KOMPLEXE BUDGETS BESSER ÜBERBLICKEN
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Bund Länder Kommunen Lehre und Forschung Kirchen und Wohlfahrtsverbände Nicht-Regierungsorganisationen FH Münster KOMPLEXE BUDGETS BESSER ÜBERBLICKEN Ein Praxisbericht. Foto: Tom Roelecke MACH AG LÜBECK BERLIN DÜSSELDORF MÜNCHEN www.mach.de MIT DEN FINANZEN WACHSEN Die FH Münster gehört zu den größten Fachhochschulen in Deutschland. Das ständig wachsende Finanzvolumen der Hochschule machte ein aussagekräftiges Controlling mit verschiedensten Auswertungs- und Justierungsmöglichkeiten notwendig. In kurzer Zeit wurde deswegen das Reportingtool MACH BI eingeführt. I Die Herausforderung:­ IN FÜHRUNG GEHEN. UND MIT DER AUFGABE WACHSEN 261 Professoren unterrichten mehr als 13.000 Studenten, die in 76 Studiengängen eingeschrieben sind. Damit gehört die Fachhochschule Münster zu den größten Fachhochschulen Deutschlands. Zwei interdisziplinäre Einrichtungen und neun Forschungsinstitute ergänzen das akademische Angebot. Neben den Professoren und Professorinnen sind über 750 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an den zwei FH-Standorten im Münsterland tätig. Seit November 2011 ist die FH Münster außerdem als erste Fachhochschule Deutschlands systemakkreditiert. Sie hat eine in Deutschland führende Drittmittelquote und belegt in Nordrhein-Westfalen einen Spitzenplatz bei der leistungsorientierten Mittelvergabe. KONTROLLE DER FINANZEN. BEI STARK STEIGENDEM VOLUMEN Diese erfolgreiche Arbeit führt zu einem immer stärker wachsenden Finanzvolumen. So gab es im Jahr 2013 Einzahlungen von rund 118 Millionen Euro, wovon rund 15,2 Millionen Euro aus Drittmitteln und rund 54,8 Millionen Euro aus dem Landeszuschuss stammten. Die Auszahlungen beliefen sich auf rund 94,9 Millionen Euro. Dies machte es notwendig, den einzelnen Kostenstellenverantwortlichen ein einfaches Werkzeug zur Steuerung und Kontrolle ihres Budgets an die Hand zu geben. Zwar konnten die Budget-/Kostenstellenverantwortlichen bis dahin bereits selbstständig in „MACH Finanzen“ Informationen abrufen. Doch die bisher genutzte Auswertung über das Standard-Modul ist für gelegentliche Anwender nicht selbsterklärend. Außerdem steht hier der einzelne Beleg im Fokus, die Möglichkeit eines einfachen Gesamtüberblicks dagegen fehlt. II Die Lösung: EINFACHES WERKZEUG. FÜR DIE KOSTENSTELLEN-VERANTWORTLICHEN Ziel des Projekts sollte es sein, den Kostenstellenverantwortlichen ein besseres Tool zur Steuerung und Kontrolle ihres Budgets und ihrer Projekte zur Verfügung zu stellen. Webbasierte Auswertungen und Standard-Finanzberichte sollten einfach und schnell möglich sein. HOHE KONTINUITÄT. SCHNELLE EINARBEITUNG Gemeinsam mit der DV-Administration der FH Münster entschied sich das Dezernat Finanzen für das Reportingtool MACH BI. Es ist webbasiert und in das bereits vorhandene MACH Web integriert. Die FH Münster konnte das etablierte Rechtekonzept weiter verwenden und auch für die Nutzer machte es das „alles aus einer Hand“-Konzept leichter. VIER PHASEN. EIN ZIEL Foto: Tom Roelecke Um das Projekt im vorgegebenen Zeitrahmen umsetzen zu können, arbeiteten Mitglieder der Kommission für Hochschulplanung und Finanzen (KHF), der Datenverarbeitung, des Dezernats Finanzen und