Effizienter Workflow unterstützt telemedizinische
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Anwenderbericht Effizienter Workflow unterstützt telemedizinische Betreuung chronisch Kranker «Wie ALOS auch, sind wir ein Unternehmen, das innovativ denkt und arbeitet. Unsere Erfahrung in den ersten Monaten ist gut, so dass ich ALOS mit seinen IT Lösungen gerne empfehle.» Eyal Lewin, Geschäftsführer, SHL Telemedizin GmbH 1939 1943 1965 Effizienter Workflow unterstützt telemedizinische Betreuung chronisch Kranker Der Verlauf von chronischen Erkrankungen hängt in besonderem Maße von der Intensität der medizinischen Betreuung ab. Unter dem Motto „Der Weg zu mehr Sicherheit und Lebensqualität“ betreut SHL Telemedizin chronisch kranke Patienten ergänzend in speziell zugeschnittenen Telemedizinprogrammen. Hierzu gehört auch das Monitoring der Vitalwerte (z.B. Gewicht, Blutdruck, Blutzucker und Lungenfunktionsbzw. Sauerstoffsättigungswerte). Veränderungen des Krankheitsverlaufes können so frühzeitig erkannt und die Therapie durch die behandelnden Haus- und Fachärzten angepasst werden. Eine wichtige Grundlage für den Service ist die elektronische Erfassung und Dokumentation aktueller Patientendaten, die von Haus- und Fachärzten regelmäßig übermittelt werden. SHL Telemedizin nutzt hierfür eine Gesamtlösung bestehend aus der Erfassungs-Software ALOS SCAN, der Data-Capturing-Lösung OCR for AnyDoc und dem Dokumenten-Management-System DocuWare. Implementiert wurden die Lösungen von dem beratenden Systemhaus ALOS Solution, einem der führenden Anbieter auf dem Gebiet der Enterprise-Content- und Dokumenten-ManagementLösungen. SHL Telemedizin ist Markt- und Innovationsführer im Bereich der persönlichen Telemedizin. Das Unternehmen bietet Telemedizin-Programme für Patienten mit akuten und chronischen Herzerkrankungen, für Diabetiker und für Patienten mit der chronisch obstruktiven Lungenerkrankung (COPD). SHL Telemedizin setzt dabei einfach zu bedienende Telemedizin-Geräte ein, die zum Teil Entwicklungen der Muttergesellschaft SHL Telemedicine sind. Dazu zählt z. B. das weltweit einzigartige, patentgeschützte mobile 12-Kanal-EKG Gerät, das in weniger als einer Minute an das Telemedizinische Zentrum des Unternehmens übermittelt werden kann. Dort steht an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr medizinisches Fachpersonal (Ärzte und Pflegekräfte) zur Verfügung. Im Notfall alarmieren sie den zuständigen Rettungsdienst. „Die Daten werden sehr schnell und dennoch überaus präzise erfasst. Durch den Wegfall der manuellen Erfassung konnten wir unsere Kapazität erhöhen und zugleich unsere Kosten senken.“ Anne Meseck VP Operation SHL Telemedizin GmbH 1977 SHL Telemedizin GmbH / Alos Solution Neben dem Monitoring gehören auch die Therapiekontrolle, Beratung, Beruhigung und Schulung der Patienten zu den Aufgaben von SHL Telemedizin. Hohe Anforderungen zugunsten des Patienten Dreh- und Angelpunkt für den telemedizinischen Service ist die elektronische Fallakte: Nach der Einwilligung des Patienten und unter Einhaltung der Datenschutzvorgaben werden hier die wichtigsten persönlichen Daten sowie die Krankheitsgeschichte des Patienten dokumentiert. Hinterlegt und regelmäßig aktualisiert werden in dieser elektronischen Akte auch die Befunde der behandelnden Hausund Fachärzte, mit denen SHL Telemedizin eng zusammenarbeitet. Fast 200.000 Blatt werden im Jahr an SHL Telemedizin übermittelt und müssen schnellstmöglich erfasst werden. Hierzu gehören einerseits unstrukturierte Dokumente wie Arzt- oder Entlassbriefe als auch 15 verschiedene strukturierte Formulare, in denen durch Ankreuzen und Ausfüllen Angaben zum aktuellen Gesundheitszustand