Liegenschafts- und Gebäudemanagement
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Liegenschafts- und Gebäudemanagement Die Komplettlösung für kommunale Verwaltungen und öffentliche Einrichtungen Weitere Broschüren rund um das Lösungsund Beratungsportfolio von INFOMA® Kommunales Rechnungswesen – Doppik Kommunales Rechnungswesen – Erweiterte Kameralistik Öffentliche Betriebe und Einrichtungen Liegenschafts- und Gebäudemanagement Fachverfahren – Ausländerwesen / Einbürgerungsverfahren Dokumenten Managementsystem / Analyse und Steuerungssystem Kommunale Beratung Schulungen und Workshops Gerne senden wir Ihnen die gewünschten Broschüren kostenfrei zu. E-Mail bitte an [email protected] 2 Inhalt Seite Thema 04 Partner der Kommune / Informationen und Prozesse im Blick 05 Die Lösung für kommunales Liegenschafts- und Gebäudemanagement 06 Softwaregestütztes Liegenschafts- und Gebäudemanagement mit INFOMA®Finanzverfahren 08 Softwaregestütztes Liegenschafts- und Gebäudemanagement ohne INFOMA®Finanzverfahren 10 Kameralistik oder Doppik / Einführungsunterstützung 11 Module des Liegenschafts- und Gebäudemanagements 11 Basis 15 CAD-Anbindung und Visualisierung 17 Maßnahmenmanagement und Instandhaltung 20 Energiemanagement 22 Miet- und Nebenkostenabrechnung 24 Reinigungsmanagement 26 Gebäudewertermittlung 28 Schadstoffmanagement 30 Schließanlagen- und Schlüsselmanagement 32 Liegenschaftskatastermanagement 34 ALB / ALKIS-Konverter 34 Erbbaurecht 36 GIS-Anbindung 38 Technik 3 Partner der Kommune Seit INFOMA® 1999 die erste Version von newsystem® kommunal präsentierte, hat sich die integrierte Komplettlösung zu einer umfassenden Produktfamilie weiterentwickelt, die das gesamte Anwendungsspektrum des kommunalen Finanzwesens abdeckt. Ob doppisch oder kameral – den Kommunen steht ein lösungsgerechtes, benutzerfreundliches Verfahren zur Verfügung, in das über 20 Jahre Branchenerfahrung eingeflossen sind. Der Erfolg von INFOMA® und newsystem® kommunal ist Ergebnis einer von Anfang an zukunfts- und vor allem anwenderorientierten Unternehmens- und Produktstrategie. Deren wesentliche Grundlagen lauten: sich frühzeitig durch exzellentes Wissen bei weiterführenden Themen zu positionieren und aus dem Dialog mit den Kommunen neue Lösungen zu entwickeln und umzusetzen. Konsequente Berücksichtigung findet dabei, dass Verwaltungsmodernisierung nicht nur den Wechsel des Rechnungsstils bedeutet. Vielmehr steht und fällt der Erfolg mit dem Erschließen von Informationen und den zugehörigen Prozessen. In diesem Zusammenhang übernimmt das Finanzwesen zunehmend die Rolle als Drehscheibe in der Verwaltungs-IT. Dieser Entwicklung trägt newsystem® kommunal Rechnung. So sind beispielsweise im integrierten Liegenschaftsund Gebäudemanagement das Know-how und die Erfahrungen von INFOMA® sowohl aus dem Finanzwesen als auch dem Liegenschafts- und Gebäudemanagement enthalten. Die Kommunen profitieren damit von einem Verfahren, das ihnen alle Möglichkeiten für die Umsetzung ihrer verwaltungsspezifischen Bedürfnisse bietet. Informationen und Prozesse im Blick Im kommunalen Haushalt erweisen sich die mit dem Liegenschafts- und Gebäudemanagement verbundenen Gesamtkosten in der Regel als zweitgrößter Block. Um hier Optimierungen zu erreichen, ist zunächst die Transparenz der Kosten erforderlich. Ein softwaregestütztes Liegenschafts- und Gebäudemanagement erlaubt es, die dafür notwendigen Informationen schnell und effizient zu erfassen. Beispielsweise werden Maßnahmen mit den Informationen Mittelherkunft, Maßnahmenbudget und Gewerkebudget abgebildet. Die Datenpflege erfolgt über Bestellungen und Rechnungserfassungen, so dass der Aufwand für die Datenpflege minimal ist. Aus den im System erfassten Meldungen werden Bestellungen generiert und gleichzeitig abgefragt, ob die Mittel dafür auf der Gewerke-, Maßnahmen- und Haushaltsebene zur Verfügung stehen. In diesem Prozess laufen Angaben über Lieferant, Sachkonto / Haushaltsstelle, Kostenstelle / Kostenträger, Gebäude etc. mit, so dass bei der späteren Erfassung der Lieferantenrechnung die Informationen bereits zugeordnet sind. Die Übergabe der finanzrelevanten Daten erfolgt bei Nutzern des Finanzwesens von newsystem® kommunal direkt an das Rechnungswesen, während Kunden, die newsystem® Analyse- und EinwohnerSteuerungskommunal als Finanzwesen nicht im Einsatz haben, SQLmeldewesen system Datenbanken diese Daten über Schnittstellen erhalten. In beiden Fällen sind die Prozesse durchgängig abgebildet, die Eingangsrechnungen müssen nur ein Mal n erfasst werden. al Integration Bas is-T ec hn ol news og yst ie em ® ko m m Die Situation Die Ausgangssituation un Kommunale Betriebe Anlagenbuchhaltung PortalLösungen Doppik e-Procurement OfficeAnwendungen Abb.: newsystem® kommunal als