Anleitung CONNET - Kanton St. Gallen
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Kanton St.Gallen Departement des Innern Amt für Soziales Anleitung CONNET Unterlagen1 zuhanden der Finanzverantwortlichen resp. CONNETUser in Trägerschaften IVSE-anerkannter Einrichtungen (Bearbeitungsstand vom 27. März 2014) 1 Die nach der Schulung aktualisierten Unterlagen sind abrufbar auf der Website www.soziales.sg.ch Verbindungsstelle IVSE Rechnungslegung nach IVSE Dokumente Bereich B. Impressum Herausgeber Kanton St.Gallen Amt für Soziales Dienststelle Controlling, IVSE und Informatik Postfach, 9001 St.Gallen T 058 229 33 18 F 058 229 45 00 www.soziales.sg.ch Verfasser Arno Hasler, Betriebswirtschaftlicher Mitarbeiter St.Gallen, 27. März 2014 Anleitung CONNET 2/38 Inhalt 1 Anmeldung im Web 4 2 Startseite 5 2.1 Informationen 5 2.2 Meldungen anzeigen 6 2.3 Datenmutationen 6 3 Prozesse 8 3.1 Nutzende erstellen bzw. bearbeiten 8 3.1.1 Neue Nutzende erstellen bzw. einfügen 8 3.1.2 Nutzerdaten mutieren 17 3.2 Warteliste 22 3.3 Abrechnungsperiode abschliessen 24 3.4 IBB-Bogen 27 3.4.1 Export 28 3.4.2 Import 28 3.4.3 Information 29 4 Stammdaten Trägerschaft und Einrichtung 31 4.1 Trägerschaft 31 4.1.1 Kontakte 32 4.2 33 Einrichtungsstammdaten 4.2.1 Kontakte 34 4.2.2 Leistungen 34 4.2.3 Bankverbindungen 34 4.3 Leistungen 35 4.4 Angebote 36 5 Datenaustausch 37 5.1 Hochladen 37 5.2 Herunterladen 37 6 Reports 38 Anleitung CONNET 3/38 1 Anmeldung im Web Die Trägerschaften/Einrichtungen benötigen für das Login auf ihre Daten einen Internetzugriff sowie einen persönlichen CONNET-Account (auch mehrere Accounts je Trägerschaft/Einrichtung), den sie beim Amt für Soziales beantragen können. Der Weblink lautet: https://connet.abx-net.net Nach Eingabe des Links erscheint die Anmeldemaske von CONNET: Durch Eingabe des Benutzernamens und des Passwortes kann eingeloggt werden. Die Trägerschaften/Einrichtungen sehen nur ihre eigenen Daten. Hierarchie von Datenfeldern in CONNET: * MUSS-Felder sind mit einem * (Stern) hinter der Feldbezeichnung gekennzeichnet, d.h. dieses Feld muss ausgefüllt werden. [blau] Felder, deren Feldbezeichnung in blauer Schriftart erscheinen, sind Felder, deren Mutationen durch die Trägerschaften/Einrichtungen vorgenommen werden und anschliessend durch das Amt für Soziales bestätigt (d.h. freigegeben oder abgelehnt) werden müssen. Nach der Mutation durch die Trägerschaft/Einrichtung wird der Datensatz, in dem ein 'blaues' Feld mutiert worden ist, gesperrt. Erst mit der Bestätigung durch das Amt für Soziales wird der Datensatz wieder freigegeben (entweder wird die Mutation übernommen oder, im Fall einer Ablehnung, wird die Mutation verworfen und wieder der ursprüngliche Feldinhalt hergestellt). Anleitung CONNET 4/38 2 Startseite Nach dem Login erscheint automatisch die Startseite. Auf dieser können die Trägerschaften/Einrichtungen allgemeine Informationen bzw. Informationen zu ihren getätigten Erfassungen und Mutationen ersehen. 2.1 Informationen Durch Klick auf den Link «Informationen» öffnet sich das Informationsfenster. Hier können allgemeine Informationen vom Amt für Soziales an alle Trägerschaften/Einrichtungen oder ganz gezielt Informationen für die jeweilige Einrichtung aufgeschaltet werden. Anleitung CONNET 5/38 2.2 Meldungen anzeigen Unter diesem Link findet man eine Liste der letzten durch die Trägerschaft/Einrichtung durchgeführten Mutationen, die nicht durch das Amt für Soziales bestätigt bzw. abgelehnt werden müssen: Der Zeitraum der anzuzeigenden Informationen kann mittels Von- und Bis-Datum eingeschränkt werden. Standardmässig sind die letzten 30 Tage vorgeblendet. 2.3 Datenmutationen Unter diesem Link werden die Mutationen aufgeführt, die durch das Amt für Soziales bestätigt bzw. abgelehnt werden müssen. Letzte durchgeführte Mutationen: Auflistung der durch die Trägerschaft/Einrichtung in CONNET erfassten Mutationen Durch das Amt für Soziales zu bestätigende Mutationen: noch nicht bestätigte bzw. abgelehnte Mutationen Anleitung CONNET 6/38 Durch das Amt für Soziales bestätigte Mutationen: Beschreibung der Mutation durch die Trägerschaft/Einrichtung; Bemerkung zur Bestätigung des Amtes für Soziales; Person, welche die Mutation bestätigt hat und Bestätigungsdatum Durch das Amt für Soziales abgelehnte Mutationen: Beschreibung der Mutation durch die Trägerschaft/Einrichtung; Ablehnungsgrund; Person, welche die Mutation abgelehnt hat und Ablehnungsdatum Durch das Amt für Soziales hochgeladene Dateien, die für die Trägerschaft/Einrichtung