der Patienten gemacht werden. Diese Bögen enthalten drei Barcodes zur späteren Identifizierung und werden zum Ausfüllen an die Ärzte verschickt. Die Herausforderung: Die meisten Formulare werden per Fax an SHL Telemedizin zurückgeschickt. „Die Druckqualität ist dadurch oft mangelhaft. Die Formulare sind schlecht lesbar und erschwerend kommt hinzu, dass sie natürlich größtenteils handschriftlich ausgefüllt werden“, erläutert Anne Meseck, VP Operation bei SHL Telemedizin. Eine manuelle Datenerfassung wäre sehr zeitaufwändig. Wichtig war deshalb, diesen Prozess effizienter zu gestalten und hierfür eine geeignete technische Lösung zu finden. Die Anforderung seitens SHL Telemedizin war dabei, die Datenqualität zu verbessern, den manuellen Aufwand zu 2001 Effizienter Workflow unterstützt telemedizinische Betreuung chronisch Kranker reduzieren, die Kapazität zu erhöhen und insgesamt die Kosten zu senken. Darüber hinaus sollte eine eigenständige Administration des Systems und offene Formulargestaltung möglich sein. Unterschiedliches Handling von Post- und Fax-Eingang Im Juli 2010 implementierte SHL Telemedizin die ErfassungsSoftware ALOS SCAN, die Data-Capturing-Lösung OCR for AnyDoc sowie das Dokumenten-Management-System DocuWare. Unterschieden wird bei der Erfassung der Belege zunächst das Handling der eingehenden Unterlagen per Post beziehungsweise per Fax. Entsprechend unterschiedlicher Empfängergruppen im Unternehmen werden die mehrseitigen Dokumente und Anhänge (z. B. Arztbriefe) im Posteingang zunächst manuell vorsortiert und im Anschluss dann in Stapeln mit der modular aufgebauten Erfassungs-Software ALOS SCAN gescannt. Als zentrales Kontrollinstrument von ALOS SCAN zeigt die Stapelverwaltung während des Vorgangs stets den aktuellen Zustand der Stapel an und gibt Auskunft darüber, welcher Programmschritt gerade aktiv ist. Hier werden zudem die Scannerparameter wie Format und Auflösung eingegeben sowie die automatischen Bildbearbeitungs- und Indizierfunktionen definiert. Über das Scan-Programm wird die Qualität der Bildbearbeitung gesteuert. Die Bereinigung von Rändern, Schatten oder Linien erzielt so ein optimales Scan-Ergebnis. „Der ScanVorgang erfolgt äußerst schnell, trotzdem wir im DuplexScan Vorder- und Rückseite aller Dokumente erfassen“, erklärt Anne Meseck. „Das ist für uns notwendig, denn Arztbriefe oder Formulare werden oftmals auch auf der Rückseite beschrieben. Ist diese leer, wird sie von ALOS SCAN automatisch gelöscht.“ SHL Telemedizin GmbH / Alos Solution Für die per Fax eingehenden Dokumente wurde bei SHL Telemedizin zur direkten Weiterleitung an die Verarbeitung eine eigene Faxnummer eingerichtet. Die Sortierung der Dokumentengruppen in administrative oder medizinische Unterlagen erfolgt hier automatisch über die leistungsfähige DataCapturing-Lösung OCR for AnyDoc. Identifikation der Formulare Um den gesamten Workflow den hohen Anforderungen entsprechend zu optimieren, extrahiert OCR for AnyDoc als „Full Processing Station“ alle relevanten Informationen sowohl aus dem bereits gescannten Post- als auch aus dem FaxEingang. Zwecks eindeutiger Zuordnung der ausgelesenen Daten zu dem entsprechenden Patienten wird das personalisierte, vom Arzt zurückgeschickte Formular anhand von drei festplatzierten Barcodes identifiziert. Hierzu gehört zunächst der Barcode mit der Formular-ID. Anhand dieser erkennt OCR for AnyDoc, um welches der 15 verschiedenen Dokumententypen (Templates) es sich handelt. Ausgelesen werden zudem die Barcodes mit der Arzt-ID und der Patienten-ID, die als Indizierung später dem direkten Auffinden der Unterlagen im System dienen und die Übergabe der Daten in die elektronische