Deutsche Korrespondenz
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Deutsche Korrespondenz Einfürung Definition Unter deutscher Handelskorrespondenz versteht man: • Deutschsprachige Dokumente, die für die Abwicklung eines normalen Handelsgeschäftes nötig sind und • das Verstehen, Abfassen und Gestalten dieser Dokumente. Ziele Wir bezwecken folgende Ziele: • Sie beherrschen die Terminologie des internationalen Handelsverkehrs. • Sie können Handelsbriefe schreiben und die Dokumente bezüglich des internationalen Handelsverkehrs verstehen, abfassen oder ausfüllen. Lernschritte Sie machen jeweils folgende Schritte: • theoretische Einführung (Hintergründe, Zwecke, Strategie, Wortschatz) • Analyse von Beispielstexten • Übungen (Hintergründe, Zwecke, Strategie, Wortschatz) • Redaktionsübungen • Korrektur der Übungen • Reflektion über das Erlernte Lernmittel Sie brauchen im Wesentlichen Folgendes: • Kursbuch mit Beispielstexten • Wörterbücher • Internet-Anschluss Hilfsmittel Sie können folgende Hilfsmittel heranziehen • Bibliografie • Dr. L. De Wilde (09/231 40 91) • E-mail: [email protected] 1 Modul 1: Grundregeln Kapitel 1: Allgemeines über deutsche Briefe Vorschriften Bestimmte Vorschriften gelten von Rechts wegen, andere werden vom Deutschen Institut für Normung festgelegt Noch andere Regeln hängen mit Leserlichkeit und Kommunikationstheorien zusammen. Die DIN-Norm Die DIN-Normen regeln detailliert die meisten Probleme m.B.a. die materielle Gestaltung der Korrespondenz. • Papierformat: DIN 476 • Geschäftsbrief: DIN 676 • Briefhülle: DIN 678 und DIN 680 • Schreib- und Gestaltungsregeln für Textverarbeitung: DIN 5008 Der Inhalt der DIN 5008 wird im Folgenden beschrieben. Briefaufbau Mit einigen fragen und Antworten über die Kommunikationssituation und über den Zweck des Briefes können wir ein jeweils angepasstes Briefschema aufbauen. Eine Beschwerde wird anders aufgebaut als ein Werbebrief, einen wichtigen Kunden mahnt man anders als einen unwichtigen. Stil In Handelsbriefen gebraucht man am Besten einen deutlichen und in diplomatischer Hinsicht verantworteten Stil. Über den Schreibstil und die psychologischen Grundregeln berichten wir im Kapitel über den Sprachgebrauch. Idiom Im wirtschaftlichen Schriftverkehr werden allerlei Fachausdrücke verwendet. Solche Ausdrücke und ihre niederländische Entsprechung sind wichtig für angehende Sekretäre und Sekretärinnen 2 Kapitel 2: Die DIN-Norm Welches Normblatt wenden wir an? Die DIN-Normen legen alles Äußere im Briefverkehr fest. Wir wollen uns aber für diesen Kurs auf das Normblatt DIN 5008 beschränken, namentlich auf die Fassung vom Mai 1996, das vorwiegend Adressen, Ränder, und die einzelnen Briefteile behandelt. Die Einzelnormen werden im Folgenden besprochen Seitenränder Jede Zeile beginnt an der so genannten Fluchtlinie (ca. 25 mm vom linken Seitenrand entfernt). Die einzelnen Absätze des Briefes werden jeweils durch ein oder zwei Leerzeilen voneinander getrennt. Siehe SCHEMA weiter unten. Standardisierte Abstände Nach dem Normblatt DIN 5008 gelten folgende Regeln: • Oberer Seitenrand: 1,69 cm • Unterer Seitenrand: 1,69 cm • Linker Rand: 2,41 cm • Rechter Rand: 0,81 cm Allegemein nimmt man aber an, dass es sich hier um minimale Abstände handelt. Der Briefkopf Der Briefkopf beinhaltet Angaben zum Absender (meist in Form eines Logos) und kann individuell gestaltet werden (z. B. mit Firmenbezeichnung, Werbetext, Grafik). Der Platzbedarf sollte ca. 15 % der Gesamtfläche des Blattes nicht wesentlich überschreiten. Anschrift des Absenders Die Postanschrift des Absenders ist meist dem Briefkopf zu entnehmen. Aber ab und zu sind die Angaben nicht identisch mit dem tatsächlichen Absender (z. B. bei Firmen mit mehreren Standorten). Aus diesem Grunde, aber auch zur Angabe des Absenders in Kurzform im Sichtfeld von Fensterbriefumschlägen, wird er einzeilig, unterstrichen und mit kleiner Schriftgröße noch einmal direkt über dem Anschriftfeld geschrieben. Beispiel: Johannes Bolle - Mainstraße 36 a - 21039 Hamburg Der Postvermerk Zur den Postvermerken gehören: • die Sendungsart (Warensendung - Drucksache) • die Besonderen Versendungsformen (Einschreiben - Einschreiben mit Rückschein) • die Vorausverfügung ([nicht] nachsenden) Fortsetzung auf folgender Seite 3 Kapitel 2: Die DIN-Norm, Fortsetzung Der Postvermerk (Fortsetzung) Sollten Postvermerke wegen Platzmangels nicht mit einer Leerzeile von der nachfolgenden Empfängerbezeichnung absetzbar sein, können sie ausnahmsweise unterstrichen werden Empfängerbezeichnung • „Frau“ oder „Herrn“stehen über der Zeile mit dem Namen des Empfängers. • Berufs- oder Amtsbezeichnungen (Rechtsanwalt, Studienrat, …) werden in der Regel neben „Frau“ oder „Herrn“ geschrieben. • Akademische Grade (z. B. Dr., Dipl.-Ing.) stehen vor dem Namen, weil sie als Bestandteil des Namens betrachtet werden. • In Firmenanschriften wird das Wort „Firma“ weggelassen, wenn aus der Empfängerbezeichnung hervorgeht, dass es sich um eine Firma handelt. • Bei Untermietern muss der Name des Wohnungsinhabers unter den Namen des Empfängers geschrieben werden. Beispiele • Herrn Professor Dr. Joachim Stieler • Frau Dipl.-Ing. Elfrida Matthes • Herrn Direktor Franz Beckenbauer • Firma Bruno Stolberg • Johannes Schmidt & Co. Straße, Hausnummer und Postfach • Bei Angabe der Straße kann zusätzlich der Gebäudeteil, das Stockwerk oder die Wohnungsnummer, abgetrennt mit zwei Schrägstrichen, neben die Hausnummer geschrieben werden • Das Postfach ist mit der Bezeichnung „Postfach“ und der Nummer (Abholangabe) anzugeben. Beispiele • Hochtraße 55 • Jacobinerstraße 225 // IV • Postfach 663 22 Fortsetzung auf der folgenden Seite 4 Kapitel 2: Die DIN-Norm, Fortsetzung Postleitzahl und • Die Postleitzahl wird nach einer Leerzeile unter dem Postfach oder der Ortsname Straße geschrieben und wird vom nachfolgenden Bestimmungsort durch einen Leerschritt getrennt. • Ortsteilnamen dürfen in einer besonderen Zeile oberhalb des Straßennamens oder der Abholangabe vermerkt werden, nicht aber als Zusatz zum Bestimmungsort. Bezugszeichenzeile (Vordruck) Beispiel • Die Leitwörter zur Bezugszeichenzeile „Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom“, „Unsere Zeichen, unsere Nachricht vom“, „Telefon, Name“ und „Datum“ werden mit entsprechenden Zwischenräumen in eine Zeile geschrieben. • Leitwörter werden häufig mit kleinerer Schriftgröße dargestellt. • Das erste Leitwort beginnt an der Fluchtlinie. • Der Abstand von der linken Blattkante zum zweiten Leitwort beträgt ca. 75 mm, zum dritten Leitwort ca. 125 mm und zum vierten Leitwort ca. 175 mm (oder 51, 102 und 153 mm). Trotzdem werden die letzten beiden Sparten meistens ein wenig enger gemacht. Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom Unsere Zeichen, unsere Nachricht vom Telefon Kassel KL/MO-1999/54 app - dr (05 23) 332 652 2003-08-28 Bezugszeichenzeile (ohne Vordruck) • Die Leitwörter können in einem Informationsblock rechts neben dem Feld für die Anschrift des Empfängers geschrieben werden. • Sie beginnen in Höhe der ersten Zeile des Anschriftfeldes im Abstand von ca. 125 mm von der linken Blattkante. • Die Reihenfolge der Leitwörter ist einzuhalten. • Zwischen den Bezugszeichen und „Name“ sowie den telefonischen Durchwahlmöglichkeiten und „Datum“ ist je eine Leerzeile vorgesehen. Bezugszeichenzeile: Inhalt • Bezugszeichen, Name des Sachbearbeiters bzw. der Sachbearbeiterin, telefonische Durchwahlmöglichkeiten und Datum werden eine Zeile unter den Leitwörtern der Bezugszeichenzeile geschrieben, falls erforderlich in zwei Zeilen. • Das erste Schriftzeichen steht unter dem Anfangsbuchstaben des entsprechenden Leitwortes. Betreffvermerk Der Betreff ist eine stichwortartige Inhaltsangabe des Briefes. Er wird nach zwei Leerzeilen unter der Bezugszeichenzeile geschrieben. Es folgen zwei weitere Leerzeilen. Fortsetzung auf der folgenden Seite 5 Kapitel 2: Die DIN-Norm, Fortsetzung Die Anrede • Die Anrede beginnt an der linken Randlinie nach zwei Leerzeilen unter dem Betreffvermerk. • Nach der Anrede steht ein Komma Komma und folgt eine Leerzeile. • Das erste Wort des Brieftextes schreibt man klein (außer Substantiv und Anredefürwort). Die Grußformel Die Grußformel oder Schlussformel beginnt nach einer Leerzeile unter dem Brieftext. Es wird kein Schlusspunkt geschrieben. Die Formel ist dem Briefinhalt angepasst: Normal, höflich Formell, abständlich • • • • Mit freundlichem Gruß Mit freundlichen Grüßen Freundliche Grüße Hochachtungsvoll (kann unter Umständen auch als unfreundlich gelten) • Mit freundlicher Empfehlung Firmenbezeichnung Die Bezeichnung der Firma, Behörde usw. beginnt an der Fluchtlinie nach einer Leerzeile