupport, Software-Entwicklung an
Systemen und Schnittstellen – die IT an der FH Kärnten sorgt für
reibungslose Abläufe, 24 Stunden am Tag, an 365 Tagen im Jahr. Dafür
sind zahlreiche Fachverfahren im Einsatz – allein in der Verwaltung
unterstützen rund 20 Programme die Arbeit. Seit deren Einführung vor
zehn oder 15 Jahren haben sie sich allerdings parallel weiterentwickelt.
Bei der Pflege und Entwicklung standen eher fachliche Kriterien im
Vordergrund und weniger die Kommunikation der Systeme untereinander. Das bedeutet, dass die IT die Arbeitsprozesse nicht mehr immer
bestmöglich unterstützt.
Der Optimierungsbedarf machte sich u. a. rund um das führende Personalmanagementsystem bemerkbar: Von hier aus müssen Daten unter
Berücksichtigung der Datenschutzbestimmungen verschiedensten
Anwendungen zur Verfügung gestellt werden. Aber nicht alle benötigten
Schnittstellen können realisiert werden, da der zeitliche und finanzielle
Aufwand zu hoch sind. So findet oftmals kein automatischer Datenabgleich statt. Das Resultat: Mehrfacheingaben und unterschiedliche
Datenstände – und letztendlich eine hohe Belastung der Mitarbeiter.
AUSTAUSCH UND ABLAGE. OPTIMAL IST ANDERS
Aus IT-Sicht gibt es noch weitere Nachteile: Aufgrund der vielen individuellen und hochspezifischen Schnittstellen ist ein Austausch einzelner
Anwendungen manchmal nur schwer möglich. Zusätzlich führen Versionswechsel, Updates oder Konfigurationsänderungen immer wieder
zu Problemen – nicht zuletzt, weil die erforderlichen Tests aufgrund von
Zeitmangel nicht in der nötigen Intensität durchgeführt werden können.
Und auch in Sachen Übersicht und Transparenz gibt es Verbesserungsbedarf: Statt einer einheitlichen Struktur existieren viele Ablageorte und
Verzeichnisse für die Dokumentationen.
FH KÄRNTEN
Die FH Kärnten ist eine Fachhochschule für
angewandte Wissenschaften mit internationaler
Ausrichtung. An fünf Standorten bietet sie rund 30
Bachelor- bzw. Masterstudiengänge in den Studienbereichen Technik, Gesundheit und Soziales sowie
Wirtschaft an.
Im Fokus der Lehre und Forschung steht der unmittelbare Praxisbezug. Haupt- und nebenberufliche
Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie Gastvortragende aus Industrie und Wirtschaft sorgen für
eine interdisziplinäre, international ausgerichtete
Hochschulausbildung.
II Die Lösung:
FÜR EINE BESSERE KOMMUNIKATION.
DER NEUE „INTEGRATIONSBEAUFTRAGTE“
Ziel war eine zukunftsfähige Lösung, die die Schwachstellen der Punktzu-Punkt-Verbindungen langfristig umgeht und eine sehr viel größere
Flexibilität in der Anbindung von Drittsystemen ermöglicht. Der
neue Weg führte über den MACH Integrationsserver, eine Art „Datendrehscheibe“, die die Systeme voneinander entkoppelt: Die zu verbindenden Systeme müssen sich nicht mehr „kennen“, um miteinander
zu kommunizieren – der Server macht verschiedene Datenformate
miteinander kompatibel.
PRAXISBERICHT // FH KÄRNTEN
Die Buchhaltung oder die Personalabteilung erhalten Informationen
über die Funktionstüchtigkeit in Echtzeit. So kann bei Bedarf sofort
eingegriffen werden. Der automatische Datenabgleich kommt den Anwendern zugute und erleichtert ihre Arbeit spürbar.
KURZES FAZIT. WEITERE THEMEN
GUTE VORBEREITUNG. SCHLANKE EINFÜHRUNG
Damit hat die IT-Abteilung ein wichtiges Anliegen umgesetzt: Prozesse
zu optimieren und zu vereinfachen. Insgesamt stehen an der FH Kärnten nicht länger Bits und Bytes im Vordergrund. Stattdessen löst die
effiziente Unterstützung von Prozessen die reinen Infrastrukturthemen
ab. Hierzu will sich die FH in Zukunft mithilfe von Prozesslandkarten
Transparenz verschaffen, um die Anwender noch zielgerichteter zu
entlasten und Geschäftsprozesse zu verschlanken.
Entsprechend gehören der Ausbau des Integrationsservers und die
Einführung der neuen MACH ERP-Software in Web-Technologie zu
den Themen der nahen Zukunft. Auch eine Bring-Your-Own-DeviceStrategie für die Studierenden wird umgesetzt, und die interne
Software-Entwicklung auf Scrum umgestellt. Aufgaben, bei der sich die
Verantwortlichen auf ein gutes IT-Team verlassen können und auch von
den Erfahrungen anderer – Hochschulen oder Hersteller – profitieren.
