Tips und Tricks - (cocean.creato.at)
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Tips und Tricks zum Ausstellungserfolg Roland Bürger 2002 Inhaltsverzeichnis: 1. Warum überhaupt dieser Aufwand 2. Strategie muß sein! 3. Kompetenzverteilung von Beginn an 4. Zeitplanung im Griff 5. Gestaltung 5.1 Technische Möglichkeiten 5.2 Standflächen im Messebau 5.3 Alles rund um die Standausrüstung 6. Das Budget im Griff 7 Werbung vor - während - danach 8. Die liebe Presse 9. Transport, Verpackung und Lagerung 10. Ihr Personal im Griff 11. Kurz davor 12. Die Koordination während der Messe 13. Das Ende der Messe 14. Erfolg oder Nicht das ist jetzt die Frage 15. Abschlussarbeiten 16. Checklistensammlung 2 1. Warum überhaupt dieser Aufwand ? ‘ Wir müssen in Zukunft einen intensiven Dialog mit unseren Kunden führen und daher nach neuen Methoden in der Kommunikation suchen’ Ikeo Shimizu, Marketing-Chef HONDA-EUROPE Möglichkeiten zum Kundenkontakt seit den 70ern: Direkt Marketing vom ”bestimmten Kreis” zum Massenmarkt Sponsorship wurde zum Imageträger vieler Firmen Event-Marketing zur Erlebniskommunikation Tele-Marketing als fixer Bestandteil Response-Aktionen mit kreativen Inhalt statt dem guten alten Verbraucherpreisausschreiben Man sprach hier von Below the Line-Aktivitäten dem Gegenteil der klassischen Werbemaßnahmen. Das Geheimnis des Erfolges war klar der Kunde mußte das Produkt ”erleben”, um einen Dialog herzustellen. Den ein Produkt das seine ureigenste Welt nicht aufbauen kann, kann sich nicht behaupten. Die 3 entscheidenden Komponenten: - Dialog: Der innere Dialog, d.h. die Identifikation mit der Werbebotschaft, ist hier ebenso gemeint, wie die dialogfähige Kommunikation! - Service: Das produktbegleitende Service wird zunehmend größere Bedeutung erhalten. Dies fängt bei einer verständlichen Gebrauchsanweisung an und hört bei umfangreichen Serviceprogrammen auf, die dem Kunden echte Hilfe anbieten. - Entertainment: Der Aufbau einer Produktwelt ist in hohem Maß abhängig von der Kreativität und dem Unterhaltungswert, die diese Welt begleiten. Das heißt unsere Kunden müssen Ihr Produkt erleben (Erlebnismarketing oder Eventmarketing) 3 Dieses Erleben muß jedoch konzeptioniert werden. Entweder als Übergreifendes Kommunikationskonzept oder als begleitendes Teilkonzept. Erlebnismarketing als alleinstehendes Teilkonzept kann zwar kurzfristig sehr nett sein, funktioniert in der Regel jedoch nicht. Wenn wir Erfolg haben wollen sprechen wir von IEM INTEGRIERTEM EVENT-MARKETING Das heißt Integrierung von: Integriertes Event Marketing Promotion Aktionen Lifestyle Kooperation ErlebnisStrategien DialogMarketing PR Sponsoring MessenAusstellungen Special Events szenentypische Aktivitäten, Sponsorship, Public Relation, Direct Marketing, Special Event, etc..... Elektr. Medien Print POS Aktionen Promotion Klassische W erbung Incentives Trade Aktionen Außenwerbung + Sonderform Direkt Werbung AktionsTraining Kooperat. Werbung Zielgruppen-Szenarien 4 Die Sinnhaftigkeit von Messen und Ausstellungen: Eine Messe bzw. Ausstellung hat nur dann einen Sinn wenn das Unternehmen in den Marketing und Kommunikationszielen mit solchen Aktivitäten einen Nutzen erzielen kann, sonst ist von einer Ausstellung abzusehen. Wenn Ziele vorhanden sollte man Sie genau definieren da diese doch die Organisation stark beeinflussen und sich wie ein roter Faden durch die Abwicklung zieht. Somit können Sie viel schneller Entscheidungen treffen. Es gibt natürlich unzählige Gründe an Messen teilzunehmen. Hier die wichtigsten: ... um neue Produkte oder Dienstleistungen vorzustellen ... um den Käufer persönlich zu treffen ... um mich an spezielle Interessen von Kunden zu wenden ... um Käufer kennenzulernen, die man sonst nicht trifft ... um neues Kaufverhalten zu entdecken ... um mich mit anderen Anbietern zu vergleichen ... um den Kaufablauf zu verkürzen ... um sofort Verkäufe zu erzielen ... um ein Image zu schaffen ... um den Kundenkontakt aufrecht zu erhalten ... um potentielle Kunden zu treffen ... um Käufer zu entdecken ... um neue Produkte oder Dienstleistungen einzuführen ... um große Gegenstände zu zeigen ... um die Probleme der Kunden zu verstehen ... um die Probleme der Kunden zu lösen ... um neue Anwendungsgebiete für Produkte oder Dienstleistungen zu erkennen ... um geplante Produkte oder Dienstleistungen zu zeigen ... um Feedback für Produkte oder Dienstleistungen zu erhalten ... um die Moral der Vertreter zu stärken ... um ein Händlernetz aufzubauen ... um die Außendienstmitarbeiter zu schulen ... um die Händler zu schulen ... um mich mit der Konkurrenz zu befassen ... um eine Marktstudie durchzuführen ... um neue Mitarbeiter zu finden ... um gegenüber den Medien neue Produkte oder Dienstleistungen hervorzuheben ... um Kundenlisten zu erstellen ... um Produkte oder Dienstleistungen mit audiovisuellen Mitteln zu präsentieren ... um mit Kunden möglichst kostengünstig in Kontakt zu treten ... um Menschen aus dem Topmanagement kennenzulernen ... um finanzkräftige Käufer zu finden 5 ... um Hinweise auf Händler zu bekommen ... um Hinweise auf Großhändler zu bekommen ... um bekannte potentielle Kunden zu erreichen ... um unbekannte potentielle Kunden zu erreichen ... um bereits bestehende Kunden zu erreichen, die persönliche Aufmerksamkeit benötigen ... um die Einstellungen der Kunden zu verstehen ... um die Vorteile eines Produkts oder einer Dienstleistung groß herauszubringen ... um Informationen bezüglich des Produkts oder der Dienstleistung zu verteilen ... um Verkaufsgespräche zu führen ... um Eindruck zu machen ... um ein Produkt vor Publikum demonstrieren zu können ... um ein Themenprogramm der Firma zu unterstützen ... um besondere Kunden einzuladen ... um eine neue Methode auf dem Markt vorzustellen ... um ein neues Promotionprogramm zu präsentieren ... um Produktproben zu verteilen ... um neue Verkaufstechniken vorzustellen ... um das Verkaufsumfeld zu