medienverwaltung –der katalog

MEDIENVERWALTUNG – DER KATALOG
Die Medienverwaltung umfasst alle notwendigen Arbeitsabläufe der Bestandserfassung, der Bestandsverwaltung und der Bestandspflege.
Die Erfassung über benutzerfreundliche Eingabemasken wird ergänzt durch umfangreiche Importfunktionen. Fremddaten verschiedener Formate (BIKAT-Format,
MAB1-, MAB2-Format, Daten des St. Michaelsbunds etc.) können über Datenträger eingelesen werden. Dabei entstehen ausleihfertige Titelaufnahmen, die nur
noch etikettiert werden müssen. Auch eine Nutzung verschiedener Internetquellen
ist möglich.
Neben der Erfassungsmaske in komfortabler
Langform, die Ihnen
alle möglichen MABFelder anzeigt, können
auch in einer kompakten Kurzform zügig die
Titelaufnahmen
erfolgen.
Die sofortige Anzeige
der Titelaufnahme in
Katalogkartenform bzw.
Listen-Format
ist
selbstverständlich.
Eine rationelle Erfassung wird unterstützt durch folgende Register:
Verlagsregister
Schlagwortregister
Systematikregister
(ASB, SSD, SKB)
Interessenkreis
Synonyme sowie eine
Duplizierfunktion für
gesamte Titelaufnahmen.
Die Katalogisierung berücksichtigt sowohl die hierarchische Verwaltung von mehrbändigen Werken, als auch unselbständig erschienene Literatur.
Ein
direkter
Zugriff
auf
die
EKZ-CDROM
ist
natürlich
möglich.
Eine Besonderheit stellt der Fremddatenpool dar. Darin kann z.B. der regelmäßig
erscheinende ID der EKZ verwaltet werden. Der Zugriff auf Titelaufnahmen im
Pool erfolgt automatisch aus der Erfassungsmaske über Eingabe der ISBN.
Umfassende Recherchemöglichkeiten sind das Ergebnis der Katalogaufnahme.
Aus den Trefferlisten können Kataloglisten, Etiketten, Rückenschilder und während längerer Umstellungsphasen auch Buch- und Katalogkarten gedruckt werden.
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AUSLEIHE – DIE ARBEIT AN DER VERBUCHUNGSTHEKE
Alle an der Verbuchungstheke anfallenden Arbeitsvorgänge (Ausleihe, Rückgabe,
Verlängerung, Vorbestellung, Leserverwaltung) werden mit einem einzigen Modul
ausgeführt.
Durch eine übersichtliche und selbsterklärende Benutzerführung können Buchungen in Sekundenschnelle erfolgen, wobei die Verwendung von Barcodelesern die
manuelle Eingabe von Leser- und Mediennummern ersetzt.
Die Ausleihe ist bedienbar über Tastatur, Maus oder Barcode-Pad.
Ausleihe:
Nach Eingabe der Lesernummer (wahlweise kann bei nicht vorhandenem Ausweis
der Leser namentlich "gesucht" werden) werden die Mediennummern gescannt.
Fristberechnung, Gebührenberechung, Überprüfung von Altersgrenzen, Anzahlbeschränkung, Lesersperren gemäß den vorkonfigurierten Werten erfolgen automatisch. (Override-Funktion!)
Der Ausdruck eines Fristzettels erfolgt automatisch oder auf Abfrage.
Rückgabe:
Die Rückgabe erfolgt nur über Einscannen der Mediennummern. Gebühren für
überzogene Medien werden sofort berechnet und können im Anschluss oder später beglichen werden. (Quittungsdruck!)
Verbleibende Medien eines Lesers werden angezeigt und können bequem verlängert werden.
Für vorbestellte Medien erfolgt auf Wunsch der Ausdruck eines Belegs bei der
Rückgabe.
Verlängerung:
Einfache Verlängerung über die Lesernummer bzw. Lesernamen als Einzel- oder
Gesamtverlängerung mit integrierter Kalenderfunktion.
Vorbestellung:
Über Knopfdruck werden dem Leser seine gewünschten Buchtitel zugeordnet. Die
Suche erfolgt über die Medienrecherche, die in das Ausleihmodul integriert ist.
Mögliche Vorbestellgebühren werden dem Leser sofort berechnet.
Leserneuanlage / Leseränderung:
Die Neuanlage von Lesern bzw. die Änderung deren Daten erfolgt direkt aus dem
Ausleihfenster.
Die Ausleihkonditionen werden über das Modul Konfiguration definiert.
Über die Benutzerverwaltung können bestimmte Personengruppen nur für die
Ausleihe zugelassen werden.
