Providermanagement steigert Effizienz und senkt Kosten

FACHARTIKEL
Providermanagement steigert Effizienz und senkt Kosten
von Andreas Radix, Alegri International Group
In vielen Unternehmen und Großkonzernen ist die IT (oder ein Teilbereich
der IT) an einen oder mehrere externe Provider ausgelagert. Die Grundlagen
eines solchen Outsourcings - Vertragsdaten, -inhalte, -fristen, Service Level
Agreements und viele andere Parameter der Providersteuerung - sind in
einem umfassenden, dynamischen Vertragswerk geregelt. Die Pflege dieses
Vertragswerkes sowie die logistische Umsetzung einschließlich Anfragen
und Angebote der Vertragsleistungen werden oft von mehreren Abteilungen
an verschiedenen Standorten betreut und durchgeführt. Diese Komplexität
der
Prozesse
erfordert
eine
effektive
Software-Lösung
für
die
Zusammenarbeit der Abteilungen untereinander sowie mit dem Provider.
Providersteuerung samt Vertragsmanagement
Eine moderne Providersteuerung auf Basis Microsoft SharePoint Server in
der Enterprise Edition bietet die Möglichkeit, komplexe und dynamische
Prozesse mit Hilfe von Standardsoftware abzubilden. Über verschiedene
Standorte hinweg bietet solch eine Lösung eine sichere und kostengünstige
Bearbeitung der Vorgänge mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen und
bindet auch das Vertragsmanagement über den gesamten Vertrags-Lifecycle
mit ein. Die Alegri International Group, führenden Microsoft- und SAPPartner für Business-Lösungen mit langjähriger Expertise im SharePointUmfeld, bietet eine Providermanagement-Lösung auf Basis Microsoft
SharePoint an.
Dynamische Vertragsverwaltung
Die Verwaltung von Verträgen wird vom ersten Entwurf bis hin zur Pflege
eines aktuellen Vertrages einschließlich der Änderungsverfolgung mit
Revisionsprüfung abgebildet. Dazu zählen die Erfassung und Bearbeitung
von Change-Anträgen, das Vertragsmanagement aktueller Verträge, die
Einholung
von
Genehmigungen
in
verschiedenen
Ausschüssen,
das
Tracking inklusive SLAs und Messpunkte sowie die Versionierung und das
Rechtemanagement.
Abbildung und Controlling komplexer Prozesse
Die Steuerung und das Controlling von Providern und Lieferanten zählen zu
den
großen
Herausforderungen
bei
der
Abbildung
von
komplexen,
dynamischen Geschäftsprozessen. Für ein effektives Arbeiten werden in
dieser
Lösung
zusammengefasst.
verschiedene
Dies
Systeme
ermöglicht
den
an
einem
interaktiven
Arbeitsort
Austausch
von
Informationen mit dem jeweiligen Provider. Über Dashboards können
Arbeitsaufträge für verschiedene Bereiche detailliert angezeigt und die
Bearbeitungsstände
immer
aktuell
verfolgt
werden.
Anfragen, Angebote, Angebotsmanagement und die Leistungserfassung sind
die wichtigsten Prozessabschnitte und in der vorgestellten Lösung als
Grundmodule
integriert.
Diese
können
einfach
durch
individuelle
Prozessabschnitte ergänzt werden.
Revisionssichere Steuerung über alle Prozess-Schritte hinweg
Das Gesamtsystem bietet eine revisionssichere Steuerung des Providers
von
der
Anfrage
Dokumentenversionen
bis
von
hin
der
zur
Leistungsabrechnung.
Erstellung
bis
zur
Alle
abschließenden
Bearbeitung und Archivierung sind abrufbar, sämtliche Änderungen sind
transparent dokumentiert.
Nach
der
Auftragserfassung
werden
die
entsprechenden
Prozesse
dynamisch generiert inklusive der Erstellung von Messpunkten und der SLA-
Überwachung. Die Geschäftslogik wird in Infopath-Formularen abgebildet,
die Auftragskoordination beispielsweise in einem Tracking-Formular.
Die benutzerdefinierte Konfiguration ermöglicht eine flexible Steuerung der
Inhalte, die Ablage aller Inhalte erfolgt transparent und übersichtlich in
einem Datensatz und ist zentral versionierbar. Integriert sind die gesamte
Prozessdokumentation
sowie
die
Providerintegration
mit
Reporting,
Einhaltung von Compliance-Themen u.a.
Während der Einführung der neuen Lösung lässt sich in der Regel der
komplette Datenbestand in Form von Excel-Tabellen und Word-Dokumenten in die
SharePoint-Anwendung importieren bzw. in die neuen Formate konvertieren. So kann
man auch mit dem alten Datenbestand sofort die neue Technologie nutzen.
Das Providermanagement macht die Arbeitsabläufe und das Providercontrolling
damit weit effektiver und steigert die Transparenz aller Vorgänge.
Über Alegri International Group
Alegri International ist ein führendes IT-Beratungsunternehmen im Bereich aller
Microsoft-Produkte (ohne ERP). Durch diese Spezialisierung ist Alegri einer der
wenigen Consulting-Partner von Microsoft, der das Zusammenspiel der Applikationen
beherrscht: von der Strategischen Planung, Einführung u. Installation bis zum Betrieb
der Umgebungen: SharePoint, Search, Dynamics CRM, Lync, Duet Enterprise,
System Center, Cloud Services, .Net, SQL Server.
Alegri International beschäftigt rund 225 Mitarbeiter in den Hauptgeschäftsstellen
München, Stuttgart, Mannheim, Frankfurt/M., Köln, Hamburg, Basel, Zürich und
Wien. www.alegri.eu