Präsentation docuvita I

Wir heißen Sie recht herzlich willkommen!
1
Kein Dokumentenmanagement-System?
Übertrieben???
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Wirklich keine Archivierungssoftware?
3
Warum Dokumentenmanagement?
Vorteile eines DMS-Systems:
 Beschleunigte Dokumentensuche
 Optimierung von Arbeitsabläufen
 Verbesserte Nachvollziehbarkeit
 Reduktion von Papierarchiven
 Senkung der Verwaltungskosten
Dokumentenmanagement hilft dabei, Ihr
Unternehmen im Wettbewerb zu stärken.
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Gründe für Dokumentenmanagement
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Gründe, die für Dokumentenmanagment sprechen
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gesetzliche Vorgaben
wachsende Datenströme
Kostenersparnis
Standardisierung der Ablage
Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten
gezielte Vernichtung unwichtiger Daten
bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten
Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung
Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor
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Gesetzliche Gründe für Archivierungspflicht
Zu Archivieren sind gemäß § 257 HGB unter anderem Handelsbücher,
Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie
die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und
sonstigen Organisationsunterlagen, Buchungsbelege sowie
insbesondere Handelsbriefe.
Handelsbriefe sind alle Dokumente, die ein Handelsgeschäft
betreffen, dies beinhaltet auch E-Mails.
Archivierungspflicht besteht somit also nicht für jede Art von E-Mails.
Als Unternehmer sind Sie dafür verantwortlich, dass alle per Gesetz
zu archivierenden E-Mails auch tatsächlich archiviert werden.
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Mail Archivierung
 E-Mails müssen nicht wegen ihres Charakters als Transportmedium,
sondern auf Grund ihres Inhalts gespeichert werden.
 E-Mails dokumentieren Geschäftstätigkeiten.
 Sie stehen in einem Zusammenhang mit Geschäftspartnern und
Geschäftsprozessen.
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Buchhaltungs- oder Archivsysteme GdPdU-konform?
 GDPdU-Konformität von DV-Systemen kann nicht generell
zertifiziert werden – nur Abnahme im Einzelfall ist möglich
 Keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzverwaltung zur
Gesetzeskonformität der verwendeten Hard- und Software
 Ordnungsmäßigkeit von Verfahren im Rechnungswesen hängt von
der Durchführung im Einzelfall ab
Quelle: BMF Referat IV A 7 Stand: 1. Februar 2005; Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung
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Weshalb archivieren?
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gesetzliche Vorgaben
wachsende Datenströme
Kostenersparnis
Standardisierung der Ablage
Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten
gezielte Vernichtung unwichtiger Daten
bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten
Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung
Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor
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Ausufernde Datenströme
Datenstrom 1997
Datenstrom 2007
Untergang von wichtigen und geschäftsrelevanten Daten
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Weshalb archivieren?
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gesetzliche Vorgaben
wachsende Datenströme
Kostenersparnis
Standardisierung der Ablage
Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten
gezielte Vernichtung unwichtiger Daten
bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten
Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung
Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor
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Überhandnehmende Kosten
 3% aller Akten gehen verloren. Im Durchschnitt kostet es € 100,eine verlorene Akte wieder herzustellen.
Quelle: The Essential Client/Server Survival Guide (ISBN: 0-471-15325-7 / Publisher: JohnWiley & Sons)
 Durchschnittlich wird jedes Dokument 5 mal kopiert.
Quelle: IDC (Feb 2006 / Doc #34822 / Customer Needs and Strategies)
 Dokumenten-Missmanagement kostet 40 bis 60 % der Arbeitszeit,
20 bis 45 % der Gehaltskosten und 12 bis 15 % des
Unternehmensumsatzes.
