Die Personalplanung mit der Revierverwaltung
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Software für die moderne Gebäudereinigung Gaby2000 Ltd. & Co. KG Software und Beratung Produkt - Beschreibung GABY2000® Vorkalkulation Auftragsverwaltung Personalplanung Lohn- und Gehaltsabrechnung Finanzbuchhaltung Nachkalkulation Leistungsverzeichnis Kundenschnittstelle Software zur Bearbeitung der administrativen Aufgaben Gebäudereinigung Personalplanung Software für die moderne Gebäudereinigung Gaby2000 Ltd. & Co. KG Software und Beratung ANWENDUNGSGEBIETE • • Gebäudereinigungsunternehmen Administrative Auftragsbearbeitung LEISTUNGSUMFANG • Einrichtung und Pflege von Kunden-; Objekt- und Auftragsdaten NUTZEN • • • Durch die Anwendung der Software wird der Aufwand zur Erledigung der notwendigen und anfallenden Arbeiten auf ein notwendiges Maß reduziert - Zeitersparnis. Automatisierte Abläufe garantieren eine gleich bleibende Qualität in der Erledigung der Arbeiten. Optimales Hilfsmittel für die täglichen Aufgaben. VORTEILE • Alle Aufgaben werden direkt am Bildschirm erledigt, langwieriges Suchen in Ordnern und Belegen entfällt. TECHNIK • • • • • • • • MS - Windows ® 32-Bit-Anwendung Voraussetzung ist ein handelsüblicher PC mit dem Betriebsystem Windows XP, Windows 7 (auch in der 64-Bit-Version) oder Windows 8. Eine Bildschirmauflösung von mindestens 1.280 x 720 Pixel. Alternativ kann GABY2000® mit Windows Server „TerminalServices“ eingesetzt werden. Datenhaltung auf einem Windows SQL – Server, ab Version 2000. Bei Mehrplatzinstallationen wird dieser auf einem Zentralserver installiert. Universelle Mehrplatz- und Mandantenfähigkeit der gesamten Anwendung. Die Datenmenge ist, je nach verwendeten SQL Server, nur durch den Speicherplatz auf dem Server beschränkt. Eine Löschung von Daten und/oder Teilen von Daten ist nicht notwendig. Dadurch kann auf, auch weiter zurückliegende Zeiträume, jederzeit zugegriffen werden. Die Software macht die Benutzung von Ordnern oder Dateien, wie bei den handelsüblichen Office – Produkten erforderlich, überflüssig. Kurze Einarbeitungszeit durch leicht verständlichen Softwareaufbau und ausschließliches Arbeiten mit der vertrauten Windows® Oberfläche. Die Software stellt Schnittstellen für die Übergabe von Daten an MS - Word®, MS - Excel® und MS Access® zur Verfügung. Diese MS - Produkte sind jedoch im Lieferumfang nicht enthalten. BEDIENUNG • In allen Masken werden am linken oberen Bildschirmrand so genannte Buttons (kleine quadratische Schaltflächen) mit Symbolen angegeben. VERARBEITUNGEN / MODULE • Stammdaten • Terminplanung / Dienstplandruck • Revierverwaltung / Verarbeitungen o Personal o Mitarbeiterplanung o Mitarbeiternachweis o Sollstellung o Mindestlohnüberwachung • Listen und Auswertungen o Lohnerfassungsliste Personal Objekt o Mitarbeiter Arbeitszeitnachweis o Plan- / Arbeitszeitüberschneidungen o Wege- und Zwischenzeiten Überwachung Personalplanung Software für die moderne Gebäudereinigung Gaby2000 Ltd. & Co. KG Software und Beratung Personalplanung Revierverwaltung Die Revierverwaltung bietet die Möglichkeit einen Kundenauftrag zu strukturieren. Neben den wichtigen Angaben im Hinblick auf die Arbeitszeit werden dort auch die Daten für die beauftragten Mitarbeiter, sowie die zu erbringenden Leistungen verwaltet. Dazu kumuliert das Programm die Daten der Auftragsverwaltung; des Leistungsverzeichnisses, sowie der Lohnund Gehaltsabrechnung. Es können sowohl fest zugeordnete Mitarbeiter, aber auch Springerreviere, mit wechselnden Mitarbeitern, angelegt und verwaltet werden. Fällt der fest zugeordnete Mitarbeiter aufgrund von Krankheit, Urlaub oder aus anderen Gründen aus, so wird die Vertretung hier hinterlegt, so dass die Arbeiten planvoll ausgeführt werden können. Die Revierverwaltung bildet mit ihrer Terminplanung die Grundlage für die vom Gesetzgeber geforderten Stundenlisten und ermöglicht, in einem späteren Arbeitsgang, die zeitsparende Erfassung und die damit verbundene Dokumentation der geleisteten Arbeitsstunden. In Objekten, welche selber Betriebsferien abhalten, trägt die Auftragsverwaltung diese in den Objektstammsatz ein und die