Selbstverbuchungssysteme:
Als Zusatzmodul bietet WinBIAP die Schnittstelle zu Selbstverbuchungsgeräten,
kombiniert mit Buchsicherungsetiketten.
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AUSLEIHE – ALLES AUF EINEN B(K)LICK
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OPAC – DER LESERAUSKUNFTSPLATZ
Hier ist der Kunde König. Er (der Bibliotheksbenutzer) kann nach Belieben im Bestand recherchieren, wobei eine kombinierte und/oder Suche nach Autor, Titel,
Schlagwort, Systematik, Mediengruppen oder nach einem unbestimmten beliebigen Begriff möglich ist.
Als Hilfe kann sich der Leser das von Ihnen verwendete Systematikregister (ASB,
SSD oder SKB) anzeigen lassen oder in Ihren Schlagworten blättern.
Auch ist es möglich, Hit- und Neuerwerbungslisten von bestimmten Mediengruppen abrufen zu lassen. Eine Druckfunktion für die angezeigten Trefferlisten, die
bereits in der Tabellendarstellung die nötigen Auskünfte liefern, (Ist das Medium
entleihbar? Handelt es sich um ein Sachbuch? In welcher Systematikgruppe steht
der Titel? Wann sollte das entliehene Buch zurückkommen?) ist optional.
Wer genaueres zu Titelaufnahmen wissen möchte, schaltet in die Katalogkartendarstellung um.
Doch der OPAC bietet noch mehr
Möglichkeiten:
Über einen passwort-geschützten
Zugang können Leser ihr eigenes
Bücherkonto ansehen und gegebenenfalls verlängern, ihr Gebührenkonto ansehen und selbsttätig Medien vorbestellen.
Alle diese erweiterten Leserfunktionalitäten können, müssen aber
nicht angeboten werden.
Zusätzlich kann der Aufruf von anderen Programmen in den OPAC eingebunden
werden.
Z.B. PC-Spiele, eine Lexikon-CD, das Verzeichnis lieferbarer Bücher und im besonderen der Zugang ins Internet lassen sich hier integrieren. Der Internetzugang
wird separat über eine Benutzerkennung verwaltet, die Gebührenverrechnung
nach verschiedenen Modellen erfolgt automatisch auf dem Leserkonto.
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STATISTIK- KEINE PFLICHT, SONDERN EIN VERGNÜGEN
Die Erstellung von aussagefähigen Statistiken läßt sich ohne großen zusätzlichen
Aufwand bewerkstelligen.
Vergessen Sie die täglichen Strichlisten, das Umsortieren und Zählen von Karten,
den zusätzlichen Arbeitsaufwand. Die Ausgaben von Statistiken kosten nur noch
wenige Minuten Zeit.
Aktuelles:
Darunter versteht man einen aktuellen Tagesüber- und rückblick, eine Art Tagesprotokoll. Wie ist das Ausleihvolumen von heute bis zu dieser Stunde? Wer hat
sich heute neu angemeldet? Wem wurden vorhin 1,- € für eine beschädigte Kassettenhülle berechnet? Wie viele und welche Medien wurden heute erfasst? Alle
diese Antworten finden Sie hier.
Ausleihe:
- Ausleihzahlen nach Mediengruppen in Form von
Tages-, Monats- und Jahresstatistiken.
- Ausleihzahlen selektiert
nach Lesergruppen
- die Verteilung des Gesamtbestands
- die Statistik "Wer liest
was?"
-Statistik nach Ausleihzeiten
werden hier abgerufen und
selbstverständlich
auch
ausgedruckt.
Medien / Leser / Gebühren:
Gesamtstatistische Werte (wie z.B.
Bestandszahl und Jahresausleihen)
lassen sich hier nach Mediengruppen
bzw. Systematikgruppen auswerten.
Gleiches gilt für die Leser nach verschiedenen Kriterien (Lesergruppen,
DBS-Altersgruppen, PLZ, Wohnort,
etc.)
Die Gebührenstatistik zeigt die Gebührensummen und deren Verteilung auf
die einzelnen Lesergruppen.
DBS-Statistik:
Das Jahresende ist für die öffentlichen Büchereien verbunden mit der DBIJahresstatistik.
Nach wenigen Voreinstellungen können Sie die aktuellen Statistikformulare am PC
auswerten lassen.
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KONFIGURATION – DIE MAßGESCHNEIDERTEN VOREINSTELLUNGEN
Über die Konfiguration erfolgt vor allem das Umsetzen der in der Benutzungsordnung festgesetzten Ausleihbedingungen, die Personalsteuerung sowie die Definition von verschiedenen Anzeige- und Bearbeitungsoptionen.
