Optisches Archiv

Die Leidenschaft
zur Perfektion
Hausmesse 2015
Optisches Archiv
ERP-Integration
Übersicht
03.11.2015
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Agenda
• Was bedeutet optische Archivierung?
• Welche Einsatzmöglichkeiten gibt es?
• Wie wird die Zugriffssicherheit gewährleistet?
• Warum sollte man Dokumente optisch archivieren?
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Optische Archivierung
• Was bedeutet optische Archivierung?
• Ablage von Dokumenten auf einem externen Ablagesystem.
• Üblicherweise auf optischen (d.h. nicht änderbaren) Medien, wie CDs oder
WORMs (Write Once, Read Multiply).
• Aufgaben des SAP-Systems:
•
•
•
•
Anstoß der Ablage
Verknüpfung von Beleg/Stammdaten mit dem Dokument
Verwaltung der Dokumentverknüpfungen
Steuerung des Zugriffs
• Aufgaben des Archivsystems:
• später…
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Anwendungsbeispiele I
Reisekostenbelege
Sozialvers.Ausweis
Eingehende
Rechnung
Eingehende
Gutschrift
Foto des
Mitarbeiters
Qualitätszeugnis
Eingehende
Originaldokumente
Eingehendes
Angebot
MMEingangsrechnung
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(jpeg, pdf, docx, …)
WarenAnnahmeSchein
Bestellbestätigung
Kundenreklamation
Kundenanfrage
Eingehende
Gelangensbestätigung
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Anwendungsbeispiele II
Entgeltnachweise
Sozialvers.Beitragsnachweise
Mahnungen
Zahlungsavise
BescheiniLohnsteuergungen
Bescheinigung
Ausgehende
Dokumente
Kommissionierliste
Bestellungen
Auftragsbestätigungen
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Lieferscheine
Auftragsbestätigung
Fakturen
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Erfassungsszenarien
• Wie gelangen ausgehende Dokumente in das Archiv?
• Druckdialog: Ablagemodus umstellen:
• 1 Nur Drucken → 2 Nur Ablegen oder 3 Drucken und Ablegen,
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Erfassungsszenarien
• Wie gelangen eingehende Dokumente in das System/Archiv?
• Frühes Archivieren = Ablage mit Workflow
• Ablegen und Erfassen
• Spätes Archivieren = Ablegen mit Barcode
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Erfassungsszenarien 1/3
• Frühes Archivieren = Ablage mit Workflow
• Dokumente werden vor der Belegerfassung zentral (Posteingang) gescannt und
gelangen mit dem SAP-Workflow zur Fachabteilung.
• Vorteile:
Dokumente werden nur virtuell weitergereicht
Zentraler Scanarbeitsplatz garantiert frühe Verfügbarkeit der Dokumente
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Erfassungsszenarien 2/3
• Ablegen und Erfassen / Zuordnen
• Dokumente werden parallel zur Belegerfassung dezentral gescannt.
• Eine Datei wird hochgeladen und direkt zum Beleg zugeordnet.
• Vorteile:
Ein Sachbearbeiter kontrolliert Dokumentablage und Belegerfassung.
Bereits als Datei angelieferte Dokumente können direkt verknüpft werden.
Notizen auf dem gescannten Originalbeleg bleiben erhalten.
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Erfassungsszenarien 3/3
• Ablegen mit Barcode
• Dokumente werden mit einem Barcode versehen, welcher bei der
Belegerfassung im SAP zusätzlich erfasst wird.
• Dokumente werden anschließend (zentral) gescannt und den bestehenden
Belegen zugeordnet.
• Vorteile:
Organisatorische Ablauf (ggü. Nichtarchivierung) bleibt fast unverändert.
Notizen auf dem Originalbeleg bleiben erhalten.
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Wie findet man die Dokumente
wieder?
• Anlagenliste in den Globalen Dienste zum Objekt
• (Generell) Business Document Navigator
• (Personalstamm) Menü Zusätze → Spez. Originale anz.
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Zugriffsschutz
• Doppelter Schutz
• Schutz auf Basis von Dokumentart und Content Repository
• Berechtigungsobjekte S_WFAR_*
• Schutz auf Basis des verknüpften Belegs bzw. Stammdatensatzes
• Nur beim Zugriff auf das verknüpfte Objekt ist auch der Zugriff auf die
Dokumente zulässig.
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Warum optisch archivieren?
• Schneller Datenzugriff direkt vom SAP aus, unabhängig vom Standort
• Revisionssicherheit
• Zugriffsschutz
• Keine Aktenschränke voller Dokumente
• Zukunftssicherheit
• Auch nach der Datenarchivierung bleiben die Verknüpfungen zwischen Belegen
und Dokumenten erhalten und ermöglichen die Anzeige der Dokumente.
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