WILKEN HR DIGITALE PERSONALAKTE
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Wilken HR Digitale Personalakte Weniger Aufwand – Mehr Effizienz © Wilken Unternehmensgruppe | DMS.HR DPA | Februar 2014 | V1.0 Von HR-Anwendern für HR-Anwender: Mit der Wilken HR Digitale Personalakte steigern Sie Ihre Effizienz und senken gleichzeitig Ihre Kosten. Wenn Sie Spitzenleistung suchen, setzen Sie auf Menschen, die sich für Sie engagieren und professionell handeln. Standardintegration zu allen gängigen Entgeltabrechnungen. Maximale DATEN- UND System-sicherheit WILKEN HR Digitale Personalakte Weniger Aufwand – Mehr Effizienz Für die Personalarbeit sind Dokumente und personenbezogene Daten – egal in welcher Form sie vorliegen – eine wichtige Grundlage: Angefangen von den Bewerbungsunterlagen über Beurteilungen, Urlaubsanträge, bis hin zu Zeugnissen – kurz sämtliche Informationen, die das persönliche und dienstliche Verhältnis des Arbeitnehmers betreffen und im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Die Wilken Digitale Personalakte optimiert Ihre personalwirtschaftlichen Arbeitsabläufe. Durch die Standardintegration zu allen gängigen Entgeltabrechnungen werden Prozesse vereinfacht, ein umfangreiches Sicherheitskonzept garantiert höchste Daten- und System-Sicherheit. Die papiergebundene Personalaktenhaltung wird überflüssig In der Wilken HR Digitale Personalakte (DPA) werden personenbezogene Dokumente und Daten – unabhängig von ihrer Form – gesammelt, digitalisiert und verschlagwortet auf einem zentralen Server abgelegt, die papiergebundene Personalaktenhaltung wird damit überflüssig. Dank einer indexbasierten Suche und einer Volltextsuche können Dokumente schnell und einfach recherchiert werden. Laut Expertenmeinungen lassen sich Zugriffs-, Ablage-, Transport- und Suchzeiten durch eine Digi- talisierung und zentrale Ablage um 50 bis 95 % verkürzen. Ebenso entfallen Wartezeiten, weil Dokumente gerade in Bearbeitung sind, sowie ungewollte Kopien. Mit den zentral zur Verfügung gestellten Dokumenten, bzw. Daten können sich berechtigte Mitarbeiter einen einfachen Überblick verschaffen und Handlungs- und Bewertungsmöglichkeiten in Bezug auf die Person und deren Tätigkeit ableiten. Aber die Wilken HR Digitale Personalakte bietet mehr als nur Ablage: Neben der Suche nach Dokumenten ist auch die Verwaltung und die Weiterverarbeitung zeit- und ressourcen intensiv. Die Wilken HR Digitale Personalakte beschleunigt die Erledigung aller Aufgaben und steigert die Effizienz von Prozessen in Ihrer Personalabteilung. Sie ist damit ein modernes Instrument für die effiziente Verwaltung von Personalunterlagen. Automatisierung Beschleunigt Arbeitsprozesse Innerhalb der Wilken HR Digitale Personalakte sind mit dem Aktendeckel alle relevanten Daten des Mitarbeiters inklusive Bild zugriffsgesteuert sofort ersichtlich. Durch die Anbindung aller führenden Personalabrechnungssysteme müssen Personalstammdaten nicht zeitaufwändig eingegeben werden, sondern können automatisiert übernommen werden. © Wilken Unternehmensgruppe | DMS.HR DPA | Februar 2014 | V1.0 Durch die Benutzeroberfläche im Look and Feel von MS Office 2010 erfolgt die Bedienung durch den Anwender intuitiv bzw. mit geringem Schulungsaufwand. Dank der MS Office Integration er-möglicht die Wilken HR Digitale Personalakte die schnelle Erstellung von Dokumenten, indem sie auf integrierte und individuell angepasste Standardvorlagen zugreift und Adressdaten automatisch in das Adressfeld eingefügt. Desweiteren können Textbausteine wie zum Beispiel für Zeugnisse verwaltet und beliebig in die Vorlage eingefügt werden. Der elektronische Aktendeckel verwaltet zugriffsgeschützt