Neben der erheblichen Reduzierung des - C

Der CI ERPConnect
für Baan
„Neben der erheblichen Reduzierung des manuellen Buchungsaufwandes, der Vermeidung von Skontiverlusten und dem Verlust von
Originalrechnungen, ist diese Lösung wesentlicher Baustein einer
kompletten Content-Management-Lösung bei Metso Lindemann.“
Johannes Peters, Leiter der EDV-Abteilung Metso Lindemann GmbH
Das Projekt
Metso Lindemann GmbH
Die Metso Lindemann GmbH, mit Sitz in Düsseldorf, setzt seit 2004 erfolgreich das Dokumenten-Management-System von Saperion mit CIntact als Integrations- und Lösungspartner ein.
Mittlerweile hat Metso Lindemann mit der CIntact GmbH einen Workflow zur automatischen
Rechnungseingangsverarbeitung
entwickelt.
Die Aufgabe bestand in
der Einrichtung einer automatischen Rechnungsverarbeitung mit ERP LN
und Saperion mit dem
Ziel die Verarbeitung von
Rechnungen vom Erhalt
bis zur Freigabe in Infor
ERP LN einfacher und effektiver zu gestalten.
Seit dem Jahre 2005
wurden die Eingangsrechnungen bei Metso
Lindemann bereits eingescannt, allerdings erst
nach der manuellen Erfassung und Buchung in
Infor ERP LN. Sofern notwendig, wurden die
Rechnungen zur Genehmigung an die entsprechenden Personen auf dem Papierwege verteilt.
Mit dem Umstieg auf die elektronische Rechnungsverarbeitung werden die Eingangsrechnungen jetzt bereits im Posteingang mit einem
Barcode versehen und im Anschluss daran mit
der Kofax Capture-Lösung gescannt. Die für
eine Erfassung notwendigen Rechnungsinformationen, wie beispielsweise die Rechnungsnum-
mer, Datum, Beträge, Lieferschein, Bestell- und
Lieferantennummer werden automatisch aus
dem Dokument extrahiert.
In dieser Form werden die Dokumente im
nächsten Schritt in der vorhandenen Saperion
Enterprise Content Management-Lösung revisionssicher
archiviert.
Dabei
stellen
diverse
Prüfläufe des C-Intact
Invoice Connect die logische Konsistenz der
Daten mit ERP LN sicher.
Beispielsweise wird hier
geprüft, ob es zu bestellbezogenen Rechnungen
auch einen genehmigten
Wareneingang gibt, damit
die Rechnungen korrekt
gebucht werden können.
Wenn bei diesen Prüfungen kein gültiger Wareneingang gefunden wurde,
so wird nach Ablauf einer
Wartzeit von sechs Stunden
automatisch ein Workflow gestartet, der die Informationen an den Wareneingang weiterleitet.
Dort können dann die erforderlichen Schritte unternommen werden, um die fehlenden Informationen in ERP LN zu erfassen. Nach Beendigung
der Erfassung wird der Vorgang dann erneut geprüft und bei Gültigkeit an ERP LN übertragen.
Bei etwaigen Preisdifferenzen in bestellbezogenen Rechnungen wird der Einkäufer aus der Bestellung gelesen und direkt
automatisch
per
Workflow
benachrichtigt.
Bei nicht bestellbezogenen Rechnungen hat
die Finanzbuchhaltung von Metso Lindemann
die Möglichkeit manuell einzugreifen und einen
Empfänger auszuwählen. Die Rechnung wird dann
über den Saperion Workflow an die passenden
Personen weitergeleitet, damit eine Buchung auf
die korrekten Kostenstellen vorgenommen werden kann. Die am Workflow beteiligten Personen
können dabei buchungsrelevante oder wichtige
Informationen, wie die Kostenstelle oder Einzelbeträge bei Aufteilung der Rechnung auf mehrere Abteilungen, in einer entsprechenden Tabelle
erfassen. Diese ersetzt den früher verwendeten Buchungsstempel bei Metso Lindemann.
In jedem Fall werden alle Rechnungen sofort in
ERP LN als Verbindlichkeit erfasst und sind unter
den offenen Posten sichtbar. Sofern dies anhand
der Bestellung und der Wareneingänge möglich
ist, wird die Rechnung auch direkt abgeglichen
und den passenden Wareneingängen zugeordnet
und genehmigt. Minimale Preisdifferenzen können dabei auch sofort verbucht werden.
Den Status der Belege kann man sowohl in ERP
LN, wie auch in Saperion verfolgen. Diverse Protokolle in Saperion stellen schließlich sicher, dass
jeder Schritt nachvollzogen werden kann. Da
bei Metso auch Bedarfsanmeldungen, Bestellungen und Lieferscheine archiviert werden, ist die
komplette Vorgangsakte in Saperion einsehbar.
Scannen der Eingangsrechnungen
Nach der abschließenden, manuellen Journalisierung der Belege in ERP LN wird ein Status
an das Saperion-System zurückgegeben, damit
die Dokumente abgeschlossen werden können.
Workflow in Saperion
Rechnungsübersicht
Buchungsmaske
Stapelverwaltung
Die Durchlaufgeschwindigkeit der Rechnungen wurde durch die Einführung des elektronischen Prozesses entsprechend erhöht. Durch
den elektronischen Workflow ist es für die Finanzbuchhaltung einfacher geworden den aktuellen Verbleib und Status der zu genehmigenden Rechnungen exakt nachzuvollziehen. In
diesem Sinne war das Projekt ein voller Erfolg.
Stapelverwaltung
Technische Umgebung:
Arbeitsplätze:
Windows XP
Netzwerk: Windows Active
Directory
ERP-System: Infor ERP LN
ERP LN-Datenbank:
Oracle
ERP LN-Betriebssystem: HP-UX
Buchung im ERP-System
Kontakt
C-Intact GmbH
Hauptstraße 9-11
33758 Schloß Holte-St.
Fon +49 5207 | 99 121-0
Fax +49 5207 | 99 121-29
[email protected]
www.c-intact.biz
Über Metso Lindemann GmbH
Erkrather Str. 401, D - 40231 Düsseldorf
Fon: +49 211/2105-0, Fax: +49 211/2105-376
www.metsominerals.com
DMS-Lösung:
Saperion Version 5.6
Archiv-Datenbank:
MS SQL Server
ERP LN Connect:
CI Cold & Index Connect
Metso ist ein internationaler Technologiekonzern,
mit Sitz in Finnland, welcher in der Papierindustrie, in der Rohstoffverarbeitung, in der Energieerzeugung und in einigen anderen Bereichen
tätig ist. Das Unternehmen Metso ist 1999 durch
die Fusion der beiden Firmen Valmet und Rauma entstanden. Valmet war in der Papierindustrie tätig und Rauma hatte mehr in der Rohstoffverarbeitung zu tun. Größter Anteilseigner ist
aktuell der finnische Staat mit ca. 11% (2008).