1 1.6. Zu sammen nfassung g
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ERSTE Schrittte und RÜCKGÄNGIG, bzw. WIEDER RHOLEN, sie kann k aber bei Bedarf um m weitere Befehle ergän B nzt werden. C CHERN RÜCKGÄNGIG und WIEDERHOLEN Rückgängig R M der Schaltfläche RÜCKGÄNGIG kön Mit nnen Bearbe eitungsschrittte anschließ ßend wieder rückgäng gig gemacht werden. In einigen e Fällen können Sie nacheinan nder auch m mehrere Schritte rückgän ngig machen n, indem Sie e mehrmals auf die Sch haltfläche klicken. Habe en Sie versehentlich zu viele v Schritte e rückgängig g gemacht, dann d verw wenden Sie die d Schaltfläc che WIEDERHOLEN. N Nicht alle Aktionen könne en in Access rückgängig gemacht we erden! Die Symbolleisste für Schnellzugriff kann bei Bedarf um Sym mbole erweitert werde en Die Symbolle D eiste anpass sen S können die Sie d Symbolleiste für de en Schnellzu ugriff anpasssen, d.h. um m weitere S Schaltflächen n beliebig erg gänzen. Klic cken Sie dazzu am rechte en Ende dieser Symb bolleiste auf die d Schaltfläche SYMBOLLLEISTE FÜR DE EN SCHNELLZ ZUGRIFF ANPAS SSEN und a aktivieren Sie e durch Anklicken die gew wünschten Befehle. B 1 1.6. 18 Zusammen nfassung g x Bei der Erstellung E einer neuen Access-Date A nbank könn nen Sie entw weder mit einer leerren Datenba ank beginnen n oder auf eine Vorlage zurückgreife en. Vorlagen sind vollständige e Datenbanke en, in die Sie e nur noch D Daten eingeb ben müssen. x Eine Access-Datenba ank besteht aus verschiiedenen Dattenbankobjekten. Tabellen sp peichern Daten und sind d somit die wichtigsten w O Objekte. Abffragen filtern und werten Date en aus. Form mulare dienen n zur komforrtablen Daten neingabe und Anze eige am Bildschirm. Berichte bereiten die Daten für Ausdruc cke in optisch ansp prechender Form F auf. x Der Navig gationsbereic ch listet alle Datenbanko objekte auf. Jedes Daten nbankobjekt verfügt, abhängig g vom Typ über mehrere e Ansichten, Sie werden mit Doppelklick geöffnet und können über die Schließen--Schaltfläche e wieder geschlosssen werden. Mehrere gle eichzeitig ge eöffnete Obje ekte werden in Registern ange eordnet. DATENBANKGRUNDLAGEN 2. Datenbankgrundlagen In dieser Lektion lernen Sie... x Allgemeiner Aufbau und Funktionsweise einer relationalen Datenbank x Vorgehensweise beim Datenbankentwurf x Tabellen normalisieren Was Sie für diese Lektion wissen sollten: x Bestandteile einer Access-Datenbank Bevor Sie mit der Arbeit an einer Datenbank beginnen, sollten Sie sich mit der Funktionsweise und dem Aufbau von Datenbanken näher befassen. Im Gegensatz zu einfachen Listen, die Sie beispielsweise auch mit Microsoft Excel erstellen können, sollten Sie eine Access-Datenbank sorgfältig planen, so lassen sich spätere Probleme vermeiden. 2.1. Datenbankmodelle Was ist eine Datenbank? Datenbanken werden heute in fast allen Bereichen eingesetzt, so verwenden Banken und Versicherungen beispielsweise Datenbanken zur Speicherung von Kundendaten, sowie von Kontobewegungen. Auch ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), die zur Unterstützung von Ressourcenplanungen in Unternehmen eingesetzt werden, basieren auf Datenbanken. Weitere Beispiele sind Suchmaschinen im Internet, wie Google. In der Theorie versteht man unter einer Datenbank (engl. database) eine Sammlung von Daten die logisch zusammengehören. Zur Verwaltung einer Datenbank wird ein Datenbankmanagementsystem (DBMS) benötigt, das die interne Speicherung der Daten organisiert. Zu den wichtigsten Aufgaben eines Datenbankmanagementsystems gehört neben der Datenspeicherung auch die Datensicherheit, also