SOP für klinische Studien: Dateneingabe in die Pharmkovigilanz
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Standard Operating Procedure SOP AE10-H Dateneingabe in die Pharmakovigilanz-Datenbank © Lizenzbedingung und Copyright für Arbeitsmaterialien der TMF: Dieses Werk ist einschließlich aller seiner Teile urheberrechtlich geschützt. Die Rechte liegen, sofern nicht anders angegeben, bei der TMF. Eine Gew ähr für die Richtigkeit der Inhalte kann die TMF nicht übernehmen. Eine Vervielf ältigung und Weiterleitung ist ausschließlich innerhalb Ihrer Organisation oder Firma sow ie der TMF- Mitgliedschaft erlaubt, sofern keine anders lautende Vereinbarung mit der TMF besteht. Aus Gründen der Qualitätssicherung und der Transparenz bzgl. Verbreitung und Nutzung der TMF- Ergebnisse erfolgt die w eitergehende Verbreitung ausschließlich über die TMF-Website oder die Geschäftsstelle der TMF. Dieses Werk w urde als Arbeitsmaterial konzipiert, w es halb Änderungen an Ausdrucken sowie an umbenannten Kopien der Originaldatei vorgenommen w erden können, sofern diese angemessen gekennzeichnet werden, um eine Verwechslung mit dem Originaldokument auszuschließen. Diese Nutzungsbedingungen sowie das TMF-Logo dürfen aus den geänderten Kopien entfernt werden. Die TMF empfiehlt, als Referenz stets das gedruckte Originaldokument oder die schreibgeschützte Originaldatei vorzuhalten. Auch die Vervielfältigung und Weiterleitung geänderter Versionen ist ausschließlich innerhalb Ihrer Organisation oder Firma sow ie der TMF- Mitgliedschaft erlaubt, sofern keine anders lautende Vereinbarung mit der TMF besteht. Sofern geänderte Kopien oder mit Hilfe dieses Werks von Ihnen erstellten Dokumente in der Praxis zum Einsatz kommen, sollen diese per Email an die TMF Geschäftsstelle (info@tmf ev.de) gesandt werden. Diese zugesandten Dokumente w erden von der TMF ausschließlich zum Zweck der Weiterentwicklung und Verbesserung der TMF-Ergebnisse genutzt und nicht publiziert. Die Erstellung und Überarbeitung der SOPs und deren Anlagen wurde gefördert durch: Standard Operating Procedure SOP AE10-H Dateneingabe in die Pharmakovigilanz-Datenbank Version: V01 Gültig ab: 09.12.2011 Ersetzte Version: Ersterstellung vom: - Autor: Dr. Heike Mönkemann Datum Unterschrift Autor Datum Unterschrift Sprecher FG QM Datum Unterschrift Sprecher Vorstand Review: FG-QM Genehmigung: Vorstand KKS-Netzwerk Zielgruppe: Projektmanager, verantwortlicher Mitarbeiter AMS, Datenmanager Status der Anlage Anlagen: Keine Erstellung der SOP durch Fachgruppe Qualitätsmanagement des KKS-Netzwerk unter Mitarbeit kooperierender Kompetenznetze SOP AE10-H Dateneingabe in die Pharmakovigilanz-Datenbank V01 Inhaltsverzeichnis Seite Ziel ................................................................................................................................ 3 Geltungsbereich ............................................................................................................ 3 Hintergrund ................................................................................................................... 3 Prozesse ....................................................................................................................... 3 4.1 Vorbereitungen ......................................................................................................... 3 4.1.1 Vorbereitungen der PV-DB für die Dateneingabe ........................................... 3 4.1.2 Übersetzung der Daten .................................................................................. 3 4.1.3 Eingabekonventionen ..................................................................................... 3 4.1.4 Schulung der Eingabekräfte ........................................................................... 4 4.2 Dateneingabe ........................................................................................................... 