Vor Inbetriebnahme des Programms werden unsere Grundeinstellungen Ihren
Bedingungen angepasst (Ausleihfristen, Bibliotheksgebühren, Schließungszeiten
etc.).
Jede Veränderung wird später nachgetragen und steht sofort zur Verfügung.
Benutzerverwaltung:
Darunter versteht man Zugriffsregelungen für einzelne Mitarbeiter oder
Mitarbeitergruppen.
So können auf einfache und verständliche Weise bestimmte Mitarbeiter nur für bestimmte Funktionen
im Programm zugelassen werden.
z.B. Aushilfskräfte helfen in der
Ausleihe, Datenbankverwaltung und
Jahresabschluss sind nur dem
Administrator zugänglich.
Schlüsselverwaltung:
Die Festlegung von Mediengruppen, Lesergruppen, Gebührenbezeichnungen, lässt
Raum für eigene Strukturen.
Ausleihbetrieb / Mahnwesen:
Über die Kombination von Leser- und Mediengruppen werden die Ausleihbedingungen gesteuert.
Kinder dürfen CD´s nur zwei Wochen lang ausleihen, Erwachsene
vier Wochen!
Erwachsene bezahlen für die Ausleihe von Videos 1,- €, Kinder sind
frei!
Für Kinder ist die Ausleihe beschränkt auf zwei Kassetten, für
Erwachsene vier!
Zu spät zurückgebrachte Bücher
kosten für Erwachsene 1,- € Gebühr
pro Woche, für Kinder 0,50 €.
Alles kein Problem!
Über die vielseitige Konfiguration sind diese differenzierten Einstellungen möglich.
Auch die Mahnfristen und Mahngebühren orientieren sich an den Mediengruppen
bzw. Lesergruppen.
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ADMINISTRATION – ALLGEMEINE VERWALTUNGSARBEITEN
Der Ausdruck des täglichen Buchungsjournals, welches ein konventionelles Kassenbuch ersetzt, der Ausdruck von Mahn- und Vorbestellbriefen, der in regelmäßigen Abständen erfolgt, der Ausdruck von Barcode-Etiketten, die auf Vorrat bereitliegen sollen, die Erfassung von Lesern und die Auswertung in Form von Leserlisten und Leserausweisen gehören zu den wichtigsten Funktionen der Administration.
Leserverwaltung:
Die Erfassung aller Leserdaten ist sowohl
hier als auch in der Ausleihe möglich.
Umfangreiche Recherchemöglichkeiten sowie
anschließender Ausdruck von Listen und Leserausweisen gehören dazu. Die Leserausweise
sind
gestaltbare
WinwordDokumente).
Ergänzend gibt es für Schulbibliotheken ein
Leserimport-Modul zum Einlesen von Schüler-daten aus der Schulverwaltung, sowie
eine integrierte Klassenverwaltung.
Tagesabschluß:
Das Erstellen des täglichen Buchungsjournals
ist die Grundlage für eine exakte Kassenführung. Jede Berechnung und Einzahlung wird
genau protokolliert.
Die Erstellung von Vorbestellbriefen als Leserbenachrichtigung für bereitliegende Vorbestellungen erfolgt über Winword.
Etikettendruck:
Der Ausdruck von Barcodeetiketten für Leser- und Medienummern erfolgt auf
Standard DIN A4–Etikettenbögen.
Mahnwesen:
Der Ausdruck von Mahnungen erfolgt in den von Ihnen gewünschten Zeiträumen.
Die Fristen und Gebühren werden über die Konfiguration eingestellt.
Nach Ausdruck einer möglichen Kontrolliste
erfolgt der Ausdruck der Mahnbriefe (gestaltbares Winword-Dokument) mit ab- schließender Nachweisliste.
Ein aktueller Mahnlauf ist somit in wenigen
Minuten zu bewältigen. Mahngebühren, Lesersperren und die Mahnstufe werden automatisch verbucht. Frühere Mahnläufe sind in einem Archiv einsehbar.
Datenbank / Jahresabschluss / Bankeinzug:
Die Pflege des Datenbanksystems für Systemverwalter, die Tätigkeiten zum Jahresabschluss sowie das Erstellen von Disketten zum Bankeinzug von Jahresgebühren ergänzen die Administration.
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Antolin lockt Schüler in die Bibliothek und WinBIAP unterstützt Sie dabei!
Leseförderungsprojekt Antolin:
Antolin bringt Kinder und Jugendliche spielerisch dazu Bücher zu lesen.
Der Spielführer Antolin stellt multiple-choice Fragen zum jeweiligen Buch und verteilt für jede richtige Antwort Punkte.