Metadaten zum Mitarbeiter. Als Datenquellen dienen beliebige vor- oder nachgelagerte Anwendungen (Entgeltabrechnung, Zeiterfassung usw.). Zentrale Verwaltung aller für die Fachabteilung definierten Dokumentvorlagen. © Wilken Unternehmensgruppe | DMS.HR DPA | Februar 2014 | V1.0 WILKEN HR Digitale Personalakte Weniger Aufwand – Mehr Effizienz Lückenlose Historisierung aller Zugriffe, Änderungen, Versionierung, u.v.m. Vollständige Integration in Microsoft Office und Microsoft Outlook. © Wilken Unternehmensgruppe | DMS.HR DPA | Februar 2014 | V1.0 Um alle Änderungen eines Dokumentes nachzuvollziehen, werden diese in der sog. Dokumentengeschichte versioniert, Zugriff und Änderungen werden protokolliert. Neue und abgeänderte Dokumente werden dann direkt in der Wilken HR Digitale Personalakte gespeichert. Für die Weitergabe oder -verarbeitung können die Belege mit Annotationen versehen werden: Sie können berechtigungsgesteuert Notizen anbringen, Kein zusätzlicher Administationsaufwand Über den Web ECM Client (Web 2.0-Technologie) können berechtigte Mitarbeiter auf sämtliche Informationen zugreifen, ohne Installation der Applikation auf ihrem Rechner und ohne zusätzlichen Administrationsaufwand. Dank der Integration von MS Outlook, Lotus Notes und Tobit werden elektronisch erzeugte Dokumente wie E-Mails ebenfalls direkt in der Wilken HR Digitale Personalakte abgelegt, so dass alle, einen Mitarbeiter betreffende Informationen per Mausklick zur Verfügung stehen. Durch die digitale Zusammen- Passagen markieren oder verdecken und das Dokument mit selbst definierten Stempeln versehen. Innerhalb des Aktendeckels werden die Dokumente vom Sachbearbeiter in vordefinierte oder individuell angelegte Strukturen – analog zu herkömmlichen Aktenordern – abgelegt. Um die Suche nach Dokumenten zu erleichtern, können diese Register sowohl sortiert als auch gruppiert werden. fassung aller – mit unterschiedlichen Medien erstellten – Informationen innerhalb der Wilken HR Digitale Personalakte gehören Medienbrüche, die die Informationsbeschaffung und -verarbeitung erschweren und verlangsamen, der Vergangenheit an. Automatisierte Wiedervorlagen Die Dokumentenwiedervorlage ermöglicht eine zeitlich gesteuerte und periodische Ausführung von Prozessen. So kann zum Beispiel die Führerscheinüberprüfung bei Mitarbeitern mit Firmenfahrzeugen als halbjährliche Wiedervorlage eingerichtet werden. Mit Hilfe einer integrierten Vorgangsverwaltung werden standardisierbare Abläufe automatisiert und dokumentenbasiert abgebildet: Hierbei können beispielsweise Vertragsunterlagen an eine prüfende Stelle weitergeleitet werden, ohne dass diese den geschützten Personalbereich verlassen oder über unsichere Medien wie E-Mail im Haus verteilt werden. Sie werden dann bei Fälligkeit der Aufgabe automatisch per E-Mail benachrichtigt. Neben dokumentenbasierten Vorgängen können selbstverständlich individuell erstellte Prozesse wie Urlaubsanträge, Dienstreiseanträge und –abrechnungen über eine flexible Workflow Engine definiert und abgebildet werden. Somit können beispielsweise Urlaubsanträge inklusive Genehmigung vollständig unter Einbindung der führenden Personalabrechnungs- bzw. Personalmanagementsystem elektronisch realisiert werden. Ein großer Vorteil der Wilken HR Digitale Personalakte ist – insbesondere für dezentral organisierte Unternehmen – die standort-übergreifende Zugriffsmöglichkeit. WILKEN HR Digitale Personalakte Weniger Aufwand – Mehr Effizienz Maximale Sicherheit: Umfangreiches Sicherheitskonzept inklusive elektronischer Verschlüsselung. rollen- und indexbasiertes Sicherheitskonzept Dieses regelt sämtliche Zugriffsrechte und schützt