Content Lifecycle Management (CLM)

Content Lifecycle Management
(CLM)
‪Erweiterung von SharePoint mit Funktionen des Open Text
Content Lifecycle Management (CLM)
Gründe für die strukturierte Verwaltung von
Content in Unternehmen
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•
•
•
Gesetzliche Vorgaben
Beschleunigung der bestehenden Prozesse
Besseres und schnelleres Auffinden von Informationen
Reduzierung der Infrastrukturkosten
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Microsoft Office SharePoint Server (MOSS)
‪Was bietet MOSS an Dokumenten Management - Funktionalitäten?
• Checkin und Checkout
- Schutz vor gleichzeitiger Bearbeitung von Dokumenten.
• Versionierung von Dokumenten
- Aktuelle Versionen eine Dokumentes erkennen.
- Protokollierung (wer hat, wann, welche Aktion durchgeführt).
• Inhaltsgenehmigung
- Inhalte können über integrierte Workflows genehmigt werden.
• Rollenbasierte Zugriffsrechte
- Vergabe von Zugriffsrechten auf verschiedenen Unternehmensebenen
bis zum einzelnen Dokument.
• Elektronische Akte
- Zusammenführen von Informationen aus unterschiedlichen Quellen.
• Visualisierte Ordnungsstrukturen
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Microsoft Office SharePoint Server (MOSS)
‪Die Grenzen des MOSS - Dokumentenmanagements
• Keine Konvertierung der Dokumente in Langzeitformate (PDF-A,TIFF).
• Keine Dokument-ID
- Dokumente werden über den Namen identifiziert, was zur Folge hat,
dass Dokumente mit gleichem Namen, aber mit unterschiedlichen
Metadaten, nicht eindeutig identifiziert werden können.
• Keine revisionssichere Archivierung (ISO 15489)
• Keine Rechteverwaltung auf Ordnerebene
• Eingeschränkte Unterstützung von "Nicht-Microsoft-Produkten„ (PDF,
MindMap, etc.)
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Content Lifecycle Management (CLM) für
SharePoint
‪Lösungen durch das CLM von Open Text
• Die Open Text CLM Services für SharePoint erlauben das automatische
und interaktive Archivieren (auch von ganzen SharePoint Seiten)
• Manipulationssichere Archivierung
• Der Content kann auch nach der Archivierung weiterhin im SharePoint
System gesucht werden
• Das Archiv übernimmt die Verwaltung des Content.
• Anwendung von Records Management Richtlinien.
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Content Lifecycle Management (CLM) für
SharePoint
‪Vorteile
• Suche über aktiven und archivierten Content möglich
• Revisionssichere Archivierung
• Konfigurieren von Speicherregeln – Aufbewahrungsfrist, Medienwahl
• Erweiterung der Records Management Funktionen von SharePoint
• Anbindung an Langzeitspeicher – herstellerunabhängig
• Entlastung der Sharepoint Datenbank durch Speicherung von Content auf
anderen Speichermedien
• Vollständige Integration - Keine weitere Entwicklungsarbeit notwendig
• Single Sign-On
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Content Lifecycle Management (CLM) für SharePoint
360°Ansicht - ECM mit Microsoft
• Content durchläuft einen Lebenszyklus
• Bereitstellung einer gewohnte Umgebung um Content zu erstellen und
anzusehen
• Records Klassifikation ist ein effektiver Weg Content von verschiedenen
Quellen und Applikationen zu sammeln
• Die Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen erfordert die
Langzeitaufbewahrung von Content
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Content Lifecycle Management (CLM) für
Sharepoint
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Content Lifecycle Management (CLM) für SharePoint
Zusammenfassung
• Teamsites und Workspaces bieten einen schnellen Einstieg in den Bereich
Collaboration
• Durch das CLM werden alle Enterprise Content Management
Funktionalitäten für alle wichtigen Infrastrukturen angeboten
• Anwender profitieren durch jahrelange ECM - Erfahrung, durch
Kostenminimierung und durch die Reduzierung der Komplexität
• Open Text Livelink bietet eine optimale Lösung für die revisionssichere
Archivierung von SharePoint Content
• Open Text CLM Services für Sharepoint bietet eine Lösung für
Organisationen, die mit einem zunehmend regulierten Umfeld und der
Notwendigkeit, Information zu strukturieren und potenzielle Haftung zu
minimieren, konfrontiert sind
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Content Lifecycle Management (CLM) für SharePoint
Fragestellungen für eine ROI Betrachtung
• Wieviel Informationen könnten Sie in der Enterprise Library speichern statt
in der SQL Datenbank?
