Anwenderstudie zum

Die Lösung auf einen Blick
Unternehmensportrait
Programme/Module
Branche: Maschinenbau
Diamant®/3 Finanzbuchhaltung: 50.000 Belege
Mitarbeiter: rund 100
Auslandszahlungsverkehr, Verbandszahlungen, Online-Buchungsschnittstelle, Kassenbuch, Import Bankauszüge, Zusammenfassende Meldungen,
Technische Plattform und Infrastruktur
Schnitt­stelle WinIdea, Prüferarbeitsplatz, Finanzcontrolling, Archivierung
Serverdatenbank: SQL Server 2000
Server-Betriebssystem: Microsoft Windows 2003
Diamant®/3 Kostenrechnung: 50.000 Belege
Client-Betriebssystem: Microsoft Windows XP
Planung
Anzahl der Computerarbeitsplätze im Rechnungswesen:
Diamant®/3 Finanzbuchhaltung: Diamant®/3 Kostenrechnung: 10
2
Zahlreiche „Massengeschäfte“ im Rechnungswesen automatisiert
Arbeitskraft und Zeit eingespart sowie Fehlerquellen ausgeschlossen
Externer Zugriff auf Echtsystem durch Web-Technologie möglich
Komfortable Integration mit ERP-System
Zeitersparnis durch Anbindung eines elektronischen Archivs
Die Berg & Co. GmbH kann auf eine 90-jährige Tradition zurückblicken. Im Jahr
Die 1980 gegründete Diamant Software GmbH & Co. KG ist Spezialist für Rech-
1918 von Wilhelm Berg als „Fabrik landwirtschaftlicher Maschinen Bielefeld
nungswesen- und Controlling-Software. Über 4000 mittelständische Unterneh-
GmbH“ gegründet, entwickelte sich das Unternehmen zum Spezialisten für
men sowie öffentliche Einrichtungen und Verwaltungen im In- und Ausland
automatische Spannsysteme für Werkstücke und Werkzeuge. Hauptprodukte
arbeiten mit Lösungen von Diamant. Dazu gehören Finanz- und Anlagenbuch-
des mittlerweile in der dritten Generation geführten Betriebs sind Werkzeug-
haltung, Kostenrechnung, Controlling und Konzernbuchhaltung. Die Programme
Spanner für die Presswerke der Automobilindustrie. Berg beschäftigt rund 100
werden einerseits direkt vertrieben, andererseits über ERP- und Branchensoft-
Mitarbeiter und verfügt über ein weltweites Netz an Handelsvertretern.
warehäuser, die das Diamant Rechnungswesen in ihre Komplettlösungen inte-
Ansprechpartner
griert haben.
Bernd Horstmann, Rechnungswesenleiter
Ansprechpartner
Berg & Co. GmbH Spanntechnik
Gildemeisterstraße 80 • 33689 Bielefeld
Diamant Software GmbH & Co. KG
Vertrieb
Sunderweg 2 • 33649 Bielefeld
fon: +49 (0) 5205 / 759-212
fax: +49 (0) 5205 / 759-105
e-mail: [email protected]
internet: www.berg-spanntechnik.de
fon +49 (0) 521 / 942 60 20
fax +49 (0) 521 / 942 60 29
Referenzstudie
Diamant Software GmbH & Co. KG
Feringastr. 6 • 85774 München
fon +49 (0) 89 / 992 16 187
fax +49 (0) 89 / 992 16 200
e-mail: [email protected]
internet: www.diamant-software.de
Diamant passgenau eingespannt
Berg & Co. GmbH Spanntechnik
„Mein Hauptaugenmerk liegt generell darauf, im Rechnungswesen
möglichst automatisierte Prozesse zu haben – und dadurch Arbeitszeit
einzusparen und Fehlerquellen auszuschließen. Mit Diamant lässt sich
das sehr gut erreichen.“
Bernd Horstmann, Rechnungswesenleiter, Berg Spanntechnik
Bernd Horstmann
Daten der Ausgangsrechnungen automatisch vom ERP-System ins Rechnungswe-
hieß es: ab in den Keller“, erinnert sich der Rechnungswesenleiter. „Die Einfüh-
sen. „Wir können uns die Datensätze holen, wenn wir sie brauchen, und überneh-
rung des digitalen Archivs war ein recht umfangreiches Projekt“ resümiert er.
