Österreich Werbung setzt bei Projektakt auf SAPERION Kundendaten Firma: Homepage: Österreich Werbung www.austria.info Auf einen Blick Branche: Tourismus, Marketing Fachbereich: Projektakt, Rechnungsakt Umfang: 50 Clients, 21 Außenstellen Die Herausforderung Verteilte Standorte Mehrfachkontierungen Mehrere ERP-Systeme Die Vorteile Prozessoptimierung Anbindung von BMD und AX Erhöhte Benutzerfreundlichkeit und Automatisierung Die Produkte SAPERION Kofax Capture Integration Microsoft Dynamics AX Integration BMD Ansprechpartner: Dr. Helmut Szpott Leitung Competence Center Enterprise Content Management +43 (1) 588 52-310, [email protected] Österreich Werbung ist Österreichs nationale Tourismusorganisation, die sich seit 1955 die Aufgabe setzt, das Ferienland Österreich national und international zu bewerben. Zentrales Anliegen ist es, für den Erhalt und den Ausbau der Wettbewerbsfähigkeit des Tourismuslandes Österreich zu sorgen. Dazu gibt es Niederlassungen in 21 Ländern. Ausgangssituation Die Rechnungsfreigabe bei Österreich Werbung erfolgt durch mehrere Personen. Die einzelnen Positionen einer Rechnung werden von Kostenstellenverantwortlichen kontrolliert und freigegeben. Danach werden sie von der Buchhaltung kontrolliert und gebucht. Durch diesen umfangreichen Prozess konnte es zu Mehrfachkontierung eines Beleges kommen. Die Dokumentation der durchgeführten Projekte erfolgt dezentral durch die Fachabteilungen bzw. Außenstellen. Zielsetzung Die Österreich Werbung verwendet zwei ERP-Systeme, einerseits Microsoft Dynamics AX für Bestellungen und die Auftragsabwicklung und andererseits BMD für die Eingangsrechnungsbuchung. Der Eingangsrechnungslauf soll zentral und einheitlich abgebildet werden, um den Freigabeprozess zu vereinheitlichen. Sowohl Prozessoptimierung als auch revisionssichere Archivierung sollte sichergestellt werden. Lösung In SAPERION sollen Eingangsrechnungskontierung, Rechnungsfreigabe und Archivierung der Belege erfolgen. Die Prozesse wurden konsolidiert und im SAPERION-Workflow abgebildet. Stammdaten wurden sowohl aus Dynamics AX, wie aus BMD übernommen. Der Eingangsrechnungslauf wurde vereinfacht: Die Buchhaltung kontrolliert zunächst die Rechnungskriterien und leitet die Belege an die Fachabteilungen weiter, welche die Rechnungspositionen erfassen. Nach Weitergabe an die Kostenstellenverantwortlichen, werden die einzelnen Positionen freigegeben. Die Buchungen werden automatisch an BMD übergeleitet und dort von der Buchhaltung gebucht. Sobald die Zahlung durchgeführt wurde, erfolgt eine Rückmeldung an SAPERION zum Datenabgleich der Systeme. So wurde die Basis für die weltweite Ausrollung geschaffen, bei der weitere internationale Buchhaltungssysteme angebunden werden sollen. Artaker Computersysteme GmbH www.artaker.at | [email protected] | 1040 Wien, Heumühlgasse 11 Wien Tel.: +43-1/588 52-180 | Linz Tel: +43-732/907 602 | Graz Tel: +43-316/908 701 Unseren Lösungen können Sie vertrauen!