externe MACH-Berater eng zusammen. Die einzelnen Projektbeteiligten — von den wissenschaftlichen Mitarbeitern über die Professoren bis hin zu den Verwaltungsmitarbeitern — waren wichtige Multiplikatoren zur Akzeptanzsteigerung des Vorhabens. Für die vier verschiedenen Phasen hatte das Implementierungsteam unterschiedliche Schwerpunkte definiert. PRAXISBERICHT // FH MÜNSTER Phase 1: Analyse In der ersten Projektphase wurden die allgemeinen und erste berichtsspezifische Anforderungen aufgenommen, analysiert und dokumentiert sowie der MACH BI-Server installiert. Phase 2: Konzeption Hier setzte sich die Bedarfsaufnahme für die Berichte fort. Schwerpunkt dieser Phase war die Grundlagenschulung mit einer Einführung in MACH BI sowie die Ausarbeitung einer Rechtestruktur und eines Zugriffskonzepts für die Mitarbeiter der FH. Phase 3: Implementierung Diese Phase bestand aus der Priorisierung der definierten Berichtsanforderungen, der Erstellung der Berichte und der Erweiterung des Nutzerhandbuchs. Phase 4: Rollout Letztendlich gab es Tests durch die beteiligten Projektmitglieder, eine Überarbeitung der Berichte und Produktivsetzung durch zwei Informationsveranstaltungen an den Standorten Münster und Steinfurt. III Das Ergebnis: DIVERSE ANFORDERUNGEN. GEMEINSAM UMGESETZT Die konzentrierte Zusammenarbeit aller Beteiligten führte schließlich zur Erarbeitung von sechs passgenauen Berichten: drei verschiedenen Arten von Beleglisten, zwei Budgetübersichten und einer speziellen Kostenstellenauswertung mit sämtlichen vorhandenen Informationen, hier auszugsweise vorgestellt. 1. Budgetübersicht So beinhaltet ein Bericht „Budgetübersicht“, der intern an Leiter und Leiterinnen einer Organisationseinheit und Professoren/-innen gerichtet ist, eine aggregierte Darstellung aller Budgets, Ausgaben und/ oder Festlegungen je Kostenstelle der Organisationseinheit oder aller Drittmittelprojekte. Dargestellt werden diese Werte in Form einer Kreuztabelle. Dies entspricht dem Aufbau des zuvor monatlichen Berichtes des Dezernates Finanzen an die Leitungen der Organisationseinheiten. Der Nutzer bekommt so einen Überblick über die finanzielle Situation einer Organisationseinheit. Außerdem eignet sich der Bericht als Tischvorlage. 2. Kostenartenübersicht je Kostenstelle Ein Bericht „Kostenartenübersicht je Kostenstelle“ geht ebenfalls an die Leiter und Leiterinnen einer Organisationseinheit und an Professoren und Professorinnen. Er enthält eine aggregierte Darstellung aller Budgets, Ausgaben und/oder Festlegungen je Kostenstelle der Organisationseinheit und aller Drittmittelprojekte. Dargestellt wird dies in Form einer Kreuztabelle. Die Werte können zusätzlich differenziert auf Kontenebene ausgewertet werden. Dieser Bericht eignet sich als Excel-Datei zur differenzierten Analyse der Organisationseinheit. Außerdem ist die Auswertung der IST-Daten analog der Mittelfristigen Finanzplanung (MiFi)-Struktur möglich. 