Schutz gegen Datenverlust und unerlaubte Zugriffe, sowie Gewährleistung der Datenintegrität. Datenbankmodelle Die Art und Weise, wie die Daten gespeichert und intern verwaltet werden, bezeichnet man als Datenbankmodell. Neben den beiden wichtigsten, dem hierarchischen und dem relationalen Datenbankmodell gibt es noch eine Reihe weiterer Formen, die hier nicht näher beschrieben werden. Das Datenbankmodell steuert die Datenverwaltung Hierarchisches Datenbankmodell Das hierarchische Datenbankmodell ist das älteste Datenbankmodell, es bildet die reale Welt in einer starren, hierarchischen Baumstruktur ab. Die Daten werden in Datensätzen gespeichert und stehen in so genannten Eltern-Kind-Beziehungen zueinander. Verknüpfungen über mehrere Ebenen sind bei diesem Modell nicht möglich. Die Auszeichnungssprache XML (Extensible Markup Language) verwendet beispielsweise zur Beschreibung von Daten eine solche hierarchische Struktur. Beispiel XML 19 DATENBANKGRUNDLAGEN SQL: Abfragesprache für relationale Datenbanken Relationales Datenbankmodell Das relationale Datenbankmodell ist die bekannteste und häufigste Form einer Datenbank. Für Abfragen in relationalen Datenbanken wird meist die DatenbankAbfragesprache SQL (Structured Query Language) eingesetzt. Relationale Datenbanken speichern die Daten in verteilten Tabellen die in Beziehung (Relation) zueinander stehen. Im Gegensatz zu hierarchischen Datenbanken sind relationale Datenbanken wesentlich flexibler. Auch Microsoft Access basiert auf dem relationalen Datenbankmodell, weitere bekannte relationale Datenbanksysteme sind MySQL, Oracle Database und Paradox. 2.2. Funktionsweise relationaler Datenbanken Access ist also eigentlich ein Datenbankmanagementsystem zur Erstellung und Verwaltung relationaler Datenbanken, daher betrachten wir nun das relationale Datenbankmodell etwas genauer. Tabellen Daten werden in Tabellen gespeichert Beispiel Kundentabelle Relationale Datenbanken speichern alle Informationen in verteilten Tabellen. Diese Tabellen bilden Objekte (Entitäten) der realen Welt ab, jede Tabelle sollte immer nur gleichartige und nicht redundante, also sich nicht wiederholende Daten enthalten. Dies können beispielsweise Kunden eines Unternehmens, aber auch Pflanzen oder Bücher sein. Eine Tabelle besteht aus mehreren Zeilen und Spalten, wobei jede Zeile der Tabelle eine Einheit darstellt und als Datensatz bezeichnet wird. Eine Tabelle mit 1.000 gespeicherten Kunden umfasst also 1.000 Datensätze. Die Spalten der Tabelle werden als Datenfelder bezeichnet und speichern die verschiedenen Eigenschaften, mit denen jeder Kunde näher beschrieben wird. KundenNr. Nachname Vorname Strasse PLZ Ort Geburtsdatum 54233 Schön Uwe Feldweg 4 99999 Musterhausen 11.01.1982 54234 Sowitz Sabine Kirchenplatz 11 82024 Taufkirchen 09.12.1966 54235 Achter Sven Bochumerstr. 9 45879 Gelsenkirchen 21.05.1978 Wichtige Begriffe: Datensatz Ein Datensatz entspricht einer Zeile in einer Tabelle und bildet eine Einheit Datenfeld Datenfelder bilden die Spalte einer Tabelle, sie enthalten Eigenschaften, die jeden Datensatz näher beschreiben. Primärschlüssel Ein Primärschlüssel stellt ein eindeutiges Merkmal für Datensätze dar 20 In einer relationalen Datenbank sollte jede Zeile einer Tabelle, also jeder Datensatz eindeutig identifizierbar sein. Dies erreicht man mit Hilfe eines so genannten Primärschlüssels, der aus einer oder mehreren Spalten der Tabelle gebildet wird. Jede Tabelle kann immer nur einen Primärschlüssel enthalten. Eindeutig heißt, in einem Primärschlüsselfeld darf innerhalb der Tabelle jeder Wert