Leseprobe - HERDT
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Datenverarbeitung Peter K. Siebert 1. Auflage, 2012 ISBN 978-3-86249-195-7 mit Access und Excel 2010 Jahrgangsstufe 12 Band 2 Berufliches Gymnasium – Wirtschaft Hessen BS-BG-HE-DV-W72010-2 Impressum ISBN 978-3-86249-195-7 Matchcode: BS-BG-HE-DV-W72010-2 Berater: Gregor TeufelOberstudienrat und Fachlehrer für Informatik, Wirtschaft und Politik, Fachgruppenvorsitzender EDV an der Theodor-Heuss-Schule in Offenbach am Main Autor: Peter K. Siebert Studiendirektor und Fachlehrer für Informatik und Physik Fachlektor: Thomas Jerwin Oberstudienrat und Fachlehrer für Wirtschaftsinformatik an der Vogelsbergschule in Lauterbach/Hessen Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Auflage, 2012 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling 21-25 55294 Bodenheim Internet: www.herdt.com E-Mail: [email protected] © HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren ­keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden. Bildquellenverzeichnis 2 Umschlag © HERDT-Verlag/Bernd Schmitt Seite 5 friends camping, © iStock/Alija Seite 7 Schema Realwelt, © Peter K. Siebert Seite 75 Group of teenage boys and girls sitting together with notes, © iStock/Jacob Wackerhausen Seite 118 Einkaufstasche, © HERDT-Verlag/Bernd Schmitt © HERDT-Verlag Vorwort Dieses Schülerbuch „Datenverarbeitung“ für die Jahrgangsstufe 12 orientiert sich am Lehrplan für das berufliche Gymnasium der Fachrichtung Wirtschaft des Landes Hessen. Berücksichtigt werden auch die fakultativen Unterrichtsinhalte des Lehrplanes, die eine ­wichtige Voraussetzung für die Berufs- und Studierfähigkeit darstellen. Jedes Kapitel beginnt mit einer Einstiegssituation, die an die Erfahrungswelt der Schülerinnen und Schüler anknüpft und als Rahmenhandlung im Kapitel weitergeführt wird. Die Einstiegssituationen wurden zum Teil mithilfe der Storyboard-Technik mit Schülerinnen und Schülern zusammen entwickelt. Für das Erlernen der Inhalte werden handlungsorientierte Techniken eingesetzt, die die Inhalte und Methoden der Informatik anwendungsbezogen darstellen. Jedes Kapitel enthält Sachinformationen und darauf abgestimmte Handlungsaufträge, die einen tieferen Bezug zum Lerninhalt herstellen. Als weitere Elemente unterstützen „Merke“, „Hinweise“ und „Tipps“ die pädagogische Aufbereitung der Sachinformationen. Die Aufgaben am Ende eines Kapitels festigen und transferieren das Erlernte auf einfache und komplexere Aufgabenstellungen. Ein CD-Symbol in der Randspalte verweist auf Dateien für die Schülerhand, die im Lehrermedienpaket (siehe unten) hinterlegt sind und den Schülerinnen und Schülern an einem zentralen Speicherort zur Verfügung gestellt werden können. Fakultative Unterrichtsinhalte sind gesondert hervorgehoben. Gefettete Kursivschrift kennzeichnet die vom jeweiligen Programm vorgegebenen Bezeich­ nungen für Dialogfenster, Register und Schaltflächen. Texteingaben sowie Datei- oder Ordnernamen sind an der kursiven Schrift zu erkennen. Wenn in den folgenden Texten lediglich die männliche Form (z. B. Schüler) verwendet wird, so dient dies einzig und allein der sprachlichen Vereinfachung. Das Schülerbuch wird ergänzt durch ein Lehrermedienpaket, das die Lösungen zu den Aufgaben im Schülerbuch sowie offene Dateien zur Bearbeitung der Handlungsaufträge für die Schülerhand enthält. Der Autor bedankt sich beim HERDT-Verlag für die freundliche Betreuung und Unterstützung beim Entstehen dieses Schülerbuchs. Ebenso gebührt allen Schülerinnen und Schülern für ihre konstruktive Zusammenarbeit sein herzlicher Dank. Der Autor Peter K. Siebert © HERDT-Verlag 3 1 Datenbanken Einstiegssituation Wie jedes Jahr leiten Martin, Lukas und Aljona ein Zeltlager für ihre Jugendorganisation. Martin hat eine Idee: „Diesmal soll alles anders werden. Wir werden für die Daten der ­Kinder, Betreuer und Gruppen keine Kärtchen mehr nehmen, sondern alle Informationen digital in einer Datenbank erfassen.“ „Damit können wir im Zeltlager die Gruppen leichter einteilen und den Einsatz der Betreuer besser koordinieren“, pflichtet ihm Aljona bei. Lukas hingegen zögert: „Und wie habt ihr euch das vorgestellt? Wie sollen wir das bewerkstelligen?“ „Das ist kein Problem“, beruhigt ihn Aljona, „Martin und ich haben am beruflichen Gymnasium das Thema Datenbanken gehabt, da müsste etwas hängen geblieben sein. Eine kleine, feine Datenbank für das Zeltlager sollte dabei locker rauskommen.