Vollintegrierte eGovernment

OflßP
INFORMATIK AG
ABFiGEKO
Vollintegrierte eGovernmentLösung mit Portal, GEVER,
DMS und Archiv
OAßP
INFORMATIK AG
ABF iGEKO Lösungskonzept
Viele der heute verfügbaren GEVER-Lösungen sind komplex und schwerfällig in der Bedienung.
Bei der Entwicklung von iGEKO schenkten wir dem Aspekt der Einfachheit,
Benutzerfreundlichkeit sowie offenen Schnittstellen besondere Beachtung. iGEKO bietet in einem
ganzheitlich, modular aufgebautem System alle benötigten Grundfunktionen, um von der
Geschäftskontrolle übers Dokumenten- und Aktivitätenmanagement, dem Posteingang bis hin
zur Archivierung von Daten elektronische Dossiers rechtskonform zu bearbeiten und abzulegen.
In der Geschäftsverwaltung werden sämtliche Informationen, welche ein Geschäft umschreiben,
geführt. So ist zum Beispiel ersichtlich, zu welchem Dossier ein Geschäft gehört, in welchen
Themenkreis die Information registriert wird (Registraturplan), wie die Verantwortlichkeit geregelt
ist, welche Fristen gelten, welche Aufgaben wann und durch wen erledigt werden müssen,
welche Schriftstücke zum Geschäft gehören.
iGEKO basiert auf modernster openSource-Technologie. Dank konsequentem Einsatz neuster
Web-Technologien können Mitarbeiter iGEKO mit allen gängigen Web-Browsern sowie auf
mobilen Endgeräten wie Tablets und Smartphones bedienen. Über ein integriertes Portal werden
vom Kunden erfasste Grunddaten medienbruchfrei zur Bearbeitung im Intranet innerhalb der
gleichen Anwendung zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt; dank automatisierter GEVERTechnik einfach und mühelos: starten – arbeiten – speichern - sicher sein!
iGEKO basiert auf unserem Framework, einigen Basiskomponenten und verschiedenen
Modulen.
Geschäfts¬
verwaltung
ABF iGEKO - das modulare System
DossierI Zentrale
Schnittstellen I Poststelle
Dokumenten- ■ Ablage/Archiv
Verwaltung
I
eCH0039v2/
1019
CutSpooler
Framework
Auswertung
I Import/Export I Posteingang
I
I
Abgabe BAR
Framework
Basis-Funktionen
■ Archiv
iMeilensteinI Desktop (SOA) Isystem
ICodeI Verwaltung
Idiv.
I Schnittstellen
Kommissionen lOrgan-Admin I Posteingangs- lAusleihI
Imodul
Ikontrolle
Optionale Funktionen
Collaboration
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ABF iGEKO eGovernment-Prozesse
Prozessmanagement, Technologien und Methoden, welche die Zusammenarbeit von Menschen
entlang einer Prozesskette und im Team unterstützen, sind sehr wichtig. Die Funktionen, welche
wirkungsvolles und effizientes Arbeiten ermöglichen, sind in iGEKO einfach gelöst und anwendbar.
Prozesse werden nach der Modellierung einerseits technisch in iGEKO abgebildet, andererseits
müssen sämtliche Informationen und Vorgänge aber auch zwischen den Mitarbeitenden fliessen.
Dieser Informationsfluss kann in strukturierter Form (eigentliche Workflows) oder eher unstrukturiert
(Collaboration) erfolgen.
So können zum Beispiel die Abläufe zur Führung aller Aufgaben und Termine entweder nach festen
Schemas gesteuert werden oder man lässt die Mitarbeiter den Ablauf frei (ad-hoc) definieren. Die
Kombination beider Varianten ist ebenso möglich wie die Einbindung eines eigentlichen WorkflowSystems für die vollautomatische Steuerung einzelner Arbeitsabläufe oder einem gezielten
Dokumenten-Routing. Auf offene Pendenzen macht iGEKO mit Hilfe des Aktivitätenmoduls
aufmerksam oder über das Mailsystem Outlook von Microsoft – Notes oder GroupWise.
Vielfach finden wir in der Praxis die drei Haupt-„Entry-Points“ im Intranet: Posteingang, Workflow und
DMS-Funktionalität.
