Der gelungene Messeauftritt

Messeorganisation weltweit
Wie gestalte ich einen
erfolgreichen Messeauftritt!
Existenz 2013 Weilheim
13. April 2013
So wird Ihre Messebeteiligung zum Erfolg!
Vorstellung
Zeitlicher Ablauf einer Messeteilnahme
Was ist bei einer Messevorbereitung wann zu beachten?
Vor der Messe
Während der Messe
Nach der Messe
FAQ
Vorstellung
DEGA-Expoteam GmbH und Co.
Ausstellungs KG
7 Mitarbeiter
Seit über 45 Jahren im Auslandsmessewesen tätig
Unsere Dienstleistungen:
Organisation von deutschen
Auslandsmessebeteiligungen
Messe- und Ausstellungsbau (Planung, Realisierung
von Systemständen und konventionellen Ständen)
A. Vor der Messe
Erste Schritte
Ein Jahr Vorbereitungszeit
Fördermöglichkeiten im In- und Ausland (IHK oder Wirtschaftsförderer als Ansprechpartner)
Einholen von Marktinformationen (IHK, AHK, GTAI, Botschaften)
Definition der Messeziele im Hinblick auf
- Zielgruppe Besucher
- Endabnehmer, Vertreter, Händler
- Zielgruppe Aussteller
- Konkurrenzbeobachtung, Zulieferer, Partner
- Geschäftsziele
- Kontaktpflege, Markterschließung, Neueinführung
Festlegung der Präsentationsschwerpunkte
Auswahl der Exponate
Highlights
Neues oder Bewährtes
Broschüren/Beamer-Präsentationen/Internet
A. Vor der Messe
Messestand
Visitenkarte
des Unternehmens
Größe und Art des Standes
Standbau Fertigstand oder individueller Stand
Raumkonzept festlegen
Corporate Identity soll in die Gestaltung
einfließen
Attraktivität des Standes
A. Vor der Messe
Messebudget
Rechtzeitige Festlegung des Messebudgets
Messebudget
Konzeption und Planung
Standgestaltung, Miete, Aufund Abbau
3%
7%
6%
2%
10%
Kommunikation
8%
Infrastruktur, Services
Versicherungs- und
Reisekosten
10%
54%
Messetraining und Schulung
Marketing
diverse Kosten inkl. Reserve
A. Vor der Messe
Exponate
Weniger ist oft Mehr (Highlight)
Sorgsame Auswahl der Exponate
Was benötige ich für die Präsentation?
Eventuell nur Textaussagen - Grafik
A. Vor der Messe
Technische Dienstleistungen
Strom, Wasser, Telefon/Internet
Standreinigung
Standbewachung
Ausstellerausweise / Auf- und Abbauausweise
Parkausweise
Deckenabhängungen
!!!!Termine einhalten da sonst Zuschläge drohen!!!
A. Vor der Messe
Werbung
Messebeteiligung bewerben
Werbematerial einplanen
Drucksachen,Broschüren,Werbegeschenke
Einladungen an Kunden, Werbung auf Briefpapier (wird oft vom Veranstalter
zur Verfügung gestellt)
Katalogeintrag/Anzeige im Messekatalog
Werbung auf dem Messegelände (Lautsprecher, Banner)
Visitenkarten evtl. in Landessprache
Gezielte
Ansprache, Matchmaking
A. Vor der Messe
Personal
Rechtzeitige Personaldisposition
Urlaub
Fachkompetenz
Internationalität
Reiseverträglichkeit
Personalschulung/Training/Messeseminar
Ortspersonal (Hostess, Dolmetscher)
A. Vor der Messe
Reise zum Messeplatz
rechtzeitige Reisebuchungen/Formalitäten
(z.B. Visum) insbesondere bei Leitmessen
„Notfallblatt“ mit allen wichtigen
Telefonummern, Kreditkartennummern,
Versicherungen
Persönliches Datenblatt für extremen
Ernstfall
A. Vor der Messe
Transportfragen
Festlegung des Transportvolumens und –
budgets
Termine abhängig vom Transportweg
festlegen
Rücktransport notwendig, Verbleib im Land
möglich?
Ansprechpartner vor Ort mit Mobilnummer
Zollfragen
A. Vor der Messe
Standbewirtung/Catering
Umfang festlegen und
Beschaffungsmöglichkeit vor Ort prüfen
(Supermarkt) - Caterer vor Ort (ist teilweise
vorgeschrieben)
Eventuell Bewirtungsgut mit Transport
verschicken
landestypische Bewirtung beachten
(Alkoholverbot in
USA, Arabische Länder)
Festlegung Geschirr oder Einweggeschirr
A. Vor der Messe
Interkulturelles Management
Ist auch wichtig bei Inlandsmessen
(Besuchermanagement)
Landessprache
Sitten und Gebräuche ( Auslandsknigge)
landesübliche Kleidung
landestypische Bewirtung beachten (Alkoholverbot
in USA, Arabische Länder)
Wichtige Adressen in Landessprache (z.B. in China)
B. Während der Messe
Tägliches Briefing und Festlegung der Tagesziele mit Kontrolle der
Zielerreichung
„Standkultur“ - Leitfaden für persönlichen Auftritt
Empfang der Besucher
Terminvereinbarung
Freundlichkeit, Höflichkeit, Aufmerksamkeit für Besucher
Kleidung evtl. „Uniform“
Landessprache/Fremdsprachen ggf. Dolmetscher
B. Während der Messe
Konkurrenzbeobachtung - Aussteller ist auch Besucher Pressemeldungen
Gesprächsprotokolle
Jedes Gespräch dokumentieren mit Visitenkarte
Aussagekräftiges individuelles Formblatt (lead sheet) entwerfen
Tägliches Reporting
im Messeteam
zum Stammhaus
Koordination Abbau und Rücktransport
C. Nach der Messe
Am Messeort
Abbau und Verpacken der Exponate
Schlussbesprechung mit Protokollerstellung
Kontakte sortieren und aufbereiten,
Verfolgungsstrategie festlegen
Termine mit Kontakten im Messeland wahrnehmen –
eventuell zusätzlichen Tag einplanen
C. Nach der Messe
In der Firma
Messekontakte nachverfolgen (per Telefon/email/Brief)
Messeschlussbericht erstellen (kritische Beurteilung
des eigenen Messeauftrittes)
Kostenabrechnung (evtl. Mehrwertsteuerrückerstattung)
Warenrücklaufkontrolle
Erfolgskontrolle: Sind Messen berechenbar?
AUMA_MesseNutzenCheck
C. Nach der Messe
ACHTUNG:
Nach der Messe ist vor der Messe, Vorbereitung der
nächsten Messebeteiligung beginnt schon am Tag
nach der Messe.
Fazit und Ausblick
Messebeteiligungen sollten antizyklisch geplant werden und sind gerade in
der „Krise“ immer wichtiger
Motto: Jetzt erst recht auf Messen gehen!
Messen sind die teuersten Stunden in einem Unternehmen
Individueller und gemeinschaftlicher Auftritt
Fehler vermeiden heißt Geld sparen
Ihre Fragen
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
und viele Besucher auf Ihrer nächsten Messe