Mit Prozessanalyse zum effektiven Dokumentenmanagement

Mit Prozessanalyse zum effektiven
Dokumentenmanagement
DOKUMENTE VERWALTEN Worauf sollte ein Unternehmen achten, wenn es ein DM-System
einrichten will? Wichtig ist, dass nicht einfach alle bestehenden Dokumente verwaltet werden,
sondern nur die geschäftsrelevanten. Mit einer Analyse der Geschäftsprozesse kann eine Firma
den Aufwand für das Management überflüssiger Dokumente eliminieren und Kosten einsparen.
Dokumentenmanagement ist kein
Thema, das isoliert betrachtet werden
sollte. Es ist eng verknüpft mit den Geschäftsprozessen,indenendieDokumente
entstehen,verwendetodergeändertwerden. Auch sind Dokumente ein Teil des
«Unternehmens-Contents»,verknüpftmit
Unternehmensdaten wie Kundenadressen und mit anderen Dokumenten, beispielsweiseineinemKundendossier.Die
Antwort auf die Frage, warum so viele
ProjektezurEinführungeinesDokumentenmanagement-Systems(DMS)scheitern
oder nach der Einführung nicht erfolgreich sind, hängt mit dieser Komplexität
zusammen.
Häufig beginnen solche Projekte mit
einer Erhebung der verwendeten Dokumente.EswerdenInterviewsgeführt,MethodenderbestehendenDokumentenverwaltunganalysiertundAnforderungenan
eine neue Lösung definiert. Dabei kommenwenigErkenntnissezutage,dienicht
bereits seit Jahren in Fachbüchern beschrieben werden: lange Suchzeiten, redundanteAblagen,UnsicherheitinBezug
auf die Aktualität eines Dokuments und
soweiter.DasErgebnisderAbklärungen–
eineDokumentationdesIst-Zustands,ein
LastenheftodereinPflichtenheft–bildet
danndieGrundlagefürdieAusschreibung
einesDokumentenmanagement-Systems.
Was daran falsch ist? Vom Grundsatz her nichts, aber es fehlt das Unternehmensspezifische:dieAnalysederGeschäftsprozesse, in welchen die Dokumenterelevantsind,unddieKosten,die
derUnternehmungfürdieVerwaltungder
Dokumente oder durch eine nicht ordnungsgemässe Ablage und Archivierung
entstehen. Die Konsequenz ist, dass es
schwierigist,dieOffertenderzahlreichen
Anbieterzuevaluieren,dagenerelleAnforderungen längst auch generell abgedecktwerden.
Wer sucht, der findet. Aber: Modernes Dokumentenmanagement beinhaltet mehr als nur
Relevanz der Dokumente
das elektronische Erfassen von Dokumenten.
Bild: wildworx – Fotolia.com
VON KNUT HINKELMANN UND BARBARA THÖNSSEN
entscheidend
WasalsosollenUnternehmensonsttun?
Siemüssenspezifischwerden.Esbeginnt
mit der Analyse der Geschäftsprozesse:
Welche Dokumente werden in welchen
Prozessen, Sub-Prozessen und Aktivitätenbenötigt?Vielleichtstelltmandann
überraschtfest,dasseinDokumentzwar
mit grossem Aufwand erzeugt, aber danach von niemandem verwendet wird.
Oderaber,dassbestimmteInformationen
inmehrerenAktivitätenbenötigtwerden
unddafürimmerwiederneueReportsund
Dokumente erzeugt werden – weil niemandvondenanderenVersionenweiss.
ErfahrungsgemässisteingrosserTeil
der verwendeten Dokumente eines Unternehmens zumindest teilweise irrelevant,weilsieentwederredundanteInfor-
Dokumentenmanagement so wie es nicht sein sollte ...
mationen enthalten oder weil niemand
erkennt,dassdieInformationennichtgebrauchtwerden.DieVerwaltungdieserirrelevanten Dokumente erhöht den AufwandunddieKostenimBetriebdesDMS
undmachtDokumentenmanagementunnötigaufwendig.StattalsodieverwendetenDokumentezuerheben,sollteesdas
Zielsein,diewirklichrelevantenzuidentifizieren.InformationenundDokumente
sinddannrelevant,wennsieineinemGeschäftsprozessbenötigtwerden.NurrelevanteDokumentemüssenverwaltetwerden.FürdieErhebungderInformationslogistik empfiehlt sich das «Rückwärts-
design», das auch für die Modellierung
der Geschäftsprozesse verwendet wird.
