Anwenderbericht

Anwenderbericht
Wachsen mit der Cloud
Kunde: Produkte:
VIP-Training Variable Individuelle Prävention GmbH
CRM, TEAMWORK-DMS
Gesundheitsmanager in der Cloud: Die Kölner VIP-Training Variable Individuelle
Prävention GmbH organisiert ihr dezentral aufgestelltes Unternehmen mit der Cloud
Unternehmenssoftware von Scopevisio.
Keine fixen Arbeitszeiten. Kein fester Schreibtisch.
Dafür aber reichlich Raum zur kognitiven und
physischen Betätigung in gestalteten Arbeitslandschaften mit „Shared Desks“. Die Arbeitsweise
am Stammsitz der VIP Training GmbH in Köln entspricht ziemlich genau der dezentralen Ausrichtung des bundesweit tätigen Dienstleisters im Gesundheitsmanagement. Über 60 Mitarbeiter an 21
Standorten können sich so auf ihre Kernkompetenz
konzentrieren: das Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) erlebbar zu machen. Die operativen, administrativen und wissensrelevanten Fäden
des Unternehmens laufen in der Cloud zusammen.
Seit Sommer 2014 informieren und organisieren
sich die 21 Festangestellten und 40 Freelancer in
den Cloud-Anwendungen von Scopevisio.
Rasantes Wachstum
„Wir arbeiten ergebnisorientiert“, erläutert Bastian Schmidtbleicher, Sportwissenschaftler und
Geschäftsführer von VIP-Training. „Bei uns gibt es
Projekte und Aufgaben, keine Hierarchien oder
Positionen.“ Die Rechnung geht auf: 2006 gegründet und 2012 in eine GmbH umgewandelt, zählt
VIP-Training heute zu den Marktführern im Betrieblichen Gesundheitsmanagement. VIP-Training – ein
Team aus Sportwissenschaftlern, Physiotherapeuten, Psychologen, Ernährungsberatern, Medizinern
und Pädagogen – weist seit vier Jahren eine jährliche Umsatzverdopplung durch rein generisches
Wachstum aus. Zum Kundenkreis zählen Big Player (u.a. Deutsche Bank, Postbank, Deutsche Post,
DHL, Telekom) und rund 150 KMUs (Arztpraxen,
Steuerberatungen, Industriebetriebe, IGs Gesundheit in Gewerbegebieten).
Gesundheit im Unternehmen
BGM hilft gegen erhöhte Krankenstände, Leistungsabfall, den demografischen Wandel und Fachkräftemangel, aber auch gegen den Identifikationsverlust
mit Unternehmen und Tätigkeit aktiv anzugehen.
„Gesundheitsmanagement kann auch Wertemanagement sein“, sagt Schmidtbleicher, „gut und
nachhaltig praktiziert, ist BGM wahrgenommene
Wertschätzung, das macht ein Unternehmen unglaublich attraktiv.“
Von Arbeitsplatzanalyse über Individualberatung
bis hin zu Personal- und Organisationsberatung,
Training und Zeitmanagement deckt VIP-Training
alle BGM-Spielarten ab. Prävention und Rehabilitation sind die methodischen Ansätze – Gesundheit
erlebbar machen, ist das erklärte Motto. Zum Beispiel in kurzen Trainingseinheiten à 15 Minuten,
bestenfalls am Arbeitsplatz, oder in Form von Rapid
Learning – das sind Mikro-Lerneinheiten mit parallelem Bewegungstraining.
