Handbuch Lohnbuchhaltung

Handbuch Lohnbuchhaltung
4.1 Auflage ab Version 14 - 05.2015
ab Version 14
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Inhaltsverzeichnis
1 Einführung
1.1 Willkommen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.2 Über dieses Handbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.3 Allgemeine Programmbeschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.4 Update Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.5 Datenschutz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.6 Datensicherheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.7 Aufbewahrung der Unterlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.8 swissdec . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.8.1
Wer und was ist swissdec und allgemeine Informationen
1.8.2
swissdec- und frühere Suva-Zertifizierung und Stati . .
1.8.3
Anforderungen und Empfehlungen swissdec . . . . . . .
1.8.4
Wer und was ist itServe AG . . . . . . . . . . . . . . . .
1.8.5
Keine Funktionserweiterungen . . . . . . . . . . . . . . .
1.8.6
Versicherungskompatibilität/Versicherungsprofil . . . . .
1.9 Erste Schritte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.9.1
Allgemein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.9.2
Lohn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2 Die Menüs der Lohnbuchhaltung
2.1 Applikationsmenü . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1.1
Allgemeines . . . . . . . . . . . . . .
2.1.2
Lohn . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1.2.1
Neues Abrechnungsjahr .
2.1.2.2
Bankverbindungen prüfen
2.1.3
Datenkonvertierung BDE nach SQL .
2.1.4
Programmeinstellungen . . . . . . . .
2.2 Mandant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.3 Stammdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.4 Abrechnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.5 Auswertungen . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.6 Eigene Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.7 Schnittstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.8 Fenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.9 Hilfe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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3 Mandanten
3.1 Vorüberlegung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.2 Mandant anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.3 Mandant wählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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iii
Inhaltsverzeichnis
3.4
3.5
Mandant bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.1
Einstellungsmöglichkeiten des Mandanten . . . . . . . .
3.4.2
Adresse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.2.1
Strasse / Nummer . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.2.2
Firma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.2.3
Angaben zum Arbeitgeber . . . . . . . . . . .
3.4.3
Optionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.4
AHV / ALV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.4.1
Bereich AHV . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.4.2
Bereich ALV/ALV Zusatz . . . . . . . . . . .
3.4.5
FAK (Familienausgleichskasse) . . . . . . . . . . . . . .
3.4.6
SUVA und UVG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.7
UVGZ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.8
KTG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.9
BVG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.10 Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.11 Standardabzüge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.12 Fibu-Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.13 Lohnausweis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.14 Verwaltung Maskeneditor . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.15 Freie Felder / Zugriffsrechte / Listeneinstellungen . . .
3.4.16 Validierungen im Mandant . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.17 Personengruppe und Kategorie in UVGZ und KTG . . .
3.4.17.1
Personengruppe . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.17.2
Kategorie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.17.3
Nicht versichert = X0 (Personengruppe X und
Kategorie 0) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.18 Vorgabewerte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4 Stammdaten
4.1 Mitarbeiter . . . . . . . . . . . . . . . .
4.1.1
Mitarbeiter . . . . . . . . . . .
4.1.2
Adresse . . . . . . . . . . . . . .
4.1.3
Allgemein . . . . . . . . . . . .
4.1.3.1
Zahlungen an Dritte
4.1.4
Versicherungen . . . . . . . . .
4.1.4.1
AHV Code . . . . .
4.1.4.2
ALV Code . . . . . .
4.1.4.3
FAK . . . . . . . . .
4.1.4.4
SUVA / UVG . . . .
4.1.4.5
SUVA / UVG Codes
4.1.4.6
UVGZ Code 1 & 2 .
4.1.4.7
KTG Code 1 & 2 . .
4.1.4.8
BVG-Code . . . . .
4.1.5
Kinder . . . . . . . . . . . . . .
4.1.6
Zulagen / Abzüge . . . . . . .
iv
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51
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52
52
53
53
Inhaltsverzeichnis
4.2
4.3
4.4
4.1.6.1
Zulagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
54
4.1.6.2
Abzüge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
55
4.1.7
Kostenstellen/-träger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
57
4.1.8
Lohnausweis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
57
4.1.9
Neuer Lohnausweis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
60
4.1.10 Statistik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
62
4.1.11 Historie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
64
4.1.12 Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
64
4.1.13 Journal - Notizen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
65
Lohnarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
65
4.2.1
Allgemeines / Änderungen in Zulagen / Abzügen . . . .
65
4.2.1.1
Neues 4-stelliges Nummernsystem . . . . . . .
65
4.2.1.2
swissdec-Zulagen- und Abzugsstamm in bestehendem Mandanten . . . . . . . . . . . . . .
66
4.2.1.3
Gesperrte Zulagen/Abzüge nach erstmaliger Verwendung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
66
4.2.1.4
Prozent von Basis bei Sozialversicherungs-Abzügen
entfernt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
67
4.2.1.5
Lohnstrukturerhebung Statistik Betrag und Statistik Menge, Abrechnungsassistent . . . . . .
67
4.2.2
Zulagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
69
4.2.2.1
Daten für die Abrechnungsarten . . . . . . .
71
4.2.2.2
weitere Eingaben . . . . . . . . . . . . . . . .
72
4.2.3
Abzüge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
73
4.2.4
AG-Abzugsgruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
77
Konstanten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
77
4.3.1
Kantone / Kinderzulagen . . . . . . . . . . . . . . . . . .
77
4.3.2
Mitarbeitergruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
78
4.3.3
Personengruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
79
4.3.4
Kumulationsbasen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
79
4.3.5
Bemerkungen Lohnausweis . . . . . . . . . . . . . . . . .
80
4.3.6
Weitere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
81
Zahlungsverkehr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
81
4.4.1
Banken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
81
4.4.2
Interne Bankbezüge / Kassen . . . . . . . . . . . . . . .
82
4.4.3
Kontoinhaber . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
84
5 Abrechnen
5.1 Lohnläufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.1
Abrechnungsassistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.1.1
Abrechnungsinformationen . . . . . . . . . . .
5.1.1.2
Verarbeitungsoptionen . . . . . . . . . . . . .
5.1.1.3
Welche Mitarbeiter sollen abgerechnet werden
5.1.2
Nachzahlung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.2.1
Allgemeine Informationen . . . . . . . . . . .
5.1.2.2
Berechnungsinformationen . . . . . . . . . . .
5.1.2.3
Systematik . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
85
85
85
85
86
86
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90
91
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v
Inhaltsverzeichnis
5.2
5.3
5.4
5.1.2.4
Ablauf Nachzahlung . . . . . . . . . . . . . .
5.1.3
Abrechnungshistory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.4
Abrechnungsbeginn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.5
Monat abschliessen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Jahreswechsel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2.1
Neues Abrechnungsjahr . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2.2
Elektronisches Lohnmeldeverfahren (ELM) und XML . .
5.2.2.1
Support ELM und ViewGen durch swissdec
5.2.2.2
Kurzablauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2.2.3
Elektronische Lohnmeldung (Transmitter) .
5.2.2.4
Zertifikate installieren . . . . . . . . . . . . .
5.2.2.5
Mitarbeiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2.2.6
Ersatzmeldung . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2.2.7
Versicherer . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2.2.8
Steuer und Statistik . . . . . . . . . . . . . .
5.2.2.9
Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2.2.10
Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2.2.11
Ping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2.2.12
Interoperabilität . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2.3
Historie Lohnmeldungen . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2.3.1
Komplettierung durchführen . . . . . . . . . .
Elektronischer Zahlungsverkehr . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.3.1
Datenträgeraustausch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.3.2
Vergütungsauftrag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Historie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.4.1
Historie starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.4.2
Anzeige Historie Modus . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.4.2.1
Statuszeile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.4.2.2
Bildschirmhinweis . . . . . . . . . . . . . . .
5.4.3
Historie beenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6 Auswertungen
6.1 Scheine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.1.1
BVG-Jahresabrechnung . . . . . . . . . . . . . . . .
6.1.2
ViewGen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.1.2.1
Lohnausweis per ViewGen . . . . . . . .
6.1.2.2
AHV Jahresabrechnung . . . . . . . . .
6.1.2.3
AHV Frei Jahresauswertung Personen .
6.1.2.4
KTG Jahresabrechnung . . . . . . . . .
6.1.2.5
UVG Jahresauswertung (SUVA) . . . .
6.1.2.6
UVGZ Jahresabrechnung . . . . . . . .
6.1.2.7
FAK Jahresabrechnung . . . . . . . . .
6.2 Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2.1
Lohnjournal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2.1.1
Lohnjournal mit Bruttolohn und Basen
6.2.1.2
Lohnabrechnungen . . . . . . . . . . . .
6.2.1.3
Lohnabrechnung total . . . . . . . . . .
vi
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118
119
119
119
Inhaltsverzeichnis
6.3
6.4
6.2.1.4
Lohnabrechnung kum . . . . . . . . . . .
6.2.1.5
Lohnabrechnung-Rekapitulation Monat .
6.2.1.6
Lohnabrechnung-Rekapitulation Jahr . . .
6.2.1.7
Lohnkonto mit Total Firma . . . . . . . .
6.2.2
Stammdaten Firma / Mandant . . . . . . . . . . . .
6.2.3
Lohnabrechnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2.4
Grafik Bruttolohn Jahresausgleich . . . . . . . . . . .
6.2.5
Quellensteuer Monat - Quellensteuer Rekapitulation
Sonstige . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3.1
Listen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3.2
Buchungsliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3.3
Personalstamm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Fehlerprotokolle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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7 Eigene Daten
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120
121
121
121
122
122
122
123
123
125
8 Schnittstellen
127
8.1 Elektronisches Lohnmeldeverfahren (ELM) und XML . . . . . . . 127
8.2 Schnittstellen / Assistenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
9 Spezialfälle
9.1 ALV-Beitrag . . .
9.1.1
Höhe der
9.2 Kurzarbeit . . . .
9.3 Stundenlöhner . .
. . . . .
Beiträge
. . . . .
. . . . .
10 Lizenz und Gewährleistung
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129
129
129
130
131
133
vii
Inhaltsverzeichnis
viii
1 Einführung
1.1 Willkommen
Willkommen zum SelectLine Lohn, der leicht zu bedienenden, professionellen
und nach den SUVA Richtlinien programmierten Lohnbuchhaltung unter Windows.
swissdec certified
Wir danken Ihnen, dass Sie sich für unser Produkt entschieden haben.
Dieses Programmpaket wurde konsequent objektorientiert in der Programmiersprache Borland Delphi programmiert. Dies und der modulare Aufbau ermöglichen eine
enge Verknüpfung vieler Programmteile, einen kompakten Programmcode und eine leichte Anpassung an Anwenderwünsche. Die SelectLine-Anwendungen stehen
als SQL- (Structured Query Language) Version zur Verfügung.
SelectLine
SelectLine Software AG
Achslenstrasse 15
CH - 9016 St. Gallen
Die Internetadresse www.selectline.ch erreichen Sie bequem mit dem Schalter
oder über Hilfe / Internet / Homepage.
Auf der Homepage können Sie sich jederzeit über Neuigkeiten der SelectLine
Software informieren.
1.2 Über dieses Handbuch
Alle Gegebenheiten und Funktionen, die in allen SelectLine-Produkten identisch
sind, werden ausführlich im SelectLine Systemhandbuch beschrieben.
Um Vorgehensweisen möglichst effizient zu erklären, wird auf Beispiele aus verschiedenen Applikationen zurückgegriffen.
1
Internet
1.3. ALLGEMEINE PROGRAMMBESCHREIBUNG
Generell ist ein SelectLine-Handbuch kein Lehrbuch, sondern beschreibt Aufbau
und Funktionsweise der Software. Dabei werden kaufmännische Grundkenntnisse
bzw. Kenntnisse in der Lohnbuchhaltung vorausgesetzt. Die Handhabung einzelner Programmfunktionen wird an allgemeinen, in jeder Firma auftretenden Geschäftsvorfällen erläutert. Wenn Ihnen der Sachverhalt vertraut ist, finden Sie im
Handbuch Informationen darüber, wie Sie diese Vorgänge mit diesem Programm
realisieren können.
Bitte nutzen Sie auch die jeweilige Online-Hilfe zum Programm. Sie enthält Beschreibungen von Funktionserweiterungen sofort mit dem Update auf die aktuelle
Version.
Damit Sie sich schnell zurechtfinden, zeigt Ihnen folgende Übersicht die Konventionen der Schreibweise im Handbuch:
Stammdaten
Buchen / OffenePosten
[Alt]
Daten
”Bearbeiten”
Menüs werden kursiv dargestellt
Hauptmenü / Untermenü
Tastaturtasten
Verzeichnis- und Tabellennamen
Schalter in Eingabemasken
1.3 Allgemeine Programmbeschreibung
Der SelectLine Lohn basiert auf einer SQL-Datenbank (Structured Language)
und erfüllt alle Anforderungen an ein kompetentes, multifunktionales Programm.
Allgemeine
Programmbeschreibung
Der SelectLine Lohn wurde mit dem Ziel entwickelt, Ihnen die zeitaufwendige
Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erleichtern. Das Programm ist leicht zu bedienen
und ermöglicht eine schnelle, korrekte und professionelle Abrechnung der Löhne
und Gehälter.
Die modulare Programmorganisation bietet den unterschiedlichen Anwendern das
jeweils optimale Programm. Damit ist es für den Einsatz in grossen Unternehmen
ebenso geeignet wie für kleinere Firmen. Zugleich wird es durch die uneingeschränkte Mehrmandantenfähigkeit auch Treuhändern und Wirtschaftsprüfern gerecht, die
viele Firmen betreuen.
Besonders effizient wird die Arbeit, wenn SelectLine Lohn im Komplex mit
weiteren Programmen der SelectLine-Reihe eingesetzt wird, z.B.:
• SelectLine Rechnungswesen
• SelectLine Kassenbuch
• SelectLine Auftrag
• SelectLine Artikelmanager
• Selectline Plantafel
• SL.mobile
2
KAPITEL 1. EINFÜHRUNG
In diesem Fall können die Programme teilweise mit dem selben Datenbestand arbeiten bzw. auf diesen zugreifen.
Der SelectLine Lohn bietet Ihnen:
Stammdatenverwaltung
• Mandantenübergreifende Stammdatenverwaltung
• Lohnsteuer-, Pfändungs- und Einkommensteuertabellen werden mitgeliefert
• Listen über Kinderzulagen, Personalstamm, Buchungen werden mitgeliefert
• Umfangreiche Auswahl vordefinierter Lohnarten
• Buchungsliste kann in SelectLine Rechnungswesen exportiert werden
Abrechnung
• Es steht ein unterstützender Abrechnungsassistent zur Verfügung
• Automatische Vergabe der Lohnarten
• Umfangreiche Unterstützung bei der Anlage von Kindergeldzulagen, Pensionskassenberechnung, AHV, SUVA
• Auswahl der abzurechnenden Mitarbeiter und der entsprechenden Periode
• Abrechnung von Teillohnzahlungszeiträumen
• Arbeitszeit und Ferienkontrolle
• Schnellberechnung der Abrechnung in wenigen Sekunden am Bildschirm ersichtlich
• Erstellung von Fälligkeitslisten, Überzahlungslisten, Barzahlungslisten und
Zahlungsvorschlägen
Ausgaben und Auswertungen
• viele vordefinierte Formulare, die teilweise erweitert oder geändert werden
können
• Ausdrucke in Listenform, als Datenblatt oder auf Etikettenformulare
• Monatsauswertungen, wie z.B. Lohnabrechnungen, neuer Lohnausweis, usw.
• Jahresauswertungen, z.B. für AHV und SUVA
• Für die Steuerbehörden, z.B. Lohnausweis, Quellensteuernachweis, usw.
• Bescheinigungen, wie Kinderzulagen, Arbeitsbescheinigung.
• Standardisierung des gesetzlich konformen elektronischen Datenaustausches
nach swissdec Anforderungen
jede Menge Extras
• Passwortverwaltung
3
1.3. ALLGEMEINE PROGRAMMBESCHREIBUNG
• Integrierte Fehler- und Plausibilitätskontrolle für problemlose Bereinigung
fachlicher Widersprüche
• Aufgaben- und Terminverwaltung
• Makro-Assistent
• Toolboxeditor
• Netzkommunikation
Bei der Entwicklung von SelectLine Lohn wurden folgende Zielvorstellungen
realisiert:
• Komfortable Bedienungsmechanismen
• Hohe Flexibilität
• Sichere Handhabung
• Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen
• Unbegrenzte Mandantenfähigkeit
• Komplette Ausstattung
• Kompakter Programmcode, um möglichst wenig Speicherkapazität zu belegen
• Zukunftssicherheit und Erweiterbarkeit
Komfortable
Bedienmechanismen
Das Programm erlaubt das gleichzeitige Offenhalten mehrerer Eingabemasken und
Dialogfenster. Sie können zwischen den Fenstern wechseln.
Einmal erfasste Daten können später über einfache Auswahlmechanismen weiterverwendet werden. Einstellungen bleiben erhalten, wenn Sie das Programm zwischendurch verlassen. Um Ihrer gewohnten Arbeitsweise entgegen zu kommen,
lassen sich viele Aktionen auf verschiedene Weise steuern - per Mausklick, über
Kontextmenüs, mit Funktionstasten und Tastenkombinationen oder per ”Drag &
Drop”.
Das Drücken der Taste [F1] bringt Ihnen kontextbezogene Hilfe.
sichere
Handhabung
Die sichere Handhabung ist dadurch gewährleistetet, dass auch durch Fehlbedienungen oder Stromausfall eine versehentliches Zerstören von Daten praktisch ausgeschlossen ist. Die Dateien können jederzeit reorganisiert werden.
Dies entbindet den Anwender natürlich nicht von der Verpflichtung zur
Datensicherung, dafür stehen eigene Programmteile zur Verfügung.
Mandanten
Fähigkeit
Da das Programm auch im Hinblick auf die besonderen Bedürfnisse von Treuhändern entwickelt wurde, ist die volle Mandantenfähigkeit eine Grundvoraussetzung.
Das Anlegen eines neuen Mandanten erfolgt sehr komfortabel.
Flexibilität
Alle Formulare und Ausdrucke können entsprechend Ihren Wünschen verändert
werden.
4
KAPITEL 1. EINFÜHRUNG
Zusätzliche eigene Auswertungen, das Herausfiltern von Daten nach betriebsbedingten Kriterien und beliebige andere Aktionen lassen sich mit Hilfe des MakroAssistenten verwirklichen.
Über vielfältige Import- und Exportmöglichkeiten ist ein einfacher Datenaustausch
mit anderen Programmen möglich.
Mit der COM-Schnittstelle steht für Softwareentwickler eine Programmierschnittstelle zur Verfügung.
Wir garantieren für ein zukunftssicheres Programm.
Ergeben sich aufgrund von neuen gesetzlichen Bestimmungen notwendige Änderungen und Erweiterungen des Programms, so sind diese ohne grossen Aufwand
für den Anwender zu realisieren.
Zukunftsorientiert
1.4 Update Service
Nutzen Sie die Möglichkeit, mit Ihrem Programm immer auf dem aktuellsten Stand
zu sein!
Update-Vertrag
Über den Service aus dem Update-Vertrag erhalten Sie automatisch bzw. per Download die Updates auf alle sich ergebenden Programmerweiterungen.
1.5 Datenschutz
Die SelectLine-Produkte bieten als Schutz vor unberechtigtem Zugriff eine Passwortkontrolle für das Programm insgesamt oder für bestimmte Programmbereiche
an. Die Passwortverwaltung wird ausführlich im SelectLine Systemhandbuch
beschrieben.
Datenschutz
1.6 Datensicherheit
Die Programme gewährleisten keinen Schutz der gespeicherten Daten vor Verlust
(z.B. durch Zerstörung von Daten bei Hardwaredefekten, durch Verlust der Rechentechnik bei Diebstahl, oder nur durch versehentliches Löschen auf Betriebssystemebene).
Die Sicherheit der erfassten Daten liegt in der Verantwortung des Anwenders.
Dieser hat durch geeignete Datensicherungsmassnahmen dafür zu sorgen, dass bei
Datenverlust aus den vorhandenen Datensicherungen, ohne nennenswerten Aufwand der vorherige Zustand wieder hergestellt werden kann.
5
Datensicherheit
1.7. AUFBEWAHRUNG DER UNTERLAGEN
1.7 Aufbewahrung der Unterlagen
Aufbewahrungs
Pflicht
Sämtliche Lohnaufzeichnungen sowie die zu deren Revision dienenden Buchhaltungsunterlagen und weitere Belege sind lückenlos während mindestens fünf Jahren aufzubewahren. Für buchführungspflichtige Betriebe (Art. 957 OR) gilt die
zehnjährige Aufbewahrungspflicht gemäss Art. 962 OR.
• Rekapitulation Monat
• Jahreskonti
• SUVA-Jahresabrechnung
• AHV-Abrechnung
• ALV-Abrechnung
Richtlinien über die gesetzlichen Bestimmungen finden Sie unter
http://www.suva.ch/startseite-suva/versicherung-suva/lohnaufzeichnung-suva.htm.
Installation
Die Installation für SelectLine Lohn ist im Systemhandbuch der SelectLine
Programme ausführlich beschrieben. Dieses finden Sie ebenfalls auf der mitgelieferten CD.
1.8 swissdec
1.8.1 Wer und was ist swissdec und allgemeine Informationen
swissdec ist ein nicht gewinnorientiertes Gemeinschaftsprojekt mehrerer unabhängiger Partner und das Qualitätslabel für Lohnbuchhaltungssysteme. Als zentrale
Informationsplattform zur Standardisierung des elektronischen Datenaustausches
via Lohnbuchhaltungssystemen stellt swissdec Knowhow bereit, dient dem Informationsaustausch zwischen allen Interessierten wie Software-Anwendern, SoftwareHerstellern, Unternehmen, Verbänden, Ämtern und Organisationen, garantiert und
überwacht die gesetzlich konforme Datenübertragung und zertifiziert die erfolgreich geprüften Lohnprogramme. Verantwortlich für den Inhalt und den Betrieb
von swissdec ist im Auftrag der Stakeholder die Suva, welche über eine über
30-jährige Erfahrung in der Beratung und Zertifizierung von Lohnbuchhaltungen
verfügt. Die Entwicklung des XML-Standards ist die konsequente und technologische Weiterentwicklung der in der Vergangenheit geleisteten Arbeiten.