Patientenakte steuern. Äußerst effektiv gestaltet sich auch das Erkennen und Auslesen der handschriftlich ausgefüllten Felder durch ICR (Intelligent Character Recognition). „Die Daten werden sehr schnell und dennoch überaus präzise erfasst. Durch den Wegfall der manuellen Erfassung konnten wir unsere Kapazität erhöhen und zugleich unsere Kosten senken“, erläutert Anne Meseck. Mit dem Qualitätssicherungsverfahren von OCR for AnyDoc wird der gescannte Bereich zudem durch Entzerren, Aufhellung oder Bereinigung aufbereitet. Nachdem ein sauberes Bild zur Verfügung steht, wird dieses vor der eigentlichen Datenerfassung zusätzlich bereinigt. „Der Scan-Vorgang erfolgt äußerst schnell, trotzdem wir im DuplexScan Vorder- und Rückseite aller Dokumente erfassen. Das ist für uns notwendig, denn Arztbriefe oder Formulare werden oftmals auch auf der Rückseite beschrieben. Ist diese leer, wird sie von ALOS SCAN automatisch gelöscht.“ Anne Meseck VP Operation SHL Telemedizin GmbH Effizienter Workflow unterstützt telemedizinische Betreuung chronisch Kranker Schlecht lesbare oder zerstörte Zeichen werden automatisch ergänzt, störende Linien zudem entfernt. Schnelle Verfügbarkeit der Dokumente Nachdem die Daten erfolgreich extrahiert wurden, erfolgt die Übertragung in das Primärsystem von SHL Telemedizin per SQL. Zeitgleich werden die Dokumente in eine pdf-Datei konvertiert, für das Dokumenten-Management-System DocuWare exportiert und dort zur Archivierung abgelegt. Die digitalisierten Formulare ebenso wie die Arztbriefe und sonstiger Schriftwechsel stehen den zugriffsberechtigten Mitarbeitern durch die Verknüpfung mit der Arzt und Patienten-ID sofort zur Verfügung. Insgesamt ist man bei SHL Telemedizin sehr zufrieden mit der Realisierung der optimierten Geschäftsprozesse: „Wie ALOS auch, sind wir ein Unternehmen, das innovativ denkt und arbeitet. Unsere Erfahrung in den ersten Monaten ist gut, so dass ich ALOS mit seinen IT Lösungen gerne empfehle“, sagt Eyal Lewin, Geschäftsführer bei SHL Telemedizin. SHL Telemedizin GmbH / Alos Solution SHL Telemedizin GmbH - Erfasste Belege: fast 200.000 pro Jahr Projekt-Infrastruktur: -ALOS-SCAN - OCR for AnyDoc Verification Lizenz - AnyDoc EXCHANGEit - DocuWare 5 Professional Server - Client Lizenzen - Content Folder - Panasonic Scanner KV-S 4065CW www.shl-telemedizin.de Alos Solution – WE MANAGE INFORMATION Alos Solution ist ein führender Integrator von Capture und ECM-Lösungen mit über 60 Jahren Erfahrung. Mit rund 100 Mitarbeitern in Deutschland und der Schweiz betreut das Systemhaus mehrere tausend Kunden mit teils weltweiten Installationen. Die Kernkompetenzen des Integrators sind das Realisieren von intelligenten Datenerfassungslösungen mit vollautomatisierten Workflows und ECM inklusive gesetzeskonformer Archivierung. Für seine Kunden analysiert und bildet Alos Solution Geschäftsprozesse unternehmensweit durchgängig digital ab und garantiert, dass elektronische Workflow- sowie ECM-Systeme immer allen relevanten Compliance-Vorgaben entsprechen. In Finanzinstituten und Versandhäusern, bei Telekommunikationsanbietern und insbesondere bei Scan-Dienstleistern verarbeiten Alos Solution Lösungen mehrere Millionen Dokumente pro Tag. www.alos.de Unsere Kernkompetenzen • • • • • • • • Scan- und Auslesesysteme Belegklassifizierung und Routing Document-Management Invoice-Management Workflow-Management Dokumenten-Scanner Consulting, Projektmanagement Support & Vorort-Service DEUTSCHLAND SCHWEIZ Dieselstraße 17 D-50859 Köln T +49 2234 4008-0 F +49 2234 4008-456 [email protected] Wwww.alos.de Bachstrasse 29 CH-8912 Obfelden T +41 43 388 10 88 F +41 43 388 10 89 [email protected] Wwww.alos.ch