Drehscheibe von Informationen und Prozessen weitere Fachverfahren Liegenschaftsund Gebäudemanagement Dokumenten Managementsystem Veranlagung Variable Buchungsschnittstelle Kostenund Leistungsrechnung XML-Datenaustausch 4 Geografisches Informationssystem Vollstreckung Personalwesen Ordnungswidrigkeiten Die Lösung Die Lösung für kommunales Liegenschafts- und Gebäudemanagement Für alle Anforderungen im kommunalen Liegenschafts- und Gebäudemanagement bietet der Baustein von newsystem® kommunal umfassende, übersichtliche, ergebnisorientierte und flexible Module. Moderne Mobile- sowie WebLösungen runden das Paket ab. Damit stehen zur Erledigung unterschiedlicher Aufgabenstellungen komfortable Lösungen bereit, wie auch die nachfolgenden Beispiele zu verstärkt gefragten Themen zeigen: Maßnahmenmanagement: Bei Eingang einer Störmeldung erfolgt die Erfassung im System und es wird daraus ein interner Auftrag oder eine externe Bestellung erstellt. Für die externe Bestellung greift der Anwender auf vorbereitete Maßnahmen zu, in denen das Budget für die Bestellungen enthalten ist. Per Tastendruck erhält er eine komplette Übersicht über die Maßnahmen, d.h. die Ansätze der Budgets, die für diese Maßnahme zur Verfügung stehenden Mittel, die laufenden Aufträge, die abgewickelten Aufträge und die noch zur Verfügung stehenden Mittel für die Maßnahmen. Selbstverständlich gilt die Detailgenauigkeit optional auch für die darunterliegende Ebene der Kostengruppen (Gewerke). Wesentliche Vorteile: · Ein Softwarewerkzeug ein Prozess: Meldung / Bestellung / Budgetkontrolle / Auswertungen werden in einem geschlossenen Kreislauf abgebildet. · Durch das Erstellen von Bestellungen pflegt sich das System praktisch allein. Energiemanagement: Die Standardimportschnittstelle des Moduls Energiemanagement automatisiert die Erfassung der Eingangsrechnungen des Energieversorgungsunternehmens (EVU). Nach dem Einlesen der Rechnungsdaten (Kosten, Verbräuche, Zuordnungen etc.) werden diese Informationen den Messpunkten (Zählern) zugeordnet und stehen dann für Auswertungen zur Verfügung. Wesentliche Vorteile: · Weitere Auswertungen unterstützen die Darstellung der Emissionen. Nach Abschluss der Maßnahmen des Konjunkturpakets II besteht z.B. die Möglichkeit, die Entwicklung der Emissionen grafisch darzustellen und zu analysieren. · Bei den aufgrund von energetischen Gebäudeanalysen durchgeführten Maßnahmen, z.B. Fassadensanierung, lassen sich nach der Fertigstellung durch Auswertungen CO2 und Kostenreduktionen nachweisen. CAD-Anbindung / Visualisierung: Das visuelle Anzeigen von Räumen mit bestimmten Eigenschaften (z.B. Nutzer, Flächen oder Beschaffenheiten) ist per Tastendruck aus newsystem® kommunal heraus möglich. Im Leistungsmerkmal Visualisierung werden die Räume der vorab ausgewählten Kriterien farblich gekennzeichnet dargestellt. Wesentliche Vorteile: · Die standardisierte Importfunktion von CAD-Dateien erlaubt, die Daten von CAD-Zeichnungen direkt in newsystem® kommunal zu übernehmen. Informationen zur Reinigung, wie Reinigungsflächen und Beschaffenheiten, stehen z.B. dem Modul Reinigungsmanagement zur Verfügung. · Übersichtliche Anzeige von Informationen (z.B. Flächen) in dem Visualisierungstool. 5 Softwaregestütztes Liegenschafts- und Gebäudemanagement mit INFOMA®-Finanzverfahren Kunden, die das Finanzwesen und das Liegenschafts- und Gebäudemanagements des INFOMA®-Verfahrens newsystem® kommunal im Einsatz haben, stehen die kompletten Vorteile der Integration zur Verfügung. Die Daten und Funktionalitäten des Finanzwesens, der Anlagenbuchhaltung und der Kosten-/Leistungsrechnung werden auch für das Liegenschafts- und Gebäudemanagement genutzt. Abb.: Einheitliche Funktionen und Daten 6 Ihr Vorteil… Ihr Vorteil und Nutzen Ihr Nutzen… Vermeidung von Daten- und Funktionsdubletten, Schnittstellen zum Finanzwesen entfallen · Dadurch erhalten die Informationen für den Nutzer eine höhere Qualität und bessere Transparenz. Die Funktionalitäten von newsystem® kommunal sind in allen Bereichen identisch und nur einmal vorhanden. · Die Daten werden zentral vom jeweiligen Gebietssachbearbeiter gepflegt und stehen den anderen Stellen stets aktuell zur Verfügung. Auf diese Weise wird die Funktionalität der „Datendrehscheibe“ optimal genutzt. · Aufwandsreduzierung, da aufgrund der Integration keine Schnittstellen notwendig sind. · Redundanzfreie, einheitliche Objektdaten. · Leichte Einarbeitung durch Microsoft NAV Standardlayout und Bedienung. Das erfordert nur eine kurze Lernphase und bringt schnellen Lernerfolg. Eine zentrale Datenbank, kein Installationsmehraufwand · Da das softwaregestützte Liegenschafts- und Gebäudemanagement bereits in der Datenbank von newsystem® kommunal integriert ist, müssen die Module lediglich