Weitere Informationen über und zu swissdec finden Sie unter:
www.swissdec.ch
6
KAPITEL 1. EINFÜHRUNG
1.8.2 swissdec- und frühere Suva-Zertifizierung und Stati
Der ursprüngliche Lohn von SelectLine wurde seinerzeit mit dem Zertifikat ”Suva
geprüft” ausgezeichnet.
Im Jahre 2006 fand die im Kapitel (siehe Kapitel 1.8.1 auf Seite 6) beschriebene Reorganisation zur Dachorganisation swissdec statt, bei der aber nach wie
vor, auf Grund der langjährigen Lohnsoftware-Beratungstätigkeit, hauptsächlich
die Suva im Hintergrund steht. Da zu jenem Zeitpunkt noch keine swissdecZertifizierung erfolgte und das Siegel “Suva geprüft“ nicht mehr zeitgemäss
war, wurde neu das Zertifikat
”nach Suva empfohlenen Richtlinien programmiert”
zugesprochen, welches bis und mit Version 10.1.9.6 seine Gültigkeit hat.
Nach der Anmeldung zur swissdec-Zertifizierung erhielt die Version 11.0 den
Status ”Zertifikat geplant” und nach erfolgreichem Abschluss die Version 11.5 nun
den Status
”swissdec certified”
1.8.3 Anforderungen und Empfehlungen swissdec
Viele neue Felder und Funktionen wurden auf Grund von Anforderungen und Empfehlungen seitens swissdec integriert und umgesetzt. Einige davon waren relativ
statisch und bei anderen wurde uns ein gewisser Spielraum über die Komplexität
der Umsetzung überlassen. Besonders wichtige Anpassungen wurden mit dem
swissdec Logo
hervorgehoben und zusätzlich kommentiert.
1.8.4 Wer und was ist itServe AG
Die Firma itServe AG in Bern nimmt die Lohndaten elektronisch entgegen, verarbeitet und leitet diese an die entsprechenden Lohndatenempfänger wie Versicherungen, Ausgleichskassen, Bundesamt für Statistik etc. weiter. Das elektronische
Lohnmeldeverfahren (ELM) wird dem zu Folge nur an die itServe gesandt und
diese ist für die Weiterverarbeitung zuständig. Damit dieses ELM durchgeführt
werden kann, ist eine swissdec-Zertifizierung erforderlich.
itServe ist lediglich für die Weiterleitung der Daten zuständig ist und
speichert nicht !
Weitere Informationen über und zu itServe AG finden Sie unter:
itserve.ch
7
Hinweis
1.9. ERSTE SCHRITTE
1.8.5 Keine Funktionserweiterungen
Beachten Sie unbedingt, dass im swissdec-Lohn keine neuen Funktionen implementiert wurden, sondern der bestehende SelectLine Lohn soweit erweitert wurde, um die Anforderungen abzudecken. Möglicherweise wurde dadurch aber doch
automatisch, die eine oder andere Anforderung erfüllt, die nun durch swissdecVorgaben umgesetzt wurde.
1.8.6 Versicherungskompatibilität/Versicherungsprofil
Prüfen Sie im Falle einer ELM-Anwendung, ob Ihre Versicherungen ebenfalls an
diesem System teilnehmen. Allenfalls bringt dies durch die spätere geschilderte
Logik der Codes eine Anpassung des Profils mit sich. Beachten Sie zudem allfällige
Wartezeiten bei diesen Anträgen und schriftlichen Rückbestätigungen.
Hinweis
Eine vollständige Übersicht aller Lohndatenempfänger können Sie der Webseite
von swissdec entnehmen.
1.9 Erste Schritte
1.9.1 Allgemein
Hilfeindex
Erste Informationen über das Programm vermittelt das Hilfesystem, das Sie über
die Menüleiste Hilfe oder [F1] erreichen. Es bietet Ihnen zum Einen über das Inhaltsverzeichnis eine Einführung in das Programm in logischer Abfolge der einzelnen Kapitel. Zum Anderen haben Sie die Möglichkeit, über eine Stichwortsuche
gezielt nach Informationen zu suchen.
Tipp des Tages
In aufgelockerter Form erhalten Sie hier hilfreiche Tipps und Anregungen für eine
optimale Programmnutzung.
Vorüberlegungen
zur Arbeit mit
dem Programm
Für jede Firma, die verwaltet werden soll, wird zuerst ein Mandant angelegt. Übernehmen Sie für einen neuen Mandanten in Deutschland die Daten aus einem der
Vorlagemandanten SKR03 oder SKR04, für die Schweiz aus dem Vorlagemandanten KMU und für einen Mandanten in Österreich aus dem Vorlagemandanten RLG.
1.9.2 Lohn
Vorüberlegungen
zur Arbeit mit
der
Lohnbuchhaltung
Der Einsatz von SelectLine Lohn kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt erfolgen.
Sie sollten jedoch bedenken, dass Sie bei einem unterjährigen Beginn ggf. Vorträge
für die korrekte Ermittlung der Sozialversicherungen und der Einkommensteuer
erfassen müssen.
Damit Sie zu Beginn Ihrer Arbeit mit dem neuen Programm nicht die Übersicht
verlieren und sicher sein können, nichts Wichtiges zu vergessen, empfehlen wir
Ihnen folgende Bearbeitungsreihenfolge:
8
KAPITEL 1. EINFÜHRUNG
• Mandant neu/anlegen
Checkliste
• Mandant Einstellungen
• Firma/Adressen/Angaben Arbeitgeber
• Pensionskassen
• Mitarbeiter/Personalstammdaten
• Banken
• Schnellberechnung/Abrechnung voll
• Auswertungen
• Zahlungsverkehr
• Monatswechsel
9
1.9. ERSTE SCHRITTE
10
2 Die Menüs der Lohnbuchhaltung
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Menüstruktur der Lohnbuchhaltung,
in dem Sie die einzelnen Menüs einmal öffnen.
Eine ausführliche Beschreibung der Menüpunkte, die für alle Programme gültig
sind und nicht in diesem Handbuch beschrieben werden, finden Sie im SystemHandbuch der SelectLine-Programme.
2.1 Applikationsmenü
2.1.1 Allgemeines
Über das Applikationsmenü
können Sie neue Mandanten anlegen, zwischen
angelegten Mandanten wechseln sowie benutzerbezogene Programm- und Druckereinstellungen vornehmen.
Bei allen SelectLine-Programmen werden über das Applikationsmenü die Einstellungen der verwendeten Vorlagen für Ausdruck, die Datensicherung, Einstellungen
SQL-Server, Reorganisation, Einstellungen der Passwörter und grundsätzliche Einstellungen für die Bedienoberfläche getroffen.
Für die einzelnen Applikationen gibt es spezifische Abläufe, welche es nur im Applikationsmenü dieser Programme gibt. Sie stehen unter Applikationsmenü / Wartung / (jeweiliger Programmname) / .... Diese Abläufe sind in den entsprechenden
Handbüchern beschrieben unter Abschnitt Menü.
11
Applikations
Menü
2.1. APPLIKATIONSMENÜ
Abbildung 2.1: Applikationsmenü
Von hier aus erfolgt die Aktualisierung der Stammdaten. Hier werden auch Routinen zur Reorganisation der Datenbanken und zur Erstellung bzw. zum Einlesen
einer Datensicherung gestartet.
Ausserdem erreichen Sie über dieses Menü die Passwort- und Druckvorlagenverwaltung sowie die Internetverbindung zur SelectLine Software AG.
Weiterhin können Sie über Einstellungen Konfigurationen zum Programm, wie z.B.
farbliche Darstellung, Fensterverwaltung, Programmmeldungen, Prüfintervalle und
Archivierung, definieren.
Die detaillierte Beschreibung zu diesen allgemeinen Anwendungen im Applikationsmenü entnehmen Sie dem Systemhandbuch der SelectLine Programme.
2.1.2 Lohn
Spezifische Anwendungen im Applikationsmenü SelectLine Lohn finden Sie unter Applikationsmenü / Wartung / Lohnbuchhaltung.
12
KAPITEL 2. DIE MENÜS DER LOHNBUCHHALTUNG
Abbildung 2.2: Wartungsmenü
2.1.2.1 Neues Abrechnungsjahr
Hier legen Sie ein neues Geschäftsjahr für den bestimmten Mandanten an.
2.1.2.2 Bankverbindungen prüfen
Hier erhalten Sie ein Fehlerprotokoll betreffend der einzelnen Bankverbindungen.
Bitte beachten Sie die Hinweise, Warnungen und Fehler, die in den Fehler- und
Ereignisprotokollen gelistet sind! Korrigieren Sie aufgezeichnete Fehler und starten
Sie ggf. eine Prüfroutine danach erneut.
2.1.3 Datenkonvertierung BDE nach SQL
Im Lohn Version 14 wurde der Menüpunkt „Datenkonvertierung BDE nach SQL“
entfernt.
Ein Update des Lohnes 11.5 muss via Version 13 erfolgen!
Ab der Version 13 wird der SelectLine-Lohn vollumfänglich mit der Datenbank
SQL-Server betrieben.
Ein Update kann ausschliesslich von der Version 11.5.4.x erfolgen!
Für die Vorgehensweise zum Update bzw. Konvertierung der Datenbank BDE zu
SQL und die Installation konsultieren Sie die Dokumentation „Achtung Konvertierung und Update von BDE nach SQL“.
13
2.1. APPLIKATIONSMENÜ
Abbildung 2.3: Wartungsmenü
Hinweis
Im Gegensatz zu den Applikationen Auftrag, Rechnungswesen und Kassabuch, bei denen der Menüpunkt „Datenkonvertierung BDE nach SQL“ im Applikationsmenü unter „SQL Server“ auf die Version 12 hin entfernt wurde, steht
dieser im Lohn zur Verfügung, falls die SQL-Installation nicht automatisch den
Datenpfad der bereits vorhandenen BDE-Installation ermitteln kann.
Separates, gemeinsames und getrenntes Installations-/Datenverzeichnis
und SQL-Instanz
In diesem Dokument wird darauf hingewiesen, die SQL-Version in ein separates
Verzeichnis und nicht über die bestehende BDE-Installation zu installieren! SQLServer-Datenbank bedingt, könnte der Lohn jetzt auch auf dieselbe Instanz bzw. in
dasselbe Datenverzeichnis vorhandener anderer SelectLine-Applikationen zugreifen sowie sich in dasselbe Verzeichnis installieren lassen. Dabei spielt es keine Rolle,
ob es sich um eine bestehende oder gänzlich neue Installation handelt. Einen gemeinsamen Mandanten mit den erwähnten Applikationen zu nutzen, ist aufgrund
der unterschiedlichen Mandantenpräfixe und Jahresdatenbanken hingegen nicht
möglich!
2.1.4 Programmeinstellungen
Grundsätzliche
Programmeinstellungen regeln Sie über Applikationsmenü / Einstellungen.
Diese sind näher beschrieben im SelectLine Systemhandbuch.
14
KAPITEL 2. DIE MENÜS DER LOHNBUCHHALTUNG
2.2 Mandant
Über das Menü Mandant erreichen Sie die Mandantenverwaltung, hier können
Mandanten neu erstellt werden und unter Einstellungen Vorgabewerte definiert
werden.
Mandant
Abbildung 2.4: Menü Mandant
Die Funktion Liste bietet eine einfache, komfortable Handhabung zur schnellen
Information über alle Stammdaten und sonstige angelegte Datenbestände. Informationen zu Offene Termine erhalten Sie im SelectLine Systemhandbuch.
Spezielle Nutzerfunktionen, wie die Notiz- und Terminverwaltung unter Journal Notizen, sowie die windowsüblichen Bearbeitungswerkzeuge stehen hier zur Verfügung.
2.3 Stammdaten
Über das Menü Stammdaten werden spezielle und allgemeine Stammdaten zu Mit- Stammdaten
arbeitern, Lohnarten und diversen Konstanten (Kantone/Kinderzulagen/Personengruppen,
usw.) sowie Daten für den Zahlungsverkehr (Banken und Konti) Pensionskassen,
verwaltet.
Hier erfassen Sie alle Stammdaten die die Mitarbeiter betreffen, die persönlichen
Stammdaten der Mitarbeiter, sowie die Stammdaten der Zulagen und Abzüge.
Abbildung 2.5: Menü Stammdaten
2.4 Abrechnen
Über das Menü Abrechnen erreichen Sie den Abrechnungsassistenten. Von hier
aus können Sie den Monatswechsel starten. Sie können die vergangenen
15
Abrechnen
2.5. AUSWERTUNGEN
Abrechnungsdaten einsehen und Vergütungsaufträge veranlassen. Die
elektronische Lohnmeldung (ELM), der Elektronische Zahlungsverkehr sowie die
Historie kann hier gesteuert bzw. eingesehen werden.
Abbildung 2.6: Menü Abrechnen
2.5 Auswertungen
Auswertungen
Das Menü Auswertungen liefert Ihnen alle mandantenbezogenen Auswertungen
zur Kontrolle.
Über das Untermenü Scheine / ViewGen drucken Sie Jahresauswertungen AHV,
KTG, UVG, UVGZ und FAK, die Lohnausweise der Mitarbeiter und die BVGJahresabrechnung.
Im Untermenü Journal können diverse Informationen über Löhne, Standard-Abzüge,
Grafiken und über die Quellensteuer abgerufen werden.
Im Untermenü Sonstige haben Sie die Möglichkeit diverse Listen, u.a. eine Geburtstagsbzw. Jubiläumsliste zu drucken.
Abbildung 2.7: Menü Auswertungen
2.6 Eigene Daten
Eigene Daten
Das Menü Eigene Daten enthält den Makro-Assistenten und Menüpunkte zur Toolbox. Es kann mit Menüpunkten zum Starten eigener Makro-Abfragen und mit eigenen Dialogen erweitert werden. Weitere Details über Eigene Daten entnehmen
Sie dem Systemhandbuch der SelectLine Programme.
16
KAPITEL 2. DIE MENÜS DER LOHNBUCHHALTUNG
Abbildung 2.8: Eigene Daten
2.7 Schnittstellen
Über das Menü Schnittstellen können Sie z.B. die Daten aus der Lohnbuchhaltung
als Stapel für das Rechnungswesen bereitstellen. Weitere Details über Schnittstellen entnehmen Sie dem Systemhandbuch der SelectLine Programme.
Schnittstellen
Abbildung 2.9: Menü Schnittstellen
2.8 Fenster
Im Menü Fenster können Sie die Anordnung der geöffneten Fenster und die Anzeige
der Fensterleiste organisieren. Weitere Details entnehmen Sie dem Systemhandbuch der SelectLine Programme.
Fenster
Abbildung 2.10: Menü Fenster
2.9 Hilfe
Das Menü Hilfe bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, um mehr Informationen
und Tipps für das Arbeiten mit den SelectLine Programmen zu erhalten.
Informationen über - Kalender - Rechner - Nachricht senden - Homepage - Newsletter - Dokumente und weitere Details hierzu erhalten Sie im SelectLine Systemhandbuch.
17
Hilfe
2.9. HILFE
Abbildung 2.11: Menü Hilfe
Unter Hilfeindex finden Sie die Beschreibung der einzelnen Programmfunktionen,
die thematisch gegliedert sind bzw. in der Sie gezielt über Suchbegriffe Informationen abrufen können.
Interessante Anregungen über zusätzliche Verfahrensweisen finden Sie im Tipp des
Tages.
Informationen zur Programmversion bzw. zur Datenbank stehen unter Programmversion bzw. Systeminformation bereit.
Registrierung
Über Programmversion / Registrierung kann ein als Demoversion installiertes SelectLine-Programm in eine registrierte Vollversion umgewandelt oder eine Lizenzänderung vorgenommen werden. Geben Sie dazu Firmenname, PLZ und Ort in
der Form genau so ein, wie in Ihrem Registrierungsbescheid ausgewiesen.
Sowohl An- und Abmeldung für den SelectLine-Newsletter als auch das Öffnen
der SelectLine-Homepage regeln Sie über den Menüpunkt Hilfe. Die Ereignisanzeige bzw. die Meldungsliste protokollieren alle Vorgänge bzw. Programmmeldungen innerhalb der SelectLine-Anwendung. Auch ein Nachrichtenaustausch
(Nachricht senden) zwischen den aktiven Nutzern kann hierüber organisieren werden.
Um bei Problemen ggf. schnell und effektiv mit Ihrem Fachhändler zu kommunizieren haben Sie die Möglichkeit ein Fernwartungstool in den Programmeinstellungen
zu integrieren (Vgl. SelectLine Systemhandbuch).
18
3 Mandanten
3.1 Vorüberlegung
Das Programm kann gleichzeitig die Datenbestände mehrerer Firmen - Mandanten
- verwalten.
Allgemeingültige Daten, wie Passwörter, Postleitzahlen, Banken, Steuerämter, Schrif- mandantenten, Formulare und Etiketten werden zentral im Verzeichnis Daten verwaltet. Die- unabhängig
se vom Mandanten unabhängigen, so genannten Programmdaten werden vom Programm mitgeliefert und während der Nutzung laufend ergänzt oder sie werden mit
der Nutzung erstellt (Passwörter - Applikationsmenü).
Für die mandantenspezifischen Daten, wie Personal, Firma/Betriebsstätten etc.,
wird für jeden Mandanten ein eigener Datenbestand verwaltet.
mandantenabhängig
Je Mandant wird dazu im Verzeichnis Daten ein neues Verzeichnis unter dem
Namen ’M’, ergänzt um das Mandantenkennzeichen, angelegt.
Auch wenn Sie selbst nur die Daten einer Firma verwalten wollen, können Sie die
Mandantenfähigkeit dazu nutzen, an einem Testmandanten mit überschaubarem
Datenbestand das Programm kennen zu lernen und Aktionen, deren Ausgang Ihnen
unklar erscheinen, erst einmal mit dem Testmandanten auszuprobieren.
Hinweis
Weitere Informationen über mandantenspezifische Daten sind im SelectLine Systemhandbuch enthalten.
3.2 Mandant anlegen
Mit Mandant Neu geben Sie einen neuen Mandanten ein. .
Mandant Neu
Abbildung 3.1: Mandant anlegen
19
3.3. MANDANT WÄHLEN
Mandanten
Nummer
Die Mandantennummer kann aus maximal 6 Zeichen bestehen. Es sind neben
Ziffern und Buchstaben nur Zeichen erlaubt, die den Konventionen für gültige
Dateinamen entsprechen. Über
können Sie einen vorhandenen
Mandanten auswählen und diesen über Mandant bearbeiten anpassen.
Geben Sie hier auch den Beginn der Abrechnung mit Monat und Jahr an.
3.3 Mandant wählen
Mandant wählen
Der gerade aktive Mandant wird Ihnen ständig in der Statuszeile angezeigt.
Über Mandant / Wechseln oder über Applikationsmenü / Wechseln können Sie
einen anderen Mandanten auswählen.
Abbildung 3.2: Mandant wählen
Durch betätigen des Buttons
bestehenden Mandanten.
erhalten Sie die Auswahlmöglichkeit unter den
Abbildung 3.3: Mandant auswählen
Mandant
wechseln
Mit Mandant wechseln wechseln Sie zu einem anderen Mandanten. Es werden
20
KAPITEL 3. MANDANTEN
alle für das Programm verfügbaren Mandanten angezeigt. Sie können jetzt einen
Mandanten per Doppelklick oder über den Schalter
auswählen. Weiterhin
können Sie mit dem Schalter
evtl. nicht mehr benötigte Mandanten entfernen. Dazu darf der zu löschende Mandant aber nicht der gerade aktive Mandant
sein.
Vorlagemandanten sind farblich grün gekennzeichnet, selbst angelegte Mandanten
hingegen schwarz.
In der SQL-Version werden Vorlagemandanten erst mit ihrem ersten Gebrauch
angelegt (Ausnahme: SQL-Auftrag)
3.4 Mandant bearbeiten
werden Details und VoreinMit Menüpunkt Mandant / Einstellungen
stellungen zum Programmverhalten für den entsprechenden Mandanten festgelegt.
Über die Baumstruktur wechseln Sie zwischen den einzelnen Seiten:
Abbildung 3.4: Mandant
3.4.1 Einstellungsmöglichkeiten des Mandanten
Der SelectLine Lohn liefert für jede Sozialversicherungsart eine separate Seite,
mit allen nötigen Angaben für den Versicherungsnehmer. Nachfolgend eine detaillierte Beschreibung einzelner Felder, die Sie in Hinsicht auf korrekte Firmendaten
unbedingt beachten sollten.
21
aktuellen
Mandanten
bearbeiten
3.4. MANDANT BEARBEITEN
3.4.2 Adresse
Seite Adresse
An dieser Stelle werden die allgemeinen Daten, wie Adresse, Telefonnummern usw.
sowie Angaben zum Arbeitgeber erfasst.
Abbildung 3.5: Mandant Adresse
3.4.2.1 Strasse / Nummer
swissdec stellt die Anforderung, im Hinblick auf das Elektronische Lohnmeldeverfahren (ELM), dass für die Strasse und die Strassennummer zwei Felder auszufüllen
sind.
Hinweis
Daher ist es nach einem Update wichtig den Nummernwert aus dem Feld "Strasse"
in "Nummer" zu übertragen. Massgeblich davon betroffen sind folgende Adressdaten im Mandanten:
- Mandant - FAK - SUVA - UVG - UVGZ - KTG - BVG
3.4.2.2 Firma
Mit dem Feld ”Firma” kann gesteuert werden, in welcher Kombination die Daten
analog dem Lohnausweis im Bereich "Die Richtigkeit und Vollständigkeit bestätigt"
erscheinen. Wichtig ist zu erwähnen, dass die Telefonnummer im Feld "Telefon
1" einen massgebenden Einfluss darauf hat. Entsprechend sind folgende Ausgaben/Kombinationen möglich:
• Vorname, Name OHNE Firma, OHNE Telefon 1: zeigt nur Vorname und
Name an
• Vorname, Name, MIT Firma OHNE Telefon 1: zeigt nur Firma an
22
KAPITEL 3. MANDANTEN
• Vorname, Name, MIT Firma, MIT Telefon 1: zeigt Vorname, Name, Firma
und Telefon an
3.4.2.3 Angaben zum Arbeitgeber
Hier erfassen Sie die erforderlichen Daten:
• BUR-Nummer (Schweizerisches Betriebs- und Unternehmensregister (BUR))
• Unternehmens ID (UID=Unternehmens-Identifikationsnummer)
3.4.3 Optionen
Über die Seite Mandant / Einstellungen / Mandanten / Optionen werden die
Daten für die Arbeitszeitberechnung - Arbeitszeit pro Tag - Arbeitstage pro Monat
- usw. eingegeben.