4 4.2.1 Fallregistrierung ............................................................................................. 4 4.2.2 Kodierung der SAEs ....................................................................................... 4 4.2.3 Second Look / Qualitätskontrolle .................................................................... 5 4.2.4 Fallbeschreibungen von SAEs (Case Narratives) ........................................... 5 4.3 Probleme bei der Dateneingabe ............................................................................... 6 4.4 Dokumentation von Dateneingabe und Kontrolle ..................................................... 6 4.5 Ablage ...................................................................................................................... 7 5 Referenzen ................................................................................................................... 7 6 Änderungen .................................................................................................................. 7 1 2 3 4 - 2 von 7 - 09.12.2011 SOP AE10-H 1 Dateneingabe in die Pharmakovigilanz-Datenbank V01 Ziel Ziel der SOP ist die Festlegung von Prozessen des KKS-Netzwerkes für die Eingabe der Informationen zu schwerwiegenden unerwünschten Ereignissen (SAEs) in die Pharmakovigilanz-Datenbank (PV-DB). 2 Geltungsbereich Diese SOP gilt für klinische Prüfungen, die unter das Arzneimittelgesetz (AMG) fallen und in denen ein KKS eine PV-DB aufsetzt. Die Prozesse können, wo sinnvoll und möglich, auch auf andere Studien angewendet werden. Voraussetzung für die Übernahme der beschriebenen Tätigkeiten durch das KKS ist eine schriftliche Legitimierung im Vorfeld (z.B. Vertrag, Vollmacht), die entsprechenden Verpflichtungen im Rahmen der klinischen Studie für den Sponsor wahrzunehmen. 3 Hintergrund Um den dem Sponsor von klinischen Prüfungen obliegenden Verpflichtungen im Rahmen der Pharmakovigilanz nachkommen zu können, werden die Informationen über schwerwiegende unerwünschte Ereignisse (SAE) i. A. in einem PV-DB-System erfasst. Die korrekte Dateneingabe der SAE-Fälle in die PV-DB ist eine zentrale Voraussetzung für - eine korrekte papierbasierte Meldung an die Behörden auf einem CIOMS I Formular, - eine E2B-konforme elektronische Meldung an die Behörden, - die zuverlässige Recherche der Daten, - die Generierung von korrekten Listings für die Jahressicherheitsberichte (DSUR). 4 Prozesse 4.1 4.1.1 Vorbereitungen Vorbereitungen der PV-DB für die Dateneingabe Softwarespezifisch: Die Regelungen der Eingaberechte und des Workflows der Software sind vor der Dateneingabe in die PV-DB vorzunehmen und zu dokumentieren. Diese Vorbereitungen sind abhängig von der genutzten Software sowie von den KKS-internen Arbeitsprozessen. 4.1.2 Übersetzung der Daten Vor Beginn der klinischen Prüfung ist festzulegen, in welcher Sprache die SAE-Meldebögen auszufüllen sind. Sollten Übersetzungen notwendig sein, muss geklärt werden, wer die Übersetzungen ausführen soll und in welchem Zeitrahmen diese zur Verfügung stehen sollen. Die notwendigen Details sollen, wenn möglich, im Vertrag oder einer entsprechenden Anlage zum Vertrag geregelt und im [SAE-Manual] beschrieben werden. <KKSSpezifische Funktion> Die vorgenommenen Übersetzungen sind zu dokumentieren, ebenso wie das Verfahren zur Qualitätssicherung der vorgenommen Übersetzungen. (z.B. unabhängige Rückübersetzung in die Originalsprache). 