EMC APPLICATIONXTENDER 8.0 Echtzeit
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www.inovoo.com EMC APPLICATIONXTENDER 8.0 Echtzeit-Dokumentenmanagement 02 EMC APPLICATIONXTENDER 8.0 EMC ApplicationXtender® (AX) ist ein webbasiertes Echtzeit-DokumentenmanagementSystem, welches Informationen und Dokumente speichert, verwaltet, versendet und sofortige Geschäftsergebnisse liefert. Die Anwendung unterstützt Ihre bestehende IT-Infrastruktur, um jegliche Art von Business Content elektronisch zu speichern, zu organisieren und virtuell zu verwalten. Dadurch werden bisherige papierbasierte Prozesse digital abgebildet. Informationen und Dokumente sind fortan für alle Mitarbeiter zentral an einer Stelle auffindbar. Dieses System wurde entwickelt, um einerseits den funktionalen Anforderungen von verschiedenen Unternehmensabteilungen und mittelständischen Unternehmen gerecht zu werden und andererseits um Kosten zu reduzieren. Durch den Einsatz von AX werden die Dokumentenerfassungs- und Verwaltungsprozesse gestrafft und somit die Dokumenten- und Informationsverwaltung stark vereinfacht. E-MAILS AUSWERTUNGEN Inhalte einsehen ......................................................... Bearbeiten ......................................................... DOKUMENTE BILDER Weiterleiten ......................................................... Speichern ......................................................... BILDER Suchen ......................................................... Drucken ......................................................... Filtern ......................................................... Sortieren ......................................................... AUSWERTUNGEN Löschen ......................................................... Check-in/Check-out ......................................................... PROZESSRELEVANTE INFORMATIONEN DOKUMENTE E-MAILS Indizieren ......................................................... Workflow ......................................................... PROZESSRELEVANTE INFORMATIONEN Die aufgeführten Funktionen in der darüberliegenden Abbildung basieren auf den gängigen Microsoft Office Funktionen. Dadurch entfällt der zusätzliche Schulungsaufwand der Mitarbeiter. Durch seine Funktion als ECM-Plattform können Dokumente und Informationen auch von mehreren Personen weiterverarbeitet werden. So können beispielsweise mehrere Mitarbeiter gemeinsam in einer virtuellen Bibliothek an einem Dokument arbeiten, Informationen austauschen und das aktuellste Dokument zentral abspeichern. Dadurch gehen wichtige Informationen wie z.B. Änderungen nicht mehr verloren und die Kommunikationswege sowie die Bearbeitungsdauer werden stark verkürzt. Alles in allem ist die Anwendung einfach zu implementieren, zu integrieren und zu managen. Darüber hinaus bietet ApplicationXtender sofortigen, rollenbasierten Zugriff auf Inhalte von einer Desktop-Schnittstelle, einem Web-Browser, MS Office-Anwendungen und MS SharePoint-Webparts. Das System basiert auf einem einfach zu bedienenden MS Windows / .NET-optimierten System und bietet viele Out-of-the-Box-Funktionen, durch die Business-Lösungen ohne IT-Unterstützung erstellt, modifiziert und implementiert werden können. 03 APPLICATIONXTENDER BESTANDTEILE Webbasierte Administration Einbindung von Informationen aus bestehenden Systemen DOKUMENTENMANAGEMENT SPEICHER- UND ARCHIVFUNKTIONEN SUCHFUNKTION Nutzung von Dokumenten innerhalb und außerhalb des Unternehmens WORKFLOWMANAGER Einwandfreie Nutzung über jedes Device Intuitive Benutzerführung VORTEILE FÜR IHR UNTERNEHMEN Schnelle Implementierung und einfache Verwaltung Mandantenfähigkeit Erhöhte Effizienz durch geradlinige Prozesse Direkter und rollenbasierter Zugriff auf gespeicherte Dokumente, Berichte und Informationen aus nahezu jeder MS Windows-Desktop-Anwendung, Internet Explorer / Chrome / Safari / Mozilla Firefox oder MS-Office-Anwendungen wie Outlook, Word, Excel und Powerpoint Benutzerfreundliche Bedienung / intuitive Navigation Schneller ROI für verschiedene Unternehmensbereiche Einfache Integration in bestehende Geschäftsanwendungen, ohne zusätzlichen Programmierungsaufwand Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschpflichten (Compliance-Anforderungen) Erweiterter Application Support für MS Windows 8.7 und 10, MS Windows Server 2008/2012 und MS Windows / .NET-Frameworks wie SQL 2012 sowie Adobe 11.0 Webbasiertes System und Anbindung an RESTful Services Webbasierte Administration und Lizenzvergabe Integrierbar in vorhandene Applikationen Hohe Skalierbarkeit Remote-Management VOLLTEXTSUCHE 04 LEISTUNGSSTARKE SUCHFUNKTIONEN Für Unternehmen mit Indizierungsanforderungen gibt es einen Volltextindizierungs-Server, welcher den Anwendern die Möglichkeit bietet, mit Hilfe verschiedener Suchmethoden nach unstrukturierten Daten zu suchen. Die Volltextsuche