„Alles beginnt mit TEAMWORK-DMS“
Dokumentiert wird jedes relevante Projektdetail
von Consulting über Training beim Kunden vor
Ort bis Reporting in der Cloud-Software TEAMWORK-DMS. Mit dem Dokumentenmanagementsystem verwaltet VIP Training Dokumente und Dateien wie E-Mails und Anhänge, Verträge, Reports,
Briefe, Bilder, Präsentationen, Trainingspläne und
Anwender
VIP Training Variable
Individuelle Prävention GmbH
Branche
Dienstleistung / Gesundheit
Schwerpunkt
Betriebliches Gesundheitsmanagement
Ziele/Anforderungen
Wissensmanagement und Projektsteuerung
• Wissen für alle Mitarbeiter
verfügbar machen
• Interne Prozesse abbilden und optimieren
• Informationen schnell finden
Nutzen und Vorteile
• Dezentrale Unternehmensorganisation in
einer Software abbilden
• Alle Projektinformationen an einem Ort
• Optimierte und schnellere interne Abläufe
die Arbeitszeiterfassung mobil vom Laptop oder
Tablet aus. „Alles beginnt mit TEAMWORK-DMS“,
sagt Schmidtbleicher, „ein unglaublich wichtiges
Tool, denn Scopevisio bietet uns damit die komplette Integration der Möglichkeiten. Ein Beispiel:
Unser Mitarbeiter ist beim Kunden vor Ort und
soll eine Arbeitsplatzsituation am Fließband analysieren. Per Eingabe von ´Rücken – Gesundheit
– Fließband´ lässt sich unser gesammeltes Erfahrungswissen auf die Schnelle auch auf dem Tablet
abrufen.“
Wissen tagesaktuell verfügbar halten
Schon beim Upload werden die Dokumente und
Dateien von VIP-Training OCR-indexiert, so dass
die benötigte Information schnell wiedergefunden wird. „Ich kann Informationen einfach scopen
Betriebliches Gesundheitsmanagement
und direkt finden“, so Schmidtbleicher, „Finden
ist heute der relevante Faktor – sei es in Bezug
auf Dokumente oder Bilder, die wir bei vergleichbaren Projekten gemacht haben. Das ist immens
wichtig, weil es vielleicht morgen in Hamburg ein
Problem gibt, das ein anderer Mitarbeiter gestern
in München schon gelöst hat.“ Um effektiv und
qualitativ hochwertig arbeiten zu können, müsse
man die Kommunikation transparent dokumentieren und Wissen verfügbar halten. Unterstützt wird
dieser Anspruch durch ein lückenloses Versionsmanagement. Lädt ein VIP-Training-Mitarbeiter in
TEAMWORK-DMS eine neue Dateiversion hoch, so
erscheint sie bei Suchabfragen als aktuell gültige
Version. Vorversionen sind als nachvollziehbare
Historie protokolliert. Wichtige Informationen zu
einer Datei lassen sich zudem mit der Kommentarfunktion festhalten.
Kundenzugriff auf Reports, Präsentationen, Pläne
Das betriebliche Wissensmanagement bei VIP-Trai-
„
ning erstreckt sich wie selbstverständlich auch auf
den Kunden selbst. Schmidtbleicher: „Über unsere
Unternehmenssoftware können wir unseren Kunden täglich reporten – das ist hochinteressant für
Unternehmen, da die BGM-Investition ja gerechtfertigt werden muss.“ Auf Tageszusammenfassungen, Präsentationen oder Trainingsanleitungen
können VIP-Training-Kunden mit einem Freigabelink zugreifen. Auch das Handling großer Dateien
wie Grafiken oder Bilder ist so kein Problem mehr.
Die Freigabelinks lassen sich mit Passwortschutz
versehen und zeitlich begrenzen.
Bewerberauswahl in der Cloud
Der schnelle, geschützte Zugriff auf stets aktuelle
Dokumente mit einem Gastzugang für Dritte folgt
nicht nur dem Grundsatz der Transparenz – er spart
in erster Linie auch Zeit und Kosten. Angesichts der
für 2015 geplanten Ausweitung der Geschäfte forcierte VIP-Training im IV. Quartal 2014 die Suche
nach neuen Mitarbeitern. „320 Bewerbungen er-
Mit Scopevisio lässt sich unser gesammeltes
Erfahrungswissen auf die Schnelle abrufen.
