Bessere Effizienz durch eine gemeinsame Software
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in der work ... for all! endung! w n A n e h c s ti k pra Welche Stammdaten sind das? work … for all! ist für uns deshalb ein guter Bertold Rubach: Zunächst die Kunden- und Gradmesser, um am Ball zu bleiben. Inzwischen Lieferantendaten. Wir pflegen neben den rei- erstellen wir auf Knopfdruck PDF-Angebote, nen Adressdaten inzwischen auch Kategorien die Kontakte synchronisieren sich automatisch wie die Branche oder die Teilnahme an einer auf unsere Smartphones, technisch ist alles auf unserer Veranstaltungen. dem neuesten Stand: Microsoft® SQL Server®, Dann natürlich der Artikelstamm: Inzwischen Microsoft® Office usw. haben wir über 500 Bausteine aus unserer Ingenieur- und Sachverständigenbüro Das Ingenieur- und Sachverständigenbüro Rubach und Partner ist seit Rubach und Partner 1996 in unterschiedlichen Bereichen der geologischen Ingenieursleistungen tätig. Seit 2005 arbeitet die Firma mit work … for all! Ingenieur- und Sachverständigenbüro Rubach und Partner Branche: Umwelt- und geotechnisches Bessere Effizienz durch eine gemeinsame Software Ingenieurbüro Gründung: 1996 Mitarbeiter: 11 Das Ingenieur- und Sachverständigenbüro gemeinsam mit dem Projekt befasst waren. Branche für das Angebots- und Rechnungswe- Welche Aspekte möchten Sie bei der Nut- sen formuliert. Wir können diese natürlich bei zung von work ... for all! besonders hervor- jedem Projekt individuell anpassen. Wir sind da- heben? durch viel schneller geworden und können die Bertold Rubach: In Büros wie unserem ist die Leistungen auch viel systematischer auswerten. Projektverwaltung besonders wichtig. Wir können in work … for all! unsere Projektstrukturen Wie arbeiten Sie mit dem Hersteller zu- und -nummern und auch die Ablage vollstän- sammen? dig abbilden. Die Dokumentenverwaltung er- Bertold Rubach: Wir kennen uns nun bereits laubt uns alle notwendigen Daten immer im fast 10 Jahre und haben natürlich teilweise Zugriff zu haben, d.h. jeder ist Nutznießer des feste Ansprechpartner für unsere „Spezialthe- Systems. Auch die Mandantenverwaltung ist men“. Dazu gehören die technischen Themen für uns wichtig. Damit können unsere Büro- und unsere individuellen Formulare. Da wir mit standorte und wirtschaftlich getrennte Berei- drei Mandanten und einem übergreifenden che mit eigener Buchführung innerhalb des Adress-Stamm arbeiten, ist das hilfreich: Man gleichen Systems geführt werden. kennt bei der poin.t GmbH unsere Einstellungen auf Datenbankebene. Mit welchen Kosten muss man rechnen? Bei Standardthemen kommen wir mit dem all- Bertold Rubach: Das Einführungsprojekt ko- gemeinen Support auch gut zurecht. Wir stete mit allen Schulungs- und Einrichtungsko- haben ja eigentlich keine exotischen Probleme. sten etwa 1.100,- € je Mitarbeiter. Natürlich Rubach und Partner aus Cloppenburg ist seit Damit war die Akzeptanz sehr hoch und nie- Adresse: fast 10 Jahren Anwender von work … for all! mand organisierte sich anschließend noch über Was hat sich denn im Laufe der Jahre alles schlossen, damit wir uns immer auf dem aktu- Niedriger Weg 47 Wir sprachen mit Herrn Rubach über die Er- individuelle Lösungen. getan? Wie kommen Sie mit Updates zurecht? ellen Stand der Software befinden und die 49661 Cloppenburg fahrungen seines Teams mit unserem Produkt. haben wir auch einen Wartungsvertrag abge- Bertold Rubach: Nach der Einführung im Jahre Hotline nutzen können. Die Kosten hierfür be- Wie war es denn vorher? 