unter der Grußformel. Im Anschluss sind mindestens drei Leerzeilen als Raum für die Unterschrift(en) vorgesehen. Namenswiedergabe des Unterschreibers Die getippte Namenswiedergabe des Unterzeichners beginnt an der Fluchtlinie unter dem für die Unterschrift geschaffenen Raum Bei mehreren Unterzeichnern folgen die weiteren Namen in derselben Zeile, wobei die Unterschrift der/des Ranghöheren links steht. Die Anlagen Der Anlagenvermerk folgt an der Fluchtlinie und kann hervorgehoben werden. Der Abstand zur maschinenschriftlichen Angabe des Unterzeichners beträgt eine Leerzeile. Die Angaben zu den Anlagenvermerken folgen in der nächsten Zeile unter dem Ankündigungswort. Bei Platzmangel können Anlagen- und Verteilvermerke im Abstand von ca. 120 mm von der linken Blattkante in Höhe der Grußformel (nach einer Leerzeile unter dem Brieftext) geschrieben werden. Das Postscriptum Das Postskriptum (PS) wird oft als stilistisches Mittel gebraucht, um wichtige Aussagen besonders hervorzuheben. Es beginnt mindestens nach einer Leerzeile unter der letzten Zeile des Briefes. Fortsetzung auf der folgenden Seite 6 Kapitel 2: Die DIN-Norm, Fortsetzung Der Fußteil Dieser Bereich des Briefblattes enthält Angaben über die E-MailAdressierung, die Erreichbarkeit im Internet, Bankverbindungen, wichtige Geschäftsangaben, wie z. B. Handelsregistereintragung und UmsatzsteuerIdentifikationsnummer, Mitglieder des Aufsichtsrates in Aktiengesellschaften u. a. m. Einige dieser Angaben werden vom HGB gefordert, andere dienen nur der Kommunikation Schema Feld für Briefkopf _________________________________________________ Postanschrift des Absenders Postvermerke -------------------------------- (Beginn des Anschriftfeldes) . Empfängerbezeichnung bzw. Name des Empfängers Postfach oder Straße (mit Hausnummer usw.) . Postleitzahl und Bestimmungsort -------------------------------(Ende des Anschriftfeldes) Leitwörter der Bezugszeichenzeile Bezugszeichenzeile Betreffvermerk Anrede Brieftext ... ... Grußformel Bezeichnung der Firma, Behörde usw. (Raum für die Unterschrift) Maschinenschriftliche Angabe des Unterzeichners Anlagen und Verteilvermerke _________________________________________________ Feld für geschäftliche und gesellschaftsrechtliche Angaben Fortsetzung auf der folgenden Seite 7 Kapitel 2: Die DIN-Norm, Fortsetzung Feld für Briefkopf -.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-..-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-...Volkmann Fachverlag für die Schule, Friedrichsbergstr. 67, 25443 Neuglabe . . Herrn Studienrat Bernd Markert Falkenhorster Allee 17 l . 12439 Berlin . . Ihr Zeichen: bm-aos Ihre Nachricht vom: 98–03–12 Unser Zeichen: vfs-ts Unsere Nachricht vom: 98–02–25 . Name: Herr Schrader Telefon: (02 21) 1 79-42 30 Telefax: (02 21) 1 79-42 32 . Datum: 98–03–19 . . .Mathematikunterricht auf den Zeitpunkt gebracht . .Sehr geehrter Herr Markert, . auf Ihre Anfrage hin informieren wir Sie heute über unsere Impulse und Materialien zur kreativen Gestaltung des Mathematikunterrichts: 1. Der Umfang des Grundwerkes. Das Grundwerk umfasst ca. 430 DIN-A4-Seiten als Loseblattsammlung, einschl. 17 Farbfolien und zwei Disketten. 2. Der Reihe nach. Jedes Thema und jede Unterrichtsstunde wird fachwissenschaftlich begründet, didaktisch aufbereitet und pointiert in Szene gesetzt. 3. Die breite Basis des Werkes zu allen Themen. Arbeits- und Aufgabenblätter mit einer Fülle von Grafiken, Rechenbeispielen und Illustrationen geben Ihrem Unterricht die nötige Struktur sowie Ihrer Vorbereitung Tempo und Effizienz. 4. Das Baukastenprinzip. Diese Unterrichtsmaterialien sind beispielhaft nach den Prinzipien Spannung, Methodik, übersichtliche Struktur und praktischer Umsetzung aufbereitet. Overheadfolien mit ungewöhnlichen Motiven akzentuieren das Thema und wecken Aufmerksamkeit. Zahlreiche Abbildungen bereiten den Stoff anschaulich auf und leiten konkrete Aufgaben ab. Eine Fülle von Arbeitsblättern – wahlweise für den Einzeleinsatz oder als Unterrichtseinheit – vertieft die Lerninhalte. Alle Materialien stehen als Kopiervorlagen im DINA4-Format bequem zur Verfügung, bis hin zur Lernerfolgskontrolle. … -.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-..-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.Feld für geschäftliche und gesellschaftsrechtliche Angaben Fortsetzung auf der folgenden Seite 8 Kapitel 2: Die DIN-Norm, Fortsetzung Feld für Briefkopf -.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-..-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.. –2– . 5. Neue Medien. Aus dem modernen Schulalltag ist die Arbeit am Personalcomputer nicht mehr wegzudenken. So führt Volkmanns Mathematik spielerisch und lehrplanorientiert in das dynamische Geometrieprogramm EUKLID und in das computergestützte Lernen mit DERIVE ein. Darüber hinaus finden Sie hier auch effiziente CBT-Kurse zu wichtigen Themen wie Kurvendiskussion und Finanzmathematik. . Sie wissen selbst am besten, wie viel Zeit und Mühe in der Vorbereitung eines niveauvollen, didaktisch aktuellen und zugleich spielerisch-kreativen Unterrichts steckt – der allein Lernen zu einer spannenden geistigen Herausforderung machen kann. . Wir versprechen Ihnen: Zeitersparnis und Ideengewinn! . Diese Loseblattsammlung steht mit einer Fülle an Materialien, mit modernen Unterrichtsmedien, mit sorgfältiger fachdidaktischer Aufbereitung für effizientes und kreatives Arbeiten. Das beiliegende Prospekt gibt Ihnen einen ersten Einblick in das Werk. . Wir senden Ihnen gern dieses Material für 15 Tage zur Ansicht. . .Mit freundlichen Grüßen . .Volkmann Fachverlag für die Schule . . .Thomas Schrader . .Anlagen .Technische Daten .Ausführungsformen .Preisliste . . .PS: Gewinnen Sie einen Multimedia-PC! Schreiben Sie uns Anregungen, Vorschläge und Kritiken. -.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-..-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.Feld für geschäftliche und gesellschaftsrechtliche Angaben 9 Kapitel 3: Briefaufbau Grundfragen Wer einen Brief in großen Zügen selbst gestalten will, geht am Besten von einer Reihe Grundfragen aus, die sich sowohl auf den Inhalt und die Wichtigkeit des Briefes wie auf das Verhältnis zwischen den Briefpartnern beziehen: • Kennen Sender und Leser sich? • Hat der Leser den Brief verlangt? • Handelt es sich um eine wichtige Angelegenheit?? • Handelt es sich um etwas Positives? • Verlangt der Sender eine Antwort? Es folgt ein Flussdiagramm auf der nächsten Seite. Anfang Es empfiehlt sich in den meisten Fällen, den Brief mit einer positiven Aussage zu öffnen. Auch wenn der Briefinhalt eigentlich negativ ist. Der Grund: Eine Positive Aussage ruft eine positive Haltung hervor. Nur wenn Sie wirklich forsch auftreten müssen, zum Beispiel bei einer dritten Mahnung, könnte ein positiver Anfang sarkastisch wirken. Schluss Ein positiver Schluss kann eine günstige Auswirkung haben. Der Briefschreiber zeigt eine bestimmte Bereitschaft zur Zusammenarbeit. Wer z.B. eine Reklamation äußert, kann positiv abschließen, indem er sein Vertrauen zum Ausdruck bringt. Auch ein Mahnschreiben kann man positiv abschließen, indem man seinem Briefpartner z.B. mitteilt, dass man ihn als zuverlässig betrachtet. Fortsetzung auf der folgenden Seite 10 Flussdiagramm 11 Kapitel 4: Leserlichkeit Elemente der Leserlichkeit Ein sachlicher Stil hat ganz bestimmte Merkmale: • Die Wörter sind an den Leser angepasst. • Die Sätze sind nicht allzu lang. • Der Text ist inhaltlich, syntaktisch, grammatikalisch und lexikalisch korrekt. Angepasste Wörter Die deutsche Sprache hat die Neigung längere Wörter zu bilden. Es gibt eine Tendenz zur Synthese (Radioapparat, Arbeitshypothese, Steuerberater, herzerfrischend, protokollmäßig). Soweit die Wörter Gemeingut sind, sind sie unbeschränkt einsetzbar. Im Übrigen ist der gebrauch kürzerer, alltäglicher Wörter zu empfehlen. Wenn Sie einen Sachverständigen anschreiben, können Sie natürlich den geeigneten Fachwortschatz verwenden. Satzlänge In der Vergangenheit galt die sgn. "Periode" (kunstvoll gebauter, längerer Satz) als nachstrebenswert. Heute zieht man unter dem Einfluss der angelsächsischen Welt kürzere Sätze vor. R. Leicher gibt uns den Rat, unsere Sätze nicht Länger als 15 Wörter werden zu lassen (1985: 75). Sie Ù ich Es empfiehlt sich, den Leser so schnell wie möglich in den Text einzubeziehen. Ein Geschäftsbrief, der mit einer langen Lobrede über die eigene Firma anfängt, interessiert den Leser nicht. Wer einen Brief empfängt, stellt sich vor allem die Frage: Was hat dieses Ding mit mir zu tun? Versuchen Sie also mehr "Sie" zu gebrauchen und weniger "Ich". Präsens Ù Futur Die Gegenwartsform klingt lebendiger, wirklichkeitsnäher und glaubhafter. Zukunft kann meistens mit Temporalangaben angedeutet werden. Wenn es übrigens darauf ankommt, hat das Deutsche überhaupt keine Futurform, denn man muss die Präsensform des Hilfverbs "sollen" gebrauchen um eine Futurform zu bilden. 