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Methodik der Auftragsdurchführung
xy ist spezialisiert auf die Durchführung von öffentlich finanzierten Projekten und kennt sehr
detailliert die Wünsche und Erwartungen öffentlicher Auftraggeber.
Im Laufe der Jahre wurden Methoden und Werkzeuge entwickelt die nun standardmäßig
verfügbar sind und allen zum Einsatz vorgeschlagenen Mitarbeitern tägliche Übung sind.
Als Besonderheit hat die xy die Fähigkeit entwickelt Beratungsleistungen mit starker
Unterstützung von IKT, speziell mit Hilfe der modernen Medien zu verkaufen. xy nennt dies
technologiebasiertes Consulting (TechBasedC) bei dem Schwerpunkte wie e-Government, eLearning, e-Commerce und Wissensmanagement im Rahmen von Projektätigkeit ihren Einsatz
finden.
Daneben bietet die xy spezielle Beratungen im Bereich Webdesign, Training, Marketing und
Eventmanagement an.
Notwendiger Organisationsaufbau
Es gibt hier drei wesentliche organisatorische Einheiten die wichtig sind für das Gelingen des
Projektes.
Zuallererst ist die Organisation des Lenkungsausschusses und die Anbindung der xyProjektmannschaft an diese Struktur von Bedeutung.
Zweitens ist die Organisation des Projektteams selber wichtig.
Drittens muß die Verbindung der Partnerschaftsstruktur dargestellt werden. Letztere garantiert
den Zugang zu allen Unternehmensressourcen und bietet eine hohe Gewißheit der erfolgreichen
Auftragsdurchführung und sichert die Kontinuität über die Projektlaufzeit hinweg.
Der Aufbau des Lenkungsausschusses wird vorgeschlagen wie folgt:
ccccccccccccccccccccccccccc
Abb: Schema für den Organisationsaufbau des Lenkungsaussschusses
Die Organisation des Projektteams wird nach folgendem Schema vorgeschlagen:
Programm Direktion
(Geschäftsleitung der xx)
Projektleiter
Projektassiste
nz
Spezialist für xx
Spezialist für xx
Pool für Experten
Marketing
Internet
Monitoring
g
etc.
Abb: Organisatorischer Aufbau des Projektteams
Nach unserer Meinung ist es von Bedeutung neben einem konstant eingebundenem Team
bestehend aus der Programmdirektion, dem Projektleiter und der Projektassistenz eine Reihe
von sehr spezialisierten Experten bereitzuhalten und in Abstimmung mit dem Auftraggeber zum
Einsatz zu bringen. Dies wird als sie beste Lösung angesehen um die Vielfalt der geforderten
Aufgaben kompetent abdecken zu können.
Die dritte, wichtige Komponente im Komplex der Organisation ist die Darstellung der Position der
xyim Rahmen der Partnerschaftsstruktur.
Das Projektteam greift auf die Ressourcen der Partner zurück. Deswegen soll dem Auftraggeber
Einsicht in die Konsortialorganisation gewährt werden.
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Abb: Organisatorischer Aufbau der Partnerschaftsstruktur
B.1.3 Organisation der Projekttätigkeit
B.1.3.2 Tätigkeitsschwerpunkte
Programm- Management
xy ist ein Unternehmen dessen Hauptleistung das Entwickeln und Implementieren von Projekten
darstellt. Geübt vor allem in der Kooperation mit nationalen und internationalen öffentlich
rechtlichen Auftraggebern, hat xy eine Reihe von Fähigkeiten und Fertigkeiten entwickelt um die
gesetzten Ziele im vollen Umfang zu erreichen.
Bezogen auf dieses Projekt bietet xy ein bereits mehrfach erfolgreich angewandtes Konzept an,
das aus den folgenden Komponenten besteht:
IT- Struktur
Content
Mediendidaktik/-design
Akzeptanzmanagement
Projektmanagement
Diese Elemente umfassen alle in einem E-Learning Projekt typischen Fragestellungen und sind
abgedeckt von standardisierten Methoden und Instrumenten die im Laufe unserer
Beratungstätigkeit entwickelt wurden. Für den Kunden bedeutet dies einen geringen
Kostenaufwand und eine präzise und zielorientierte Umsetzung seiner Wünsche im Bereich des
e-Learning.
Daneben bedient sich Xy einer Reihe von Methoden und Werkzeuge die unerläßlich sind für die
erfolgreiche und effiziente Durchführung von komplexen Beratungsprojekten.
Die üblichen Methoden und Werkzeuge die zum Einsatz gebracht werden sind:
Organisation eines effektiven Projektteams:
Die vorgeschlagene Organisation des Projektteams wird in Abbildung ...... veranschaulicht.
Die Struktur wurde bereits vielfach erprobt und folgt einem möglichst einfachen Aufbau um die
Effektivität der abzuarbeitenden Arbeitsblöcke und den Kommunikationsfluss im Projekt optimal
zu unterstützen.
Langjähriges Projektsteuerungswissen und -methoden:
Die vorgeschlagenen Projektbeteiligten verfügen über langjährige Erfahrungen und beherrschen
alle erforderlichen und gängigen Instrumente für eine erfolgreiche Arbeit. Die im Anhang
beigefügten Lebensläufe zeigen im Detail die Qualifikationsprofile der beauftragten Mitarbeiter.
Die weiter unten aufgeführten Methoden und Werkzeuge werden von allen Mitarbeitern durch
täglichen Einsatz sicher angewandt.
Effektive Projektsteuerungssoftware:
xy setzt für ihre Arbeit zwei Softwaresysteme ein die langjährig erprobt sind und wirkungsvoll zum
Einsatz kommen. Die kaufmännische Steuerung erfolgt über die DATEV Projektabrechnung und
Buchhaltung, sowie über erprobte Excel-Tabellen.
Für die technische Projektsteuerung wird das MS Office- Paket Microsoft Project eingesetzt.
Unsere Berater sind geübt in der Anwendung und Kombination dieser Pakete, die auch eine
rigorose Kostenkontrolle sicher stellen.
Enge Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber und dem Leistungsempfänger:
Die bereits oben dargestellte Organisationsstruktur des Projektteams garantiert eine enge
Zusammenarbeit mit allen beteiligten Projektparteien. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass
alle Informationen verzugsfrei und verständlich weitergeleitet werden und daß ein
entscheidungsbefugter Ansprechpartner seitens des Auftragnehmers permanent in die
Projektentwicklung involviert wird.
Die im Projektverlauf auftauchenden Fragen können so schnell adressiert und umgehend geklärt
werden. Etwaige Änderungen oder neue Erkenntnisse im Laufe der Implementierung werden
effektiv umgesetzt.
Systematisches und detailliertes Berichtswesen:
Als Firma, die überwiegend projektorientierte Dienstleistungen durchführt, ist es ein Grundsatz im
Dienste des Kunden, dass die xy ein offenes und umfassendes Information und
Dokumentationswesen betreibt. Ein ausgeprägtes Berichtswesen, dass seinen Anfang bereits mit
dem Projektbeginn findet, kann daher als selbstverständlich gelten.
Wir unterscheiden zwischen regelmäßigen Berichten, wie im Terminplan des Arbeitsprogramms
ausgewiesen, und ad-hoc- Berichten die anlässlich außergewöhnlicher Ereignisse im
Projektverlauf erstellt werden.
Die regelmäßigen Berichte, standardisiert im Format, dienen der permanenten Kontrolle und
Information über den vereinbarten Projektverlauf. Üblicherweise gibt es folgende Berichtstypen:

