EMC APPLICATIONXTENDER 8.0 Echtzeit

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EMC APPLICATIONXTENDER 8.0
Echtzeit-Dokumentenmanagement
02
EMC APPLICATIONXTENDER 8.0
EMC ApplicationXtender® (AX) ist ein webbasiertes Echtzeit-DokumentenmanagementSystem, welches Informationen und Dokumente speichert, verwaltet, versendet
und sofortige Geschäftsergebnisse liefert. Die Anwendung unterstützt Ihre
bestehende IT-Infrastruktur, um jegliche Art von Business Content elektronisch
zu speichern, zu organisieren und virtuell zu verwalten. Dadurch werden bisherige
papierbasierte Prozesse digital abgebildet. Informationen und Dokumente sind
fortan für alle Mitarbeiter zentral an einer Stelle auffindbar.
Dieses System wurde entwickelt, um einerseits den funktionalen Anforderungen
von verschiedenen Unternehmensabteilungen und mittelständischen Unternehmen
gerecht zu werden und andererseits um Kosten zu reduzieren. Durch den Einsatz von
AX werden die Dokumentenerfassungs- und Verwaltungsprozesse gestrafft und somit
die Dokumenten- und Informationsverwaltung stark vereinfacht.
E-MAILS
AUSWERTUNGEN
Inhalte
einsehen
.........................................................
Bearbeiten
.........................................................
DOKUMENTE
BILDER
Weiterleiten
.........................................................
Speichern
.........................................................
BILDER
Suchen
.........................................................
Drucken
.........................................................
Filtern
.........................................................
Sortieren
.........................................................
AUSWERTUNGEN
Löschen
.........................................................
Check-in/Check-out
.........................................................
PROZESSRELEVANTE
INFORMATIONEN
DOKUMENTE
E-MAILS
Indizieren
.........................................................
Workflow
.........................................................
PROZESSRELEVANTE
INFORMATIONEN
Die aufgeführten Funktionen in der darüberliegenden Abbildung basieren auf den gängigen Microsoft
Office Funktionen. Dadurch entfällt der zusätzliche Schulungsaufwand der Mitarbeiter. Durch seine
Funktion als ECM-Plattform können Dokumente und Informationen auch von mehreren Personen
weiterverarbeitet werden. So können beispielsweise mehrere Mitarbeiter gemeinsam in einer virtuellen
Bibliothek an einem Dokument arbeiten, Informationen austauschen und das aktuellste Dokument
zentral abspeichern. Dadurch gehen wichtige Informationen wie z.B. Änderungen nicht mehr verloren
und die Kommunikationswege sowie die Bearbeitungsdauer werden stark verkürzt.
Alles in allem ist die Anwendung einfach zu implementieren, zu integrieren und zu managen.
Darüber hinaus bietet ApplicationXtender sofortigen, rollenbasierten Zugriff auf Inhalte von einer
Desktop-Schnittstelle, einem Web-Browser, MS Office-Anwendungen und MS SharePoint-Webparts.
Das System basiert auf einem einfach zu bedienenden MS Windows / .NET-optimierten System und
bietet viele Out-of-the-Box-Funktionen, durch die Business-Lösungen ohne IT-Unterstützung erstellt,
modifiziert und implementiert werden können.
03
APPLICATIONXTENDER BESTANDTEILE
Webbasierte
Administration
Einbindung von Informationen
aus bestehenden
Systemen
DOKUMENTENMANAGEMENT
SPEICHER- UND
ARCHIVFUNKTIONEN
SUCHFUNKTION
Nutzung von Dokumenten
innerhalb und
außerhalb
des Unternehmens
WORKFLOWMANAGER
Einwandfreie Nutzung über
jedes Device
Intuitive
Benutzerführung
VORTEILE FÜR IHR UNTERNEHMEN
Schnelle Implementierung und einfache Verwaltung
Mandantenfähigkeit
Erhöhte Effizienz durch geradlinige Prozesse
Direkter und rollenbasierter Zugriff auf gespeicherte Dokumente, Berichte und
Informationen aus nahezu jeder MS Windows-Desktop-Anwendung, Internet Explorer /
Chrome / Safari / Mozilla Firefox oder MS-Office-Anwendungen wie Outlook, Word,
Excel und Powerpoint
Benutzerfreundliche Bedienung / intuitive Navigation
Schneller ROI für verschiedene Unternehmensbereiche
Einfache Integration in bestehende Geschäftsanwendungen, ohne zusätzlichen
Programmierungsaufwand
Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschpflichten (Compliance-Anforderungen)
Erweiterter Application Support für MS Windows 8.7 und 10,
MS Windows Server 2008/2012 und MS Windows / .NET-Frameworks wie SQL 2012
sowie Adobe 11.0
Webbasiertes System und Anbindung an RESTful Services
Webbasierte Administration und Lizenzvergabe
Integrierbar in vorhandene Applikationen
Hohe Skalierbarkeit
Remote-Management
VOLLTEXTSUCHE
04
LEISTUNGSSTARKE SUCHFUNKTIONEN
Für Unternehmen mit Indizierungsanforderungen
gibt es einen Volltextindizierungs-Server, welcher den
Anwendern die Möglichkeit bietet, mit Hilfe verschiedener Suchmethoden nach unstrukturierten Daten zu
suchen. Die Volltextsuche erfolgt anhand von vielfältigen Dokumentformaten, einschließlich COLD / ERMDokumente, Textwiedergaben von Bilddokumenten
(OCR Bilder), HTML und XML sowie viele Antragsunterlagen von Drittanbietern, wie beispielsweise MS Word®,
Wordperfect, MS Excel® oder Adobe® PDF. Die Suchtreffer werden direkt im Dokument markiert.
