Datenblatt herunterladen - pdv-beas3: Berichtswesen mit Microsoft

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Berichtswesen
mit Microsoft Excel
Excel-Berichte aus beliebigen Datenquellen
pdv-beas 3 ermöglicht die sichere Datenhaltung in Datenbanken unter Nutzung der Funktions- und Gestaltungsvielfalt
von Microsoft Excel. Anwender können ohne Datenbank-Kenntnisse mit nur wenigen Klicks die gewünschten Informationen in ansehnlichen Berichten zusammenführen.
Leistungsmerkmale
• Berichte auf Basis
ansprechender Excel-Vorlagen
• Datenübernahme aus unterschiedlichen Datenbanken oder
Dateien
• Einfache Zusammenstellung
von Datenbank-Abfragen ohne
SQL-Kenntnisse
• Integrierte Funktionen zur
Datenaufbereitung
• Generierung der Berichte
manuell oder automatisch
(zeit- oder ereignisgesteuert)
• Optimal zur Integration in
bestehende Umgebungen
In ihrer meist komplexen ITLandschaft mangelt es Unternehmen nicht an weiteren
Applikationen, sondern an
Lösungen, welche die vorhandenen Strukturen effektiv in den Griff bekommen.
Sie verwenden Datenbanken? Und Sie
verwenden Microsoft Excel? Dann helfen wir Ihnen, diese Welten besser und
intensiver zu nutzen.
Für Nicht-Informatiker erscheinen Datenbanken oft kompliziert. Tatsächlich
jedoch sind Datenbanken der effektivste
Weg, mit großen Datenmengen sicher
umgehen zu können. Entscheidend ist:
wenn man den „Kern“ der Datenbank
verstanden hat, kann man durch die
richtige „Sicht“ auf die Daten selbst bei komplizierten
Strukturen einfach die richtigen Informationen finden
und in ansehnlichen Berichten darstellen. Exakt diese
Aufgabe erfüllt pdv-beas 3.
pdv-beas 3 funktioniert als Schnittstelle
zwischen der Datenhaltung auf der einen
und der Darstellung mit Excel auf der anderen Seite. Die Software hilft dem Anwender bei der Übernahme der in einer
Datenbank (oder ggf. in Messdateien)
abgelegten Daten, bei der Erstellung von
Dokumentenvorlagen zur Darstellung in
Excel inklusive Tabellen und Grafiken
sowie bei der automatischen Generierung der fertigen Berichte.
Das Konzept von pdv-beas 3:
die auszuwertenden Daten
stammen aus Datenbanken
oder Dateien, werden nach
eigenen Vorgaben selektiert,
aufbereitet und in ExcelArbeitsblätter überführt.
Warum pdv-beas 3 Ihre Datenhaltung revolutioniert
Müssen Sie, wenn Sie in einer Stadt
einen Freund besuchen, die vom Stadtplaner bedachten Strukturen – Bebauungspläne, Grundstücke, Versorgungsleitungen, Straßen, Einrichtungen etc.
– kennen? Müssen Sie, um ein Auto
zu fahren, über dessen sämtliche konstruktiven Eigenschaften vom Motor,
Antrieb, Fahrwerk, Mechanik bis zur
Elektrik Bescheid wissen? Müssen Sie
in Ihrem produzierenden Unternehmen
zur Kostenanalyse eines bestimmten
Materials wissen, mit welcher technischen Anwendung die produzierende
Maschine programmiert wurde?
tern die dafür vorgesehenen Berichtswerkzeuge meist an der Komplexität
beim Management der Daten.
Nein, Sie müssen lediglich wissen, welcher Weg in der Stadt zu Ihrem Freund
führt, wie man das Auto benutzt, was
in Ihrem Betrieb mit welchem Material- und Energieeinsatz produziert wird.
Kurz: Sie benötigen für Ihren Zweck nur
einen Bruchteil der tatsächlich vorhandenen Informationen.