zum Herunterladen zur Verfügung stehen, werden ebenfalls auf der Startseite angezeigt: Anleitung CONNET 7/38 3 Prozesse 3.1 Nutzende erstellen bzw. bearbeiten Über den Menupunkt «Prozesse – Nutzende erstellen/bearbeiten» wird die Übersichtsliste der Nutzenden einer Einrichtung angezeigt: In der Übersicht ist nicht ersichtlich, welche gültige bewilligte KÜG zu einer Nutzerin oder einem Nutzer bestehen. Dazu muss ins Detail der Nutzerin oder des Nutzers verzweigt werden (oder über Menupunkt «Reports» eine Nutzerliste ausgedruckt werden). In der Spalte «Info» der Übersicht können folgende Merkmale angezeigt werden: Merkmal Bedeutung VL Es ist wenigstens eine vereinbarte Leistung (VL), d.h. ein KÜG-Gesuch oder eine bewilligte KÜG für diesen Nutzenden vorhanden. ZP Zentrale Prüfung (ZP), d.h. es ist ein KÜG-Gesuch erfasst worden durch die Trägerschaft/Einrichtung, jedoch noch nicht freigegeben durch das Amt für Soziales. W Es ist ein Wartelisteneintrag (W) vorhanden 3.1.1 Neue Nutzende erstellen bzw. einfügen In CONNET ist jede Nutzerin und jeder Nutzer nur einmal erfasst. Deshalb muss die Sozialversicherungsnummer angegeben werden, die schweizweit nur einmal vergeben wird und deshalb ein eindeutiges Kennzeichen ist. Mit Klick auf den Button «Neuen Eintrag erstellen» kann eine neue Nutzerin oder ein neuer Nutzer in der Einrichtung eingefügt werden. Im anschliessenden Dialog muss die Sozialversicherungsnummer der neuen Nutzerin oder des neuen Nutzers eingegeben werden. Mit Klick auf «Prüfen» wird einerseits die Sozialversicherungsnummer auf ihre Gültigkeit geprüft, andererseits wird geprüft, ob diese Person schon im System erfasst ist. Ist dies der Fall, werden die Stammdaten der Person vorgeblendet. Anleitung CONNET 8/38 Ist die Person noch nicht im System erfasst, können nun die entsprechenden Datenfelder erfasst und der Datensatz gespeichert werden. Ist die eingegebene Nummer falsch, erscheint die Meldung: Achtung: Sozialversicherungsnummern von Nutzenden aus dem Fürstentum Liechtenstein können nicht geprüft werden. Besteht die Person bereits im System, werden die Stammdaten vorgeblendet: Primäre Behinderungsart Besonders bei Neuerfassungen von Nutzenden sind die Felder «Behinderungsart», «Rollstuhl» und «evtl. Bemerkungen zu spezifischen Betreuungsbedürfnissen» zu erfassen. Diese dienen für die Angebotsplanung und die Bedarfsermittlung. Anleitung CONNET 9/38 Die erfassten Daten müssen gespeichert werden. Mit Klick auf den Button «Schliessen» kommt man wieder auf die Übersicht der Nutzenden zurück. Neu eingefügte Nutzende, für die noch keine vereinbarten Leistungen erfasst worden sind, haben in der Spalte «Info» keinen Eintrag: Mit Klick auf den Button «Bearbeiten» gelangt man ins Detail zum entsprechenden Nutzenden: 3.1.1.a Kontaktpersonen Die Erfassung der Kontakte ist in Kapitel 4.1.1 beschrieben. Bei der Auswahl der Rollen bei den Kontakten zu den Nutzenden stehen folgende Einträge zur Verfügung: Andere Beistandschaft; Umfassende Beistandschaft; Weitere Kontaktpersonen. Die Rollen 'Andere Beistandschaft' und 'Umfassende Beistandschaft' werden auf dem KÜG-Gesuch im Bereich 'Beistandschaftliche Massnahme' aufgedruckt, die weiteren Kontaktpersonen darunter im Bereich 'Weitere Kontaktpersonen': Anleitung CONNET 10/38 3.1.1.b Versicherungsleistungen Die Versicherungsleistungen sind noch vor dem Erfassen der vereinbarten Leistungen (da sie sonst nicht auf das KÜG-Gesuch aufgedruckt werden) zu erfassen. Folgende Versicherungsleistungen sind zwingend: Angaben zur Invalidität; Hilflosenentschädigung (auch wenn keine HE ausgerichtet wird). Versicherungsleistungen werden über den Button «Erstellen» erfasst. Anleitung CONNET 11/38 Hilflosenentschädigung Mit Klick auf «Speichern» werden Erfassungen bzw. Mutationen gespeichert. Ein neuer Eintrag wird eröffnet, indem mit Klick auf «Schliessen» zurück auf die Übersicht gegangen und damit Klick auf «Erstellen» ein neuer Datensatz eröffnet wird. Angaben zur Invalidität Mit «Schliessen» kehrt man zur Übersicht zurück. Damit werden die beiden Versicherungsleistungen in der Übersicht angezeigt. Kommt eine Nutzerin oder ein Nutzer ins Pensionsalter (Männer mit 65, Frauen mit 64), wird im auf den Geburtstag folgenden Monat die Versicherungsleistung geändert, da mit Anleitung CONNET 12/38 Erreichen des AHV-Alters die HE neu von der AHV-Kasse ausgerichtet wird und nicht mehr von der IV. Die Versicherungsleistung sieht dann folgendermassen aus: Die Trägerschaft/Einrichtung muss sich darum jedoch