Geben Sie hier die Arbeitszeit pro Tag und die Arbeitstage pro Monat ein. Diese
Felder sind ausschlaggebend für die IST-Zeit in der Abrechnung.
Unter Pro-Rata-Berechnung bestimmen Sie ob diese nach
• Arbeitstagen (5 Tage pro Woche)
• Wochentagen (7 Tage pro Woche), oder
• 30 Tage / Monat
berechnet werden soll.
Ist der Schalter Runden nicht aktiv wird im gesamten Programm nie gerundet. Ist
der Schalter ”auf 5 Rappen runden” aktiv rundet das gesamte Programm immer
auf 5 Rappen.
23
Seite Optionen
3.4. MANDANT BEARBEITEN
Abbildung 3.6: Mandant Optionen
Sind die Felder Ferienkontrolle und Stundenkontrolle aktiv, wird bei der Neuanlage
eines Mitarbeiters automatisch das Feld Mitarbeiter / Allgemein / Ferienkontrolle
bzw. Gleitzeitkontrolle aktiviert.
swissdec Startdatum (nicht editierbar)
Dieses Datum gibt Auskunft darüber, wann der Mandant auf swissdec aktualisiert wurde oder (im Falle einer Neuinstallation) der Mandant zum ersten Mal
gestartet wurde oder auf wann der Abrechnungsbeginn erfolgte. Der Wert richtet
sich nach dem Datum des Mandanten und nicht nach dem effektiven Datum gemäss Systemuhr. Zudem passt sich die Ribbon-Bar kleiner dem Startdatum an die
bisherigen Funktionen und Darstellung der 10er-Versionen an.
Suva/ UVG
Unfall-Versicherungstyp
Neu unterteilt nach Suva oder UVG als Vorgabewert für neue Mitarbeiter
Lohnstrukturerhebung
• Checkbox ”ELM für BFS-Statistik verwenden”
soll überhaupt mit dem SelectLine Lohn die BFS-Statistik erstellt werden.
• Einstellungen der Lohnstrukturerhebung einerseits als Vorgabewert für neue
Mitarbeiter und andererseits als generelle Statistik-Angabe für Firma
– Wöchentliche Arbeitszeit
24
KAPITEL 3. MANDANTEN
– Wöchentliche Lektionen
– Lohnvereinbarung
Abbildung 3.7: Lohnvereinbarung
3.4.4 AHV / ALV
Die AHV Sätze, der ALV und ALVZ-Satz sind unter Mandant / Einstellungen /
AHV / ALV zu erfassen
Die Änderung dieser Prozentwerte werden sofort bei allen Mitarbeitern wirksam.
Abbildung 3.8: Mandanteneinstellungen AHV / ALV
25
3.4. MANDANT BEARBEITEN
3.4.4.1 Bereich AHV
• Mitglied-Nr.
Ist die Mitglied-Nummer des Mandanten bei der Ausgleichskasse.
(Dieser Wert war in der Version 10.1.9.6 im Feld "AHV-Abrechn.-Nr." auf der Seite
"Adresse" gespeichert.)
• Nr. der Ausgleichskasse
Mit diesem Schalter lässt sich auf die gespeicherte Auswahlliste sämtlicher
Ausgleichskassen, die beim ELM teilnehmen, zugreifen.
• Beginn Beitragspflicht
Hier ist der Wert des Beginns der Beitragspflicht (18) einzutragen, aufgrund
des Geburtsdatums beim Mitarbeiter wird die Gültigkeit/Notwendigkeit der
entsprechenden Abzüge geprüft.
• Rentenalter männl./Rentenalter weibl.
Hier ist der Wert des Beginns des Rentenalters für Männer (65) und Frauen (64) einzutragen, aufgrund des Geburtsdatums und Geschlechtes beim
Mitarbeiter wird die Gültigkeit/Notwendigkeit der entsprechenden Abzüge
geprüft.
• AN Beitrag
Neu wird hier, anstelle wie bisher unter den Abzügen, global und allgemein
gültig der Arbeitnehmer-Anteil des AHV-Beitrages eingetragen. (5.15 % ab
2011)
• AG Beitrag
Sollte mit den Arbeitgeber-Beiträgen operiert werden, so kann hier der dafür
gültige Prozentsatz des AHV-Beitrages eingetragen werden, wobei dieser nur
informativen Charakter hat. (5.15 % ab 2011)
• Freigrenze (pro Monat)
Neu wird ebenfalls hier, anstelle wie bisher unter den Abzügen, global und
allgemein gültig die Freigrenze (zur Zeit CHF 1‘400.00) für den AHV-Abzug
für Rentner erfasst
3.4.4.2 Bereich ALV/ALV Zusatz
• AN Beitrag ALV, AN Beitrag ALVZ
Neu werden hier, statt wie bisher unter den Abzügen, global und allgemein
gültig der Arbeitnehmer-Anteil des ALV- (1.1 % ab 2014) und ALVZ-Beitrages
(0.5 % ab 2014) eingetragen
• AG Beitrag ALV, AG Beitrag ALVZ
Sollte mit den Arbeitgeber-Beiträgen operiert werden, so kann hier der dafür
gültige Prozentsatz des ALV- (1.1 % ab 2014) und ALVZ-Beitrages (0.50 % ab
2014) eingetragen werden, wobei dieser nur informativen Charakter hat
Wichtige Information
26
KAPITEL 3. MANDANTEN
Beachten Sie, dass die Höchstbeträge/Freigrenzen der ALV bzw. ALVZ weiterhin in
den jeweils verwendeten Abzügen definiert werden müssen. Die in den MandantenEinstellungen hinterlegten Sätze übersteuern jene Sätze, die bisher in den jeweiligen
Abzügen hinterlegt wurden.
Die jeweils gültigen Ansätze entnehmen Sie http://www.ahv-iv.info
Hinweis
3.4.5 FAK (Familienausgleichskasse)
Unter Mandant / Einstellungen / FAK bietet sich die Möglichkeit, mit
eine
bis mehrere Versicherungslösungen von Familienausgleichskassen-Zugehörigkeiten
pro jeweilige Kantone wie folgt zu erfassen:
• FAK-Mitgliedsnummer
Ist die Mitglied-Nummer des Mandanten bei der FAK
• Subnummer
Ist eine allfällige Subnummer des Mandanten bei der FAK
• FAK-Nummer
Mit dem Schalter
lässt sich auf die gespeicherte Auswahlliste sämtlicher
Familienausgleichskassen die beim ELM teilnehmen, zugreifen
• Kanton
Hier wird der Kanton der FAK zugewiesen
• Adressfelder für die Adresse zu informativen Zwecken bzw. der Vollständigkeit halber
kann eine Versicherungslösung wieder bearbeitet oder mit
Mit
entfernt werden.
Die Mitgliedsnummern können in der Kinderzulagen-Auswertung, mit entsprechendem Verweis, ausgegeben werden.
Es muss im Minimum eine Familienausgleichskasse erfasst werden!
27
3.4. MANDANT BEARBEITEN
Abbildung 3.9: Mandanteneinstellungen FAK
3.4.6 SUVA und UVG
Die Daten der SUVA bzw. des UVG Versicherers können nun unter Mandant /
Einstellungen / SUVA bzw. UVG eingegeben und in den Auswertungen mit Verweis
später ausgegeben werden. SUVA und UVG haben zwei getrennte Seiten, wodurch
beide Versicherer angegeben und verwendet werden können.
28
KAPITEL 3. MANDANTEN
Abbildung 3.10: Mandanteneinstellungen Einstellungen SUVA
Unter "Versicherungslösungen" werden mit
sämtliche Sätze wie folgt erfasst:
• Bezeichnung
• Code (meist durch den Unfallversicherer vorgegeben)
• NBUV-Ansatz (durch den Unfallversicherer vorgegeben)
Diese Versicherungslösungen stehen dann unter ”Versicherung” in den Mitarbeiterstammdaten zur Verfügung. Aus den unter Stammdaten Mitarbeiter / Versicherung
gesetzten Codes und den in den Mandanteneinstellungen definierten Sätzen und
Abzüge entsteht dann der UVG-Abzug des Lohnlaufes.
Mit
kann eine Versicherungslösung wieder bearbeitet oder mit
entfernt werden.
Unter Mandant / Einstellungen / Optionen wird global entschieden, ob die Unfallversicherung Privat (UVG) oder der SUVA (SUVA) unterliegt bzw. dies als
Vorgabe für den Mitarbeiter dient, wenn die Unfallversicherung über beide Institutionen abgeschlossen wurde. Bei Bedarf kann der Mitarbeiter natürlich auch
nachträglich umgestellt werden.
29
3.4. MANDANT BEARBEITEN
Abbildung 3.11: Mandanteneinstellungen SUVA-2
3.4.7 UVGZ
Die Daten des UVGZ (Unfallzusatzversicherung) Versicherers (Adresse, Vertrag
und Codes) können unter Mandant / Einstellungen / UVGZ eingegeben und in
den Auswertungen mit Verweis später ausgegeben werden. Die Daten des UVG
und UVGZ Versicherers können voneinander abweichen.
Abbildung 3.12: Mandanteneinstellungen UVZG
Unter "Versicherungslösungen" werden mit
sämtliche Sätze erfasst, wobei es
zu beachten gilt, dass in den UVGZ-Versicherungscodes zwischen den Geschlechtern unterschieden wird. Es ist somit möglich, unterschiedliche Sätze, je nach Geschlecht, innerhalb des gleichen Versicherungscodes zu erfassen. Zusätzlich kann
30
KAPITEL 3. MANDANTEN
gleich der zu verwendete UVGZ-Abzug des entsprechenden Codes hinterlegt werden. Die Höchst- sowie Freigrenze ist im verwendeten Abzug zu hinterlegen. Versicherungslösung aufgeteilt in:
• Bezeichnung
• Personengruppe (wird durch den Versicherer bekannt gegeben)
• Kategorie (wird durch den Versicherer bekannt gegeben)
• Beitrag männl.
• Beitrag weibl.
• UVGZ-Abzug (muss hier vom Abzugsstamm zugewiesen werden)
Wollen Sie den gleichen Satz mit unterschiedlichen Höchst- oder Mindestlöhne erfassen, so sind zwei Versicherungscodes zu erstellen. In solchen Fällen empfiehlt sich
eine Angabe zum Unterschied der vermeintlich gleichen Sätze im Feld Bezeichnung
zu machen, um bei der Auswahl des Codes (Mitarbeiterstammdaten) die Übersicht zu wahren. Der eigentliche Versicherungscode setzt sich aus der Kategorie
und Personengruppe zusammen.
Mit
kann eine Versicherungslösung wieder bearbeitet oder mit
entfernt werden.
3.4.8 KTG
Es ist möglich die Daten des Krankentaggeld-Versicherers (KTG) mit Adresse,
Vertrag und Codes unter Mandanten / Einstellungen / KTG einzugeben, und in
den Auswertungen mit Verweis später auszugeben.
31
3.4. MANDANT BEARBEITEN
Abbildung 3.13: Mandanteneinstellungen KTG
Unter ”Versicherungslösungen” werden mit
sämtliche Sätze erfasst, wobei
es zu beachten gilt, dass in den KTG-Versicherungscodes zwischen den Geschlechtern unterschieden wird. Es ist somit möglich, unterschiedliche Sätze, je nach Geschlecht, innerhalb des gleichen Versicherungscodes zu erfassen. Frauen unterliegen
tendenziell höheren Sätzen. Zusätzlich kann gleich der zu verwendete KTG-Abzug
des entsprechenden Codes hinterlegt werden. Die Höchst- sowie Freigrenze ist im
verwendeten Abzug zu hinterlegen.
• Bezeichnung
• Personengruppe (wird durch den Versicherer bekannt gegeben)
• Kategorie (wird durch den Versicherer bekannt gegeben)
• Beitrag männl.
• Beitrag weibl.
• KTG-Abzug (muss hier vom Abzugsstamm zugewiesen werden)
32
KAPITEL 3. MANDANTEN
Abbildung 3.14: Mandanteneinstellungen KTG Code
Wollen Sie den gleichen Satz mit unterschiedlichen Höchst- oder Mindestlöhnen
erfassen, sind zwei Versicherungscodes zu erstellen. Die Höchst- sowie Freigrenze
ist im verwendeten Abzug zu hinterlegen. In solchen Fällen empfiehlt sich eine
Angabe zum Unterschied der vermeintlich gleichen Sätze im Feld Bezeichnung zu
machen, um bei der Auswahl des Codes (Mitarbeiterstammdaten) die Übersicht
zu wahren. Der eigentliche Versicherungscode setzt sich aus der Kategorie und
Personengruppe zusammen.
Mit
kann eine Versicherungslösung wieder bearbeitet oder mit
entfernt werden.
3.4.9 BVG
Die Daten des BVG Versicherers können unter Mandant / Einstellungen / BVG
eingegeben, und in den Auswertungen mit Verweis, später ausgegeben werden. Dies
ersetzt zudem den bisherigen Menüpunkt Stammdaten / Pensionskassen.
33
3.4. MANDANT BEARBEITEN
Abbildung 3.15: Mandanteneinstellungen BVG
Unter ”Versicherungslösungen” werden mit
fasst:
sämtliche Codes wie folgt er-
• Bezeichnung
• Code (wird vom Versicherer bekannt gegeben)
• BVG-Abzug (muss hier vom Abzugsstamm zugewiesen werden)
Abbildung 3.16: Mandanteneinstellungen BVG
Diese stehen dann unter "Versicherung" in den Mitarbeiterstammdaten zur Verfügung. Aus den unter Mitarbeiter gesetzten Codes und den in den Mandanten-
34
KAPITEL 3. MANDANTEN
Einstellungen definierten Sätzen und Abzügen entsteht dann der BVG-Abzug des
Lohnlaufes.
Das BVG ist noch die einzige Versicherung, die noch nicht der swissdec-Zertifizierung Hinweis
unterliegt. Aus diesem Grund erfolgt die Auswertung über die herkömmliche Druckauswertung und basiert auf den AHV-Löhnen.
3.4.10 Standards
Achtung!!
Diese Maske ist eine der wichtigsten, die sich in unserem Programm befindet. Hier
definieren Sie die elementaren Angaben, wie die Basisdaten und die StandardAbzüge. Wenn hier falsche Basen definiert werden, hat dies Einfluss auf sämtliche
Auswertungen und auf sämtliche Abrechnungen.
Seite Standards
Wir bitten Sie diese Masken exakt und mit Vorsicht zu bearbeiten.
Abbildung 3.17: Mandanteneinstellungen Einstellungen Standards
Auf dieser Seite stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:
Standards
Basen:
• ALV-Basis 1
• ALVZ-Basis
35
3.4. MANDANT BEARBEITEN
• AHV-Basis
• SUVA-Basis
• UVG-Basis
• UVGZ-Basis
• KTG-Basis
• BVG-Basis
• FAK-Basis
Wichtig hierbei zu erwähnen ist, dass für die Unfallversicherung nur noch eine Basis
(3) benötigt und verwendet wird. Somit kann hier für SUVA oder UVG, dieselbe
Basis benutzt werden bzw. bei einem dieser Felder leer gelassen werden.
Kinderzulage
• Kinderzulage:
Weisen Sie hier die übliche Standard-Zulage für die Kinder-Zulage zu. In unserer
Mustervorlage ist das die Zulagen-Nummer 3000.
Ferien
• Zuschlag:
• Basis:
• Zulage:
Gratifikation
• Zuschlag:
• Basis:
• Zulage:
Quellensteuer
• Abzug Quellensteuer:
Die Lohnart 5060 Quellensteuer % ist im Vorlagemandanten bereits enthalten.
• Quellensteuer Bank:
Wählen Sie das Bankkonto ab welchem die Quellensteuer an den betreffenden Kanton bezahlt wird.
• Quellensteuer-Abrechnungsnr.:
Fügen Sie die Quellensteuerabrechnungsnummer Ihrer Firma ein.
• Quellensteuer-Inkasso:
% Satz für das Inkasso der Quellensteuer. Zur Zeit: 4 %
36
KAPITEL 3. MANDANTEN
3.4.11 Standardabzüge
Beachten Sie nach dem Update die neuen Standardabzüge zu definieren.
• AHV-Abzug
• AHV-Abzug für Rentner
• ALV-Abzug
• ALVZ-Abzug
• SUVA-Abzug
• UVG-Abzug
• BVG-Abzug
Identischer SUVA- und UVG-Abzug wird geprüft und beanstandet. Wird bei SUVA und UVG der identische Abzug verwendet, wirkt sich dies fehlerhaft auf die
Abrechnungsmodalitäten bzw. Auswertungen aus. Deshalb wird im Mandant geprüft und gegebenenfalls darauf hingewiesen, dass der SUVA- und UVG-Abzug
gleich sind und unterschiedlich gewählt werden müssen.
Beachten Sie, dass diese Abzüge reinen informativen Charakter besitzen.
Abbildung 3.18: Mandanteneinstellungen Standardabzüge
37
Hinweis
3.4. MANDANT BEARBEITEN
3.4.12 Fibu-Export
Fibu-Export
Unter Mandant / Einstellungen / Fibuexport geben Sie die erforderlichen Einstellungen für den Export in die gewünschte Finanzbuchhaltung.
Abbildung 3.19: Mandanteneinstellungen Fibu-Export
Fibu Kopplung
Sie haben bei Fibu-Kopplung folgende Auswahlmöglichkeiten:
• Direktexport:
Ist eine SelectLine Finanzbuchhaltung oder SAGE 50 auf dem selben PC oder
im Netzwerk installiert, auf welche zugegriffen werden kann, können die Lohnabrechnungen per Direktexport in die Fibu exportiert werden. Mit dem Direktexport
werden die Buchungen auf Zulässigkeit der zu übertragenden Konten und auf den
Zeitraum geprüft und ggf. mit einer Fehlermeldung abgewiesen.
• keine Direktkopplung:
Der Export in eine externe Datei ist für getrennte Datenbestände vorgesehen. Es
erfolgt keine Plausibilitätsprüfung des Zeitraums und der Konten in der Lohnabrechnung. Ein erfolgter Export kann je Exportdatum komplett zurückgenommen
werden.
38
KAPITEL 3. MANDANTEN
Optionen für SelectLine und SAGE 50 Direktzugriff:
Diese Felder sind nur aktiv, wenn der Flag auf SelectLine oder SAGE 50 gesetzt wurde. Für einen Export ohne direkte Kopplung sind diese Felder nicht von
Bedeutung.
Unter Mandantenwahl - Benutzer - Passwort wählen Sie hier den entsprechenden
Mandanten der Fibu aus und komplettieren Sie die restlichen Felder.
Damit anhand der Lohnabrechnungen Buchungssätze für die Fibu erstellt werden
können, muss das entsprechende Konto für die Standard-Zulage bzw. Standardabzüge hier hinterlegt werden. Falls bei den Zulagen / Abzügen kein Konto hinterlegt
wurde, wird auf dieses Konto gebucht.
Konten
Kostenstellen
Für Buchungstexte Sammelbeleg / Einzelbeleg / Auszahlung müssen die entsprechenden Texte hinterlegt sein, damit anhand der Lohnabrechnung Buchungssätze
für die Fibu erstellt werden können. Hier können Sie getrennt für die Auszahlung
auswählen, die beim
die Felder für die Texte 1 + 2 der Belege über den Button
Fibu-Export als Buchungstexte verwendet werden sollen. Nach erfolgter Auswahl
markieren Sie die Zielposition unter Text 1 bzw. Text 2 und übernehmen das Feld
mit Schalter
.
Felder in abgeschlossenen Jahren mutierbar
Hinweis
Auch wenn sämtliche Monate abgeschlossen wurden, bleiben diese Felder mutierbar, um allfällige nachträgliche Anpassungen für den Druck der Lohnausweise vornehmen zu können.
3.4.13 Lohnausweis
Die neue Vorgabeseite für den Lohnausweis weist die häufigsten Zusatzinformationen bereits auf. Es ist aber weiterhin möglich zusätzliche Vorgaben für die Gehaltsnebenleistungen zu erfassen.
39
3.4. MANDANT BEARBEITEN
Abbildung 3.20: Mandanteneinstellungen Lohnausweis
Hinweis
Felder in abgeschlossenen Jahren mutierbar
Auch wenn sämtliche Monate abgeschlossen wurden, bleiben diese Felder mutierbar, um allfällige nachträgliche Anpassungen für den Druck der Lohnausweise vornehmen zu können.
3.4.14 Verwaltung Maskeneditor
Maskeneditor
Mit dem Maskeneditor können Sie die Eingabemasken der Stammdialoge und Belege nutzer- und mandantenabhängig konfigurieren. Für Details konsultieren Sie
die Online-Hilfe oder das SelectLine Systemhandbuch.
3.4.15 Freie Felder / Zugriffsrechte / Listeneinstellungen
Freie Felder
Sie haben hier die Möglichkeit zusätzliche freie Felder zu definieren. Für Details
schauen Sie bitte im SelectLine Systemhandbuch nach.
Die Beschreibung für die Bearbeitung der Zugriffsrechte und der Listeneinstellungen finden Sie ebenfalls im SelectLine Systemhandbuch.
40
KAPITEL 3. MANDANTEN
3.4.16 Validierungen im Mandant
Abbildung 3.21: Validierung
Beim Speichern des Mandanten werden folgende Felder auf deren Inhalt und/oder
Format geprüft:
• AHV-Mitgliedsnummer
• Nummer AHV-Ausgleichskasse
• Kundennummer Suva
• Subnummer Suva
• Unternehmens ID (Bekanntgabe im ersten Halbjahr 2011)
• ELM
Hierbei handelt es sich lediglich um einen Hinweis und die Bearbeitung des Mandanten kann auch ohne diese Felder beendet werden. Wir empfehlen allerdings so
viele Daten wie möglich am Anfang zu hinterlegen, damit eine gewisse Vollständigkeit und Übersichtlichkeit im Bezug auf Versicherungsangaben gewährleistet ist.