“ Martin erklärt: „Zuerst müssen wir den Ablauf des Zeltlagers von der Anmeldung bis zur Abfahrt ­genau durchgehen, damit wir alles so gut wie möglich in der Datenbank darstellen können.“ ­Lukas versteht langsam: „O. k., das klingt logisch. Fangen wir mit der Anmeldung an: Die Kinder melden sich zusammen mit den Eltern für das Zeltlager an. Bei der Anmeldung notieren wir Daten zu jedem Kind und zu einem Elternteil. Weil es ja öfter vorkommt, dass Eltern gleich mehrere Kinder ins Zeltlager ­schicken, gibt es für jedes Kind eine Anmeldung – wenn auch mit den gleichen Eltern-Informationen.“ „Es geht aber doch schneller, wenn wir die Eltern getrennt von den Kindern erfassen, damit wir die gleichen Daten nicht doppelt und dreifach erfassen“, schlägt Aljona vor. „Das stimmt. Und als Nächstes müssen wir dann die Betreuer erfassen“, fährt Martin fort, „wir könnten sie mit einer eindeutigen Betreuernummer versehen, z. B. MS-12, MS für Martin Sonntag und die 12 für das Jahr, und zusammen mit ihrer Funktion im Lager und dem Vor- und Nachnamen abspeichern.“ „Wenn wir dann alles erfasst haben, Elternteil, Kind und Betreuer, dann können wir doch die Teams und Gruppen zusammenstellen“, nimmt Lukas 1 Datenbanken den Faden auf. „Richtig“, bestätigt Aljona, „wir bilden die Teams für Spiele und Sport und die, die für die Organisation von Materialien und Transporten verantwortlich sind. Die jeweiligen Teams werden aus unseren Betreuern zusammengestellt. Jedes Team erhält eine Teamnummer, z. B. SPLT1 für das erste Spielteam, und einen Teamnamen.“ „Und danach ordnen wir die Kinder den einzelnen Gruppen zu. Wobei jede Gruppe mit einer Gruppennummer, z. B. GR1M für die erste Mädchengruppe, einem Gruppennamen und der entsprechenden Zeltnummer abgespeichert wird“, ergänzt Martin. Lukas überlegt: „Was ich noch nicht verstehe: Wie können wir die Teams den Gruppen zuordnen?“ „Ich glaube, es wird Zeit, dass wir unseren Entwurf für die Datenbank zu Papier bringen, sonst verlieren wir die Übersicht“, schlägt Martin vor. „Aber noch einmal zu den Zelten: Weil wir sie von anderen Organisationen ausleihen, müssen wir die auch erfassen. Auch die Größe der Zelte, also die Anzahl der Kinder, die hineinpassen.“ „Bis zum Zeltlager dauert es nicht mehr lange, wir können anfangen“, ruft Lukas. „Yes, we can“, antworten die beiden anderen im Chor. Handlungsaufträge 1. Recherchieren Sie in Gruppen und zeigen Sie anhand von Beispielen, wo Daten- banken heute Anwendung finden. Präsentieren Sie Ihre Ergebnisse in der Klasse. 2. Sie haben bereits mit einem Tabellenkalkulationsprogramm gearbeitet und wissen, dass Informationen auch in einer Tabellenkalkulation gespeichert werden können. Warum also eine Datenbank? Recherchieren Sie und finden Sie Unterschiede zwischen der Verwendung einer ­Tabellenkalkulation und der Verwendung einer Datenbank. Stellen Sie das Für und Wider auf ­einem Flipchart vor. 1.1 Die Realwelt in einem Datenbankmodell abbilden Datenbanken sind aus unserer Gesellschaft nicht mehr wegzudenken. Ob bei der Reservierung eines Fluges, der Anmeldung in einer Stadt oder Gemeinde oder der Abbuchung eines Betrages von einem Bankkonto: Immer sind Datenbanksysteme beteiligt. Dabei verstehen wir unter einer Datenbank eine integrierte Ansammlung von Daten, die allen Benutzern als „gemeinsame Basis“ aktueller Informationen dient. Diese gemeinsame Basis setzt bei der Entwicklung einer Datenbank Folgendes voraus: 6 Redundanzfreiheit Keine Information, kein Datenwert darf in der Datenbank mehrfach gespeichert sein. Die Daten werden zentral gespeichert und nicht auf unterschiedlichen Rechnern verwaltet und gepflegt. Unabhängigkeit Die Daten sind unabhängig von der Anwendung zu speichern. Es gibt keine Abhängigkeit der Daten von einem bestimmten Programm. Das Ändern von Hard- und Software, z. B. ein Wechsel des Betriebssystems, verursacht keine Anpassungsschwierigkeiten. © HERDT-Verlag Die Realwelt in einem Datenbankmodell abbilden Datenintegrität Die Daten sind in ihrer Struktur einheitlich und müssen fehlerfrei erfasst sein, sodass sie den gewünschten Informationsgehalt widerspruchsfrei angeben. Mehrbenutzerbetrieb Jeder Benutzer bzw. jedes Anwenderprogramm soll mit der Datenbank arbeiten ­können, d. h., Zugriffskontrollen und Sperrmechanismen gewährleisten den korrekten Daten­ bestand. Datenschutz Dazu zählen der Ausschluss unautorisierter Zugriffe und die Gewährleistung der Daten­ sicherheit, wie z. B. die Wiederherstellung von Daten nach Systemfehlern. Ziel bei der Entwicklung einer Datenbank ist es, einen Ausschnitt der Realwelt, auch als Miniwelt bezeichnet, möglichst