Optimierung der Datenerfassung in Baden - DVMD
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Entwicklungen am Klinischen Krebsregister – Optimierung der Datenerfassung in BadenWürttemberg und an der Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand Onkologischer Schwerpunkt Göppingen Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand DVMD Fachtagung 2011 OS P Datenerfassung für das Landeskrebsregister in Baden-Württemberg 1 Ab Meldejahr 2009: Onkologische Schwerpunkte und Tumorzentren (ab Erstdiagnose 2009, die beim Melder diagnostiziert oder weiterbehandelt wurden) (Meldestufe 1) Ab Meldejahr 2011: weitere Kliniken und niedergelassene Arztpraxen (ab Erstdiagnose 2011) (Meldestufe 2) Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand DVMD Fachtagung 2011 OS P Datenerfassung für das Landeskrebsregister in Baden-Württemberg – Meldeverfahren (vereinfachte Darstellung) Melder 1 liefern Daten Melder 2 liefern Daten Melder 3 liefern Daten Das Landeskrebsregister sammelt die Daten von allen Meldern und fügt sie zu einem einheitlichen patientenbezogenen Datensatz zusammen. Liefert vervollständigte patientenbezogene Datensätze (z.B. von Melder 1 +2) + Auswertungen Melder 1 Melder 2 Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand DVMD Fachtagung 2011 Melder 3 OS P Zu meldende Daten OSP Göppingen an das Landeskrebsregister 1 • Solide Karzinome + Maligne Systemerkrankungen (C00.0 – C96.9) • Carcinoma in situ (D00.0-D09.9) • Neubildungen unklarer Dignität (D37.0 – D48.9) • Gutartige Hirntumoren sowie gutartige Tumoren des peripheren Nervensystems (D32.0-D33.9; D35.2 – D35.4; D36.1) Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand DVMD Fachtagung 2011 OS P Zu meldende Daten OSP Göppingen an das Landeskrebsregister 2 Diagnosedaten: Diagnosedatum, ICD-10 Code, ICD-O für die Tumorlokalisation, Vorliegen früherer Tumoren, TNM-Klassifikation bzw. weitere Klassifikationen (z.B. Ann-Arbor), Östrogen-, Progesteronrezeptor-, Menopausenstatus, Histologiecodes inklusive Grading Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand DVMD Fachtagung 2011 OS P Zu meldende Daten OSP Göppingen an das Landeskrebsregister 3 Therapiedaten: Therapiearten, Therapiebeginn und –ende, Therapiebeurteilung, bei Operationen zusätzlich die OPSCodes für die OP-Prozeduren sowie die postoperative Residualklassifikation Administrative Daten: Patientenstammdaten inklusive Staatsangehörigkeit (deutsch – nicht deutsch) Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand DVMD Fachtagung 2011 OS P Zu meldende Daten OSP Göppingen an das Landeskrebsregister 4 Nachsorgedaten (Follow up) Nachsorgedatum, aktuelles Tumorgeschehen (u.a. Vollremission, Auftreten eines Lokalrezidivs oder Metastasen) Sterbedatum Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand DVMD Fachtagung 2011 OS P Datenquellen am OSP Göppingen • Pathologiebefunde, Arztbriefe (als Durchschlag an die Tumordokumentation sowie als elektronische Variante im KIS) • Schnittstelle KIS – Tumordokumentationssystem (Giessener Tumordokumentationssystem GTDS) seit Juni 2010 • In der Erprobungsphase im Juni und Juli 2010 parallel dazu ein manueller Datenbankabgleich KIS – GTDS anhand einer Exceldatei Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand DVMD Fachtagung 2011 OS P FolgendeSchnittstelle KIS-GTDS Folgende Merkmale werden monatlich übertragen: Patientenstammdaten Sterbedaten Tumorspez. ICD-10 + Codierungsdatum KIS ICD-10 der Fernmetastasen + Begleiterkrankungen GTDS OP-Datum + OPS-Codes (5er-Ziffer) Therapiedatum + OPS-Codes nicht-operativer Therapien wie Chemo oder Bestrahlung Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand DVMD Fachtagung 2011 OS P Arbeitsprozesse während dem Einlesen der Daten in das GTDS Das GTDS generiert selbstständig für die Stammdaten, Diagnosedaten und Therapiedaten die Dokumentationsmasken und bestückt die Merkmale in den dafür vorgesehenen Feldern. Ist ein Patient bereits im GTDS bekannt, werden neue im System noch unbekannte Daten wie zum Beispiel Therapien hinzugefügt. Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand DVMD Fachtagung 2011 OS P Arbeitsprozesse nach dem Einlesen der Daten in das GTDS • Generierung von alphabetisch sortierten Arbeitslisten aus dem GTDS: neu aufgenommene Tumordiagnosen (Fälle mit Erfassung abgeschlossen = nein). • Parallel dazu Dokumentation anhand von alphabetisch vorsortierten Arztbriefen/Histologiebefunden. Ergänzung von weiteren für die Tumordokumentation relevanten Merkmalen wie die Histologiecodes. • Danach Erstellung einer Arbeitsliste aus dem GTDS: Fälle mit neu übertragenen und noch nicht weiter verarbeiteten Therapien. Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand DVMD Fachtagung 2011 OS P Ergebnisse 104 Fällen (Erstdiagnosen Juni 2010) Davon 2 Fälle (= 1,9%) nicht gefunden 10 Fälle (= 9,6%) waren unbestätigte im gutartige Verdachtsfälle Hingegen wurden die Operationsdaten korrekt gefunden und übertragen. Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand DVMD Fachtagung 2011 OS P Diskussion – Vorteile 1 • Die Schnittstelle KIS-GTDS sorgt für eine Optimierung der Arbeitsabläufe durch Vorbelegung von Datenfeldern • Erhöhung der Datenvollzähligkeit • Vermeidung von Tippfehlern von Seiten des Dokumentars (z.B. bei den Patientenstammdaten, die von den Krankenversicherungskarten ins KIS eingelesen werden) Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand DVMD Fachtagung 2011 OS P Diskussion – Vorteile 2 • Optimierung der Meldestrukturen (die Zustellung von Arztbriefen an die Tumordokumentation kann auch vergessen worden sein) • Auch in der landesweiten Datenerfassung eine Steigerung der Datenvollzähligkeit und somit auch der Meldevergütungen • Eine Vernetzung der überregionalen Meldern kann vorort für eine Zeitersparnis innerhalb der Tumordokumentation sorgen, weiterhin Erhöhung der Datenvollzähligkeit (v.a. im Nachsorgebereich). Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand DVMD Fachtagung 2011 OS P Diskussion – Probleme 1 • Die Schnittstelle kann nur auf stationäre Aufenthalte zurückgreifen, da bei ambulanten keine ICD-10-Verschlüsselung im KIS vorhanden ist. Hier ist man nach wie vor auf Arztbriefe angewiesen. • Voraussetzung ist eine korrekte Codierung im KIS. Fehlerhafte, ungenaue bzw. fehlende ICD-10-Codes oder OPS-Codes kann eine Schnittstelle alleine nicht herausfiltern (z.B. C50.9 anstelle von C50.4). Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand DVMD Fachtagung 2011 OS P Diskussion – Probleme 2 • Liegt noch keine Entlassdiagnose vor, so wird vom System die Aufnahme- oder OP-Diagnose übertragen. Im Nachhinein kann sich aber eine benigne Diagnose herausstellen. • Datumsangaben im KIS stimmen nicht immer mit denen für die Tumordokumentation erforderlichen Datumsangaben überein, so kann beispielsweise das eigentliche Diagnosedatum vor dem Codierungsdatum liegen. Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand DVMD Fachtagung 2011 OS P Diskussion – Probleme 3 • Bei Patienten mit mehreren Tumoren kann die Schnittstelle die Therapien oder Metastasen nicht mehr eindeutig einem Tumor zuordnen. Dieses muss anschließend manuell erfolgen. Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand DVMD Fachtagung 2011 OS P Dokumentieren wir noch oder managen wir schon? – Fazit 1 Beides gleichzeitig. Zum einen durch Schnittstellen Erleichterung und Optimierung von Arbeitsabläufen, zum anderen vom Dokumentar Kontrolle der Daten sowie Ergänzung von tumordokumentationsrelevanten Merkmalen, die in den Abrechnungsdaten irrelevant sind. Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand DVMD Fachtagung 2011 OS P Dokumentieren wir noch oder managen wir schon? – Fazit 2 Die Kombination aus Arztbriefen und Schnittstelle ist derzeit optimal, um menschliche Fehler soweit wie möglich zu vermeiden und eine möglichst hohe Datenvollzähligkeit zu erreichen. Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand DVMD Fachtagung 2011 OS P Ausblick in die Zukunft 1 Eine Vermeidung von Arztbriefen ist angestrebt, um Ressourcen einzusparen. Problem: Bei ambulanten Aufenthalten werden keine ICD-10-Codes, somit auch keine Tumordiagnosen, im KIS dokumentiert. Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand DVMD Fachtagung 2011 OS P Ausblick in die Zukunft 2 • Möglichkeit 1: Anhand von Ambulanzlisten, die als Kopie an das Tumordokumentationsteam gelangen, sobald Tumorpatienten dort betreut werden. • Möglichkeit 2 (favorisiert): Regelung der Zugriffsmöglichkeiten der Schnittstelle auch auf ambulante Tumorpatienten (z.B. Einführung von besonderen Merkmalen im KIS). Derzeit in Bearbeitung mit der EDV-Abteilung. Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand DVMD Fachtagung 2011 OS P Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!!! Klinik am Eichert Göppingen Gerlinde Arand DVMD Fachtagung 2011 OS P