BASTIAN SCHMIDTBLEICHER,
Geschäftsführer
VIP Training
reichten uns binnen zwei Wochen für neue Standorte“, so Schmidtbleicher, „im Normalfall hätten
wir zu dritt allein für die Prüfung von 250 Bewerbungen Minimum eine Woche benötigt.“ Auch weil
Geschäftsführer Bastian Schmidtbleicher, Prokurist
Sven Lünzer und PMO Leitung Petra Wirtz sich zu
besagtem Zeitpunkt an unterschiedlichen Orten
aufhielten, organisierte man sich zur Bewerberauswahl in der Cloud. So konnten alle drei auf ein- und
dieselbe Bewerbung in TEAMWORK-DMS zugreifen
und zeitgleich kommentieren. „Letztlich sind wir
bei zweieinhalb Tagen Nettoarbeitszeit gelandet“,
bilanziert Schmidtbleicher.
Arbeitszeiterfassung als Lehrmittel
Arbeitszeiterfassung – ein heikles Thema, das Bastian Schmidtbleicher als Instrument der Personalentwicklung positiv sieht: „Die Zeiterfassung ist für
uns extrem wichtig, da wir viele junge Mitarbeiter
haben, die mit viel Enthusiasmus zur Sache gehen,
sicher aber noch Optimierungspotenzial haben. Die
Zeiterfassung in der Anwendung PROJEKTE belegt
Geleistetes, dient uns als Grundlage für Angebote,
primär aber der persönlichen Entwicklung. Wir sehen die Zeiterfassung als Lehrmittel für unternehmerisches Denken, nicht als Kontrolle. Wir wissen,
dass sich die Identifikation zu einem Unternehmen
in Sekunden zerstören lässt, wenn Menschen nur
in Zahlen abgebildet werden.“ Ganz pragmatisch
nutzt VIP-Training die Arbeitszeiterfassung in PROJKETE auch als Abrechnungsgrundlage für die Freiberufler. Sie tragen die Stunden ein, „wir schreiben
die rechtskonforme Rechnung an die Kunden“, so
Schmidtbleicher.
Das Bindeglied im Wachstum
Ohne intelligente Lösungen wie Scopevisio kann
sich Bastian Schmidtbleicher die wirtschaftliche
Schlagkraft seines Unternehmens nur schwer vorstellen: „Sicher geht´s auch ohne, dann allerdings
müssten wir die doppelte Anzahl an Mitarbeitern
beschäftigen, betreuen und könnten uns nicht auf
unsere Kernkompetenz konzentrieren.“ Das ist
auch der strategischen Perspektive von VIP-Training geschuldet: „Wir verstehen uns als Flächendienstleister und stehen hier vor der Aufgabe, das
Wachstum abzusichern, indem wir es nachhaltig
gestalten und steuern. Im Gegenzug aber wollen
wir die Menschen an den verschiedenen Standorten eigenverantwortlich machen und unternehmerisch denken lassen. Das geht nur mit Cloud-Lösungen, wie Scopevisio sie anbietet.“
Scopevisio AG
Die Scopevisio AG entwickelt eine neue Generation von Unternehmenssoftware, die ausschließlich in der
Cloud bereitgestellt wird. Das Produktspektrum umfasst Anwendungen für Vertrieb, Marketing, Verkauf,
Projekte, Buchhaltung und Dokumentenmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen. Die Module
können einzeln genutzt oder zu einer integrierten Komplettlösung verbunden werden. Scopevisio wurde im
Jahr 2007 gegründet und beschäftigt am Firmensitz in Bonn derzeit 60 Mitarbeiter.
Scopevisio AG
Rheinwerkallee 3
53227 Bonn
Germany
T +49 228 4334-3000
F +49 228 4334-3200
[email protected]
www.scopevisio.com