Die Sorge, man müsse eine Abfragesprache wie SQL beherrschen,
um die gewünschten Daten zu erhalten,
schüchtert unerfahrene Anwender ein
– und lässt sie auf scheinbar einfache,
aber sehr uneffektive „Halb-Lösungen“
mit unzähligen, oft undurchschaubaren
Excel-Arbeitsblättern ausweichen. Die
Excel-Dateien dienen dann als „Datencontainer“ mit starren Strukturen, und
diese kollabieren – früher oder später –
an der eigenen Komplexität. Eine noch
Im Geschäftsalltag muss es gleichermaßen funktionieren: aus einer schier
unüberschaubaren Informationsmenge,
in der Regel gepeichert
in Datenbanken, sollen
Sie sich mit jenen Daten
beschäftigen,
welche
für Ihre Ziele tatsächlich
relevant sind. Nur schei-
Daten aus einer
Datenbank sowie deren
Beziehungen können ohne
SQL-Kenntnisse über
den Abfrage-Assistenten
zusammengestellt werden.
Die (technische) SQL-Abfrage wird automatisch im
Hintergrund angelegt.
Datenbankabfragen
aus dem Baukasten
Vereinfacht betrachtet sind Datenbanken Tabellen, welche mit Daten gefüllt sind, die miteinander in Beziehung
(Relationen) stehen. Diese Tabellen
samt Daten werden standardisiert mit
der Sprache SQL (Structured Query
Language) abgefragt, unabhängig vom
verwendeten Datenbank-Managementsystem oder dem Betriebssystem.
größere Gefahr besteht durch die Versionssprünge des Programmes selbst:
dann nämlich, wenn die angelegten
Strukturen bei den fortlaufenden Veränderungen des Betriebssystems oder
des Office-Produkts nicht mehr oder
nur sehr umfangreich angepasst werden können.
Bei langfristiger Datenhaltung führt kein
Weg an einer Datenbank vorbei. Selbst
Datenbanken, die vor mehr als 30 Jahren angelegt worden sind, lassen sich
noch heute mit SQL auslesen.
Die Idee hinter pdv-beas 3 ist, dem Anwender die Sorge vor komplexen Datenbanken gänzlich zu nehmen, indem
er die Abfragen ohne SQL-Kenntnisse
zusammenstellen kann. Sie stellen lediglich eine Verbindung zur Datenbank
her und erhalten eine grafische Übersicht über alle Tabellen mit deren Datensätzen und Beziehungen. Aus diesem
„Baukasten“ klicken Sie sich einfach
Ihre gewünschte Abfrage zusammen,
während pdv-beas 3 im Hintergrund die
korrekte SQL-Abfrage für Sie anlegt.
Volle Excel-Funktionalität inklusive: über den
Designer fügen Sie die Datenbankabfragen einfach
als Platzhalter in eine Excel-Vorlage ein, welche
Sie frei nach eigener Vorstellung gestalten können.
Wird der Bericht ausgeführt, werden diese Felder
automatisch mit reellen Daten gefüllt.
Mit Microsoft Excel
ansehnliche Berichte zaubern
Die zweite herausragende Eigenschaft
von pdv-beas 3 ist es, aus diesen einfach
zusammengefügten Abfragen ansehnliche, informative Berichte zu erstellen.
An dieser Stelle kann Microsoft Excel
seine Stärken ausspielen, die zweifelsohne in der Funktionsvielfalt bei zugleich
sehr leichter Handhabung liegen – die
breite Akzeptanz als verständliche Standard-Anwendung macht dem Anwender
das Anfertigen der Berichte leicht.
Praxis-Beispiel: CRB Analyse Service GmbH
Die CRB Analyse Service GmbH ist ein unabhängiges Prüflaboratorium mit
den Schwerpunkten Röntgenfluoreszenzanalytik (RFA) und Rasterelektronenmikroskopie (REM). Mit ihren Analyseergebnissen beliefert CRB täglich
zahlreiche Unternehmen aus dem In- und Ausland. Die angefertigen Berichte
werden mit pdv-beas 3 erstellt: die Daten werden samt Bilddateien aus der Datenbank des Laborinformationssystems übernommen und in die Excel-Vorlagen übertragen. So entstehen
ansehnliche Dokumente für
die Kunden „auf Knopfdruck“.