genau in einem Datenbankmodell abzubilden. In dieser Miniwelt existiert z. B. eine Vielzahl von Objekten wie Personen, Unternehmungen, Produkte oder Dienstleistungen, die in unterschiedlichen Beziehungen zueinander stehen; Produkte werden beispielsweise verkauft und produziert. Die Daten über diese Objekte und Aktivitäten müssen unabhängig von dem Datenbankmodell gespeichert werden. Die Trennung der verschiedenen Beschreibungsebenen einer Datenbank ist mithilfe der Drei-Ebenen-Architektur möglich, die in der nachfolgenden Abbildung dargestellt ist. In diesem Konzept ist die physische Daten­ unabhängigkeit (Datenspeicherung) von der konzeptionellen Datenunabhängigkeit (Datenbankmodell) und den Datenbankoperationen gegeben, sodass bei Änderungen auf ­einer Ebene die nächsthöhere nicht geändert werden muss. Die drei Ebenen werden im Folgenden noch einmal erläutert: Konzeptionelle Ebene In dieser Ebene werden sämtliche Datenstrukturen und deren Beziehungsstrukturen zueinander definiert. Zu ihr gehört das Datenbankmodell, das sich nur wenig ändert und für die Verständigung zwischen Entwickler und Anwender wie auch für die Umsetzung der Datenbank gleichermaßen geeignet ist. © HERDT-Verlag 7 1 Datenbanken Externe Ebene In dieser Ebene werden für die Benutzer und die Anwendungen die individuellen Datensichten beschrieben. Darüber hinaus werden Zugriffsrechte und Bedingungen für eine fehlerfreie Dateneingabe festgelegt. Interne Ebene In dieser Ebene werden die physische Anordnung der Daten und die Zugriffsstrukturen auf den Speichermedien festgelegt, also die Art und Weise, wie die Daten auf externen Speichern abgelegt sind. Merke Einer Datenbank liegen genau definierte Beschreibungen für Daten- und Beziehungsstrukturen sowie Verarbeitungsschritte (Operationen) zugrunde, die man auch als Datenbankmodell bezeichnet. Die Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung der Daten an mehrere Benutzer ist nur mithilfe einer Verwaltungssoftware möglich, die auch als Datenbankmanagementsystem (DBMS) bezeichnet wird. Datenbank und Datenbankmanagementsystem bilden zusammen das Datenbanksystem. Als wichtigste Datenbankmodelle sind zu nennen: das hierarchische Datenbankmodell, das Netzwerkdatenbankmodell, das relationale Datenbankmodell und das objektorientierte Datenbankmodell. Die nachfolgenden Ausführungen beziehen sich ausschließlich auf das relationale Datenbankmodell. Handlungsauftrag Erstellen Sie in Gruppenarbeit einen kurzen geschichtlichen Überblick über die Datenbankentwicklungen in der EDV. Präsentieren Sie Ihre Ergebnisse in einer Mindmap. Lukas wirkt nach anfänglichem Enthusiasmus ein wenig verzweifelt: „Ich verstehe, dass z. B. Christine Adler und ihre Mutter Susanne Adler als Objekte beschrieben werden können, und beide stehen auch in Beziehung zueinander. Aber wie können wir das Ganze dann in eine Datenbank umsetzen?“ „Da hilft nur eine strikte Orientierung an den vier Entwurfsphasen, wie wir sie im Unterricht kennengelernt haben“, erklärt Martin. Der Entwurf einer Datenbank kann in vier Phasen eingeteilt werden: 8 Anforderungsanalyse und -spezifikation Diese Phase orientiert sich an den von den beteiligten Benutzergruppen gegebenen Informationen und deren fachlichen Zusammenhängen. © HERDT-Verlag Entitäten, Attribute und Beziehungen identifizieren Konzeptioneller Entwurf Diese Phase entwickelt für die identifizierten Objekte und deren Beziehungen ein Datenbankmodell. Logischer Entwurf In dieser Phase geschieht die Umsetzung des konzeptionellen Entwurfs in ein relationales Datenbankschema. Physischer Entwurf Diese Phase steht für die Implementierung des relationalen Datenbankschemas in ein ­gewähltes Datenbankmanagementsystem. Aufgaben 1 Warum werden Datenbanken eingesetzt und welche Arten von Datenbanken kennen Sie? 2 Was versteht man unter Redundanz bei einer Datenbank? Erläutern Sie dies anhand eines Beispiels. 3 Warum ist bei Datenbanken heutzutage ein Mehrbenutzerbetrieb gefordert? 4 Erklären Sie das Ziel der Drei-Ebenen-Architektur. 5 Was wird in einem Datenbankmodell beschrieben bzw. dargestellt? 6 Welches sind die Aufgaben eines Datenbankmanagementsystems? 7 Oft werden die Begriffe Datenbank, Datenbanksystem und Datenbankmanagement­ system synonym verwendet. Erklären Sie die einzelnen Begriffe und zeigen Sie die ­unterschiedliche Bedeutung. 8 In der Phase der Anforderungsanalyse und -spezifikation müssen die Daten ermittelt ­ erden. Nennen Sie Beispiele dafür, welche Materialien, Methoden oder Hilfsmittel zu w ­einer Anforderungsermittlung gehören. 