3.4.17 Personengruppe und Kategorie in UVGZ und KTG
In den Kapiteln 3.4.7 auf Seite 30 und 3.4.8 auf Seite 31 wurde bereits auf die
Zusammensetzung des Versicherungscodes hingewiesen. Auf Grund dieser Anforderung wurden im swissdec-Lohn nun folgende neue Felder implementiert:
• Personengruppe
• Kategorie
Diese Unterteilungen sind vor allem im Bezug auf Auswertungen und Lohnmeldungen erforderlich. Die Personengruppen wie auch Kategorien unterscheiden sich
je nach Versicherer und werden von diesen entsprechend bekanntgegeben.
41
3.4. MANDANT BEARBEITEN
3.4.17.1 Personengruppe
Bei der Personengruppe handelt es sich um eine Unterteilung der Versicherung in
verschiedene Funktionsstufen. Ein Beispiel aus der Praxis könnte wie folgt aussehen:
• Personengruppe 1: übrige Angestellte
• Personengruppe 2: Geschäftsleitung
Die Personengruppen können unter Stammdaten / Personengruppen erfasst und
verwaltet werden.
3.4.17.2 Kategorie
Bei der Kategorie handelt es sich um die Unterteilung der Versicherung in verschiedene Lohnstufen. Ein Beispiel aus der Praxis könnte wie folgt aussehen:
• Kategorie 1: UVG-Lohn
• Kategorie 2: Überschusslohn
3.4.17.3 Nicht versichert = X0 (Personengruppe X und Kategorie 0)
Wenn ein Unternehmen nicht UVGZ und/oder KTG versichert ist, benötigt es
trotzdem einen Versicherungscode. Dieser muss wie folgt erfasst und im Mandanten
in den Versicherungslösungen zugeordnet werden:
• Personengruppe: X
• Kategorie: 0
3.4.18 Vorgabewerte
Vorgabewerte
Über Mandant / Einstellungen / Vorgabewerte, mit dem Schalter
unter Einstellungen und Zusatzfunktionen oder [F6] in den Stammdatenmasken
gelangen Sie zu den Vorgabewerten der Datenbankdateien. In der Eingabemaske
für die Vorgabewerte können Sie Anfangsbelegungen für Datenbankfelder festlegen (Feldvorgaben), die Datensatzkennungen (Schlüssel) organisieren, in der BDEVersion die Indizes der Tabellen verwalten (Indizes) und in der SQL-Version das
Tabellenverhalten (Listeneinstellungen) festlegen.
Detaillierte Angaben über Vorgabewerte erhalten Sie im Systemhandbuch der
SelectLine Software.
42
KAPITEL 3. MANDANTEN
3.5 Überblick
Unter Mandant / Überblick können Sie unter Journal - Notizen anlegen oder offene
Termine und beliebig viele Listen (Stammdatenlisten) auf Ihrem Bildschirm öffnen.
Weitere Details zu diesen Menüpositionen erhalten Sie im Systemhandbuch der
SelectLine Programme.
43
3.5. ÜBERBLICK
44
4 Stammdaten
4.1 Mitarbeiter
4.1.1 Mitarbeiter
Die Mitarbeiterstammdaten werden über den Menüpunkt Stammdaten / Mitarbeiter verwaltet.
Bei der Erfassung der Personalstammdaten werden auf mehreren Seiten Angaben
zu den Arbeitnehmern erfasst. Der Wechsel zu den einzelnen Seiten wird über eine
Baumstruktur im linken Maskenbereich gesteuert.
Der Mitarbeiterstamm gliedert sich in die Erfassung der Daten zur:
• Adresse
• Allgemein
• Versicherung
• Kinder
• Zulagen/Abzüge
• Kostenstellen/-träger
• Lohnausweis
• Neuer Lohnausweis
– Weitere Angaben
• Statistik
• Historie
• Text
• Notizen
4.1.2 Adresse
Im Feld ”Mitarbeiter” weisen Sie jedem Arbeitnehmer eine eindeutige Nummer
zu. Die hier eingegebene Mitarbeiternummer erscheint auf allen mitarbeiterspezifischen Auswertungen. Bei der Neuanlage eines Arbeitnehmers wird eine Mitarbeiternummer vom Programm vorgeschlagen, die um einen Zähler höher ist, als die
zuletzt eingegebene.
45
Mitarbeiter
Nummer
4.1. MITARBEITER
Abbildung 4.1: Mitarbeiter Adresse
Adresse
Mit Hilfe der Seite Adresse sind Angaben zur Person wie Name, Anschrift, persönliche Daten, Beruf, Position des Arbeitnehmers usw. zu erfassen.
Tarif
Quellensteuer
Definieren Sie hier den allfälligen Quellensteuertarif des Mitarbeiters. Die gesetzlichen Regelungen betreffend Quellensteuer und die Quellensteuertarife finden Sie
auf http://www.estv.admin.ch.
Abrechnungssperre
Ist das Feld Abrechnungssperre aktiviert, dann kann der Mitarbeiter nicht abgerechnet werden.
Beschäftigungsgrad
AHV bzw.
Soz.-Vers.-Nr.
Geben Sie unter Beschäftigungsgrad den entsprechenden Prozentsatz ein.
Der Beschäftigungsgrad kann in den Lohn-Zulagen aktiviert werden. Sie haben
dafür im Zulagenstamm bei der Abrechnungsart ”Fixbetrag” ein Kontrollkästchen.
Eingabefeld für die AHV-Nummer. Soweit als möglich wird die AHV-Nummer
automatisch aus dem Namen, dem Geburtsdatum und aus dem Geschlechtscode
zusammengestellt. Die bisherige, 11-stellige AHV-Nummer wird durch die neue,
13-stellige Nummer Soz.-Vers.-Nr. ersetzt. Die alte Nummer bleibt gespeichert und
wird im AHV-Register mit der neuen verbunden. Durch diesen Wechsel gehen keine
Daten verloren.
Ab Version V11 wurden folgende neue Felder eingefügt:
• Postfach
• Staatsangehörigkeit
• Alleinerziehend
46
KAPITEL 4. STAMMDATEN
Im Gegensatz zu den Daten des Mandanten und Versicherungen wird hier von
swissdec keine Aufteilung zwischen Strasse und Nummer gefordert.
Hinweis
Im Sinne der Benutzerfreundlichkeit und der Empfehlung von swissdec, Wiedereintritte über ein- und dieselbe Personalnummer abzuhandeln, wurde diese Möglichkeit eingebaut. Falls ein Mitarbeiter austritt und später neu von der Firma
angestellt wird, kann der Wiedereintritt innerhalb derselben Mitarbeiternummer
festgehalten werden. Es gibt keine fixe Anzahl von Wiedereintritten und -austritten
und diese werden auch nicht mit einer Zeitachse geführt.
Mit dem Befehlsschalter
werden die folgende Daten des Mitarbeiters geprüft:
Wiedereintritt
Wiederaustritt
Prüfen
• Ist ein Eintrittsdatum vorhanden
• Wenn ein Austrittsdatum vorhanden ist, wird geprüft ob dieses grösser als
das Eintrittsdatum ist
• Stimmen die Zulagen und die Abzüge mit den Kinderzulagen, SUVA-, AHVund mit dem ALV-Code überein.
• Ist die Versicherungs-Nummer bzw. AHV-Nummer anhand des Namens,
Geschlechts und des Geburtsdatums richtig eingegeben.
Mit
erhalten Sie eine Übersicht des Lohnkontos des Mitarbeiters. Sie
können dieses ausdrucken oder am Bildschirm anschauen.
Checkbox AHV-Nr. und Soz.Vers.Nr. nicht bekannt
Durch das Aktivieren dieser Checkbox wird der Inhalt der “AHV-Nr. / Soz.-Vers.Nr.“ gelöscht und die automatische Plausibilitätsprüfung der “AHV-Nr. / Soz.Vers.-Nr.“ deaktiviert. Nur so ist es möglich, Mitarbeiter ohne Angabe einer AHVoder Sozial-Versicherungs-Nummer abzurechnen. Diese Checkbox ersetzt die ehemaligen, einzelnen “prüfen“-Funktionen.
D.h. eine Validierung auf die Gültigkeit der Nummer erfolgt weiterhin im Hintergrund.
Obwohl neu die Sozial-Versicherungsnummer verwendet wird oder werden sollte,
bleibt die konventionelle AHV-Nummer nach wie vor im Programm enthalten.
Checkbox Abrechnung überspringen
Von früheren Versionen ist für Fälle von Sperrung bis Eintritt und ab Austritt die
Abrechnungssperre bekannt. Diese Funktion wurde allerdings oft auch fälschlicherweise dazu verwendet, einen “temporären Austritt“ z.B. bei einem unbezahlten
47
Übersicht
Lohnkonto
Checkbox AHV
Hinweis
Checkbox
Abrechnung
überspringen
4.1. MITARBEITER
Urlaub zu verwenden, was dann zu falschen Berechnungen der Höchst- und Freigrenzen geführt hat. Korrekt hätte der Mitarbeiter während dieser Zeit mit dem
Betrag 0 abgerechnet oder bei Unsicherheit über einen möglichen Wiedereintritt
gar als ausgetreten gelassen und im Falle des Wiedereintrittes mit einer neuen
Mitarbeiternummer erfasst werden sollen.
Dieser Fall wird nun mit der neuen Checkbox Abrechnung überspringen umgangen
und somit wird die korrekte Berechnung von Höchst- und Freigrenzen gewährleistet und der Mitarbeiter erscheint während dieser Zeit mit dem Betrag 0 im
Abrechnungslauf.
4.1.3 Allgemein
Allgemein
Unter Stammdaten / Mitarbeiter / Allgemein stehen Ihnen folgende Felder zur
Verfügung:
Abbildung 4.2: Mitarbeiter Allgemein
Da die Konstante Pensionskassen entfernt und durch die Mandanten-Einstellung
bzw. Codes ersetzt wurde, entfällt auch beim Mitarbeiter die Möglichkeit, Pensionskassen zuzuweisen.
Kinder
minderjährig
Geben Sie hier die Anzahl der minderjährigen Kinder des Mitarbeiters ein. Die Anzahl der minderjährigen Kinder hat Auswirkungen auf die Zuweisung der Zulagen.
Hat ein Mitarbeiter hier z.B. 2 minderjährige Kinder eingetragen, dann muss dem
48
KAPITEL 4. STAMMDATEN
Mitarbeiter bei der Abrechnung eine Kinderzulage mit der Anzahl Kinder 2 zugewiesen werden, damit man den Mitarbeiter abrechnen kann. Anhand des Codes
können Sie die Abzüge automatisch zufügen lassen.
Ist das Feld Ferienkontrolle aktiviert, findet bei diesem Mitarbeiter eine Ferienkontrolle statt. Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen, wird diese Option von den
Einstellungen automatisch übernommen. Geben Sie unter Ferien Total und unter
Ferien bezogen die entsprechenden Daten ein. Dieser Saldo wird dann fortlaufend
immer berechnet.
Ferienkontrolle
Ist das Feld Gleitzeitkontrolle aktiviert, findet bei diesem Mitarbeiter eine Gleitzeitkontrolle statt. Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen, wird diese Option
von den Einstellungen automatisch übernommen. Unter Vortrag geben Sie die entsprechenden Daten ein. Dieser Saldo wird dann fortlaufend immer berechnet.
Gleitzeitkontrolle
Falls allfällige Ferienguthaben in Form eines Zuschlages abgegolten werden, ist
dieser hier einzugeben. Ist das Kontrollkästchen aktiviert, wird dieser Zuschlag
automatisch mit der nächsten Lohnzahlung ausbezahlt.
Ferienzuschlag
Falls allfällige Gratifikationsguthaben in Form eines Zuschlages abgegolten werden, ist dieser hier einzugeben. Falls das Kontrollkästchen aktiviert ist, wird dieser
Zuschlag automatisch mit der nächsten Lohnzahlung ausbezahlt.
Gratifikations
Zuschlag
Unter Lohnauszahlung definieren Sie wie und auf welches Konto Sie den Lohn des
Mitarbeiters auszahlen wollen. Geben Sie die entsprechenden Daten, wie KontoNr., an welche Bank usw. an.
Lohnauszahlung
4.1.3.1 Zahlungen an Dritte
Falls Beträge nicht direkt an den Mitarbeiter sondern an Dritte ausbezahlt werden
sollen, werden diese hier definiert.
Abbildung 4.3: Mitarbeiter Zahlung an Dritte
4.1.4 Versicherungen
Die Versicherungscodes sind unter Stammdaten / Mitarbeiter / Versicherung zu
finden. Ein Ändern der Versicherungscodes löst eine Prüfroutine der Abzüge aus.
Wird beispielsweise der AHV Code geändert, wird man gefragt ob der alte Abzug
gelöscht, und mit denjenigen des neuen Codes ersetzt werden soll. Die entsprechenden Versicherungscodes finden Sie unter Mandant / Einstellungen und der
entsprechenden Seite.
49
Zahlung an
Dritte
4.1. MITARBEITER
Abbildung 4.4: Mitarbeiter Versicherungen
4.1.4.1 AHV Code
Diese Codes unterliegen einer Plausibilitätsprüfung im Zusammenhang mit dem
eingestellten Alter des Mitarbeiters. Sollte ein Mitarbeiter aufgrund einer Ausnahmeregelung nicht AHV-pflichtig sein, kann die Überprüfung mittels Flag “Sonderfall AHV / ALV“ deaktiviert werden.
AHV-Code
Mit dem Auswahlfeld AHV-Code weisen Sie den entsprechenden AHV-Code zu. Die
AHV-Beitragspflicht beginnt in der Regel mit dem Jahre der Vollendung des 17.
Altersjahres. Im AHV-Rentenalter müssen nur von jenem Teil des Lohnes AHVBeiträge entrichtet werden, der den AHV-Freibetrag pro Monat übersteigt. Die
AHV-Beitragspflicht kann von der Versicherten-Nummer (AHV-Nummer) oder
dem Geburtsdatum und einem AHV-Code abgeleitet werden.
In der obligatorischen Unfallversicherung besteht für die Prämienpflicht keine Altersgrenze, deshalb ist hier kein Freibetrag auszuscheiden.
Für den AHV-Code können die folgenden Werte verwendet werden:
• 0 nicht AHV-pflichtig (Jugendliche, Sonderfälle)
• 1 AHV-pflichtig mit AHV-Abzug
• 2 AHV-Rentenbezüger
Der AHV-Code hat Auswirkungen auf die Zuweisung der Abzüge. Ist der AHVCode mit der Zahl ”1” versehen, dann muss dem Mitarbeiter bei der Abrechnung
50
KAPITEL 4. STAMMDATEN
ein AHV-Abzug zugewiesen werden oder wenn der AHV-Code mit der Zahl ”4”
versehen ist, dann muss dem Mitarbeiter bei der Abrechnung ein AHV-Abzug
Rentner zugewiesen werden, damit man den Mitarbeiter abrechnen kann. Anhand
des Codes können Sie die Abzüge automatisch zufügen lassen.
4.1.4.2 ALV Code
Mit dem Auswahlfeld ALV-Code können Sie den entsprechenden ALV-Code zuweisen. Der Beginn der Beitragspflicht ist wie bei der AHV geregelt. Damen und
Herren, die ein gewisses Alter vollendet haben sind von der Beitragspflicht ausgenommen.
ALV-Code
Für den ALV-Code können die folgenden Werte verwendet werden:
• 0 nicht ALV-pflichtig (Jugendliche, AHV-Rentner, Sonderfälle)
• 1 ALV-pflichtig mit ALV-Abzug
Der ALV-Code hat Auswirkungen auf die Zuweisung der Abzüge. Ist der ALVCode mit der Zahl ”1” versehen, dann muss dem Mitarbeiter bei der Abrechnung
ein ALV-Abzug zugewiesen werden, damit man den Mitarbeiter abrechnen kann.
Anhand des Codes können Sie die Abzüge automatisch zufügen lassen.
4.1.4.3 FAK
Diese Zuordnung der FAK (Familienausgleichskasse) wird benötigt für die spätere
Ausgabe in den Belegen (Auswertungen / Kinderzulagen).
4.1.4.4 SUVA / UVG
Wählen Sie hier den entsprechenden Unfallversicherer.
4.1.4.5 SUVA / UVG Codes
Wählen Sie hier den entsprechenden Versicherungscode aus.
Mit dem SUVA-Code können Sie den entsprechenden SUVA-Code zuweisen. Mit
dem zweistelligen SUVA-Code wird angegeben, in welchem Betriebsteil der Mitarbeiter beschäftigt ist. Im Weiteren kann dem Code entnommen werden, ob dieser
Mitarbeiter nur gegen Berufsunfälle (BU) oder auch gegen Nichtbetriebsunfälle
(NBU) versichert ist und ob ein NBU-Abzug vorgenommen wird.
Aufbau SUVA-Code:
51
SUVA-Code
4.1. MITARBEITER
• 1. Stelle = Betriebsteil, möglich sind die Buchstaben A - Z
• 2. Stelle = Versicherungsumfang und Abzug
– 0 = nicht SUVA-versichert
∗ 1 = BU- und NBU-versichert, mit NBU-Abzug
∗ 2 = BU- und NBU-versichert, ohne NBU-Abzug
∗ 3 = nur BU-versichert, deshalb kein NBU-Abzug (für Arbeitnehmer mit wöchentlicher Arbeitszeit unter 12 Stunden)
Der SUVA-Code hat Auswirkungen auf die Zuweisung der Abzüge. Ist der SUVACode an der 2. Stelle mit dem Code ”1” versehen, dann muss dem Mitarbeiter bei
der Abrechnung ein NBU-Abzug zugewiesen werden, damit man den Mitarbeiter
abrechnen kann. Anhand des Codes können Sie die Abzüge automatisch zufügen
lassen.
4.1.4.6 UVGZ Code 1 & 2
Ob der Code unter ”1” oder ”2” ausgewählt wird, ist dabei irrelevant. Beide werden
gleichermassen berücksichtigt. Es können maximal zwei verschiedene UVGZ-Codes
gewählt werden.
4.1.4.7 KTG Code 1 & 2
Ob der Code unter ”1” oder ”2” ausgewählt wird, ist dabei irrelevant. Beide werden
gleichermassen berücksichtigt. Es können maximal zwei verschiedene KTG-Codes
gewählt werden.
4.1.4.8 BVG-Code
Der BVG-Abzug ist aufgrund der immensen Anzahl verschiedener BVG-Lösungen
standardmässig auf Fixbetrag gesetzt. Der korrekte Code ist aber weiterhin auch
für Fixbetrag-Abzüge zu erfassen. Er kann in Auswertungen benutzt werden.
Hinweis
Im Gegensatz zu den früheren Lohnversionen ist es neu möglich, Versicherungscodes während des Jahres umzustellen. Dadurch erscheint der Mitarbeiter auf der
entsprechenden Abrechnung PRO weiterer Codeumstellung ein weiteres Mal mit
der jeweiligen Periode. Es ist daher nicht mehr nötig, bei einer Code-Änderung den
Mitarbeiter per Datum austreten zu lassen und mit den entsprechenden Codes neu
zu erfassen.
52
KAPITEL 4. STAMMDATEN
4.1.5 Kinder
Abbildung 4.5: Mitarbeiter Kinder
Hier werden die erforderlichen Daten über die Kinder des Mitarbeiters, mit Namen,
Vornamen und Geburtsdatum aufgeführt. Unter Spalte Berechtigt bis wird das
Ende für die Zahlung der Kinderzulage festgehalten.
Kinder
4.1.6 Zulagen / Abzüge
Lohnzulagen und Lohnabzüge, wie z.B. Monatslohn, Stundenlohn, fixe Spesen,
AHV-Abzüge, ALV-Abzüge, usw. eines Mitarbeiters können in dieser Eingabemaske festgelegt werden.
Zulagen Abzüge
Pro Mitarbeiter können unbegrenzt viele Zulagen und unbegrenzt viele Abzüge
definiert werden.
Die Felder für Lohnausweise und Fibukonten sind auch in abgeschlossenen Jahren
noch mutierbar.
53
Hinweis
4.1. MITARBEITER
Abbildung 4.6: Mitarbeiter Zulagen + Abzüge
4.1.6.1 Zulagen
Zulagen
Die Schalter
Dialogfeld.
oder die rechte Maustaste im Zulagenfeld öffnet das
können Sie dem Mitarbeiter die Zulagen zuweisen. Wählen Sie die
Mit
entsprechenden Zulagen aus der Tabelle Stammdaten / Abzüge aus und ergänzen
Sie die erforderlichen Daten.
Betrag
Der Betrag wird benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit
”Fixbetrag” oder ”Prozent vom Fixbetrag” definiert wurde.
Menge
Die Menge wird benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit
”Menge * Ansatz” oder ”Menge * Ansatz * Faktor” definiert wurde.
Ansatz
Der Ansatz wird benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit
”Menge * Ansatz” oder ”Menge * Ansatz * Faktor” definiert wurde.
Faktor
Der Faktor wird benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit
”Menge * Ansatz * Faktor” definiert wurde.
Prozente
Die Prozente werden benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage
mit ”Prozent von Fixbetrag” definiert wurde.
54
KAPITEL 4. STAMMDATEN
Mit Zulagen als Standard speichern unter
können Sie alle zugewiesenen
Zulagen in einen Standard-Speicher laden. Dies hat den Vorteil, wenn Sie z.B. 30
Mitarbeiter erfassen müssen, welche mehr oder weniger dieselben Zulagen erhalten, diese einmal erfassen, in den Standard laden und bei jedem Mitarbeiter den
Standard mit Zulagen vom Standard laden hineinladen können.
Standard
speichern
Zulagen mit Stammdaten aktualisieren: Wenn Sie z.B. in den Zulagen oder in den
Abzügen Prozentsätze angepasst haben und diese nicht bei allen Mitarbeitern aktualisieren wollen, dann betätigen Sie diesen Befehlsschalter für jeden einzelnen
gewünschten Mitarbeiter. Wenn Sie hingegen alle Mitarbeiter ändern wollen, dann
betätigen Sie Befehlsschalter ”Mitarbeiterstamm aktualisieren” in den Stammdaten
/ Zulagen und in den Stammdaten / Abzügen.
Zulagen
aktualisieren
4.1.6.2 Abzüge
Abbildung 4.7: Mitarbeiter Abzüge
55
4.1. MITARBEITER
Der Schalter
Pflichtabzüge
einfügen
oder die rechte Maustaste im Zulagenfeld öffnet das Dialogfeld.
Mit Pflichtabzüge einfügen werden die Pflichtabzüge automatisch eingefügt.