gestalten ... um eine Möglichkeit zum Produkttest zu schaffen ... um meine/unsere Botschaft herauszustreichen ... um eine kostengünstige Verkaufsmöglichkeit zu nützen ... um die Möglichkeit für eine hohe Investitionsrentabilität zu schaffen ... um das Unternehmen am Markt einzuführen ... um Kunden zu treffen, die man sonst nicht trifft ... um meine/unsere Firma auf dem Markt neu zu positionieren ... um die Perzeption meiner/unserer Firma zu ändern ... um der Konkurrenz überlegen zu sein ... um die Mundpropaganda zu verstärken ... um die Türen für persönliche Verkaufsanrufe zu öffnen ... um die Zahl der persönlichen Verkaufsanrufe zu erhöhen ... um den Direktversand zu stärken ... um Verkaufskosten zu reduzieren ... um gute Kundenkontakte zu erhalten ... um potentielle Kunden zu bekommen ... um mehr Verkaufsanrufe tätigen zu können ... um mehrere Produkte oder Dienstleistungen auf dem Markt anzubieten ... um für technische Vorteile, Daten oder Funktionen zu werben ... um positive Trends bei Produkten oder Dienstleistungen aufzuzeigen ... um eine schlechte Publicity wettzumachen ... um schriftliche Informationen zu Produkten oder Dienstleistungen anzubieten ... um potentielle Kunden einzuladen ... um Sponsoren zu unterstützen ... um neue Mitarbeiter mit der Branche vertraut zu machen 6 2. Strategie muß sein ! Wissen Sie nun auf welche Ziele Sie hinarbeiten, sollten Sie folgende Themen in einer Messeprojektgruppe erarbeiten. Teilnehmende Personen dieser Projektgruppe sollten sein: - Mitglieder der Geschäftsleitung Verkaufsleiter Marketingleiter Messeverantwortlicher Exponatverantwortlicher (Werkstattleiter, Techniker, etc.) Speditionsverantwortlicher Themen der Projektgruppe sind: - Welche Messe (n) soll (en) besucht werden? Zielgruppenanalyse? Themenschwerpunkte? Wie positioniert sich das Unternehmen? Welche werblichen Maßnahmen werden gesetzt? Budgethöhe? 7 3. Kompetenzverteilung von Beginn an Um Ihnen einige Mißverständnisse im Vorfeld zu ersparen sollte die Aufgabenverteilung von vornherein geklärt sein und auch protokolliert werden. Der Hauptverantwortliche muß jedoch nach Erledigung einzelner Maßnahmen von Zuständigen informiert werden. Hier ist es wichtig eine ordentliche und vor allem funktionierende Verteilerliste zu erstellen. In regelmäßigen Abständen sollte es eine schriftliche Zusammenfassung der bereits erledigten bzw. der noch benötigten Maßnahmen geben. Vergeben Sie Aufgaben wie Auswahl des Essens, der Werbegeschenke etc. um sich selber frei zu Spielen. Hier einige Kompetenzbereiche: - Koordination Messe Anmeldung Bestellung der Unterkünfte Standgestaltung Transporte Werbung Messeprotokolle Pressearbeit Rahmenprogramm Messepersonalauswahl Standübergabe Tages Meetings Abschlußbericht 8 4. Zeitplanung im Griff Ist man sich nun über die Grundlegenden Dinge einig kann die eigentliche Organisation beginnen. Zuerst sollte man eine Terminplanung erstellen die sie wie eine Checkliste begleitet und von allen aus der Messeprojektgruppe eingesehen werden kann. Nach dieser Checkliste sollten Sie auch die Ablage organisieren da sie dann immer alles sofort im Griff haben denn hektisch wird es noch bald genug. Folgende Punkte sind entscheidend für die funktionierende Veranstaltung: - Anmeldung Zulassung Aufbaupapiere (Einfahrtsscheine, Aufbauerlaubnis ....) Erarbeiten eines Ausstellungskonzeptes Standgestaltung Budgetplanung Auftragsvergaben an kooperierende Firmen Fertigung der Exponate Personalauswahl mit anschließender Schulung Bestellung der Unterkünfte Erstellung des Werbeplans inkl. PR-Aktivitäten Messeprotokolle Versicherungsschutz Standaufbaubeginn Standabnahme Dekorationsbeginn Sonderinstallationen (Strom, Wasser, Druckluft, Abhängungen, etc.) Einlagerung während der Messe (Verpackungskisten, Werkzeug, etc.) Transport und Einbringung der Exponate Abschlußeinweisung des Standpersonals Eröffnung (Ansprache, Ehrengast, etc.) Bewirtung Bewachung Reinigung Zusätzliche Veranstaltungen (Tagung, Pressekonferenz, Abendveranstaltung etc.) Beginn und Ende Abbau Rückversand der Exponate Einlagerung oder eventueller Weitertransport zur nächster Messe Beginn Messenacharbeit 9 5. Gestaltung 5.1 Standflächen im Messebau Es sind hier einige Faktoren bei der Standauswahl zu beachten hierzu zählen: - Messe bzw. Veranstaltervorschriften Besucherstromverlauf Wettbewerbsstandorte Infrastruktur wie WC-Anlagen, Restaurants, Energieanschlüsse, etc. Budget Exponate bzw. Messeziel 5.2 Bereiche, die Sie meiden sollten - Säulen, die im Weg stehen niedrige Decken Toiletten Restaurants und Cafés ”Einbahngänge” Lieferanteneingänge dunkle Flächen Hinterausgänge Orte, an denen Seminare abgehalten werden Konkurrenten (gilt nicht auf jeder Messe) Die Platzierung ist entscheidend für den Erfolg bzw. Mißerfolg Ihrer Messebeteiligung, deshalb geben Sie der Messeleitung Ihren Platzwunsch so rasch wie möglich bekannt. Zwischen folgenden Standflächentypen ist zu wählen: - Reihenstand Eckstand Kopfstand Blockstand (eine Seite offen) (zwei Seiten offen) (drei Seiten offen) (alle Seiten offen) 10 5.3 Aufgaben des Messestandes Grundsätzlich sollte der Messeauftritt einer Idee zugrunde liegen die sich durch alle Bereiche auch durch die Klassischen Werbebereiche durchziehen soll. Es erleichtert Ihnen die Konzeption der Messe. Diese Punkte sollten Sie bei der Ideensuche berücksichtigen. Weiters gilt ”Weniger ist mehr” zerstören Sie nicht das Bild Ihres Standes durch Exponate. Was bringen Ihnen eine Menge Exponate wenn kein Besucher mehr am Stand genügend Platz zur Besichtigung hat. - Anpassung an das Erscheinungsbild des Unternehmens (CI Corporate Identity) Raumprogramm muß genau festgelegt werden (Büro, Besprechungsraum, Küche, Abstellraum ....) Standbeschriftungen (CI) Informationsmaterial bereitstellen bzw. produzieren Exponate sollen werbewirksam, klar und überschaubar präsentiert werden, Vorführbarkeit muß gewährleistet sein Grafiken, Bilder, Farben und