nicht kümmern, da die Umsetzung automatisch in CONNET erfolgt. In den Informationen auf der Startseite erscheint eine Meldung, damit die Trägerschaft/Einrichtung informiert ist: Ab dem Datum, an dem die neue AHV-HE-Versicherungsleistung eröffnet worden ist, wird in der Monatsabrechnung für das stationäre Wohnen der doppelte Abzug der HE berechnet. Anleitung CONNET 13/38 3.1.1.c Vereinbarte Leistungen Bei den vereinbarten Leistungen handelt es sich um die eigentlichen KÜG's. Neue KÜGGesuche werden über den Button «Eintritt» erfasst: Folgende Felder sind zu erfassen: Leistung: Stationäres Wohnen, Tagesstruktur mit Lohn oder Tagesstruktur ohne Lohn; Angebot: aufgrund der ausgewählten Leistung werden die jeweiligen Angebote vorgeblendet; Eintritt: damit ist nicht das Eintrittsdatum in die Einrichtung gemeint, sondern der Eintritt in die jeweilige Leistung, für die das KÜG-Gesuch erfasst wird; Eintrittsgrund: wird momentan nicht benötigt (nur Kanton GR); Situation vor Eintritt: wichtig für Angebotsplanung und Bedarfsermittlung; Wohnort vor Eintritt: für Angebotsplanung und Bedarfsermittlung; Von-Datum: ab wann soll die KÜG gültig sein; Kategorie: immer IVSE-B; Vereinbarte Leistung: bei der Leistung stationäres Wohnen werden automatisch 30 Tage vorgeblendet, bei den Tagesstrukturen müssen diese manuell erfasst werden; Schnuppertage: Anzahl Tage; Anleitung CONNET 14/38 Individualfelder (nur wenn von Einrichtung verwendet): zur freien Verfügung der Einrichtung (z.B. für interne Kostenstellen/Kostenträger usw., falls nicht die beim Angebot erfassten Angaben genommen werden sollen; diese Felder werden auf den Abschlusslisten ebenfalls angezeigt; s. Kapitel 3.3 Abrechnungsmonat abschliessen); Erwartete IBB-Einstufung; IBB-Indikatorenraster: damit wird gesteuert, welcher Fragebogen für die IBB-Erhebung exportiert werden kann. Bitte beachten: Vereinbarte Leistung Stationäres Wohnen: 30 Tage werden vorgeblendet. Werden für einen Nutzenden in derselben Einrichtung mehr als eine Leistung «Stationäres Wohnen» erfasst, erscheint beim Speichern eine Fehlermeldung und die vereinbarte Leistung kann nicht gespeichert werden. Tagesstruktur mit/ohne Lohn: Anzahl Tage je Woche erfassen (max. 5); ab 2 Stunden Anwesenheit ergibt 0.5 Tage, ab 5 Stunden Anwesenheit 1.0 Tage. Werden in einer Einrichtung mehrere Leistungen der Tagesstruktur erfasst, die zusammen mehr als 5 Tage ergeben, erscheint eine Fehlermeldung und die vereinbarte Leistung kann nicht gespeichert werden. Schnuppertage Erwartete IBBEinstufung Wenn eine Nutzerin oder ein Nutzer geschnuppert hat, und diese Person von zu Hause und nicht aus einer anderen Einrichtung kommt, können höchstens 12 Tage verrechnet werden. Die Anzahl verrechnete Schnuppertage ist im entsprechenden Feld einzutragen. Im Amt für Soziales wird die entsprechende Mutation des Beginns der KÜG (von-Datum) vorgenommen. Beim Eintritt muss eine erwartete IBB-Einstufung erfasst werden. Damit kann die Trägerschaft/Einrichtung die Leistung sofort verrechnen. Anschliessend muss innerhalb von 3 Monaten seit Eintritt die definitive IBB-Erhebung durchgeführt werden (s. Kapitel 3.4 IBB-Erhebung). Eine allfällige Differenz zwischen der erwarteten und der definitiven Einstufung wird vom System im Monatsabschluss rückwirkend korrigiert. Nach dem Erfassen der Daten zu der vereinbarten Leistung (KÜG-Gesuch) sind die Daten zu speichern. Die erfasste vereinbarte Leistung wird gesperrt bis zur Freigabe (KÜGGenehmigung) oder Ablehnung durch das Amt für Soziales. Anleitung CONNET 15/38 Über den Button «KÜG drucken», der nach dem Speichern erscheint, kann das KÜG-Gesuch als pdf erstellt und ausgedruckt werden (2-fach für Amt für Soziales) und nach anbringen bzw. einholen der entsprechenden Unterschriften per Post an das Amt für Soziales gesendet werden. Auf dem KÜG-Gesuchsformular wird automatisch die KÜG-Nummer aufgedruckt: Achtung: Nicht aussteigen, bevor das KÜG-Gesuch ausgedruckt worden ist. Ansonsten kann die vereinbarte Leistung nicht mehr aufgerufen werden, bis das Amt für Soziales bestätigt hat, und somit kann das KÜG-Gesuch nicht ausgedruckt werden. Anleitung CONNET 16/38 In den Details zur Nutzerin oder zum Nutzer, wo die vereinbarten Leistungen aufgeführt sind, sind die Buttons für «Mutation» und «Austritt» nicht ersichtlich, bis das Amt für Soziales das KÜG-Gesuch bewilligt hat: 3.1.1.d Wartelisteneinträge Unter diesem Menüpunkt können schon bekannte Wartelisteneinträge erfassen werden. Dies ist jedoch auch über den Menüpunkt «Prozesse – Warteliste» möglich. Die Wartelisteneinträge sind wichtig für die Angebotsplanung und die Bedarfsermittlung. Das genaue Vorgehen ist in Kapitel 3.2 Warteliste beschrieben. 