• AHV-Abzug anhand des AHV-Codes
• AHV-Abzug für Rentner anhand des AHV-Codes
• ALV-Abzug anhand des ALV-Codes
• SUVA- bzw. NBU-Abzug anhand des SUVA-Codes
• etc.
Abzüge
Anlegen bzw. Zuweisen der Abzüge:
Mit
können Sie dem Mitarbeiter die Abzüge zuweisen. Wählen Sie die
entsprechenden Zulagen aus der Tabelle Stammdaten / Abzügen aus und ergänzen
Sie die erforderlichen Daten.
Betrag
Der Betrag wird benötigt, wenn die Abrechnungsart des ausgewählten Abzuges
mit ”Fixbetrag” oder ”Prozent vom Fixbetrag” definiert wurde.
Menge
Die Menge wird benötigt, wenn die Abrechnungsart des ausgewählten Abzuges mit
”Menge * Ansatz” oder ”Menge * Ansatz * Faktor” definiert wurde.
Ansatz
Der Ansatz wird benötigt, wenn die Abrechnungsart des ausgewählten Abzuges
mit ”Menge * Ansatz” oder ”Menge * Ansatz * Faktor” definiert wurde.
Faktor
Der Faktor wird benötigt, wenn die Abrechnungsart des ausgewählten Abzuges mit
”Menge * Ansatz * Faktor” definiert wurde.
Prozente
Die Prozente werden benötigt, wenn die Abrechnungsart des ausgewählten Abzuges
mit ”Prozent von Fixbetrag” definiert wurde.
Standard
speichern
Mit Abzüge als Standard speichern können Sie alle zugewiesenen Zulagen in einen
Standard-Speicher laden. Dies hat den Vorteil, wenn Sie z.B. 30 Mitarbeiter erfassen müssen, welche mehr oder weniger dieselben Abzüge erfahren, diese einmal
56
KAPITEL 4. STAMMDATEN
erfassen, in den Standard laden und bei jedem Mitarbeiter den Standard mit Abzüge vom Standard laden hineinladen können.
Abzüge mit Stammdaten aktualisieren: Wenn Sie z.B. in den Zulagen oder in den
Abzügen Prozentsätze angepasst haben und diese nicht bei allen Mitarbeitern aktualisieren wollen, dann betätigen Sie diesen Befehlsschalter für jeden einzelnen
gewünschten Mitarbeiter. Wenn Sie hingegen alle Mitarbeiter ändern wollen, dann
betätigen Sie Befehlsschalter ”Mitarbeiterstamm aktualisieren” in den Stammdaten
/ Zulagen und in den Stammdaten / Abzügen.
4.1.7 Kostenstellen/-träger
In der Eingabemaske ”Kostenstellen/-träger” in den Mitarbeiter-Stammdaten können Sie jede Lohnzulage und jeden Lohnabzug nach Kostenstellen aufteilen.
Abbildung 4.8: Kostenstellen/-träger
Unter Kostenstellen/-träger können Sie die entsprechenden Zulagen bzw. Abzüge
nach Prozenten und/oder Betrag aufteilen. Rechts neben den Grids sehen Sie jeweils den Betrag welcher gesamt zu verteilen ist, und den Restbetrag, welcher auf
die Kostenstelle ”Allgemein” gebucht wird.
4.1.8 Lohnausweis
Unter Stammdaten / Mitarbeiter / Lohnausweis erfassen Sie die entsprechenden
Leistungen.
57
Abzüge
aktualisieren
4.1. MITARBEITER
Hinweis
Felder für Lohnausweis und neuen Lohnausweis bleiben in abgeschlossenen Jahren mutierbar. Auch wenn sämtliche Monate abgeschlossen wurden, bleiben diese
Felder mutierbar, um allfällige nachträgliche Anpassungen für den Druck der Lohnausweise vornehmen zu können.
Abbildung 4.9: Lohnausweis
Mitarbeiter
Arbeitsort
Auswahl der Mitarbeiter mit
oder Eingabe der Mitarbeiternummer.
Eingabefeld für den Arbeitsort des Mitarbeiters. Diese Angabe ist bei Arbeitgebern
mit mehreren Betrieben oder Betriebsstätte erforderlich, damit die Steuerbehörde
beurteilen kann, ob und welche Abzüge für Fahrtkosten gerechtfertigt sind. Bei
Wechsel des Arbeitsortes im Laufe des Jahres ist der Arbeitsort am Ende der
bescheinigten Lohnperiode einzusetzen. In Betracht kommt nur der ständige Arbeitsort; wechselt der Arbeitsort häufig (z.B. bei einem Bauarbeiter), so ist er nicht
anzugeben.
Abteilung
Für das Lohnausweisformular 605.040.18 11 ist das Feld Abteilung fakultativ. Es
dient in erster Linie dem Arbeitgeber für das Aufteilen der Lohnausweise am Arbeitsplatz, erleichtert aber auch die Identifizierung bei Rückfragen.
Schichtarbeit
Die Schichtarbeit bildet einen Bestandteil des Lohnes und ist im Sinne von Ziffer 1 des Lohnausweises anzugeben. Geben Sie hier die Anzahl der Schicht- oder
Nachtarbeits-Tage, mit Hilfe eines Spin-Buttons, ein.
Die Bescheinigung der Schichttage ist Voraussetzung dafür, dass der Arbeitnehmer
in seiner Steuererklärung den Schichtarbeitsabzug vornehmen kann. Anzugeben
ist die Zahl der Tage mit durchgehender, mindestens achtstündiger Schicht- oder
Nachtarbeit.
Naturalleistungen
Mit dem Auswahlfeld Naturalleistungen Code geben Sie die entsprechenden Informationen zu Naturalleistungen ein.
58
KAPITEL 4. STAMMDATEN
Die für die Bewertung von Verpflegung und Unterkunft in der Regel massgebenden
Ansätze sind aus den Unterlagen der kantonalen Steuerverwaltung oder der Eidg.
Steuerverwaltung ersichtlich.
http://www.steuerkonferenz.ch/d/lohnausweis.htm
Hinweis
605.040.59d Merkblatt N2/2007 Naturalbezüge von Arbeitnehmenden
Geben Sie hier die Anzahl der Tage mit Lohnausfall ein. Diese sind nur anzugeben, wenn die entsprechenden Erwerbsausfallentschädigungen nicht durch den
Arbeitgeber ausbezahlt werden und deshalb nicht im Brutto des Lohnes enthalten
sind.
Lohnausfall
Hier können Sie den Trinkgelder Code des Mitarbeiters eingeben.
Trinkgelder Code
• Code A = vom Arbeitgeber ausbezahlt
• Code B = geschätzt
Bei Trinkgeldern gilt dieselbe Regelung wie bei der AHV. Trinkgelder müssen (nur)
dann angegeben werden, wenn sie einen wesentlichen Teil des Lohnes ausmachen.
Sie sind dann unter Ziffer 7. ”Andere Leistungen” des Lohnausweises aufzuführen.
Hinweis
Geben Sie hier die Anzahl der Reisetage ein.
Reisetage
Unter ”Andere Spesen” besteht ein Eingabefeld für weitere nicht speziell aufgeführte Spesen.
Andere Spesen
Das Feld ”Geschäftsauto” ist anzukreuzen, wenn dem Arbeitnehmer ein Geschäftsauto zur Verfügung steht. Siehe Definition in Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises ESTV. Durch Eingabe über Zulagen ist der effektive Wert anzugeben,
der dem Arbeitnehmer zufliesst, dadurch dass er einen Geschäftswagen auch privat
benutzen darf. Falls der Geschäftswagen, nicht privat, jedoch für den Arbeitsweg
benutzt werden kann, ist in allen Fällen im Lohnausweis das Feld F (unentgeltliche
Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort) anzukreuzen.
Geschäftsauto
Dieses Feld ist dann anzukreuzen, wenn dem Arbeitnehmer ein vom Arbeitgeber
bezahltes Abonnement zur Verfügung gestellt wird, ohne dass eine geschäftliche
Notwendigkeit besteht. Das Generalabonnement ist als Zulage zum Marktwert unter Ziffer 2.3 des Lohnausweises zu deklarieren. Die Vergütung eines Halbtaxabonnements muss nicht bescheinigt werden.
Abonnement
bezahlt
Das Feld unentgeltliche Beförderung (F) ist dann anzukreuzen, wenn dem Arbeitnehmer keine Kosten für den Arbeitsweg entstehen, durch
unentgeltliche
Beförderung (F)
• das zur Verfügungstellen eines Geschäftswagens, siehe auch Erklärung zu
Geschäftsauto
• Beförderung zum Arbeitsort mittels Sammeltransport
• Vergütung der effektiven Autokilometer
• das zur Verfügungstellen eines Generalabonnements
59
4.1. MITARBEITER
Beitrag an die
Kostenmahlzeiten
Alle Beiträge an die auswärtige Verpflegung am Arbeitsort (z.B. Mittagszulagen)
sind durch Ankreuzen zu kennzeichnen. Die Abgabe von Lunch-Checks ist bis zur
von der AHV festgelegten Limite (siehe Link AHV Lohnbeiträge) mit einem Kreuz
im Feld G des Lohnausweises zu deklarieren; darüber hinausgehende Beiträge sind
zusätzlich zum Lohn im Sinne von Ziffer 1 des Lohnausweises zu addieren.
Kantinen
Verpflegung
Für den Fall der Kantinenverpflegung ist Feld G des Lohnausweises zu aktivieren.
Einräumung von Bed.- und Ford.- rechten.
Die detaillierten Angaben hierzu finden Sie unter:
http:/www.steuerkonferenz.ch/d/lohnausweis.htm
605.04.18.1d Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung - Ziffer 13. Spesenvergütungen RZ 52
4.1.9 Neuer Lohnausweis
Neuer
Lohnausweis
Generell wurde der neue Lohnausweis hinzugefügt. Bis anhin konnten die zusätzlich zum alten Lohnausweis benötigten Felder (“Reise, Verpflegung. . . und Bemerkungen Zeile 15) für den neuen Lohnausweis hinterlegt werden. Unter Neuer
Lohnausweis wurden diverse Standard-Fälle vordefiniert.
Abbildung 4.10: neuer Lohnausweis
Wenn auf Neuer Lohnausweis geklickt wird, ändert sich die Ansicht auf Weitere
Angaben und es besteht die Möglichkeit weitere Angaben wie die Gehaltsnebenleistungen und Bemerkungen zu erfassen:
60
KAPITEL 4. STAMMDATEN
Abbildung 4.11: Gehaltsnebenleistungen
Diese werden im jährlichen Lohnausweis der entsprechenden Mitarbeiter auf den
Zeilen 14 und/oder 15 ausgegeben.
Vorgaben aus Mandant überschreiben
Das Aktivieren dieser Checkbox öffnet folgende Felder, welche individuell für diesen
Mitarbeiter angepasst werden können. Ansonsten bleiben diese ausgegraut und
werden aus Mandant / Einstellungen / Lohnausweis übernommen.
Abbildung 4.12: neuer Lohnausweis Vorgaben ersetzen
In diesen Eingabemasken haben Sie die Möglichkeit die Auszahlung des Lohnes
zu definieren und die restlichen Felder, welche Sie für den Lohnausweis Formular 605.040.18 Form. 11 benötigen, einzutragen. Jede Beschreibung enthält immer
noch einen Text auf dem Formular ”Kurzanleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises Formular 11”. Detaillierte Angaben zum neuen Lohnausweis finden Sie unter
Vorlagen / Hilfen / Ausfüllen neuer Lohnausweis oder unter den u.a. Links:
Lohnausweis
http://www.steuerkonferenz.ch/d/lohnausweis.htm.
Informationen
ESTV neuer
Lohnausweis
61
4.1. MITARBEITER
Lohnbeiträge an
AHV-IV-EO
Einstellungen
neuer
Lohnausweis
605.040.18.2d Kurzanleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises
605.040.18.1d Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung
Unter diesem Link sind die Eckdaten für die Deklaration der Lohnelemente aufgeführt.
http://ww.ahv.ch/Home-D/allgemeines/MEMENTOS/2.01_D.pdf
Lohnbeiträge an die AHV, die IV und die EO
Einstellungen neuer Lohnausweis
Das Feld ”Reise, Verpflegung, Übernachtung” (13.1.1) ist zu aktivieren, wenn u.a.
folgende Vorgaben eingehalten werden:
• Übernachtungsspesen werden gegen Beleg zurückerstattet
• Die Höhe der effektiven Spesenvergütung für Mittag oder Abendessen entspricht in der Regel einem Wert von maximal CHF 35.– bzw. die Pauschale
für eine Hauptmahlzeit beträgt maximal CHF 30.–.
• Kundeneinladungen usw. werden ordnungsgemäss gegen Originalquittung
abgerechnet
• Die Benutzung öffentlicher Transportmittel (Bahn, Flugzeug, usw.) erfolgt
gegen Beleg
• Für die geschäftliche Benutzung des Privatwagens werden maximal 70 Rappen pro Kilometer vergütet.
• Kleinspesen werden, soweit möglich, gegen Beleg oder in Form einer Tagespauschale von maximal CHF 20.– vergütet.
Bemerkungen
Zeile 15
Die detaillierten bzw. aktuellen Angaben hierzu finden Sie unter:
http:www.steuerkonferenz.ch/d/lohnausweis
605.040.18.1d Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung
Ziffer 13. Spesenvergütung ERZ 52
Unter Ziffer 15 sind alle zusätzlichen Angaben zu machen, die nicht in einem der
anderen Felder eingetragen werden. Die detaillierten Angaben hierzu finden Sie
unter
http:www.steuerkonferenz.ch/d/lohnausweis.htm
605.040.18.1d Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung
Ziffer 13. Spesenvergütung RZ 63 - 71
4.1.10 Statistik
Unter Stammdaten / Mitarbeiter / Statistik, werden auf Grund der MandantenEinstellungen folgende Werte der Seite Optionen übernommen:
62
KAPITEL 4. STAMMDATEN
• Checkbox “Mitarbeiter relevant für BFS Statistik“ aktiv, wenn in Mandant
aktiv
• Anzahl Lektionen oder Stunden der wöchentlichen Arbeitszeit
Abbildung 4.13: Lohndetails Statistik
Folgende vorgegebenen Statistik-Werte gilt es abzufüllen:
• Zuteilung (<kein> Praktikant oder Lehrling )
• Aufenthaltsart
• Ausbildung
• Anforderungsniveau
• Stellung im Beruf
• effektive Tätigkeit
• wöchentliche Arbeitszeit (Art “Lektionen“ oder “Stunden“)
• Lohnform
Diese Daten werden rein zu statistischen Zwecken vom Bundesamt für Statistik
(BFS) zur Lohnstrukturerhebung benötigt. Lediglich im Zahlenfeld “wöchentl. Arbeitszeit“ kann ein dynamischer Wert erfasst werden. Die anderen Felder sind mittels der vorgegebenen Werte aus dem entsprechenden Drop-Down-Menü auszuwählen.
63
4.1. MITARBEITER
4.1.11 Historie
Abbildung 4.14: Lohndetails History
Informationsmaske
Lohndetails
Hier können Sie die Informationen über die geleisteten Zahlungen an einzelne Mitarbeiter im SelectLine Lohn nachschlagen.
4.1.12 Text
Abbildung 4.15: Text pro Mitarbeiter
64
KAPITEL 4. STAMMDATEN
Indiv.
Bemerkungen pro
Mitarbeiter
Individuelle Bemerkungen zum einzelnen Mitarbeiter inklusive Bild.
4.1.13 Journal - Notizen
Abbildung 4.16: Notizen pro Mitarbeiter
Eingabe von Aufgaben und Notizen mit der Möglichkeit der terminlichen Wiedervorlage und Überwachung pro Mitarbeiter.
4.2 Lohnarten
4.2.1 Allgemeines / Änderungen in Zulagen / Abzügen
Die Felder für den Lohnausweis und die Fibukonten sind auch nach einem Jahresabschluss weiterhin mutierbar.
4.2.1.1 Neues 4-stelliges Nummernsystem
Die im VKMU mitgelieferten Zulagen und Abzüge wurden mit dem Zulagenstamm
aus swissdec aktualisiert. Dabei handelt es sich um eine 4-stellige Nummerierung.
Sie können aber nach wie vor mit Ihren bisherigen 3-stelligen Nummern operieren.
Bei der Eröffnung eines neuen Mandanten haben Sie diese vorkonfigurierten Zulagen direkt zur Verfügung. Sollte es sich um keinen neuen Mandanten handeln,
werden die bisherigen Zulagen übernommen. Dies gilt auch für die individuell angepassten Zulagen einzelner Mitarbeiter.
65
Notizen pro
Mitarbeiter
4.2. LOHNARTEN
Obwohl swissdec einen einheitlichen Lohnstamm bestehend aus Zulagen UND
Abzügen vorsieht und empfiehlt, entschieden wir uns - schon aus Rücksicht auf die
langjährigen AnwenderInnen - das bestehende getrennte System beizubehalten.
4.2.1.2 swissdec-Zulagen- und Abzugsstamm in bestehendem Mandanten
Falls Sie in Ihren aktuellen Mandanten ebenfalls den 4-stelligen, von swissdec
vorgegebenen Zulagen- und Abzugsstamm oder Teile davon, integrieren möchten,
können Sie wie folgt vorgehen:
• Nachfolgend erwähnte Dateien aus VKMU (Vorlagemandant) exportieren
und in aktuellen Mandanten importieren, was die bestehenden Zulagen, Abzüge und Basen ergänzt!
• Nachfolgend erwähnte Dateien im Explorer vom VKMU in bestehenden
Mandant kopieren, was die bestehenden Zulagen, Abzüge und Basen ersetzt!
Folgende Dateien sind zu kopieren bzw. exportieren/importieren:
• ZULAGEN.DB
• ABZUEGE.DB
• BASEN.DB
• ZULBASEN.DB
4.2.1.3 Gesperrte Zulagen/Abzüge nach erstmaliger Verwendung
Sobald Zulagen und Abzüge in einem Abrechnungslauf eingesetzt wurden, werden
diese im Stamm gesperrt und sind dadurch unveränderbar! Wünschen Sie eine
Anpassung bereits verwendeten (und somit gesperrten) Zulagen bzw. Abzüge sind
diese als neu zu erfassen.
Einzig die folgenden Felder für die Lohnausweisziffer und Fibuexport dürfen und
können nachträglich mutiert werden:
• Bruttolohnbestandteil
• Feld
• Neuer Lohnausweis auf Feld
66
KAPITEL 4. STAMMDATEN
• Soll / Steuer
• Haben
• Fibuexport deaktivieren
4.2.1.4 Prozent von Basis bei Sozialversicherungs-Abzügen entfernt
Des Weiteren wurde bei den Sozialversicherungs-Abzügen, bei denen im Mandanten die Prozentwerte definiert werden, die Eingabemöglichkeit entfernt. D. h. bei
prozentualen Abzügen, die nicht in den Mandanten-Einstellungen geregelt werden,
ist diese Eingabe nach wie vor möglich.
4.2.1.5 Lohnstrukturerhebung Statistik Betrag und Statistik Menge,
Abrechnungsassistent
• Zulagen
• Abzüge
Nebst dem Mandanten und den Mitarbeitern, müssen auch in den jeweiligen Zulagen und Abzügen Zuweisungen für das Bundesamt für Statistik (BFS) vorgenommen werden. Dafür wurden in beiden Dialogen ein neuer Bereich “Lohnstrukturerhebung“ eingebaut, bei denen mit dem Schalter
auf ein Drop-Down-Menü,
bestehend aus vorgegebenen Lohnarten-Definitionen, zugegriffen und zugeordnet
werden können.
67
4.2. LOHNARTEN
Hierbei ist bei allen Zulagen mit dem Typ
• Fixbetrag
• Prozent von Fixbetrag
eine Zuweisung für den Statistik Betrag möglich. Bei Zulagen vom Typ
• Menge * Ansatz
• Menge * Ansatz * FaktorSteuer
steht zusätzlich das Feld “Statistik Menge“ zur Verfügung. DSteueries überträgt
das Total der Mengen von allen Zulagen mit einem Wert im Feld “Statistik Menge“
pro Abrechnungslauf in das XML, um die total geleisteten Mengen (z. B. Stunden)
zusätzlich zum Bruttolohn pro Mitarbeiter zu deklarieren! Angewendet wird dies
z. B. bei Mitarbeitern im Stundenlohn, da einerseits der Bruttolohn als solches und
andererseits auch die total geleisteten Stunden pro Jahr gemeldet werden müssen.
Abbildung 4.17: Statistik Menge
68
KAPITEL 4. STAMMDATEN
Mitarbeiter XY arbeitet im Monat Januar 100 Stunden zum Ansatz von CHF
30.00. Ins XML würde nun als Statistik Betrag CHF 3‘000.00 und als Statistik
Menge 100 übertragen werden. Dies wird natürlich auf das ganze Jahr aufsummiert.
Die Einstellung des Statistik Betrages steht Ihnen auch in den Abzügen zur Verfügung.
Soll eine Zulage oder Abzug nicht in die Statistik übernommen werden, so kann
bewerkstelligt werden.
dies mit dem Wert
Wichtige Information:
Auch diese Werte können nach erstmaliger Verwendung NICHT mehr geändert
werden, da bereits Einträge ins XML erfolgten!
Beispiel
4.2.2 Zulagen
Definieren Sie unter Stammdaten / Lohnarten / Zulagen Ihre Lohnzulagen. Die
Anzahl der Lohnzulagen ist unbegrenzt.
Abbildung 4.18: Lohnzulagen
Eingabe der Lohn-Zulagen-Nummer. Wenn Sie eine neue Zulage erstellen, schlägt
69
Lohnzulagen
4.2. LOHNARTEN
Ihnen das Programm hier die nächst höhere Nummer vor.
Daten für
Abrechnungsart
Fixbetrag
Die Gruppe Daten für Abrechnungsart wird automatisch angepasst durch eine Änderung der Abrechnungsart.
Die Zulage wird mit einem Fixbetrag definiert, z.B. dem Bruttolohn.
Menge * Ansatz
Die Zulage wird mit einer Menge * einem Ansatz definiert, z.B. Kinderzulage = 2
Kinder * CHF 150.–
Menge * Ansatz
* Faktor
Die Zulage wird mit einer Menge * einem Ansatz * einem Faktor definiert.
Kumulieren auf
Basis
Weisen Sie hier die Kumulations-Basen der Lohnzulage zu.
