Die Elektronische Signatur im Unternehmensalltag - De-Coda

Die Elektronische Signatur im Unternehmensalltag
Worum geht’s?
Bei vielen Vorgängen im Unternehmen kennzeichnen Sie Dokumente mit Ihrem Handzeichen – Ihrer Unterschrift oder einer Paraphe - , um anzuzeigen,
dass Sie Kenntnis von deren Inhalt genommen haben und sie zur weiteren
Bearbeitung freigeben. Alle diese Dokumente werden mittlerweile am Computer erstellt, aber häufig ausgedruckt, um von Hand abgezeichnet werden zu
können. Dabei kann man am Computer ebenso sicher und einfach unterschreiben wie mit dem Kugelschreiber.
Wie funktioniert’s?
Die elektronische Signatur wird mit einem persönlichen Schlüssel vorgenommen, welcher erkennen lässt, von wem die Signatur stammt. Er sorgt auch
dafür, dass sich das elektronisch signierte Dokument nicht unbemerkt verändern lässt. Damit entspricht eine elektronische Signatur auf einem elektronischen Dokument Ihrem Handzeichen auf einem Papierdokument. Je nach
Qualität des dabei eingesetzten persönlichen Schlüssels kann die elektronische
Signatur sogar gleichwertig zu Ihrer handschriftlichen Unterschrift werden.
Solche elektronischen Signaturen nennt man auch elektronische Unterschriften
oder „qualifizierte elektronische Signaturen“.
Wofür?
Vielfältige Signaturanwendungen nutzen qualifizierte Signaturen, um OnlineVerfahren für Vorgänge mit Schriftformerfordernis anzubieten. Vereinfacht
ausgedrückt stehen hier im Internet elektronische Formulare zur Verfügung, in
denen die Signaturfunktion bereits integriert ist. Das elektronische Abfallnachweisverfahren, die Online-Beantragung von Ursprungszeugnissen, die
elektronische Auftragsvergabe und viele weitere Prozesse werden durch die
Signatur rechtlich überhaupt erst ermöglicht.
Aber wenn man die elektronische Signatur nutzen möchte, so ist man nicht
auf Signaturanwendungen „von der Stange“ angewiesen – Sie können die
Technik auch ohne großen Aufwand individuell in Ihren Arbeitsalltag integrieren. Folgende Vorgänge lassen sich dann ganz einfach elektronisch bearbeiten
und z.B. per signiertem E-Mail-Anhang auch weiterleiten:

Dienstreiseanträge, Dienstreiseabrechnungen
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Urlaubsanträge
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Beschaffungsaufträge
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Budgetfreigaben

Verträge

Gutachten

QM-Dokumente

beliebige Dateien, z.B. Word, Excel, ppt oder pdf.
Was brauche ich?
1. Eine persönliche Signaturkarte von einem signaturgesetzgemäßen
Trustcenter. Die DE-CODA GmbH vertreibt Signaturkarten der DTRUST GmbH, einem Tochterunternehmen der Bundesdruckerei
GmbH. Die Signaturkarten können deutschlandweit in 63 Industrie-und
Handelskammern (IHKs) beantragt werden. Eine persönliche Signaturkarte mit zweijähriger Gültigkeit kostet 99,00 €, mit vierjähriger Gültigkeit 179,00 €.
2. Ein externes Kartenlesegerät der
Sicherheitsklasse 2 (mit Tastatur) zum Preis von 49,00 € oder der
Sicherheitsklasse 3 (mit Tastatur und eigenem Display) zum Preis von
99,00 €.
3. Signatursoftware. Hier hält der Markt viele verschiedene Produkte bereit, die sich im Leistungsumfang und Preis unterscheiden. Zwei Beispiele:
a. SecSigner: Diese einfache Lösung gibt es sogar gratis, die
Software steht im Internet kostenlos zum Download zur Verfügung: https://www.seccommerce.de, allerdings bietet der Hersteller keinen Support. .
b. Digiseal: Diese Software bietet u.a. den Vorzug, dass eine signierte Datei optisch mit einem Signet versehen wird, so dass
auch die Signatur nicht nur elektronisch überprüfbar, sondern
auch im Ausdruck zu erkennen ist.
Der Hersteller secrypt gewährt
signiert von:
kostenfreien E-Mail-Support.
Annette Floren
Preis: 99,00 €.
am:
mit:
Annette Floren,
DE-CODA GmbH, Juli 2011
Alle Preise verstehen sich zzgl. 19 % MwSt.
26.07.2011