DabeigehtmanvondenProzesszielenaus
und analysiert den Informationsbedarf,
dasheisstwelcheInformationenundDokumentebenötigtwerden,umdieProzesszielezuerreichen.
Bild: Cmon – Fotolia.com
Überflüssige Dokumente
identifizieren
58 Dossier
EinBeispiel:ImRahmeneinerErhebung
von Informationsobjekten in der Auftragsabwicklung wurde festgestellt, dass
beiderAuftragsannahmealleDatenund
Anforderungen des Kunden sorgfältig in
einem Report zusammengetragen und
zumAuftragsdossierhinzugefügtwerden
in dem Glauben, dass die nachfolgende
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Produktionsplanung diese InBegriff zu nennen) – hat das
formationen benötigt. Die Anaübergeordnete Ziel, unabhängig
lyse des Geschäftsprozesses
von Quelle und Nutzung beliezur Auftragsbearbeitung hat
bige Informationen bereitzusteldann gezeigt, dass das Dokulen und als Dienst allen Anwenment nur weitergeleitet und
dungen gleichförmig zur Verfüabschliessend archiviert, aber
gung zu stellen. Informationen
nie gebraucht wurde – die Prokönnen sowohl strukturierte
duktionsplanung hat ihre InDaten als auch Dokumente oder
formationen auf anderem Weg
Teile von Dokumenten sein. Doerhalten. Solche Beispiele von
kumentenmanagement ist ein
Dokumenten, die erstellt werwichtiger Teilbereich des ECM
den, weil sie «nützlich sein
zur datenbankgestützten Verwalkönnten», kommen immer
tung elektronischer Dokumente,
wieder in Unternehmen vor.
das heisst eine Kombination von
Die Analyse der GeschäftsTexten, Tabellen oder Bildern,
prozesse hat zudem den Seiaber auch Audio und Videos,
teneffekt, dass eine Firma dadie in Dateiform angelegt sind.
mit genau weiss, welche DokuIm Gegensatz zum Dokumentenmente geschäftsrelevant und
management-System speichert
deshalb revisionssicher aufzuund verwaltet die elektronische
bewahren sind. Und es wird
Archivierung diejenigen DokuFür ein effektives Dokumentenmanagement sollte ein
klar, wer Zugriff auf die Dokumente, die nicht mehr verändert
Unternehmen die Geschäftsprozesse analysieren und unnötige
mente haben muss: Personen,
werden. Die Trennung zwischen
Dokumente identifizieren.
die die Geschäftsprozesse beDMS und EA ist fliessend und
arbeiten, in denen die Dokukann auch zu Records Managemente benötigt werden.
Zeit mit dem Suchen nach Informationen ment nicht scharf gezogen werden. AufDoch warum wird dieses Vorgehen so verbringen, aber nur zwischen fünf und grund der vielfältigen Ausprägungen der
selten gewählt? Oft sind die Geschäftspro- 15 Prozent mit dem Lesen. Die Ablage Systeme und hohen Volatilität des Marktes
zesse gar nicht so dokumentiert, dass eine eines Dokuments kostet angeblich 20 Dol- empfiehlt sich ein Blick in ständig aktuZuordnung der Dokumente möglich wä- lar; wurde es falsch abgelegt, kostet das alisierte Marktübersichten, wie sie beire. Ausserdem legen Unternehmen meist Wiederauffinden 120 Dollar.