nur ein einziges Mal vorkommen. Das Vorhandensein eines Primärschlüssels stellt somit sicher, dass bei der Auswahl eines Datensatzes auch wirklich der richtige Datensatz gewählt wurde. So kann es beispielsweise vorkommen, dass in einer Tabelle mit Kundendaten mehrmals der Name "Müller" enthalten ist, eine Suche würde somit mehrere Datensätze liefern. Würde sich der Primärschlüssel aus Vorname und Nachname zusammensetzen, dann könnte auch in diesem Fall eine Suche nach beispielsweise "Otto Müller" mehrere Datensätze als Ergebnis liefern. Wenn Sie DATENBA ANKGRUNDLAGEN N nun den n Primärschlü üssel noch um u das Geburtsdatum erweitern, so wäre dies im mmer noc ch kein eindeutiges Merrkmal und außerdem zie emlich umstä ändlich in der Handhab bung. Wese entlich einfac cher und eindeutiger is st die Verw wendung einer Kundenn nummer als Primärschlü üssel. Eine Kontonumme K er ist ein weiteres Beispiel für einen n Primärschlü üssel. Es gibt keine k festen Regeln, nac ch denen Sie e ein Feld als Primärsch hlüssel definiieren, abe er die folgen nden Punkte e sollten Sie bei der Wa ahl eines Prim märschlüsse els berücksiichtigen: x ein Primärschlüs P ssel sollte mö öglichst aus einer einzige en Spalte ge ebildet werde en x ein Primärschlüs P ssel sollte möglichst einffach sein und sich nur selten s oder n nie ände ern Primärsc chlüssel wählen Bezieh hungen In einer relationalen Datenbank werden Tab bellen über Beziehungen n (Relatione en) miteinan nder verbund den. Grob vereinfacht v k kann man Beziehungen B auch als B Beschreibu ung von geg genseitigen Abhängigkeit A ten der Obje ekte bezeich hnen. Eine B Beziehung zwischen zwei Tabelllen wird üb ber zwei Fe elder, die so s genannte en Schlüsse elfelder herg gestellt. Beziehun ngen verbinden n in relationalen Datenbanken die d Tabellen miteinander Beispiell: Die Tabe elle Kunden speichert in n einer Datenbank neben den Name en und Adre essen aller Kunden des Unterneh hmens auch noch die Nummer N dess zuständige en Außendienstmitarbeiiters. Eine zw weite Tabelle e speichert die d Namen und u sonstige en Daten de er Außendien nstmitarbeite er, die Mitarb beiter-ID bilde et den Primä ärschlüssel. Zwische en den beide en Tabellen Mitarbeiter und Kunden n wird nun über ü das Fe eld Mitarbeitter-ID eine Beziehung B he ergestellt. Da adurch kann für jeden Ku unden anhan nd der Mita arbeiter-ID au uch der Nam me des zusttändigen Mittarbeiters au us der Tabellle Mitarbeitter ermittelt werden. w Da sich s in der Tabelle T Kund den das Feld Mitarbeiter-ID auf den Primärschlüsssel der Tab belle Mitarbeiiter bezieht, wird w dieses Feld F hier auc ch als Frem mdschlüssel bezeichnet. b Tab belle Kunden Tabelle Mittarbeiter Kunden-N Nr. Nachname Vornam me Mitarb.-ID Mitarb.-ID M Na achname 54233 Schön Uwe 100 10 00 Sauer 54234 Sowitz Sabine 100 10 01 Lüm mmelmann 54235 Achter Sven 102 10 02 Ackerknecht Diese Arrt der Bezieh hung stellt eine e so gena annte 1:n Be eziehung da ar. Die Tabellle Mitarbeitter speichertt jeden Mitarrbeiter, bzw. jede Mitarbe eiter-ID gena au ein einzige es Mal (1). Da jeder Mittarbeiter gleich mehrere Kunden betreut, enthält in der Tabelle Kunden das Feld Mittarbeiter-ID auch a jede Miitarbeiternum mmer mehrfa ach (n). ehung 1:n Bezie Indizes s Für die schnelle s Suc che und Sorttierung in Da atenbanken spielt s der Ind dex eine wic chtige Rolle. Daher sollten Sie für Felder, F die Sie als Schlüs sselfeld verw wenden, immer auch ein nen Index an nlegen. Gleic ches gilt für Felder F nach denen d Sie hä äufig sortiere en oder suc chen. Accesss legt für je eden Index im