Beleuchtung gehören genau abgestimmt Abstimmung der Fläche von der Sicht des Betrachters Montage- und Demontage soll rasch funktionieren Aufbaubestimmungen vor Planungsbeginn beachten 5.4. Konventioneller- System- , Misch- , Miet- oder Kaufstand Dieses Thema ist von Firma zu Firma unterschiedlich zu behandeln. Logische Kriterien wären: zwei bis mehrmalige Ausstellung jährlich (Kosten) einfaches auf mehrere Jahre gleichbleibendes Erscheinungsbild unkomplizierter Aufbau (mit möglichst ungeschultem Personal) Baubranche somit kein System anwendbar freie Personalkapazitäten, Lagermöglichkeiten, Transportmöglichkeiten schönes, hochwertiges Material komplizierte Idee des Messestandes (Farbgestaltung, Material ....) Detaillösungen Konkurrenz, Investitionen 11 5.5. Der Messestandaufbauer Sie sollten unbedingt mehrere Standbaufirmen anbieten lassen. Der vor Ort ist selten der billigste, jedoch meistens der problemloseste da er meist die Hausrechte besitzt und Ihnen bei Problemen sehr zu gute kommen kann. Weiters müssen Sie bei dem Preisvergleich auf die unterschiedlichen Systeme achten. Sehr viele unterscheiden sich kaum voneinander und sind deswegen leicht vergleichbar. Bei höherwertigen Ständen wird selten bzw. nur in der Grundstruktur mit Systemen gebaut hier können Sie nur nach Optik entscheiden. Lassen Sie sich aber auf alle Fälle immer Fotos von bereits verwirklichten Ständen zeigen, man erkennt ziemlich rasch den Unterschied. 5.6. Grafik und Multimedia Sollte in die Gestaltung der Messestände eingeplant werden um Produktinformationen zu übermitteln und den Gesprächseinstieg zu erleichtern. Jedoch im CD des Standes um nicht plump bzw. unprofessionell zu wirken. Warum Multimedia am Stand? - moderne Einstellung des Unternehmens hoher Besucheransturm Kostengründe durch Exponatengröße Imageübermittlung 12 5.7. Alles rund um die Standausrüstung Folgende Dinge sind in der baulichen Umsetzung zu beachten: - Stromanschlüsse (220V, 380V, etc.) Wasserzu- und Abflüsse Druckluft Sprinkler Telefon, Fax Internetzugang Bodenbelag Visuelle Einrichtungen (TV, Video, Ton, Computer, etc.) Beleuchtungen Küche Bar Für die Peripherie benötigen Sie: - Sitzgelegenheit/Tische Schränke Garderobe Dekorationsmaterial Blumenschmuck Informationsmaterial Prospektständer Werkzeug Kleiderständer Papierkörbe Standascher Zur Kücheneinrichtung: - Herd (oder Kochplatte bzw. Wasserkocher zum wegräumen) Boiler Kühlschrank Spülmaschine Kaffeemaschine (mit Reservekanne), Kaffeefilter, Kaffeedose, Kaffeemaß Spülbecken Küchenschränke für Geschirr und Vorräte Korkenzieher, Dosen und Flaschenöffner Besteck, Gläser, Geschirr, Tabletts, Servietten Kaffee, Tee, Zucker, Haltbarmilch, Sahne, Zitrone Sekt, Wein, Spirituosen, Fruchtsäfte, Mineralwasser Gebäck, Süßigkeiten Gewürze Konserven 13 - Lebensmittel Frisches Obst Putzmittel und Reinigungsgeräte (Hand-, Geschirr-, Staub- und Putztücher, Besen, Spülmittel, Müllbeutel und -eimer, Seife, Staubsauger .....) Erste-Hilfe Kasten Schuhputz- und Nähzeug, Fleckenspray Bei höheren Bedarf an Getränken sollte man die Messegastronomie bzw. einen Getränkeservice in Anspruch nehmen Kleiderbürste und Tixorolle mit Ersatzrolle Thermoskanne Portionskanne Tee oder Kaffee Kaffeelöffel Kaffeetassen samt Untertassen Sahnegießer bzw. portionierte Sahnegießer Besteck Teller Sandwichplatten Eiskübel und Zange Flaschenkühler Konfektschale Verschiedene Gläser (Wein, Bier, Limonade, Likör,...) Gummiband Müllsäcke (groß und klein) Einkaufstasche Vase Spiegel Kabelbox Kleiderbügel Trockengestell Zitronenpresse Salz und Pfefferstreuer Zahnstocher Schneidebrett Messerschleifer Küchenmaß Seife Handbürste Arbeitsmäntel Zünder Alufolie Servietten Küchenrolle Geschirrtücher Handtücher Wettex Bürogeräte und Material: 14 - Bürostühle, Aktenschränke Schreibmaschine bzw. Computer mit Drucker Kopierer Farbbänder bzw. Toner Schreibmaschinen- , Drucker- , Kopierpapier Disketten, evtl. CD-Rom`s Radiergummis, Büroklammern, Heftzangen Bleistifte, Kugelschreiber, Tintenroller, Filzstifte ..... Diktiergeräte Taschenrechner Auftragsbücher, Bestellblöcke Telefon- und Besprechungsnotizblöcke Adressenkarteien Briefpapier und Umschläge Versandtaschen Briefmarken (Vorsicht Ausland) Ordner, Schnellhefter Klebebänder, Klebebänder doppelseitig, Kleber Locher Scheren Lineale, Stempel, Stempelkissen, Tipp ex Geschäfts-, Lieferungs- und Zahlungslisten Liste aller Vertretungen - wenn vorhanden Visitenkarten Prospektmaterial und Verkaufsunterlagen in verschiedenen Sprachen Fotoapparat Namensschilder Kunststofftaschen Schlüsselanhänger Vorhängeschlösser Prospektboden Spagat Nylonfaden 15 6. Das Budget im Griff Die Kosten einer Messebeteiligung bewegen sich in sehr unterschiedlichen Größen. Sie sollten jedoch von Beginn an Wissen wieviel Budget Sie zur Verfügung haben da in der Planung gezielter vorgegangen werden kann. Hier ist es auch von großer Wichtigkeit wieviel Messen Sie im Jahr besuchen oft rechnet es sich in gewisse Standausrüstungen zu Investieren. Relevante Kostenfaktoren: Standkosten: Miete: Hallenfläche Freigeländefläche diverse Zuschläge Miete des Messestandes Gestaltung: Honorar für Entwurf und Ausführung des Messekonzeptes Zimmermanns- und Tischlerarbeiten Schlosserarbeiten Maler- Anstreicher- und Tapezierarbeiten Elektrikerarbeiten diverse Installationen (Strom, Wasser, Telefon, Datenleitungen...) grafische Gestaltungen Beschriftung Warenarrangement/Dekoration Aufbau: Professionisten vor Ort Reisen, Aufenthalt und Löhne für österr. Arbeiter Ausstattung: Möbiliar Blumenschmuck Küchengeräte diverse Ausstattungen (Leihgeräte wie TV, Video, Computer...) Abbau: Professionisten vor Ort Reisen, Aufenthalt und Löhne für österreichische Arbeiter Betrieb: Standpersonal Bewachung Reinigung Verpflegung diverse Gebühren (Wasser, Strom, Telefon, Ausweise, Parkgebühren, Mietwagen ...) 