Das Projektteam begann mit einem Analyseworkshop um die Anforderungen aufzunehmen und die Machbarkeit zu überprüfen. Der MACH
Integrationsserver sollte zunächst drei zentrale Systeme miteinander
verbinden: das Personalmanagementsystem, das von der FH selbst
entwickelte Campusmanagementsystem sowie das MACH ERP-System.
Den Projektstart bildete ein weiterer Workshop, in dem die genauen
Anforderungen und Prozesse in den jeweiligen Fachabteilungen definiert wurden. Der Grund für die Genauigkeit: Je spezifischer die FH
die einzelnen Arbeitsschritte im Prozess aufnahm und dokumentierte,
desto besser ließen sie sich im Pflichtenheft berücksichtigen und später
abbilden. Im Laufe des Projekts entstand eine enge und effiziente
Zusammenarbeit mit einer Lernkurve für beide Seiten.
DIREKTE KOMMUNIKATION. DIREKTES ERGEBNIS
Die Implementierung erforderte eine gute Kommunikation zwischen
der FH und MACH, auch über die relativ große räumliche Distanz
hinweg. Es gab einen direkten Draht zum MACH-Team – samt partnerschaftlicher Zusammenarbeit „auf Augenhöhe“, von der das Projekt
ebenso profitierte wie von dem externen Prozess- und SchnittstellenKnow-how. Inklusive Schulungen waren nur wenige Vor-Ort-Termine
notwendig: Mithilfe von WebEx-Sitzungen wurde der Server effizient
implementiert. Ein weiterer Vorteil der Lösung: Für die Verbindung des
Campusmanagements und des ERP-Systems mit der Personalsoftware
war keine Rücksprache mit dem Personalmanagement-Hersteller nötig.
III Das Ergebnis:
ÜBERSCHAUBARE INVESTITION. DEUTLICHE VORTEILE
Unterm Strich war die Einführung des Integrationsservers nicht viel
aufwändiger als bei Punkt-zu-Punkt-Schnittstellen, und die Vorteile
wogen die Investition schon nach kurzer Zeit deutlich auf. Für die IT ist
das gesamte Handling der Schnittstellen vereinfacht: die bestehenden
können wesentlich leichter angepasst und neue zügig realisiert werden
– mittelfristig auch ohne Unterstützung von MACH. Auch ProgrammUpdates verlieren ihren „Schrecken“, weil nur noch geringfügige Anpassungen am Integrationsserver notwendig sind.
Weitere Vorteile sind die bessere Austauschbarkeit von Drittsystemen
sowie die zentrale Verwaltung, die einen sehr guten Überblick über die
diversen Schnittstellen ermöglicht. Auch das Monitoring ist verbessert:
Wir sparen Aufwände und gewinnen
Flexibilität und Transparenz. Am
MACH Integrationsserver führte für
uns kein Weg vorbei.
Gerald Plessnitzer, IT-Leiter FH Kärnten
PRAXISBERICHT // FH KÄRNTEN
DIE FH KÄRNTEN NUTZT MACH FINANZMANAGEMENT MIT DEN MODULEN
MACH SOFTWARE
IN LEHRE UND FORSCHUNG
Lehr- und Forschungseinrichtungen stellen
ganz eigene Anforderungen an Softwarelösungen für das Verwaltungsmanagement.
Entsprechend stark profitieren sie von einer
genau auf ihre spezifischen Belange ausgerichteten Software für die kaufmännische
Buchführung.
Kompetent, zuverlässig und nah am Markt:
Seit Jahren bietet MACH integrierte Gesamtlösungen für die Bereiche Finanzen, Personal
und Prozessunterstützung. Das erfahrene
Berater- und Entwicklerteam kennt das universitäre Umfeld in allen seinen Ausprägungen
und liefert passende Lösungen, darunter
spezifische Erweiterungen wie die Stipendienverwaltung oder die Personalkostenhochrechnung. So sind unsere Kunden gut aufgestellt:
mit durchdachten Entwicklungen und
profunder Beratung. Kurz: mit einem Wissen,
das sich bezahlt macht.
MACH Finanzbuchhaltung
MACH KLR
MACH Bestellwesen
MACH Anlagenwirtschaft
Außerdem im Rahmen des Projekts eingesetzt:
MACH Integrationsserver
(Talend Open Studio ESB)
PRODUKTIVBETRIEB MACH INTEGRATIONSSERVER
seit 2013
TECHNISCHES UMFELD:
Application-/Web-Server: Windows Server 2008
Datenbank: MS SQL Server 2008
Betriebssystem: Windows
ANWENDER
300
LÜBECK
Ansprechpartner:
Gerald Plessnitzer, IT-Leiter
Villacherstraße 1, 9800 Spittal an der Drau, Österreich
E-Mail: [email protected]
Wielandstraße 14
23558 Lübeck
Tel. 0451 / 70 64 70
Fax 0451 / 70 64 73 00
[email protected]
www.mach.de