12 Übungen Schlagen Sie im Wörterbuch nach! • m, cm, km, l, hl, g, kg, t, sfr, AG, GmbH, Lkw • Nr., d.h., d.M., Dtzd., v.H., Fa., Co. • PS, EDV, EFTA, EG, GATT, OPEC, GüKG, ADSp, HGB, CEMT, CMR, TIR, DEGT Schreiben Sie die Adressen! Sie müssen einen Brief schreiben an: • die Verkaufsabteilung der Firma Ernst Voigt & Co., Zimmerstraße 40 in 24768 Rendsburg; • Firma Ernst Matthes, Leipzigerstraße 98, 10100 Berlin-Lankwitz; • Dr. Ruth Reichelt, Bahnhofstraße 12, 82049 München (Einschreiben mit Rückschein); • die Merkur-Versicherung, Postfach 378, 50941 Köln (Warensendung); • Dr. Susanne Kramer, Neue Straße 18, 50559 Köln. Sie ist Rechtsanwältin. Ergänzen Sie! • Ihr Sch.......... vom 25.02.96 • In ................ (Mit ..............) auf Ihr... Nachricht vom 25.02.96 teilen wir I....... mit, […] • Die Post wünscht die Angabe des Abs......., möglichst im Bereich des Anschriftfe......, um Briefe zurückschicken zu können. • Die DIN-Normen schlagen vor, in der Bezugs................ anzugeben, wann und unter welch.. Diktatzei..... der Briefempfänger geschrieben hat, und wer zu welch.. Zeitpunkt antwortet. Die Namensnennung des zustä.... Sachbe......... hat sich auch durchgesetzt. • Grundsätzlich schreibt man Handelsbriefe mit einfach.. Zeilenab....... • In d.. meist.. Fir... gibt es Briefpapier mit vorgedrucktem Briefk.... • Berufs- und Amtsbeze......... werden neben der Anr.... geschrieben, außer wenn es sich um läng... Bezeichnungen handelt. • In den meisten vorgedruckten Briefb.... steht hinter der Abbildung ein.. Telefons oder unter d.. Wort "Telefon" die Vorw...nummer und die Sam....nummer des Unte......... Man schreibt dann lediglich die Durc........... des/der jeweil...... Mitarbeiters/Mitarbeiterin darunter. • In d.. meist.. Briefb.... ist d.. Ortsangabe bereits eingedr..... Dann wird nur die Datum....... darunter geschrieben. • Der Bet.... ist eine .....wortartige Inhaltsa..... des Briefes. Aufgrund der Bet.....ngabe kann der Emp...... bereits feststellen, um welche Ange......... es sich handelt. Übersetzen Sie! • De Heer Schirokauer deelde ons in zijn brief van 12 januari mee, dat Dr. Polenz nog altijd op het bestelde apparaat wacht. • Hij vraagt hem het apparaat dadelijk te sturen. • Gelieve hem te verwittigen zodra het verstuurd werd. Fortsetzung auf der folgenden Seite 13 Übungen, Fortsetzung Übersetzen Sie! (Fortsetzung) • • • • • • • • • • • • • Passen Sie die Satzlänge an! Wij danken u bij voorbaat voor uw spoedig antwoord. Wij hebben dit nummer in bijgaande prijslijst rood onderstreept. De verzonden machine zal u zeker bevallen. Ik heb hen om dadelijke verzending van de rest verzocht. Gelieve ons dit bedrag dadelijk over te schrijven. Op uw verzoek sturen wij u onze laatste prijslijst. De referteregel is voor de geadresseerde zeer belangrijk Hoeveel spaties komen er na de voornaam.? De ontvanger van de brief geeft feedback aan de verzender op het moment dat hij antwoordt. Een handelsbrief wordt doorgaans geschreven met regelafstand één. Op een handelsbrief moet altijd het nummer van een bankrekening staan. Je kunt een brief tegenwoordig niet meer afsluiten met hoogachtend. Een adres moet je altijd nauwkeurig overnemen, ook als er naar je mening fouten in staan Die Zusammenkunft am vergangenen Freitag hat nicht nur ergeben, dass solche Treffen sehr wesentlich zum Verständnis unserer neuen Verfahrenstechniken beitragen, sondern sie führen auch zu persönlichen Kontakten, die wir noch nicht genug einschätzen können, da der direkte Meinungsaustausch zwischen den Mitgliedern unserer Verkaufsstellen in Sachen der Werbung und Vertriebs ungleich wertvoller ist, als es Rundschreiben sein können. Beispiel aus R. Leicher (1985:77) Welches Briefschema werden Sie gebrauchen? • Sie arbeiten bei einer großen Firma, die Gartenmöbel herstellt. Ein Kunde hat Ihnen einen Brief geschickt mit der Frage ob er einen Katalog bekommen kann. • Ein guter, langjähriger Kunde bestellt jeden Monat für etwa € 2000,Holzziegel. Er hat immer sehr pünktlich bezahlt. Auf einmal aber hat er die Zahlungen eingestellt. Sie wissen nicht was da los ist, aber er muss noch etwa € 7000,- bezahlen und es gibt noch eine neue Bestellung von vorgestern. Ihr Chef hat gesagt, Sie dürfen nicht liefern, bevor Sie wissen, warum er nicht zahlt. Sie wollen dem Kunden ein Fax schicken. • Die Lieferung von 20 CD-Spieler, Marke Sony, ist schlecht verlaufen. Vier Geräte sind äußerlich beschädigt, obschon sie noch gut funktionieren. Sie schreiben den Lieferanten an. Der Kern Ihres Briefes: Sie wollen für die vier beschädigten CD-Spieler nur die Hälfte bezahlen. • Sie haben während einer Messe in Frankfurt die Produkte der Firma Metzler kennengelernt. Sie wollen jetzt einen Katalog bekommen. 14 Modul 2: Preisanfrage Kapitel 1: Theorie und Textbeispiel Wozu dient eine Preisanfrage? Der Anlass zur Anfrage ist die Notwendigkeit, das Warenlager (den Vorrat, den Stock) nachzufüllen oder zu erweitern. Wer eine genaue Antwort verlangt, soll auch genau angeben, was er wissen möchte. Auch neue Geschäfte werden durch (Preis)Anfragen angebahnt Allgemeine Preisanfrage Man bittet um Zusendung von Preislisten, Katalogen, Prospekten, Mustern (Proben), Musterbüchern oder um einen Vertreterbesuch. Ausführliche Preisanfrage In diesem Fall erwägt der Briefschreiber den Kauf bestimmter Waren. Er erkundigt sich nach dem Preis, der Qualität, der Menge (der Quantität), der Lieferzeit (der Lieferfrist), Verpackungsart, Versandart, den Zahlungsbedingungen und sonstigen Verkaufsbedingungen. Er verlangt mit einem Wort ein ausführliches Angebot. Welche Medien darf man für Preisanfragen gebrauchen? Man kann jedes Medium gebrauchen, um eine Preisanfrage zu formulieren: • das Telefon • einen Brief • eine Briefkarte • einen Gutschein • eine E-Mail oder die elektronische Post • das Fax • einen Vertreter •… Wenn man aber ein ausführliches Angebot über ganz spezifische Produkte oder Dienste verlangt, schreibt man besser die Anfrage, sodass keine Details verloren gehen. Brief, E-mail und Fax sind dann die besten Träger der Information. Verpflichtet eine Anfrage zum Kauf? Eine Anfrage verpflichtet nicht zum Kauf. Wer klug ist, richtet Anfragen an mehrere Firmen zu gleicher Zeit, um die günstigste Bezugsquelle zu finden. Behörden sind dazu verpflichtet mehrere potenzielle Lieferanten anzuschreiben oder sogar Arbeiten oder Lieferungen auszuschreiben (öffentliche Ausschreibung), d.h. für Interessenten schriftlich und öffentlich bekannt zu geben. Es folgt dann eine besondere Prozedur, nach welcher die Behörde die Arbeit oder Lieferung an den Anbieter mit den günstigsten Bedingungen vergibt. Fortsetzung auf der folgenden Seite 15 Kapitel 1: Theorie und Textbeispiel, Fortsetzung Textbeispiel (nach Uhlens & Uhlens-De Vreeze) Export nach den Philippinen Sehr geehrte Damen und Herren, einer unserer Kunden auf den Philippinen, der ständig Leinen aus Irland importiert, hat uns gebeten, ihm ein Angebot aus Belgien zu machen. Seiner Ansicht nach kann Belgien diese Ware günstiger liefern als Irland. Er hat uns dazu die folgenden Einzelheiten angegeben: Material: Breite: Gewicht: Fadenzahl: Stücklänge: Ausführung: Webekanten: 100 % Leinen 29'' und 58'' etwa 400 g/qm 48 Fäden je 6 qmm etwa 40-48 Yards merzerisiert und dekatiert Die Webekanten sollen auf beiden Seiten mit einer bestimmten, in rotem waschfestem Garn eingewebten Aufschrift versehen sein. Anbei finden Sie einen Abschnitt der gewünschten Ware. Sollten Sie nicht in der Lage sein, genau nach Muster zu liefern, so bitten wir, einige Muster für ähnliche Qualitäten zu senden. Bitte kalkulieren Sie die Preise fob Antwerpen einschließlich seefester Kistenverpackung. Wir hören gern bald wieder von Ihnen. Mit freundlichem Gruß usw. ... Mögliches Briefschema • (Hinweis auf die Herkunft der Anschrift) • Grund für die Anfrage • Gegenstand der Anfrage o Beschreibung der gewünschten Ware o Angabe der gewünschten Menge o Bitte um Preisangebot sowie Zahlungs- und Lieferungsbedingungen • Schlussformel Fortsetzung auf der folgenden Seite 16 Kapitel 1: Theorie und Textbeispiel, Fortsetzung Wörter und Wendungen • • • • • • • • • • Ich habe lhre Anzeige in der... Zeitschrift gelesen und bitte Sie, ... Durch Herrn ... habe ich erfahren, dass Sie ... herstellen. Auf der Herbstmesse wurde ich auf Ihre Erzeugnisse aufmerksam. Ich möchte mein Lager ergänzen und bitte um Ihr Angebot mit Mustern. Meine Kundschaft verlangt in letzter Zeit häufig ... Senden Sie mir bitte Ihren Katalog und die Preisliste. Am ... will ich ein ... Geschäft eröffnen; ich suche daher Lieferer für ... Bitte teilen Sie mir Ihre Verkaufsbedingungen für ... mit. Wir haben Interesse an ... und bitten Sie, uns ... zu senden. Wir brauchen dringend ... Bieten Sie uns mit der Elektronischen Post unter Angabe lhrer kürzesten Lieferzeit an: ... Sie können sich über uns bei der Firma ... erkundigen. 