3.1.2 Nutzerdaten mutieren Zu vereinbarten Leistungen (KÜG) können Austritte sowie verschiedene Mutationen erfasst werden mit Klick auf den entsprechenden Button: Austritte Anleitung CONNET 17/38 Folgende Felder sind zu erfassen: Austrittsdatum: letzter Tag, an dem die Nutzerin oder der Nutzer in der Einrichtung ist (bei Sterbefällen ist dies der Todestag); Austrittsgrund: wird momentan nicht benötigt (nur Kanton GR); Situation nach Austritt: wichtig für Angebotsplanung und Bedarfsermittlung; Wohnort nach Austritt: für Angebotsplanung und Bedarfsermittlung; Bis-Datum: Datum, bis wann die Leistung verrechnet werden soll. Achtung: Bei Austritten ist das Austritts- oder Enddatum der Versicherungsleitungen nicht zu setzen. Denn der Nutzende behält diese Versicherungsleitungen, auch wenn er bei einer Einrichtung austritt. Mutation Durch Klick auf den Button «Mutation» erscheint ein Bildschirm, in dem der Mutationsgrund angegeben werden muss: Folgende Mutationsgründe bestehen: Mutationsgrund Entstehung/Auswirkungen Neue KÜG einreichen! Leistungseinheiten – erhöhen Leistungseinheiten – reduzieren Kurzaufenthalt abwesend Absenz Kurzaufenthalt anwesend / Rückkehr aus Absenz IBB-Einstufung ändern IBB-Einstufung ändern ohne neues KÜG Anleitung CONNET Erhöhen der Leistungseinheiten (bis max. 5 Tage je Woche und Leistung) * Reduzieren der Leistungseinheiten Erfassen der Absenz: es muss kein Austritt erfasst werden, wenn der Platz reserviert bleibt. Mit der Erfassung der Langzeitabsenz werden die Tage auf 0 gesetzt (im «Von-Datum» ist der erste Tag der Abwesenheit zu erfassen). Beispiel: Entlastungsaufenthalte Wird im Kanton SG nicht benutzt Rückkehr aus einer Absenz (im «Von-Datum» ist der erste Tag der Anwesenheit zu erfassen und im Feld «Vereinbarte Leistung» die Anzahl Tage je Woche) z.B. Wiedereintritt zum Entlastungsaufenthalt Ändern der prov. IBB-Einstufung (nur möglich, solange kein IBB-Fragebogen eingelesen worden ist Die IBB-Einstufung hat geändert. Durch die Mutation kann ein neuer IBB-Erfassungsbogen exportiert werden. 18/38 IBB-Einstufung ändern mit neuem KÜG IBB-Indikatorenraster Angebot ändern Andere Inaktiv setzen Rückwirkende Anpassung Leistungsmenge Die IBB-Einstufung hat geändert durch ein besonderes Ereignis (höhere Einstufung). Durch die Mutation wird eine neue vereinbarte Leistung (KÜG-Gesuch) erstellt mit neuer KÜG-Nummer und die alte vereinbarte Leistung abgeschlossen. Änderung der IBB-Indikatorenraster und somit neuer Fragebogen beim Export. Wechsel/Änderung des Angebots. Übrige Änderungen (z.B. nur die Individualfelder); bitte im Bemerkungsfeld die genaue Änderung erfassen. Damit kann eine vereinbarte Leistung (KÜG-Gesuch) gelöscht resp. inaktiv gesetzt werden, wenn eine Einrichtung merkt, dass einzelne oder mehrere Angaben des erfassten KÜG-Gesuches falsch sind. Dieses Löschen kann aber nur erfolgen, wenn - das KÜG-Gesuch vom Amt schon freigegeben worden ist - noch keine Leistungen verrechnet wurden (also noch kein Monatsabschluss erfolgt ist) - kein IBB-Fragebogen hochgeladen wurde Löschungen von KÜG-Gesuchen, die vom Amt noch nicht freigegeben worden sind, müssen diesem weiterhin telefonisch, per Mail etc. gemeldet werden. Das Amt lehnt dann die Mutation ab und die Einrichtung sieht dies auf dem Startbildschirm unter der Rubrik 'Vom Amt abgelehnte Mutationen'. Bis anhin konnte eine rückwirkende Anpassung von Leistungsmengen (Erhöhung oder Reduktion) über die entsprechenden Mutationsgründe 'Leistungseinheiten erhöhen' oder Leistungseinheiten reduzieren' erfasst werden, wenn man gemerkt hat, dass die seit Eintritt verrechneten Leistungen falsch waren. Dies ist nun nur noch über den Mutationsgrund 'Rückwirkende Anpassung Leistungsmenge' möglich.