3. Kostenstellenübersicht Der Bericht „Kostenstellenübersicht“ adressiert intern die Kostenstellenverantwortlichen. Er enthält Informationen zu allen Belegen einer Kostenstelle für ein Geschäftsjahr. Beispiel hierfür ist eine Laborkostenübersicht. Diese werden nach Einnahmen (Ausgangsrechnungen), Ausgaben (Eingangsrechnungen) und Festlegungen Foto: Volker Stosberg (Beschaffungen & Personal) aufgelistet. Jede Seite zeigt zu Beginn die Höhe des Budgets, der Einnahmen, der Ausgaben, der Festlegungen und des noch verfügbaren Budgets. Dies ergibt eine jahresbezogene, transparente und vollständige Übersicht aller Belege einer Kostenstelle. FAZIT DER VERANTWORTLICHEN In kurzer Zeit wurden sechs Berichte aufgesetzt – mit überschaubarem finanziellen Aufwand. Dazu gab es ein durchweg positives Feedback von allen Anwendern. Es stellte sich heraus, dass die Erstellung von Standardberichten mit MACH BI gute SQL-Kenntnisse voraussetzt. Damit sind die Standardberichte in der Erstellung komplex, in der Anwendung aber einfach und schnell. Und die automatische, periodische Zustellung der relevanten Berichte an die Nutzer per E-Mail begeistert die Berichtsempfänger. Das Angebot schafft Nachfrage: So gibt es „aus der Kundschaft“ bereits neue Anregungen für weitere Berichte – auch mit Auswertungen aus Fremdsystemen. Abschließend wird es zudem eine quantitative (Auditing) und qualitative Evaluation geben. Das Folgeprojekt wurde bereits geplant und gestartet. Das zunehmende Finanzvolumen der FH Münster machte es notwendig, den einzelnen Kostenstellenverantwortlichen ein effizientes Werkzeug zur Steuerung und Kontrolle ihrer Budgets und Projekte an die Hand zu geben. Daniela Becker-Schinz, Controlling, Dezernat Finanzen, FH Münster PRAXISBERICHT // FH MÜNSTER DIE FH MÜNSTER NUTZT DIE MACH-LÖSUNG MIT FOLGENDEN MODULEN: MACH SOFTWARE IN LEHRE UND FORSCHUNG MACH Finanzbuchhaltung Seit Jahren bietet MACH integrierte Gesamtlösungen für die Bereiche Finanzen, Personal, ECM und Business Intelligence – speziell abgestimmt auf die Anforderungen von Lehrund Forschungseinrichtungen. Mit gutem Grund, denn dieser Bereich stellt ganz eigene Anforderungen an Softwarelösungen für das Verwaltungsmanagement – angefangen mit der Frage nach dem Buchungssystem bis hin zu besonderen Erfordernissen der Drittmittelverwaltung oder der Verbuchung von Umsatzsteuern. Dazu kommen Aspekte wie die Dezentralisierung von Ressourcenverantwortung und Beschaffung oder die Einführung von Globalhaushalten. Die Steuerung über Output-Größen wie Programmbudgets oder Produkthaushalte gehört ebenfalls dazu. Unser erfahrenes Berater- und Entwicklerteam kennt dieses Umfeld in allen Ausprägungen und liefert passgenaue Lösungen, darunter spezifische Erweiterungen wie die Trennungsrechnung oder die Personalkostenhochrechnung. MACH BI So sind Sie gut aufgestellt: mit durchdachten Entwicklungen, profunder Beratung und sämtlichen Services rund um den Betrieb. MACH BI: ca. 600 LÜBECK Wielandstraße 14 23558 Lübeck Tel. 0451 / 70 64 70 Fax 0451 / 70 64 73 00 [email protected] www.mach.de (Neues Finanzmanagement) MACH KLR MACH Bestellwesen MACH Anlagenwirtschaft PRODUKTIVBETRIEB MACH BI seit 2014 TECHNISCHES UMFELD: Application-/Web-Server: Windows Server 2008 Datenbank: MS SQL Server 2008 Betriebssystem: Windows ANWENDER MACH Finanzen: ca. 50 Ansprechpartnerin: Daniela Becker-Schinz (MBA) Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences – Dezernat Finanzen Teamleitung Controlling, Liquiditätsmanagement & ERP Software Hüfferstraße 27 48149 Münster Tel: +49 251 - 8364318 E-Mail: [email protected]