die sensiblen personengebundenen Daten vor Missbrauch. Zusätzlich werden die Daten verschlüsselt. Eine temporäre und befristete Freigabe ausgewählter Daten © Wilken Unternehmensgruppe | DMS.HR DPA | Februar 2014 | V1.0 gestattet es beispielsweise leitenden Angestellte oder dem Mitarbeiter selbst, gezielt auf die für sie / ihn zur Verfügung gestellten Daten zu zugreifen, ohne die Personalabteilung dafür in Anspruch zu nehmen. WILKEN HR Digitale Personalakte Leistungsmerkmale ✓ Eine Anwendung, die von HR-Anwendern für HR-Anwender konzipiert wurde. ✓Die Anwendung wurde komplett durchgängig auf modernster Microsoft-Technologie entwickelt. ✓Die Clients sind funktional „deckungsgleich“ sowohl als Windows als auch als Web 2.0-Client auf Basis MS Silverlight verfügbar. ✓Die Oberflächen wurden komplett im Look and Feel von Office 2010 gestaltet. ✓Geringer Aufwand für die Schulung und Einweisungen der Fachabteilung und der Administratoren ✓Die Übernahme der Personal stammdaten erfolgt auf Basis von vorhandenen Importschnittstellen aus allen gängigen Personalabrechnungssystemen. ✓Übernahme von Dokumenten per Drag and Drop in die Personalakte (aus Dateisystem, E-Mail oder Anwendungen, die Drag and Drop unterstützen) ✓SAP-Zertifizierung ✓Abbildung von elektronischen Standard- und unternehmens spezifischen HR-Prozessen (z. B. Urlaubsantrag, Seminar buchung, Dienstreisen) ✓Einfache Anbindung von Drittanwendungen über offene APIs (z.B. Zeitwirtschaft) ✓ Revisionssichere Ablage der Informationen, verbunden mit einer GDPdU-konformen Speicherung Ihrer Personaldaten ✓Anbindung beliebiger Langzeitspeichersysteme ✓ Abbildung der Organisationsstruktur ✓Die Anwendung verfügt über ein umfangreiches Sicherheits konzept zur Verwaltung der Zugriffe auf die Daten und Dokumente. ✓ Systeminterne Kommunikation (das „unsichere“ Weiterleiten von Personaldaten und Dokumenten über ein externes Mailsystem ist nicht notwendig) ✓Standortunabhängiger und gleichzeitiger Zugriff auf Informationen und Dokumente ✓Individuelle Abbildung von Akten typen, z.B. Bewerberakten, aktiver Stamm, Auszubildende uvm. ✓Temporärer Aktenzugriff mit zeitlicher Befristung auf die Akteneinsicht von Mitarbeitern und / oder Vorgesetzten ✓Einfaches „Blättern“ in der Akte mit Dokumentvorschau ✓Jeder Zugriff auf Informationen wird exakt dokumentiert. ✓Die Informationen werden verschlüsselt vorgehalten, ein unberechtigter Zugriff über die Administration ist ausgeschlossen. ✓ Uneingeschränkte Mandantenfähigkeit ✓Umfangreiche Suche über Indizes und Volltext ✓Scannen von Unterlagen aus dem Client am Arbeitsplatz bereits im Standard ✓ Übernahme der Altakten in die DPA kann ggf. durch eigenes Personal erfolgen. ✓Anbringen von Annotationen, z.B. Post-IT (Textfelder) und elektroni schen Stempeln auf den Dokumenten ✓Exportfunktion (Personalakten können z.B. bei der Veräusserung von Unternehmen oder Unterneh mensteilen vollständig exportiert werden) ✓Mehrsprachigkeit (Deutsch, Englisch, Französisch, weitere Sprachen auf Anfrage) ✓Keine Limitierungen in Hinsicht auf die diversen Dateiformate ✓Leistungsstarke Dokumentvorlagen Verwaltung (einheitliche Dokument vorlagen in der gesamten HR-Abteilung mit kompletter Versionsverwaltung) inkl. Ver wendung von Textbausteinen © Wilken Unternehmensgruppe | DMS.HR DPA | Februar 2014 | V1.0 WILKEN HR Digitale Personalakte Weniger Aufwand – Mehr Effizienz Das Leistungsspektrum der Wilken HR Digitale Personalakte wird durch eine revisionssichere Langzeitablage und einer GDPdU-konformen Dokumentenspeicherung abgerundet. Die im Regelfall notwendige Übernahme Ihrer physischen Alt-Personalakten in die DPA gehört ebenfalls zu unserem