Hintergru und eine Ind dextabelle m mit entsprec chender Sorttierung und Verweisen auf a die jewe eiligen Daten nsätze an. F Für den Prim märschlüssell wird autom matisch ein In ndex erstellt. Da bei Änd derungen oder Hinzufüg gen von Dattensätzen au uch der Inde ex aktualisiert wird, könn nen sehr vie ele Indizes in umfangreichen Datenb banken auch h Verzögerun ngen bewirke en. Ein Indexx beschleunigt in umfan ngreichen Tabellen Suche und Sortiervo orgänge 21 DATENBANKGRU UNDLAGEN 2 2.3. No ormalisie erung von n Datenb banken Beim Anlegen B n einer Datenbank sollte en Sie die Re egeln der so o genannten Normalisierung beach hten, um spä ätere Fehler zu vermeide en. F Fehler in Datenbank D ken Fehler in Da F atenbanken werden als s Datenbank kanomalien bezeichnet. Zu den H Hauptursache en zählen vo or allem Date enredundanzz und Inkonsistenz der Da aten. Datenredunda anz = Mehrfachspeic cherung von Daten Datenredund D danz U Unter Redund danz versteh ht man die Mehrfachspe M eicherung vo on Informatio onen. Date enredundanzzen sind häu ufig für Fehle er im Datenb bestand und einen höheren Speicherbedarf ve erantwortlich h und sollten daher beiim Datenban nkentwurf ve ermieden w werden. Date enredundanzzen führen meist auch zu Dateninkonsistenz. Dateninkons D sistenz U Unter Inkonssistenz verstteht man Widersprüchl W lichkeit zwisschen gespe eicherten D Daten. Inkonssistenzen en ntstehen durrch Änderungen an meh hrfach gespe eicherten, a also redunda anten Daten. Wird beisp pielsweise in der unten a abgebildeten n Tabelle R Rechnungspo osten der Pre eis der Luftm matratze mit der Artikelnu ummer 9200 056 geändert, dann muss m dies in der gesamtten Tabelle passieren, w was zu einem hohen V Verwaltungsa aufwand und Fehlern führt. ninkonsisBeispiel Daten tenz Tabelle Rechnungspos R sten Posten-Nr. Artikel-Nr. Bezeichnung Einze elpreis 01 920056 Luftmatratze 02 028712 Schwimmflossen 21,90 03 771234 Taucherbrille 32,20 04 920056 Luftmatratze 9,20 8,30 T Tabellen normalisierren Diese Gesichtspunkte solllten Sie beim D m Datenbank kentwurf, bzw w. beim Anle egen von T Tabellen berü ücksichtigen. Die Regeln n der Normalisierung untterstützen Sie bei der B Beantwortung g der wichtig gsten Fragen n beim Daten nbankentwurrf. Normalisierung g= sinnvolle Aufte eilung der Daten in Tabelllen Eine Tabellensspalte darf nicht weite er zerlegbar sein 22 x Welche Tabellen T werd den benötigtt? x Welche Spalten S soll eine e Tabelle enthalten? e x Wie sehen die Bezieh hungen zwisc chen den Tabellen aus? x Wie kann Mehrfachsp peicherung von v Daten ve ermieden werrden? A Normalisierung bezeic Als chnet man die d sinnvolle Aufteilung d der Daten in Tabellen um die Daten nbankstruktu ur zu optimieren und die oben gen nannten Prob bleme zu ve ermeiden. Beim B Anlegen n von Tabellen sollten die d drei nach hfolgend bes schriebenen Normalfo ormen berücksichtigt werrden. Die erste Normalform D D erste Norrmalform sch Die hreibt vor, da ass eine Tab bellenspalte n nicht weiter zerlegbar z sein darf. Alsso benötigen n Sie beispie elsweise zwei Spalten ((Datenfelder)), um die P Postleitzahl u den Ort zu speichern und n, eine dritte e Spalte ist fü ür das Land erforderlic ch. Eine Tab belle, die die ese Bedingu ung erfüllt, entspricht der ersten Norrmalform. D Diese Regel ist i durchaus sinnvoll, da a Sie eine Ta abelle nur na ach Spalten sortieren, s filtern und ausswerten können. Stellen Sie sich vor, Ihre Tabelle e Rechnunge en würde a aussehen wie e die Tabelle e unten, alle verkauften Artikel A befind den sich in einer e einzigen Spalte. DATENBA