Social Business, Einsatz von Collaboration und Office Apps

NACHLESE zur Microsoft Synopsis 2013
Social Business, Einsatz von Collaboration und
Office Apps im Unternehmen
SharePoint 2013 und seine Social Features
© Alegri International Group, 2013
Social Business, Einsatz von Collaboration und Office Apps im Unternehmen
Kürzlich fand die Microsoft Synopsis 2013 in Darmstadt statt. Dort wurde der „Aufbruch in eine neue
Ära“ beschworen, vor allem für die IT-Trends der nächsten Jahre. Die Alegri International Group war
auf der Microsoft Synopsis als Partner dabei und stellte das Thema „Social Business, Einsatz von
Collaboration und Office Apps im Unternehmen. SharePoint 2013 und seine Social Media
Funktionen“ vor.
Mit SharePoint 2013 findet eine weitere Optimierung in der Arbeitsweise der Mitarbeiter statt. Ob
man das Potential nutzen und die neuen Möglichkeiten in einen echten Mehrwert für sich und das
Business umwandeln kann, hängt von der Herangehensweise ab. Die Social Features können auf
jeden Fall einen Wettbewerbsvorteil schaffen!
SharePoint und seine Social Features
Wissensmanagement spielt im Alltag des Information Workers eine große Rolle: wo finde ich was,
wer kann mir etwas bereitstellen und mich unterstützen? Im Unternehmensalltag kann man für das
allgemeine Arbeiten und den Wissenstransfer drei Arten der Kommunikation beobachten:
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Wesentliche Aufgaben übernehmen hier das klassische E-Mail, aber bevorzugt die Wissens- und
Social-Funktionen von SharePoint, z.B. die MySite, wo man Experten identifizieren kann bzw. man
sich selbst als Experte für seine Themen vorstellen kann; die Wikis und Blogs der Communities, wo
ein aktiver, fast synchroner Austausch zu Fachthemen stattfindet u.a.m.
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MySite
Der Wandel des Benutzers vom Konsumenten zum aktiven Benutzer in den Systemen der
Unternehmen hat bereits stattgefunden. Um die Vernetzung dieser Mitarbeiter aktiv zu
unterstützen, ist auch der Wandel in den Produkten erforderlich. Mit SharePoint MySite wurde hier
eine Möglichkeit geschaffen. Dieses Themenfeld bedarf jedoch einer sauberen Planung, um einen
echten Mehrwert im Unternehmen zu erzeugen. Folgende Aspekte sind dabei beispielsweise zu
berücksichtigen:
• Fast immer Integration mit AD
• Self Service Funktionen werden gerne erweitert
• Integration von SAP-Daten via Duet Enterprise
• Integration von Systemen/Lösungen wie „Personalakte“, „Vertragsmanagement“ u.a.
Communities
In Zeiten von Facebook und Twitter ist es wichtig, die Möglichkeiten und Vorteile solcher Plattformen
auch für manche Bereiche eines Unternehmens zugänglich zu machen, ohne dabei Einschnitte im
Schutz der Daten eingehen zu müssen. Gerade das Abwägen zwischen verschiedenen Technologien
wie Blogs, Foren und Communities spielt hier eine zentrale Rolle. Alegri hat die besten Erfahrungen
gemacht und empfiehlt, folgende Aspekte zu berücksichtigen, z.B.:
• Effiziente Erweiterung zu den bisherigen Kommunikationswegen
• Enge Abstimmung mit dem Betriebsrat
• Enge Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten
• Kunden evaluieren daneben auch Yammer, Newsgator, Beezy, …
Skydrive Pro & Share
Verglichen wurde der Versand von Dokumenten via E-Mail im Vergleich zu Skydrive Pro. Wichtig ist
hierbei vor allem der Umgang der Mitarbeiter. Gewohnte Arbeitsmuster müssen verändert werden,
um den Vorteil der Plattformen in vollem Umfang zu nutzen. Alegri hat in Projekten umfangreiche
Erfahrung gesammelt und verschiedene Ansatzpunkte für eine effiziente Umstellung gefunden.
Schwerpunkte sind hierbei unter anderem:
• Viel geringere Hürde für Mitarbeiter
• Tiefere Integrationen in Outlook machbar
• Wichtiges Thema ist oft „Share mit Extern“
Social Search
Die Einführung einer Suche beinhaltet neben der komplexen technischen Architektur auch die
sorgsame Planung der Berechtigungsstruktur. Der Erfolg einer Expertensuche oder ähnliches steht
und fällt damit oftmals bereits in der anfänglichen Planungsphase. Folgende Aspekte sollten dabei
beispielsweise berücksichtigt werden:
• Berechtigungsstrukturen sind oftmals eine Herausforderung
• Integration in Systeme wie Microsoft CRM schnell und einfach umsetzbar
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Office Apps
Der Fokus vieler Anwender ist immer noch das Office Paket von Microsoft. Um diesen Benutzern die
bestmögliche Unterstützung in der täglichen Arbeit zu bieten, ist eine sinnvolle Integration der Daten
in diese Anwendungen ausschlaggebend. Gerade die neuen Möglichkeiten der Plattformen erhalten
hier ein großes Potential, das sinnvoll genutzt sein will. Verschiedene Punkte sollten dabei
Berücksichtigung finden.
• Immer mehr Kunden nutzen Notebook, Tablet, Handy…
• Outlook Plugins erzeugen schnell „Aha“-Effekte
• Entwicklung mit Office Apps plattformübergreifend
• Deployment viel angenehmer als bei Plugins
Kommunikationskultur im Unternehmen wichtig
Wichtig bei allen genannten Vorteilen ist natürlich, dass die Mitarbeiter die Features nutzen und mit
Inhalten versehen – Profile ausfüllen, aktualisieren, Share-Files verwenden usw.
Gleichzeitig erhalten die Mitarbeiter durch die immer tiefere Integration der Microsoft-Produkte
ineinander und mit der Anbindung von SAP an SharePoint via Duet Enterprise einen weit
effizienteren und vor allem recht homogenen Arbeitsplatz mit Outlook und dahinter SharePoint und
andere Tools – wird vor allem von Digital Natives intensiv genutzt, ist an sich benutzerfreundlich und
sehr produktiv: also empfehlenswert!
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Ihr kompetenter Integrations-Partner:
Alegri International Group
Alegri International ist ein führendes ITBeratungsunternehmen im Bereich aller MicrosoftProdukte inkl. SAP-Integration, branchenunabhängig,
national wie international.
Alegri
beherrscht
das
Zusammenspiel
der
Applikationen - von der strategischen Planung,
Einführung und Installation bis zum Betrieb der Umgebungen: SharePoint, Search, Dynamics CRM,
Lync, Exchange, Duet Enterprise, System Center, Windows 8 App, .NET, Azure, Office 365, SQL Server.
Alegri beschäftigt rund 225 Mitarbeiter in den Hauptgeschäftsstellen München, Stuttgart,
Mannheim, Frankfurt/M., Köln, Hamburg, Basel, Zürich und Wien.
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Headquarter
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