** In den Erfassungsmasken der jeweiligen Mutationsgründe ist im Feld «Von-Datum» immer anzugeben, ab welchem Datum diese Mutation gilt. Die Mutationen müssen durch das Amt für Soziales bestätigt bzw. abgelehnt werden. Mit einer Mutation wird eine neue vereinbarte Leistung erstellt zur selben KÜG-Nummer: Anleitung CONNET 19/38 ** Beispiel für Mutationsgrund ' Rückwirkende Anpassung Leistungsmenge': Der Eintritt eines Nutzers in die Tagesstruktur war am 01.09.2013, die seit diesem Datum verrechneten Leistungseinheiten betrugen 5.0 Tage/Woche. Nun merkt die Einrichtung, dass der Nutzer nur 4.0 Tage in der Woche in der Tagesstruktur ist, der Monat September ist aber schon verrechnet. Bis anhin wurde eine Mutation erfasst: Leistungseinheiten reduzieren per 01.09.2013. Das System erstellte eine neue vereinbarte Leistung mit von-Datum 01.09.2013. Die abgeschlossene vereinbarte Leistung wurde per 31.08.2013 terminiert, damit keine Leistungen verrechnet wurden (mit von-Datum 01.09.2013). Damit war das bis-Datum kleiner als das von-Datum. In einigen Fällen hat dies zu falschen Berechnungen geführt. Mit dem neuen Mutationsgrund kann die Leistungsmenge rückwirkend per Eintrittsdatum korrigiert werden (z.B. neu 3 Tage anstatt 5 Tage/Woche): Anleitung CONNET 20/38 Diese Mutation muss ebenfalls durch das Amt autorisiert und freigegeben werden und wird auf der Startseite angezeigt (z.B. unter Rubrik 'Durch das Amt bestätigte Mutationen'). Durch die Autorisierung der Mutation wird in CONNET automatisch die Korrektur der bereits abgerechneten Monate erstellt. Da diese Korrektur nicht aufgrund einer Monatsabrechnung erstellt worden ist, sind diese Korrekturbeträge auch nicht auf der Monatsabschlussliste vorhanden. Dies führt zu einer Differenz bei der Auszahlung (die Auszahlung an die Einrichtung wird um den Betrag der Korrektur kleiner sein als der Schlussbetrag auf der Monatsabschlussliste). Diese Korrekturen müssen von der Einrichtung selber ausgedruckt werden Aufgerufen wird diese Liste über die Startseite auf der neuen Rubrik 'Autom. Korrekturen nach rückwirkender Anpassung der Leistungsmenge': Mit Klick auf 'Anzeigen' wird die Auswertung gestartet: Anleitung CONNET 21/38 Leistung und Monat eingeben und mit Klick auf den Button 'Anzeigen' die Liste starten: Anschliessend ausdrucken, unterschreiben und mit der nächsten Monatsabschlussliste ans Amt einsenden. Die Nachverrechnung des korrigierten Monats geschieht automatisch mit dem nächsten Monatsabschluss. Wird die Liste gestartet, ohne dass eine Korrektur vorhanden wäre, erscheint eine Meldung: Bemerkung: Bitte diese Mutation nur in Ausnahmefällen benutzen! 3.2 Warteliste Wartelisteneinträge sind ein wichtiges Hilfsmittel für den Kanton in den Bereichen der Angebotsplanung und der Bedarfsermittlung. Damit ist für den Kanton sofort und online ersichtlich, wie viele Personen für welche Leistungen usw. auf einen freien Platz in den Einrichtungen warten. Über den Menüpunkt «Prozesse – Warteliste» können Wartelisteneinträge angezeigt werden: Anleitung CONNET 22/38 Mit Klick auf den Button «Neuen Eintrag erstellen» kann, gleich wie beim Erstellen einer neuen Person in Kapitel 3.1 beschrieben, eine neue Nutzerin oder ein neuer Nutzer erstellt oder importiert und als Wartelisteneintrag abgespeichert werden: Folgende zusätzliche Angaben müssen erfasst werden: Zielleistung: Leistung, in welche die Nutzerin oder der Nutzer eintreten möchte; Zielangebot: Angebot gemäss Leistung; IVSE-Kategorie: immer IVSE-B; Wechselgrund: leer lassen (nur für Kanton GR); Zieldatum: wann möchte die Person eintreten; Eintrittsdatum: kann leer gelassen werden; Leistungsmenge: im stationären Wohnen werden 30 Tage vorgeblendet; in der Tagesstruktur ist die Anzahl Tage je Woche (max. 5) einzugeben; Situation vor Eintritt: wichtig für Angebotsplanung und Bedarfsermittlung. Wartelisteneinträge können folgendermassen über die Buttons bearbeitet werden: Bearbeiten: der Wartelisteneintrag kann geändert werden; Löschen: löschen des Wartelisten-Eintrags; In eine vereinbarte Leistung umwandeln. Anleitung CONNET 23/38 Tritt eine Nutzerin oder ein Nutzer definitiv in die Einrichtung ein, weil nun ein Platz frei geworden ist, müssen nicht wieder alle Daten neu erfasst werden. Der Wartelisteneintrag kann direkt mit Klick auf den Button «In eine vereinbarte Leistung umwandeln» in eine vereinbarte Leistung (KÜG-Gesuch) umgewandelt werden (fehlende Felder erfassen, speichern und KÜG-Gesuch ausdrucken). Beim Speichern der vereinbarten Leistung erscheint die Info-Meldung: Bei der oder den weiteren Einrichtung(en), die diese Person für dieselbe Leistung ebenfalls in ihre Wartelisten aufgenommen haben, erscheint auf der Startseite, in den Meldungen, die folgende Info: 3.3 Abrechnungsperiode abschliessen Die Einrichtungen haben ihre Leistungen monatlich abzuschliessen (wenn möglich bis zum 10. des Folgemonats). Dies hat den Vorteil, dass die Einrichtung möglichst schnell zu ihrem Geld kommt; die Liquiditätsplanung verbessert wird. Anleitung CONNET 24/38 Auch ein periodengerechtes Controlling (Budgetüberwachung samt Vorschau und Hochrechnungen) ist damit