Über den in pdv-beas 3 integrierten Excel-Designer können Sie die angelegten
Datenbank-Abfragen in eine Excel-Arbeitsmappe einfügen. Zur Formatierung
oder Weiterverarbeitung steht Ihnen der
volle Funktionsumfang von Excel zur
Verfügung. Sie können die Daten darstellen, für weitere mathematische Auswertungen verwenden oder die Ergebnisse
in den unzähligen Diagrammformen abbilden. Die hinterlegten Abfragen stellen
dabei sicher, dass der Ursprung der
Daten aus sicherer Quelle – sprich: der
Datenbank – gewahrt bleibt.
Datenhaltung und Darstellung sind damit
voneinander getrennt. Dies schafft die Voraussetzung dafür, dass die Datenbasis
über viele Jahre (oder Jahrzehnte) erhalten bleibt, selbst wenn sich die Ausgabeformate (die Excel-Versionen) ändern.
Mehr Informationen über die
CRB Analyse Service GmbH
finden Sie im Internet unter
www.crb-gmbh.de.
Die Technik hinter pdv-beas 3
pdv-beas 3 präsentiert sich mit einer
Vorlagen-Verwaltung, einem AbfrageAssistenten, einem Excel-Designer und
einem Parameter-Editor. Die Erzeugung und Verteilung der Berichte findet
im Hintergrund statt.
Datenbank-Abfragen
ohne SQL-Kenntnisse
Der Abfrage-Assistent unterstützt Sie
bei der Zusammenstellung der auszuwertenden Daten. Die für die Berichte
notwendigen Datenbanktabellen lassen
sich einfach per Drag & Drop auswählen, Verknüpfungen automatisch anlegen, einzelne Tabellenspalten auswählen, weitere Kriterien als Parameter
festlegen oder Beziehungen zwischen
mehreren Abfragen knüpfen. Zur Abfrage der Daten aus den Datenbanken
benötigen Sie keine Kenntnisse der
Abfragesprache SQL; Experten können
die SQL-Abfragen jedoch auch direkt
anlegen.
fungen, beispielsweise vom lokalen Arbeitsplatz-PC aus, lassen sich Berichte
inklusive Parameter erzeugen und anzeigen.
Excel-Vorlagen leicht gemacht
Über den Excel-Designer fügen Sie die
Felder der auszuwertenden Datenmengen in eine Excel-Arbeitsmappe ein.
Zur Formatierung der Berichtsvorlagen
steht Ihnen die Funktionsvielfalt von MS
Excel zur Verfügung.
Um Berichte automatisiert zu generieren, können die notwendigen Einstellungen als Aufrufparameter übergeben
werden. Automatisch erstellte Berichte
werden lokal oder im Netzwerk im Excel- oder PDF-Format abgelegt oder
direkt an einen Drucker gesendet. Von
Fremdapplikationen aus lassen sich Berichte über eine Datei- oder Datenbankschnittstelle in die Auftragsverwaltung
einstellen.
Berichte manuell oder automatisch
Aus der Vorlagen-Verwaltung heraus
starten Sie die Berichtserstellung manuell durch Auswahl einer gewünschten Vorlage. Ggf. relevante Parameter
können über einen Dialog individuell
geändert werden. Auch über Verknüp-
Mehr Informationen finden Sie unter
www.berichtswerkzeug.de
Über die übersichtliche Oberfläche von pdv-beas 3 können Sie
unterschiedliche Vorlagen samt deren Datenquellen verwalten.
Sie wünschen weitere Informationen zu unseren Lösungen? Dann freuen wir uns auf Ihren Kontakt.
pdv-software GmbH
Stapelner Straße 1
38644 Goslar
Tel. +49 (0) 5321-5732 0
Fax +49 (0) 5321-5732 99
www.pdv-software.de
[email protected]
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