1.2 Entitäten, Attribute und Beziehungen identifizieren Aljona, Lukas und Martin tragen alle Informationen zusammen: die alten Karteikarten, Hinweise auf die ­Organisationen, die Zelte verleihen, den Anmeldebogen für das Zeltlager usw. Damit sind für die Ermittlung der Daten alle Anforderungen bekannt. In einem Brainstorming spielen sie den Ablauf des Zeltlagers durch und machen sich Notizen, um keine Einzelheit oder Aktivität zu vergessen. Die erste Entwurfsphase hat begonnen … Die ermittelten Anforderungen werden nun analysiert, um daraus ein systemunabhängiges Datenbankmodell zu entwerfen. Der nachfolgende Datenbankentwurf orientiert sich an dem von Peter Pin-Shan Chen 1976 entwickelten Entity-Relationship-Modell (ER-Modell). Beim ERModell werden die zu verwaltenden Daten in Objekte und Beziehungen zwischen diesen Objekten aufgeteilt. Ein hilfreiches Kommunikationsmittel in den Entwurfsphasen ist die grafische Darstellung eines ER-Modells, wie sie in den folgenden Kapiteln aufgezeigt wird. © HERDT-Verlag 9 2 Lösung von wirtschaftlichen ­ Aufgaben mit Datenbankprogramm und Tabellenkalkulation Einstiegssituation Bei einer Teambesprechung kommt das Gespräch u. a. auf die Handhabung der neuen Datenbank Zeltlager. Viele äußern sich positiv über die schnellen Möglichkeiten der Information, z. B. ­darüber, wer in welchem Zelt liegt, oder über die aktuellen Berichte zur finanziellen Situation. „Aber beim Eingeben der Daten vermisse ich dann doch die einfache Handhabung und Führung bei so mancher ­Tabelle“, wendet Aljona ein. „Ja, schon beim Start der Datenbank müsste man eine Auswahl haben, ­welche Tabelle, Abfrage oder welchen Bericht man aufrufen möchte“, spinnt Martin den Faden ­weiter. „Wir kommen nicht umhin, mithilfe von Formularen solche Informationen komfortabel darzustellen“, bringt Lukas die weitere Entwicklung an der Datenbank auf den Punkt. 2 Lösung von ­ wirtschaftlichen Aufgaben mit Datenbankprogramm und Tabellenkalkulation 2.1 Mit Formularen in Datenbanken arbeiten Formulare dienen zur Pflege von Daten, also zum Eingeben, Löschen oder Ändern, und zur Anzeige am Bildschirm. Im Gegensatz zu Berichten will man bei Formularen ­einzelne Daten­sätze darstellen. Das Anzeigen einzelner Datensätze kann auch direkt in Tabellen ­er­folgen, aber nicht mit dem Komfort, den Formulare bieten. Formulare ermöglichen eine ­benutzerdefinierte Sicht auf die Daten der Datenbank und können verhindern, dass falsche Daten eingegeben werden. Man unterscheidet folgende Formulare: Gebundene Formulare Gebundene Formulare sind direkt mit einer Tabelle oder Abfrage verbunden und dienen zum Eingeben, Bearbeiten oder Anzeigen von Daten aus diesen Datenquellen. Als wichtigstes Steuerelement eines Formulars für die genannten Aktionen dienen Textfelder. Ungebundene Formulare Ungebundene Formulare sind nicht direkt an eine Datenquelle gebunden, können aber dennoch Befehlsschaltflächen oder andere Steuerelemente enthalten, die für das Betreiben der Datenbank notwendig sind. Zum Erstellen eines Formulars ist die Auswahl einer Datensatzquelle, also z. B. eine Tabelle oder Abfrage, notwendig. Mithilfe der Formulartools kann dann sehr schnell ein Formular zur sofortigen Verwendung erstellt werden. Die Formulartools sind im Register Erstellen in der Gruppe Formulare auszuwählen. In der Gruppe Formulare gibt es verschiedene Methoden, um ein Formular zu erstellen: Formular Erstellt ein Formular, in dem Informationen nur zu einem Datensatz ­angezeigt werden Formularentwurf Erstellt ein Formular in der Entwurfsansicht, in dem benutzerdefinierte ­Änderungen am Formularentwurf vorgenommen werden können Leeres Formular Erstellt ein leeres Formular in der Layoutansicht und öffnet die Feldliste der Tabelle(n), deren Datenfelder angezeigt werden können Formular-Assistent Mithilfe eines Assistenten kann ein individuelles Formular zu den zu ver­ wendenden Datenfeldern und/oder des zu verwendenden Layouts erstellt werden. Navigation Erstellt ein Formular mit einem Navigationssteuerelement, das erlaubt, zu verschiedenen Formularen oder Berichten zu wechseln Handlungsauftrag Erstellen Sie mithilfe der Schaltfläche Formular ein Formular, das alle Informa­tionen zu einem Datensatz der Tabelle Eltern zum Bearbeiten anzeigt. 