Im Extranet- und Internet-Bereich sind Portalfunktionen, bidirektionale Kommunikation und
Publikationen gefordert.
s5™ABF iGEKO - die Prozesskette im e-Government
■
Posteingang
Workflow
DMS
- Posteingang extern/intern
- Bearbeitung
- Mitteilung/Entscheid
- Geschäfts-Einreichung
- Prozesse/Laufweg
-Ablage/Archiv
- Triage
- Vorentscheidung
- Recherchen
- Entscheidung
X 1 - Empfang/Registratur
X 2. Geschäftsverantwortlicher
X 3. Chef/Kommunikation
iGEKO - der gesamte Geschäftsprozess
Portalfunktionen
Internet-Publikation
- Extranet mit Secure Login
- Vollwertiges CMS
- Secure Up- / Download
- Zeitlich gesteuerte Publikationen
- Synchronisation Intranet/Internet
- Page Historisierung
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k
r
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ABF iGEKO Standardmodule
Dossierverwaltung zur Führung der dem Geschäft thematisch übergeordneten Ebene. Ein Dossier
kann ein bis mehrere Geschäfte enthalten.
Registraturplan zur thematischen Ablage aller Geschäftsinformationen inklusive aller Schriftstücke.
Geschäftsverwaltung zur Führung aller umschreibenden Informationen wie Thema und Inhalt,
Verantwortlichkeiten, Eingangs- und Erfassungsdatum, Verbindungen zu Referenzgeschäften sowie
Fristen und Termine.
Ablaufsteuerung zur Führung aller Aufgaben und Termine.
Dokumentenverwaltung in der sämtliche zu einem Geschäftsfall gehörenden Dokumente geführt
werden. Ein voll elektronisches Arbeiten (papierloses Dossier) ist durch die homogene Einbindung
wie zum Beispiel Word, Excel, Imaging-Lösungen, Grafik- und Voice- Anwendungen möglich.
Physische Dokumente/Dossiers können mit der Referenz zum Geschäftsfall sowie dem jeweiligen
physischen Aufenthaltsort erfasst und geführt werden.
Dokumente können aus der Geschäftsverwaltung heraus erstellt werden. Es wird dabei die
Schnittstelle zur Officeautomation aktiviert, die für ein vollautomatisches Erstellen und Registrieren
sorgt.
Beteiligte (Adressen) in einem Geschäft können in der systemeigenen Adressverwaltung geführt
werden. Dabei kann ein Beteiligter in mehreren Geschäften geführt und mit jeweils unterschiedlichen
Rollen versehen werden.
Posteingang sichert eine effiziente Triage, Erfassung und Zuweisung der geschäftsrelevanten
Informationen beim Posteingang. Der Posteingang kann zentral wie auch dezentral gelöst sein.
Informationssystem. Gemäss der ISO-Norm Records Management sind der Zuverlässigkeit,
Authentizität, Integrität und Verfügbarkeit der Geschäftsprozess-Information ein hohes Gewicht
beizumessen. Umfangreiche Suchfunktionen unterstützen die Sachbearbeitung und das Management
bei der schnellen Geschäftsbearbeitung. Auf einen Blick stehen zu bearbeitende Aktivitäten und
geschäftsrelevante Kennzahlen als Planungsinstrument zur Verfügung.
Dank der Transparenz der Abläufe und direktem Zugriff auf die GEVER-Informationen ist die präzise
und schnelle Auskunftsbereitschaft sichergestellt. Dank zentral verwalteter und geführter GEVERDaten ist die Anbindung externer Systeme, wie zum Beispiel ein Web-basierendes Tracking, einfach
realisierbar.
Systemverwaltung. Die volle Parametrisierbarkeit ermöglicht unterschiedlichste
Organisationsstrukturen abzubilden. iGEKO ist durchgängig mandantenfähig. Der Menu-Generator
lässt eine feine Abstimmung der Funktionen auf einzelne Mitarbeiter zu. Das ausgeklügelte
Berechtigungssystem lässt eine sehr fein strukturierte Zugriffsregelung bis auf die einzelnen
Registraturplanpositionen zu. Verschiedenste Einstiegsmöglichkeiten können ebenfalls definiert
werden.
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ABF iGEKO Zusatzmodule
Protokollierung für Traktandierung, Sitzungsplanung und Protokollführung.
