projektbeschreibung - SCHNEIDER Mikrocomputertechnik GmbH

PROJEKTBESCHREIBUNG
Digitale Archivierung von Firmenakten der IHK Magdeburg
Rund 40.000 Gewerbetreibende von Altmark bis Harz - vorwiegend kleine und mittlere Unternehmen sind Mitglieder der IHK Magdeburg. Die Hauptgeschäftsstelle der IHK Magdeburg befindet sich in
Sachsen-Anhalts Landeshauptstadt Magdeburg. Außerdem gibt es IHK-Geschäftsstellen in Salzwedel
und Wernigerode sowie ein Büro in Quedlinburg.
Zur Ablösung des raum- und personalkostenintensiven Papierarchivs, das mit
einem Umfang von rund 800.000 Seiten im Keller der Hauptgeschäftsstelle
verwaltet wurde, führte die IHK ein Angebotsvergleich im Rahmen einer
öffentlichen Ausschreibung durch. Gefordert wurde unter anderem ein
Gesamtkonzept, dass sowohl die Digitalisierung des Bestandsarchivs als auch
die Integration aller künftig anfallenden Dokumente beinhaltet.
Das Ausschreibungsverfahren wurde federführend durch ein externes
Consulting-Unternehmen im Auftrag der Industrie- und Handelskammer
Magdeburg durchgeführt.
Auf Basis der Ausschreibungsunterlagen erstellte SCHNEIDER ein Grobkonzept zur digitalen
Archivierung der Firmenakten unter MFDWin. Nach der Prüfung der eingegangenen Angebote erhielt
SCHNEIDER den Auftrag zur Verfeinerung und Umsetzung des vorliegenden Konzeptes.
In enger Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern der IHK und des externen Beraters entwickelte
SCHNEIDER ein Feinpflichtenheft, das alle Rechtsvorschriften zur digitalen Archivierung der
Dokumente berücksichtigt. Im Rahmen des Benutzerkonzeptes zur Regelung der Belegzugriffe
innerhalb des Dokumentenmanagementsystems, wurde die bisherige Ablagestruktur des
Papierarchivs zum Teil im digitalen System abgebildet. Übernommen wurde z B. die Untergliederung
der Firmenakten in einzelne Belegarten wie "Amtsgerichtsunterlagen", "Gewerbe An-/Um/Abmeldungen", "Notarverträge", usw.. Somit war es möglich, die Zugriffsmöglichkeit der einzelnen
Archivanwender auf Belegartenebene zu reglementieren.
Im Konzept wurde die Indexierung der eingehenden Papierbelege nachvollziehbar festgelegt. Um den
Erfassungsaufwand für die IHK-Mitarbeiter zu minimieren, werden die zu archivierenden Belege mit
einem Barcodeaufkleber versehen. Während der Erfassung wird dieser Barcode mit Hilfe eines
entsprechenden Lesegerätes zusammen mit der Ident-Nr. sowie der Belegart in die Archivdatenbank
eingetragen. Alle übrigen Suchkriterien werden im Rahmen eines automatisierten Datenabgleichs mit
dem bei der IHK Magdeburg eingesetzten HOST-System (FiDa) in die Archivdatenbank übertragen.
Mit diesem Abgleich können Erfassungsfehler sicher erkannt werden.
Der erfasste Beleg wird von den Mitarbeitern an den internen Scanarbeitsplatz weitergeleitet und dort
zeitnah verarbeitet.
SCHNEIDER beauftragte zur Digitalisierung der Bestandsakten den MFDWin-Systempartner "MikroUnivers GmbH". Zeit- und kostenintensive Schnittstellenabstimmungen konnten somit im Sinne der
IHK vermieden werden, da Mikro-Univers die Scandaten bereits in einem Format liefert, das vom
Dokumentenmanagementsystem MFDWin unterstützt wird. Aufgrund der teilweise schlechten
Belegqualität wurden diese Belege in Farbe gescannt, um die Lesbarkeit im Archivsystem zu
gewährleisten. Der Zugriff auf die Belege durch die IHK-Mitarbeiter ist auch dann gewährleistet, wenn
diese bereits vom Dienstleister zum Scannen abgeholt allerdings noch nicht digitalisiert zurückgeliefert
wurden.
Parallel zur Scannung des Altbestandes wurde MFDWin auf einem von der IHK beschafften
Archivserver unter Microsoft Windows 2000 zur Integration der laufenden Dokumente installiert.
Hierzu lieferte SCHNEIDER zwei zentrale CANON-Dokumentenscanner inkl. der zugehörigen
Scansoftware. Zusätzlich wurde auf jeder MFDWin-Arbeitsstation ein virtueller Archivdrucker
installiert, der die Integration von beliebigen Dokumenten (z.B. Microsoft Word, Excel, usw.) in das
Archivsystem ermöglicht.
Nach der Inbetriebnahme des Systems auf ca. 10 Arbeitsplätzen sowie der Schulung der
entsprechenden IHK-Mitarbeiter durch SCHNEIDER, erfolgte zunächst ein mehrwöchiger
Probebetrieb. Dieser wurde erfolgreich absolviert, sodaß das System auf weiteren ca. 20
Arbeitsplätzen produktiv in Betrieb genommen werden konnte. MFDWin überzeugte die Mitarbeiter in
kürzester Zeit aufgrund der einfachen Bedienbarkeit und effektiven Funktionalität.
Für die Benutzer wurde durch die Einführung des digitalen Archivsystems eine qualitative
Verbesserung Ihres Arbeitsalltags erreicht, in dem der Zugriff auf archivierte Belege durch die
Reduktion von Wege- und Suchzeiten erheblich beschleunigt wurde.
Durch die harmonische Integration des Dokument-Management-Systems in den täglichen
Arbeitsablauf der IHK Magdeburg wird hier eine hohe Akzeptanz durch die Benutzer erreicht, die sich
in der Homogenität des Archivsystems widerspiegelt. Aufgrund der gesammelten guten Erfahrungen
plant die Kammer derzeit den Archivzugriff via Intranet mit Hilfe des MFDWin WebClients für die
Außenstellen zu realisieren. Die Verwendung dieses browsergestützten Recherchemoduls ermöglicht
den berechtigten Benutzern ohne jeglichen Installationsaufwand den Zugriff auf das digitale
Archivsystem.
Eingesetzte Soft- und Hardware:
MFDWin32 Software
♦
MFDWin32 Standardmodule 20-User-Lizenz
inkl. SuchClient, ErfassungsClient,
Benutzerverwaltung, AdminClient, PrüfClient,
ÜbernahmeClient, ImportClient
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MFDWin32 ScanClient "ScanWorks SQL"
inkl. Barcode-Erkennung
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MFDFIDA Dienstprogramm
zur Durchführung des automatisierten
Abgleichs der Archivdatenbank mit dem FiDaSystem
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MFDWin32 WebClient
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MFDWin32 Archivdruckdienst
Hardware
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1 Archiv-Server
Primergy F250 Server Fujitsu Siemens
2 x XEON 2,4 GHz Prozessoren
Hauptspeicher 2 GByte
Internes RAID-5-Festplatten-System,
Nettokapazität ca. 280 GB
Betriebssystem:
Microsoft Windows 2000 Server
Datenbanksystem:
Microsoft SQL-Server 2000
(beschafft über das IHK-Select Programm)
♦
1 CANON Scanner
Typ DR 9080 C
zur Scannung der Belege
color/duplex
♦
1 CANON Scanner
Typ DR 5020