• Wie hoch ist das Einsparungspotenzial durch die Reduzierung von
Dubletten?
• Wie stark kann die SharePoint Datenbank damit verkleinert werden?
• Wieviel schneller können Applikationen wiederhergestellt werden (bei einer
80% kleineren Datenbank ….)?
• Server Performance: Hardwareaufrüstung ist z. B. ab 2000 Sites pro Site
Collection notwendig - statt Aufrüstung mit Hardware, kann das Problem
durch Archivierung gelöst werden
• Wie sind die Auswirkungen auf die Kosten, wenn Informationen betrachtet
werden, die gemäß der Standard- Aufbewahrungsregeln von 10 Jahren,
gespeichert und aufbewahrt werden müssen?
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Die Standorte der BTC AG
Hauptsitz:
Escherweg 5
26121 Oldenburg
Fon: + 49 (0) 441/36 12-0
Fax: + 49 (0) 441/36 12-3999
E-Mail: [email protected]
www.btc-ag.com
Louisenstraße 97
61348 Bad Homburg
Fon: +49 (0) 6172 68518-0
Fax: +49 (0) 6172 6722-50
E-Mail: [email protected]
Kehrwieder 9
20457 Hamburg
Fon: +49 (0) 40/210098-0
Fax: +49 (0) 40/210098-76
E-Mail: [email protected]
Kurfürstendamm 33
10719 Berlin
Fon: + 49 (0) 30/880 96-5
Fax: + 49 (0) 30/880 96-777
E-Mail: [email protected]
Klostergasse 5
04109 Leipzig
Fon: +49 (0) 341/350 55 8-0
Fax: +49 (0) 341/350 55 8-59
E-Mail: [email protected]
Mary-Somerville-Straße 3
28359 Bremen
Fon: +49 (0) 421/330 39-0
Fax: +49 (0) 421/330 39-399
E-Mail: [email protected]
Wilh.-Th.-Römheld-Str. 24
55130 Mainz
Fon: + 49 (0) 6131/880 87-0
Fax: + 49 (0) 6131/880 87-99
E-Mail: [email protected]
Wittekindstraße 32
44139 Dortmund
Fon: +49 (0) 231/981 288-0
Fax: +49 (0) 231/981 288-12
E-Mail: [email protected]
Türkenstraße 55
80799 München
Fon: +49 (0) 89/3 60 35 39 - 0
Fax: +49(089)360 35 39 - 59
E-Mail: [email protected]
Bartholomäusweg 32
33334 Gütersloh
Fon: +49 (0) 5241/9463-0
Fax: +49 (0) 5241/9463-55
E-Mail: [email protected]
An der Alten Ziegelei 1
48157 Münster
Fon: +49 (0) 251/ 14132-0
Fax: +49 (0) 251/ 14132-11
E-Mail: [email protected]
Çayiryolu 1, Partaş Center Kat: 11-12
Içerenköy,
34752 Istanbul
Türkei
Fon: +90 (216) 5754590
Fax: +90 (216) 5754595
E-Mail: [email protected]
ul. Małe Garbary 9
61-756 Poznań
Polen
Fon: +48 (0) 61 8560970
Fax: +48 (0) 61 8501870
E-Mail: [email protected]
Hasebe Build.11F,
4-22-3 Sendagi, Bunkyo-Ku,
113-0022 Tokyo
Japan
Fon: +81 (3) 5832 7020
Fax: +81 (3) 5832 7021
Email: [email protected]
Bäulerstraße 20
8152 Glattbrugg
Schweiz
Fon: +41 (0) 44/874 30 00
Fax: +41 (0) 44/874 30 10
E-Mail: [email protected]
Konrad-Zuse-Straße 3
74172 Neckarsulm
Fon: +49 (0) 7132/ 380-0
Fax: +49 (0) 7132/ 380-29
E-Mail: [email protected]
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