Risiko - Instandhaltungstage
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Strategisches Facility Management im Produktionsbetrieb anhand Risikomanagement Ing. Reinhard Poglitsch, MBA Vorstellung Ing. Reinhard Poglitsch, MBA 26 Jahre in der Dienstleistungsbranche Leiter Business Development & Integrierte Facility Services, ISS Österreich Vice-President, IFMA Austria Chapter Based on the White Paper Risk Management and Mitigation through Strategic Facility Management This paper deals with risk management and mitigation through strategic facility management (FM) based on fieldwork performed by the Vienna University of Technology, Department of Information and Facility Management (IFM), PriceWaterhouseCoopers Austria (PwC) and experiences deriving from the delivery side of the facility management business of the service provider ISS Austria. 3 Überblick Risikomanagement & Bezug zu Facility Management Risikomanagement – Warum und wie? Beispiele – Implementierungsschritte – Überblick und Bezug FM Das rechtliche und ökonomische Umfeld machen ein professionelles Risikomanagement nötiger denn je, wobei externe Referenztools bei der Implementierung ressourcenschonend unterstützen. Zunehmende Bedeutung von Risikomanagement nach Gesetzesinitiativen und wirtschaftlicher Entwicklung. Beitrag zu Risikomanagement und –minderung durch „richtiges“ Outsourcing von Facility Services. Nutzen von externen Referenztools spart Zeit und Kosten in der Implementierungsphase. externer Einfluss § Gesetzliche Bestimmungen € wirtschaftliche Entwicklung Risikomanagement interne Implementierung externe Referenztools Implementierung Risikomanagement System Referenz-Prozesse Aufbau operativer und organisatorischer Strukturen (inkl. FM) Entwicklung Internes Kontrollsystem (IKS) Zuweisen von Rollen & Verantwortlichkeiten 5 Kontroll-Matrizen Risiko Landkarten Referenz-Risiken Risikomanagement – Rolle von FM? Einflussfaktoren auf Risiko Strategische Risiken* Vermögensstruktur Aufwandsstruktur Operative Risiken FM Anteil am Unternehmensvermögen FM Rolle von FM Beispiele – Implementierungsschritte – Überblick und Bezug FM FM hat direkten und indirekten Einfluss auf Finanzkennzahlen & operative Risiken des Unternehmens. FM / Andere FM Anteil an Unternehmensaufwendungen Andere FM FM / Andere Andere 10 – 19% 25 – 50% Verwendete Technologien und implementierte Prozesse * bezogen auf die strategische Ausrichtung des Unternehmens 6 Implementierung Risiko Management & internes Kontrollsystem Risiko Management Implementierung 1/2 Beispiele – Implementierungsschritte – Überblick und Bezug FM Die Identifizierung von Risiken und Chancen bildet die Grundlage für die spätere Risikoevaluierung. 1. Bestimmung des Risikoappetits durch die Geschäftsführung. 2. Listen von Chancen und Risiken in einer „Risk Map“: Einfluss von FM: „Make or Buy“ Sicherheit, Wartung, Schutz 8 Risiko Management Implementierung 2/2 Beispiele – Implementierungsschritte – Überblick und Bezug FM Die Risiken werden zur Klassifikation in eine Matrix überführt. Während dies auf objektiven Fakten beruht, hängt die bevorzugte Maßnahme zum Umgang mit den Risiken vom jeweils bestimmten Risikoappetit ab. Ausmaß 3. Evaluierung der Chancen und Risiken hinsichtlich Ausmaß und Wahrscheinlichkeit des Eintritts. 4. Überführung der Risiken in Risikomatrix: Klassifizierung der Risiken erhebliches Risiko zu kontrollierendes Risiko zu beobachtendes Risiko Eintrittswahrscheinlichkeit Mögliche Maßnahmen Risiko vermeiden / minimieren / teilen / akzeptieren 9 IKS Implementierung – Schritte & Tools 5 Implementierungsschritte Bestimmung von Risiko Management Maßnahmen 4 quantitativ Risikoevaluierung und klassifizierung nach kritischen und nichtkritischen Risiken qualitativ Analyse von - potentiellen Risiken - Risiko Management Methoden - Kontrollmaßnahmen !!! 2 Prozessentwicklung (bzgl. Materialbuchhaltung & Gesetzeskonformität) inkl. FM 1 Identifizierung von Materialbuchhaltungs -komponenten 3 Risikomatrix: - Ausmaß & - Wahrscheinlichkeit des Eintritts Risiko Workshops Risiko Checklisten Brainstorming Experteninterviews Prozessbeschreibung Referenzprozesse SOPs 10 ggf. Überarbeitung von Prozessen und Abläufen Unterstützende Tools Beispiele – Implementierungsschritte – Überblick und Bezug FM Im Implementierungsprozess, angelehnt an das SOX Modell, spielt die Prozessentwicklung eine übergeordnete Rolle. Umsetzungsbeispiele mit FM Bezug Erstellung Risiko- und Kontrollmatrix Implementierung von IKS Punkten in Prozess Beispiele – Implementierungsschritte – Überblick und Bezug FM Beispiel 1: Erstellung einer Risiko und Kontrollmatrix für Prozess „Inspektion & Wartung von Einrichtungen und Installationen“ Umfang: Planung und Durchführung von Inspektion & Wartung von Einrichtungen und Installationen KEINE Detailaktivitäten Ziel: Analyse der aktuellen Beschaffenheit von Einrichtungen und Installationen Analyse der Maßnahmen zur Instandhaltung und Optimierung der aktuellen Beschaffenheit von Einrichtungen und Installationen mittels Instandhaltungsmaßnahmen 12 Beispiele – Implementierungsschritte – Überblick und Bezug FM Beispiel 1: Erstellung einer Risiko und Kontrollmatrix für „Inspektion & Wartung von Einrichtungen und Installationen“ 1 Bsp.: Risiko- und Kontrollmatrix Beschreibung der Prozessschritte Activity „Bestimmung von Wartungsintervallen“ 2 Identifizierung potentieller Risiken Risk or risks „Wartungsintervalle zu häufig oder selten“ 1 2 3 Ableiten von Maßnahmen Risk management / Control activity(ies) 3 „Definieren von Standards und Dokumentation“ * Standardprozess: vgl. Fleischmann, 2007 13 Beispiele – Implementierungsschritte – Überblick und Bezug FM Beispiel 2: Implementierung von IKS Punkten in den Prozess „Management von Gebäudetechnik “ Bsp.: IKS im Prozess „Mgmt. von Gebäudetechnik“ 1 Prozessschritt Risiko Maßnahme ProduktivitätsPlanung durchführen Fehler durch mangelhafte Wartung Wartungsplan 1 2 2 Prozessschritt Risiko Maßnahme Abnahme der Inspektion durchführen Keine genaue Dokumentation der ausgeführten Tätigkeiten Automatische Anlage der Work Order im CAFM System inkl. Anführung einzelner Tätigkeiten 3 3 14 Prozessschritt Risiko Maßnahme Kontrolle der Messvorrichtung ausführen Crash Kontrolle der Messvorrichtung im CAFM Tool abbilden White Paper wird gerne zugesendet! Vielen Dank!
