Records Management - PROJECT CONSULT
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Records Management mit SAPERION im Allgemeinen und Speziell von Web-Auftritten Dr. Martin Bartonitz, Product Manager Workflow Inhalt Records Management aus Sicht von SAPERION Umgang mit den unterschiedlichen Eingangskanälen Records Management Lösung für Web-Auftritte auf Basis von qumram 2 Records Management - Definition Was ist Records Management? Deutsch: Schriftgutverwaltung Ein Record ist eine durch eine Organisation oder Person erstellte oder empfangene geschäftliche Information, die als Beweis auf Basis rechtlicher Vorschriften verwaltet wird und nicht verändert werden darf. Records Management ist eine Methode zur Koordination von organisatorischen Prozessen zur Erfassung, Aufbewahrung, Nutzung und Vernichtung von Records beliebigen Formats. Hauptprozesse und tangierende Standards GUID ISO 12033 X.509, XKMS ISO 15801, 12654 PDF/A X.509, XKMS ISO 18492, OAIS RFC 2821, 2822, TIFF, JPEG 2000, ISO 216 PDF/A RECORDS ISO 12037 MoReq2, ISO 15489 XML Metadata: DC, ISAAR, ISO 23081, 639, 2788, 5964, 8601 ISO 12142 Quelle: MoReq2 Specification 2008 Lösungen und typische Anwendungen SAPERION unterstützt Ihr Schriftgutmanagement umfassend Einhaltung von Regularien Inklusive Papierakten Geordnetes Aufräumen Gerüstet für Rechtsstreits Funktionen Policy Management durch Records Manager Einordnung der Dokumenten-Lebenszyklen in befristete und unbefristete Aufbewahrung (Fixed bzw. Event-based Retention) Nachträgliche Terminanpassungen und –änderungen eDiscovery und Löschsperrung im Falle eines Rechtsstreits Automatisierte Löschung und Vernichtung Audit-Trail mittels Eintrag in Protokolltabellen Verwaltung auch von Papier-basierenden Dokumenten Verwaltung von Records in Fremdsystemen Backend-Server/ BackendInfrastruktur Applikationen Frontend Architektur Outlook/Office Scanner Browser Fat Client SAP GUI Records Management Server Datenbank Server Storage Directory Services Oracle, SQL Server, MySQL, DB2 EMC Centera, DR550 Storage, NetApp, … Open LDAP, ADS, Novell, Sun, … SAPERION Records Management betrifft alle Bereiche der SAPERION ECM Suite Benefits Einhaltung von Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten Differenziertes Zugriffsmanagement für Dokumente und ihre Metadaten zur Sicherung vor unerlaubten Zugriffen/Vernichtung Zusätzlicher Löschschutz für Dokumente, die für Rechtsstreit relevant werden Einfache projektspezifische Verwaltung von Papierdokumenten Vermeidung von Prozesskosten durch jederzeit auffindbare relevante Dokumente Anwendersicht - Beispiel eine Personalaktensicht Inhalt Records Management aus Sicht von SAPERION Umgang mit den unterschiedlichen Eingangskanälen Records Management Lösung für Web-Auftritte auf Basis von qumram 10 Eingangskanäle 11 Inhalt Records Management aus Sicht von SAPERION Umgang mit den unterschiedlichen Eingangskanälen Records Management Lösung für Web-Auftritte auf Basis von qumram SAPERION ECM Web Content Archive powered by 12 Warum Web Content Archivierung? Compliance Einhaltung internen und externen rechtlicher Anforderungen ("regulatory compliance") Historical Einhaltung von Archivierungsanforderungen Risiko reduzieren Wahrung von Firmenwissen (Firmenarchiv) Beweiserhaltung (Gerichtsverfahren, Strafen) kulturelles Erbe (Bsp. Nationalbibliothek) Business Neue Geschäftsmodelle ermöglichen Verbesserte Effizienz, Geschäftsprozesse Vermeidung von Medienbrüchen IT IT Kosten senken System Migration Krisenmanagement 13 Wie funktioniert Web Content Archivierung? Der Grabber ist speziell für Bedürfnisse moderner Webseiten optimiert Grabber Dynamische Links werden verfolgt Regeln zur Interpretation von Javascript-Links Delegates zur Simulation speziellen Verhaltens Applikationsarchivierung durch Proxy-Modus Direktes manuelles Browsing über den Grabber als Proxy erlaubt die Archivierung definierter Applikationsszenarien Simulation Personalisierung Vorgelagerter Authentifizierungsprozess Grabber übernimmt Identität der angemeldeten Person Mächtige Url-Rewriting Regeln Homogenisierung von Urls Optimierung der Lesbarkeit SAAS-Angebot Grabber und Datenspeicherung in der Cloud möglich Vollständige Infrastruktur-Entkoppelung 14 Wie funktioniert Webarchivierung? Interceptor Nur der transaktionale Ansatz erfüllt die regulatorischen Anforderungen. Alle dem Benutzer übermittelten Informationen werden in Originalform aufgezeichnet Personalisierte Archivierung ist möglich Applikationsarchivierung ist möglich Live-Metadaten lassen sich integrieren Geringe Volumen – nur materielle Änderungen werden gespeichert Hohe Performanz – Reverse Proxy und Archivierung in einem Schritt Vollständige Konfigurierbarkeit – RMKlassen, Metadaten, TeilbaumArchivierung, Template-Anpassung Nicht-Invasiv – Bestehende Archiv- und Websysteme bleiben erhalten 15 SAPERION ECM Web Content Archive Web Browser (live content) Web Browser (archived web content) SAPERION ECM Web Content Archiv Web Site Interceptor Indexing Service Web Archive Browsing Service Archiving Service SAPERION ECM Compliance Suite Web Server WCMS DMS CRM ERP … … Document Management Records Management Business Process Management Compliance Archive 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 SAPERION Rich Client – Suche nach Order 26 27 28 SAPERION ECM Web Content Archive Herausforderung SAPERION ECM Web Archiving Compliance Anforderungen transaktionale Archivierung Webseiten Archivierung anstatt Backup Lösung konsolidierte Sicht auf archivierte Web Inhalte vollständige Kontrolle über den gesamten Lebenszyklus einer Webseite Integration in Geschäftsprozesse Personalisierte Archivierung z.B. Integration in Kundenakte "ready-for" Compliance Audits Nachvollziehbarkeit Steuerung über den Zeitstrahl konsolidierte Sicht personalisierte Archivierung Integration in IT Umgebung nicht-invasive Komponenten zwei Varianten möglich: Interceptor oder Grabber 29 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Für Ihre Fragen und Anregungen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung: [email protected] fon: 030/600 61- 235 30