men sie direkt in Diamant. Da wird gar nichts mehr gebucht.“
Aber gelohnt habe es sich allemal: „Spätestens wenn die Prüfer im Haus sind,
müssen viele Sachen gesucht werden. Die Wirtschaftsprüfer und auch die Be-
Ebenfalls völlig ohne Medienbruch kommt man bei Berg heute bei der Verarbei-
triebsprüfer vom Finanzamt wollen diverse Belege einsehen; die kann man dann
tung von Kontoauszügen aus. Jeden Morgen startet die Buchhaltung über das
direkt aus Diamant heraus recherchieren und ausdrucken. Das hat sich bei uns
Bankenprogramm einen Kontenrundruf, die Kontenauszüge werden von der
auch schon ganz konkret bewährt.“
Bank online bereitgestellt und automatisiert in Diamant importiert. Mit Hilfe
von Nummernfolgen im Verwendungszweck kann Diamant den Zahlungseingang dem entsprechenden Debitor bzw. dem offenen Posten zuordnen und
Diamant passgenau eingespannt
selbstständig buchen. „Die hohe Automatisierung beschert uns hier eine enorme
Zeitersparnis in unserer täglichen Arbeit“, so Bernd Horstmann. „Dasselbe gilt
Automatisierung ist nicht nur Zweck der Produkte von Berg & Co. GmbH Spanntechnik, sondern auch oberstes Gebot im Rechnungswesen der
übrigens auch für Dauerbuchungen, die Abwicklung der Umsatzsteuer oder die
Experten für Spannsysteme. Mit der Diamant Software kann die Buchhaltung des Bielefelder Unternehmens vor allem ihre „Massengeschäfte“
zusammenfassenden Meldungen“.
ohne Medienbruch abwickeln. Und dank eines integrierten elektronischen Archivs ist heute auch der Gang in den Keller überflüssig.
Digitale Belege einfach und bequem recherchieren
„Mein Hauptaugenmerk liegt generell darauf, im Rechnungswesen möglichst
Der zukunftsorientierte Ansatz der Spanntechnik-Experten spiegelt sich auch da-
Aus demselben Grund – um Zeit zu sparen – hat Berg auch ein digitales Archiv
automatisierte Prozesse zu haben – und dadurch Arbeitszeit einzusparen und
rin wider, dass man sich für das internetfähige Rechnungswesen „Diamant®/3“
eingeführt und an die Diamant Software angebunden. Dabei handelt es sich um
Fehlerquellen auszuschließen. Mit Diamant lässt sich das sehr gut erreichen“,
entschied. „Dieses Programm muss man nicht auf dem PC installieren, sondern
das Dokumenten Management System „ELO professional“ des Herstellers ELO
sagt Bernd Horstmann, Rechnungswesenleiter von Berg Spanntechnik. Das Biele-
man greift einfach mit dem Browser darauf zu. Unsere Mitarbeiter können so
Digital Office. Das ist eines der zahlreichen Archivsysteme, für die Diamant im
felder Traditionsunternehmen, 1918 ursprünglich als Fabrik für landwirtschaft-
auch von extern direkt im Echtsystem arbeiten, Auswertungen fahren oder ein-
Standard eine Integration bietet. Wie das Zusammenspiel von Diamant mit ELO
liche Maschinen gegründet, ist heute auf Spannsysteme spezialisiert und wird
fach Infos abrufen“, erläutert der Rechnungswesenleiter die Vorzüge dieser Tech-
bei Berg funktioniert, zeigt das Beispiel der Eingangsrechnungen: Wenn diese
in dritter Generation geführt. Das breite Leistungsspektrum von Berg umfasst
nik. Auch wenn diese Möglichkeit von Berg heute noch nicht genutzt wird: „Das
in Diamant erfasst sind, werden die Datensätze für ELO automatisch abgestellt.