ANKGRUNDLAGEN N Alle Artikell und Mengen sind s in einer einzzigen Spalte ge espeichert Eine Ausswertung üb ber alle verka auften Artikel wäre mit dieser Tabelle e sehr schwiierig, da die d Spalte Arrtikel sowohll Text als auch Mengena angaben und d darüber hinaus auc ch mehrere Artikel enth hält. Als Ab bhilfe müsse en Sie die Spalte Artik kel aufteilen n. Allerdings bietet auch die zweite Tabelle T unten n keine zufriedenstellend de Lösung. Sie entspric cht zwar der ersten Norm malform, was aber tun, we enn ein Kund de mehr alss einen Artike el gekauft ha at? Wie viele e Artikel, bzw w. Spalten so ollen dann m maximal be erücksichtigt werden, 5, 10 1 oder 100? ? Menge und d Artikelbezeich hnung werden in getrennten Sp palten gespeich hert Die näch hste Tabelle e unten entspricht ebenffalls der erstten Normalfo orm und ste ellt gleichze eitig eine besssere Lösung g dar, allerdin ngs wird eine e Spalte Possition benötig gt, die angiibt, um welc che Position auf der Re echnung es sich handeltt. Die Spalte en Rechnun ngsnummer und Positio on bilden zu usammen de en Primärsc chlüssel. Alle erdings en nthält die Spa alte Artikel die Artikelbezzeichnung gle eich mehrfac ch. Tabelle entspricht e der ersten Normalform Die Tabelle e entspricht derr ersten Normalform Die zwe eite Normalfo orm Eine Tab belle ist in der d zweiten Normalform, N wenn sie de er ersten No ormalform en ntspricht und u gleichze eitig jede Spa alte, die kein ne Schlüsselspalte ist, vo ollständig vo om gesamte en Primärsch hlüssel abhän ngig ist. alte hängt vom Jede Spa Primärsc chlüssel ab Die oben abgebilde ete Tabelle entspricht e nicht der zwe eiten Normalform. Der P Primärschlü üssel setzt sich s zusamm men aus Re echnungsnummer und Position, P ab ber nicht alle e Spalten sin nd ausschlie eßlich von die eser Kombin nation abhän ngig. Die Spa alten Kund dennummer und Datum sind abhän ngig von derr Rechnungssnummer, Arrtikelanzah hl und -bezzeichnung dagegen d von Rechnung gsnummer und Positio on. Damit diie Bedingung g der zweiten Normalform m erfüllt ist, müssen Sie den Inhalt der Tabelle in i zwei Tabe ellen aufteilen n. Die Tabe elle Rechnun ngen bestehtt aus den Sp palten Kunde ennummer und Datum, d die Rechnun ngsnummer bildet den Primärschlüs P ssel. Der Priimärschlüsse el der zweite en Tabelle Rechnungsp posten setztt sich wieder zusammen n aus Rechn nungsnummer 23 3 DATENBANKGRU UNDLAGEN und Position.. Die beiden n unten abgebildeten Ta abellen entsprechen derr zweiten N Normalform. Die beiden Tab bellen entsprechen der d zweiten Normalform m Ta abelle Rechnun ngen Keine Abhängigkeit zwischen Nich htschlüsselfeldern Tabelle Rec chnungsposten Die dritte No D ormalform D dritte Normalform schreibt vor, dass Die d es auch h zwischen den einzelne en Nichtschlüsselfelde ern keine Abhängigkeit A geben darff. Die Tabelle Rechnung gsposten entspricht nic cht der dritten Normalform, da die Sp palte Artikel mit der Beze eichnung nicht vom Priimärschlüsse el abhängig ist, sondern n von der Arttikelnummerr. Bei der E Eingabe könnte also verrsehentlich eine e Artikeln nummer zusa ammen mit dem falschen Beschrreibungstext eingegeben n werden. Dies lässt sich D h vermeiden n, wenn Sie eine e dritte Ta abelle Artikel mit allen Arttikeldaten w Bezeichnung und Pre wie eis verwende en. In dieser Tabelle bild det die Artike elnummer den Primärsc chlüssel, jede er Artikel ist nur n einmal gespeichert g u und Änderun ngen, z.B. P Preisänderun gen brauche en nur ein einziges e Mal vorgenomm men werden.. Die beiden Tabellen unten entsp prechen der dritten d Normalform. Die Tabellen entspree chen der dritte en Normalform Ta abelle Rechnun ngsposten 2 2.4. Tabelle Artikel A Wie gehen Sie beim m Datenb bankentw wurf vor? ? C Checkliste e Beginnen Sie B e nicht sofort mit Access und dem An nlegen von T Tabellen. Neh hmen Sie erst Papier un nd Stift zur Hand H und planen Sie Ihrre Datenbank anhand de er folgenden Checklistte. 