Derzeit beinhaltet die Antolin – Datenbank über 9000 Kinder- und Jugendbücher.
Täglich werden neue Titel aufgenommen und als Quiz-Set bereitgestellt.
Die Auswahl ist groß. Von Kinderbuchklassikern wie „Ronja Räubertochter“ bis zu
Neuerscheinungen wie „Harry Potter“ ist ein breites Spektrum vorhanden.
Antolin und WinBIAP:
Ihre Bibliothek kann mit Hilfe der Software WinBIAP die Antolin-Medien kennzeichnen.
Dazu wird ein automatischer Antolin-Abgleich gestartet, der Interessenskreise
(z.B. Antolin Klasse 2) vergibt. Dieser Vorgang kann jederzeit aktualisiert werden,
damit Sie immer auf dem neuesten Stand bleiben.
Eine Suche nach den in der Bibliothek vorhandenen Antolin-Medien können Interessierte am lokalen OPAC oder auch im InternetOPAC findus durchführen. Hier
gibt es die Möglichkeit eine klassenspezifische Suche mit den gewöhnlichen Suchkriterien wie Autor, Titel und Themen selbstständig zu verknüpfen.
Das Erstellen einer Liste der vorhanden oder nicht vorhandenen Antolin-Titel erfolgt per Mausklick.
Die Antolin Kennzeichnung bietet einen Ausgangspunkt für die Zusammenarbeit
öffentlicher Bibliotheken mit den Schulen der Umgebung. Ein evtl. durchgeführter
Lesewettbewerb in den Klassen bringt Schüler dazu die Bibliothek des Ortes oder
die schuleigene Bücherei zu besuchen.
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SYSTEMVORAUSSETZUNGEN
BETRIEBSSYSTEME:
Arbeitsplatz/Client:
Empfohlen: Windows XP Prof. / Windows 7 Professional
(64-bit ab WinBIAP-Version 4.0 / Windows 2000 / Microsoft Word ab Version 2000
Netzwerk/Datenbank: Windows Server 2000/2003/2008 (empfohlen)
Unterstützung von Microsoft Terminalserver sowie Citrix etc.
MINIMAL-KONFIGURATION
EMPFOHLENE KONFIGURATION
Personalcomputer für Einzelplatz
Personalcomputer für Einzelplatz
IBM kompatibel ab Prozessor Intel Pentium III
Arbeitsspeicher ab 128 MB
Freier Speicherplatz 4 GB
CD-ROM Laufwerk
Soundkarte und Lautsprecher
VGA-Farbmonitor 15“
Auflösung 1024x768 / High Color(16 Bit)
IBM kompatibel ab Intel Pentium IV oder höher
Arbeitsspeicher ab 512 MB
Freier Speicherplatz 4 GB
CD-ROM Laufwerk
Soundkarte und Lautsprecher
SVGA-Farbmonitor bzw.TFT 17“oder 19“
Auflösung 1024x768 / High Color(16 Bit)
Internetzugang
Personalcomputer für Netzwerkserver
Personalcomputer für Netzwerkserver
IBM kompatibel ab Prozessor Intel Pentium III
Arbeitsspeicher 512 MB
Freier Speicherplatz 4 GB
CD-ROM Laufwerk
Netzwerkprotokoll TCP/IP
IBM kompatibel ab Intel Pentium IV oder höher
Arbeitsspeicher 2 GB
Freier Speicherplatz 4 GB
CD-ROM Laufwerk
Netzwerkprotokoll TCP/IP 100 MBit
Personalcomputer für Workstation oder
Leserauskunftsplatz
Personalcomputer für Workstation oder
Leserauskunftsplatz
IBM kompatibel ab Prozessor Intel Pentium III
Arbeitsspeicher ab 128 MB
Freier Speicherplatz 2 GB
CD-ROM Laufwerk
Soundkarte und Lautsprecher
VGA-Farbmonitor 15“
Auflösung 1024x768 / High Color(16 bit)
Netzwerkprotokoll TCP/IP
IBM kompatibel ab Intel Pentium IV oder höher
Arbeitsspeicher ab 512 MB
Freier Speicherplatz 2 GB
CD-ROM Laufwerk
Soundkarte und Lautsprecher
SVGA-Farbmonitor bzw.TFT 17“oder 19“
Auflösung 1024x768 / High Color(16 Bit)
Internetzugang
Netzwerkprotokoll TCP/IP
Datensicherung
Datensicherung
USB-Stick und CD-Brenner
Disk-Image-Software
USB-Stick und CD-Brenner
Disk-Image-Software
z.B. Acronis True Image
Drucker
Drucker
- Tintenstrahl-oder Laserdrucker
- EPSON TM-T88 IV USB Thermodrucker
- Laserdrucker (z.B. HP Laserjet P2030 o. P2050)
- EPSON TM-T88 IV USB Thermodrucker