erfolgt anhand von vielfältigen Dokumentformaten, einschließlich COLD / ERMDokumente, Textwiedergaben von Bilddokumenten (OCR Bilder), HTML und XML sowie viele Antragsunterlagen von Drittanbietern, wie beispielsweise MS Word®, Wordperfect, MS Excel® oder Adobe® PDF. Die Suchtreffer werden direkt im Dokument markiert. Verschiedene leistungsfähige Suchmethoden wie das einfache Wort, Platzhalter, Ausschließung, Nähe oder Thesaurus, machen Informationen leichter auffindbar. Außerdem kann die Textsuche mit der Keywordoder Datum-Suche kombiniert werden, um die Anzahl der angezeigten Dokumente in der Ergebnisliste zu reduzieren. Diese Recherchen sind deutlich schneller als die herkömmliche Textsuche. VOLLTEXTINDIZIERUNG Die EMC Documentum Xplore Volltext-Suche ist jetzt vollständig in das DokumentenmanagementSystem integriert. Sie bietet leistungsstarke Suchfunktionen, um relevante Informationen leichter aufzufinden. Zusätzlich wurden die Kerntechnologien von ApplicationXtender optimiert. Dadurch wird gewährleistet, dass die Plattform HAUPTMERKMALE DER EMC APPLICATIONXTENDER VOLLTEXT-SUCHE Leistungsstarke Suchfunktionen .......................................................................................................................................... mindestens über das nächste Jahrzehnt immer Hohe Leistung und Skalierbarkeit .......................................................................................................................................... wieder aktualisiert werden kann, indem die Verbesserte Supportfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit .......................................................................................................................................... entprechenden Schlüsselkomponenten modifiziert werden. Die aktuellste IT-Infrastruktur sowie das Betriebssystem werden unterstützt und die Investitionen des Kunden amortisiert. Kombinieren von Keyword- und Volltextsuche für eine leistungsstarke Lösung, die schnell präzise Suchergebnisse zurückgibt .......................................................................................................................................... Erweiterte Suchfunktionen ohne komplexen Suchsyntax, einschließlich Schreibfehler, Synonyme, Einschränkungen, Näherungen und Platzhalter-Suchen .......................................................................................................................................... Suche nach mehr als 200 Dateiformaten Out-of-the-Box .......................................................................................................................................... Rollenbasierte Zugriffskontrolle um einen sachgerechten Zugriff auf Informationen sicherzustellen .......................................................................................................................................... ARCHIVIERUNG 05 SPEICHER- UND ARCHIVFUNKTIONEN ApplicationXtender ist ein sicheres Archiv, in dem Dokumente und Informationen rechtssicher langzeitarchiviert (in PDF, PDF/A und .tiff), von mehreren Parteien gleichzeitig zentral eingesehen und über die Suchfunktion einfach gefunden werden können. IHR NUTZEN + Sofortiger Zugang zu den richtigen Informationen zur richtigen Zeit (Desktop & Web) + Zentraler Ablageort und sichere Langzeitarchivierung + Einfaches Auffinden von Dokumenten und Informationen + Zeitersparnis und Erhöhung der Produktivität der Mitarbeiter + Benutzerfreundliche Bedienung (Microsoft-Office-Funktionen) + Einhaltung rechtlicher Archivierungsvorschriften sowie Nachweis- und Löschpflichten. + Kostengünstiges Scannen von Papierdokumenten + Zugriffskontrolle über Desktop und Web (verschiedene Fachbereiche) + Verbesserte Auskunftsfähigkeit und optimierte Kundenbetreuung WORKFLOW-MANAGER 06 APPLICATIONXTENDER WORKFLOW-MANAGER EMC ApplicationXtender Workflow-Manager ist eine benutzerfreundliche Workflow-Lösung, in der papierbasierte Prozesse digital abgebildet und somit Ihre Prozesse unterstützt werden. Dieser Manager beinhaltet PROZESSGESTALTUNG, FORMULARERSTELLUNG, WORKFLOW-MANAGEMENT und ANALYSE-TOOLS. Mit dem Workflow-Manager, der auf Microsoft.NET basiert, können Workflows innerhalb der AX-Umgebung vollständig kontrolliert und einfach in bestehende Business- OZ ES S ES ST E U ER U NG S BE PR D O Applikationen integriert werden. E CH Ä L RF IG IN SIG NE R Der Formulardesigner ist ein web-basierter Editor, mit dem die User schnell und einfach Formulare gestalten können (z.B. Textfelder, Ankreuzfelder, Schaltflächen, Drop-down Menüs). DE PO RT Der Prozessdesigner ist ein benutzerfreundliches, web-basiertes Tool zur grafischen Gestaltung von Prozessen via Drag & Drop. R RE Prozessoptimierung durch leistungsstarke Tools wie Frühwarnsysteme, 3D Drill-down Diagramme, Prozessstatistiken und Bestimmung von Key Performance