So hilft die digitale Verarbeitung

Unsere Profession:
Business-IT für Ihren Erfolg
Live-Vorführung „So hilft die digitale Verarbeitung“
Jochen Bärtl & Frank Benz, ttt-it AG
Trier, 26. November 2015
ttt-it AG − Gottbillstraße 34a − 54294 Trier − www.ttt-it.de
Vorstellung - Firmendaten
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Aktiengesellschaft (Stammkapital: 50.000 €)
Gründung in 2003 (Management-Buy-out)
Historie seit 1986 (Technologie Transfer Trier GmbH / IBS-Gruppe)
Vorstand: Rainer Schramm, Dipl.-Ing. Lothar Simon
19 fest angestellte MitarbeiterInnen
 Expertise in DMS / ECM Beratung > 15 Jahre
 Expertise in DMS / ECM Lösungen > 10 Jahre
ttt-it AG − Gottbillstraße 34a − 54294 Trier − www.ttt-it.de
Vorstellung - Portfolio
Consulting
- Audits, Konzepte, Planungen
- Ausschreibungen
- Trainings
ttt-it AG
Systemlösungen
DMS / Prozess- / BI-Lösungen
- HP (Server, SAN, LAN etc.)
- Microsoft
- VMware
- Citrix
- SQL Server
- SharePoint
- ELO ECM Suite
- Softwareentwicklung
ELO Digital Office GmbH & ELO ECM Suite 9
1871
Louis Leitz gründet sein erstes Unternehmen
1995
Erster Elektronischer Leitz Ordner (ELOoffice)
1996
Gründung der ELO Digital Office GmbH
1998
Einführung ELOprofessional
2004
Einführung ELOenterprise
2011
ELO ECM-Suite 2011
2014
ELOoffice 10
Funktionen eines DMS / ECM-Systems
Verwalten
DMS / ECM-Funktionen:
DM
WFM
BPM
Collab
Speichern
Erfassen
RM
WCM
Bereitstellen
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Erfassen: scannen, übernehmen
Verwalten: Kategorisierung und Verschlagwortung
Speichern: strukturierte Ablage
Bereitstellen / Ausgeben: Suche, Darstellung
Bewahren / Sichern: Aufbewahrung, Datensicherung,
Auslagerung, Vernichtung
Bewahren
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• Rechteverwaltung, Workflow, …
Warum denn bitte „digitale Verarbeitung“?
 Sie sparen Geld!
 Arbeitszeit ist Geld!
 Materialkosten: z.B. Papier, Ordner, Schränke, Drucker & Verbrauchsmaterialien
 Raumkosten: z.B. Lager- / Büroraum, externe Lagerung
 Sie werden besser!
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standardisierte und gesicherte Prozesse
umfassende Verfügbarkeit - jedermann, jederzeit, überall (Ort & Gerät)
bessere Kontrolle
schnelle Auswertung
direkte Auskunftsfähigkeit
Die Einführung ist „Chefsache“!
ttt-it AG − Gottbillstraße 34a − 54294 Trier − www.ttt-it.de
Die (elektronische) Rechnung
 Die Bestandteile
 Dokument (Bild)
 Grunddaten
 Positionsdaten
 Die Entwicklung
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Papierrechnung
EDI / EDIFACT (kaufmännische Dokumente als Datensatz)
eRechnung mit qualifizierter, elektronischer Signatur
eRechnung – ganz einfach
ZUGFeRD-Rechnung (PDF-Dokument & Datenpaket)
http://www.ferd-net.de
ZUGFeRD: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland
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Ablauf der papierbasierten Rechnungsverarbeitung
 Posteingang: Stempel, Rechnungseingangsbuch
 Erfassung: Finanzbuchhaltung (FiBu)
 Umlauf in der Rechnungsmappe
 Manueller Transport (Fachabteilung, Einkauf etc.)
 Rücklauf
 Endgültige Buchung / Zahlung
 Ablage in Leitz-Ordner
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Ablauf der papierbasierten Rechnungsverarbeitung
 Posteingang: Stempel, Rechnungseingangsbuch
 Erfassung: Finanzbuchhaltung (FiBu)
Defizite:
 Umlauf in der Rechnungsmappe
 Manueller Transport (Fachabteilung, Einkauf etc.)
 Rücklauf

lange,
nicht
steuerbare
Durchlaufzeiten
 Endgültige Buchung / Zahlung
keineinKontrollmechanismen
 Ablage
Leitz-Ordner
 Kopien / Papierverbrauch
 fraglicher Lagerort? z.B. bei Rückfragen
 späteres Suchen im Buchhaltungsarchiv
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Die digitalen Prozesse je Rechnungsart
Rechnungseingang
Finale
Archivierung
Buchung
Workflow
Erfassung
Digitalisieren
Posteingang
Papierrechnung
Elektronische Rechnung (PDF)
Posteingang
(Hauspost)
Elektronische Rechnung (ZUGFeRD)
E-Mail-Eingang /
Download
E-Mail-Eingang /
Download
Scannen
Papierrechnung
automatisch
automatisch
nein
Manuelle
Erfassung
nein
Manuelle
Erfassung
Sprechen Sie mit Ihren
Geschäftspartnern!
Workflow
Rechnungsverarbeitung
Workflow
Rechnungsverarbeitung
Workflow
Rechnungsverarbeitung
Verbuchung
Verbuchung
Verbuchung
Finale Ablage
Finale Ablage
Finale Ablage
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Bildausschnitt „ELO Client mit ZUGFeRD-Rechnung“
Bildausschnitt „ELO Workflow“
Bildausschnitt „Chart Liquidität“