DER MANAGEMENT - NEWSLETTER TIPPS & TRENDS FÜR PROFESSIONALS Wie Ihre Geschäfts-Korrespondenz besser ankommt Geheimnis guter Grußformeln und Emailsignaturen Entdecken Sie 2 x 9 Tipps für wirkungsvolle Abschlüsse Hintergrund und Relevanz Professionals wissen, dass sie mit Sprache ein gefährliches Spiel spielen. Sie verstehen, dass bestimmte Worte bestimmte Gefühle auslösen können - und sie können im Sinne vertrauensbildender Maßnahmen gut damit umgehen. Da manche Leser in unbedachte Passagen völlig unerwartete Dinge hineininterpretieren, achten Profis auch auf scheinbare Details. Hier finden Sie praktische Tipps, wie Sie derartige verbale Fallstricke vermeiden und so wirkungsvoller kommunizieren können. Wann wähle ich welche von 9 Grußformeln? Hier Optionen mit entsprechender Situation bzw. Einschätzung: 1) Mit freundlichen Grüßen Der Klassiker — geht immer 2) Viele Grüße Klingt informeller — geht auch immer Seite 1 von 4 www.umbachpartner.com © Healthcare Marketing Dr. Umbach & Partner DER MANAGEMENT - NEWSLETTER TIPPS & TRENDS FÜR PROFESSIONALS 3) Herzliche Grüße Gute wertschätzende Option nach persönlichem Kontakt 4) Beste Grüße oder Herzlichst Eher vermeiden, da Superlative leicht übertrieben wirken 5) MFG oder VG Diese Abkürzungen passen für eine SMS, aber nicht für eine Email. 6) Gruß Ist so minimalistisch, dass es leicht schon unhöflich wirken kann. Ausnahme: Der Adressat hat Ihnen bereits vorher eine Email mit dieser Grußformel geschickt. 7) Liebe Grüße Sollte nur verwendet werden, wenn man den Adressaten persönlich gut kennt. Ausnahme: Der Adressat hat Ihnen bereits vorher eine Email mit dieser Grußformel geschickt. 8) Schöne Grüße oder Sonnige Grüße Blumige Formulierungen sollte man im Businessbereich vermeiden. 9) Grüße aus der Hauptstadt Kommt beim Empfänger schlecht rüber, besonders wenn er nicht in der Hauptstadt wohnt. Besser "Mit freundlichen Grüßen nach Bonn" Seite 2 von 4 www.umbachpartner.com © Healthcare Marketing Dr. Umbach & Partner DER MANAGEMENT - NEWSLETTER TIPPS & TRENDS FÜR PROFESSIONALS Welche 9 Email-Signatur-Regeln gibt es? Die folgenden Punkte sollten Sie bei Ihren Emails beachten: 1) Format Stets als anklickbarer Text und niemals als Grafik, damit sich alle Kontaktdaten als Block leicht in ein Adressbuch kopieren lassen. 2) Festnetz- und Mobilfunknummer Bei den Telefonnummern sollte keine Null in Klammern erscheinen, also keine (0) nach der Landesvorwahl, damit der Empfänger die Zahlenfolge mittels "Kopieren und Einfügen" direkt in Anruf-Programme wie Skype übertragen und nutzen kann. 3) Umfang Eine Email-Signatur sollte kurz und kompakt sein. Bringen Sie keine Werbesprüche — der Empfänger wird es Ihnen danken. 4) Layout Bringen Sie die Angaben mehrzeilig, schmal und kompakt, da breite Signaturen beim Empfänger oft verzerrt dargestellt werden. 5) Auf Smartphones Mit einem Nachrichten-Ende wie "Sent via Samsung from Vodafone" machen Sie Werbung für einen Telefon-Hersteller bzw. Mobilfunk-Anbieter. Da Sie ja nicht für diese werben wollen, sollten Sie Ihre Smartphone-Einstellungen entsprechend ändern. Seite 3 von 4 www.umbachpartner.com © Healthcare Marketing Dr. Umbach & Partner DER MANAGEMENT - NEWSLETTER TIPPS & TRENDS FÜR PROFESSIONALS 6) Schreibweise Vermeiden Sie Wörter in Großbuchstaben, also "VERSALIEN" — ebenso wie die ausschließliche "verwendung von kleinbuchstaben", die manche Agenturen so lieben. Verwenden Sie stattdessen die übliche Kombination von Groß- und Kleinbuchstaben. 7) Grafiken Da Grafiken nicht von allen Emailprogrammen korrekt angezeigt werden und zudem das Datenvolumen vergrößern, verzichten viele Firmen darauf. Wenn Ihre Firma allerdings der Meinung ist, unbedingt Logos und Bilder versenden zu müssen, sollten keine PNG-Dateien, sondern JPEG- oder GIF-Dateien verwendet werden. 8) Rechtliche Pflichtangaben Bei eingetragenen Unternehmen müssen folgende aktuelle, textliche Angaben da sein: Name der Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder, Aufsichtsratsvorsitzender. 9) Disclaimer Sogenannte Disclaimer sollen die Sensibilität der enthaltenen Daten betonen und beginnen meist mit Passagen wie "Diese Email enthält vertrauliche oder rechtlich geschützte Informationen ...". Dies kann man bringen — man sollte sich aber der "Pseudo-Sicherheit" bewusst sein, da dies rechtlich niemals durchsetzbar ist. Wenn man eine Email an den falschen Adressaten sendet, liegt die Verantwortung beim Sender und nicht beim Empfänger. Empfehlung Überprüfen Sie die obigen Punkte anhand Ihrer letzten zehn versendeten Emails. Vielleicht finden Sie ja Dinge, die Sie schnell ändern können, um effektiver zu kommunizieren. Weitere Tipps Jeweils aktuellen Newsletter gratis beziehen: https://www.umbachpartner.com/de/management-newsletter Seite 4 von 4 www.umbachpartner.com © Healthcare Marketing Dr. Umbach & Partner