Gemeinderat / Grosser Gemeinderat
Für die Verwaltung der Legislaturperioden, der Kommissionen und deren Mitglieder, das Erfassen der
Entschädigungen (mit Schnittstellen ins Rechnungswesen), das Verwalten und Erstellen der
Traktandenliste sowie zur Nachbearbeitung von Sitzungen des grossen Gemeinderates.
Posteingang
Einfaches und schnelles Erfassen von eingescannten Dokumenten ins GEVER-System. Das Modul
steht in zwei Varianten zur Verfügung (Client/Server oder Browser). Zur Erstellung eines Text-PDF
Dokumentes stehen optional Konvertierungstools (pdf-factory, ocr-engine) zur Verfügung.
Option pdf-factory (Server based)
Zur Konvertierung in ein PDF Dokument aller freigegebenen Dokumente (Dokumente, die in der
Datenbank eingelagert sind) und Ablage (parallel zum Originaldokument) in der Datenbank.
Option ocr engine (Server based)
Zur Konvertierung in ein Text-PDF Dokument aller freigegebenen Dokumente im TIFF Format und
Ablage (parallel zum Originaldokument) in der Datenbank. Eingescannte Dokumente werden so über
die Volltextsuche gefunden. Die Option ocr-engine setzt die Option pdf-factory voraus.
Statistik
Tranparente Darstellung verschiedenster geschäftsrelevanter Kennzahlen wie Anzahl und Status der
Geschäfte bis auf Stufe Geschäftstyp (auch in Beziehung zu den entsprechenden
Organisationseinheiten und Mitarbeitern).
Option XML-Schnittstelle
Die XML-Schnittstelle übergibt Daten aus externen Anwendungen an iGEKO oder stellt Daten von
iGEKO Anwendungen zur Verfügung.
eGov / Dossier-Schnittstelle
Die Dossier-Schnittstelle basiert auf den Standards von eCH-0039 und eCH-0147.
SIP-Schnittstelle
Vom Bundesarchiv geprüfte und zertifizierte Dossier-Schnittstelle (eCH-0160) für die
Langzeitarchivierung.
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ABF iGEKO Schulung und Dokumentation
Wir favorisieren die auf Kundenbedürfnisse angepasste Ausbildungsform „teach-the-teacher ". Mit
dieser Ausbildungsform kann die Schulungsumgebung ein weiteres Mal und produktionsnah getestet
werden. Die Geschäftsabläufe können als Ganzes und in der Definition im System durchgespielt und
überprüft werden. Administratoren und Superuser erhalten einen Wissensvorsprung und gewinnen
Sicherheit im Umgang mit der Anwendung. Gewonnene Erkenntnisse fliessen schlussendlich auch in
die Benutzer-Schulung ein.
Die Administratoren-Schulung dauert einen Tag, die Benutzer-Grundausbildung dauert einen halben
Tag und findet in kleinen Gruppen statt. Einige Tage nach der Benutzer-Grundausbildung wird das
Wissen in einer halbtägigen Ergänzungsausbildung vertieft. Danach sind die Benutzer in der Lage,
die wichtigsten Funktionen von iGEKO und die eigenen Prozesse anzuwenden. Die System- und
Anwendungsdokumentation sowie die Schulungsunterlagen werden in deutscher Sprache
abgegeben.
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ABF iGEKO Entwicklung, Roadmap und Release Management
Unser Expertenteam überprüft periodisch die verwendete Technologie und sorgt für eine
kontinuierliche kontrollierte Erneuerung. Dies erhöht nicht nur die Effizienz der Softwareproduktion,
sondern erlaubt auch einen gezielten Aufbau von Expertenwissen im Bereich neuer Technologie.
Unter Technologie verstehen wir alle Techniken, Werkzeuge und Softwarekomponenten, die bei der
Realisierung von Software-Entwicklungsprojekten eingesetzt werden. Die im Rahmen des
Technologiemanagements gemachten Erfahrungen und Erkenntnisse fliessen zum Nutzen unserer
Kunden in einem kontrollierten Prozess in die Projekte zurück.