Verschiedene leistungsfähige Suchmethoden wie das
einfache Wort, Platzhalter, Ausschließung, Nähe oder
Thesaurus, machen Informationen leichter auffindbar.
Außerdem kann die Textsuche mit der Keywordoder Datum-Suche kombiniert werden, um die Anzahl
der angezeigten Dokumente in der Ergebnisliste zu
reduzieren. Diese Recherchen sind deutlich schneller
als die herkömmliche Textsuche.
VOLLTEXTINDIZIERUNG
Die EMC Documentum Xplore Volltext-Suche ist
jetzt vollständig in das DokumentenmanagementSystem integriert. Sie bietet leistungsstarke
Suchfunktionen, um relevante Informationen
leichter aufzufinden. Zusätzlich wurden die
Kerntechnologien von ApplicationXtender optimiert.
Dadurch wird gewährleistet, dass die Plattform
HAUPTMERKMALE
DER EMC APPLICATIONXTENDER VOLLTEXT-SUCHE
Leistungsstarke Suchfunktionen
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mindestens über das nächste Jahrzehnt immer
Hohe Leistung und Skalierbarkeit
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wieder aktualisiert werden kann, indem die
Verbesserte Supportfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit
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entprechenden Schlüsselkomponenten modifiziert
werden.
Die aktuellste IT-Infrastruktur sowie das Betriebssystem werden unterstützt und die Investitionen
des Kunden amortisiert.
Kombinieren von Keyword- und Volltextsuche für eine leistungsstarke
Lösung, die schnell präzise Suchergebnisse zurückgibt
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Erweiterte Suchfunktionen ohne komplexen Suchsyntax,
einschließlich Schreibfehler, Synonyme, Einschränkungen,
Näherungen und Platzhalter-Suchen
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Suche nach mehr als 200 Dateiformaten Out-of-the-Box
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Rollenbasierte Zugriffskontrolle um einen sachgerechten Zugriff
auf Informationen sicherzustellen
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ARCHIVIERUNG
05
SPEICHER- UND ARCHIVFUNKTIONEN
ApplicationXtender ist ein sicheres Archiv, in dem Dokumente und
Informationen rechtssicher langzeitarchiviert (in PDF, PDF/A und .tiff),
von mehreren Parteien gleichzeitig zentral eingesehen und über die
Suchfunktion einfach gefunden werden können.
IHR NUTZEN
+
Sofortiger Zugang zu den
richtigen Informationen zur
richtigen Zeit (Desktop & Web)
+
Zentraler Ablageort
und sichere
Langzeitarchivierung
+
Einfaches Auffinden
von Dokumenten und
Informationen
+
Zeitersparnis und Erhöhung
der Produktivität der
Mitarbeiter
+
Benutzerfreundliche
Bedienung
(Microsoft-Office-Funktionen)
+
Einhaltung rechtlicher Archivierungsvorschriften sowie
Nachweis- und Löschpflichten.
+
Kostengünstiges
Scannen von
Papierdokumenten
+
Zugriffskontrolle über
Desktop und Web
(verschiedene Fachbereiche)
+
Verbesserte Auskunftsfähigkeit und optimierte
Kundenbetreuung
WORKFLOW-MANAGER
06
APPLICATIONXTENDER WORKFLOW-MANAGER
EMC ApplicationXtender Workflow-Manager ist eine benutzerfreundliche
Workflow-Lösung, in der papierbasierte Prozesse digital abgebildet
und somit Ihre Prozesse unterstützt werden. Dieser Manager
beinhaltet PROZESSGESTALTUNG, FORMULARERSTELLUNG,
WORKFLOW-MANAGEMENT und ANALYSE-TOOLS.