Quelle: Gartner (13. April 2005 / Document Management Choices Improve for SMB Audience)
Seit den 70er Jahren…
 hat sich die Produktivität im Büro um 7 % verringert
 ist die Papierflut um 300 % angestiegen
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Was kosten Suchzeiten
Kosten von Suchzeiten:
Büro mit 5 Mitarbeitern, angesetzter Lohn 15 Euro / Stunde
Durchschnittliche Suchzeit: 20% Ihrer Arbeitszeit
Kosten pro Arbeitstag: 20 % von 8 Stunden:
1,6 Stunden / Mitarbeiter mal 5 Mitarbeiter = 8 Stunden
15 Euro / Stunde mal 8 Such-Stunden = 120 Euro / Tag
Kosten pro Monat:
120 Euro mal 20 Arbeitstage = 2.400 Euro
Kosten pro Jahr:
2.400 Euro mal 12 Monate = 28.800 Euro
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Weshalb archivieren?
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gesetzliche Vorgaben
wachsende Datenströme
Kostenersparnis
Standardisierung der Ablage
Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten
gezielte Vernichtung unwichtiger Daten
bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten
Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung
Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor
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Wachsende Email-Korrespondenz
Art der Korrespondenz
Herkömmliche
Post
20 – 30 %
70 – 80 %
Organisationsgrad Email-Ablage
10%
Organisiert
90%
Nicht
organisiert
Email
• 80 % der heutigen Korrespondenz geschieht über Email
• 10 % der Email-Ablage ist organisiert.
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Fehlende Organisation bei Email-Archivierung
EmailArchivierung
Erfassung korrekt?
Kontrolle möglich?
Email-Ablage
Email-Aufbewahrung
Keine Anweisung, wer Emails, die an mehrere Empfänger gehen, ablegt.
Keine Kontrolle, ob Emails aufbewahrt werden oder nicht.
Keine strukturierten Ablageordner.
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Weshalb archivieren?
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gesetzliche Vorgaben
wachsende Datenströme
Kostenersparnis
Standardisierung der Ablage
Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten
gezielte Vernichtung unwichtiger Daten, zentrale Datenhaltung
bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten
Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung
Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor
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docuvita compact bringt Ordnung in Ihr Ablagesystem
Traditionelle Lösungen
ERPSystem
docuvita compact Lösung
Scan- Lokale Postfächer ERPProzess
System
Zentraler
Fax-Server
Lokale Postfächer
MS Office
MS Office Fachanlokaler PC zentr.Server wendungen
Zentraler Faxversand
Sonstige
Fax-Server
Datenquellen
lokal
Die elektronische Daten-Ablage muss dringend organisiert werden.
Zentrale Verwaltung der einzelnen Datentöpfe.
Daten werden oft mehrfach gespeichert.
Zentrale Datenhaltung vereinfacht die Datensicherung.
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Weshalb archivieren?
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gesetzliche Vorgaben
wachsende Datenströme
Kostenersparnis
Standardisierung der Ablage
Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten
gezielte Vernichtung unwichtiger Daten
bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten
Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung
Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor
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Änderung der Investitionsziele
 Investitionen bisher meist in strukturierte Datenhaltung, z.B. ERP,
CRM, Warenwirtschaft
 20 % der Daten sind strukturiert, z.B. Datenbanken, Warenwirtschaft
 80 % der Daten sind unstrukturiert, z.B. MS Office, Mail
 strukturierte Daten sind im Griff
 größter Unternehmenswert in unstrukturierten Informationssystemen,
MS Office, Mails, Web
Business Value
Denn, so IDC, der größte Unternehmenswert liegt in unstrukturierten
Informationssystemen, z.B. Office Dokumente, E-Mails, Web, Server,
Groupware, Content Management.
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Weshalb archivieren?
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gesetzliche Vorgaben
wachsende Datenströme
Kostenersparnis
Standardisierung der Ablage
Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten
gezielte Vernichtung unwichtiger Daten
bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten
Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung
Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor
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 Integration in Ihre bestehende EDV Landschaft
 Ihr Haupt EDV-Programm bleibt das führende System
 docuvita stellt Verbindungen (Verknüpfungen) zwischen den
einzelnen Programmen her
 Integration in Office Programme, Word, Excel, Outlook
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Weshalb archivieren?