76 © HERDT-Verlag Mit Formularen in Datenbanken arbeiten XX Öffnen Sie die Access-Datenbank Zeltlager_Formulare.accdb und speichern Sie die Datenbank über das Register Datei und Datenbank speichern als unter dem Dateinamen Zelt­ lager_Formulare_Step1.accdb wieder ab. XX Markieren Sie im Navigationsbereich unter dem Access-Objekt Tabellen die Tabelle Eltern. Klicken Sie im Register Erstellen in der Gruppe Formulare auf die Schaltfläche Formular. Zeltlager_­ Formulare.accdb Erstellt wird ein Formular in der Layoutansicht, das alle Datenfelder der Tabelle Eltern und im unteren Teil ein Datenblatt der Tabelle Kind anzeigt. Man bezeichnet dies auch als ­Unterformular. Das Datenblatt wird von Access erstellt, weil zwischen der Tabelle ­Eltern und der Tabelle Kind eine 1:N-Beziehung besteht. Es werden in dem Datenblatt alle ­Datensätze der Tabelle Kind angezeigt, für die es eine Beziehung zum aktuellen ElternDatensatz gibt. Die Abbildung unten zeigt das Formular Eltern in der Layoutansicht. In der Layoutansicht lassen sich fast alle Änderungen am Formular durchführen, während die Daten angezeigt werden. Dies kann z. B. sehr hilfreich sein, wenn die Größe von Steuerelementen geändert wird. Das erstellte Formular enthält zwei Navigationsleisten, die es ermöglichen, getrennt in den Datensätzen der Tabelle Eltern und der Tabelle Kind zu navigieren. XX Ändern Sie in der Layoutansicht die übernommene Beschriftung des Datenfeldes ElternNr in die Beschriftung Elternnummer um. Klicken Sie dazu doppelt in das Bezeichnungsfeld. Datensatznavigation in der Tabelle Kind Datensatznavigation in der Tabelle Eltern XX Speichern Sie das Formular unter dem Namen Eltern ab. © HERDT-Verlag 77 2 Lösung von ­ wirtschaftlichen Aufgaben mit Datenbankprogramm und Tabellenkalkulation Handlungsauftrag Im Register Erstellen gibt es in der Gruppe Formulare neben der Schaltfläche Formular eine weitere Schaltfläche Weitere Formulare. Recherchieren Sie in Gruppen und ­beschreiben Sie die Art und Verwendung der einzelnen Formulartypen. XX Wechseln Sie in die Entwurfsansicht des Formulars Eltern. In der Entwurfsansicht werden Änderungen vorgenommen, für die die Struktur des Formulars im Detail angezeigt werden muss. Die Entwurfsansicht bietet folgende Möglichkeiten: das Ändern der Größe der Formularabschnitte, das Hinzufügen einer Vielfalt an Steuerelementen und das einfache Ändern des Steuerinhaltes von Textfeldern. Das Formular besteht aus Formularabschnitten, wie Formularkopf, Formularfuß und Detailbereich. Der Formularkopf und der Formularfuß werden beim Ausführen des Formulars nur einmal (oben bzw. unten) angezeigt. Der Detailbereich wird so oft angezeigt, wie Datensätze in der Tabelle bzw. Abfrage stehen, die in der Datenquelle des Formulars definiert ist. Die nachfolgende Abbildung zeigt die Tabelle Eltern in der Entwurfsansicht. Textfelder mit ­variablen Daten ­Bezeichnungsfelder mit konstanten ­Überschriften Unterformular der Tabelle Kind, weil ­zwischen der Tabelle Eltern und der ­Tabelle Kind eine 1:N-Beziehung besteht 78 © HERDT-Verlag Mit Formularen in Datenbanken arbeiten Man unterscheidet drei Arten von Steuerelementen: Gebundene Steuerelemente Das sind Steuerelemente, die mit einem Datenfeld in einer Tabelle oder Abfrage verbunden sind. So enthält z. B. das Textfeld Nachname den Wert aus dem Datenfeld Nachname des entsprechenden Datensatzes. Ungebundene Steuerelemente Das sind Steuerelemente, die nicht an eine Datenquelle gebunden sind. So ist z. B. das ­Bezeichnungsfeld mit der Bezeichnung Versicherung ein ungebundenes Steuerelement. Berechnende Steuerelemente Das sind Steuerelemente, die einen Ausdruck enthalten. Ein Ausdruck ist eine Kombination aus Operatoren, Funktionen, Steuerelementnamen oder Datenfeldnamen, die verknüpft werden und einen Wert zurückgeben. Soll z. B. auf den Betrag der Anzahlung die Mehrwertsteuer erhoben werden, so könnte in einem Textfeld folgender Ausdruck verwendet werden: . Handlungsauftrag In der nachfolgenden Abbildung sind die wichtigsten Steuerelemente dargestellt. ­Erarbeiten Sie in Gruppen eine Tabelle, die die Eigenschaften und die Verwendung der ­dargestellten Steuerelemente beschreibt. Handlungsauftrag Erstellen Sie ein Formular, das alle Informationen zu einem Datensatz der Tabelle Kind zum Bearbeiten anzeigt. XX Öffnen Sie die Access-Datenbank Zeltlager_Formulare_Step1.accdb und speichern Sie die Datenbank über das Register Datei und Datenbank speichern als unter dem Dateinamen Zeltlager_Formulare_Step2.accdb wieder ab. XX Markieren Sie im Navigationsbereich unter dem Access-Objekt Tabellen die Tabelle Kind. XX Klicken Sie im Register Erstellen in der Gruppe Formulare auf die Schaltfläche Formular. Zeltlager_­ Formulare_Step1. accdb Das erstellte Detailformular zeigt die Information für die