16 Beschickungskosten: Exponate: Anfertigung Adjustierung Mietkosten von möglichen Peripheriegeräten Transport: Abholung und Verpackung Verladung und Entladung Hin- und Rücktransport (Bahn, LKW, See, Luft, Container) Ein- bzw. Ausbringungskosten am Messeplatz Zollabfertigung Lagerung des Leergutes diverse Nebenkosten Versicherung: Personen Exponate (Hin und Rücktransport sowie Messezeit) Betreuung: Reise-, Aufenthalts- und Lohnkosten der Firmenangehörigen aus eigenem Betrieb Werbungskosten: Vorwerbung: Werbeagentur Briefe Einladungskarten Einschaltung im Messekatalog Einschaltungen in Fachzeitschriften Werbeflächen Information: Prospekte Kataloge Pressearbeit Repräsentation: Werbegeschenke Einladungen Empfänge diverse Bewirtungsmittel 17 7. Werbung vor - während - danach Werbewirksam ist Ihre Ausstellung auf alle Fälle um jedoch wirklich alle Möglichkeiten auszuschöpfen sollten Sie auch begleitende Werbemaßnahmen setzen. Hier ist es jedoch ratsam mit Professionisten zu arbeiten. Eine Werbeagentur hilft Ihnen nicht nur die richtige Akzente zu setzen, sondern hilft Ihnen auch sich für organisatorisches frei zu Spielen. Achten Sie jedoch darauf eine Agentur zu erwischen die Messeerfahrung besitzt, da es hier doch einige Erfahrungswerte zu beachten gibt. 7.1. Vor: - Abstimmung der Werbemaßnahmen mit der Verkaufsförderung, der Pressearbeit und anderen Werbemitteln Ihres Marketing Mixes. - Nutzen aller Möglichkeiten der Demonstrationen und Präsentationen auf der Messe genutzt - Integration des Messewerbematerials in die eigene Marketingstrategie - Medienanalyse für Ihre Hauptzielgruppen Wie erfahren Kunden von Messen? 19,9 % durch Werbeanzeige in einer Fachzeitschrift 7,6 % durch Geschäftspartner 8% nicht bekannt 17,4 % durch Anzeige in des Ausstellers 31,3 % durch Direktversand vom Messeveranstalter 23,4 % durch Gemeinschaftswerbung - Anzeigensujets im Stil des Unternehmens 18 - Informationsbroschüren inkl. Sprachmutationen Fangen Sie bald genug mit der Planung Ihrer Broschüren an. Denn zur Präsentation Ihres Unternehmens und Ihrer Produkte ist das beste gerade gut genug und damit auch zeitaufwendig. Geben Sie nichts her, was teuer ist. Da Sie nicht sicher sein können, ob der potentielle Kunde das, was Sie ihm geben, auch wirklich behält, sollten Sie nicht Ihre teuersten Informationsmaterialien hergeben. Wenn Sie möchten, daß ein Interessent etwas mitnimmt, lassen Sie kostengünstige Informationsblätter über das Produkt drucken. Bieten Sie an, schriftliche Informationen zuzuschicken. Viele Interessenten schätzen es, wenn Ihnen Broschüren zugeschickt werden. Auf diese Weise müssen sie keine Unmengen an Papier mit sich herumschleppen. Wenn Sie versprechen, Informationen zuzuschicken, sollten Sie das auch prompt erledigen - denn wenn Sie es nicht tun, macht es die Konkurrenz. »Heißen« Interessenten sollten Sie das Material vielleicht sogar mit Expreßpost schicken. Geben Sie schriftliches Material nur an wirkliche Interessenten aus. Sofern Sie nicht so viele Informationsblätter wie möglich an den Mann oder die Frau bringen wollen, sollten Sie darauf achten, Informationsmaterial nur an echte Interessenten auszugeben oder zu verschicken. Auf diese Weise vermeiden Sie, daß Ihre Informationszettel im Müll oder bei der Konkurrenz landen. Literatur verkauft nicht - Menschen schon. Das Austeilen schriftlicher Informationen erschwert den Beginn eines Gespräches. Oft verteilen Mitarbeiter, die sich in der Messeumgebung nicht sehr wohl fühlen, viel schriftliches Material und glauben, auf diese Weise produktiv zu sein. In Wahrheit sind es Ihre Mitarbeiter, die verkaufen. Das schriftliche Informationsmaterial unterstützt sie nur dabei. Das ist ein Grund, warum die Wahl der richtigen Mitarbeiter auf einer Messe so wichtig ist. - Messeinformationen einholen bei folgenden Quellen Messe- und Ausstellungsverzeichnisse bzw. Messe- und Ausstellungsmagazine Interessensverbände Fachpublikationen Handelskammern Welthandelszentren Kunden Lieferanten Konkurrenten - Einkauf von zusätzlichen Adressen - Versendung von Messeeinladungen (Gestaltung, Druck, Versand) 7.2. Während 19 - Erkennt man im Messestand einen Teil Ihres Unternehmens - Werbemittelversand zur Messe - Werbegeschenke in verschiedenen Preiskategorien - Eigene Transporttaschen für den Messebesucher - Katalogeintragungen bzw. Einschaltung im Messekatalog - Werbeflächen am Messegelände 7.3. Nach - Werbemittelversand nach der Messe - Analyse der gesetzten Maßnahmen - Kostenzusammenfassung der gesetzten Maßnahmen 20 8. Die liebe Presse Sie nimmt sehr viel Zeit in Anspruch hilft Ihnen aber bei sorgfältiger Ausarbeitung Kosten bei der Werbung zu sparen. Denn Publizität also einen “Namen” kann man sich nicht kaufen. Was ist hier wichtig: - Zielgruppenanalyse bevor man Texte schreibt bzw. schreiben läßt - Welche Zeitungen kommen für mich in Frage (Fachzeitschriften, Wirtschaftszeitungen, Tageszeitungen, ..) - PR-Agenturen anbieten lassen - Informationsabsprache mit der Geschäftsleitung - Aktuelle Berichte (Was würde sie selber interessieren?) Pressegerechte Aufarbeitung (Dreizeilige Schreibweise, einseitig beschriebene Blätter, Angabe der Anschläge, ausreichender Rand, exakte Daten und Schreibweisen, Sperrfristen, Bildmaterial vom Stand, vom Unternehmen, von Neuheiten, eventuell Diskette mit PR-Text) - Bereitstellung von eigenen Pressemappen auch im Pressebüro der Messe - persönliche Einladung der Journalisten - Betreuung der Journalisten vor Ort durch eigenes Personal - Vergessen Sie nicht sich bei den Journalisten nach der Veranstaltung zu bedanken und einen regelmäßigen Kontakt auszubauen, die Chance ergibt sich so bald nicht wieder (Presseverteiler) 8.1.Pressekonferenz Wenn es eine Unternehmensbedeutende Information gibt scheuen Sie sich nicht eine eigene Pressekonferenz abzuhalten. Sie sollten sich jedoch Zeit zur Vorbereitung nehmen da jeder Fehler bei solchen Veranstaltungen auch die Konkurrenz rasch mitbekommt. Die Reservierung eines eigenen Raumes mit Technischen Möglichkeiten ist hier Bedingung. Stimmen Sie mit Ihren Mitbewerb den Termin ab um Terminkollusionen zu vermeiden. Die Geschäftsleitung des Unternehmens ist hier gefordert den Betrieb professionellst zu vertreten. 