17 Übungen Ergänzen Sie • Ich bitte .... (Präpos.) Übersendung Ih.... neuest... Preisl.... und Zahl.........ungen. Gleichzei..... würde ich m..... freuen, wenn Sie m.... Ih.... neuest.. Mus....kollektion zu Ausstellungszwecken zur Verf........ ste...... könnten. • In ungef.... zwei Wochen habe ich m.... entschieden, welche Ar......... ich von Ih... in mein... Programm aufnehmen werde. Ich habe seit Jah.... gut... Kontakt ..... (Präpos.) Markt, sodass zufriedens........... Umsä.... zu erwarten sind. • Wir haben erfahren, d... Sie in letzt... Zeit eine Reihe neu... Erzeugnisse auf d... Markt gebr..... haben und wir können uns vorstellen, d... eine Gesch.................... zwischen Ih... und uns für beide Sei..... vortei......... wäre. • Als ein Unt................., d... seit vierzig Jah........ ..... (Präpos.) kosmetische Erzeu....... spez.............. ist, könnten wir auch Ih... Produkte in beträchtl.......... Umfang abse...... Wir zah......... bar und erwarten dafür von unser... Liefer....... einwand....... Qualität und gün......... Preise, sodass wir mit den bekannten Weltmarken konkurr.... können. • Sind Sie ..... (Präpos.) ein.... langfris....... Zusammenarbeit interessiert? Bitte schi..... Sie uns eine Musterkollektion und Ih.... Prei........... . • ..... freund.......... Gru..... Machen Sie ein Schema und schreiben Sie den Brief Die Firma Reinmann & Co. aus 65732 Eschborn (Hisselsgasse 76A), die Damenkleidung herstellt, hat im Fachblatt "Textilwoche" über die Firma E. Saal GmbH (Kaisertraße 35, 20444 Hamburg) gelesen. E. Saal GmbH ist eine moderne Textilfabrik, die Modestoffe und Kunstseide herstellt. Reinmann & Co. möchten Stoffmuster und Preise von farbiger Kunstseide in den gangbarsten Modefarben bekommen. Sie fragen, ob sie mit einer Lieferfrist von höchstens drei Wochen rechnen können. Sie kaufen nur einwandfreie Ware, benötigen dafür aber regelmäßig große Mengen. Wortschatz das Fachblatt, äer der Modestoff, e das Stoffmuster, farbig die Lieferfrist, en rechnen mit einwandfrei vaktijdschrift modiueze stof staal, monster van een stof gekleurd leveringstermijn rekening houden met, rekenen op onberispelijk Fortsetzung auf der folgenden Seite 18 Übungen, Fortsetzung Elektronische Preisanfrage für Heizöl bei Aral Für Ihre Kaufentscheidung errechnen wir Ihnen gerne kostenlos und unverbindlich den Lieferpreis nach Ihren Angaben. Bitte tragen Sie deshalb alle erforderlichen Angaben vollständig ein. PLZ der Lieferanschrift: Liefermenge: (min. 2.500- bis max.15.000Liter) Anzahl der Lieferstellen: E-Mail: • Für Sammelbestellungen mit mehr als einer Lieferstelle wenden Sie sich bitte an unsere gebührenfreie 24h-Service-Hotline: 0 800 / 176 176 1 Besuchen Sie folgende Website: http://www.aral-waerme.de/heizoel_bestellen.html und schicken Sie eine Preisabfrage ab. Gebrauchen Sie Ihre eigenen E-Mailangaben, eine Menge von 3000 Litern und die Postleitzahl 12439 (Berlin). Welche Schritte müssen Sie alles machen? Wieviel beträgt der Endpreis? Welche Fragen haben Sie spontan, bevor Sie die Angaben abschicken wollen? Wie hoch schätzen Sie die Deutlichkeit dieser Seite? Warum? Bitte um Vertreterbesuch In Ihrem Betrieb soll ein Lastenafzug eingebaut werden, wofür sich eine breite Nische nebem dem Treppenaufgang gut eignet. Neben Personen sollen auch Güter mit einem Höchstgewicht von 1200 kg befördert werden. Sie werden beauftragt, einen geeigneten Hersteller zu suchen, ihm das geschilderte Projekt darzustellen und den Besuch eines Vertreters zu erbitten, mit dem noch weitere Details besprochen werden können. Suchen Sie eine oder mehrere Adressen und schreiben Sie den Brief/die Briefe! 19 Modul 3: Angebot Kapitel 1: Theorie und Textbeispiele Umschreibung Durch das Angebot erklärt der Anbietende, dass er eine bestimmte Ware zu bestimmten Bedingungen liefern will. Man kann einen Unterschied machen zwischen verlangten Angeboten und unverlangten Angeboten. Im ersten Fall geht eine Anfrage des Interessenten voraus, im zweiten Fall nicht. Ist ein Angebot verbindlich? Nach dem deutschen Gesetz ist ein Angebot grundsätzlich verbindlich (festes Angebot), z.B. Preissetzungen und Lieferbedingungen in Katalogen, im Laden angegebene Preise, usw… . Der Lieferant soll eben nur einen Preis berechnen, der ihm erlaubt die Risiken der Preissteigerung die Stirn zu bieten. Der Kunde hat aber nicht unbeschränkt die Zeit, ein Angebot anzunehmen. In jeder Branche gelten "normale" Fristen, weil Liefer- oder Produktionspreise sich im Laufe der Zeit ändern. Wenn ein Angebot sofort angenommen wird, muss der Anbietende die Waren zu den genannten Bedingungen liefern. Gliederung der Angebote nach Verbindlichkeit • Ein normales Angebot heißt festes Angebot, weil es nach deutschem Gesetz verbindlich ist. • Beim befristeten Angebot wird eine Frist für die Annahme des Angebots gesetzt (z.B. Gültig bis zum 15. April). • Ein unverbindliches Angebot enthält eine Klausel, durch die der Anbietende seine Bindung an das Angebot einschränkt oder ausschließt (z.B. Solange Vorrat reicht; Preisänderungen vorbehalten; Ohne Verbindlichkeit) Teile eines Angebots Ein vollständiges Angebot enthält folgende Einzelheiten: • Art, Beschaffenheit und Qualität der Ware • Liefermenge • Preis • Lieferungsbedingungen • Lieferzeit • Zahlungsbedingungen • Erfüllungsort und Gerichtsstand Oft sendet man dem Kunden Prospekte, Kataloge, Muster oder Proben zu, damit er sich ein Bild von der Ware machen kann. Allegemeine Geschäftsbedingungen Allgemeine Geschäftsbedingungen werden oft einheitlich für ganze Geschäftszweige aufgestellt (z.B. Maschinenbau, Textilindustrie). Man druckt sie auf Angebots-, Auftragsbestätigungs- und Rechnungsformularen oder auf einem besonderen Blatt ab. Sie gelten nur, wenn sich Verkäufer und Käufer bei Vertragsabschluss darüber geeinigt haben. Fortsetzung auf der folgenden Seite 20 Kapitel 1: Theorie und Textbeispiele, Fortsetzung Erfüllungsort Der Erfüllungsort ist der Ort, an dem die Leistung erbracht werden muss. Unter Gerichtsstand versteht man das zuständige Gericht, bei dem im Falle einer Streitigkeit Klage zu erheben ist. Barzahlung und Preisminderungen Bei Barzahlung oder Zahlung innerhalb einer bestimmten kurzen Frist bekommt der Käufer bisweilen Preisminderugen: • Skonto, wenn der Kunde bar zahlt, • Mengennachlass oder Mengenrabatt bei Abnahme größerer Mengen. Vorauszahlung Der gesamte Kaufpreis muss vor der Lieferung der Ware bezahlt werden (bei finanzschwachen oder neuen Kunden). Ein anderes Wort für Vorauszahlung ist Vorauskasse. Anzahlung Ein Teil des Kaufpreises wird bezahlt, bevor der Kunde die Waren erhält. Ratenzahlung Wenn ein Kunde etwas auf Raten kauft, muss er in Raten Zahlen, das heißt: nach und nach zahlen. Nachnahme Bei Lieferung gegen Nachnahme wird der Rechnungsbetrag durch die Post, den Frachtführer oder den Spediteur eingezogen. Der Käufer erhält die Ware erst, nachdem er gezahlt hat. Sonstige Zahlungsbedingungen • • • • • • • • • 1/3 Anzahlung bei Auftragserteilung, 1/3 bei Lieferung, 1/3 innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung Zahlung/ Barzahlung/ bar/ netto Kasse/ gegen Kasse bei Erhalt der Ware: Der Käufer muss sofort bei Erhalt der Ware zahlen. Der Verkäufer hat keine Sicherheit dafür, dass der Käufer dieser Verpflichtung nachkommt. innerhalb 30 Tage netto/ 30 Tage netto/ 30 Tage Ziel Zahlung innerhalb von 60 Tagen nach Rechnungsdatum Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug 1/2 durch Nachnahme, Rest in 8 Tagen mit 2% Skonto vom Gesamtbetrag oder innerhalb von 30 Tagen netto Zahlung innerhalb von 10 Tagen mit 2% Skonto oder innerhalb von 30 Tagen netto. 