Bericht über das Vorprojekt- hier werden die ersten Ergebnisse dargestellt und verarbeitet,
die Ziele nochmals überprüft, die nächsten Schritte eingeplant, vorbereitet und Hinweise
gegeben;

Monatsberichte - diese geben eine kurze Information über den Sachstand des Projektes;

Der Zwischenbericht - der die erste Hälfte des Projektes abdeckt und die Schritte für den Rest
des Projektes festlegt;

Der Abschlussbericht - dient der Schlussdokumentation der Ergebnisse und bereitet etwaige
Folgeprojekte vor.
Alle Berichte werden vor der Freigabe den Auftraggebern und Leistungsempfängern zur
Kommentierung vorgelegt.
Die ad- hoc- Berichte werden zu besonderen Anlässen erstellt und werden bei Bedarf verfasst.
Die Berichte umfassen eine genaue Lagedarstellung und die als dienlichste erachteten
Handlungsempfehlungen für den weiteren Projektverlauf.
Permanentes und aussagefähiges Monitoring und Evaluation:
Das Wissen um Monitoring- und Evaluationstechniken konnte die Xy auf Grund ihrer
Europaweiten Geschäftstätigkeiten in internationalen Kontexten unter Beweiss stellen und
ausbauen.
Wesentlich für ein zielorientierte Projektsteuerung ist das Setzen von eindeutigen, realistischen
und objektiv messbaren Marken für jeden Teilschritt des Projektes, ebenso für die ex- postÜberprüfung des gesamten Projektergebnisses.
Das Monitoring wird sich an den einzelnen Projektblöcken orientieren und eine permanente
verzugsarme Überprüfung zum Ziel haben. Denkmodell für diese Aufgabe ist der kybernetische
Regelkreis dessen Zyklusmodell anschaulich die Arbeits- und Wirkungsweise unseres
Monitoringkonzeptes
darstellt.
Die
Monitoringergebnisse
werden
sowohl
für
Schwerpunkttätigkeiten als auch sequentiell erstellt.
Die Evaluation wird nach Projektabschluss erstellt und prüft die Zielerreichung. Darüber hinaus
wird mit dem Evaluationsbericht die Überleitung zu eventuellen Folgeprojekten vorbereitet. Im
Wesentlichen besteht der Bericht aus drei Hauptblöcken:
1. Synthese der ermittelten Fakten;
2. Information und Analyse der Auftragsblöcke, Schlussfolgerungen und Empfehlungen;
3. Anhänge.
Auf Wunsch des Auftraggebers werden Monitoring und Evaluation nach außen vergeben um die
Neutralität des Reportings zu gewährleisten.
Die Qualitätssicherung erfolgt in zwei Dimensionen:
1. Prozessorientiert
2. Ergebnisorientiert
Die Qualitätssicherung innerhalb des Projektteams erfolgt permanent und ist Teil des
Projektmanagements. Jeder Mitarbeiter ist verantwortlich für die Qualität. Die gemeinsame
Überprüfung der erzielten Ergebnisse ist Bestandteil der täglichen Arbeit des Projektteams.
Basis für die Sicherung der Qualität über die Maßnahmen des Teams hinaus sind die
Arbeitsergebnisse des Berichtswesens und des Monitoring. Hierarchisch ist das
Qualitätsmanagement bei der Geschäftsleitung der Xy angesiedelt. Dadurch wird sichergestellt:

die Trennung von Arbeitsfortschritt und Fortschrittskontrolle;

die schnelle Eingriffsmöglichkeit durch kompetente Stellen;

die permanente Information des Steuergremiums über den Stand und die Güte der Arbeit.
Zeitplan und Aufwandsabschätzung für die Auftragsdurchführung
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