4.1.3 Eingabekonventionen Eingabekonventionen legen fest, wie die Daten vom SAE-Meldebogen (Initial und Follow-up) und SAE-Assessment-Sheet in die Felder der P übertragen werden sollen. Auch die Eingabe - 3 von 7 - 09.12.2011 SOP AE10-H Dateneingabe in die Pharmakovigilanz-Datenbank V01 formloser Meldungen ist dort geregelt (z.B. Arztbriefe, Telefonnotizen). Es wird empfohlen, hierbei die ICH E2B-Anforderungen einzuhalten. Bestehen für eine klinische Prüfung Abweichungen von den allgemeinen Eingabekonventionen, sind diese studienspezifisch zu dokumentieren (studienspezifische Eingabekonventionen). Diese getroffenen Regelungen sind zusammen mit den allgemeinen Eingabekonventionen bindend und von allen Personen, die in die Prozesse der Dateneingabe in die PV-DB involviert sind, zu berücksichtigen. Falls diese Vorgaben von den in der vorliegenden SOP formulierten allgemeinen Handlungsanweisungen abweichen, sind die studienspezifischen Vorgaben als bindend zu bewerten. <KKSSpezifische Funktion> Bei Bedarf müssen die Eingabekonventionen erweitert oder aktualisiert werden. 4.1.4 Schulung der Eingabekräfte Schulung jeder Eingabekraft vor der ersten Dateneingabe bezüglich folgender Punkte : E2B-konforme Dateneingabe Nutzung der PV-DB im Allgemeinen (allgemeine Eingabekonventionen PV-DB) Studienspezifische Besonderheiten für die einzugebenden Daten (studienspezifische Eingabekonventionen PV-DB). 4.2 Dateneingabe Eingabe der Daten des SAE-Meldebogens, ggf. vorhandene Follow-upInformation, sowie die Zweitbewertung (z.B. SAE-Assessment-Sheet) in die PV-DB unter Berücksichtigung der allgemeinen und gegebenenfalls studienspezifischen Eingabekonventionen. 4.2.1 <KKSSpezifische Funktion> <KKSSpezifische Funktion> Fallregistrierung Jedes SAE wird unverzüglich nach seinem Eingang registriert und erhält eine eindeutige Fallnummer bei der Registrierung in der PV-DB. <KKSSpezifische Funktion> 4.2.2 Kodierung der SAEs Da bei papierbasierten SUSAR-Meldungen nur für das „Event“ eine MedDRA-Kodierung erforderlich ist, kann studienspezifisch festgelegt werden, für welche weiteren SAE-Daten eine MedDRA-Kodierung vorgenommen wird. Bei E2B-konformer Datenerfassung ist für folgende Felder eine Kodierung vorzunehmen: Reaction/Event (LLT) Indikation für alle Arzneimittel Medical history und concurrent conditions Tests Reported cause of death Autopsy-determined cause of death Sender´s diagnosis - 4 von 7 - 09.12.2011 SOP AE10-H Dateneingabe in die Pharmakovigilanz-Datenbank V01 Folgende Felder können alternativ auch als Text erfasst werden: Medical history und concurrent conditions Tests Es ist ebenfalls festzulegen, ob und wie eine Kodierung von Arzneimitteln durchgeführt werden soll. Die Vorgehensweise bei der MedDRA-Kodierung wird in der SOP “MedDRA-Kodierung“ festgelegt. Die MedDRA-Kodierung und ggf. weitere Kodierungen werden gemäß den relevanten SOPs (siehe SOP „MedDRA-Kodierung) und studienspezifischen Festlegungen durchgeführt. 4.2.3 <KKSSpezifische Funktion> Second Look / Qualitätskontrolle Ist die Dateneingabe abgeschlossen, muss sie in einem Second LookVerfahren überprüft werden. Für die Überprüfung der Daten ist [KKSSpezifische Funktion] zuständig. Er kann diese Aufgabe gegebenenfalls an entsprechend qualifiziertes Personal delegieren. Es ist darauf zu achten, dass der Second Look nicht von der Person vorgenommen wird, die die Dateneingabe durchgeführt hat. Bei dem Second Look erfolgt ein visueller Abgleich der vor Beginn der klinischen Prüfung studienspezifisch (z.B. im [SAE-Manual]) festgelegten Einträge zwischen SAE-Meldebogen und entsprechenden Feldern in der PV-DB. <KKSSpezifische Funktion> Erforderliche Änderungen werden vom entsprechend qualifizierten Mitarbeiter vorgenommen. Die Dokumentation erfolgt per Audittrail. 4.2.4 Fallbeschreibungen von SAEs (Case Narratives) Es ist studienspezifisch (z.B. Prüfplan, SAE-Manual) vor Beginn der klinischen Prüfung u.a. festzulegen (siehe SOP „Pharmakovigilanzplanung“): In welchen Fällen Case Narratives erstellt werden Wer für die Erstellung verantwortlich ist Wie die Erstellung von Case Narratives dokumentiert wird Eine Liste mit Adressen, falls eine Versendung der Case Narratives vorgesehen ist. 4.2.4.1 Inhalt von Case Narratives Verbindlich sind Case Narratives für SUSAR Meldungen. Der Case Narrative soll alle relevanten Aspekte des Falles und alle zur Beurteilung relevanten Fakten zusammenfassend darstellen. Der Case Narrative ist eine Zusammenfassung der