21 9. Transport, Verpackung und Lagerung Die Logistik ist eines der wichtigsten zu planenden Teile der Messeorganisation. Was hilft Ihnen die beste Vorbereitung wenn das Messegut zu spät, gar nicht oder vielleicht beschädigt ankommt. Bei großen bzw. vielen Messeexponaten sollten sie eine Spedition beauftragen die sich um den Transport und um die Einbringung kümmert. Folgende Punkte gilt es zu beachten: - Speditionen Messespedition Eigene Spedition Transport in eigener Regie - Transportwege (Schienen, Straße, Luft, Wasser) - Versandbestimmungen - Versandtermine - Verpackung (wer, wann, womit, wo, wie) - Leergutlagerung während der Messe - Zollbestimmungen - Versicherungen - Sicherheitsvorschriften - Transportmittel der Messespedition (Transportmittel, Stapler, Kran) - Lieferscheine - Frachtbriefe 22 10. Ihr Personal im Griff Eines ist auf alle Fälle sicher auch die beste Planung hilft Ihnen nichts wenn Ihr Personal nicht motiviert bei Ihrer Ausstellung mitarbeitet. Der sachkundige und kompetente Mitarbeiter macht Ihre Messebeteiligung erst zum Erfolg. Bei Internationalen Messen vergessen Sie nicht Dolmetscher einzusetzen. Ein spezielles Messetraining im Vorfeld wo Verkaufstraining, Neuheiten und Fimenphilosophische Themen besprochen werden sollen hilft Ihnen sicher Ihr Standpersonal als gut funktionierendes Team zu formieren. Auch ist klar zu legen wer am Messestand Hauptverantwortlich ist um bei Problemen zu schnellen Entscheidungen zu gelangen. Neben den Trainings ist vor allem der Personalmix entsprechend Ihrer Unternehmensbereiche von Bedeutung. Die Geschäftsführung sollte anwesend sein, weil Besucher dieser Hirachiestufe gerne mit Ihresgleichen sprechen. Der produktbereich wird in der Regel durch den Verkauf und den technischen Support repräsentiert, wobei der Verkauf sowohl der Außendienst, die Handelsvertreter als auch den Innendienst umfaßt. Die 7 Aufgaben Ihrer Messe-Mannschaft: 1. Was ist unser Ziel? Das Ziel Ihrer Messebeteiligung sollte jeder kennen. Heißt das Ziel verkaufen, gibt es nur einen Hauptzweck: “verkaufen” 2. Das erkennen eines echten Kunden. In der Regel ist es nicht schwierig, einen oberflächlich interessierten Messe-Bummler vom anspruchsvollen Kunden zu unterscheiden Hier einige Exemplare: Die Entschlossenen. Wenn Sie Ihre Arbeit bei der Vermarktung richtig gemacht haben, werden die entschlossenen Interessenten und Kunden Ihren Stand aufsuchen. Die Vorführungsjunkies. Achten Sie auf zufällig vorbeikommende Besucher, die von einer Vorführung oder einer anderen Aktivität angelockt werden. Diese können interessanten potentielle Kunden sein oder aber Ihre Zeit vergeuden. Stellen Sie ihnen einige kurze Fragen, um herauszufinden, mit welchem der beiden Typen Sie es zu tun haben. Die Schaulustigen. Diese Leute können sich für alles interessieren - dafür, was Ihr Unternehmen genau tut, für ein Schaubild, dafür, wer Ihren Stand entworfen hat, usw. 23 Vergeuden Sie nicht zuviel Zeit mit jemanden, der sich lediglich für die Gestaltung und den Aufbau Ihres Standes oder für bestimmte Details Ihrer Schaubilder interessiert. Die Papiersammler. Manche Leute lieben es, Literatur zu sammeln oder einfach jedes Blatt Papier mitzunehmen, gleich welchen Inhalts. Doch möglicherweise besuchen sie die Messe, um für ihren Chef den Markt zu sondieren. Wenn ja, so nehmen sie unter Umständen Einfluß auf eine Entscheidung und sollten betreut werden. Die Kontaktsucher. Dieser Typ ist üblicherweise extrem freundlich und lächelt ständig. Seine ganze Körpersprache teilt uns mit: »Bitte sprich mit mir« Fragen Sie nach, um festzustellen, ob es sich um einen potentiellen Kunden handelt. Die Wettkämpfer. Diese Leute wollen unbedingt Wettbewerbe gewinnen. Sie sind stets bereit und imstande, für irgendeinen kleinen Preis eine Visitenkarte in ein Aquarium zu werfen. Wettbewerbe, bei denen die Teilnahme mehr erfordert als eine Visitenkarte, werden es Ihnen erleichtern, zu verhindern, daß solche Leute Eingang in Ihre Nachbetreuungslisten finden. Die Andenkenjäger. Diese Leute werden von jedem kleinen Präsent angelockt. Vielleicht wollen Sie obendrein noch ein paar mehr für Kinder, Freunde und Kollegen. Eine aufmerksame Befragung wird klären, ob solche Besucher potentiell interessant sind. Die Desinteressierten. Manche Leute sind an dem, was Ihr Unternehmen anzubieten hat, einfach nicht interessiert. Oft teilen sie Ihnen das durch ihre Körpersprache deutlich mit, beispielsweise, indem sie mit Absicht jeden Blickkontakt vermeiden oder mit einem Kollegen plaudern. Diese Leute reagieren nur verärgert, wenn man ihnen auflauert. Die Falken. Diese Leute sind nur da, um Ihnen ihre eigenen Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen. Anzeigenkeiler sind ein typisches Beispiel. Wahrscheinlich sind sie keine potentiellen Kunden, aber man weiß ja nie. Wenn wenig Betrieb herrscht, kann es sich lohnen, ein paar Fragen zu stellen, und wenn es nur darum geht, herauszufinden, ob diese Leute Sie weiterempfehlen können. Jobsuchende. Eine Messe ist ein ausgezeichneter Ort, um Networking zu betreiben und nach Unternehmen Ausschau zu halten, die gegenwärtig oder in Zukunft eine Stelle anzubieten haben. So wie mit den Falken sollten Sie sich auch mit Jobsuchenden in Zeiten geringen Publikumsverkehrs beschäftigen. 24 Die Nichtexistenten. Diese Leute verrichten in ihren Unternehmen möglicherweise Handlangerdienste und wurden geschickt, um bestimmte Dinge herauszufinden. Unterschätzen Sie solche Besucher nie. Sie könnten großen Einfluß auf die Entscheidung ihrer Vorgesetzten haben. Darüber hinaus kennen sie wahrscheinlich die richtige Kontaktperson in ihrer Organisation. Die Schnüffler. Hüten Sie sich vor der Konkurrenz! Spitzel verraten sich häufig dadurch, daß sie zuviel wissen oder ganz präzise Fragen stellen. Achten Sie darauf, mehr zu fragen als zu antworten. So verringern Sie die Gefahr, wertvolle Informationen preiszugeben. 