1/3 als Anzahlung, der Rest in 12 gleichen Monatsraten Durch Banküberweisung Fortsetzung auf der folgenden Seite 21 Kapitel 1: Theorie und Textbeispiele, Fortsetzung Dienstleistung Damit ein Angebot besser zusagt, bietet der Verkäufer dem Kunden allerlei Vorteile und Vergünstigungen an. Das kann beispielsweise Rabatt sein oder Zahlungsaufschub, aber auch das Versprechen, dass ein guter Service geleistet werden wird. Redewendungen Wir freuen uns, dass Sie mit uns in Geschäftsverbindung treten wollen. Gern senden wir Ihnen die gewünschten Muster und bieten Ihnen an: ... Unser Reisender, Herr .... hat uns mitgeteilt, dass Sie lebhaftes Interesse für unsere ... Waren haben. In der Anlage finden Sie unseren Katalog mit der neuesten Preisliste. Unsere ausführliche Preisliste wird Sie von der Reichhaltigkeit unseres Sortiments überzeugen. Unsere Preise gelten ab Werk. Wir liefern frei (Ort). Wir liefern innerhalb zweier Wochen nach Eingang der Bestellung. Die Verpackung wird Ihnen bei frachttreier Rücksendung mit 2% des berechneten Wertes gutgeschrieben. Verpackung und Fracht sind im Preis enthalten. Das Angebot ist unverbindlich. Unser Angebot gilt nur bis zum ... Auf Nr. ... weisen wir Sie besonders hin. Für lhre Zwecke wird sich das Modell ... am besten eignen. Die in der Preisliste angekreuzten Artikel können wir Ihnen besonders empfehlen, weil die Waren aus ... hergestellt sind. Wir würden uns freuen, bald eine Bestelfung von Ihnen zu erhalten. Wir empfehlen Ihnen, recht bald zu bestellen, weil wir nur noch geringe Mengen auf Lager haben. Überzeugen Sie sich selbst durch eine Bestelfung von unserer Leistungsfähigkeit. Fortsetzung auf der folgenden Seite 22 Kapitel 1: Theorie und Textbeispiele, Fortsetzung Textbeispiel Sehr geehrte Herren, wir danken Ihnen für Ihre Anfrage vom 12.3. und bieten die von Ihnen genannten Geräte wie folgt an: 50 Walkman "QQ2" Preis pro Gerät US$ 36 50 CD-Spieler "Tiny Tim" Preis pro Gerät US$ 62 50 Mini-Stereo-Anlagen "Tornado" Preis pro Gerät US$ 105 Die Preise verstehen sich fob Hamburg einschließlich seemäßiger Verpackung. Die Seefracht Hamburg-Puerto Limón und die Versicherungsspesen belaufen sich auf US$ 2075,- wobei wir uns das Recht vorbehalten, die am Tag der Lieferung gültigen Sätze zu berechnen. Unsere Zahlungsbedingungen lauten: Eröffnung eines unwiderruflichen und von der Deutschen Bank in Stuttgart bestätigten Dokumenten-akkreditivs zu unseren Gunsten. Die Lieferung kann innerhalb von 14 Tagen nach Eingang der Akkreditivbestätigung erfolgen. Die gewünschten Prospekte in spanischer Sprache haben wir heute als Postpaket an Sie abgeschickt. Wir freuen uns, dass Sie die Absatzmöglichkeiten für unsere Erzeugnisse in Costa Rica günstig beurteilen, und hoffen, Ihre Bestellung bald zu erhalten. Mit freundlichen Grüßen Fortsetzung auf der folgenden Seite 23 Kapitel 1: Theorie und Textbeispiele, Fortsetzung Textbeispiel 2: Ausführliches Angebot Sehr geehrter Herr Kleinmann, Wir freuen uns, dass Sie mit uns in Geschäftsverbindung treten wollen und senden Ihnen anbei unsere Preisliste für Gemüsekonserven aus neuer Ernte. Auf Ihren Wunsch haben wir darauf die Preise nach Schweizer Franken angegeben. Von den angekreuzten Sorten empfangen Sie in den nächsten Tagen Probedosen, die Sie in jeder Hinsicht zufrieden stellen werden. Infolge der trockenen Sommermonate sind junge Erbsen mittelfein bis Extrafein etwas teurer als gewöhnlich. Um Ihnen den Verkauf dieser besseren Sorten zu erleichtern, gewähren wir etwa 5% Sonderrabatt auf die in der Preisliste angegebenen Preise. junge Erbsen, mittelfein junge Erbsen, fein junge Erbsen, extrafein 1/l-Dosen 0,80 € 1,10 € 1,55 € ½/l-Dosen 1,30 € 1,90 € 2,40 € Nur bei Bestellung größerer Mengen können wir die Dosen mit dreisprachigen Etiketten (Französisch, Deutsch, Italienisch) versehen. Wie Sie aber aus der Probesendung ersehen werden, ist auf allen Dosen die Gemüseart deutlich abgebildet, sodass besondere Etikette vielleicht gar nicht nötig sind. Auch die Angabe der Qualität ist den meisten Ausländern verständlich. Die Preise verstehen sich einschließlich Verpackung frei Grenze. Lieferung : Mitte August. Spargel und junge Möhren können sofort geliefert werden. Zahlung: Nach Ihrer Wahl 30 Tage nach Lieferung ohne Abzug oder binnen 8 Tagen mit 2 % Skonto. Bitte geben Sie uns Gelegenheit, Ihnen unsere Leistungsfähigkeit zu beweisen. Mit besten Grüßen 24 Kapitel 2: Übungen Was gehört zusammen? Kasse gegen Dokumente (documents against payment, D/P) Akzept Dokumente gegen Akzept (documents against acceptance, D/A) Dokumentenakkreditiv Trasse Ergänzen Sie 1 Dadurch verspricht eine Bank, dem Verkäufer gegen Übergabe der Versanddokumente einen bestimmten Betrag zur Verfügung zu stellen. 2 Bei dieser Zahlungsform erhält der Käufer die Versanddokumente gegen Zahlung des Rechnungsbetrags. 3 Das ist ein anderer Name für einen gezogenen Wechsel 4 Das ist die Unterschrift des Bezogenen oder Trassaten auf dem Wechsel. Dadurch verpflichtet er sich, den Wechsel bei Verfall einzulösen. 5 Bei dieser Zahlungsform erhält der Käufer die Versanddokumente gegen Akzeptierung eines vom Verkäufer auf ihn gezogenen Wechsels. Sehr geehrter Herr Reinhardt, wir freuen uns, dan Sie Inte……… an unseren Holzspielwaren haben, und senden Ihnen gern den ge……………… Katalog mit der neu……….. Preisliste. Holzspielwaren sind nach wie v… sehr beliebt. Die runden, weichen Formen des glatten Holzes fordern zum Anfassen heraus, Verletzungen wie bei Blechoder Kunststoffspielwaren gibt es nicht. Gerade die einfache und klare Gestalt von Holzspielwaren fördert die Phantasie des Kindes. Spielwert und Robustheit aller unserer Erze………….. sind in mehreren Kindergärten unserer Umgebung über lange Zeiträume hinweg sehr erfolgreich getestet worden. Im Ka……….. haben wir die Spielwaren danach sortiert, wie sie von den jewei……. Altersgruppen bevorzugt angenommen werden. Beachten Sie bitte unsere günstigen Liefer- und Zahlungs……………… am Ende des Ka…………... Wir hoffen, dass unsere Holzspielwaren Ihren Verkaufsvorstellungen entspr……….. und dass wir Sie bald bel………… können. Mit freundlichen Grüßen Fortsetzung auf der folgenden Seite 25 Kapitel 2: Übungen, Fortsetzung Redaktionsübung 1 Der Notar Dr. M. Krohmer aus 34385 Bad Karlshafen, Weserring 124, hatte mit einem Brief vom 26. 09.03 bei der Unternehmung Büroausstattungen Gebrüder Scholz, Postfach 216, 34012 Kassel, angefragt, ob der im Katalog beschriebene fahrbare Arbeitstisch Nr. 6048111, auch mit einer größeren Arbeitsplatte und einer anderen Farbgestaltung geliefert werden könne. Sie, mitder Klärung dieser Frage beauftragt, stellen fest, dass dieser Wunsch nur im Rahmen einer Sonderanfertigung erfüllt werden kann und dass deshalb neben einer Verlängerung der Lieferzeit um 8 Tage eine Verteuerung von etwa 4% eintritt. Schreiben Sie dem Notar das entsprechende Angebot. Redaktionsübung 2 Das Bankhaus Hagemann in 23695 Eutin, Postfach 63, hatte bei der Druckerei A. Bosse in 24103 Kiel, Hintern den Speichern 35, nachgefragt, ob die Lieferung von 5000 Blatt Briefvordrucken mit entsprechender Anzahl von Fensterbriefhüllen DL noch zu den alten Bedingungen möglich sei; es könne das alte Muster verwendet werden, da keine Veränderung an der Gestaltung vorgenommen worden sei. Da der letzte Auftrag bereits 3 Jahre zurückliegt, ist der Preis nicht mehr zu halten. Dagegen kann die Lieferzeit durch die Einführung einer neuen Drucktechnik auf 8 Tage gesenkt werden. Für Skonto und Rabatt gelten die alten Sätze. Schreiben Sie dem Bankhaus Hagemann das Angebot, und legen Sie dem Schreiben einen Prospekt bei, aus dem die Preise und das neue, erweiterte Leistungsangebot ersichtlich sind. Redaktionsübung 3 Der Kunde Bogerd & Co. in 91522 Ansbach, Hubertusring 12, verkauft Haushaltswaren. In einer Anfrage vom 15.06.03 bat er die Elektrovertriebsgesellschaft in 86018 Augsburg, Postfach 247, um die Angabe der Verkaufsbegingungen für Heimwerkergeräte, mit deren Absatz in größerer Menge zu rechnen sei. Die Vertriebsgesellschaft ist an einem Geschäftsabschluss sehr interessiert und beauftragt Sie, ein ausführliches Angebot abzugeben. Redaktionsübung 4 Der Großhandel für Elektrobedarf, Postfach 123, 69025 Heidelberg bekam eine Preisanfrage von der Elektronik-Vertriebs-GmbH in 74072 Heilbronn, Am Steilen Ufer 27. Sie wollen ihre Fernseh- und Rundfunkabteilung erweitern. Sie wollen Unterlagen bekommen, mit deren Hilfe das Sortiment im Hinblick auf weitere Ausbaumöglichkeiten überprüft werden kann. Die zuständige Sachbearbeiterin sucht die gewünschten Unterlagen heraus und verschickt sie mit einem Begleitschreiben, in dem sie auf kurze Lieferzeiten und günstige Zahlungsbedingungen verweist, an die Elektronik-VertriebsGmbH. Wie könnte dieses Angebot aussehen? 