Datenfelder Krankheit, GruppenNr und ElternNr als Listenfelder mit einem schwarz unterlegten Balken zum korrespondierenden Datensatz an, siehe nachfolgende Abbildung. © HERDT-Verlag 79 2 Lösung von ­ wirtschaftlichen Aufgaben mit Datenbankprogramm und Tabellenkalkulation Für eine komfortablere Dateneingabe sollen im nächsten Schritt die Listenfelder durch ­Kombinationsfelder ersetzt werden. XX Wechseln Sie in die Entwurfsansicht des Formulars Kind. XX Löschen Sie die Listenfelder Krankheit, GruppenNr und ElternNr inkl. deren Bezeichnungsfelder aus dem Detailbereich. XX Klicken Sie in der Gruppe Formularentwurfstools im Register Entwurf auf die Schaltfläche zur Erstellung eines Kombinationsfeldes 1 . XX Fügen Sie ein neues Kombinationsfeld in den Detailbereich ein und tragen Sie in das Bezeichnungsfeld die Beschriftung Krankheit ein 2 . Beenden Sie den Kombinationsfeld-Assistenten mit der Schaltfläche Abbrechen. XX Klicken Sie anschließend auf Eigenschaftenblatt in der Gruppe Tools und binden Sie das ungebundene Kombinationsfeld im Eigenschaftenblatt im Register Daten an den Steuerelementinhalt Krankheit. Wählen Sie als Datensatzherkunft die Tabelle Therapie und als Herkunftstyp Tabelle/Abfrage aus 3 . 1 2 3 80 © HERDT-Verlag Mit Formularen in Datenbanken arbeiten XX XX Wiederholen Sie die vorstehenden Arbeitsschritte für ein neues Kombinationsfeld ­Gruppennummer bzw. Elternnummer. Tragen Sie in das Eigenschaftenblatt für die beiden Kombinationsfelder folgende Daten ein: Kombinationsfeld Steuerelementinhalt Datensatzherkunft Herkunftstyp Gruppennummer GruppenNr Gruppe Tabelle/Abfrage Elternnummer ElternNr Eltern Tabelle/Abfrage Speichern Sie das Formular unter dem Namen Kind ab. Das vollständige Formular mit den in Kombinationsfelder geänderten Listenfeldern zeigt die nachfolgende Abbildung in der Formularansicht: Damit die Benutzer der Datenbank zwischen den einzelnen Formularen komfortabel navigieren können, wird ein Navigationsformular erstellt. Access 2010 enthält ein Navigationssteuer­ element, mit dem der Wechsel zwischen Formularen und Berichten vereinfacht wird. XX Öffnen Sie dazu die Access-Datenbank Zeltlager_Formulare_Step2.accdb und speichern Sie die Datenbank über das Register Datei und Datenbank speichern als unter dem ­Dateinamen Zeltlager_Formulare_Step3.accdb wieder ab. XX Klicken Sie im Register Erstellen in der Gruppe Formulare auf und wählen Sie Vertikale Registerkarten, links aus. Das Navigationsformular wird erstellt und in der Layoutansicht geöffnet. XX Markieren Sie im Navigationsbereich der Datenbank das Formular Eltern, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Formular auf die Schaltfläche [Neues hinzu­ fügen]. Nach dem Loslassen der Maustaste wird das Formular Eltern im Objektbereich ­gezeigt und eine neue Schaltfläche erstellt. © HERDT-Verlag Zeltlager_­ Formulare_Step2. accdb 81 2 Lösung von ­ wirtschaftlichen Aufgaben mit Datenbankprogramm und Tabellenkalkulation XX Wiederholen Sie den vorstehenden Arbeitsschritt für das Formular Kind, den Bericht ­Tagesaktivitäten und den Bericht Aktuelle gesamte Ausgaben. XX Ändern Sie in der Layoutansicht den Formulartitel von Navigationsformular in Datenbank Zeltlager mit der Schriftart Arial Rounded MT Bold, zentriert und Schriftgröße 28 ab. XX Speichern Sie das Formular unter dem Namen Navigationsformular ab. Das vollständige Navigationsformular zeigt die nachfolgende Abbildung in der Formular­ ansicht: Martin erkennt sofort, dass bei einem erneuten Öffnen der Datenbank das Navigationsformular nicht als Startseite geöffnet wird. „Außerdem ist der gesamte Navigationsbereich und Menübereich für unerfahrene Benutzer offen, sodass sie Änderungen an allen Objekten der Datenbank vornehmen können“, stellt Martin entsetzt fest. Lukas und Aljona beruhigen ihn: „Es gibt eine Möglichkeit, dass die Datenbank genauso bedient werden kann wie ein Programm.“ 82 XX Wechseln Sie in das Register Datei, klicken Sie Optionen an und wählen Sie im Dialogfenster Access-Optionen den Eintrag Aktuelle Datenbank aus. XX Führen Sie im Bereich Anwendungsoptionen die dargestellten Änderungen innerhalb der blauen Umrandungen entsprechend der Abbildung auf Seite 83 durch 1 . XX Führen Sie in den Bereichen Navigation 2 und Menüband- und Symbolleistenoptionen 3 die in der Abbildung auf Seite 83 dargestellten Änderungen durch. © HERDT-Verlag Mit Formularen in Datenbanken arbeiten XX Damit die Einstellungen wirksam werden, schließen Sie die Datenbank und öffnen sie ­erneut. 