Die für sicherheits- und geschäftskritische Anwendungen erforderliche Qualität ist mit kurzen
Entscheidungswegen, praxisnahem Projekt-Management- und Software-Engineering-Prozessen,
einem Qualitätssicherungssystem, Projekt-Blueprints und automatisierten Tests, bewährten
Integrations- und Sicherheitskomponenten sowie anerkannten Industriestandards, Open Source und
’Best Practice’-Ansätzen sichergestellt.
iGEKO wird in Bezug auf Funktionalität, Qualität und Modernität ständig weiterentwickelt und „wächst“
über Jahre. iGEKO wurde 1993 erstmals als Client/Server-Anwendung eingesetzt und wird
technologisch und funktional, auch unter stetem Einbezug der Kunden und deren Usergroups,
laufend angepasst.
Das Release Management wird auf die jeweiligen Bedürfnisse der Standard Systeme und soweit
Rollout und Inbetriebnahme auf Auftraggeberseite betroffen sind, auf die Anforderungen des
Auftraggebers adaptiert.
Die Softwareentwicklung erfolgt entlang des beschriebenen Prozesses unter Einhaltung der
Anforderungsspezifikation vom Auftraggeber, dem Versionierungskonzept, der Abhängigkeiten zu
Dritt-Komponenten, der Dokumentation des Releases (‘Release-Notes’), dem Packaging der
Software-Komponenten und reproduzierbarer Installationen.
ABF sichert dem Kunden zu, dass alle erforderlichen, von ihr zu erbringenden Pflegeaufgaben für den
jeweils installierten Softwarestand für einen Zeitraum von mindestens fünf Jahren ab Unterzeichnung
entsprechender Service-Level-Agreements (SLAs) erfüllt werden (Investitionsschutz).
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ABF iGEKO Schnittstellen zu Drittsystemen
Durch die Realisierung sowie die über 20-jährige Erfahrung im Umfeld von komplexen Projekten
bringt die ABF das entsprechende Know-how im Bereich der Integration und Realisierung von
Integrationsprojekten mit.
Übersicht der "ftfhABF iGEKO - Anbindungen
Standard
Web¬
Browser
Diverse
MOSSUmsysteme Integration
CheckboxFunktion
Multi-SOA
MOSSIntegration
Singlc-SOA
Im Intranetund InternetBereich
■ist ABF iGEKO
A/ibindungen
CMSIntegration
ArchivMailOesktop
integration
Ottice Plugin
(SOA)
Beispiele von Schnittstellen:






Eine Vielzahl von iGEKO Web-Services als moderne Integration von Service Oriented
Architecture (SOA)
Schnittstelle zur Bildung von Submission Information Packages (SIPs), welche sich an das OAISModell anlehnt
Datenaustausch über die standardisierte Schnittstelle eCH-0039v2
Importmöglichkeiten via SOAP oder XML
Schnittstellen zu Standardsoftwarepaketen (Gemeindefachlösungen z.B. NEST/ISE von Innosolv,
GemoWin NG von Dialog / Bauverwaltungslösungen z.B. GemDat / Sozialwesen z.B. KLIB usw.)
Import/Export via Excel, Word, Outlook und Fileablage
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iGEKO Wartung und Support aus einer Hand
Je nach definiertem Leistungsumfang (Wartungsvertrag oder separatem SLA) erstrecken sich
Wartungs- und Supportdienstleistungen für iGEKO von der reinen Zulieferung von Patches, Upgrades
und Informationen bis hin zu Leistungen für Systemaufbau, Netzwerkintegration, Datenbankpflege,
Einspeisen von (Security-)Patches, Upgrade von Middleware und natürlich auch Upgrades von
iGEKO Releases.
Unsere bedürfnisgerecht organisierte Supportorganisation (Single-Point-of-Contact) gewährleistet den
telefonischen Support zu Bürozeiten. Kunden können Änderungswünsche und Probleme auch per EMail oder über unser vollintegriertes Web-basiertes Ticketing-System erfassen und jederzeit den
Bearbeitungsstatus verfolgen. Das Ticketing-System orientiert sich an ITIL-Best-Practices. Im
Bedarfsfall kann unser Support, nach Autorisierung durch den Kunden, auch direkt mittels
Fernwartungszugriff entsprechende Unterstützung bieten.
Reaktionszeiten sowie die Bearbeitungs- und Behebungszeiten werden in spezifischen SLAs mit dem
Kunden festgelegt.