2005 haben wir 5 Jahre lang mit Version 9 gear- tragen etwa 1.700,- € pro Jahr. Telefon: Herr Rubach, welche Bereiche Ihres Unter- Bertold Rubach: Auch vor der Arbeit mit beitet. Da gab es einige Updates, die immer wie- +49 - 4471 - 947570 nehmens nutzen work … for all!? work ... for all! gab es bereits entsprechende der Detailverbesserungen brachten. Das war recht Wie wird es weitergehen? Bertold Rubach: Ausnahmslos alle. Im Laufe Programme in unserem Hause. Wir hatten ein einfach, da sich nicht viel änderte. Einige Funk- Bertold Rubach: In 2014 sind einige APPs ver- E-Mail: der Jahre ist die Software unser zentraler Programm für die Erstellung von Angeboten und tionalitäten, wie die Datev-Schnittstelle, nutzten sprochen, aber natürlich ergänzen diese nur [email protected] Datenspeicher geworden. Vom Erstkontakt bis zur Artikelverwaltung. Rechnungen konnte man wir erst im zweiten Jahr – hier half man uns aber das allgemeine Arbeiten mit dem Laptop oder hin zu den Offenen Posten ist alles erfasst, damit aber nicht schreiben. Kontaktverwaltung aus Köln telefonisch bei den einzelnen Schritten. dem PC. Internet: natürlich auch die Projektdaten. Es käme nie- und Zeiterfassung waren auch getrennte Pro- Den Umstieg auf Version 10 haben wir im Jahr Wichtiger erscheint mir, dass auch das mobile www.rubachundpartner.de mand auf die Idee, daran vorbeizuarbeiten. gramme. Es gab keine Schnittstellen und Stamm- 2011 mit einer Beratung und einer Schulung bei Arbeiten generell einfacher wird und ich mich uns im Hause geschafft. Das war ein einziger mit technischen Dingen (auch beim Server) Schulungstag. nicht all zu viel beschäftigen muss. Ich verlasse Gab es Proteste, dass dieses System durch Da sich mit Version 10 viele Dinge geändert mich da ganz auf die Kölner – die Cloud-Lö- Bertold Rubach: Das ist nun schon etwas her, work … for all! aufgegeben werden musste? haben, wurde in den darauffolgenden Wochen sung ist ja bereits bei vielen Kollegen im Ein- aber ich kann mich noch gut an die drei ge- Bertold Rubach: Nein, kaum. Es wird ja ein- viel telefoniert. Aber das ist wohl normal, wenn satz. Ob ich selbst irgendwann auf den Server man weiterkommen will. verzichten soll, vermag ich im Moment noch datenpflege war oft doppelt und aufwendig. Können Sie uns etwas über das Einfüh- Tätigkeitsfelder: • Bodenschutz und Altlastenerkundung rungsprojekt sagen? meinsamen Einführungstage erinnern. Vormit- facher, nicht komplizierter. Und die Logik der • Hydrogeologie tags wurde geschult und nachmittags haben Projektverzeichnisse bildet das Programm ja • Baugrunderkundung, nicht zu sagen. wir uns im kleineren Kreis um die Formulare sogar komplett ab: Legt man ein neues Projekt Können Sie das genauer erklären? Boden- und Erdbaulabor und organisatorischen Grundstrukturen ge- an, ist die Struktur sofort vorhanden. Sogar Bertold Rubach: Vor zehn Jahren war E-Mail • GIS-Dienstleistungen und kümmert. Der Mitarbeiter aus Köln hat uns gut alte Projekte konnten wir durch einfaches noch kein großes Thema, Fax war wichtiger. beraten – viele Vorgänge und Stammdaten Drag-Drop gut nachbilden. Außerdem haben Smartphones gab es noch nicht. • Ingenieurplanung sind heute noch davon geprägt. wir schnell die Vorteile von Stammdaten er- Stillstand heißt aus meiner Sicht deshalb im Be- • Betrieblicher Umweltschutz Es war auch sehr hilfreich, dass alle Mitarbeiter kannt. So etwas hatten wir vorher ja nicht. reich der IT: Rückschritt. Landschaftsökologie Herr Rubach, vielen Dank für das Gespräch. Wir befragten Geschäftsführer Bertold Rubach zum Einsatz der Software im Unternehmen.