1 2 3 Die geöffnete Datenbank enthält als Benutzeroberfläche das Navigationsformular mit den im Menü aufgeführten Formularen und Berichten. Der Navigations-, Menü- und Symbol­ leistenbereich ist nicht mehr zugänglich. Lediglich die Register Datei und Start sind für ein­ geschränkte Aufgaben noch vorhanden. XX Geben Sie in das Formular Eltern folgenden Datensatz ein: 2012Ger XX Gerbert 35260 Stadt­ allendorf Bahnhof­ straße 18 Techniker KV 064283478 50,00 € Geben Sie in das Formular Kind folgenden Datensatz ein: 28 XX MarieLuise Timo Gerbert 13.05.1998 Heuschnupfen GR2J 2012-Ger Überprüfen Sie die eingegebenen Datensätze anhand der Einträge in den beiden Formularen. Hinweis Damit bei Änderungen an der Datenbank der Zugriff auf alle Navigations-, Menü- und Symbolleistenbereiche wieder möglich wird, halten Sie beim Öffnen der Datenbank die ­Taste H so lange gedrückt, bis die Datenbank offen ist. © HERDT-Verlag 83 2 wirtschaftlichen Aufgaben mit DatenbankLösung von ­ programm und Tabellenkalkulation Aufgaben 1 Warum ist die Verwendung eines Formulars im Vergleich zu einer Tabelle oft effizienter? 2 Beschreiben Sie den Aufbau und die Verwendung eines geteilten Formulars. 3 Erstellen Sie für die Tabellen Artikel und Lieferant der Access-Datenbank Waren.accdb ein Formular zur komfortablen Pflege der Daten. Waren.accdb 4 Worin unterscheiden sich gebundene von ungebundenen Steuerelementen? 5 Erstellen Sie für die Access-Datenbank Waren.accdb ein Navigationsformular und binden Sie die beiden Formulare für Artikel und Lieferanten an die Navigationsschaltflächen. 6 In Kapitel 1.5, Aufgabe 3, haben Sie einen Bericht Aktuelle Teilnehmer erstellt. Binden Sie diesen Bericht in das Navigationsformular der Datenbank Zeltlager_Formulare.accdb ein. Zeltlager_­ Formulare.accdb 2.2 Betriebswirtschaftliche Aufgaben mit Datenbanken lösen Die Firma Frisch&Frost hat bisher ihre Personalverwaltung und die Lohn- und Gehaltsabrechnung ihrer Mitarbeiter auf monatlichen Lohnblättern geführt, die dann abgeheftet wurden. Mit Antritt des neuen Abteilungsleiters für IuK-Technologien, Herrn Lindemann, sollen in einem ersten Schritt diese Lohnblätter in eine Datenbank eingepflegt und in einem neuen Personalstammblatt dargestellt werden. Zur ersten Besprechung bringt Frau Heinrich vom Personal- und Finanzwesen die Lohnblätter mit, die zurzeit Verwendung finden. 84 © HERDT-Verlag Betriebswirtschaftliche Aufgaben mit Datenbanken lösen 2.2.1 Entitäten, Beziehungen und Attribute festlegen Der erste Schritt ist die Analyse des Lohnblatts und die daraus erfolgende Identifizierung der ­Entitytypen. Entsprechend dem dargestellten Lohnblatt lassen sich Objekte identifizieren, die mit den Personaldaten, mit der Abteilung, mit der Tarifgruppe, mit dem Lohn/Gehalt und mit den Abwesenheitszeiten eines Mitarbeiters zu tun haben. Für die Datenbank Personal werden folgende ­Entitytypen festgelegt: Entitytyp Begründung Mitarbeiter Personaldaten der Mitarbeiter Abteilung Abteilungen der Firma Frisch&Frost Tarif Tarifgruppen der Firma Frisch&Frost Lohn Löhne und Gehälter der Mitarbeiter Abwesenheit Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter Die Beziehungstypen einschließlich ihres Kardinalitätsverhältnisses lassen sich wie folgt ­beschreiben: Beziehungstyp Erklärung Abteilung besteht aus Mitarbeiter 1:N-Beziehung Zu einer Entität von Abteilung gehören eine oder mehrere Beziehungen zu Entitäten von Mitarbeiter. Umgekehrt gibt es aber nur eine Beziehung einer Entität von Mitarbeiter zu einer Entität von Abteilung. Mitarbeiter erhält Lohn 1:1-Beziehung Zu einer Entität von Mitarbeiter gehört genau eine Beziehung zu einer Entität von Lohn und umgekehrt gehört zu einer Entität von Lohn genau eine Beziehung zu einer Entität von Mitarbeiter. Tarif ist zugeordnet Lohn 1:N-Beziehung Zu einer Entität von Tarif gehören eine oder mehrere Beziehungen zu Entitäten von Lohn. Umgekehrt gibt es aber nur eine Beziehung einer Entität von Lohn zu einer Entität von Tarif. Mitarbeiter besitzt Abwesenheit 1:N-Beziehung Zu einer Entität von Mitarbeiter gehören eine oder mehrere Beziehungen zu Entitäten von Abwesenheit. Umgekehrt gibt es aber nur eine Beziehung einer Entität von Abwesenheit zu einer Entität von Mitarbeiter. Handlungsauftrag Erstellen Sie anhand der beschriebenen Entitytypen, Beziehungstypen und Kardinali­ täten das ER-Diagramm. © HERDT-Verlag 85 2 Lösung von ­ wirtschaftlichen Aufgaben mit Datenbankprogramm und Tabellenkalkulation 2.4 Betriebswirtschaftliche Aufgaben mit Tabellen­ kalkulation lösen 2.4.1 Finanzmathematische