dabei automatische Spannsysteme für Werkstücke und Werkzeuge für spanende
war ein Vorgriff auf die Zukunft, weil das sicherlich irgendwann einmal kommen
Anschließend werden die Rechnungen im Stapel gescannt und im System mit
und umformende Werkzeugmaschinen sowie deren Handhabung. Hauptpro-
wird.“
den zugehörigen Datensätzen verknüpft. Diese Zuordnung findet über die Rechnungsnummer statt. „Wir nutzen hier die fortlaufende Rechnungseingangsnum-
dukte des 100-Mitarbeiter starken Betriebs sind Pressen-Spanner für die Presswerke der Automobilindustrie.
Ausgangsrechnungen und Kontoauszüge
mer, die automatisch von der Software hochgezählt wird. Das klappt sehr gut“,
ohne Medienbruch verarbeiten
erläutert Bernd Horstmann.
Zukunftsorientierter Ansatz bei der Auswahl
Wovon Bernd Horstmann und seine Mitarbeiter aber von Anfang an profitierten,
Seit 2005, als man ein veraltetes System ablöste, arbeitet die Buchhaltung von
sind die automatisierten Abläufe. „Das zahlt sich vor allem bei den Massenge-
Die so archivierten Belege lassen sich dann direkt aus Diamant heraus einfach
Berg mit der Diamant Software. Ein zentrales Kriterium bei der Auswahl der
schäften der Buchhaltung aus, wie beispielsweise Ausgangsrechnungen oder
und bequem recherchieren sowie direkt am PC-Arbeitsplatz anzeigen. Genutzt
neuen Lösung war damals – neben der Möglichkeit zur Automatisierung – die
Kontoauszügen“, freut sich Bernd Horstmann. Zur Steuerung ihrer Produktion
werden die digitalen Belege beim Spanntechnik-Experten vor allem vom Rech-
Modernität der Software. „Wir wollten einfach etwas Ordentliches, etwas neu
nutzen die Spannsystem-Experten das ERP-System „APplus“ der AP AG. Diese
nungswesen und dem Einkauf, beispielsweise wenn es Reklamationen gibt oder
Entwickeltes, was auf dem aktuellen Stand der Technik ist“, so Bernd Horstmann,
ebenfalls internetbasierte Software ist bei Berg über eine komfortable moderne
Kreditoren im Umsatz „ausreißen“. „Bisher musste man immer an den Schrank
der maßgeblich an der Auswahl beteiligt war.
Webservices-Schnittstelle mit Diamant integriert. Auf diesem Weg gelangen die
gehen, da standen die letzen beiden Jahre drin. War der gesuchte Beleg älter,
Die Anwendung im Überblick
Die Herausforderung
Gesucht wurde eine Software, mit der sich die Massengeschäfte im
Rechnungswesen möglichst automatisiert abwickeln lassen. Dazu
war es unter anderem nötig, die Lösung mit einem ERP-System sowie
ei­nem elektronischen Archiv zu integrieren. Eine moderne Technik soll
außer­dem künftig das externe Arbeiten mit dem Echtsystem erlauben.
Die Lösung
Die Diamant Software hilft mit zahlreichen Funktionalitäten und Modulen dabei, Routinearbeiten zu minimieren – beispielsweise bei der
Verarbeitung von Bankauszügen oder der Einrichtung von Dauerbuchungen. Durch die Offenheit von Diamant lassen sich vorgelagerte
Systeme komfortabel integrieren, Schnittstellen zu vielen Archivsystemen stehen im Standard bereit. Die moderne Web-Technologie von
„Diamant®/3“ erlaubt zudem den dezentralen Zugriff.
Der Nutzen
Mit Hilfe der Diamant Software spart die Buchhaltung von Berg
Spanntechnik Zeit und kann Fehlerquellen ausschließen. Dabei hilft
unter anderem die Integration von Diamant mit dem ERP-System von
Berg, welche einen automatischen Datenaustausch ermöglicht. Das
ebenfalls integrierte elektronische Archiv sorgt für eine einfache und
schnelle Recherche nach Belegen direkt am PC-Arbeitsplatz.