Die Prozent von Fixbetrag Zulage wird mit einem Prozentsatz von einem Fixbetrag
definiert, z.B. bei der Umsatzbeteiligung 2 % von 1’000’000.–
Abbildung 4.19: Kumulieren auf Basis
Beispiel
Die Lohnzulage 100 = Lohn & Gehalt gehört folgenden Kumulationsbasen an:
1. AHV-Basis
2. ALV-Basis
3. UVG-Basis
4. BVG-Basis
5. UVGZ
6. Quellensteuer
7. KTG-BasisSteuer
8. ALVZ-Basis
9. Alle oben (ohne Quellensteuer) als AG-Beitrag
70
KAPITEL 4. STAMMDATEN
4.2.2.1 Daten für die Abrechnungsarten
Geben Sie hier den Fix-Betrag der Lohnzulage als Vorschlagswert ein. Beispiel:
Gehalt, Bruttolohn, etc.
Fixbetrag
Zusätzlich erscheint hier das Kontrollkästchen ”Beschäfigungsgrad aktiv”. Ist dieses Kästchen aktiviert, dann wird der Fixbetrag anhand des Beschäftigungsgrades angepasst. D.h. wenn der Fixbetrag 4’000.– und der Beschäftigungsgrad in
den Stammdaten Mitarbeiter / Adresse 50 beträgt, dann wird der Betrag bei der
Lohnabrechnung um 50% gekürzt.
Beschäftigungsgrad
aktiv
Geben Sie hier die Menge und den Ansatz der Lohnzulage als Vorschlagswert ein.
Beispiel: Kinderzulage. Ansatz = 2 (2 Kinder), Menge = 150 (CHF 150.–)
Menge * Ansatz
Zusätzlich erscheint hier das Kontrollkästchen ”Menge = IST-Arbeitszeit”. Ist dieses Kästchen aktiviert, d.h. mit einem Häkchen versehen, dann wird die Menge mit
der Anzahl Stunden der eingegebenen IST-Zeit verrechnet.
71
4.2. LOHNARTEN
Menge * Ansatz
* Faktor
Geben Sie die Menge, den Ansatz und den Faktor der Lohnzulage als Vorschlagswert ein.
Zusätzlich erscheint hier das Kontrollkästchen ”Menge = IST-Arbeitszeit”. Ist dieses Kästchen aktiviert, d.h. mit einem Häkchen versehen, dann wird die Menge mit
der Anzahl Stunden der eingegebenen IST-Zeit verrechnet.
Steuer
Prozent von
Fixbetrag
Geben Sie hier den Prozentsatz und den Betrag der Lohnzulage als Vorschlagswert
ein. Beispiel: Umsatzbeteiligung 2% von 1’000’000.–
Zusätzlich erscheint hier das Kontrollkästchen ”Beschäftigungsgrad aktiv”. Ist dieses Kästchen aktiviert, dann wird der Fixbetrag anhand des Beschäftigungsgrades angepasst., d.h. wenn der Fixbetrag 4’000.– und der Beschäftigungsgrad in
den Stammdaten Mitarbeiter / Adresse 50 beträgt, dann wird der Betrag bei der
Lohnabrechnung um 50% gekürzt.
4.2.2.2 weitere Eingaben
AbrechnungsMonate
Kreuzen Sie hier je Zulagenart an, in welchen Monaten die Zulage aktiv sein soll
und somit berücksichtigt wird. Beispiel: Für den Brutto Lohn muss Jan. - Dez.
72
KAPITEL 4. STAMMDATEN
angekreuzt werden. Für den 13. Monatslohn bzw. andere Zulagen muss der jeweilige
Monat angekreuzt werden.
Bruttolohnbestandteil aktiviert, dann ist diese Lohnzulage Bestandteil des Bruttolohns. Dieses Feld ist ausschlaggebend für den Lohnausweis. Unter Neuer Lohnausweis auf Feld kennzeichnen Sie in welchem Feld des Lohnausweises diese Zulage
ausgewiesen werden soll.
Angaben für den
Lohnausweis
Wählen Sie hier die relevanten Daten für die Lohnstatistik aus.
Lohnstruktur
Erhebung
Bei nein erfolgt keine Pro-Rata Berechnung, auch wenn ein Mitarbeiter unter dem
Monat eingetreten ist, muss dies von Hand berechnet werden.
Wenn ein Mitarbeiter unter dem Monat eingetreten ist, dann wird bei aktivem
Schalter, der Lohn Pro-Rata temporis berechnet. Beispiel: Herr Müller tritt am
15. Januar 13 in die Firma ein und erhält einen Bruttolohn von CHF 4’000.–.
Somit berechnet das Programm automatisch den Lohn für den halben Monat.
Monat
Wenn ein Mitarbeiter unter dem Jahr eingetreten ist, dann wird bei aktivem Schalter, der 13. Monatslohn Pro Rata temporis berechnet.
Jahr
Bei aktivem Schalter wird die Zulage immer gedruckt, auch wenn der Betrag Null
ist.
Nullbeträge
drucken
Sobald eine Berechnungsgrundlage, wie z.B. Basis vorhanden ist, wird diese auf
der Lohnabrechnung mit ausgedruckt.
BerechnungsGrundlage
angeben
Beispiel:
Berechnungsgrundlage angeben:
Umsatzbeteiligung 100’000 2 % 2’000
Berechnungsgrundlage nicht angeben:
Umsatzbeteiligung 2 % 2’000
Quellensteuer
pflichtig
Kennzeichnen Sie hier quellensteuerpflichtige Zulagen.
Hier geben Sie die Fibukonten ein. Ist das Feld
nur diese Zulage nicht in die Fibu exportiert.
aktiviert, wird
Fibukonten
Definieren Sie unter Mitarbeiter / Lohnarten / Abzüge Ihre Lohnabzüge. Die Anzahl der Lohnabzüge ist unbegrenzt.
Lohnabzüge
4.2.3 Abzüge
73
4.2. LOHNARTEN
Abbildung 4.20: Lohnabzüge
Geben Sie unter Abzug und Bezeichnung die entsprechenden Daten ein.
AG-Abzug
Diese Position ist zu aktivieren, falls es sich hier um einen Abzug handelt, der
durch den Arbeitgeber zu tragen ist.
Höchstbetrag pro
Monat
Geben Sie hier den Höchstbetrag des jeweiligen Lohnabzuges pro Monat ein. Beispiel: Zur Zeit für die ALV 10’500.00
Freibetrag pro
Monat
Geben Sie hier den Freibetrag des jeweiligen Lohnabzuges pro Monat ein. Beispiel:
Zur Zeit für die AHV Rentner 1’400.00
Gruppe Abrechnungsart der Abzüge
Fixbetrag
Der Abzug wird mit einem Fixbetrag definiert, z.B. Pensionskasse.
74
KAPITEL 4. STAMMDATEN
Der Abzug wird mit einer Menge * einem Ansatz definiert.
Menge * Ansatz
Der Abzug wird mit einer Menge * einem Ansatz * einem Faktor definiert.
Menge * Ansatz
* Faktor
Der Abzug wird mit einem Prozentsatz vom Fixbetrag definiert.
Prozent von
Fixbetrag
Der Abzug wird mit einem Prozentsatz von einer Basis definiert z.B. AHV 5.05 %
von der AHV-Basis.
Prozent von
Basis
Der Abzug wird mit einem Prozentsatz von einer Basis definiert z.B. AHV 5.05 %
von der AHV-Basis.
Prozent von
Basis (BVG)
Der Abzug wird mit dem aktivieren dieses Punktes als Quellensteuer gekennzeichnet.
Quellensteuer
Der Abzug wird mit einem Fixbetrag versehen.
Fixbetrag (BVG)
Daten für die Abrechnungsart
Geben Sie hier den Fix-Betrag des Lohnabzuges als Vorschlagswert ein.
Fixbetrag
Geben Sie hier die Menge und den Ansatz des Lohnabzuges ein.
Menge * Ansatz
Geben Sie hier die Menge, den Ansatz und den Faktor des Lohnabzuges ein.
Menge * Ansatz
* Faktor
Geben Sie hier den Prozentsatz und den Betrag des Lohnabzuges als Vorschlagswert
ein.
Prozent von
Fixbetrag
Geben Sie hier den Prozentsatz und die Basis des Lohnabzuges als Vorschlagswert
ein.
Prozent von
Basis
Geben Sie hier den Prozentsatz und die Basis des Lohnabzuges als Vorschlagswert
ein.
Prozent von
Basis (BVG)
Zusätzlich erscheint hier das Kontrollkästchen ”kumuliert Basis”. Ist das Kästchen
aktiviert, heisst dies, dies ist der Basen-typische Abzug.
Kumuliert Basis
Der Abzug wird nur gekennzeichnet, keine weiteren Eingaben.
Quellensteuer
Der Abzug wird mit einem Fixbetrag versehen.
Fixbetrag (BVG)
Beispiel:
75
4.2. LOHNARTEN
Abbildung 4.21: Abzüge Abrechnungsart AHV
Abzug AHV: Daten der Abrechnungsart Prozent 5.05 und Basis AHV. Der Lohnabzug AHV ist der basentypische Abzug. Dieser Abzug wird auf die AHV-Basis
kumuliert. Anhand des AHV-Codes wird dieser Abzug geprüft. Wenn der AHVAbzug 1 ist, dann muss ein Abzug auf der AHV-Basis und mit dem aktiven Kontrollkästchen dem entsprechenden Mitarbeiter zugewiesen sein. Dem Mitarbeiter
darf aber nur eine von diesen Abzügen pro Abrechnung zugewiesen sein.
AbrechnungsMonate
Fibukonten
Kreuzen Sie hier an, für welche Monate der Abzug aktiviert sein soll und somit
berücksichtigt wird.
Hier geben Sie die Fibukonten ein. Ist das Feld
nur dieser Abzug nicht in die Fibu exportiert.
aktiviert, wird
Angaben für
Lohnausweis
Kennzeichnen Sie hier, in welchem Feld des alten Lohnausweises dieser ausgewiesen
werden soll.
Neuer
Lohnausweis auf
Feld
Kennzeichnen Sie hier, in welchem Feld des Lohnausweises dieser Abzug ausgewiesen werden soll.
http://www.steuerkonferenz.ch
605.040.18.1d Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung.
Lohnstruktur
Erhebung
Wählen Sie hier die relevanten Daten für die Lohnstrukturstatistik aus.
76
KAPITEL 4. STAMMDATEN
4.2.4 AG-Abzugsgruppen
Abbildung 4.22: AG Abzugsgruppen
Definieren Sie unter Stammdaten / Lohnarten / AG-Abzugsgruppen die durch den
Arbeitgeber abzuführenden Abzüge.
4.3 Konstanten
4.3.1 Kantone / Kinderzulagen
Unter Stammdaten / Konstanten / Kantone/Kinderzulagen erfassen Sie für die
jeweiligen Kantone die entsprechenden Kinderzulagen.
77
Kinderzulagen
4.3. KONSTANTEN
Abbildung 4.23: Kinderzulagen
4.3.2 Mitarbeitergruppen
Mitarbeiter
Gruppen
Hier Stammdaten / Konstanten / Mitarbeitergruppen erfassen Sie die Mitarbeitergruppen für Ihre Firma.
Abbildung 4.24: Mitarbeitergruppen
Diese Daten sind vor allem für interne Statistiken und Kostenrechnungen von Vorteil.
78
KAPITEL 4. STAMMDATEN
4.3.3 Personengruppen
Es wurde bereits auf die Zusammensetzung des Versicherungscodes hingewiesen.
Auf Grund dieser Anforderung wurden im Swissdec-Lohn nun neu das Feld Personengruppen implementiert.
Abbildung 4.25: Personengruppen
Diese Unterteilungen sind vor allem im Bezug auf Auswertungen und Lohnmeldungen erforderlich. Die Personengruppen unterscheiden sich je nach Versicherer
und werden von diesen entsprechend bekanntgegeben.
Bei der Personengruppe handelt es sich um eine Unterteilung der Versicherung in
verschiedene Funktionsstufen. Ein Beispiel aus der Praxis könnte wie folgt aussehen:
• Personengruppe A:
übrige Angestellte
• Personengruppe B:
Geschäftsleitung
Die Personengruppen können unter Stammdaten / Personengruppen erfasst und
verwaltet werden.
4.3.4 Kumulationsbasen
Erfassen Sie unter Stammdaten / Konstanten / Kumulationsbasen die entsprechenden Daten.
79
Personengruppe
4.3. KONSTANTEN
Abbildung 4.26: Kumulationsbasen
KumulationBasen
Definieren Sie hier die neuen Kumulationsbasen , wobei die bereits im Programm
enthaltenen Ihre Bedürfnisse vollumfänglich abdecken müssten.
4.3.5 Bemerkungen Lohnausweis
Bemerkungen
Lohnausweis
Stammdaten / Konstanten / Bemerkungen Lohnausweis
Abbildung 4.27: Bemerkungen Lohnausweis
80
KAPITEL 4. STAMMDATEN
Bemerkungen zu neuem Lohnausweis gemäss Wegleitung zum neuen Lohnausweis
Ziffer 15. Diese Daten können dann unter Stammdaten / Mitarbeiter / Lohnausweis bzw. Neuer Lohnausweis / weitere Angaben unter Bemerkungen Zeile 15 den
einzelnen Mitarbeitern zugewiesen werden.
4.3.6 Weitere
Unter Stammdaten / Konstanten / Weitere können Formate, Etiketten und Schriften definiert bzw. ausgewählt werden.
Abbildung 4.28: Konstanten weitere
Details hierzu entnehmen Sie bitte dem SelectLine Systemhandbuch.
4.4 Zahlungsverkehr
4.4.1 Banken
Unter Stammdaten / Zahlungsverkehr / Banken erfassen Sie die von Ihnen benötigten Banken.
81
4.4. ZAHLUNGSVERKEHR
Abbildung 4.29: Banken
Erfassen Sie hier die entsprechenden Daten Ihrer Banken.
Auslandsbank
SEPA
Dieses Feld hat nur auf das Modul DTA Auswirkung. Sobald dieses Feld gekennzeichnet ist, heisst dies, dass diese Bank eine Auslandsbank ist. Für das DTA muss
dann ein anderer Record erstellt werden. Beispiel: Wenn Sie einem Mitarbeiter
den Lohn auf eine ausländische Bank bezahlen, dann müssen Sie diese Bank hier
erfassen und dieses Feld aktivieren.
Sepa (Single Euro Payments Area) bezeichnet einen einheitlichen Euro-Zahlungsraum
und die Schweiz.
4.4.2 Interne Bankbezüge / Kassen
Erfassen Sie Interne Banken / Kassen unter Stammdaten / Zahlungsverkehr /
Bankbezüge die entsprechenden Daten bzw. Institute und Einrichtungen.
82
KAPITEL 4. STAMMDATEN
Abbildung 4.30: Interne Banken
In den Bankbezügen verwalten Sie die Bankverbindungen und Kassen Ihres Mandanten.
• Nummer
Die Nummer ist der zweistellige Datensatzschlüssel der Bankbezüge.
• Typ
Bank bezieht sich auf Finanzkonten bei einer Bank. Es ist eine Bankverbindung zu hinterlegen.
Kasse bezieht sich auf Kassenkonten für Barzahlungen.
• FIBU-Konto
Dieses Konto ist das Finanzkonto gegen das die Zahlungsein- und -ausgänge
gebucht werden.
• Währung
Bankbezüge können in beliebiger Währung geführt werden.
• Bank
Kontonummer, Inhaber und Bank aus Bankverzeichnis eingeben
• IBAN
International Bank Account Number eingeben
• BIC (SWIFT)
Bank Identifications-Code eingeben
• E-Banking Vertragsnummer
E-Banking Vertragsnummer Number eingeben
83
4.4. ZAHLUNGSVERKEHR
4.4.3 Kontoinhaber
Unter Stammdaten / Zahlungsverkehr / Kontoinhaber erfassen Sie die entsprechenden Daten.
Abbildung 4.31: Kontoinhaber
Kontoinhaber
Der Konto-Inhaber wird für die Lohnauszahlung benötigt. Das entsprechende Konto wird dem Mitarbeiter unter Mitarbeiter / Allgemein / Lohnauszahlung zugewiesen. Dieser Datensatz wird ebenfalls benötigt, wenn ein Teil des Lohnes an Dritte
ausbezahlt wird. Unter Mitarbeiter / Allgemein / Zahlungen an Dritte, wird dann
das entsprechende Konto dem Mitarbeiter zugewiesen.
84
5 Abrechnen
5.1 Lohnläufe
5.1.1 Abrechnungsassistent
Nachdem Sie Ihren Mandanten eingerichtet haben und sämtliche Stammdaten angepasst und erfasst haben, können Sie nun den Lohnlauf durchführen, d.h. die
Mitarbeiter abrechnen.
Unter Abrechnen / Lohnläufe / Abrechnungsassistent finden Sie hier die geeignete
Unterstützung.
Abbildung 5.1: Abrechnungsassistent
Hierzu öffnen Sie den Abrechnungsassistenten.
Assistent
5.1.1.1 Abrechnungsinformationen
Erste Information unter Abrechnungsinformationen der zu bearbeitende Abrechnungsmonat.
85
Informationen
5.1. LOHNLÄUFE
5.1.1.2 Verarbeitungsoptionen
Nachzahlungen verarbeiten
Um eine Nachzahlung zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:
• Checkbox ”Nachzahlungen verarbeiten” aktivieren
• die Beschreibung ändert nun von ”1. Lohnabrechnung. . . ” zu ”Korrekturabrechnung” und kann bei Bedarf noch individuell geändert werden
• danach Schalter betätigen
Beachten Sie, dass der gesamte Bereich ”Welche Mitarbeiter sollen abgerechnet
werden” ausgegraut wird und automatisch der Radiobutton der Option ”Mitarbeiter wählen” gesetzt wird.
Mit gehen
Sie in die nächste Seite.
Erfassungsmaske für Ferien und Zeit anzeigen
Falls Sie diese Position aktiviert haben, müssen Sie nun bei jedem Mitarbeiter die
Ist-Arbeitszeit und die bezogenen Ferientage eintragen.
Nullabrechnungen beim Druck Ausblenden
Bei aktiviertem Button erfolgt kein Ausdruck, bei Abrechnungen mit 0 Wert.
5.1.1.3 Welche Mitarbeiter sollen abgerechnet werden
Mitarbeiter
Auswahl
Sie haben hier die Möglichkeit die Mitarbeiterdaten aus dem Mitarbeiterstamm zu
laden und abzurechnen. Hierfür können Sie folgende Auswahl treffen.
86
KAPITEL 5. ABRECHNEN
Markieren Sie die gewünschte Auswahl.
Abbildung 5.2: Mitarbeiterdaten anpassen
Durch klicken auf die Nummer oder den Namen des Mitarbeiters können Sie jeden einzelnen Mitarbeiter durchblättern und die entsprechenden Daten mutieren.
Wenn Sie in den bereits geladenen Mitarbeiterdaten Änderungen vornehmen, dann
werden diese Änderungen nicht im Mitarbeiterstamm nachgeführt. Diese Änderungen gelten nur für dem Monat, in dem die Mitarbeiterdaten geladen sind. Somit
können Sie z.B. Lohnabzüge, Lohnzulagen und evtl. die Lohncodes pro Lohnlauf
ändern.
Wenn Sie Position Erfassungsmaske für Ferien und Zeit anzeigen aktiviert haben, müssen Sie nun bei jedem Mitarbeiter die Ist-Arbeitszeit und die bezogenen
Ferientage eingetragen.
87
Mitarbeiterdaten
anpassen
5.1. LOHNLÄUFE
Eingabe
Arbeitszeit und
Ferienkontrolle
Bei Stundenlöhnern müssen Sie hier die Stunden eingeben.
Zulagen Abzüge
nur für Abrechnungsmonat
Wenn Sie bei einem Mitarbeiter ”Zulagen” und ”Abzüge” ändern möchten und
diese Änderungen nur für diesen einen Abrechnungsmonat zählen, dann müssen
Sie diese Änderungen in der Karteikarte Zulagen/Abzüge durchführen.
Abbildung 5.3: Zulagen / Abzüge
Lohnabrechnung
drucken
Lohnabrechnung
beenden oder
überarbeiten
Fahren Sie fort mit
, können Sie mit
die Lohnabrechnung
der Mitarbeiter oder mit
die Lohnarten-Rekapitulation der Mitarbeiter am Bildschirm kontrollieren oder ausgedruckt überprüfen.
Verlassen Sie den Abrechnungsassistenten mit
ohne den Lauf der Lohnabrechnung abzuschliessen. Sie können diese Lohnabrechnung nachträglich nochmals
bearbeiten. Starten Sie einfach den Abrechnungsassistenten neu, um die betreffende
Lohnabrechnung nochmals zu bearbeiten.
88
KAPITEL 5. ABRECHNEN
Abbildung 5.4: Abrechnung fertigstellen
Mit
kann der Lohnabrechnungslauf abgeschlossen werden. Die Daten können jetzt nicht mehr bearbeitet werden.
Abbildung 5.5: Lohnabrechnung / Lohnjournal
Die Lohnabrechnung pro Mitarbeiter oder das gesamte Lohnjournal können mit
dieser Maske des Abrechnungsassistenten unter Lohnläufe / Abrechnungshistorie
nochmals ausgedruckt werden
89
Lohnabrechnung
Lohnjournal
ausdrucken
5.1. LOHNLÄUFE
Abbildung 5.6: Nachträgliche Korrektur
Nachträgliche
Korrektur
Der letzte Lauf einer Lohnabrechnung kann bearbeitet oder gelöscht werden, falls
der Monat noch nicht abgeschlossen wurde. Es können einzelne Mitarbeiter mit
dem Schalter
gelöscht und neu abgerechnet werden.
5.1.2 Nachzahlung
5.1.2.1 Allgemeine Informationen
Hierbei handelt es sich um ein neues Feature der swissdec Version. Die Nachzahlung ermöglicht es, eine Zahlung für einen Mitarbeiter auszuführen, welcher
gemäss den Stammdaten bereits ausgetreten ist. Nachzahlungen können zu einem
beliebigen Zeitpunkt (Abrechnungsmonat) erstellt werden, erfordern aber einen eigenen Lohnlauf pro Nachzahlung eines Mitarbeiters. Es ist nicht möglich, einen
Mitarbeiter mit einer Nachzahlung in einen konventionellen Lohnlauf zu integrieren, auch für einen einzigen Mitarbeiter bedarf es eines separaten Lohnlaufs. In
der Skalierung ”Standard” kann pro Monat pro Mitarbeiter eine Nachzahlung erfasst und abgerechnet werden (Ausnahme: Dezember mit drei Läufen). Ab der
Skalierung ”Gold” können pro Monat mehrere Nachzahlungen pro Mitarbeiter erfasst und abgerechnet werden. In der Nachzahlung sind selbstverständlich auch die
entsprechenden Höchst- und Freigrenzen berücksichtigt.