Funktionen verwenden Hinweis Die folgenden Fallbeispiele und Projekte stellen eine Verknüpfung zwischen den wirtschaftswissenschaftlichen Fächern und dem Fach Datenverarbeitung her. Im Rahmen dieses Lehrbuches ist es nicht möglich, alle vorgegebenen Themenbereiche des Lehrplans zu behandeln, sodass eine Auswahl an Fallbeispielen und Projekten getroffen werden musste. Die Zielsetzung der Aufgabenstellungen ist die Förderung des selbst gesteuerten Lernprozesses. Darlehensberechnungen Für einen möglichen Markteintritt im Bereich Tiefkühlprodukte der Firma Frisch&Frost in Spanien werden ­seitens der Produktion zusätzliche Maschinen und Geräte benötigt, die über ein Darlehen finanziert ­werden sollen. Je nach Tilgungsmodalitäten lassen sich drei Hauptgruppen von Darlehensarten unterscheiden: ­Annuitätendarlehen, Abzahlungsdarlehen und Zinsdarlehen. Die Finanzabteilung wird beauftragt, für einen Vergleich der Konditionen der langfristigen Kredite ein Kalkulationsschema mit flexiblem Tilgungsplan für die Darlehensart Annuitätendarlehen zu erstellen. 104 XX Starten Sie Excel und erstellen Sie zunächst im Tabellenblatt Tabelle1 das folgende ­Lösungsschema. Benennen Sie das Tabellenblatt um in Eingabedaten. XX Erstellen Sie im Tabellenblatt Tabelle2 das Lösungsschema für den Tilgungsplan und ­benennen Sie das Tabellenblatt um in Tilgungsplan. © HERDT-Verlag Betriebswirtschaftliche Aufgaben mit Tabellen­ kalkulation lösen XX Beginnen Sie mit den Formeln auf dem Tabellenblatt Eingabedaten. Im Arbeitsblatt sind die nicht farbig unterlegten Zellen für die Eingabedaten und die farbig unterlegten Felder für die Berechnungen vorgesehen. Um Fehleingaben durch die Benutzer zu verhindern, sollen die Daten hinsichtlich der eingegebenen Datentypen und Werte überprüft werden. Dies geschieht mit der ­Datenüberprüfungsfunktion von Excel. Für Darlehensbetrag, Zinssatz, Laufzeit und Zeitabschnitte wird überprüft, ob kein negativer Wert eingegeben wurde, und für das Startdatum, ob kein zurückliegendes Datum eingegeben wurde. XX Markieren Sie die Zelle für die Eingabe des Startdatums und klicken Sie unter Datentools auf die Schaltfläche Datenüberprüfung. Tragen Sie die unten stehenden Werte im Register Einstellungen ein. Wechseln Sie in das Register Eingabemeldung und tragen Sie im Feld Eingabemeldung den folgenden Text ein: Geben Sie den Beginn der Rückzahlung ein!. XX Wechseln Sie dann in das Register Fehlermeldung und wählen Sie unter Typ den Eintrag Stopp aus. Geben Sie bei Titel Fehler und bei Fehlermeldung Das Datum, das Sie einge­ geben haben, liegt in der Vergangenheit. ein. Die nachfolgende Abbildung zeigt die Einstellungen für die Datenüberprüfung des Start­ datums: XX Verwenden Sie für die Berechnung der monatlichen Annuität die ­finanzmathematische Funktion RMZ (RMZ = regelmäßige Zahlung) unter Finanzmathematik im Register ­Formeln. © HERDT-Verlag 105 2 wirtschaftlichen Aufgaben mit DatenbankLösung von ­ programm und Tabellenkalkulation Handlungsauftrag Für die Berechnung der monatlichen Zahlung muss die finanzmathematische ­Funktion RMZ verwendet werden. Sie liefert die konstante Zahlung einer Annuität pro Periode, wobei konstante Zahlungen und ein konstanter Zinssatz vorausgesetzt werden. Informieren Sie sich über die Syntax und die Bedeutung der einzelnen Argumente in der Hilfe von Microsoft Excel. XX Vervollständigen Sie nun die Formeln auf dem Tabellenblatt Tilgungsplan. Die Zahlungen sollen immer zum Ersten eines Monats erfolgen. Sollten Sie zum Anfangsdatum immer 30 Tage addieren, so entstehen Fehler. Für die Berechnung des Datums in der Spalte Zahlung Datum muss die Datumsfunktion DATUM verwendet werden. Handlungsauftrag Informieren Sie sich über die Syntax und die Bedeutung der einzelnen Argumente für die nachfolgenden Datumsfunktionen in der Hilfe von Microsoft Excel: DATUM; JETZT; JAHR; MONAT; TAG; TAGE360. XX Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Annuitätendarlehen.xlsx ab. Die nachfolgende Abbildung zeigt den Beginn des Tilgungsplans: Abschreibungen Eine Spezialverpackungsmaschine für Tiefkühlgerichte mit einem Anschaffungswert von 120.000,00 € wird notwendig. Die Firma Frisch&Frost kalkuliert mit einem Restwert von 7.500,00 € und ­einer Nutzungsdauer von 9 Jahren. Die Abteilung Controlling wird angewiesen, für eine Vorstandssitzung ein Arbeitsblatt zu erstellen, das die arithmetisch-degressive und die lineare Abschreibung für diese Spezialverpackungsmaschine miteinander vergleicht und in einem Diagramm grafisch darstellt. 106 © HERDT-Verlag