3. Koordination von Stand-Aufbau und Gesprächs-Aufbau Sorgen sie dafür, daß wirklich interessierte Kunden seriöse Informationen bekommen. Einzelne Gesprächskojen im hinteren Teil des Standes können dies ermöglichen. Vorneweg sollte nur Platz und Raum für erste, schnelle Kontakte sein. 4. Den Kunden am Stand halten 50 41 40 30 28 Wartezeit in % 20 10 6 11 14 0 0 30 1 3 5 sec sec mi n mi n mi n Maßnahmen zur Kundenbindung am Stand sind: - Termine vereinbaren Multimedia Darstellungen Infocorner der immer besetzt ist 25 5. Erfassen der Gespräche Ohne Notizblock bzw. Gesprächsbericht in der Hand oder in Griffnähe geht das niemals! Und das muß trainiert werden. 6. Führen Sie das Gespräch zum erfolgreichen Abschluß Definieren Sie vorher, was ein erfolgreicher Abschluß ist. Meist ist es der unterschriebene Vertrag, jedoch nicht immer. 7. Der Rapport Die tägliche, vielleicht sogar halbtägliche Zusammenfassung aller Kontakt-Daten aller Mitarbeiter bestimmt den schließlichen Erfolg einer Messebeteiligung. Hier treten die Schwachstellen, respektive die Stärken unserer Stand-Organisation zutage. Ein Überblick zur Personallogistik: - Vorstellung der Standleitung Zur Messe selbst: Marktposition, Fachmärkte, Größe, Anzahl der Aussteller Gemeinsames Studium des Geländeplanes und Hinweise auf die Infrastruktur Appell an die Streßbelastbarkeit Klare , abgegrenzte Zuständigkeiten schaffen Bekanntmachung der Mitarbeiter Ununterbrochene Anwesenheit von Mitarbeitern am Stand Standdienstregelungen und Anwesendheitslisten Sofortige Erfassung der Kundenkontakte durch das Standpersonal ermöglichen Festlegung der Unterkünfte Einteilung der Fahrgelegenheiten Namensschilder Einteilung der Informations- und/oder Telefonzentrale Einteilung des Küchen- und Bewirtungsdienstes Messekleidung Übergabe der Eintrittsausweise, der Park- und sonstigen Erlaubnisscheine Führung von Lagerlisten Festlegung der Reihenfolge des Abbaus und Bestimmung der zuständigen Mitarbeiter 26 11. Kurz davor Bei einer Endbesprechung sollte man alle Checklisten noch einmal durchgehen und auch alle Verantwortlichen dazu einbeziehen. Jetzt ist es wichtig alle Informationen zu sammeln und transportgerecht zu verpacken. Vergessen Sie nicht die Unterlagen bei sich zu führen und nicht im Messegut das erst später geliefert wird. Eine Liste mit allen Telefonnummern sollten Sie sich besorgen und immer bei Ihnen führen um in Notfällen nicht zuerst suchen müßen, denn zum Suchen gibt es bei Ausstellungen noch immer genug. 27 12. Laufende Optimierung während der Messe Sobald die Messe beginnt heißt es durch geschickte Eingriffe im grob geplanten Ablauf die Messe zum Erfolg zu führen. Nehmen Sie sich aber nicht zu viel vor denn unvorhergesehenes geschieht in der Praxis immer wo Sie nicht eingeplante Zeit investieren müssen. Wichtig sind regelmäßig stattfindende Lagebesprechungen die alle miteinschließt. Somit können Sie auf Ereignisse am Vortag oder Veränderungen sofort reagieren und Maßnahmen setzen. Eine Besprechungsnotiz sollten Sie nicht vergessen. Themen für die Lagebesprechungen: - Welche Besucher werden erwartet? (Gibt es Großkunden oder Ehrengäste zu erwarten) Welche speziellen Demonstrationen oder Themenschwerpunkte stehen an? Fehler am Vortag? Ist der Stand noch in Ordnung? Stimmt der Nachschub? Wer kann wo bzw. wem aushelfen? Klappt die Ablösung der Mitarbeiter, sind auch Pausen möglich? Resonanz der Besucher gut oder schlecht? Wie schauen die Gesprächsnotizen aus, werden Sie auch gemacht? Gibt es Neuigkeiten über den Wettbewerb? Abendgestaltung! 28 13. Das Ende der Messe Den Satz ” Nach der Messe geht die Arbeit erst richtig los” ist zwar nicht sehr lobend aber es ist schon einiges dran. Hier gilt es noch einmal Sorgfalt walten zu lassen um keine böse Abschlußüberraschungen zu erleben. Hier einige Fragen im Zusammenhang mit den Abschlußarbeiten: - Sind die georderten Messeartikel bzw. Infobroschüren auch wirklich ausgeliefert? Konnten die richtigen und wichtige Zielgruppen erreicht werden? Sind von irgendeiner Seite noch Reklamationen, Beschwerden oder Regreßansprüche zu erwarten? Sind sämtliche Hilfskräfte ordentlich verabschiedet worden(Papiere, Lohn, Kleidung) Wer bekommt welche Exponate zurück? Welche Rechnungen sind noch offen? Wer ist für die Bewertung des Messeerfolges zuständig? Wer ist für die Auswertung der Kundenkontakte und Besucheradressen also für Erfolgskontrolle im engeren Sinne, zuständig? Wer fertigt, bzw. wer bekommt den Abschlußbericht? 13.1. Der Standabbau ist ein eigenes Thema Um so besser organisiert um so schneller können Sie den Veranstaltungsort verlassen. Hier einige wichtigen Punkte: - Sind die nötigen Abbaupapiere vorhanden Wer baut ab? Wer ist verantwortlich? Sind noch genügend Mitarbeiter anwesend? Sind externe Hilfskräfte notwendig? Sind die Installationsfirmen für den Abbau wieder bestellt worden? Wer übernimmt welche Gegenstände? (Exponate, Dekoration, Büroeinrichtungen) Sind alle gemieteten oder geliehenen Gegenstände zurückgegeben und abgerechnet worden. Was muß wann an die Leihfirmen zurückgegeben werden? Wer besorgt Transportmittel und Fahrzeuge? Wie kommt das Verpackungsmittel und Leergut zum Stand? Wer verpackt was? Wer übernimmt die Abtransporte? Wer bringt die Standfläche wieder in Ordnung? (Beseitigung von Bauten, Reinigung, Abnahme) Wer übergibt die Standfläche an die Messegesellschaft? Wertvolle Gegenstände sofort nach der Messe sicherstellen! 