noch freigeschaltet werden. · Updates und Patches brauchen nur in einem Verfahren eingespielt zu werden, dadurch reduziert sich der Pflegebedarf. Einheitliche Benutzerverwaltung · Ob Kasse oder Liegenschafts- und Gebäudemanagement – Benutzer des Systems werden zentral angelegt. Das hat einen minimalen Pflegeaufwand sowie eine einzige und einfache Berechtigungsverwaltung zur Folge. Konkret: Die Bestellungen werden im Gesamtsystem newsystem® kommunal und nicht in einem Subsystem ausgestellt. D.h., Mittel der Vormerkungen werden dadurch direkt im Haushalt, auf der Maßnahme und auf der Kostengruppe (Gewerk) reserviert. Für die Module des Liegenschafts- und Gebäudemanagements stehen die im Haushalt bereits existierenden Stammdaten – Adressen (Debitor / Kreditor), Haushaltsstellen / Sachkonten, Budgets, Kostenstellen/Kostenträger – sofort zur Verfügung. Damit liegen redundanzfreie Daten vor, weitere Erfassungsaufwendungen sowie Erfassungs- und Pflegefehler werden vermieden und die Einrichtung des Systems wird erleichtert. Beim Einspielen eines Updates von newsystem® kommunal erhalten die Anwender gleichzeitig die neuen Funktionalitäten des Finanzwesens und des Liegenschafts- und Gebäudemanagements. Durch die Integration sind Auswertungen und Reports in allen Bereichen – Liegenschafts- und Gebäudemanagement und Haushalt – konsistent und immer aktuell. 7 Softwaregestütztes Liegenschafts- und Gebäudemanagement ohne INFOMA®-Finanzverfahren Das Verfahren wurde von Anfang an so konzipiert, dass der Datenaustausch bei Kunden, die kein INFOMA®Finanzverfahren im Einsatz haben, über standardisierte Schnittstellen erfolgt. Der wesentliche Vorteil der Lösung resultiert aus dem tiefen Integrations-Know-how von INFOMA® bei den Datenquellen Finanzverfahren, Anlagenbuchhaltung und Kosten-/ Leistungsrechnung. Dadurch stehen leistungsfähige, standardisierte und flexible Adapter für die Integration beliebiger Finanzverfahren zur Verfügung. Mit anderen Worten: INFOMA® weiß, wie diese Daten für das Liegenschafts- und Gebäudemanagement vorliegen müssen, um den optimalen Nutzen generieren zu können. Neben Online-Schnittstellen gibt es eine Reihe standardisierter Offline-Schnittstellen, die über eine automatisierte Job-Steuerung für den regelmäßigen Datenaustausch in beide Richtungen verwendet werden. Auf Basis der Erfahrungen und des Know-hows mit der integrierten Lösung newsystem® kommunal kann INFOMA® genau beurteilen, welche Daten wie verarbeitet werden müssen. Abb.: Intelligente, standardisierte und flexible Adapter 8 Ihr Vorteil… Ihr Vorteil und Nutzen Ihr Nutzen… Um den Datenaustausch mit dem eingesetzten Finanzverfahren zu ermöglichen, bietet INFOMA® eine standardisierte Schnittstelle mit folgenden Inhalten an: Stammdaten: · Kreditoren / Debitoren / Adressverwaltung · Sachkonten / Haushaltsstellen · Kostenstellen · Kostenträger Finanzverfahren LuGM = Datenaustausch vom Finanzverfahren zum Liegenschafts- und Gebäudemanagement Die im Finanzwesen angelegten Stammdaten müssen nicht manuell im Liegenschafts- und Gebäudemanagement neu erfasst werden. Bewegungsdaten: · Bestellungen (Vormerkungen) LuGM Finanzverfahren = Datenaustausch vom Liegenschafts- und Gebäudemanagement zum Finanzverfahren · Rechnungen LuGM Finanzverfahren = Bidirektionaler Datenaustausch zwischen Liegenschafts- und Gebäudemanagement zum Finanzverfahren Bei Bestellungen gehen die Bewegungsdaten vom Liegenschafts- und Gebäudemanagement zum Finanzverfahren. Bei Rechnungen können sie bidirektional zwischen beiden Verfahren ausgetauscht werden. Die Erfassung der Bestellungen und Rechnungen muss daher nur ein Mal erfolgen. Budgets: · Übertragung der Budgets Finanzverfahren LuGM = Datenaustausch vom Finanzverfahren zum Liegenschafts- und Gebäudemanagement Die im Finanzwesen angelegten Budgetdaten werden über die Schnittstelle zum Liegenschaftsund Gebäudemanagement übertragen und stehen dann für die weitere Aufteilung in Maßnahmenbudgets zur Verfügung. Konkret: Die Daten (Kreditor, Sachkonto / Haushaltsstelle / Anlagekonto, Kostenstelle / Kostenträger, Bestellsumme) der im softwaregestützten Liegenschafts- und Gebäudemanagement erstellten Bestellung mit Bestellnummer werden über die Standardschnittstelle an das Finanzverfahren übertragen und dort eingelesen. Die Vormerkung der Bestellung kann dann im Finanzverfahren erfolgen. Die eingegangene Rechnung des Kreditors / Lieferanten wird sachlich, fachlich und rechnerisch geprüft. Danach kann in newsystem® kommunal über verschiedene Kriterien die Bestellung mit allen zugehörigen Daten wie Kreditor, Sachkonto / Haushaltsstelle etc. aufgerufen werden. Im Anschluss erfolgt die Rechnungsbuchung und die Erzeugung einer Schnittstellendatei, die zum Finanzverfahren übertragen und dort eingelesen werden kann. Die Rechnungsinformationen müssen also hier nicht manuell erfasst werden. Die Vormerkung wird durch das Übertragen der Bestellnummer im Haushalt aufgelöst. 