gewährleistet. Über den Menupunkt «Prozesse – Abrechnungsperiode abschliessen» werden die Leistungen je Monat abgeschlossen und somit zur Zahlung bereitgestellt. Eine Einrichtung erhält je Leistung eine Zahlung, also höchstens drei je Monat, wenn sie alle drei Leistungen anbietet. Um eine (erste) Berechnung durchzuführen, sind die Leistung, der Verantwortliche sowie der Abschlussmonat anzugeben. Mit Klick auf «Anzeigen» wird eine Berechnung durchgeführt und die Ergebnisse angezeigt: Rückzahlung, z.B. wegen nachträglich erfasstem Austritt Aktuell abzurechnender Monat Nachzahlungen aus Vormonaten, z.B. wegen nachträglich erteilten KÜG In der Info-Spalte wird angezeigt, ob eine Leistung berechnet werden konnte ( nicht ( ), falls nicht alle nötigen Angaben erfasst sind. ) oder Wird mit dem Mauszeiger auf das Zeichen in der Info-Spalte gegangen, erscheint ein TipText mit einer Meldung. Im Fall einer nicht geglückten Berechnung ist diese Meldung ein Hinweis darauf, warum die Berechnung nicht erfolgen konnte. Der Fehler ist zu beheben und nochmals eine Berechnung durchzuführen. Anleitung CONNET 25/38 Gründe für Korrekturbuchungen: nachträglich erfasste bzw. erteilte KÜG-Gesuche; nachträglich erfasste Austritte; Veränderung HE-Einstufung, definitive IBB-Einstufung entspricht nicht der erwarteten IBB-Einstufung. Ist man mit den Berechnungen einverstanden, sind vor dem eigentlichen Abschluss die Auswertungen zu erstellen, da dies nach dem Abschliessen nicht mehr möglich ist. Es gibt drei Auswertungen: pdf-Auswertung; Excel-Liste; csv-Export. In den Auswertungen sind nur die korrekt berechneten Buchungen je Nutzerin oder Nutzer aufgeführt. Nachfolgend wird kurz die pdf-Auswertung erklärt: indiv. Einträge Kostenstelle aus vereinb. aus Angebot Leistung Zahlungen des abgeschlossenen Monats, auch aus Vormonaten Rückzahlungen (Korrekturen) Der Monat kann definitiv abgeschlossen werden, auch wenn noch Fehler vorliegen. Es erscheint dann folgende Meldung: Ohne Fehler erfolgt mit Klick auf «Abschliessen» eine Kontrollfrage, ob man auch wirklich sicher sei: Anleitung CONNET 26/38 Falls man nun merkt, dass die Auswertungen nicht erstellt oder exportiert worden sind, kann mit Klick auf «Cancel» der Abschluss der Periode abgebrochen werden, und das Erstellen der Ausdrucke und Listen kann noch nachgeholt werden. Nach dem definitiven Abschluss der Abrechnungsperiode wird die Monatsabschlussliste als pdf beim Amt für Soziales archiviert und kann dort jederzeit wieder bestellt werden. Dies ist für die Einrichtung eine zusätzliche Sicherheit, falls die Auswertungen trotz Warnungen doch nicht erstellt worden sind. Wird schlussendlich definitiv abgeschlossen, erscheint nach Klick auf obige Kontrollmeldung folgende Info-Meldung: Damit ist der entsprechende Monat abgeschlossen. Nach dem Abschluss getätigte Mutationen und Erfassungen werden erst wieder im nächsten Monatsabschluss des Folgemonats berücksichtigt. Es ist also nicht nötig, den gleichen Monat nochmals abzuschliessen mit den Korrekturen. Die Berechnungslogik bei Ein- und Austritten innerhalb eines Monats ist in den «Richtlinien zur Rechnungslegung und Kostenrechnung» erklärt. Anmerkung: Auch im neuen Jahr können Mutationen, die das Vorjahr betreffen, rückwirkend erfasst werden. Beim Monatsabschluss ist jedoch daran zu denken, dass der Monatsabschluss des neuen Jahres nur bis und mit Januar zurückreichen. Falls eine Mutation noch ins Vorjahr Auswirkungen hat, muss auch der Monatsabschluss Dezember nochmals gestartet werden, um den Dezember und alle Vormonate nochmals abzurechnen. 3.4 IBB-Bogen Bei einem Neueintritt ist in der vereinbarten Leistung die erwartete IBB-Einstufung zu erfassen. Danach soll innerhalb von drei Monaten die definitive Einstufung erfolgen. Dazu werden ein leerer IBB-Erfassungsbogen je Person exportiert, die Bewertung vorgenommen und der Bogen wieder importiert. Bei IBB-Gesamterfassungen, die einmal jährlich durchgeführt werden, wird der Export eher nach Angeboten durchgeführt. Anleitung CONNET 27/38 3.4.1 Export Exportiert werden die IBB-Bogen über den Menupunkt «Prozesse – IBB Bogen – Export». Exportiert werden können die Bogen: nach Angeboten, was sich eher für Gesamterhebungen eignet oder nach Personen, was sich eher für die Bewertung nach Neueintritten eignet (da für eine Person je Leistung ein Fragebogen in derselben Datei erstellt wird) Die Fragebogen sind bei den Einrichtungen zu archivieren, da in CONNET nicht die Fragebogen selbst, sondern nur die Daten importiert werden. Da beim Export der leeren Fragebogen für jede Nutzerin und jeden Nutzer bzw. jede Leistung eine Excel-Tabelle erstellt wird, können in den exportierten Dateien Tabellenblätter gelöscht oder die Dateien aufgeteilt werden. 