24 x Was möc chten Sie in Ihrer I Datenb bank abbilden? Lernen S Sie zuerst das s System genauer kennen. k x Notieren Sie in einer Liste, L welche e Vorgänge dargestellt d w werden sollen n. x egeben und gespeichertt werden solllen. WelNotieren Sie, welche Daten einge n benötigen Sie für Ausw wertungen? che Daten DATENBA ANKGRUNDLAGEN N x In welcher Form sollen die Daten D später gedruckt we erden? x Überlegen Sie, welche w Tabe ellen Sie benötigen und stellen s Sie fü ür jede Tabellle eine Liste aller erforderlichen n Spalten zussammen. x Lege en Sie für jed de Tabelle eiinen Primärsschlüssel festt. x In welcher w Abhä ängigkeit ste ehen die Tab bellen zueinander? Defin nieren Sie d die Beziehungen zw wischen den Tabellen und fügen Sie Fremdschlüssel in die T Tabelle en ein. x Überprüfen Sie, ob Ihre Tab bellen der errsten, zweite en und dritte en Normalforrm entssprechen ode er ob Sie noc ch weitere Ta abellen benö ötigen. x Erste ellen Sie die Tabellen in Access und definieren Sie S die Bezieh hungen. Namen nsregeln Bei der Entwicklung g von Progra ammen und d auch von Datenbanken wurden b bestimmte Standards definiert. Da adurch lasse en sich Date enbanken au uch zu eine em späteren n Zeitpunkt oder o von and deren Entwic cklern leichte er verstehen und nachvo ollziehen. Zur Z besseren Untersche eidung sollte en daher den n Namen alle er Datenban nkobjekte Kürzel K aus drei d Buchstab ben vorangestellt werden n. Datenba ankobjekt Kürzel engll. Bezeichnun ng Tabellen n tbl table es Abfrage en qry querries Formula are frm form ms Berichte e rpt repo orts Makros mcr mac cros Die Tabelle Rechnungen würde e also beispielsweise de en Namen tb blRechnunge en oder tbl__Rechnunge en erhalten. In manchen n Unternehm men werden n dem Name en eines Da atenbankobje ekts auch no och die Initialen des Entw wicklers hinzugefügt. 2.5. Die Beispieldate enbank Bestellun B ngen Vorüberrlegungen In dieserr Schulungsunterlage wiird in Form von v Übungsaufgaben eine Datenban nk zur Erfasssung und Speicherung S von Kunden nadressen errstellt, außerd dem soll auc ch die Nach hverfolgung der Kunden nkontakte mö öglich sein. Eine weitere e Funktion der Datenba ank soll es se ein, Kundenb bestellungen n zu erfassen n und zu verw walten. Bevor Sie S mit der Datenspeich D herung begin nnen, müsse en die Tabe ellen angele egt werden und dazu sin nd einige Vorüberlegung gen erforderlich: x Welc che Tabellen n und welche e Spalten, bzzw. Datenfeld der benötige en Sie? x Welc che Felder ve erwenden Siie als Primärrschlüssel? x Wie sollen die Ta abellen aufgeteilt und verknüpft werd den? x Über welche Felder sollen diie Beziehung gen hergeste ellt werden? Unter Be erücksichtigu ung der erstten bis dritte en Normalforrm werden in diesem Be eispiel die e folgenden Tabellen T ben nötigt: 25 5 DATENBANKGRUNDLAGEN Zweck Tabelle Primärschlüssel Kundenadressen tblKunden Kundennummer Kundenkontakte nachverfolgen tblNachverfolgung Kontaktnummer, fortlaufende Nummer Artikel, Bezeichnung und Preis tblArtikel Artikelnummer Warengruppen tblWarengruppen Warengruppenschlüssel Bestellungen, Bestelldaten tblBestellung Bestellnummer Einzelne Bestellposten tblBestelldetails Fortlaufende Nummer Hinweis: Um das Beispiel möglichst übersichtlich zu halten, wurden einige Merkmale wie beispielsweise unterschiedliche Steuersätze nicht berücksichtigt. In der Praxis dürfte also eine solche Datenbank erheblich umfangreicher ausfallen. 