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iGEKO Systemumgebung
iGEKO ist eine reine Weblösung und kann daher von praktisch jedem Device und ab jedem
Netzwerk-Zugriffs-Punkt benutzt werden. Das technische Lösungsdesign richtet sich an
Organisationseinheiten aller Grössenordnungen, von der kleineren Installation bis zur
flächendeckenden Nutzung mit mehreren tausend Anwendern.
Das Design verzichtet auf komplexe Abgleichprozesse von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz. Dies
garantiert die hohe Skalierbarkeit und vermeidet, dass der Betrieb und der Unterhalt der Lösung
strapaziert werden.
Web-Client (Thin-Client)
Alle für die Verwaltung relevanten Funktionen werden dem Anwender in einem Browser via Intraoder Internet zur Verfügung gestellt. Die Oberfläche ist attraktiv und übersichtlich gestaltet. Der
Anwender wird durch die sehr einfach zu bedienende Oberfläche motiviert, mit dieser Lösung zu
arbeiten. Die Unternehmenszielsetzung flächendeckend EINE Lösung im produktiven Einsatz zu
haben, wird ideal unterstützt.
ArchivDesktop (SOA-Client)
Für direkte Datenablagen aus Microsoft Office Programmen und aus dem Windows Explorer (rechte
Maustaste) steht ein SOA-Plug-In zur Verfügung. Damit lassen sich bequem Dokumente und Mails
mit Metadaten in die Datenbank ablegen.
Server
Die Datenhaltung sowie der Applikationsserver werden zentral gehalten. Als Datenbank wird Oracle
eingesetzt. Die Oracle Client-Technologie greift auf dieselbe zentrale Datenhaltung zu und wird von
denselben Parametern gesteuert. Der Browser-Client (Thin Client) greift über das Intra- oder Internet
zusätzlich über einen Web-Server auf die Datenhaltung und Parameter-Steuerung zu.
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ABF iGEKO Systemanforderungen
Je nach IT-Strategie sind für den Einsatz von iGEKO unterschiedliche IT-Plattformen möglich. Dies
können einzelne Geräte (Server), Cluster oder auch Multifunktions-Server sein.
Lieferumfang / Voraussetzungen
iGEKO-Server
Lieferumfang:




Cubeline Framework
iGEKO Runtime
Zend Server Comunity Edition*
o Zend Server Komponenten:
 PHP 5.4
 Zend Optimizer (Optimierung Performance)
 Zend Guard (PHP-Verschlüsselung)
ImageMagick 6.x
Ghostscript 2.x
*Weitere Zend Server Editions sind auf Anfrage erhältlich
Systemvoraussetzungen:

Die Systemarchitektur ist 100%-skalierbar und lässt sich betreiben auf
Hardwareumgebungen für
- Kleinbetriebe (1-9 Benutzer): 1 Server (für DB, Web und Job)
- KMU (10-50 Benutzer):
2 Server (für DB, Web und Job)
- Rechenzentren:
2 Server oder mehr (für Cluster oder
getrennte Instanzen)
iGEKO Datenbank-Server
 Oracle ab 11: Windows / Linux / HP-UX usw. gemäss Oracle-Freigabe oder
 Minimum Microsoft SQL 2008
Arbeitsspeicher
 mind. 8 GB
 mehrere GB, abhängig von der Datenmenge und der Anzahl Benutzer
 Zeichensatz UTF8
iGEKO Web- und/oder Jobserver
 Windows mit MS IIS oder Linux inkl. Apache
 W2008/12, SuSE Linux Enterprise Server*
 mind. 4GB Arbeitsspeicher (bei 20 – 100 Benutzern)
 ca. 10 GB für Applikation
 ca. 50 GB für temporäre Dateien
* Weitere Betriebssysteme sowie Linux Derivate auf Anfrage
iGEKO-Web-Client 

Systemvoraussetzungen:

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VISTA / WINDOWS 7 / WINDOWS 8 / Windows 10
Browser
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o Firefox 12 oder höher
o Chrome 18 oder höher
o Safari 5 oder höher
Office Installation (Office ab Version 2007)
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ABFiGEKO
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Gewerbestrasse 5
CH-6330 Cham
09/2015
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