9 Kameralistik oder Doppik / Einführungsunterstützung Kameralistik oder Doppik Gleich, ob Sie kameral oder bereits doppisch arbeiten – INFOMA® hat für beides die Lösung. Sämtliche Module des softwaregestützten Liegenschafts- und Gebäudemanagements stehen sowohl in der kameralen als auch doppischen Version zur Verfügung. Erfolgt die organisierte Umstellung von der Kameralistik auf die Doppik, wird zum Stichtag des Übergangs des Haushalts das softwaregestützte Liegenschafts- und Gebäudemanagement ebenfalls umgestellt. Der Kunde hat den Vorteil, dass das System die Änderungen der Rahmenbedingungen unterstützt und sich der neuen Organisation anpasst. Einführungsunterstützung Mit der Erfahrung und dem Know-how aus zahlreichen Projekteinführungen begleiten wir Sie auf dem Weg zum softwaregestützten kommunalen Liegenschafts- und Gebäudemanagement. Unser Ansatz ist es, gemeinsam mit Ihnen Anforderungen und Ziele zu definieren und das System danach ausgerichtet zu realisieren. Konkret: Die Datenerfassung kann stufenweise erfolgen. Für das Modul Maßnahmenmanagement und Instandhaltung benötigen Sie z.B. keine Geschoss- und Raumdaten im System. Die Erfassung der Basisdaten für dieses Modul findet also auf einer sehr flachen Ebene statt. Wenn beispielsweise das Modul Reinigungsmanagement zu einem späteren Zeitpunkt eingeführt wird, können die Geschoss- und Raumdaten einfach nachgepflegt werden. Durch die Nutzung von praxisbewährten Schritten und Abläufen gewährleisten wir den zügigen und geordneten Projektverlauf. Ihre Mitarbeiter sind am Projekt beteiligt, das erhöht die Akzeptanz der Software. Denn das Wichtigste für uns ist: Sie sollen von Beginn an erfolgreich mit dem System arbeiten. 10 Module des Liegenschafts- und Gebäudemanagements Basis Das Modul Liegenschafts- und Gebäudemanagement Basis bildet die notwendige Grundlage für den Aufbau eines ganzheitlichen Liegenschafts- und Gebäudemanagementsystems. Durch das übersichtliche Design ist ein effizientes Management von Informationen über Liegenschaften, Gebäude und Anlagen gewährleistet. Darüber hinaus ermöglicht es die einfache Erfassung sowie die schnelle und übersichtliche Verwaltung der Stammdaten. Der Aufbau gliedert sich nach Liegenschaft / Gebäude / Gebäudeteil / Geschoss / Raum. Zu den einzelnen Ebenen lassen sich jeweils weitere Detailinformationen eingeben. Verknüpfungen zu Verträgen, Ausrüstungen (technische Anlagen, Außenanlagen, Baukonstruktion, Inventar), Maßnahmen, Kataster (Flurstück), Messpunkten und verschiedensten Dokumenten können vorgenommen werden. Eine Zuordnung der für einzelne Gebäude verantwortlichen Sachbearbeiter ist ebenso möglich wie die Verknüpfung zu CAD-Zeichnungen (z.B. AutoCAD oder ALLPLAN) auf den Ebenen Liegenschaft / Gebäude / Gebäudeteil / Geschoss / Raum. Abb.: Modul-Basis – Objektexplorer 11 Die bei der Kommune existierenden Flächen müssen optimal genutzt werden und je nach Bedarf intern oder extern verrechenbar sein. Zusätzlicher Bestandteil des Basismoduls ist daher das Flächenmanagement. Die Fläche ist die Basis für die Flächenverrechnung sowie für weitere Prozesse wie Reinigungsmanagement, Mietmanagement oder Energiemanagement. So lassen sich beispielsweise Leerstände rasch identifizieren und Flächennutzungen optimieren. Flächen können in verschiedenen Dimensionen (z.B. DIN 277) erfasst und nach individuellen Bedürfnissen ausgewertet werden. Das System erlaubt, die Flächen – auch gebäude- und liegenschaftsübergreifend – direkt verschiedenen Kostenstellen und Kostenträgern zuzuordnen und abzurechnen. Auf sämtlichen Ebenen (Liegenschaften / Gebäude / Gebäudeteile / Geschosse / Räume / Verträge) gibt es die Möglichkeit, Dokumente – gleich welchen Formats – zu verknüpfen. Im Basismodul ebenfalls integriert ist das Vertragsmanagement, das sich auf Lieferantenverträge bezieht. Verträge können mit einzelnen Ebenen (z.B. Gebäude, technische Anlagen etc.) verknüpft werden. Sie sind direkt mit der Kostenstelle, dem Kostenträger sowie dem Sachkonto bzw. der Haushaltsstelle (je nach Vertragsart) und dem Vertragspartner (Lieferant) verknüpft. Zu den einzelnen Verträgen werden Vertragspartner und weitere Parameter eingegeben, die Verknüpfung verschiedener Dokumente, wie z.B. der eingescannte Vertrag, ist ebenfalls möglich. Über Filter stehen verschiedenste Ansichten zur Verfügung, z.B. Auswertungen nach Vertragsart, nach Vertragspartnern oder nach Vertragsablaufdaten. Abb.: Modul-Basis – Vertragskarte 12 Ein weiterer Bestandteil des Basismoduls ist die Wiedervorlagefunktion. Die verantwortlichen Sachbearbeiter erhalten über das