Nachzahlungen werden im Abrechnungsassistenten unter Verarbeitungsoptionen ”Nachzahlungen verarbeiten” ausgewählt und die Bearbeitung gestartet..
90
KAPITEL 5. ABRECHNEN
Abbildung 5.7: Nachzahlung nur einer
5.1.2.2 Berechnungsinformationen
Die Nachzahlung erfolgt mit den zuletzt verwendeten Basen des Mitarbeiters (vor
seinem Austritt). Ist der Mitarbeiter im Vorjahr ausgetreten, verhält sich die Basenkumulierung gleich, wie wenn der Mitarbeiter in einem neuen Lauf des Vorjahres abgerechnet wird. Die Basen werden in so einem Fall mit denen des Vorjahres
kumuliert.
5.1.2.3 Systematik
Von der Systematik her unterscheidet sich grundsätzlich die Nachzahlung nicht von
den konventionellen Lohnzahlungen, ausser dass die Selektion für die Mitarbeiterauswahl eingeschränkt wird.
5.1.2.4 Ablauf Nachzahlung
Start Abrechnungsassistent
91
5.1. LOHNLÄUFE
Abbildung 5.8: Abrechnungsassistent Nachzahlung
Um eine Nachzahlung zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:
• Checkbox “Nachzahlungen verarbeiten“ aktivieren (1.)
• die Beschreibung ändert nun von “1. Lohnabrechnung. . . “ zu “Korrekturabrechnung“ und kann bei Bedarf noch individuell geändert werden (2.)
• danach Schalter
betätigen
Beachten Sie, dass der gesamte Bereich “Welche Mitarbeiter sollen abgerechnet
werden“ ausgegraut wird und automatisch der Button der Option “Mitarbeiter
wählen“ gesetzt wird.
Auswahl ausgetretene MitarbeiterInnen
92
KAPITEL 5. ABRECHNEN
Abbildung 5.9: Auswahl Mitarbeiter
Auf Grund der vorgegebenen Funktion “Mitarbeiter wählen“, öffnet sich das herkömmliche Auswahlfenster in welchem aber nur Mitarbeiter erscheinen, welche mit
einem Austrittsdatum versehen sind.
Abbildung 5.10: Austrittsdatum
Mit den Pfeilsymbolen können einzelne Mitarbeiter hinzugefügt
betätigen.
entfernt werden . Danach den Schalter
oder wieder
Mutation der Zulagen/Abzüge
93
5.1. LOHNLÄUFE
Abbildung 5.11: Mutation Zulagen
Wie im Printscreen ersichtlich, wird nun für die Abrechnung ein weiterer bzw.
nächster unbenutzter Abrechnungsmonat des letzten Abrechnungsjahres verwendet.
• Sollten die Lohndaten soweit stimmen, könnte mit dem Schalter
Nachzahlungsprozedur abgeschlossen werden.
die
• In der Praxis werden allerdings meist oft spezielle oder abweichende Zulagen
und allenfalls auch Abzüge verwendet und können so mit
in den
bereits bekannten Bearbeitungsmodus gewechselt werden
Abbildung 5.12: Nachträgliche Mutation
• Nachdem die Lohndaten mutiert wurden, kann auch hier
den.
Fertigstellung Nachzahlung
94
betätigt wer-
KAPITEL 5. ABRECHNEN
Abbildung 5.13: Nachzahlung fertigstellen
Nun kann mit dem Schalter
Abrechnungsassistent beendet werden.
die Nachzahlung abgeschlossen und der
“Bereinigung“ Mitarbeiterstamm/Mitarbeiter löschen
Oft werden und wurden per Anfang Jahr Mitarbeiter, die in der Zwischenzeit ausgetreten sind, aus dem Mitarbeiterstamm gelöscht, da sie jetzt keine Bewegungen
mehr aufweisen. Bedenken Sie, dass diese für Nachzahlungen auch nicht mehr zur
Verfügung stehen würden.
5.1.3 Abrechnungshistory
Unter Abrechnen / Lohnläufe / Abrechnungshistory erhalten Sie eine Aufstellung
der Mitarbeiter und können pro Mitarbeiter die Grunddaten - Zulagen/Abzüge und
die AG-Abzüge feststellen.
95
5.1. LOHNLÄUFE
Abbildung 5.14: Abrechnungshistory
5.1.4 Abrechnungsbeginn
Abrechnungs
beginn
Unter Abrechnen / Lohnläufe / Abrechnungsbeginn können Sie beim Start den
Beginn der Abrechnungen festlegen. Sind bereits Abrechnungen vorhanden, kann
der Startmonat nicht mehr verändert werden.
Abbildung 5.15: Abrechnungsbeginn
5.1.5 Monat abschliessen
Abrechnungs
Monat
Unter Abrechnen / Lohnläufe / Monat abschliessen schliessen Sie den betroffenen
Monat ab.
96
KAPITEL 5. ABRECHNEN
Abbildung 5.16: Abrechnungsmonat
5.2 Jahreswechsel
5.2.1 Neues Abrechnungsjahr
Mit Applikationsmenü / Wartung / Lohnbuchhaltung / Neues Abrechnungsjahr
vollziehen Sie den Jahreswechsel.
Abbildung 5.17: Jahreswechsel
5.2.2 Elektronisches Lohnmeldeverfahren (ELM) und XML
Das ”Elektronische Lohnmeldeverfahren” ist unter Schnittstellen zu finden. Es bietet die Möglichkeit, die üblichen jährlichen Daten (wie beispielsweise die AHVAuswertung) bequem per Upload-Funktion auszuführen, die dann durch den Distributor den entsprechenden Versicherer oder die Institutionen (Lohndatenempfänger) zustellt werden. Wichtig zu wissen ist, dass die zu übermittelnden Lohndaten
beim Distributor selbst nirgendwo gespeichert werden.
97
5.2. JAHRESWECHSEL
Abbildung 5.18: ELM
Um die Funktionen des ”elektronischen Lohnmeldeverfahrens” nutzen zu können,
müssen die ”.Net-Komponenten” von Microsoft auf dem Rechner installiert sein.
Diese können kostenlos von der Microsoft Homepage heruntergeladen werden.
Windows 7 hat bereits das ”.Net Framework 3.5 SP1” vorinstalliert.
Beachten Sie, dass bei gewissen Versicherungen die jährlichen Abrechnungen und
Nachweise nach wie vor auf dem konventionellen Papierweg eingereicht werden
müssen.
Eine aktuelle Liste der Lohndatenempfänger ist jeweils ersichtlich unter:
http://www.swissdec.ch/lohndatenempfaenger.htm
Hinweis
Wichtige Information zur Logik ELM , XML und ViewGen
Durch swissdec werden neu sämtliche für das ELM und die Jahresendverarbeitung
notwendigen Daten in ein XML gespeichert. Dieses bildet die Basis für
• Jahresauswertungen per ViewGen
• elektronische Lohnausweise
• Elektronisches Lohnmeldeverfahren
Somit werden die später erläuterten Auswertungen wie AHV, UVG etc. ebenfalls
auf Basis dieses XML mittels des Tools ViewGen erstellt. Somit ist ELM nicht
zwingend mit ViewGen gleichzusetzen!
ViewGen-Meldung “Interface nicht unterstützt“
Eine solche Meldung kann beim ELM und bei den Auswertungen über ViewGen
im Netzbetrieb auftreten. Hierbei fehlt entweder eine lokale ViewGen-Installation
oder diese ist veraltet. Abhilfe schafft einfach eine erneute lokale Installation die
aber wie in 3.1 erwähnt nicht gestartet und konfiguriert werden muss.
5.2.2.1 Support ELM und ViewGen durch swissdec
Für Fragen zu technischen Auskünften und Fehlermeldungen beim ELM, ViewGen
und ELM-History wenden Sie sich direkt an die swissdec.
98
KAPITEL 5. ABRECHNEN
5.2.2.2 Kurzablauf
Ein Ablauf des ELM sieht in Kürze wie folgt aus:
• elektronische Lohnmeldung per PIV oder EIV
• im Falle von PIV Historie Lohnmeldung öffnen
• Komplettierung durchführen
Ein Beispiel einer solchen Lohndatenübermittlung (Showcase) befindet sich auf der
Webseite der swissdec:
http://www.swissdec.ch/informationsmittel/multimedia.htm
5.2.2.3 Elektronische Lohnmeldung (Transmitter)
Abbildung 5.19: Lohnmeldung
Die Maske die sich hierbei für die elektronische Lohnmeldung öffnet nennt sich
auch “Transmitter“. Darin können auf der Seite “Optionen“ folgende Daten nach
Wunsch ausgewählt und übermittelt werden:
99
5.2. JAHRESWECHSEL
• Mitarbeiter in einer festgelegten Sortierung
• Versicherer
• kantonale Steuerverwaltung
• Bundesamt für Statistik
• Familienausgleichskassen
Abbildung 5.20: Details
Die Seite Details beinhaltet diverse Einstellungen über die Signatur und Verbindung sowie dazugehörige Testmöglichkeiten.
5.2.2.4 Zertifikate installieren
Abbildung 5.21: Testzertifikat installieren
Bevor die elektronische Lohnmeldung erfolgen kann, muss mit dem Schalter
das Zertifikat installiert werden.
100
KAPITEL 5. ABRECHNEN
5.2.2.5 Mitarbeiter
Abbildung 5.22: Mitarbeiter
Standardmässig werden sämtliche Mitarbeiter markiert und nach Mitarbeiternummer sortiert. Danach können folgende Auswahlen und Sortierungen getroffen werden:
• Sortierung mit Mausklick auf Tabellentitel nach Mitarbeiter Name, Vorname, Mitarbeitergruppen.
Bei aufsteigender Sortierung wird der entsprechende Tabellentitel vorgängig
mit einem “<“
gekennzeichnet und bei absteigender Sortierung mit
einem “>“
• Mehrfachauswahl mit [Ctrl]
• Bereichsauswahl mit [Shift]
5.2.2.6 Ersatzmeldung
Abbildung 5.23: Ersatzmeldung
Sollte nach einer bereits erfolgten Meldung ein Fehler festgestellt werden, der somit eine Korrektur mit sich bringt, kann dies über die sogenannte Ersatzmeldung
erfolgen. Mit dem Schalter kann auf die komplette Historie der Meldungen zugegriffen und die entsprechende ausgewählt mit dem Schalter
erneut gesendet
werden.
101
5.2. JAHRESWECHSEL
5.2.2.7 Versicherer
Abbildung 5.24: Versicherer
Hier können die gewünschten Versicherer angewählt werden, an die die elektronische Lohnmeldung erfolgen soll. Beachten Sie, dass mit Ihren Versicherungen
vorgängig die Teilnahme am ELM geklärt sein muss und ggf. Vertragsänderungen/Anpassungen mit sich bringt.
5.2.2.8 Steuer und Statistik
Abbildung 5.25: Steuer und Statistik
Sollte die Steuerverwaltung Ihres Kantons ebenfalls am ELM teilnehmen, so kann
dies ebenfalls für die Übermittlung berücksichtigt werden. Für das Bundesamt
für Statistik können die statistischen Daten elektronisch anstelle des bisherigen
Formulars übermittelt werden.
5.2.2.9 Option
Abbildung 5.26: Option
102
KAPITEL 5. ABRECHNEN
Bevor die Daten nun definitiv übermittelt werden können, muss Klarheit über das
Verfahren bestehen.
Für die Übermittlung stehen zwei Verfahren zur Auswahl:
• PIV (Prozessintegriertes Verfahren)
• EIV (Export-/Import-Verfahren)
Beim PIV sendet SelectLine Lohn die Daten auf direktem Weg online zum Lohndatenempfänger. Wenn der entsprechende Lohndatenempfänger nicht über diese
Technologie verfügt, kann mittels EIV offline eine Datei erstellt und danach über
den vereinbarten Kommunikationsweg übermittelt werden. Durch Aktivierung der
Checkbox Testfall können die Daten zuerst als Test gesandt werden.
Mit dem Schalter
werden.
kann nun die elektronische Lohnmeldung gestartet
5.2.2.10 Details
Abbildung 5.27: Details
Auf der Seite Details steht im Bereich ”Details” die Funktion der Sicherheitsstufe
und der Adresse des Endpunktes (itServe) zur Verfügung. Diese wird von uns
vorgegeben, kann aber im Bedarfsfalle auch selbst angepasst werden. Folgende
drei Sicherheitsstufen sind möglich:
• keine
• signiert
• signiert und verschlüsselt
Mit dem Schalter
kann der Standard wieder hergestellt werden.
103
5.2. JAHRESWECHSEL
5.2.2.11 Ping
Abbildung 5.28: Ping
Mit der Funktion Ping kann auf herkömmliche Art und Weise die Verbindung zum
Endpunkt getestet werden.
5.2.2.12 Interoperabilität
Abbildung 5.29: Interoperabilität
Der Interoperabilitätstest dient dazu, die zu übermittelnden Daten auf die Richtigkeit von verwendeten Sonderzeichen zu prüfen. Der Test kann mit dem Schalter
gestartet werden.
104
KAPITEL 5. ABRECHNEN
5.2.3 Historie Lohnmeldungen
Abbildung 5.30: Historie Lohnmeldung
Diese Historie ist nicht mit dem normalen Historie-Modus zu verwechseln, sondern
erfüllt zwei Zwecke:
• Informative Auflistung der getätigten elektronischen Lohnmeldungen
• Komplettierungsverfahren
• Statusinformation
• Verarbeitungsdetails
• Plausibilitäts-Status
5.2.3.1 Komplettierung durchführen
Nachdem eine elektronische Lohnmeldung durchgeführt wurde, erfolgt vom Lohndatenempfänger ein Rückbestätigungs-Prozess. Hierbei wird von diesem eine Rückmeldung mittels zugestellten Zugangsdaten per Mail verlangt, die aus dieser Maske
ausgeführt werden muss.
Dazu sind folgende Daten notwendig:
• Url
105
5.3. ELEKTRONISCHER ZAHLUNGSVERKEHR
• Schlüssel
• Passwort
• Gültigkeit
Mit dem Schalter
den.
kann der Prozess der ELM abgeschlossen wer-
5.3 Elektronischer Zahlungsverkehr
5.3.1 Datenträgeraustausch
Datenträger
Austausch
Dieses Menü finden Sie unter Abrechnen / Elektronischer Zahlungsverkehr / Datenträgeraustausch.
Abbildung 5.31: Datenträgeraustausch
Zusatz Modul
ACHTUNG! Der Datenträgeraustausch - DTA ist ein Modul der Lohnbuchhaltung,
es ist nicht im Standard enthalten. Bitte kontaktieren Sie Ihren Fachhändler oder
den Softwarehersteller, um dieses Modul zu erwerben.
DTA Datei
erstellen
Mit
können Sie die DTA-Datei erstellen lassen. Klicken Sie auf das DiskettenSymbol und die Erstellung läuft. Die DTA-Datei kann entweder auf einem Datenträger (z.B. Diskette) Ihrer Bank oder per Post geschickt werden oder via Telebanking / VTX übermittelt werden. Mit
können Sie das DTA-Protokoll erstellen.
Dieses Protokoll muss dem Datenträger beigelegt werden.
Kasse/Bank
Wie beim Vergütungsauftrag müssen Sie pro Bank, von welcher Sie die Löhne
Ihrer Mitarbeiter bezahlen, eine Datei erstellen. Wählen Sie hier die entsprechende
106
KAPITEL 5. ABRECHNEN
Auszahlungsstelle. Wenn Sie mit mehreren Banken Ihre Löhne bezahlen, dann
müssen Sie mehrere Disketten erstellen.
Eingabefeld für Ihre Absender-ID für das DTA. Diese Identifikation haben Sie von
Ihrer Bank oder von Ihrer Post erhalten.
Absender-ID
Geben Sie hier das Zielverzeichnis und/oder das Laufwerk an, in welches die DTADatei gespeichert werden soll.
Sicherungspfad
5.3.2 Vergütungsauftrag
Abbildung 5.32: Auszahlungsliste
Unter Abrechnen / Elektronischer Zahlungsverkehr / Vergütungsauftrag definieren Sie die Auszahlung pro Monat, Lauf, Mitarbeitergruppe und Kasse/Bank mit
Valutadatum. Die Auszahlungsliste kann sofort ausgedruckt oder vorgängig am
Bildschirm kontrolliert werden.
Vergütungsauftrag
Ausgabe
Möglichkeiten
107
5.4. HISTORIE
Abbildung 5.33: Ausgabemöglichkeiten
5.4 Historie
5.4.1 Historie starten
Für die swissdec-Zertifizierung ist es notwendig, dass sämtliche Mutationen (auch
bei Stammdaten) nachvollzogen werden können. Wir verwenden deshalb einen
Historie-Modus, der in Form von Datensicherungen abgebildet wird. D.h. jeder abgeschlossene Lauf wird als separate Datensicherung gespeichert und kann mit Historie starten in den Lese-Modus zurückgeladen wird. Die Historie wird Mandantenabhängig gespeichert und mit gesichert. Die Historie dient auch dazu, Auswertungen per gewünschten Monat/Lauf erstellen zu lassen. Vor allem die Auswertungen,
die aus ViewGen erzeugt werden, beinhalten immer sämtliche abgerechneten Monate und Läufe. Beachten Sie, dass sich durch die Historie die Datensicherung
entsprechend vergrössert!
Abbildung 5.34: Historie starten
In der Swissdec Version wird nach jedem Lohnlauf eine automatische Datensicherung durchgeführt, welche dazu dient eine Historie sämtlicher Läufe aufzubauen.
108
KAPITEL 5. ABRECHNEN
Auf die Historie kann man wie folgt zugreifen: Abrechnen / Historie / Historie
starten
Abbildung 5.35: Auswahlmöglichkeit
Die Historie bietet folgende drei Auswahlmöglichkeiten:
• Jahr
• Monat und
• Abrechnungslauf.
Während man sich in einen Lauf der Historie befindet, werden sämtliche Funktionen des Lohnes blockiert bis man den Lauf verlässt. Es ist nicht möglich einen
Lohnlauf in der Historie zu verändern.
5.4.2 Anzeige Historie Modus
Zwei Merkmale identifizieren die aktive Historie.
5.4.2.1 Statuszeile
Abbildung 5.36: Statuszeile
In der Statuszeile unten rechts ist einerseits in roter Farbe und andererseits die
Mandantenbezeichnung “Historie“ ersichtlich.
109
5.4. HISTORIE
5.4.2.2 Bildschirmhinweis
Abbildung 5.37: Bildschirmhinweis
Zusätzlich steht während dieser Zeit auf der Grundmaske von SelectLine der
Zusatz “Historie aktiviert!“.
5.4.3 Historie beenden
Abbildung 5.38: Historie beenden
Um die Historie zu verlassen, benutzen Sie den nun aktiven Schalter “Historie
beenden“ und befinden sich nun im herkömmlichen Modus.
110
6 Auswertungen
6.1 Scheine
Nach Wahl einer entsprechenden Auswertung öffnet sich ein Bereichsdialog, in dem
Sie in Abhängigkeit von der gewählten Auswertung verschiedene Auswertungskriterien festlegen können.
Inhalt und Form der jeweiligen Auswertung können Sie mit Hilfe des Formulareditors Ihren eigenen Wünschen anpassen.
Wenn Sie alle Einstellungen getroffen haben, können Sie Ihre Auswertung drucken.
Im Druckdialog wählen Sie das Ausgabeziel, die Nummerierung und die Anzahl
der Kopien.
Abbildung 6.1: Menü Auswertungen
Sortierung der Mitarbeiter
Für gewisse Auswertungen besteht eine Sortierung gemäss Swissdec-Norm. Es
werden zuerst alle ohne AHV-Nummer / Soz.Vers.-Nummer alphabetisch aufgelistet, und erst dann alle mit AHV-Nummer in alphabetischer Reihenfolge.
Kein Excel-Export möglich
In der Bildschirm-Ansicht in der Symbolleiste fehlt das zum SelectLine-Standard
gehörende Icon
, welches die entsprechende Auswertung komfortabel für Excel aufbereitet. Da swissdec keine Layout-Anpassungsmöglichkeit erlaubt, ist der
Excel-Export unterbunden.
Bearbeitung System Druckvorlagen
Mit Swissdec Lohn können nicht mehr alle Druckvorlagen bearbeitet werden. Die
Swissdec gesperrten erkennen Sie an der Bezeichnung (System-swissdec).
111
6.1. SCHEINE
Abbildung 6.2: Swissdec Druckvorlagen
Sollte dies trotzdem versucht werden erfolgt eine Fehlermeldung.
Abbildung 6.3: swissdec Fehlermeldung
Wichtige Information betr. Logik ViewGen und Style Sheets
Hinweis
Wichtig zu wissen ist, dass diese Auswertungen weder überarbeitet noch geändert
werden können. D. h. sollte das ELM nicht zur Anwendung gelangen, müssen die
Jahresauswertungen in dieser Form, wie vorgegeben, erstellt und eingereicht werden. Die Basis bildet dazu ebenfalls das besagte XML und ein vorgegebenes Style
Sheet erstellt die Auswertungen in Papierform.
6.1.1 BVG-Jahresabrechnung
Die Daten für das BVG werden unter Auswertungen / Scheine / BVG-Jahresabrechnung
aufbereitet und auf einer separaten Liste ausgedruckt.
112
KAPITEL 6. AUSWERTUNGEN
Abbildung 6.4: BVG-Jahresabrechnung
6.1.2 ViewGen
Folgende Auswertungen sind unter Auswertungen / Scheine / ViewGen abrufbar.
Abbildung 6.5: ViewGen
Standardmässig werden sämtliche Mitarbeiter markiert und nach Mitarbeiternummer sortiert. Danach können folgende Auswahlen und Sortierungen getroffen werden:
• Sortierung mit Mausklick auf Tabellentitel nach
– Mitarbeiter
– Name
– Vorname
113
6.1. SCHEINE
– Mitarbeitergruppen.