3.4.2 Import Nach dem Erfassen der IBB-Bewertungen sind die Bogen bzw. deren Daten in CONNET zu importieren. Dies geschieht über den Menupunkt «Prozesse – IBB Bogen – Import»: Anleitung CONNET 28/38 Beim Import soll unterschieden werden, ob es sich um eine Vollerhebung eine Mutation (s. Kapitel eine Neuerhebung aufgrund eines Neueintritts handelt. Der Import soll über den entsprechenden Import-Menupunkt geschehen. Beim Import können Fehler auftreten bzw. das System verweigert den Import, der dann angezeigt wird, aus folgenden Gründen: Es sind nicht alle Felder erfasst. In einzelnen Fragen übersteigen die gegebenen Punkte das Punktemaximum. Beispiel einer Fehlermeldung: Ein Import kann mehrere Male gemacht werden. Die vorgängig importierten Daten werden dann durch den aktuellen Import überschrieben. Nach dem Import sind diese IBB-Erhebungen noch nicht aktiv, sondern haben erst den Status «Zur Prüfung». Die Freigabe erfolgt durch das Amt für Soziales auf ein bestimmtes Datum hin, erst dann werden die IBB-Stufen für die Berechnungen in den Monatsabschlüssen herangezogen. In den vereinbarten Leistungen sind diese Erhebungen ersichtlich: 3.4.3 Information Um zu sehen, bei welchen Angeboten bzw. Personen noch keine IBB-Fragebogen importiert worden sind oder wie viele Importe noch ausstehen, kann unter dem Menupunkt «Prozesse – IBB – Information» eine Auswertung gestartet werden. Anleitung CONNET 29/38 Mit Klick auf das Suchsymbol wird die Liste gestartet: Das Ergebnis der Abfrage (Anzahl Einstufungen je Angebot) wird angezeigt. Der Wert "1 / 63" bedeutet, dass 1 von 63 Einstufungen dem Kriterium der Spalte entspricht. Beispiel Wohnheim aus untenstehender Auflistung: Aktive-IBB-Einstufungen: 1 von 63 IBB-Einstufungen 2013 ist aktiv; Vollerhebung (Gültig): 1 von 63 IBB-Einstufungen aus der Vollerhebung ist gültig und wird in der Monatsabrechnung berücksichtigt; Vollerhebung (zu prüfen): 60 von 63 IBB-Erhebungen aus der Vollerhebung 2013 sind vom Amt für Soziales noch nicht freigegeben und haben noch den Status «zu prüfen». Wie erkennt die Einrichtung, für welche Nutzende noch keine IBB-Fragebogen eingelesen worden sind? Mit Klick auf die Lupe in der letzten Spalte werden die Nutzenden aufgelistet, die im entsprechenden Angebot sind. Bei der Person, bei der in allen drei Spalten ein rotes Kreuz vorhanden ist, sind noch keine IBB-Fragebogen 2013 eingelesen worden. Dies ist für diese Person somit noch nachzuholen. Anleitung CONNET 30/38 Hinweis betreffend IBB-Fragebogen: die in CONNET importierten Originale der IBBFragebogen sind bei den Einrichtungen aus Gründen der Nachvollziehbarkeit unbedingt aufzubewahren. In CONNET werden nur die Daten aus den Fragebogen importiert. Die eigentlichen Fragebogen sind beim Amt für Soziales nicht vorhanden. 4 Stammdaten Trägerschaft und Einrichtung 4.1 Trägerschaft Über den Menupunkt «Stammdaten – Trägerschaft» werden die Stammdaten der Trägerschaft angezeigt: Anleitung CONNET 31/38 4.1.1 Kontakte Um einen neuen Kontakt zu erstellen, ist rechts neben dem Bereich Kontaktpersonen auf den Button «Erstellen» zu klicken. Damit öffnet sich ein Fenster, in dem Personen gesucht werden können. Aus Datenschutzgründen müssen Name und Vorname eingegeben werden, bevor die Person mit Klick auf den Button «Suchen» gesucht werden kann. In CONNET sollte jede Person, egal ob Nutzerin bzw. Nutzer oder Kontaktperson, nur einmal erfasst sein. Damit soll die redundante, d.h. die mehrfache Erfassung vermieden werden. Wird die Person gefunden, kann sie mit Klick auf den Button «Verlinken» übernommen werden. Andernfalls muss sie mit Klick auf den Button «Neuen Eintrag erstellen» neu erfasst werden. Verlinken einer bestehenden Person: Vorgeblendet werden die Stammdaten der Person, die ergänzt bzw. abgeändert werden können. Achtung: Diese Änderungen sind dann im ganzen System geändert, auch für andere Trägerschaften/Einrichtungen, die diese Person bei sich importiert haben (wenn eine Person in mehreren Einrichtungen eine Funktion übernimmt). Zusätzlich muss für die eigene Einrichtung noch die Rolle, die diese Person inne hat sowie ein Von-Datum bzw. ein allfälliges Bis-Datum erfasst werden. Folgende Rollen sind vorgegeben: Anleitung CONNET 32/38 Präsidium; Geschäftsleitung; Finanzverantwortliche; andere. Für eine individuelle