für Frist-, Rückgabe-, Vorbestell- und Quittungsbelege
für Frist-, Rückgabe-, Vorbestell- und Quittungsbelege
Barcode-Scanner
Barcode-Scanner
vorzugsweise Touch-Scanner,
verwendeter Barcode ist Interleaved 2/5,
Code 39, EAN 13
Vorzugsweise Touch-Scanner,
verwendeter Barcode ist Interleaved 2/5,
Code 39, EAN 13
(empfohlen: Honeywell 3800g)
(empfohlen: Honeywell 3800g)
Anschluß an USB
Anschluß an USB
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SYSTEMARCHITEKTUR
WinBIAP ist als Windows-32/64-Bit-Programm entwickelt und arbeitet auf der Basis einer
relationalen SQL-Datenbank (SAG CLI - SQL Access Group Command Level Interface und
ANSI SQL Level II - ANSI-Structured Query Language)
Benötigt wird mindestens eine SQLBase Multi Tasking Engine von Gupta, die im
Lieferumfang enthalten ist. Bei sehr großen Medienbeständen empfehlen wir Microsoft
SQL Server als Datenbanksystem.
WinBIAP ist realisiert in einer Client-Server-Architektur. Als Server fungiert dabei die
Datenbank SQLBase und als Client der Front-End PC unter Windows. Für den Betrieb des
WebOPAC sind der Microsoft Internet Information Server (IIS) und das NET-Framework
erforderlich.
WinBIAP
läuft
mit
Windows
2000
/
XP
/
Vista
und
Windows
7.
Wir empfehlen Windows XP (Professional) und Windows 7 (Professional) als
Betriebssystem für einen einzelnen Computer oder auch für eine Arbeitsstation im
Netzwerk.
Als Netzwerkbetriebssystem kann Microsoft Windows 2000/2003bzw. 2008 Server
eingesetzt werden.
Unterstützung von Microsoft Terminalserver sowie Citrix Presentation Server.
Folgende Lösungen sind möglich:
ü
PCs als Stand-alone-Lösung oder Peer to Peer.
ü
Einbindung in ein Netzwerk als Client-Server-Konzeption.
ü
Einbindung in Terminalserver- und Citrix-Umgebungen
ü
Betrieb im Rechenzentrum als WinBIAP.net Lösung
Unter Windows 2000/2003/2008 Server wird die SQLBase als Dienst ausgeführt.
So wird WinBIAP zur echten Client-Server-Applikation, wobei der Netzwerkserver
gleichzeitig auch der Datenbankserver ist.
SQLBase® Embedded Database
Der
leistungsfähige
SQL-Datenbankserver
für
Netzwerk- und Desktopsysteme.
SQLBase zeichnet sich durch einfachen und nahezu
administrationslosen Betrieb aus.
Microsoft SQL Server
Die zuverlässige und skalierbare Datenbank.
Der Microsoft SQL Server kann bei relativ geringem
Aufwand einen sehr hohen Leistungsgrad erreichen.
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Unterstützung von RFID, Selbstverbuchungssystemen und Buchsicherungsanlagen
namhafter Hersteller.
SiteKiosk ist die ideale Lösung wenn Sie webbasierte Inhalte und
Anwendungen manipulationssicher und laufzeitstabil auf öffentlich
zugänglichen Computern mit oder ohne Internetzugang
präsentieren möchten.
Mit Hilfe von SiteKiosk, können Sie den Zugriff auf Webseiten, das
Betriebssystem,
Systemeinstellungen
und
Programme
individuell
einschränken. Ihr Rechner ist hierbei ab dem Bootvorgang bis zum
Herunterfahren jederzeit vor Veränderungen gesichert. Optional können Sie
die Benutzung Ihrer Systeme abrechnen und diese per Fernwartung
überwachen.
Spezielle Peripheriegeräte für Bibliotheken:
Barcode-Scanner
vorzugsweise Touch-Scanner,
keine Laser-Scanner, verwendeter Barcode ist
Interleaved 2/5, Code 39, EAN 13
empfohlen:
Handheld Products 3800g
mit USB-Anschluss
Belegdrucker
Thermodrucker für Frist-, Rückgabe-, Vorbestellund Quittungsbelege
empfohlen: Epson TMT 88 IV USB
Die Quittungsdrucker werden lokal am jeweiligen
Arbeitsplatz angeschlossen
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