System automatisch eine Meldung, dass ein Vorgang (z.B. Vertragskündigung, Wartung etc.) fällig ist. Von dieser Meldung aus kann der Vorgang direkt weiter bearbeitet und ausgeführt werden. Dabei lassen sich die einzelnen Wiedervorlagearten mit Vorlaufzeiten versehen. Abb.: Modul-Basis – Wiedervorlageübersicht Durch den Einsatz der Standardimportschnittstelle hat der Kunde die Möglichkeit, vorhandene Daten (Excel, Access, Datenbank) in das System zu übernehmen, ohne manuell neu erfassen zu müssen. Die Standardimportschnittstelle kann sich auf die Daten der Ebenen Liegenschaft / Gebäude / Gebäudeteil / Geschoss / Raum / Flächen / Beschaffenheiten / Ausrüstungen beziehen. Genauso wichtig wie das perfekte Management der Objekte und Prozesse ist es, die Historie der Liegenschaften und Gebäude in Bezug auf Raum und Zeit darstellen zu können. Hierbei werden Veränderungen bei den Zuordnungen in den jeweiligen Modulen für die einzelnen Zeitphasen dokumentiert. Dies ermöglicht den rückwirkenden Überblick über alle verwalteten Objekte. Erfolgsfaktoren der Vergangenheit können so erkannt und optimal genutzt werden. 13 Produktmerkmale Modul Basis ·Strukturierte Erfassung und Abbildung des Liegenschafts- und Gebäudebestands bezogen auf die Ebenen Liegenschaften / Gebäude / Gebäudeteile / Geschosse / Räume / Flächen ·Hinterlegung von Basis- und Detaildaten für das Liegenschafts- und Gebäudemanagement der oben aufgeführten Ebenen ·Objektbezogene Vertragsverwaltung mit den Informationen Kreditor, Sachkonto, Vertragsart, Vertragsdaten (Beginn, Laufzeit, Ende) ·Anlegen von unbegrenzten, frei definierbaren und nutzerspezifischen Flächen ·Detailliertes Raumbuch ·Verknüpfung zu CAD-Zeichnungen (z.B. AutoCAD oder ALLPLAN) auf verschiedenen Ebenen ·Bedarfsgerechte Anpassung mitgelieferter und vordefinierter Kataloge (Erweiterung / Reduzierung) ·Standardimportschnittstelle für die Daten bezogen auf die Ebenen Liegenschaft / Gebäude / Gebäudeteil / Geschoss / Raum / Flächen / Beschaffenheiten / Ausrüstungen ·Automatische Wiedervorlagefunktion für Verträge, Wartungen etc. ·Verschiedenste Auswertungsmöglichkeiten der eingegebenen Daten ·Historisierung zur Pflege des aktuellen Datenbestands und rückwärtige Auswertung der „älteren Zustände“ 14 CAD-Anbindung und Visualisierung Vorhandene CAD-Systeme oder CAD-Zeichnungen lassen sich direkt an newsystem® kommunal anbinden. Hierbei werden die Objekte in den CAD-Plänen in der Struktur Gebäude / Gebäudeteile / Geschosse / Räume direkt den Daten in newsystem® kommunal zugeordnet. Damit ist ein Zugriff auf die Eigenschaften in den CAD-Plänen möglich und es können Funktionalitäten, z.B. zur Berechnung von Flächen, genutzt werden. Die Verknüpfung der beiden Systeme findet über ein spezielles Visualisierungstool statt, in das die Pläne importiert und der Gliederung im Gebäudemanagement zugeordnet werden. Bei Änderungen der Pläne werden im Visualisierungstool die Modifikationen herausgearbeitet und an die Module des Liegenschafts- und Gebäudemanagements übergeben. Hier erfolgt anschließend eine Bewertung und Bearbeitung der Datenlieferungen. Abb.: CAD-Anbindung Damit ist eine eindeutige Trennung zwischen Planung und Nutzung eines Gebäudes gegeben. So können z.B. im Rahmen der Umbauplanung von Gebäuden bereits Objekte im jeweiligen CAD erfasst und bearbeitet werden, während im Liegenschafts- und Gebäudemanagement noch der ursprüngliche Zustand der Daten für die Bewirtschaftung der jeweiligen Objekte bis zur Durchführung der Umbaumaßnahme erhalten bleibt. Dann wird mit den aktualisierten Daten weitergearbeitet. Auf Grund der direkten Verbindung der Objekte können beliebige Anordnungen in newsystem® kommunal erfolgen und über das Visualisierungstool angezeigt werden. So ist es nicht nur möglich, einzelne Räume oder Geschosse anzuzeigen, sondern z.B. auch alle Räume einer Nutzungsart gruppiert und in der Zeichnung markiert darzustellen. Da das Visualisierungstool über echte CAD-Fähigkeiten verfügt, sind nach der Visualisierung je nach Arbeitsplatzversion Berechnungen, Messungen oder auch Bearbeitungen durchführbar. 