Bei aufsteigender Sortierung wird der entsprechende Tabellentitel vorgängig mit einem „<“
gekennzeichnet und bei absteigender
Sortierung mit einem „>“
• Mehrfachauswahl mit [Ctrl]
• Bereichsauswahl mit [Shift]
6.1.2.1 Lohnausweis per ViewGen
Der „Lohnausweis per ViewGen“ basiert auf einer von swissdec konzeptionierten Technologie, welche mittels einem Generator zulässt, den Lohnausweis auf elektronischem Weg an die Steuerbehörden zu übermitteln. Voraussetzung
ist natürlich, dass die Steuerbehörden dies entgegennehmen und verarbeiten können.
Auch diese Steuerbehörden gelten als Lohndatenempfänger und sind auf der obenerwähnten swissdec-Seite ersichtlich.
Abbildung 6.6: ViewGen Lohnausweis
Standardmässig werden sämtliche Mitarbeiter markiert und nach Mitarbeiternummer sortiert. Danach können folgende Auswahlen und Sortierungen getroffen werden:
114
KAPITEL 6. AUSWERTUNGEN
• Sortierung mit Mausklick auf Tabellentitel nach Mitarbeiter Name, Vorname, Mitarbeitergruppen.
Bei aufsteigender Sortierung wird der entsprechende Tabellentitel vorgängig
mit einem „<“
gekennzeichnet und bei absteigender Sortierung mit einem „>“
• Mehrfachauswahl mit [Ctrl]
• Bereichsauswahl mit [Shift]
6.1.2.2 AHV Jahresabrechnung
Unter Auswertungen / Scheine / ViewGen / AHV Jahresauswertung erstellen
Sie die AHV-Jahresabrechnung. Die AHV-Lohnbescheinigung muss Ende Jahr der
AHV abgegeben werden und ist eine ”Pflichtliste”. Die AHV- Lohnbescheinigung
muss in Ihrem Betrieb aufbewahrt werden.
Pflichtliste
Die AHV-Lohnbescheinigung besteht aus drei Teilen:
Der in der AHV-Lohnbescheinigung aufgeführte AHV-Lohn wird von den AHVAusgleichskassen auf die individuellen Konten (IK) der versicherten Personen verbucht und ist für die Beitragserhebung sowie für die Versicherungsleistungen massgebend.
Die Versicherten sind nach Versicherten-Nummer geordnet (aufsteigend) aufzuführen. Fehlt die Versicherten Nummer, so ist das Geburtsdatum anzugeben.
Hinweis
Bei jedem Versicherten sind Beginn und Ende der Beschäftigungszeit innerhalb
des laufenden Jahres anzugeben. Bei einem Versicherten mit mehreren Beschäftigungsperioden im gleichen Kalenderjahr sind diese mit dem AHV- und ALV-Lohn
auszudrucken.
Beschäftigungs
Perioden
Es ist das Erstellungsdatum anzugeben und genügend Platz für die Unterschrift
vorzusehen.
6.1.2.3 AHV Frei Jahresauswertung Personen
Nicht AHV-pflichtige Löhne und Personen (z.B. Jugendliche) bzw. Lohnbestandteile (z.B. Freibetrag von AHV-Rentnern) sind auf einer separaten Liste auszudrucken.
115
6.1. SCHEINE
Abbildung 6.7: AHV-Jahresabrechnung
6.1.2.4 KTG Jahresabrechnung
Die Daten für das KTG werden unter Auswertungen / Scheine / View Gen / KTG
Jahresauswertung aufbereitet und auf einer separaten Liste ausgedruckt.
Abbildung 6.8: KTG-Jahresabrechnung
6.1.2.5 UVG Jahresauswertung (SUVA)
Die UVG-Jahresabrechnung muss Ende des Jahres der SUVA abgegeben werden
und ist eine ”Pflichtliste”. Die SUVA-Jahresabrechnung muss in Ihrem Betrieb
aufbewahrt werden.
116
KAPITEL 6. AUSWERTUNGEN
Die Jahresabrechnung ist wie folgt zu gestalten:
Die Mitarbeiter sind in alphabetischer Reihenfolge aufzulisten, können aber für
interne Zwecke wie nachfolgend dargestellt werden.
Abbildung 6.9: SUVA-Jahresabrechnung
6.1.2.6 UVGZ Jahresabrechnung
Die Daten für das UVGZ werden unter Auswertungen / Scheine / ViewGen /
UVGZ-Jahresrechnung aufbereitet und versendet.
Abbildung 6.10: UVGZ-Jahresabrechnung
117
alphabetische
Reihenfolge
6.2. JOURNAL
6.1.2.7 FAK Jahresabrechnung
Die Daten für das FAK (Familienausgleichskasse) werden unter Auswertungen /
Scheine / ViewGen / FAK-Jahresrechnung aufbereitet und versendet.
Abbildung 6.11: FAK-Jahresabrechnung
6.2 Journal
6.2.1 Lohnjournal
Journal erstellen
Bei jeder Lohnverarbeitung ist ein Protokoll in Form eines Journals zu erstellen. Sie
erhalten dieses unter Auswertungen / Journal / Lohnjournal erstellen. Dieses dient
zur Beurteilung der Vollständigkeit. Bei einem allfälligen Datenverlust können die
verlorenen Daten mit Hilfe des Journals rekonstruiert werden.
Die bisherigen Nummerierungen (6.1, 6.2, 6.3) waren für die damalige SUVAZertifizierung massgebend. Neu werden diese nicht mehr benötigt und sämtliche
Journale finden sich im Bereich „Lohnjournal“.
118
KAPITEL 6. AUSWERTUNGEN
Abbildung 6.12: Auswahl Lohnjournal
6.2.1.1 Lohnjournal mit Bruttolohn und Basen
Bei dieser Journalart müssen die individuellen Lohnabrechnungen oder persönlichen Jahreslohnkonti ausgedruckt und aufbewahrt werden.
Zusätzlich ist pro Zahltag eine Lohnarten-Rekapitulation mit allen verwendeten
Lohnarten auszudrucken. Die Lohnarten-Rekapitulation enthält neben dem Brutto Lohn auch alle Basen und die entsprechenden fiktiven Lohnarten, worin die
Lohnanteile nicht AHV-pflichtiger Personen ausgewiesen sind.
6.2.1.2 Lohnabrechnungen
Im Gegensatz zum Lohnjournal mit Brutto Lohn und Basen sind die einzelnen
Lohnarten und Abzüge im Journal aufgeführt.
Als letzte Seite ist pro Zahltag eine Lohnarten-Rekapitulation mit allen verwendeten Lohnarten auszudrucken.
6.2.1.3 Lohnabrechnung total
Diese Abrechnung entspricht dem Lohnjournal aber es enthält nur die kumulativen
Daten.
6.2.1.4 Lohnabrechnung kum
Im Gegensatz zum Lohnjournal mit Brutto Lohn und Basen sind die einzelnen
Lohnarten und Abzüge im Journal aufgeführt.
Als letzte Seite ist pro Zahltag eine Lohnarten-Rekapitulation mit allen verwendeten Lohnarten auszudrucken.
119
6.2. JOURNAL
6.2.1.5 Lohnabrechnung-Rekapitulation Monat
Diese Abrechnung entspricht dem Lohnjournal aber es enthält nur das Kumulativ
pro Monat.
6.2.1.6 Lohnabrechnung-Rekapitulation Jahr
Diese Abrechnung entspricht dem Lohnjournal aber es enthält nur das Kumulativ
pro Jahr.
6.2.1.7 Lohnkonto mit Total Firma
Diese Abrechnung enthält das totale Lohnkonto pro Mitarbeiter pro Jahr.
6.2.2 Stammdaten Firma / Mandant
Die bisherige Auswertung ”Firmenblatt” wurde zu Stammdaten Firma/Mandant
umbenannt und gibt per Knopfdruck sämtliche Einstellungen des Mandanten (Firmenstamm) aus.
Abbildung 6.13: Standardabzüge Firma
120
KAPITEL 6. AUSWERTUNGEN
6.2.3 Lohnabrechnungen
Unter Auswertungen / Journal / Lohnabrechnungen können Sie Lohnabrechnungen
• für den gewünschten Zeitraum (Monat), und die
• gewünschten Mitarbeiter,
sortiert nach Mitarbeiternummer, Name oder Vorname,
auf- oder absteigend erstellen.
6.2.4 Grafik Bruttolohn Jahresausgleich
Auf Wunsch und nach Bearbeitung mit
die entsprechende Grafik.
erhalten Sie
Abbildung 6.14: Grafik Bruttolohn
6.2.5 Quellensteuer Monat - Quellensteuer Rekapitulation
Unter Auswertungen / Journal / Quellensteuer Monat oder Quellensteuer Rekapitulation können die entsprechenden Informationen pro Mitarbeiter aufgerufen
werden.
121
6.3. SONSTIGE
6.3 Sonstige
6.3.1 Listen
Hier unter Auswertungen / Sonstige / Listen können Sie diverse Informationslisten
aufrufen, am Bildschirm betrachten, ausdrucken, usw.
Die Auswahlmöglichkeiten sind:
Abbildung 6.15: Listen diverse
6.3.2 Buchungsliste
Die in den Lohnaufzeichnungen enthaltenen Beträge müssen in der Finanzbuchhaltung ersichtlich und leicht überprüfbar sein. Die Buchungsliste ist so zu gestalten,
dass die Übernahme von der Lohn- in die Finanzbuchhaltung nachvollzogen werden
kann.
122
KAPITEL 6. AUSWERTUNGEN
Abbildung 6.16: Buchungsliste
6.3.3 Personalstamm
Unter Auswertungen / Sonstige / Personalstamm können Sie die Stammdaten der
Mitarbeiter ausdrucken.
6.4 Fehlerprotokolle
Unter Auswertungen / Fehlerprotokolle wird ein Fehlerprotokoll erstellt.
123
6.4. FEHLERPROTOKOLLE
124
7 Eigene Daten
Für Informationen zu den Daten unter Eigene Daten / Makroassistent und Maskeneditor usw. konsultieren Sie bitte das SelectLine Systemhandbuch.
Abbildung 7.1: Menü Eigene Daten
125
126
8 Schnittstellen
Unter Schnittstellen / Assistenten finden Sie die verschiedenen Möglichkeiten über
den Import und/oder Export bestimmter Dateien.
8.1 Elektronisches Lohnmeldeverfahren (ELM) und XML
Das ”Elektronische Lohnmeldeverfahren” ist unter Schnittstellen zu finden. Es bietet die Möglichkeit, die üblichen jährlichen Daten (wie beispielsweise die AHVAuswertung) bequem per Upload-Funktion auszuführen, die dann durch den Distributor den entsprechenden Versicherer oder die Institutionen (Lohndatenempfänger) zustellt werden. Wichtig zu wissen ist, dass die zu übermittelnden Lohndaten
beim Distributor selbst nirgendwo gespeichert werden.
Abbildung 8.1: ELM
Die nähere Beschreibung hierzu finden Sie im Kapitel Lohnberechnung / Abrechnen
in diesem Handbuch.
8.2 Schnittstellen / Assistenten
Die weiteren Details hierzu entnehmen Sie bitte dem SelectLine Systemhandbuch.
127
8.2. SCHNITTSTELLEN / ASSISTENTEN
128
9 Spezialfälle
9.1 ALV-Beitrag
http://www.ahv.ch
Auf dieser Homepage können Sie die gültigen Daten für die AHV und ALV nachlesen.
9.1.1 Höhe der Beiträge
Stand per 01.01.2014
Bis zur Grenze von 126’000.– CHF beträgt der Beitragssatz an die ALV 2.2 % des
massgebenden Jahreslohnes. Für Lohnanteile über 126’000.– CHF beträgt der Beitragssatz an die ALV 1 % des massgebenden Jahreslohnes (nach oben unbegrenzt).
Die Abstufung der Beitragshöhe gilt für jedes einzelne Arbeitsverhältnis.
Monatlicher Höchstbetrag 10’500.– CHF.
AHV-pflichtiger Bruttolohn
ALV-Abzug von
Total ALV-Abzug
10’500.00
2%
15’000.00
210.00
210.00
Abbildung 9.1: Abzüge ALV
129
AHV +
ALV-Beitrag
9.2. KURZARBEIT
9.2 Kurzarbeit
Die Problematik bei der Kurzarbeit liegt im zu 80% ausbezahlten Bruttolohn,
wobei aber die Abzüge auf einem 100%igem Lohn basieren.
Abbildung 9.2: Einstellungen Kurzarbeit
Lösung
Dieses Problem lösen wir mit einer speziellen Zulage in unserem Mustermandanten. Dies ist die Zulagen-Nummer 800 ”Kurzarbeitsabzug”. Diese Zulage hat eine
Abrechnungsart ”Prozent vom Fixbetrag”. In unserem Beispiel von 80% auszuzahlendem Lohn müssen Sie die Gruppe ”Daten für Abrechnungsart” wie folgt
ausfüllen:
Prozent
Betrag
130
-20 %
Brutto-Lohn des jeweiligen Mitarbeiters
KAPITEL 9. SPEZIALFÄLLE
9.3 Stundenlöhner
Für Stundenlöhner haben wir im Mustermandanten die Zulagen-Nummer 101 ”Stundenlohn” eingerichtet.
Mitarbeiter mit Stundenlohn haben meist kein fixes Ferienguthaben in Tagen oder
Stunden, sondern die Berechnung des Ferienguthabens erfolgt in Prozenten der
geleisteten Stunden und wird ausbezahlt.
Ferienauszahlung
Abbildung 9.3: Stundenlohn
Um dies zu berechnen, haben wir in unserem Mustermandanten die Zulage FGZ
”Ferienzulage für Stundenlöhner”.
Auf die Zulagen-Nummer 101 erfassen wir 100 Stunden zu einem Stundensatz von
35.00. Zusätzlich erfassen wir auf die Zulagen-Nummer FGZ einen Faktor von 8.33
% für die Ferienabzüge.
131
Abrechnungsbeispiel
Stundenlöhner
9.3. STUNDENLÖHNER
Abbildung 9.4: Abrechnung Stundenlöhner
132
10 Lizenz und Gewährleistung
SelectLine ist ein eingetragenes Warenzeichen der SelectLine Software AG.
Alle Rechte sind vorbehalten. Das Handbuch und die gelieferte Software sind urheberrechtlich geschützt. Die Herstellung von Programmkopien ist unzulässig und
strafbar. Lediglich die Herstellung einer Sicherungskopie für den persönlichen Gebrauch ist zulässig. Weitere Programmkopien oder Vervielfältigungen sind nicht
zulässig. Zusätzliche Handbücher können gegen eine Schutzgebühr zzgl. Versandkosten nachbestellt werden. Verstösse gegen das Urheberrecht oder gegen die nachfolgenden Nutzungsbedingungen können straf- und zivilrechtlich verfolgt werden.
Gegenstand des Vertrages zwischen dem Programmautor und dem Anwender ist
das auf dem Datenträger (CD) aufgezeichnete Computerprogramm - im Folgenden Software genannt - sowie das dazugehörige Handbuch. Eigentum erwirbt der
Anwender nur an dem körperlichen Datenträger und an dem Handbuch. An der
Software erwirbt der Anwender eine Lizenz zur nicht ausschliesslichen Benutzung
gegen Zahlung einer Lizenzgebühr gemäss gesonderter Vereinbarung mit der SelectLine Software AG.
Die im Lizenzpapier definierte maximale Anzahl von Nutzern erhält die Möglichkeit
des zeitgleichen Zugriffs (”concurrend user”) auf das erworbene Programm. Eine
namentliche Lizenzierung jedes Arbeitsplatzes (”named user”) erfolgt nicht. Die
Software darf weder geändert, angepasst, noch übersetzt werden. Das Vermieten
und Verleihen der Software, des Handbuchs oder von Teilen davon, ist dem Anwender nicht gestattet. Die SelectLine-Software gewährleistet, dass der Datenträger
zum Zeitpunkt der Übergabe physikalisch fehlerfrei ist. Die Garantie beträgt sechs
Monate. Sollte der Datenträger fehlerhaft sein, wird dieser nach Rücksendung unverzüglich gegen einen fehlerfreien Datenträger ausgetauscht.
Wir weisen jedoch gleichfalls darauf hin, dass es nach dem Stand der Technik nicht
möglich ist, Computersoftware so zu erstellen, dass sie in allen Anwendungen und
Kombinationen fehlerfrei arbeitet. Der Lizenznehmer hat Anspruch darauf, dass
die Software im Sinne der Programmbeschreibung einsetzbar ist.
Die Haftung für Schäden jedweder Art, die durch die Benutzung der Software
eintreten (z. B. Datenverlust, Betriebsunterbrechung), ist ausgeschlossen, es sei
denn, dass wir vorsätzlich oder grob fahrlässig den Schaden herbeigeführt haben.
In einem solchen Fall beschränkt sich die Haftung auf die Höhe des Kaufpreises
der Software. Änderungen am Programm und der Programmbeschreibung bleiben
vorbehalten.
Juli 2014, SelectLine Software AG
133
134
Index
Abrechnungsarten, 70, 71
Abrechnungsassistent, 85
Abrechnungsassistenten, 15
Abrechnungsbeginn, 96
Abrechnungshistory, 95
Abzüge, 55, 73
Adresse, 45
AG-Abzugsgruppen, 77
AHV / ALV, 25
AHV Jahresauswertung, 16
AHV und ALV Codes, 50
AHV-freie Personen, 115
AHV-Jahresabrechnung, 115
aktuellen Mandanten bearbeiten, 21
Allgemein, 48
Allgemeines / Änderungen in Zulagen / Abzügen, 65
ALV-Code, 51
Angaben zur Person, 46
Anzeige Historie Modus, 109
auswärtige Verpflegung, 60
Auswertungen, 16, 111
Banken, 81
Basen, 35
Bemerkungen Lohnausweis, 80
Beschäftigungsgrad, 71
Buchungsliste, 122
BVG, 33
BVG-Code, 52
BVG-Jahresabrechnung, 112
Datenkonvertierung BDE nach SQL,
13
Datenschutz, 5
Datensicherheit, 5
Datensicherung, 12
Dokumente, 17
Eigene Daten, 16
Einstellungen, 11
elektronische Lohnmeldung, 99
Elektronischer Lohnausweis per ViewGen, 114
Elektronisches Lohnmeldeverfahren (ELM)
und XML, 97, 127
Ereignisanzeige, 18
Erfassungsmaske für Ferien und Zeit,
87
Fahrtkosten, 58
FAK, 27, 51
FAK Jahresabrechnung, 118
Fensterleiste, 17
Ferien, 36
Ferienguthaben, 49
Ferienkontrolle, 49
Fernwartung, 18
Fertigstellung Nachzahlung, 94
Fibu-Export, 38
Fix-Betrag, 71
Freie Felder, 40
Generalabonnement, 59
Geschäftsauto, 59
Gleitzeitkontrolle, 49
Gratifikation, 36
Gratifikationsguthaben, 49
Handbuch, 1
Hilfe, 17
Hilfeindex, 18
Historie Lohnmeldungen, 105
Historie starten, 108
History geleistete Zahlungen, 64
Homepage, 17
Individuelle Bemerkungen, 65
Interne Bankbezüge / Kassen, 82
Jahreswechsel, 97
135
Index
Kalender, 17
Kantone / Kinderzulagen, 77
Kinder, 53
Kinder des Mitarbeiters, 48
Kinderzulage, 36
Kontoinhaber, 84
Kostenstellen/-träger, 57
KTG, 31
KTG Code 1 & 2, 52
KTG Jahresauswertung, 16
KTG-Jahresabrechnung, 116
Kumulationsbasen, 79
Kurzarbeit, 130
Listen diverse, 122
Listeneinstellungen, 40
Lizenz, 133
Lizenzierung, 18
Lohnabzüge, 53
Lohnarten, 65
Lohnausweis, 16, 39, 57
Lohnausweisformular, 58
Lohnbeiträge, 62
Lohnberechnung, 15
Lohnjournal, 118
Lohnläufe, 85
Lohnzulagen, 53
Mandant, 15
Mandant neu, 19
Mandant wählen, 20
Mandant wechseln , 20
Meldungsliste, 18
Menüs der Lohnbuchhaltung, 11
Mitarbeiter, 45
Mitarbeitergruppen, 78
Mitarbeiterstammdaten, 45
Monat abschliessen, 96
Nachricht senden, 17
Nachzahlung, 90
Naturalleistungen, 58
Neuer Lohnausweis, 60
Neues 4-stelliges Nummernsystem, 65
Neues Abrechnungsjahr, 97
Newsletter, 17
136
Personalstamm, 123
Personengruppen, 79
Programmbeschreibung, 2
Programmversion, 18
Quellensteuer, 36
Quellensteuer Monat, 121
Quellensteuer Rekapitulation, 121
Quellensteuertarif, 46
Rechner, 17
Schichttage, 58
Schnittstellen, 17
Soz.-Vers.-Nr., 46
Spesenvergütung, 62
Stammdaten, 15
Stammdaten / Mitarbeiter / Versicherung, 49
Stammdaten Firma / Mandant, 120
Standardabzüge, 37
Standards, 35
Statistik, 62
Stundenlöhner, 131
Support ELM und ViewGen durch
swissdec, 98
SUVA, 116
SUVA / UVG, 51
SUVA / UVG Codes, 51
SUVA und UVG, 28
SUVA-Code, 52
swissdec, 6
swissdec Druckvorlagen, 111
swissdec-Zulagen- und Abzugsstamm,
66
Systeminformation, 18
Testmandanten, 19
Tipp des Tages, 18
Trinkgelder, 59
Unterkunft, 59
Update Service, 5
UVG Jahresauswertung, 16, 116
UVGZ, 30
UVGZ Code 1 & 2, 52
UVGZ Jahresabrechnung, 117
Index
Validierungen im Mandant, 41
Vergütungsauftrag, 107
Verpflegung, 59
Versicherungen, 49
Versicherungskompatibilität/Versicherungsprofil,
8
Verwaltung Maskeneditor, 40
ViewGen, 113
Vorgabewerte, 42
Feldvorgaben, 42
Indizes, 42
Listeneinstellungen, 42
Schlüssel, 42
Vorlagemandanten, 21
was ist swissdec, 6
Wer und was ist itServe AG, 7
Wiedereintritte, 47
Zahlungen an Dritte, 49
Zahlungsverkehr, 81
Zertifikate installieren, 100
Zugriffsrechte, 40
Zulagen, 54, 69
Zulagen / Abzüge, 53
137