26 Modul 4: Bestellung Kapitel 1: Theorie und Textbeispiele Wozu dient eine Bestellung? Mit der Bestellung oder dem Auftrag weist der Käufer dem Verkäufer an, eine bestimmte Ware zu liefern. Nach deutschem Recht kommt ein Kaufvertrag zustande, wenn der Käufer ein bindendes Angebot rechtzeitig und ohne Änderungen annimmt Muss ein Lieferant jede Bestellung annehmen? • Erfolgt die Bestellung zu spät oder weicht sie von den Bedingungen des Angebots ab, so führt sie nur dann zu einem Vertrag, wenn der Lieferer sie annimmt. • Bestellungen auf Grund eines freibleibenden Angebots oder Bestellungen ohne vorhergehendes Angebot sind ebenfalls für den Lieferer unverbindlich, bis er sich durch eine Auftragsbestätigung mit den vom Kunden vorgeschlagenen Bedingungen einverstanden erklärt. Was ist ein Gegenangebot? Eine Bestellung, die von den angebotenen Bedingungen abweicht, nennt man ein Gegenangebot. Der Lieferer kann sie annehmen oder ablehnen. Muss eine Bestellung bestätigt werden? Auch mit Telefax (Fernkopierer) oder E-mail vermittelte Aufträge können bestätigt werden, wenn sich die Partner nicht über die Gültigkeit einer solchen Bestellung geeinigt haben. Allerdings verfügt der Lieferer in diesem Fall nur über eine Kopie oder einen elektronischen Datenbestand und nicht über ein Originaldokument. Andererseits sind Fälschung und Betrug durch die Angaben auf einem Faxbrief und Identifikationsprozeduren so gut wie ausgeschlossen. Kann man eine Bestellung widerrufen? Manchmal wird ein Besteller durch Umstände gezwungen, seine Bestellung zu widerrufen. Nach deutschem Recht muß der Widerruf spätestens gleichzeitig mit der Bestellung beim Lieferer eintreffen. Trifft er später ein, so ist die Zurücknahme der Bestellung nur mit Zustimmung des Lieferers möglich. Daher widerruft man Bestellungen meistens telegrafisch. Beim Probeauftrag nimmt der Kunde nur eine kleine Menge der von ihm gewünschten Ware ab. Wozu dient ein Probeauftrag? Probeaufträge erteilt man, wenn man einen Lieferanten noch nicht kennt. Man will sich darüber vergewissern, ob der Lieferant gute Qualität, rechtzeitig, die gewünschte Menge usw. liefert, bevor man größere Bestellungen macht. Fortsetzung auf der folgenden Seite 27 Kapitel 1: Theorie und Textbeispiele, Fortsetzung Was ist ein Kauf nach Probe? Beim Kauf nach Probe erfolgt die Bestellung auf Grund eines vorgelegten Musters. Was ist ein Kauf auf Probe Der Kauf auf Probe ist eine vorläufige Bestellung. Es wird zum Beispiel ein Apparat 8 Tage auf Probe genommen. Der Kunde darf ihn 8 Tage lang ausprobieren und kann ihn dann entweder kaufen oder zurückgeben. Mustertext Auftrag Sehr geehrte Damen und Herren herzlichen Dank für Ihr Angebot und das inzwischen eingetroffene Muster. Die Qualität ist durchaus zufriedenstellend, der Preis jedoch etwas höher als der Ihrer Mitbewerber. Notieren Sie bitte folgenden Auftrag: 1 000 Kisten feinster Raffinade-Würfelzucker 50 x 1kg netto zu € 1,89 je 100 kg fob Antwerpen, einschließlich Verpackung in seefesten Kisten zu 25 kg netto. Schutzmarke: Soll auf den Kisten nicht angebracht werden. Lieferung: so bald wie möglich, auf jeden Fall innerhalb von 3 Wochen an das Speditionsgeschäft De Baerdemaecker, Amerikalei 10, Antwerpen, das Ihnen die erforderlichen Versandvorschriften mitteilen wird. Bitte setzen Sie sich mit ihm in Verbindung. Zahlungsbedingungen: Durch Banküberweisung abzüglich 1 % Skonto, innerhalb von 20 Tagen nach Eintreffen der Verschiffungsdokumente. Seeversicherung: Wollen Sie bitte für unsere Rechnung decken. Rechnung: In doppelter Ausfertigung. Wir verlassen uns darauf, dass die Ware in jeder Beziehung einwandfrei ist, dem Muster entspricht und sorgfältig verpackt ist. Falls diese Lieferung befriedigend ausfällt, dürfen Sie weitere Aufträge erwarten. Schicken Sie uns bitte Ihre Bestätigung, Ihr Verschiffungsavis mit Konnossement, Versicherungspolice und Rechnung. Mit freundlichen Grüßen Fortsetzung auf der folgenden Seite 28 Kapitel 1: Theorie und Textbeispiele, Fortsetzung Textbeispiel 2 Gebrüder Reinmann & Co. Fredericastraße 16 D-10100 Berlin Bestellung Sehr geehrter Herr Menzler, Sie waren auf der Hannover-Messe so freundlich, mir ausführlich Ihre Kopiergeräte zu zeigen und zu erläutern. Notieren Sie bitte folgenden Auftrag: 20 Kopierer Modell ZX-T zum Stückpreis von € 850,00, einschließlich Verpackung, frei Bahn, gemäß den Bedingungen Ihres Prospektes. Als Anlage erhalten Sie einen Verrechnungsscheck über € 8500,00 ausgestellt auf die Berliner Diskonto Bank als Vorauszahlung für unsere Bestellung. Wenn die Geräte halten, was sie versprechen, bekommen Sie wahrscheinlich demnächst einen größeren Auftrag. Ich gehe davon aus, dass Sie mir dann einen Sonderrabatt und die üblichen Zahlungserleichterungen einräumen. Bitte bestätigen Sie den Empfang des beigefügten Schecks, und schicken Sie mir die Versandanzeige. Mit freundlichen Grüßen Roger Denis Anlage: 1 Scheck Textmuster 3 Sehr geehrte Herren, besten Dank für Ihr Angebot und das überlassene Muster des Artikels 88311/46 Mit der Qualität des Materials sind wir zufrieden, der Preis scheint uns aber etwas zu hoch zu sein. Von einem anderen Lieferanten in Italien wurde uns eine ähnliche Qualität zu DM 15,- pro Meter angeboten. Wenn Sie uns den gleichen Preis machen könnten, dürfen Sie mit einer Bestellung von 30 Stück rechnen. Es würde uns freuen, wenn es Sie unseren Vorschlag annehmen könnten. Mit freundlichen Grüßen Fortsetzung auf der folgenden Seite 29 Kapitel 1: Theorie und Textbeispiele, Fortsetzung Redewendungen • • • • • Wir bestellen auf Grund lhrer Preisliste Nr. ... Auf Empfehlung von Herrn Fritz Kutznik bestelle ich/bestellen wir ... Wir haben Ihre Mustersendung durchgesehen und bestellen … lch habe Ihre Anzeige in der ... Zeitung gelesen und bestelle … Nach Rücksprache mit Ihrem Vertreter bestellen wir: o 10 Dtzd. Tischtücher 1151165, Muster Nr. 312, zum Preis von € --,-o 5 Küchengestelle, Eichenholz, geschnitzt, mit 6 Gewürztönnchen und je 1 Mehl- und Salzfass, zum Preis von € --,-o 10 Aluminiumkochtöpfe, glatte zyfindrische Form, Inhalt 2l, 16 cm Ø, Wanddicke 1,5 mm, € --,-- das Stück o 20 Karton Briefpapier 25125, Büttenpapier gehämmert, elfenbeinfarben, zum Preis von € --,--DM • Ich erwarte die Sendung noch vor Ostern als Eilgut. • Wir holen die Waren am ... mit unserem Lkw ab. • Die Sendung muss spätestens am ... in unseren Händen sein, sonst verweigem wir die Annahme. • Bitte liefern Sie an Herrn Spediteur Knackmuss, der nähere Anweisungen hat. • Bitte gewähren Sie uns drei Monate Ziel. • Erheben Sie bitte den Betrag der Rechnung durch Nachnahme. • Wir sind damit einverstanden, dass Sie einen Wechsel auf uns ziehen. • Sollte die Qualität nicht zusagen, werden wir Ihnen die Ware zurücksenden. Wir wiederholen Ihre Bedingung: Umtausch binnen acht Tagen. • Sorgen Sie bitte für eine neutrale Verpackung, da ich ... 30 Kapitel 2: Übungen Ergänzen Sie Sehr ................ ......... Schneider, .... (Präpos.) unser... Bedauern müssen wir Ihnen mitt......, daß wir Ihre Bestellung ...... (Präpos.) 200 Herrenanzüg... nicht rechtz....... liefern können. Unser... Rohstofflie..... teilte uns soe..... mit, daß die von uns rechtz........ best.......... Herstellungsstoffe er... in etwa 5 Tagen eintr...... können. Die in letzt.... Zeit zahlreich eingeh......... Lieferungsauft....... führten zu einer vollst.......... Räumung unserer Lagerbest....... ....... (Präpos.) diesem Grund mußten wir neue Rohst........ bestellen. Daß diese Lieferung nicht rechtzeitig erf........ kann, ist ein unange......... Zwischenfall, für d.... wir .... (Präpos.) Entschuldigung bitten. Als Entschä.......... für die verspä...... Lieferung werden wir Ihnen bei nächst... Gelegenheit ein S............angebot unter.......... Sehr ............. ....... Munter, ..... haben uns afgr...... Ih...... gut.... Sortiments an Neuheiten auf dem Spielzeugmarkt und der güns...... Zahl.... ............. entschlossen, einige Ihr... Art....... aufzunehmen. Unser... Einkäufer, Herr Martin, wird Sie am 20. November besuchen und anh...... Ihr.... Musterkollektion Zielkäufe für das Weihnachtsgeschäft tätigen. Wir würden es begrüßen, im Rah..... unserer gesch.......... Beziehungen die jewei........ Zahlungsbedingungen von Mal zu Mal zu regeln. Für die bevorst......... Weihnachtssai.... schlage ich ....., 50% der Summe bei Lie........... zu zahlen, den Rest inner... zwei..... Monat.... Wir w....... für eine kurze Bestä......... dankbar. Redaktionsübung 1 Sie sind Sekretär(in) bei RULAND AG, Bremerhafen und schreiben der Firma Frits Elken N.V. am 16.05.2003 folgenden Brief: • Sie danken für das Angebot und möchten folgendes bestellen: 3000 Handtücher mit eingewebtem Motiv "Ru33", gemäß Ihrer Zeichnung Sta 133 6c zu € 6,25 pro Stück, netto. • Sie sind mit den von der Fritz Elken N.V. genannten Lieferungs- und Zahlungsbedingungen einverstanden. • Was die Lieferzeit betrifft, möchten Sie den Lieferanten bitten, sein möglichstes zu tun, bereits Mitte Juni eine Teilmenge abzusenden, weil Sie die Tücher dringend benötigen. • Schließen Sie den Brief höflich ab, indem Sie sagen, dass Sie der Rückäußerung des Lieferanten mit Angabe des endgültigen Abgangsdatums der ersten Partie gern entgegensehen. Fortsetzung auf der folgenden Seite 31 Kapitel 2: Übungen, Fortsetzung Redaktionsübung 2 Graves & Palmer Ltd., Postfach 337, Adelaide, Australien, danken der Firma Mystikum GmbH, Parfums & Feinseifen, Kaiserstraße 35, D-60100 Frankfurt 1, für die Preisliste und die Musterkollektion. Das Angebot von Mystikum GmbH sagt Graves & Palmer Ltd. zu. Zur sofortigen Lieferung bestellen sie: Nr. Gegenstand 1277 Kämme 1500 Feinseife 4885 Parfum 10 cl Anzahl 120 50 15 Stückpreis netto € 1,00 € 3,75 € 30,45 Versand frachtfrei Grenze, nach den Bedingungen der Mystikum GmbH. Graves & Palmer schlagen folgende Zahlungsbedingungen vor: Die Hälfte des Rechnungsbetrages bei Sendung der Versandpapiere durch Überweisung an die Deutsche Auslandsbank in Frankfurt/Main, der Rest nach Empfang der Ware gegen Dreimonatsakzept. Redaktionsübung 3 Dem Sporthaus Mohrfeid in 49356 Diepholz, AmBruch37, liegt ein Katalog der Firma Sport-Heinemann aus 23759 Oldenburg, Postfach 32 vor. lhr Arbeitgeber Herr Mohrfeld beauftragt Sie, folgende Artikel daraus zu bestellen: 15 Stück Handbälle, Nr. 3604, Stückpreis 4,95 € 15 Stück Fußbälle, Nr. 3606, Stückpreis 6,54 € 20 Dosen Balifett, Nr. 3615, Stückpreis 10,25 € 12 Stück TT-Sets, Nr. 1813, Stückpreis 15,85 € Die Ware wird dringend benötigt, da nur noch geringe Restbestände vorhanden sind. Setzen Sie Preise nach lhrem Ermessen ein. Redaktionsübung 4 In der Modelitischlerei Klages & Co, in 67346 Speyer, Rheingraben 17 ist unerwartet der Elektromotor einer Kopierfräse ausgefallen, eine Reparatur ist wegen wichtiger Aufträge unbedingt erforderlich. Da es sich um eine Maschine älterer Bauart handelt, gibt es keinen Ersatzmotor. Es soll deshalb die Ankerwicklerei Anton Herbst in 67018 Ludwigshafen, Postfach 634 die erforderliche Reparatur schnelistens durchführen, der Motor wird durch einen hauseigenen Pkw vorbeigebracht. Schreiben Sie den Auftrag. 32 Modul 5: Das Kürzel Kapitel 1: Theorie und Übungen Was ist ein Kürzel? Ein Kürzel ist eine Kurzmitteilung für einen Kolegen, dem man den Inhalt des Zettels eigentlich lieber mündlich mitgeteilt hätte. Dadurch ist ein Kürzel grundsätzlich kurz. Man braucht keine vollständigen Sätze, man darf Symbole benutzen usw. Gefahren Es droht tatsächlich die Gefahr, dass das Kürzel unverständlich wird, wenn Sie zu viel abkürzen, kryptische Symbole anwenden oder sogar nicht konsequent sind im Gebrauch von allerlei Kurzwörtern. Hierarchie Seinem Chef darf man auch ein Kürzel schreiben, aber man muss da doch aufpassen, dass man höflich bleibt. Normal kann man eine Anweisung mit einem Infinitiv formulieren, z.B.: den Kunden anrufen, oder Dossier 2258 bitte gründlich lesen. Beim Chef muss man das alles mehr in der Form eines Vorschlags formulieren, z.B. Könnten Sie bitten den Kunden anrufen? Grammatik In einem Kürzel werden häufig Artikel und Pronomina, die Verben “sein” und “werden” ausgelassen. Falls Sie das auch tun, kontrollieren Sie dann, ob der Text noch korrekt verstanden werden kann, und ob er nicht doppeldeutig wird. Übung Sie sind zu Hause mit ihrem dreijährigen Sohn Jörg. Ihr Partner ist im Büro und kommt erst um 16.00 Uhr nach Hause. Es ist 15.00 Uhr, um 16.00 Uhr müssen Sie Ihre Tochter Ursula und Nathalia, das Töchterchen der Nachbarn, am Kindergarten abholen. Plötzlich hören Sie ein Geschrei. Jörg hat sich den Finger zwischen die Tür gesteckt. Es blutet fürchterlich. Der Kleine heult wie verrückt. Der Finger kann gebrochen sein. Sie müssen also direkt ins Krankenhaus fahren, in die Notaufnahme. Sie wissen nicht wie lange alles dauern wird. Sie können später aus dem Krankenhaus noch anrufen. Er/Sie darf allerdings nicht vergessen, die BEIDEN Kinder abzuholen, spätestens um 16.15 Uhr. Schreiben Sie Ihrem Partner / Ihrer Partnerin ein Kürzel. 33 Modul 6: Telefonieren Kapitel 1: Theorie und Beispiele Fallbeispiel Telefonistin: Müller: Telefonistin: Müller: ….. schmer, guten Morgen? Mit wem, bitte? Mit Kretschmer sprechen Sie! Ach, ähh.. Hier ist Müller vom Arbeitsamt, kann ich Frau Mayer sprechen? Telefonistin: Mome.. (klick)! (20 Sekunden Stille) Telefonistin: Äähmm, der Anschluss ist besetzt, warten Sie einen Augenblick? (klick)! (40 Sekunden Stille) Telefonistin: Auf wen warten Sie? Müller: Auf Frau Mayer. Telefonistin: Wie war Ihr Name schon wieder? Müller: Müller, vom Arbeitsamt. Telefonistin: Einen Augenblick noch ... (klick)! Dorothea Nohl: Guten Morgen. Müller: Spreche ich mit Frau Mayer? Dorothea Nohl: Nein, hier ist Dorothea Nohl. Wollten Sie Frau Mayer sprechen? Müller: Ja! Wollte ich, ja! Dorothea Nohl: Dann sind Sie falsch verbunden. Ich verbinde Sie mal wieder mit der Vermittlung. (klick)! Telefonistin: Vermittlung? Müller: Gnädige Frau, ich hatte Sie um Frau Mayer gebeten, aber Sie haben falsch durchgestellt! Telefonistin: Nun, mein Herr, das ist gar nicht möglich, aber ich verbinde noch einmal. Wie war der Name doch wieder? Müller: Hier spricht immer noch Müller vom Arbeitsamt. Telefonistin: Mome... (klick)! Frau Mayer: Ja-a. Buchhaltung? Müller: Spreche ich jetzt mit Frau Mayer? Frau Mayer: Ja, aber wer sind Sie denn? Sich melden • Der Angerufene meldet sich als erster. • In Deutschland gilt immer noch, dass man erst den Firmennamen nennt und dann erst grüßt: “Firma Kretschmer, guten Morgen!”. Es ist aber nicht verboten, erst zu grüßen und dann den Firmennamen und den eigenen Namen zu nennen. • Wer sich meldet, muss darauf achten, dass er nicht mit dem Sprechen anfängt, bevor sich der Hörer vor dem Mund befindet. • Auch innerhalb der Firma kann “Guten Morgen” gebraucht werden • Wer auf einem Display die Telefonnummer des Anrufers erkennt, begrüßt ihn doch besser nicht mit “Guten Morgen, Herr X”, weil Herr X dann meistens total überrascht ist. Fortsetzung auf der folgenden Seite 34 Kapitel 1: Theorie und Beispiele, Fortsetzung Den Namen des Gesprächspartners nennen • Man sollte den Namen des Gesprächspartners hin und wieder mal nennen. Das erhöht die Verbindlichkeit und ist auch administrativ nützlich. • Wer telefoniert hebt den Hörer am Besten mit der linken Hand ab, damit er mit der rechten sofort den Namen notieren kann. Man braucht also auch Zettelchen und etwas zum Schreiben. Namen, Zahlen, Termine • Wenn man einen Namen nicht sofort verstanden hat, bittet man den Gegenüber am Besten sofort, den Namen zu Buchstabieren. Es wäre peinlich, wenn man auch das zweite Mal den Namen nicht verstünde. • Namen, Zahlen, Termine muss man wiederholen: So kann man die Richtigkeit kontrollieren (lassen) und der Gegenüber fängt normalerweise an, langsamer zu “diktieren”. Kurzunterbrechung Manchmal ist eine kurze Unterbrechung des Gespräches nötig: Man muss etwas nachschlagen, das Gespräch weiterleiten, schnell Unterlagen herbeischaffen usw. Dann gelten folgende Regeln: • Man bittet um ein wenig Geduld (Einen Augenblick, bitte, Frau X) • Man sagt, was man tun will (..Ich schlage das mal nach/ Ich hole den Bestellzettel / Ich frage kurz meine Kollegin/ ..Ich verbinde …) • Man versetzt den Gesprächspartner immer in die Warteposition (Er hört dann Musik und nicht was im Büro alles passiert) Der zuständige Kollege ist nicht da Wenn man ein Gespräch weiterleiten muss, und der Kollege ist nicht da oder im Gespräch, hat man folgende Möglichkeiten: • man bietet dem Anrufer die Wahl zwischen Warten und zurückrufen bzw. zurückgerufen werden (z.B. Warten Sie noch oder soll Herr X Sie später anrufen? / Warten Sie noch oder rufen Sie später (in einer Stunde, heute Nachmittag, ..) noch einmal an?) • man bietet an, selbst eine Lösung zu finden • man bietet an, dass ein anderer Kollege hilft. Zeit nötig um eine Antwort zu finden • Wenn man Zeit braucht, um eine Antwort zu finden, teilt man dies dem Gesprächspartner mit. Man bittet um Verständnis und nennt einen realistischen und akzeptablen Termin; innerhalb von dem man die Antwort sicher gefunden haben wird. • Findet man trotzdem nicht schnell genug die Antwort, dann ruft man rechtzeitig aufs Neue an, bittet um Verständnis und vereinbart einen neuen Termin. Fortsetzung auf der folgenden Seite 35 Kapitel 1: Theorie und Beispiele, Fortsetzung Das Gespräch abschließen • Der Anrufer schließt das Gespräch ab. • Man wiederholt eventuell noch einmal das wichtigste Fazit (Termin, Bestellung, Datum, …) • Kann der Anrufer nicht selbst abschließen, dann führt man ihn dazu, indem man fragt, ob er sonst noch etwas haben/wissen möchte. Lautet die Antwort nein, dann kann man abschließen. 