Modernes E-Mail-Management
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Modernes E-Mail-Management Wir zeigen Ihnen, was wirklich wichtig ist. Daniel Mikeleit, ELO Digital Office GmbH Leiter CC Information Systems ELO ECM Tour 2016 | www.elo.com Grundlagenübersicht Welche Gesetze und andere rechtliche Vorgaben betreffen E-Mails?* @ @ @ @ @ GDPdU + GOBS = GOBD HGB AO EHUG Sowie ggf. SOX, Basel II, FDA, usw. § *) nicht ausschließlich, nur die wichtigsten ELO ECM Tour 2016 | www.elo.com 2 E-Mail-Archivierung Die technische Grundlage für E-Mail-Management Clientseitig (Mailbox) Serverseitig (Mailbox) Lokale Mailboxkopie Journaling Mailboxen ELO Archiv Gateway Mailserver ELO ECM Tour 2016 | www.elo.com 3 Grundlagenübersicht Welche Gesetze und andere rechtliche Vorgaben betreffen E-Mails?* @ @ @ @ @ @ @ GDPdU + GoBS = GoBD HGB AO EHUG Sowie ggf. SOX, Basel II, FDA, usw. BDSG TKG LLL § *) nicht ausschließlich, nur die wichtigsten ELO ECM Tour 2016 | www.elo.com 4 Empfehlungen für die Organisation Zusammenfassung abgeleitet aus den rechtlichen Rahmenbedingungen @ @ @ @ @ @ @ @ @ Journalarchivierung in Kombination mit Server- und Clientarchivierung Untersagung des Versendens privater E-Mails Mitarbeitereinverständnis zur Archivierung eingehender privater E-Mails Einbeziehung Betriebsrat Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante E-Mails >= 10 Jahre Löschfristen personenbezogener Daten, z.B. Bewerbungen <= 6 Monate Archivierungsformat für E-Mails: EML Anhänge immer im Originalformat aufbewahren (Halb-)automatisierte, vorgangsbezogene Ablagestruktur im Archiv ELO ECM Tour 2016 | www.elo.com 6 Zentrales E-Mail-Management Blick auf die Realität: Folgerung Mit der steigenden Menge an geschäftlich relevanten E-Mails steigen auch die Anforderungen an die Organisation, Informationssysteme und Benutzer! ©2014 D.Mikeleit ELO ECM Tour 2016 | www.elo.com 7 ELO-Standardlösungen Für geschäftlich relevante E-Mailsysteme @ Basisintegration in ELO @ ELO Java Client (Drag&Drop, Makro, Registeranbindung) @ ELO Windows Client (Drag&Drop, Makro, Registeranbindung) @ ELO Automation Services (IMAP/POP3 über Java Mail API) @ Plattformspezifische ELO-Produkte @ ELOxc for Microsoft EWS @ ELO Client for Microsoft Outlook @ ELO SAND – Server Archiving for IBM Notes/Domino @ ELO Client for IBM Notes @ ELO-Middleware: Business Logic Provider ELO ECM Tour 2016 | www.elo.com 8 ELOxc for Microsoft EWS und Office 365 ELO-Power für Ihr E-Mail-System ELOxc Client for Microsoft Outlook Office 365 Mailboxen Online Geschäftsprozess ELO Workflow ELOxc EWS Exchange Server lokal Exchange Journalserver & ELOas Klassifizierung Strukturierung Datenanreicherung Auto-Reply … ELO ECM Tour 2016 | www.elo.com Anwendungssysteme z.B. ERP, CRM, PPS, etc. 9 ELOxc for Microsoft EWS Funktionale Highlights im Überblick @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ Konfiguration über Weboberfläche Für Exchange on-premise, online (Office 365) und hybride Umgebungen Aktionsbäume statt Profile mehr Flexibilität Erweiterte Attachmentbehandlung Archivierungsformat EML Verwendung (fast) aller Exchange-Attribute (PidTags) Aktionen innerhalb der Postfächer auch ohne Archivierung Unterstützung von Shared Mailboxes Sehr gute Skalierung durch mehrere Instanzen Beliebige Verarbeitungszustände Reguläre Ausdrücke für Vergleiche und Ersetzungen Flexibler Pfadaufbau Neue Zeitsteuerung Viele nützliche Vorlagen (Templates) für Aktionsbäume ELO ECM Tour 2016 | www.elo.com 10 E-Mail-Management als Teil der ECM-Strategie Prozessintegration Geschäftsprozess ELO Workflow ELO Archiv ELOas Klassifizierung Strukturierung Datenanreicherung Auto-Reply … Anwendungssystem z.B. ERP ELO ECM Tour 2016 | www.elo.com 11 E-Mail-Management als Teil der ECM-Strategie Prozessintegration Live-Demo Automatische E-Mail-Verarbeitung mit ELOxc for Microsoft EWS ELO ECM Tour 2016 | www.elo.com 12 Neues Paket: ELO E-Mail-Management • Bestandteile • ELOxc for Microsoft EWS und alle weiteren benötigten ELO-Serverkomponenten • ELOxc Client for Microsoft Outlook zur Anzeige und manuellen Ablage von Outlook-Objekten • Lizenzierung • 85,-- € pro Benutzer (zzgl. 19% USt.) inklusive Verarbeitung von öffentlichen Ordnern, Journal und Shared Mailboxes • Einfacher Umtausch bestehender Lizenzen von ELOxc MAPI ELO ECM Tour 2016 | www.elo.com 15 ELOxc for Microsoft EWS Nützliche Links • ELO-Webseite: https://www.elo.com/wcm/de/produkte/erweiterungen/schnittstellen/eloxc-for-microsoft-ews https://www.elo.com/wcm/de/loesungen/e-mail-management https://pages.elo.com/e-mail-management/business-facts https://pages.elo.com/e-mail-management/technologie • RegEx-Tool: http://www.txt2re.com/ • Informationen zu PidTags: https://msdn.microsoft.com/en-us/library/ee178172(v=exchg.80).aspx ELO ECM Tour 2016 | www.elo.com 16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ELO ECM Tour 2016 | www.elo.com ELO ECM Tour 2016 ELO Digital Office GmbH, Tübinger Straße 43, D-70178 Stuttgart ELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz ELO Digital Office CH AG, Industriestrasse 50b, CH-8304 Wallisellen Die ELO Homepage finden Sie unter: www.elo.com ELO Digital Office, das ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise sind Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. Microsoft®, MS®, Windows®, Word® und Excel®, PowerPoint®, SharePoint®, Navision® sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein. Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt nicht die eingehende individuelle Beratung. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen können jederzeit, auch ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Insbesondere können technische Merkmale und Funktionen auch landesspezifisch variieren. Aktuelle Informationen zu ELO Produkten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie bei den ELO Gesellschaften und den ELO Business-Partnern und/ oder ELO ChannelPartnern. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistungen bestimmen sich ausschließlich nach den jeweiligen Verträgen. 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