Leistungsspektrum. Wir unterstützen unsere Kunden dabei in vielfältiger Weise, von der einfachen Bereitstellung von Scanner Hardware bis hin zur Vermittlung von spezialisierten Dienstleistern. © Wilken Unternehmensgruppe | DMS.HR DPA | Februar 2014 | V1.0 WILKEN HR Digitale Personalakte SYSTEMVORAUSSETZUNGEN (Mindestanforderungen) PC-Server Hardware ✓Intel Pentium 4 (größer 2,4 GHz) ✓ 4 Prozessorenkerne ✓4 GB RAM ✓80 GB freier Festplattenspeicher ✓ Optional ein WORM-Laufwerk für Langzeitarchivierung Software ✓MS Windows 2003 Server 32 / 64 Bit oder höher ✓MS SQL Server 2005 (oder neuer) ✓MS.NET Framework 4.0 ✓Standard-Backup-Software ✓Nur bei Web Client-Nutzung: IIS Version 6.0 (oder höher) und MS Silverlight 5.0 Pc-Arbeitsplatz Hardware ✓Intel Pentium 4 (2,4 GHz) oder höher ✓2 GB RAM ✓500 MB freier Festplattenspeicher Software ✓MS Windows XP SP3 oder höher (Workstation) ✓Microsoft.NET Framework 4.0 ✓Nur bei Web Client-Nutzung: Silverlight V 5.0 (Systemanforderungen Silverlight unter http://www.microsoft.com/silverlight) Die Wilken HR Digitale Personalakte vereinfacht und optimiert Ihre Prozesse in der Personalarbeit und erleichtert damit nicht nur die Arbeit Ihrer Personalverantwortlichen, sondern senkt auch den Verwaltungsaufwand und Kosten. Sie sichert die Effizienz Ihrer Personalarbeit und ist die Basis für ein umfangreiches Personalinformationssystem. © Wilken Unternehmensgruppe | DMS.HR DPA | Februar 2014 | V1.0 Seit 1977 entwickelt Wilken eigene ERP-Standard-Softwarelösungen. Mit mehr als 500 Mitarbeitern an fünf Standorten in Deutschland und der Schweiz hat sich die Unternehmensgruppe als unabhängiger Hersteller, Anbieter und Integrator von Anwendungen für das Finanz- und Rechnungswesen, die Materialwirtschaft sowie die Unternehmenssteuerung etabliert. Zusätzlich werden Wilken Branchenlösungen in der Energie-, Finanz- & Versicherungs-, Sozial- und Tourismuswirtschaft eingesetzt. Zur Unternehmensgruppe gehören neben der Wilken GmbH (Ulm) die Wilken AG (Freidorf, Schweiz), die Wilken Neutrasoft GmbH (Greven), die Wilken Entire GmbH (Ulm), die Wilken Rechenzentrum GmbH (Ulm), die Wilken Ciwi GmbH (Ulm), die Wilken Informationsmanagement GmbH (München) sowie die Wilken Prozessmanagement GmbH (Ulm, Greven, Sierksdorf). Die Unternehmensgruppe erzielte 2013 einen Umsatz von 56 Millionen Euro. Das schlechteste Gespräch ist meist das nicht geführte. Lernen Sie uns kennen. Wilken GmbH Hörvelsinger Weg 29-31 89081 Ulm Telefon +49 731 96 50-0 Telefax +49 731 96 50-444 [email protected] www.wilken.de Wilken Neutrasoft GmbH Hansaring 106 48268 Greven Telefon +49 25 71 505-0 Telefax +49 25 71 505-101 [email protected] www.neutrasoft.de Wilken Entire GmbH Hörvelsinger Weg 35 89081 Ulm Telefon +49 731 974 95-0 Telefax +49 731 974 95-700 [email protected] www.entire.de Wilken Rechenzentrum GmbH Hörvelsinger Weg 29-31 89081 Ulm Telefon +49 731 96 50-386 Telefax +49 731 96 50-450 [email protected] www.wilken-rz.de Wilken Informationsmanagement GmbH Balanstraße 59 81541 München Telefon +49 89 62 83 37-0 Telefax +49 89 62 83 37-28 [email protected] www.wilken-im.de Wilken Prozessmanagement GmbH Hörvelsinger Weg 29-31 89081 Ulm Telefon +49 731 96 50-424 Telefax +49 731 96 50-444 [email protected] www.wilken-pro.de Weitere Niederlassungen in Greven und Sierksdorf Wilken AG Blumenaustrasse 8 CH-9320 Arbon Telefon +41 71 45 46-400 Telefax +41 71 45 46-409 [email protected] www.wilken.ch Wilken Ciwi GmbH Hörvelsinger Weg 29-31 89081 Ulm Telefon +49 731 37 931-0 Telefax +49 731 37 931-19 [email protected] www.ciwi.eu © Wilken Unternehmensgruppe | DMS.HR DPA | Februar 2014 | V1.0 | Technische Änderungen und Irrtümer vorbehalten.