36 Kapitel 2: Übungen Gruppenarbeit • Reservieren Sie beim Restaurant "Zum gestiefelten Kater" einen Tisch für heute Abend. Sie wollen Fische essen. (Lachs, Kabeljau, Knurrhahn). Der Gastwirt kann nur Lachs servieren. • Reservieren Sie für heute Abend zwei Plätze für die Aufführung des Theaterstücks "Der Schwarzwald" im Theater "die Wühlmaus" in Berlin. Es gibt noch Plätze. Sie wollen Parterre sitzen. Das kostet DM 18,-. Spätestens eine Viertelstunde vor dem Anfang der Aufführung müssen Sie die Eintrittskarten am Schalter abholen, sonst werden sie weiterverkauft. • Sie wollen Information über Gartenhäuschen. Sie rufen die Firma Wolff an. Sie interessieren sich nur an kleinen Gartenhäuschen bis 1000 Mark. Die Dame am Telefon kann Ihnen nur größere Gartenhäuschen anbieten, sie kosten aber wenigstens 1500 Mark. Dafür werden sie aber auch montiert und gebeizt. • Sie rufen die Firma Helbig an, um den Preis für Frottierhandtücher zu kennen. Sie möchten zum Neujahr 50 Stück bestellen für Ihre Kinder und Enkelkinder. Bedingen Sie einen günstigen Preis. Skonto wird eigentlich nur ab 50 Stück gestattet. Die Handtücher kosten normalerweise 15 Mark. Sie können aber einen Rabatt von 5 % bekommen. Situationsbeschreibung Die Firma Seifert GmbH produziert 25 Töne von farbigem Fugenmörtel. Die Firma hat einen sehr guten Ruf und garantiert eine totale Farbenstabilität und -identität. Ein Kunde, Bauunternehmer Höchst aus Potsdam (Brandenburger Gasse 19, Potsdam), möchte für eine riesige Neusiedlung in Berlin Mörtel mit einer anderen Farbe bekommen. Er braucht etwa 30 Tonnen. Bauuternehmer Höchst ist heute Vormittagim Büro gewesen und hat frau Drosdowsky, einer Verkäuferin, die Frage gestellt, ob er andersfarbigen Mörtel bekommen könne. Frau Drosdowsky konnte natürlich keine definitive Antwort geben. Die Seifert GmbH produziert normalerweise nur die 25 im Katalog angeführten Farbtöne. Da es sich aber um eine nicht unwichtige Menge handelt, hat Drosdowsky Herrn Höchst versprochen, dass er heute Nachmittag eine Antwort bekommt. Leider ist nämlich der Produktionschef, Dr. Klaus Kabys, erst um 14.30 Uhr in der Firma anwesend. Nur er kann eine Entscheidung treffen. Fortsetzung auf der folgenden Seite 37 Kapitel 2: Übungen, Fortsetzung Aufträge Schreiben Sie als Frau Drosdowsky ein Kürzel für Herrn Kabys. Sie teilen ihm mit, dass er sich entweder mit Ihnen (Binnennummer 889) oder aber mit Höchst selbst (Telefonnummer 123 45 67) in Verbindung setzen möge. Natürlich beschreiben Sie ihm kurz die Situation. Führen Sie das Telefongespräch zwischen Bauunternehmer Höchst und Produktionsleiter Kabys. Höchst verlangt leicht rosa Fugenmörtel und zwar nächsten Monat. Kabys kann ihm das liefern, sogar schon in vierzehn Tagen, aber die gewünschte Menge ist relativ klein. Das macht sie auch entsprechend teurer. Fugenmörtel kostet normalerweise € 8,50 je 50 kg. Wenn aber für 30 Tonnen die Maschinen sauber zu machen sind, das Arbeitsschema umzugestalten ist, Farbproben gemacht werden müssen, das Trocknen zu kontrollieren ist usw., wird sich der Preis wenigstens auf DM 12,50 belaufen. Überdies kann der Kunde am besten sofort eine zu große Menge bestellen, denn eine zweite Mischung könnte einen leicht abweichenden Farbton ergeben. Höchst ist dazu bereit, sicherheitshalber 10 % mehr Mörtel zu bestellen und auch mehr zu bezahlen. Er verlangt aber eine schriftliche Bestätigung seiner Bestellung und zwar noch diese Woche. 38 Die Welt der Sekretärin Kapitel 1: Einige Texte über Sekretär(inn)e(n) und ihre Chefs Berufsbild im Wandel Berufsbild im Wandel Bonn - Internationalisierung, neue Technologien, fortschreitende Vernetzung und EMail-Kommunikationskultur haben ebenso Auswirkungen auf das Berufsbild der Sekretärin wie der Abbau von Hierarchien und die Bündelung von Aufgaben. Zu diesem Schluss kommt eine Umfrage des Weiterbildungs-Veranstalters Management Circle in Kooperation mit dem Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e. V. Gefragt ist in zunehmendem Maß die kompetente, engagierte Assistentin, die zusätzlich Sekretariatsaufgaben übernimmt. Fähigkeiten, die ehedem als Zusatzqualifikation galten - Fremdsprachen, betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse, der Umgang mit neuen Medien - werden heute als selbstverständlich vorausgesetzt. Die "rechte Hand" des Chefs braucht Gespür im Umgang mit Mitarbeitern, soziale Kompetenz und Einfühlungsvermögen. Voraussetzung für beruflichen Erfolg, so ein Ergebnis der Erhebung, sei permanente Lernbereitschaft. 80 Prozent der Befragten besuchten mindesten eine Weiterbildungsmaßnahme pro Jahr. Oberste Priorität hätten dabei Schulungen im Bereich IT-Wissen, gefolgt von solchen für Personalwissen, Kommunikation und Rhetorik. Umfrage über Sekretärinnenzufriedenheit Deutschlands Sekretärinnen: Unglückliche Allround-Talente Hohe Anforderungen und wenig Mitspracherecht Bonn – Deutschlands Sekretärinnen sind Allround-Talente. Sie beherrschen Computer so perfekt wie die Kaffeemaschine, sprechen in der Mehrzahl Englisch, verfügen über profunde Betriebswirtschaftskenntnisse und sind alles andere als Befehlsempfängerinnen. Glücklich aber sind sie nicht. Nur für 19 Prozent ist ihr Job auch ihr Traumberuf. Dies geht aus zwei Untersuchungen des Bonner Informationsdienstes hervor. Eine Auswertung von Stellenanzeigen in großen deutschen Tageszeitungen ergab: Deutschlands Chefs fordern zu allererst Kenntnisse in Office-Anwendungen am PC (77 Prozent), in fast 60 Prozent der Anzeigen werden Englischkenntnisse erwartet und nach nahezu 45 Prozent der Stellenangebote sollte die Bewerberin komplexe wirtschaftliche Zusammenhänge verstehen können. Ein gepflegtes Äußeres scheint so selbstverständlich zu sein, dass es in Anzeigen kaum erwähnt wird (3,7 Prozent). Der tatsächliche Sekretärinnenalltag sieht dann aber etwas anders aus, wie eine Online-Umfrage des Informationsdienstes zeigte, an der sich 945 Sekretärinnen beteiligten. Trotz ihrer Kenntnisse können nur 15 Prozent an Chefentscheidungen eindeutig mitwirken. Und nur ein Drittel behauptet von sich, dass ihre Chefs ihnen uneingeschränkt zuhören. Auch wenn in jeder zweiten Stellenanzeige Selbstständigkeit und Initiative eingefordert wird, so darf offenbar nur jede fünfte Sekretärin (22 Prozent) diese Fähigkeit auch voll anwenden, 70 Prozent werden mehr oder weniger von ihren Chefs fremdbestimmt. Kein Wunder, dass etwa genau so viel (73 Prozent) mehr oder weniger häufig immer wieder mal daran denken, den Job zu wechseln. Fortsetzung auf der folgenden Seite 39 Kapitel 1: Einige Texte über Sekretär(inn)e(n) und ihre Chefs, Fortsetzung Sekretärin – “gute Seele” mit Organisationstalent Sekretärin - "gute Seele" mit Organisationstalent Noch immer hat der Berufsstand gegen unattraktive Klischees zu kämpfen. "Nur wenige wollen sich Sekretärin nennen und bevorzugen Bezeichnungen wie Assistentin oder OfficeManagerin", sagt Sabine Jansen vom Bundesverband Sekretariat und Büromanagement (bSb) in Mannheim. Doch egal, welche Bezeichnung gewählt wird, die Sekretärin ist in den meisten Unternehmen die "gute Seele des Betriebs" und oft auch Mädchen für alles. Wichtigste Voraussetzungen sind Verschwiegenheit, gute Umgangsformen, selbstsicheres Auftreten, Flexibilität und Fingerspitzengefühl. Schließlich repräsentiere die Sekretärin den Chef und das Unternehmen. Sie dient als Schnittstelle zwischen Angestellten und der Geschäftsführung. Der Quereinstieg ist typisch für den Beruf, eine einheitliche Ausbildung gibt es nicht. Wer Sekretärin werden will, sollte auf jeden Fall eine Ausbildung als Fremdsprachen- oder Europasekretärin machen - ohne Fremdsprachen läuft gar nichts. Wer kein kaufmännisches Wissen mitbringt und nur mühsam mit drei Fingern auf der Tastatur tippt, hat es schwer. Fortbildung ist also nötig: Informations- und Bürotätigkeiten, Kommunikationstechnik, so genanntes Hintergrundwissen wie Personal- und Arbeitsrecht und Führungsstile sowie als letztes Betriebswirtschaft sind unverzichtbar. Langweilig wird es in diesem Beruf nie. Natürlich muss auch mal Kaffee gekocht werden, aber auch Sitzungen und Präsentationen sind vorzubereiten, die Post zu bearbeiten, Reisen für die Vorgesetzten zu organisieren. Allgemeine Sachbearbeitungsaufgaben müssen erledigt werden, Blumen für das Firmenjubiläum eines Kunden sind zu bestellen und der Chef ist daran zu erinnern, dass ein Mitarbeiter Geburtstag hat. Geregelte Arbeitszeiten sind die Ausnahme, Engagement wird durchaus gut bezahlt. Britta Schmeis Auskunft: Bundesverband Sekretariat und Büromanagement, Friedrichstraße 47, 68199 Mannheim (Tel.: 0621/ 8414820). Kapitel 2: Übungen Kommentieren Die drei Artikel beleuchten den Beruf einer Sekretärin aus drei unterschiedlichen Blickwinkeln. Beschreiben Sie kurz die drei Perspektiven und kommentieren Sie. Insgesamt etwa 300 Wörter. 40