Mit dem Workflow-Manager, der auf Microsoft.NET
basiert, können Workflows innerhalb der
AX-Umgebung vollständig kontrolliert
und einfach in bestehende Business-
OZ
ES
S
ES
ST E U
ER U
NG
S
BE
PR
D
O
Applikationen integriert werden.
E
CH
Ä
L
RF
IG
IN
SIG
NE
R
Der Formulardesigner ist
ein web-basierter Editor,
mit dem die User schnell
und einfach Formulare
gestalten können (z.B.
Textfelder, Ankreuzfelder, Schaltflächen,
Drop-down Menüs).
DE
PO
RT
Der Prozessdesigner
ist ein benutzerfreundliches, web-basiertes
Tool zur grafischen
Gestaltung von Prozessen
via Drag & Drop.
R
RE
Prozessoptimierung durch
leistungsstarke Tools wie
Frühwarnsysteme, 3D
Drill-down Diagramme,
Prozessstatistiken und
Bestimmung von Key
Performance
Indicators.
NE
Manuelle und
automatische
Verwaltung
von Prozessen
über eine zentrale
Benutzeroberfläche.
G
FOR
M
A
UL
R
IHR NUTZEN
Automatisierung von Prozessen und dadurch geringerer Mitarbeitereinsatz
...........................................................................................................................................................................
Transparenz von Prozessen
...........................................................................................................................................................................
Optimierung der Geschäftsprozesse und Produktivität
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Einhaltung von Compliance-Anforderungen
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Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschpflichten - völlig automatisch
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Maximierung des Investments in der aktuellen und zukünftigen IT-Infrastruktur
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Schnellere und bessere Entscheidungsfindung
...........................................................................................................................................................................
Reduzierung der Durchlaufzeiten und Kosten
...........................................................................................................................................................................
Proaktives Aufdecken von Prozessschwachstellen
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Effizienzsteigerung von dokumentgestützten Geschäftsprozessen
...........................................................................................................................................................................
07
DIE BENUTZEROBERFLÄCHE:
ÜBERSICHTLICH – INDIVIDUALISIERBAR - INTUITIV
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INTEGRATION IN BESTEHENDE IT-PROZESSE: USE CASES
Archivierung von E-Mails mit NOVO Mail (Intelligentes E-Mail Management)
Archivierung von E-Mails mit zusätzlicher Klassifikation (Dokumenttyp) und
Extraktion der relevanten Metadaten (z.B. Name des Absenders, E-Mail Adresse etc.)
Export von Dokumenten aus SharePoint, Weiterverarbeitung durch NOVO Mail
(z.B. Klassifikation, Extraktion) und Ablage der Dokumente inkl. extrahierter Metadaten in AX.
Abfotografieren von Dokumenten mit NOVO Mobile (Smarte Process App) und Ablage
dieser Dokumente mit den relevanten Metadaten (z.B. Vorname, Nachname etc.) in AX.
Abfotografieren von Rechnungen mit NOVO Mobile. Mittels OCR werden die
Metadaten ausgelesen und in die App zurückgespiegelt. Nach Freigabe der Rechnung
(Haken setzen) läuft diese blind durch den Accounts Payable Workflow.
Scanning von Dokumenten mit EMC² Captiva. Relevante Metadaten werden ebenfalls
klassifiziert (Dokumenttyp) sowie extrahiert und anschließend an ApplicationXtender
übergeben.
NOVO
Mail
Captiva
Application
Xtender
08
ZUKUNFTSSICHER FÜR DAS NÄCHSTE JAHRZEHNT
Immer wieder aktualisieren Unternehmen ihre Betriebssysteme, Server, Datenbanken,
Browser etc. Viele der Kernkomponenten von ApplicationXtender wurden nativ auf
64-Bit MS Windows-Servern aktualisiert. Einige dieser neuen Elemente beinhalten den
EMC ApplicationXtender Webserver, Datenbankschnittstellen und eine neue Volltextsuche-Architektur, um eine höhere Skalierbarkeit und Performance zu liefern.
GLOBALES DOKUMENTENMANAGEMENT-SYSTEM
ApplicationXtender 8.0 ist in den folgenden Sprachen konfigurierbar:
Deutsch
Englisch
Französich
Italienisch
Spanisch
Die EMC ApplicationXtender Benutzeroberflächen,
Brasilianisch
sowohl für Desktop- als auch Web-Client, stehen
Portugiesisch
ebenfalls in diesen Sprachen zur Verfügung,
Chinesisch
inklusive Online-Hilfen und Benutzerhandbücher.
Neugierig geworden?
Dann Informieren Sie sich unter
http://inovoo.com/de/produkte/applicationxtender/
Wir beraten Sie auch gerne
telefonisch unter: +49 8143 999 57 0
[email protected]
Wir sind zufrieden, wenn Sie es sind!
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