15 Abb.: Modul CAD-Anbindung und Visualisierung Produktmerkmale Modul CAD-Anbindung und Visualisierung · Standardisierte Übernahme von Gliederungs- und Attributdaten aus der CAD-Zeichnung (Bezeichnungen, Flächen, Beschaffenheiten etc.) · Übernahme von Änderungen aus der CAD-Zeichnung · Nutzbare CAD-Formate: dwg, dxf, dgn, shape · Visuelle Ansicht von in der Datenbank ausgewählten Flächen und Attributen 16 Maßnahmenmanagement und Instandhaltung Der Zustand eines Gebäudes und der technischen Gebäudeausrüstung ist maßgeblich verantwortlich für den Wert der gesamten Liegenschaft. Zur Substanz- und Werterhaltung gehören das frühzeitige Erkennen von Schäden und eine vorbeugende Instandhaltung. Die Planung, Durchführung und Überwachung der Maßnahmen nach objektiven Kriterien und Prioritäten ist zwingend erforderlich. Kosten für die Instandhaltung und die notwendigen Investitionen sind mit den geplanten Budgets kontinuierlich abzugleichen. Diese vielfältigen Aufgaben übernimmt das Modul Maßnahmenmanagement und Instandhaltung – komfortabel, flexibel, wirtschaftlich und ergebnisorientiert. Mit seinen Funktionen erlaubt es dem Anwender ein effizientes Maßnahmenmanagement. So sichert die Planung der einzelnen Maßnahmen über Jahre die Investitionen im Laufe eines Gebäudelebenszyklus, verlängert die Gebäudelebensdauer und steigert den Gebäudewert. Der Planungsprozess für langfristige Zeiträume wird wesentlich erleichtert, die Kostenkontrolle am Gebäude effizient auch auf Planungsebene unterstützt. Zeigt sich beispielsweise anhand von Auswertungen, dass eine bestimmte technische Anlage auffallend häufig defekt ist, lässt sich die Frage nach der Wirtschaftlichkeit einer Neuinvestition fundiert beantworten. Die im System eingegebenen Maßnahmen sind direkt mit der Kostenstelle, dem Kostenträger sowie dem Sachbzw. Anlagekonto oder der Haushaltsstelle verknüpft Aus den definierten Maßnahmen können Bestellungen direkt an externe Unternehmen generiert werden. Die hierfür notwendigen Informationen sind bereits im System hinterlegt. Der Aufbau der Arbeitsprozesse ermöglicht es, Bestellungen auch ohne kaufmännische Kenntnisse zu erzeugen. Diese Informationen laufen im Hintergrund aber mit. Bestellungen aufgrund von Verpflichtungsermächtigungen oder mit Angabe der Investitionsnummer sind selbstverständlich möglich. Bei der Rechnungseingabe wird die Bestellungsmaske aufgerufen, in der die für die Erfassung der Rechnung notwendigen Informationen bereits enthalten sind. Der Erfassungsaufwand ist damit äußerst gering. Abb.: Modul Maßnahmenmanagement und Instandhaltung – Maßnahmenkarte 17 Die Maßnahmen können in Kostengruppen und Gewerke (nach DIN 276, DIN 18960, GEFMA 200 etc.) aufgeschlüsselt und budgetiert werden. Per Tastendruck lässt sich für jede Maßnahme eine Budget- bzw. Kostenkontrolle generieren. Somit steht jederzeit ein finanzieller Überblick über die einzelnen Maßnahmen zur Verfügung. Selbstverständlich ist eine standardmäßige Übergabemöglichkeit der Kostenkontrolle und weiterer Auswertungen an Excel gegeben. Abb.: Modul Maßnahmenmanagement und Instandhaltung – Budgetüberwachtung für Maßnahmen Eine weitere, sehr effektive Funktion des Moduls ist das Meldungsmanagement. Es ermöglicht beispielsweise, Störmeldungen mit dem System zu erfassen und zu dieser Störmeldung das betroffene Gebäude und die Art der Meldung (Störung, Reparatur, Vandalismus etc.) hinzuzufügen. Aus dieser Meldung können dann ein interner Auftrag, z.B. an die Handwerker im Gebäudemanagement, oder eine externe Bestellung an Unternehmen generiert werden. Hierbei erfolgt eine direkte Übertragung der mit der Meldung aufgenommenen Informationen in die Bestellung, so dass keine Doppeleingaben notwendig sind. Damit schließt sich der Kreis zum Bestellmanagement. Ausrüstungen (technische Anlagen, Baukonstruktion, Außenanlagen sowie Inventar) bildet das Modul Maßnahmenmanagement und Instandhaltung ebenfalls ab. Die Ausrüstungen lassen sich in Anlagengliederungen mit Haupt- und Teilanlagen sowie Anlagenhierarchien abbilden. Zu den technischen Anlagen können zusätzlich spezifische Merkmale hinterlegt werden, wie z.B. Abgasverlust bei Wärmeerzeugungsanlagen, Typ Brenner etc. Die Wiedervorlagefunktionalität zeigt den Sachbearbeitern Wartungsdaten an. Es können Wartungskarten ausgedruckt sowie Wartungen eingetragen und historisiert werden. 18 Abb.: Modul Maßnahmenmanagement und Instandhaltung – Ausrüstungskarte Produktmerkmale Modul Maßnahmenmanagement und Instandhaltung · Vorbeugendes, zustandsabhängiges oder ausfallbedingtes Instandhaltungsmanagement · Anlegen von lang- oder kurzfristigen Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen · Steuerung von Maßnahmen (aufgeschlüsselt bis auf Kostengruppen und Gewerke) · Maßnahmenplanung und -steuerung · Bestellsteuerung und -ausführung inkl. Unterstützung der Arbeitsprozesse · Beleggenehmigungsverfahren zur Steuerung von Bestellwertgrenzen verschiedener Hierarchien · Berücksichtigung von Verpflichtungsermächtigungen · Berücksichtigung von Investitionsnummern · Budget- bzw. Kostenkontrolle nach DIN 276 oder weiteren Kostengruppen · Ganzheitliche Betrachtung und Abwicklung technischer, betriebswirtschaftlicher und haushaltsrechtlicher Vorgänge der Liegenschafts- und Gebäudebewirtschaftung · Meldungsmanagement · Anlegen von Ausrüstungen (technische Anlagen, Baukonstruktion, Außenanlagen sowie Inventar) · Prozesse zur Durchführung