Checkliste – Messeplanung

Checkliste – Messeplanung
Vorbereitung
FFMesse:
FFStandgröße:
FFTermin:
FFAnmeldeformular ausfüllen
FFStadt:
FFEinschreibegebühr bezahlen
FFAdresse:
FFStandbauvorschriften einholen
FFStandplatz / Nr.:
FFStandentwürfe - Messebauer?
FFAnsprechpartner:
FFAnfahrt / Aufbau klären
FFAnsprechpartner vor Ort:
FFPersonal einteilen
Wichtig
Kosten ermitteln / Budget kalkulieren
FFMesse-Unterlagen anfordern
FFStandmiete?
FFErwartung und Ziel der Messe festlegen
FFBetriebskosten?
FFStandplatzierung auswählen
FFLeihtransporter / Mietwagen / Spedition, Preis?
FFMessestand aufzeichnen / einrichten
FFMessebauer - Kosten?
Messestand möglichst 1:1 als „KartonModell“ aufbauen - oder Messebauer beauftragen
FFPersonalkosten?
FFMesse-Ausweise anfordern
FFPersonal Bekleidung - Kosten?
FFParkausweise anfordern / Parkplätze organisieren
FFHotelkosten?
FFParkscheine für Besucher bestellen
FFAn- und Abfahrt (Auto, Flug, Bahn) Tickets?
FFHotelbuchungen für Kunden / Personal
FFStrom / Wasser - Kosten?
FFAnfahrt; Bahn / Flug buchen
FFMusikanlage/ Gema Preise?
FFTechnische Anschlüsse klären (für PC / Beamer ...)
FFLichtanlage Preise?
FFStrom / Wasser vorhanden?
FFGetränke und Lebensmittel
FFAllgemeine Messe-Infos für das Personal erstellen:
An- und Abreise, Auf- und Abbauregelung, Abendprogramm, Hotel, Öffnungszeiten, Messekontakt
(Kaffee / Gebäck ... oder sonstiges)
Catering?, versch. Angebote einholen
FFVersicherungen - Kosten?
FFSchulung des Standpersonals, Standregeln
schriftlich definieren!
FFMessekatalog-Eintrag - in den richtigen
Rubriken anzeigen
Werbekosten einholen / Werbung in Auftrag geben
FFWerbung und PR komplett durchrechnen
FFEinladungskarten/ Briefe - drucken / verschicken
FFDekoration, Plakate, Groß-Fotos
FFMesse Bericht aktualisieren
FFAufsteller besorgen
FFKosten ermitteln / Budget kalkulieren
FFGenügend Prospekte / Werbematerial bestellen
Grundformel für eine optimale Kostenermittlung:
Der komplette Messeauftritt inkl. Messestand,
Personal und Ausstattung fällt ca. 7-10 Mal
höher aus, als die Gesamtmiete des Messestands.
FFAnzeigen in Zeitschriften
FFPR Texte vorbereiten / Pressemappe
FFWerbegeschenke rechtzeitig bestellen
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Checkliste – Messeplanung
Standausstattung
FFDekoration
FFSchreibutensilien (Block / Stifte)
FFTeppich auslegen / Verleger organisieren
FFWerbegeschenke greifnah positionieren
FFProspektständer
FFKaffeemaschine
FFKundenstopper / Plakate
FFKaffee, Milch, Zucker / Gebäck für Kunden
FFTresen
FFGeschirr / Besteck (Gläser, Tassen, Teller, etc.)
FFFlyer / Prospekte
FFServietten / Tischdecken
FFVisitenkarten / kleines Infomaterial zum Auslegen
FFTabletts
FFLicht
FFReinigungsmittel (Tücher, Eimer, Spüli)
FFMusik
FFStehtische / Tischdecken
FFPersonal Dresscode / Uniformen
FFTüten zum Mitgeben von Werbemitteln
FFStandwache
FFVideo / Beamer / Leinwand
FFBargeld für die Standkasse
FFErsatzteile für Lampen etc.
FFTelefon-Anschluss / Internet bestellen
FFHeizlüfter
FFTesafilm mit Abroller
FFKühlschrank
FFTacker
FFStaubsauger
FFVisitenkarten-Taschen (selbstklebende von
FFTische / Stühle
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FF Klarsichthüllen
FFPapierkörbe
Transport des Messestands
Messenachbereitung
FFKistenbeschriftung
FFAn- und Abtransport der Exponate
FFSpeditionsauftrag
FFKundenkontakte nachbearbeiten
FFVerpackungsmaterial
FFevtl. Zollbegleitpapiere
FFInhaltsspezifikation
FFevtl. Gabelstapler organisieren
(Versand Angebote / Informationen / Dankeschön)
FFWurden die Messeziele erfüllt?
FFVerbesserungsvorschläge für die nächste Messe
FFTages-Controlling durch Visualisierung
(gemachte Notizen prüfen)
Notizen
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