vorhandenen Informationen und ist von dem Bericht des Einzelfalls durch den Prüfer zu unterscheiden. Soll der Prüfer (wörtlich) zitiert werden, ist dies zu kennzeichnen. Die in der PV-DB abgebildeten Informationen müssen identisch mit den im Case Narrative dargestellten Informationen sein, wobei das Case Narrative zusätzliche Informationen enthalten kann. Eine Interpretation und Bewertung der Information muss klar gekennzeichnet sein und von der Darstellung der Fakten getrennt werden. Widersprüchliche Informationen (z.B. aus unterschiedlichen Quellen) sollen transparent dargestellt werden. - 5 von 7 - 09.12.2011 SOP AE10-H Dateneingabe in die Pharmakovigilanz-Datenbank V01 Formale Anforderungen an den Case Narrative: Englische Sprache 3. Person Vergangenheitsform Möglichst keine Abkürzungen Berichtete Diagnosen, Symptome, Befunde möglichst wortgetreu wiedergeben Inhaltliche Anforderungen an den Case Narrative: Quelle der Information (klinische Prüfung, Land); Angaben zum Studienteilnehmer (Pat.-ID, Alter, Geschlecht, gegebenenfalls ethnische Zugehörigkeit) Relevante Anamnese des Studienteilnehmers, bzw. Begleitumstände Angaben zur Behandlung mit dem Prüfpräparat (Indikation, Beginn der Behandlung, Dosierung und Art der Anwendung, Maßnahmen im Hinblick auf das Prüfpräparat) Verlauf des Ereignisses (Beginn, Ende, Schweregrad, Verlauf, Ausgang) Angaben zu Diagnostik und Behandlung Im Falle des Todes: Nähere Angaben zur Todesursache und gegebenenfalls Autopsiebefunde Angaben zur Begleitmedikation Bewertung durch den Prüfer (bei E2B-konformen Meldungen ist diese Information in das Feld „Reporter´s Comment“ einzutragen) Bewertung durch den Sponsor/Zweitbewerter (bei E2B-konformen Meldungen ist diese Information in das Feld „Sender´s Comment“ einzutragen) 4.2.4.2 Erstellen der Case Narratives Erstellen der Case Narratives für alle SUSAR-Meldungen und darüber hinaus für die studienspezifisch definierten SAE. Weiterleitung an die im Prüfplan und / oder SAE-Manual festgelegten Stellen innerhalb der vorgegebenen Fristen. <KKSSpezifische Funktion> 4.2.4.3 Kontrolle der Case Narratives Der Case Narrative muss ärztlich kontrolliert werden, um zu gewährleisten, dass er medizinisch korrekt ist, die vorhandene Information korrekt wiedergegeben wurde und wesentliche von unwesentlicher Information sachgerecht unterschieden wurde. Kontrolle der Case Narratives und Überprüfung. Dokumentation der erfolgten <KKSSpezifische Funktion> 4.2.4.4 Aktualisierung von Case Narratives Case Narratives werden gemäß der SOP „Fallbearbeitung, Follow-up und Abschluss eines Falles in klinischen Prüfungen mit Arzneimitteln“ aktualisiert. 4.3 4.4 Probleme bei der Dateneingabe Dokumentation der Probleme bei der Dateneingabe. Besprechung diese Punkte werden mit dem [verantwortlichen Mitarbeiter AMS] besprochen. Dokumentation und Umsetzung der besprochenen Konsequenzen <KKSSpezifische Funktion> Dokumentation von Dateneingabe und Kontrolle Sowohl die Dateneingabe als auch der vorgenommene Second-Look sind - 6 von 7 - <KKS09.12.2011 SOP AE10-H Dateneingabe in die Pharmakovigilanz-Datenbank von dem jeweiligen Mitarbeiter, der sie vorgenommen hat, zu dokumentieren. 4.5 Spezifische Funktion> Ablage Alle Dokumente wie z.B. Schulungsnachweise werden im TMF abgelegt. 5 V01 Projektmanager Referenzen [1] KKSN_Manual zur PV in klinischen Prüfungen_V-01-H_Final.doc [2] International Conference on Harmonisation of Technical Requirements for Registration of Pharmaceuticals for Human Use (ICH) Guideline E2B: Clinical Safety Data Management Data Elements for Transmission of Individual Case Safety Reporters (CPMP/ICH/287/95, September 97 Querverweise zu bestehenden SOPs SOP-ID AE08-H AE09-H AE11-H 6 Titel Fallbearbeitung, Follow-up und Abschluss eines Falles in klinischen Prüfungen mit Arzneimitteln Pharmakovigilanzplanung MedDRA-Kodierung Änderungen Änderungen gegenüber der letzten Version N.z., da Neuerstellung - 7 von 7 - 09.12.2011