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gesetzliche Vorgaben
wachsende Datenströme
Kostenersparnis
Standardisierung der Ablage
Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten
gezielte Vernichtung unwichtiger Daten
bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten
Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor
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IKT: Informations- und Kommunikationstechnologie
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Explizierbarkeit und Übertragung menschlichen Wissens
• Unterscheidung
zwischen impliziten und explizitem Wissen
– Implizites Wissen: Erfahrungswissen – nicht artikuliert/artikulierbar;
kontextspezifisch
 Beispiel: Wissen, wie man Verkaufsgespräche führt
– Explizites Wissen: Artikulierbar in Sätzen
 Beispiel: Beschreibung technischer Systeme, Wegbeschreibung,
 Wissensdokumentation erfolgt durch Umwandlung von implizitem
Wissen in explizites Wissen.
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Anforderungen an Wissensmanagement
 Vorhandenes Wissen verfügbar machen
 Erhöhung der (Wissens-) Transparenz im Unternehmen
 Verbesserung der Mitarbeiterkommunikation
 Bessere Entscheidungsfundierung
 Steigerung der Kundenbindung
 Verbesserte Produktentwicklung
 Verkürzung der Markteinführung
 Steigerung der Produktivität
 Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit
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Wissen wächst
 Gesellschaft
Wissen verdoppelt sich zur Zeit alle fünf Jahre, während die
Hälfte davon in ca. drei Jahren wieder veraltet
 Forschung/Wissenschaft
Jede Minute entsteht eine neue chemische Formel,
alle drei Minuten ein neuer physikalischer Zusammenhang,
alle fünf Minuten eine neue medizinische Erkenntnis.
 Beschäftigung
Im Jahre 2002 arbeiteten vermutlich 85 % aller Arbeitnehmer in
den USA und rund 80 % aller Beschäftigten in Europa an
wissensintensiven Arbeitsplätzen*.
 Wirtschaft
Der Faktor Wissen macht heute durchschnittlich mehr als 60 % der
Gesamtwertschöpfung eines Unternehmens aus. Es werden aber
nur zwischen 20 % und 40 % des vorhandenen Wissenspotentials
ausgeschöpft.
Quelle: TU München / Institut für Informatik, Prof. Dr. Donald, 2003
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Integrationsmöglichkeiten
Digitale Signatur
 Nachweis für Unverfälschtheit von Dokumenten
(Revisionssicherheit bei Abnahme durch Wirtschaftsprüfer)
 Einzelsignatur
 Scannen und manuelles Signieren von Dokumenten
 Einbettung der Signatur in PDF
 Massensignatur
 Belegdruck aus ERP-System
in Zusammenarbeit mit
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GDPdU
Vorgeschichte: GDPdU und mehr ...