spielsweise unter www.documanager.de
Wert darauf, dass mit der Einführung eines
Aber selbst wenn ein Unternehmen oder www.contentmanager.de zu finden
DMS endlich vorwärtsgemacht wird. Da die Zahlen erheben könnte, so fehlt doch sind. Egal welches Etikett ein System hat,
bleibt häufig vorgängig keine Zeit, eine Ge- der Bezug zum Kerngeschäft. Um diesen wenn eine Firma konkrete, unternehmensschäftsprozessanalyse zu machen, da man herzustellen, müsste man beispielswei- spezifische Anforderungen formuliert hat,
denkt, dass es zu lange dauert und viel zu se zeigen, dass eine effizientere Suche die findet sie auch in einem unübersichtviel kostet.
Zeit für die Bearbeitung von Kundenanfra- lichen Markt die richtige Lösung!
gen reduziert und damit die KundenzuGeschäftsprozesse bei Kosten
friedenheit erhöht. Oder dass durch effizi- Nur geschäftsrelevante
berücksichtigen
enten Zugriff auf Dokumentationen frühe- Dokumente verwalten
Bei der Schätzung von Kosten und Einspa- rer Entscheide neue Versicherungsanträge Ein Dokumentenmanagement-System
rungen steht meist das Dokument im Zent- schneller und vor allem auch besser bear- sollte nicht einfach die bestehenden Dorum der Betrachtung. Es geht darum, den beitet werden können. Und damit wären kumente elektronisch verwalten, sondern
Lebenszyklus der Dokumente zu optimie- wir wieder bei den Geschäftsprozessen, nur alle geschäftsrelevanten! Unternehren: schnellerer Zugriff auf Dokumente, denn deren Analyse kann die notwendigen men sollten die Chance nutzen, bei der
Einführung eines DMS die InformationsVermeiden von Mehrfachablagen, Verwal- Informationen und Kennzahlen liefern.
landschaft zu konsolidieren. Dazu dient
tung von Bearbeitungszuständen (Versidie Analyse der Geschäftsprozesse: In welonen) oder das Protokollieren sämtlicher Welches System ist das richtige?
Manipulationen. Um den Nutzen eines Schliesslich stellt sich noch die Frage, chen Geschäftsprozessen wird ein DokuDMS zu belegen, werden Kennzahlen wie welches Dokumentenmanagement-Sys- ment benötigt, welche rechtliche Bedeudie Reduktion der Suchzeiten, Einspa- tem das richtige ist. In den letzten Jahren tung hat es, wer greift darauf zu, in welcher
rungen an Büro- und Archivraum oder hat sich der Markt zwar teilweise konso- Form, zu welchem Zweck und so weiter.
reduzierte Speicherkapazität aufgeführt.
lidiert, trotzdem ist er noch ziemlich un- So wird der Informationsbedarf festgestellt
Wie lange hat eine Person im Durch- übersichtlich. Das beginnt schon mit den und die Kosten und Einsparungen für
schnitt, um ein Dokument zu finden, und Bezeichnungen: Dokumentenmanage- das Unternehmen können ermittelt werwas kostet diese Arbeitszeit? Dafür gibt es ment-System (DMS) und Enterprise Con- den. Der Aufwand für die Prozessanalyse
Schätzwerte. Aber die sind so hoch, dass tent Management (ECM) sind die wohl wird dadurch aufgewogen, dass man den
sie in der Regel für die eigene Unterneh- gängigsten Begriffe, mit denen die Pro- Aufwand für die Verwaltung nicht benömung als nicht zutreffend erachtet wer- dukte beworben werden. Hinzu kommen tigter Dokumente eliminiert und sich auf
den. So hat die Association for Informa- elektronische Archivierung (EA) und Re- die wirklich notwendigen fokussiert, die
zur Optimierung der Geschäftsprozesse
tion and Image Management AIIM (http:// cords Management (RM).
www.aiim.org) beispielsweise berichtet,
Das ECM – oder IIM (Integrated Infor- und damit zu wirklichen Einsparungen
dass Mitarbeitende bis zu 50 Prozent ihrer mation Management, um einen weiteren beitragen. n
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Dossier 59