interne Bezeichnung der Funktion innerhalb der Trägerschaft/Einrichtung kann das Feld «Funktions-/Berufsbezeichnung» verwendet werden. Zum endgültigen Übernehmen ist auf den Button «Verlinken» zu klicken. Damit ist diese Person als Kontakt gespeichert: 4.2 Einrichtungsstammdaten Über den Menupunkt «Stammdaten – Einrichtungen» wird eine Übersicht über die Einrichtung(en) einer Trägerschaft aufgerufen: Mit Klick auf den Button «Bearbeiten» der entsprechenden Einrichtung werden die Stammdaten angezeigt: Anleitung CONNET 33/38 Hier können neue Kontakte zur Einrichtung (z.B. Geschäftsleitung, Finanzverantwortliche usw.), neue Leistungen sowie Bankverbindungen erfasst werden. 4.2.1 Kontakte Kontaktpersonen zu den Einrichtungen werden hier genau gleich gesucht und erfasst wie in Kapitel 4.1.1 beschrieben. 4.2.2 Leistungen Über den Menupunkt «Stammdaten – Leistungen» können die Leistungen der Einrichtung in einer Übersicht angezeigt werden (Details s. Kapitel 4.3). 4.2.3 Bankverbindungen Je Trägerschaft/Einrichtung können eine oder mehrere Bankverbindungen definiert werden, auf welche die Zahlungen aus den Monatsabschlüssen ausgerichtet werden sollen. Soll eine neue, zusätzliche Bankverbindung erfasst werden, ist auf den Button «Erstellen» zu klicken. Damit wird eine Auswahl von Banken angezeigt. Entweder kann eine bestehende Bankverbindung über den Button «Verlinken» ausgewählt oder eine neue über den Button «Erstellen» erstellt werden. Anleitung CONNET 34/38 Sind bei einer Einrichtung mehrere Bankverbindungen erfasst, wird eine als StandardBankverbindung definiert, auf die normalerweise die Zahlungen des Amtes für Soziales fliessen. Soll eine andere Bank als Standard definiert sein, kann dies mit Klick auf den Button «Konto als Standard definieren» festgelegt werden: 4.3 Leistungen Über den Menupunkt «Stammdaten – Leistungen» können die Leistungen der Einrichtung in einer Übersicht angezeigt werden. Hat eine Trägerschaft mehrere Einrichtungen, muss die entsprechende Einrichtung über das Drop-down-Feld ausgewählt werden: Mit Klick auf den Button «Bearbeiten» werden die Details zu der jeweiligen Leistung angezeigt: Anleitung CONNET 35/38 4.4 Angebote Die Angebote je Leistung entsprechen grundsätzlich den Angeboten aus der Betriebsbewilligung. Über den Menupunkt «Stammdaten – Angebote» wird die Übersicht der in der Einrichtung angebotenen Leistungen angezeigt: Über den Button «Bearbeiten» kann in das einzelne Angebot verzweigt und das entsprechende Angebot bearbeitet werden: Wird hier im Feld «Kostenstelle» ein Wert erfasst, wird dieser bei der Monatsabrechnung allen Nutzenden, die diesem Angebot zugeteilt sind, zugewiesen. Diese Kostenstelle ist in der Auswertung zum Monatsabschluss bzw. im Excel- und csv-Export bei jeder Nutzerin und jedem Nutzer ersichtlich (zu Monatsabschluss s. Kapitel 3.3) Anleitung CONNET 36/38 5 Datenaustausch Da es sich bei CONNET um eine gesicherte bzw. verschlüsselte Web-Verbindung handelt, können somit auch Daten zwischen der Trägerschaft/Einrichtung und dem Amt für Soziales ausgetauscht werden, ohne dass dies über einen verschlüsselten Mail-Verkehr oder mit Datenträgern geschehen muss. Damit ist der Datenaustausch vereinfacht. 5.1 Hochladen Die Trägerschaften/Einrichtungen können Dateien jeglichen Formats hochladen, und das Amt für Soziales kann diese anschliessend bei sich herunterladen. Zum Hochladen mittels Klick auf den Button «Durchsuchen» wird die entsprechende Datei ausgewählt und anschliessend durch Klick auf den Button «Hochladen» hochgeladen. In der angezeigten Liste ist in der Spalte «Abgeholt» ersichtlich, ob die Datei vom Amt für Soziales bereits abgeholt worden ist oder nicht. 5.2 Herunterladen Ebenso kann das Amt für Soziales Dateien ins System stellen, die von der Trägerschaft/Einrichtung heruntergeladen werden können. Mit Klick auf den Button «Herunterladen» kann diese Datei geholt werden. Der InternetExplorer fragt dann üblicherweise, ob die Datei geöffnet oder gespeichert werden soll. Mit «Speichern unter» kann der Speicherort ausgewählt werden. Anleitung CONNET 37/38 Nach dem Herunterladen der Datei wird diese in der Übersicht als «Abgeholt» bezeichnet. Sie kann jedoch wieder heruntergeladen werden, bis sie mit dem Button «Löschen» gelöscht wird. 6 Reports Die Reports sind in CONNET als Link abgelegt. Zurzeit besteht nur ein einziger Report, der angewählt werden kann. Weitere sind jedoch im Aufbau bzw. werden auf Wunsch von den Trägerschaften/Einrichtungen erstellt. Anleitung CONNET 38/38