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler
Unterlagen
Ausgangslage
Wirtschaft fordert Anerkennung papierloser elektronischer
Rechnungen
Finanzverwaltung will dann elektronische Rechnungen und
Buchhaltung auch elektronisch prüfen können
 Resultate (Gesetze / Verordnungen)
Änderung AO (Datenzugriff für die Finanzverwaltung)
GDPdU und Fragenkatalog (Umsetzung AO-Änderung)
Änderung UStG (elektronische Rechnungen)
BMF-Schreiben vom 29.1.04 (u.a.: elektronische Rechnungen, Fax)
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digitale Signatur
Motive der Finanzbehörden
 Sicht der Behörden
Die „Papierwelt“ ist bekannt und wird beherrscht
Elektronische Daten / IT-Abläufe sind schwer zu durchschauen und
zu kontrollieren
Elektronische Dokumente sind prinzipiell leicht und massenhaft
manipulierbar
Neuralgischer Punkt: Betrug beim Vorsteuerabzug
Schätzung: zweistellige Milliardenbeträge
 Fazit
Höhere Anforderungen an elektronische Lösungen als an
papierbasierte Prozesse
Nochmals höhere Anforderungen beim Vorsteuerabzug aus
elektronischen Rechnungen
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digitale Signatur
Elektronische Rechnung: Gesetz
 Gesetzesformulierung (§ 14 UStG): „auf elektronischem Weg
übermittelten Rechnung“
Zulässige Variante 1:
mit Signatur
qualifizierte elektronischer Signatur im Sinne des SigG
d. H im Sinne des SigG: qualifizierte Signatur mit AnbieterAkkreditierung
Zulässige Variante 2: EDI (Hier nicht behandelt)
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digitale Signatur
 Rechnung per Fax: BMF-Schreiben
Quelle: BMF-Schreiben vom 29.01.04 (Randziffer 23 und 24)
Zulässig:
Standard-Telefax -> Standard-Telefax
Aussteller muss Ausdruck in Papierform aufbewahren
Empfänger muss Rechnung in ausgedruckter Form aufbewahren
 Bei allen anderen Formen
Standard-Telefax -> Computer-Telefax / Fax-Server
Computer-Telefax / Fax-Server ->Standard-Telefax
Computer-Telefax / Fax-Server -> Computer-Telefax / Fax-Server
 ist eine qualifizierte elektronische Signatur zwingend erforderlich!
Andernfalls wird die Rechnung nicht für den Vorsteuerabzug anerkannt!
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digitale Signatur
Ablauf der digitalen Signatur
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digitale Signatur
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Dokumentenmanagement
Was kann verwaltet werden?
PDF-Dateien
PowerpointPräsentationen
Outlook-e-Mails
NotepadTextdateien
FaxNachrichten Gescannte Dokumente
(z.B. Eingangspost)
Digitale Fotos
Automatisch importierte
Dokumente (z.B. Rechnungskopien direkt aus
dem WarenwirtschaftsProgramm)
Excel-Tabellen
Word-Dokumente
Beliebige andere
Anwendungen integrierbar
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docuvita compact
docuvita compact – die Anwendung
Benutzeroberfläche
 Einfache Benutzerführung
 Angelehnt an bekannte Benutzeroberflächen (Microsoft
Outlook und Explorer), dadurch schnelle Akzeptanz
 Die meisten Funktionen sind über das Hauptfenster zu
erreichen.
 Mehrsprachigkeit (DE, EN, FR, SP)
 Weitere Sprachen durch Bereitstellung von RessourcenDateien jederzeit integrierbar.
 Deutsches Produkt, komplett in Deutschland entwickelt.
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docuvita compact
docuvita compact – die Anwendung
Benutzerverwaltung
 Eigene Benutzerverwaltung
 Benutzerauthentifizierung an NT-Domäne / Active
Directory möglich
 Benutzerauthentifizierung an
Fremdsystem mittels Datenprovider möglich
 Umfangreichere Sicherheitsfunktionen wie Betriebssystem
 Integration in bestehende Systeme
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docuvita compact
docuvita compact – die Anwendung
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Architektur
Client-Schnittstellen
MS Office, Scanner,
individuelle Schnittstellen
Client
Client-Anwendung
Importprogramm
MS Windows-Plattform
(.NET-Framework)
Massenimport von
Daten und Dokumenten
Applikationsserver
Services
Datenaustausch-API
Windows (.NET)
Linux (mono)
Löschdienst,
Volltextindex
.NET Remoting,
ASP.NET Web Service
Drittanbieter-Software
ERP-Systeme, etc.
Windows-Freigabe, Linux (Samba)
Daten
Dokumente und Volltextdaten
Server
Datenbank
PostgreSQL, MS SQL, Oracle
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Recht herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
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