2.6. Zusammenfassung x Access ist eine Anwendung, mit der Datenbanken nach dem relationalen Datenbankmodell erstellt und verwaltet werden. Relationale Datenbanken speichern die Daten in verteilten Tabellen, die über Beziehungen (Relationen) miteinander verknüpft sind. x Eine Zeile einer Tabelle beschreibt eine Einheit und wird als Datensatz bezeichnet. Die Spalten einer Tabelle werden auch als Datenfelder bezeichnet und speichern Eigenschaften, die jede Einheit näher beschreiben. Als Primärschlüssel bezeichnet man dasjenige Feld einer Tabelle, das für jeden Datensatz ein eindeutiges Merkmal enthält, beispielsweise die Kundennummer. x Beziehungen werden über das Primärschlüsselfeld der Tabelle zum Fremdschlüssel der zweiten Tabelle hergestellt. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um eine 1:n Beziehung, das bedeutet, dass jeder Datensatz der einen Tabelle mit mehreren Datensätzen der zweiten Tabelle verknüpft ist. x Die Normalisierung gibt Regeln vor, nach denen die Daten in mehrere Tabellen aufgeteilt werden sollten. Durch die Normalisierung vermeiden Sie Fehlerquellen in Datenbanken, wie Datenredundanz oder Dateninkonsistenz. Bemerkungen: 26 TABELLEN 3. erstellen Tabellen erstellen In dieser Lektion lernen Sie... x Tabellen anlegen x Im Tabellenentwurf arbeiten x Primärschlüssel und Indizes festlegen x Typen und Eigenschaften von Feldern x Nachschlagefelder erstellen Was Sie für diese Lektion wissen sollten: x Erste Schritte mit Access x Datenbankgrundlagen Tabellen speichern Daten und bilden die Grundlage jeder Access-Datenbank. Standardmäßig erstellt Access mit dem Anlegen einer neuen Datenbank eine neue Tabelle und Sie könnten eigentlich mit der Dateneingabe beginnen. Ihnen steht aber mit der Entwurfsansicht auch noch eine zweite Möglichkeit zum Anlegen von Tabellen zur Verfügung. Auf eine weitere Möglichkeit, die Verwendung von SharePoint-Listen wird hier nicht näher eingegangen. Sie dienen zur Erstellung von Webdatenbanken die auf einem Server bereitgestellt und mit einem Webbrowser (z.B. Microsoft Internet Explorer) verwendet werden. 3.1. Eine Tabelle in der Datenblattansicht erstellen Spalten hinzufügen und Daten eingeben Nach dem Erstellen und Speichern einer neuen, leeren Datenbank erstellt Access eine leere Tabelle mit dem Namen Tabelle1 und öffnet diese Tabelle im Anzeigebereich in der so genannten Datenblattansicht. Die Datenblattansicht ist diejenige Ansicht, in der Sie Daten eingeben und bearbeiten. Sollte keine Tabelle geöffnet werden oder haben Sie die Tabelle versehentlich geschlossen, so klicken Sie auf das Register ERSTELLEN und anschließend in der Gruppe TABELLEN auf TABELLE. Eine neue Tabelle in der Datenblattansicht Tabelle erstellen Neue Tabelle erstellen Die Eingabe von Daten in der Datenblattansicht gleicht der Eingabe in einem Excel-Tabellenblatt. x Die erste Spalte ist bereits mit der Überschrift ID versehen, sie bildet gleichzeitig den Primärschlüssel der Tabelle. In dieser Spalte ist keine Eingabe möglich, während der Eingabe werden die Datensätze automatisch fortlaufend nummeriert. x Ab der zweiten Spalte können Sie sofort mit der Eingabe beginnen. Möchten Sie beispielsweise Adressen in der Tabelle speichern, so geben Sie einfach den ersten Nachnamen ein. Durch Drücken der Eingabe-Taste oder der TabTaste wird automatisch eine weitere Spalte hinzugefügt und der Cursor wan- 27