29 14. Erfolg oder Nicht das ist jetzt die Frage Hier sollten Sie wieder auf Ihre Zieldefinationen von vor der Messe zurückgreifen um zu kontrollieren ob die Messe ein Erfolg war. 14.1.Auswertungskriterien für die Statistik - Zahl der Verkaufsabschlüße Zahl inländischer Besuche Zahl und Herkunft ausländischer Besucher Zugehörigkeit zu einzelnen Wirtschaftsbereichen Zahl der Neukunden Hauptinteresse der Besucher Verlangte Konditionen und Lieferbedingungen Verlangte Informationsmaterialien Zahl und Wert der verlangten Offerte Auswertung von Presseberichten Auswertung der Wettbewerbsbeobachtungen Auswertung der Gesprächsnotizen Auswertung der täglichen Lagebesprechungen Einschätzung des Nachmessegeschäftes 14.2. Kontaktkosten Die Maßeinheit für den Messeerfolg ist die Anzahl und die Qualität der Gespräche am Messestand. Wir gehen von einer Gesprächsdauer von etwa 30 min an einem 8 h Messetag aus. Ergebnis: Pro Person 16 Gespräche x Anzahl der Messetage x Anzahl des Standpersonals = realistische Größenordnung für qualifizierte Gespräche Kontaktkosten: Gesamtausgaben der Messebeteiligung Anzahl der Kontakte Quelle für Rechenbeispiel Barbara Harbecke 30 Minuten für den erfolgreichen Messeauftritt 30 15. Abschlußarbeiten Die Nacharbeit ist sicher die Arbeit die man am meisten unberücksichtigt läßt obwohl man schon sehr viel Energie in eine Aktion gesetzt hat vergießt man den eigentlichen leichteren Teil doch am Ende. Meistens weil der eigene Schreibtisch von niemanden während der Abwesenheit bearbeitet wurde. Jedoch ohne Systematik ist eine erfolgreiche Nacharbeit nicht zielführend, um so genauer die Gesprächsprotokolle geführt wurden um so besser kann eine Nachfaßaktion zum Erfolg führen. Die Punkte zur Erfolgreichen Nachfaßaktion: - Zusendung versprochener Unterlagen mit Begleitschreiben Erledigung versprochener Telefonate Dankeschön-Briefe an VIPs Informationen an den Außendienst über notwendige Maßnahmen wie Anschreiben, Telefonate, Besuche Verarbeitung der eingehenden Außendienstmeldungen Brief an wichtige Kunden, die nicht auf die Messe kommen konnten 31 16. Checklistensammlung: Diese Sammlung soll Ihnen helfen Checklisten für Ihr eigenes Unternehmen zu erstellen. 16.1. Messebeteiligung Ja oder Nein? Messe/Veranstaltung: ........................................................ Datum: ................................. Faktoren die Sie vor einer Messebeteiligung kritisch prüfen sollten: Ja / Nein Gibt es eine klare Zielsetzung? Ist eine Übereinstimmung mit dem Marketingkonzept gegeben? Sind die Kapazitäten ausreichend? Steht genügend Fachpersonal zur Verfügung? Findet die Veranstaltung zum richtigen Zeitpunkt statt? Ist genügend Vorlaufzeit vorhanden? Messeteilnahme: Ja Nein Zeitpunkt jetzt nicht passend Gesamtverantwortung: Herr/Frau .................................................................................................................................... 32 16.2. Standauswahl Messe: ......................................................................................................................................... Standtypen: Standorte: Reihenstand Halle Eckstand links offen Freigelände Eckstand rechts offen Gangbereich Kopfstand Foyer Inselstand .................... Stockstand Wieviel qm2 werden benötigt: ... Information ......... m2 ... Büro ......... m2 ... Kojen ......... m2 ... Bar ......... m2 ... Küche ......... m2 ... Aufenthaltsraum Personal ......... m2 ... Abstellraum ......... m2 ... Garderobe ......... m2 ... Exponate ......... m2 ... Lager ......... m2 ... Kommunikationsflächen im Freibereich ......... m2 ... Video, Computer ......... m2 ... Vitrinen ......... m2 ... Gestaltungselemente ......... m2 GESAMT ......... m2 33 34 16.3.Ausschreibung an den Standbauer: Firma : ................................................................................................................................................. Adresse: ............................................................................................................................................ Telefon: ................................... Fax: ............................. e-mail: ........................... Hauptansprechpartner: ............................................................. DW: ............................... Messe: ................................................ Ort: ......................... Termin: ......................... Systembauweise Konventionelle Bauweise Exponate: 1. ......................................... 5. ......................................... 2. ......................................... 6. ......................................... 3. ......................................... 7. ......................................... 4. ......................................... 8. ....................................... Sonstige Bedarfsanforderungen: ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ............ Beilagen: - Firmenlogo - Firmenfarbenmuster - Foto von bereits verwirklichten Ständen - Groblayoutskizze 35 - Messe Standplan - Messe Standvorschriften - Möbelliste 36 16.4. Grob Kostenschätzung Messe: ............................................................................................... Kosten Standmiete ..................... m2 Messestand ..................... m2 Eigenstand Produktion ...................... Auf- und Abbau ...................... Transport ...................... Gestaltung, Dekoration Technik Strom Wasser Telefon Personal Ausstellungsgüter ...................... Anschluß ...................... Verbrauch ...................... Anschluß ...................... Verbrauch ...................... Anschluß ...................... Verbrauch ...................... Gehälter ...................... Reise ...................... Aufenthalt ...................... Aushilfen ...................... Transport ...................... Versicherung...................... Werbung und Presse ...................... Gesamt: ...................... 37 ca. 16.5. Sammelcheckliste über alle Themen in diesem Manuskript Auf die Plätze ... 1. Warum stelle ich aus? 2. Was stelle ich aus? 3. Wer ist mein Zielpublikum? 4. Wie gut paßt diese Messe zu meinem Marketing? 5. Wie günstig/ungünstig sind die Messedaten? 