Records Management - PROJECT CONSULT

Records Management mit SAPERION im Allgemeinen und
Speziell von Web-Auftritten
Dr. Martin Bartonitz, Product Manager Workflow
Inhalt
Records Management aus Sicht von SAPERION
Umgang mit den unterschiedlichen Eingangskanälen
Records Management Lösung für Web-Auftritte auf Basis von qumram
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Records Management - Definition
Was ist Records Management?
Deutsch: Schriftgutverwaltung
Ein Record ist eine durch eine Organisation oder Person erstellte oder
empfangene geschäftliche Information, die als Beweis auf Basis
rechtlicher Vorschriften verwaltet wird und nicht verändert werden darf.
Records Management ist eine Methode zur Koordination von
organisatorischen Prozessen zur Erfassung, Aufbewahrung, Nutzung und
Vernichtung von Records beliebigen Formats.
Hauptprozesse und tangierende Standards
GUID
ISO 12033
X.509, XKMS
ISO 15801, 12654
PDF/A
X.509, XKMS
ISO 18492, OAIS
RFC 2821, 2822,
TIFF, JPEG 2000,
ISO 216
PDF/A
RECORDS
ISO 12037
MoReq2, ISO
15489
XML
Metadata:
DC, ISAAR, ISO 23081,
639, 2788, 5964, 8601
ISO 12142
Quelle: MoReq2 Specification 2008
Lösungen und typische Anwendungen
SAPERION unterstützt Ihr Schriftgutmanagement umfassend
Einhaltung von Regularien
Inklusive Papierakten
Geordnetes Aufräumen
Gerüstet für Rechtsstreits
Funktionen
Policy Management durch Records Manager
Einordnung der Dokumenten-Lebenszyklen in befristete und
unbefristete Aufbewahrung (Fixed bzw. Event-based Retention)
Nachträgliche Terminanpassungen und –änderungen
eDiscovery und Löschsperrung im Falle eines Rechtsstreits
Automatisierte Löschung und Vernichtung
Audit-Trail mittels Eintrag in Protokolltabellen
Verwaltung auch von Papier-basierenden Dokumenten
Verwaltung von Records in Fremdsystemen
Backend-Server/
BackendInfrastruktur Applikationen
Frontend
Architektur
Outlook/Office
Scanner
Browser
Fat Client
SAP GUI
Records Management
Server
Datenbank Server
Storage
Directory Services
Oracle, SQL Server,
MySQL, DB2
EMC Centera, DR550
Storage, NetApp, …
Open LDAP, ADS,
Novell, Sun, …
SAPERION Records Management betrifft alle Bereiche der SAPERION ECM Suite
Benefits
Einhaltung von Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten
Differenziertes Zugriffsmanagement für Dokumente und ihre Metadaten zur
Sicherung vor unerlaubten Zugriffen/Vernichtung
Zusätzlicher Löschschutz für Dokumente, die für Rechtsstreit relevant werden
Einfache projektspezifische Verwaltung von Papierdokumenten
Vermeidung von Prozesskosten durch jederzeit auffindbare relevante Dokumente
Anwendersicht - Beispiel eine Personalaktensicht
Inhalt
Records Management aus Sicht von SAPERION
Umgang mit den unterschiedlichen Eingangskanälen
Records Management Lösung für Web-Auftritte auf Basis von qumram
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Eingangskanäle
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Inhalt
Records Management aus Sicht von SAPERION
Umgang mit den unterschiedlichen Eingangskanälen
Records Management Lösung für Web-Auftritte auf Basis von qumram
SAPERION ECM Web Content Archive
powered by
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Warum Web Content Archivierung?
Compliance
Einhaltung internen und externen
rechtlicher Anforderungen
("regulatory compliance")
Historical
Einhaltung von
Archivierungsanforderungen
Risiko reduzieren
Wahrung von Firmenwissen
(Firmenarchiv)
Beweiserhaltung
(Gerichtsverfahren, Strafen)
kulturelles Erbe
(Bsp. Nationalbibliothek)
Business
Neue Geschäftsmodelle ermöglichen
Verbesserte Effizienz, Geschäftsprozesse
Vermeidung von Medienbrüchen
IT
IT Kosten senken
System Migration
Krisenmanagement
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Wie funktioniert Web Content Archivierung?
Der Grabber ist speziell für Bedürfnisse moderner Webseiten optimiert
Grabber
Dynamische Links werden verfolgt
Regeln zur Interpretation von Javascript-Links
Delegates zur Simulation speziellen Verhaltens
Applikationsarchivierung durch Proxy-Modus
Direktes manuelles Browsing über den Grabber
als Proxy erlaubt die Archivierung definierter
Applikationsszenarien
Simulation Personalisierung
Vorgelagerter Authentifizierungsprozess
Grabber übernimmt Identität der angemeldeten Person
Mächtige Url-Rewriting Regeln
Homogenisierung von Urls
Optimierung der Lesbarkeit
SAAS-Angebot
Grabber und Datenspeicherung in der Cloud möglich
Vollständige Infrastruktur-Entkoppelung
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Wie funktioniert Webarchivierung?
Interceptor
Nur der transaktionale Ansatz erfüllt die regulatorischen Anforderungen.
Alle dem Benutzer übermittelten
Informationen werden in Originalform
aufgezeichnet
 Personalisierte Archivierung ist
möglich
 Applikationsarchivierung ist möglich
 Live-Metadaten lassen sich integrieren

Geringe Volumen – nur materielle
Änderungen werden gespeichert
 Hohe Performanz – Reverse Proxy und
Archivierung in einem Schritt
 Vollständige Konfigurierbarkeit – RMKlassen, Metadaten, TeilbaumArchivierung, Template-Anpassung
 Nicht-Invasiv – Bestehende Archiv- und
Websysteme bleiben erhalten

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SAPERION ECM Web Content Archive
Web Browser
(live content)
Web Browser
(archived web content)
SAPERION ECM Web Content Archiv
Web Site Interceptor
Indexing Service
Web Archive Browsing Service
Archiving Service
SAPERION ECM Compliance Suite
Web Server
WCMS
DMS
CRM
ERP
…
…
Document Management
Records Management
Business Process Management
Compliance Archive
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SAPERION Rich Client – Suche nach Order
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SAPERION ECM Web Content Archive
Herausforderung
SAPERION ECM Web Archiving
Compliance Anforderungen
transaktionale Archivierung
Webseiten Archivierung anstatt Backup Lösung
konsolidierte Sicht auf archivierte Web Inhalte
vollständige Kontrolle über den gesamten Lebenszyklus
einer Webseite
Integration in Geschäftsprozesse
Personalisierte Archivierung
z.B. Integration in Kundenakte
"ready-for" Compliance Audits
Nachvollziehbarkeit
Steuerung über den Zeitstrahl
konsolidierte Sicht
personalisierte Archivierung
Integration in IT Umgebung
nicht-invasive Komponenten
zwei Varianten möglich: Interceptor oder Grabber
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Für Ihre Fragen und Anregungen stehe
ich Ihnen gerne zur Verfügung:
[email protected]
fon: 030/600 61- 235
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