Indicators. NE Manuelle und automatische Verwaltung von Prozessen über eine zentrale Benutzeroberfläche. G FOR M A UL R IHR NUTZEN Automatisierung von Prozessen und dadurch geringerer Mitarbeitereinsatz ........................................................................................................................................................................... Transparenz von Prozessen ........................................................................................................................................................................... Optimierung der Geschäftsprozesse und Produktivität ........................................................................................................................................................................... Einhaltung von Compliance-Anforderungen ........................................................................................................................................................................... Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschpflichten - völlig automatisch ........................................................................................................................................................................... Maximierung des Investments in der aktuellen und zukünftigen IT-Infrastruktur ........................................................................................................................................................................... Schnellere und bessere Entscheidungsfindung ........................................................................................................................................................................... Reduzierung der Durchlaufzeiten und Kosten ........................................................................................................................................................................... Proaktives Aufdecken von Prozessschwachstellen ........................................................................................................................................................................... Effizienzsteigerung von dokumentgestützten Geschäftsprozessen ........................................................................................................................................................................... 07 DIE BENUTZEROBERFLÄCHE: ÜBERSICHTLICH – INDIVIDUALISIERBAR - INTUITIV eb ..... ....... n..d...W . u p to ..... e D..e..s..k....... ft Offic o . . .... s o ... t.i.o..n......... Micr tegra . . In ....... tzt tü ....... .. ...... Unters dene i ch e ..... vers ows.e..r.......... Br....... en ....... chieden . . . . . . ... rs n In ve prache r S a ügb verf INTEGRATION IN BESTEHENDE IT-PROZESSE: USE CASES Archivierung von E-Mails mit NOVO Mail (Intelligentes E-Mail Management) Archivierung von E-Mails mit zusätzlicher Klassifikation (Dokumenttyp) und Extraktion der relevanten Metadaten (z.B. Name des Absenders, E-Mail Adresse etc.) Export von Dokumenten aus SharePoint, Weiterverarbeitung durch NOVO Mail (z.B. Klassifikation, Extraktion) und Ablage der Dokumente inkl. extrahierter Metadaten in AX. Abfotografieren von Dokumenten mit NOVO Mobile (Smarte Process App) und Ablage dieser Dokumente mit den relevanten Metadaten (z.B. Vorname, Nachname etc.) in AX. Abfotografieren von Rechnungen mit NOVO Mobile. Mittels OCR werden die Metadaten ausgelesen und in die App zurückgespiegelt. Nach Freigabe der Rechnung (Haken setzen) läuft diese blind durch den Accounts Payable Workflow. Scanning von Dokumenten mit EMC² Captiva. Relevante Metadaten werden ebenfalls klassifiziert (Dokumenttyp) sowie extrahiert und anschließend an ApplicationXtender übergeben. NOVO Mail Captiva Application Xtender 08 ZUKUNFTSSICHER FÜR DAS NÄCHSTE JAHRZEHNT Immer wieder aktualisieren Unternehmen ihre Betriebssysteme, Server, Datenbanken, Browser etc. Viele der Kernkomponenten von ApplicationXtender wurden nativ auf 64-Bit MS Windows-Servern aktualisiert. Einige dieser neuen Elemente beinhalten den EMC ApplicationXtender Webserver, Datenbankschnittstellen und eine neue Volltextsuche-Architektur, um eine höhere Skalierbarkeit und Performance zu liefern. GLOBALES DOKUMENTENMANAGEMENT-SYSTEM ApplicationXtender 8.0 ist in den folgenden Sprachen konfigurierbar: Deutsch Englisch Französich Italienisch Spanisch Die EMC ApplicationXtender Benutzeroberflächen, Brasilianisch sowohl für Desktop- als auch Web-Client, stehen Portugiesisch ebenfalls in diesen Sprachen zur Verfügung, Chinesisch inklusive Online-Hilfen und Benutzerhandbücher. Neugierig geworden? Dann Informieren Sie sich unter http://inovoo.com/de/produkte/applicationxtender/ Wir beraten Sie auch gerne telefonisch unter: +49 8143 999 57 0 [email protected] Wir sind zufrieden, wenn Sie es sind! www.inovoo.com