Revierplanung berücksichtigt diese Korrekturen automatisch. Diese klaren Strukturen unterstützen die Verwaltung, aber auch die Objektleitung, optimal zur Erledigung der Aufgaben. Durch die einfache Bedieneroberfläche ist es ein Leichtes, Änderungen zu planen und in den laufenden Geschäftsbetrieb einzuordnen. Zusätzlich wird die Revierhistorie hier einsehbar, ohne das auf Ordner oder Ausdrucke aus dem Ablagesystem zurückgegriffen werden muss. Informationen stehen in sekundenschnelle am Bildschirm zur Verfügung. Software für die moderne Gebäudereinigung Gaby2000 Ltd. & Co. KG Software und Beratung Personalplanung Arbeitsplan - Stundenliste Die Anwesenheitslisten dokumentieren die in der Revierverwaltung hinterlegten Daten und werden wahlweise in der Betriebstätte oder dem Kundenobjekt geführt. Diese Listen erfüllen den Anspruch des Gesetzgebers an die Rahmenbedingungen zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeiten. Zusätzlich bieten Sie die Möglichkeit Abweichungen von der Planung einzutragen, so dass diese später bei der Arbeitszeiterfassung berücksichtigt werden können, ohne, dass umständliche Recherchen betrieben werden müssen. Software für die moderne Gebäudereinigung Gaby2000 Ltd. & Co. KG Software und Beratung Personalplanung Lohnsollstellung Nach Auswahl des zu bearbeitenden Objektes erstellt die Lohnsollstellung einen Vorschlag zur Erfassung der Arbeitszeiten, auf der Grundlage der Arbeitsplanung. Ersatzlohnarten, wie z.B. Lohnfortzahlung für Urlaub oder Krankheit, werden dabei ebenso automatisch berücksichtigt, wie die geplanten Vertretungen. Dies führt zu einer transparenten Betrachtung der aufgewendeten Produktivlöhne und der erbrachten Lohnersatzleistungen. Die Erfassung erfolgt im Negativverfahren, d.h. es werden nur dann Daten manuell eingegeben, wenn von der ursprünglichen Planung Abweichungen zu verarbeiten sind. So sind selbst große Datenmengen innerhalb sehr kurzer Zeit verarbeitet. Software für die moderne Gebäudereinigung Gaby2000 Ltd. & Co. KG Software und Beratung Personalplanung Lohnsollstellung Abweichungen in der täglichen Arbeitszeit werden, wie vom Gesetzgeber gefordert, im Zeitformat erfasst und gespeichert. Damit stehen, für den Fall einer Prüfung durch den Zoll, belastbare Unterlagen zur Verfügung. Diese Informationen können auch dazu verwandt werden, wenn die Frage beantwortet werden muss, welcher Mitarbeiter an welchem Ort, zu welcher Uhrzeit gearbeitet hat. Zusätzlich verfügt das Programm der Lohnsollstellung über nützliche Zugriffe auf weitere Informationen und Module, ohne das dazu das Programm gewechselt werden muss. Aufruf der Urlaubs- und Fehlzeitendokumentation des bearbeiteten Mitarbeiters Konverter Uhrzeit – Industrieformat Industrieformat - Uhrzeit Arbeitszeitrechner Verstetigter Lohn Überwachung Einhaltung des Mindestlohngesetzes Ferien und Feiertagsübersicht unter Betrachtung des Bundeslandes Ansicht der Tagesarbeitszeiten Über die Lohnsollstellung lassen sich alle Arbeiten zur Erfassung der Lohndaten damit erledigen, ohne, dass der Zugriff auf andere Programme notwendig wird. Software für die moderne Gebäudereinigung Gaby2000 Ltd. & Co. KG Software und Beratung Personalplanung Wege- und Zwischenzeiten Neben den Arbeitszeiten sind die Wege- und Zwischenzeiten zur Lohnabrechnung heranzuziehen. Dieses Programm errechnet diese Daten entweder bereits im Vorfeld, aufgrund der Planungsdaten, aber auch im Nachhinein, nach erfolgter Lohnsollstellung. Dies verleiht Ihnen die notwendige Sicherheit im Umgang mit diesem heiklen Thema und stellt Ihnen, für den Fall der Prüfung durch die Sozialversicherung, belastbare Daten zur Untermauerung Ihrer Abrechnung zur Verfügung. Einen zusätzlichen Nutzen erhält diese Auswertung dadurch, dass die Zeiten in einem halbstündigen Rhythmus ausgewiesen werden und eventueller zusätzlicher Bedarf an Arbeitszeiten darüber genutzt werden kann. In Verbindung mit dem ebenfalls vorhandenen Routenplaner können die anzufahrenden Arbeitsstätten so vom Weg und von der Zeit optimiert werden. Der Routenplaner ordnet die Abfolge der Objekte in eine optimierte Form und vermeidet so unnötige Warte- oder Ausfallzeiten.