6. Was passiert noch zu dieser Zeit? 7. Wie günstig/ungünstig ist der Ausstellungsort? 8. Wird die Messe Besucher anziehen, die für meine Geschäfte interessant sind? 9. Wie gut ist der Ausstellungsort zu erreichen? 10. Gibt es genug Parkmöglichkeiten? 11. Wie erfolgreich war diese Messe bisher? 12. Wie erfahren ist das Messemanagement in der Organisation dieser Art von Ausstellung? 13. Was unternimmt das Messemanagement, um diese Ausstellung zu promoten? 14. Wird mir das Messemanagement eine Liste früherer Aussteller geben, die ich bezüglich der Messe kontaktieren kann? 15. Wie verhält sich das Messemanagement bezüglich der Probleme von Ausstellern? 16. Habe ich einen Messeplan in schriftlicher Form? 17. Habe ich ein Ausstellungsbudget veranschlagt (inklusive Extrakosten)? 38 Fertig ... 18. Habe ich den Vertrag genau gelesen und auch verstanden? 19. Habe ich meinen Ausstellungsplatz reserviert? 20. Habe ich die nötigen Anzahlungen geleistet? 21. Habe ich das Design des Standes geplant? 22. Hat der Platz die richtige Größe? 23. Gibt es genug Platz für Displays, Mobiliar und Demonstrationen? 24. Können sich die Besucher frei bewegen? 25. Habe ich folgendes bestellt: Symbole, Teppich, Beleuchtung, Elektrizität, Wasser, Abfluß audiovisuelle Ausrüstung, Pflanzen, Reinigung? 26. Habe ich einen Standmanager ernannt? 27. Habe ich die Anzahl meiner Mitarbeiter bestimmt und auch Maßnahmen für eventuelle Notfälle (z. B. Krankheit) eingeplant? 28. Habe ich meine Standmitarbeiter ausgesucht? 29. Brauchen meine Mitarbeiter Training? 30. Habe ich ein Treffen vor der Messe organisiert? 31. Kennt sich das Standpersonal mit den gezeigten Produkten/Dienstleistungen gut aus? 32. Können sie diese auch wirkungsvoll vorführen? 33. Wird jemand in der Lage sein, technische Fragen zu beantworten? 34. Muß ich Broschüren, Kataloge oder Preislisten drucken lassen? 35. Wurde die Pressemappe schon vorbereitet? 36. Wurden irgendwelche anderen PR-Aktivitäten arrangiert? 37. Muß ich irgendeine Attraktion planen? 38. Habe ich den Organisatoren die schriftlichen Informationen für den Eintrag in den Ausstellungsführer gegeben? 39. Möchte ich irgendeine Form der peripheren Werbung (z. B. Fachzeitschriften, Radio, TV) organisieren? 40. Habe ich Werbegeschenke organisiert? 41. Wurde ein Gewinnspiel für die Besucher ausgedacht und organisiert? 42. Habe ich mich über die Lottobestimmungen informiert? 43. Habe ich genügend Eintrittskarten bestellt? 44. Habe ich für meine Mitarbeiter Namensschilder oder Abzeichen bestellt? 45. Wurde ein System für die Kartenverteilung organisiert? 46. Sollen Kunden oder Interessenten persönliche Einladungen geschickt werden? 47. Brauche ich Arbeitskräfte für den Auf- und Abbau des Standes? 48. Muß ich irgendwelche Transporte in die Wege leiten? 49. Habe ich mich um die Versicherung gekümmert? 50. Sind irgendwelche Sicherheitsmaßnahmen erforderlich? 51. Wurde ein Werkzeugkasten zusammengestellt? 52. Wurden die nötigen Hotelreservierungen vorgenommen 39 Los! ... 53. Wurde die Abschlußzahlung für den Messestand entrichtet? 54. Wird unser Stand unseren Wünschen gerecht? 55. Wirkt er einladend? 56. Können wir noch etwas am Stand verbessern? 57. Habe ich meine Mitarbeiter über die Messeverordnungen und -bestimmungen informiert? 58. Vermittle ich meinen Mittarbeitern, wie wichtig sie bei der Messe sind? 59. Habe ich eine Generalprobe einberufen? 60. Besitzen alle Standmitarbeiter Visitenkarten? 61. Wurden alle nötigen Ausrüstungsgegenstände zusammengestellt? 62. Brauchen wir für die Messe einen Computer? Falls ja, wurde er bestellt? 63. Brauche ich irgendwelche Genehmigungen für die Messe? 64. Falls ja, habe ich mich bereits darum gekümmert? 65. Muß ich die Standbesucher bewirten? 66. Wenn ja, wo? 67. Brauche ich einen Barkeeper und/oder Servierpersonal? 68. Wurde jemand beauftragt, den Stand sauber und ordentlich zu halten? 69. Wurde jemand für die Überwachung des Standabbaus eingeteilt? 70. Wurde jemand für die Überwachung des Standabbaus eingeteilt? 71. Weiß diese Person auch, worum es bei diesem Prozeß geht? 72. Wurden die Mitarbeiter darüber informiert, was am Ende der Messe zu beachten ist? 40 Ziellinie ... 73. Wurde eine Liste aller Ausstellungsgegenstände angefertigt? (Man kann den jeweiligen Gegenstand beim Einpacken abhaken.) 74. Wurde nach der Messe eine “Kritikkonferenz” organisiert? 75. Wurde ein System eingerichtet, um nach der Messe Kundenanfragen und Verkaufsanrufe zu bewältigen? 76. Soll ein Dankschreiben an jeden Besucher verfaßt werden? 77. Werden alle Kundenkontakte zur Weiterverfolgung an die Vertreter weitergeleitet? 78. Wer wird dafür verantwortlich sein? 79. Wer wird sich mit den Vertretern treffen, um zu überprüfen, was aus den Kontakten geworden ist? 80. Wie werden die Messeverkäufe verfolgt werden? 81. Möchte ich eine Adressenliste aus den Kundenanfragen erstellen? 82. Wer wird einen Messebericht verfassen? 83. Nach welchem Zeitraum wird das erfolgen? 84. Wird dieser Bericht an das Management und an den Verkäufer geschickt werden, die nicht an der Messe teilnahmen? 85. Welche Art der Belohnung oder Anerkennung erhalten die Mitarbeiter der Messe? 86. Wer wird einschätzen, ob wir nächstes Jahr wieder an dieser Ausstellung teilnehmen sollen? 87. Wer wird dafür verantwortlich sein, den Platz für nächstes Jahr zu reservieren? 88. Wann kann man diese Reservierung frühestens in die Wege leiten? 89. Welches Feedback wurde dem Messemanagement gegeben? 90. Ist es uns gelungen, innerhalb unseres geschätzten Budgets zu bleiben? 91. Muß das Budget für nächstes Jahr neu veranschlagt werden? 92. Sollten wir in Erwägung ziehen, unsere Standfläche/unser Display nächstes Jahr zu vergrößern? 93. Wer ist dafür verantwortlich, unsere Leistung bei der Messe zu bewerten? 94. Wer ist dafür verantwortlich, eine Liste mit Veränderungen/Verbesserungen zu erstellen? 95. An welchen anderen Messen sollten wir noch teilnehmen? 41