von Wartungsarbeiten · Automatisches Wiedervorlagesystem für Wiederholungsprüfungen, Wartungen, Inspektionen und vorbeugende Instandhaltungen sowie Überwachung festgelegter Leistungen und Termine · Auswertungsmöglichkeiten auf verschiedensten Ebenen · Historisierung zur Pflege des aktuellen Datenbestands und rückwärtige Auswertung der „älteren Zustände“ 19 Energiemanagement Energieeinsparpotenziale aufzeigen und daraus die entsprechenden Maßnahmen einleiten, ist Grundlage eines effizienten und effektiven Energiemanagements. Gerade im kommunalen Bereich mit den verschiedensten Gebäudetypen und Nutzungsarten erweist sich hier Transparenz als überaus wichtig. Nur eine gute Informationsbasis mit aktuellen und transparenten Daten erlaubt den umfassenden Überblick über die Komplexität der technischen Zusammenhänge und ermöglicht eine objektive Analyse. Gleichzeitig bietet sie eine Voraussetzung, die Zielvorgabe der Bundesregierung umzusetzen, bis zum Jahr 2020 die CO²-Emissionen um 40 % zu reduzieren. Das Modul unterstützt den gesamten Prozess des Energiemanagements von Gebäuden und Anlagen. Durch den Einsatz eines ganzheitlichen Energieinformationssystems lassen sich Kosten und Energie wesentlich effektiver einsparen. Notwendige Voraussetzung dafür ist die Analyse wirtschaftlich umsetzbarer Energieeinsparpotenziale. Beispielsweise belegen Kennzahlenauswertungen von Energieverbräuchen und -kosten vergleichbarer Gebäude, dass Energieeinsparpotenziale zu erreichen sind. Durch die erfassten Energieverbrauchswerte ist die Darstellung der Emissionswerte von Gebäuden möglich. Rechnungsdaten von Energieversorgungsunternehmen können in das System eingelesen werden (EVU-Import). Damit steht eine hervorragende Möglichkeit zur Verarbeitung von Massendaten bereit. Die Definition und Verwaltung von Zählern, Messgruppen, Verbrauchsstellen und Nutzungseinheiten sowie die Dokumentation von Zählerwechseln und Überläufen erfolgen in der Verbrauchserfassung. Optional besteht die Möglichkeit, Zählerinformationen manuell oder via Anbindung einer Gebäudeleittechnik (GLT), z.B. von Imtech, Honeywell etc., in das System einzulesen und die Energieverbrauchskontrolle durchzuführen. Die einzelnen Zählerwerte können tages-, wochen- oder monatsgenau erfasst, die Daten witterungsbereinigt dargestellt werden. Abb.: Modul Energiemanagement – Grafische Auswertung der Ableseposten 20 Die Prognosefunktion erlaubt, Verbrauchswerte für die Zukunft zu prognostizieren und diese Werte mit den tatsächlichen Verbrauchswerten zu vergleichen. Die Ausreißerfunktion zeigt Verbräuche an, die eine auffällig hohe Abweichung zu den geplanten Verbräuchen haben. Die Definition der prozentualen Abweichung kann individuell für jeden Zähler einzeln durchgeführt werden. Des Weiteren lassen sich aus dem Modul Energiemanagement über die Energieschemata verschiedene Energieberichte erzeugen. Produktmerkmale Modul Energiemanagement · Verwaltung von Objekt-, Energie- und Klimadaten · Eingabe und Pflege von Zählern, Messgruppen, Verbrauchsstellen und Nutzungseinheiten · Aktuelle Informationen und Überwachung der Energieverbräuche, Energiebeschaffung und Energiekosten · Eingabe der EVU-Verträge und Import von Kostendaten des Energieversorgungsunternehmens (EVU) · Eingabe und Dokumentation von Zählerständen (Energieverbrauchskontrolle) · Energieabrechnung · Import von Zählerverbrauchsdaten (z.B. über eine Gebäudeleittechnik von Imtech, Honeywell etc.) · Dokumentation von Zählerwechseln und Überläufen · Prognose- und Ausreißerfunktion · Verschiedene Energieberichte, z.B. Standard-Energiebericht Baden-Württemberg · Auswertungsmöglichkeiten auf verschiedensten Ebenen – auch Emissionsauswertungen · Witterungsbereinigung · Komplette Historisierung der eingegebenen Daten 21 Miet- und Nebenkostenabrechnung Gemeinsam mit Fachleuten aus der Praxis als Instrument zur Unterstützung des professionellen Gebäudemanagements entwickelt, greift das Modul im Wesentlichen auf Objekt-, Nutzungs- und Kosteninformationen zurück und generiert mit Hilfe von objektspezifischen Nebenkosten- und Verteilungsschlüsseln automatisch eine nutzerbezogene Miet- und Nebenkostenabrechnung. Abb.: Modul Miet- und Nebenkostenabrechnung – Abrechnung Die Erfassung der Nebenkosten- und Umlageschlüssel ist sehr einfach und flexibel. Das Zuordnen dieser Schlüssel zu Mietverträgen, Mieteinheiten etc. erfolgt über Kopier- und Vorlagefunktionen. Das Modul Miet- und Nebenkostenabrechnung stellt ein praktikables Werkzeug dar, das sich den individuellen Abrechnungsanforderungen anpasst. Zur leichteren Erfassung und Zuordnung von Daten gibt es im System z. B. die Funktionalität, Vorlagen für die Umlagen und Abschläge anzulegen, die in Mieteinheiten übernommen werden können. Die ‚normale‘ Rechnungserfassung wird um die Kriterien der für das Modul Miet- und Nebenkostenabrechnung notwendigen Informationen (Nebenkostenschlüssel, Buchung auf Mieteinheit) erweitert, so dass die Erfassung äußerst effizient ist. 22 Produktmerkmale Modul Miet- und Nebenkostenabrechnung http://deutsch.istockphoto.com/file_thumbview_approve/5342854/2/istockphoto_5342854-modern-executive-apart· Abbildung von Mieteinheiten, Mietverträgen, Gemeinschaftsflächen, ments.jpg Vorverteilungseinheiten und Abrechnungseinheiten · Frei definierbare Nebenkosten- und Umlageschlüssel für Gebäude und Mieter · Kostenumlage der Gebäudekosten auf die Nutzer / Mieter · Tagesbezogene Nutzungszeiträume und Historie · Abrechnung pro Einheit, bestehend aus ein oder mehreren Gebäuden oder Nutzungseinheiten · Einzelaufstellung aller Positionen, die der Nebenkostenabrechnung zugrunde liegen · Ausweis der Mehrwertsteuer bei gewerblicher Vermietung · Abbildung von Mietkautionen · Auswertungsmöglichkeiten auf verschiedensten Ebenen · Komplette Historisierung der eingegebenen Daten 23 Reinigungsmanagement Die Kosten für die Reinigungsleistungen einer Immobilie machen einen nicht unerheblichen Kostenanteil aus. Kostensenkung steht daher im Vordergrund des Reinigungsmanagements. Wege dahin sind, die Reinigungsflächen zu definieren und mit entsprechenden Attributen zu versehen. Reinigungsgruppen, Leistungskategorien und Loszugehörigkeit werden pro Fläche hinterlegt. Damit entsteht ein exaktes Leistungsverzeichnis, das für Reinigungsausschreibungen ausgedruckt werden kann. Das Modul Reinigungsmanagement erlaubt es, die in den Objekten vorhandenen verschiedenen Unterhaltsreinigungs- und Glasflächen – getrennt nach Glas- und Rahmenfläche oder reiner Glasfläche – zu erfassen und auszuwerten. Zu den einzelnen Reinigungsgruppen und -arten können Leistungen hinterlegt werden, wie z.B. über Auswertungen die Ermittlung von Kosten auf verschiedensten Ebenen (ein oder mehrere Lose, ein oder mehrere Gebäude, verschiedene Nutzungsarten). Die offene Datenstruktur lässt es zu, Standards im Reinigungsmanagement (wie z.B. Vollreinigung oder Sichtreinigung) flexibel zu halten. Individuelle Anforderungen können so im System abgebildet und ausgewertet werden. Die Standards gewährleisten eine Vergleichbarkeit der Daten und dienen – auch im Sinne des Kostenvergleichs – dem Controlling. Abb.: Modul Reinigungsmanagement – Vollreinigung Im Bereich der Eigenreinigung können Reinigungskräfte zu den Reinigungslosen (-revieren) hinzugefügt werden um hier letztlich notwendige Auswertungen zu generieren. Mit der optionalen Komponente „CAD-Anbindung“ stehen grafische Auswertungen zur Verfügung, die in der Unterhaltsreinigung einen schnellen Überblick über die Reinigungssituation verschaffen. 24 Produktmerkmale Modul Reiningungsmanagement · Übernahme von Flächen aus dem Basismodul · Abbildung der Flächen Unterhaltsreinigung und Glasreinigung · Hinterlegung der Reinigungsbeschaffenheiten, - intervalle und -leistungen · Hinterlegung von Zeiträumen, in denen die Reinigung ausgesetzt werden soll (z.B. Schulferien) · Hinterlegung der Reinigungskräfte · Berücksichtigung von Abzugsflächen inkl. Dokumentation · Abbildung der Reinigungskosten · Flexible und vordefinierte Kataloge · Drucken von Leistungsverzeichnissen · Auswertungsmöglichkeiten auf verschiedensten Ebenen · Komplette Historisierung der eingegebenen Daten 25 Gebäudewertermittlung Bei der Umstellung auf die Doppik ist die Erstellung einer Eröffnungsbilanz erforderlich, in die die Vermögenswerte der bebauten und unbebauten Grundstücke einfließen. Ein großer Teil der Angaben für die Gebäudewertermittlung ist bereits im Basismodul abgebildet. Um die Bewertung zu erleichtern, wurde das in Zusammenarbeit mit Kommunen entwickelte Modul Gebäudewertermittlung nach dem Sachwertverfahren auf Basis NHK 2000 / 2002 gestaltet. Abb.: Modul Gebäudewertermittlung – Karte Gebäudebewertung Grundstück und Gebäude werden getrennt voneinander bewertet. Sämtliche für das Sachwertverfahren notwendigen Informationen sind in Katalogform hinterlegt. Damit ist ein jederzeitiger Überblick über bereits bewertete bzw. noch zu bewertende Liegenschaften gegeben. Kommunalspezifisch hierbei ist die Ermittlung des zu passivierenden Werts aus Zuwendungen. 26 Abb.: Modul Gebäudewertermittlung – NHK Basisdaten Produktmerkmale Modul Gebäudewertermittlung · Getrennte Wertermittlung von Gebäuden und Boden (Sachwertverfahren) · Bodenwertermittlung nach Kaufpreis oder Preis für m2 lt. Gutachterausschuss · Ermittlung des Herstellungswerts von Gebäuden unter Berücksichtigung von Alter, Baumängeln und -schäden sowie sonstiger wertbeeinflussender Umstände · Ermittlung des zu passivierenden Werts der Zuwendung · Direkte Übernahmemöglichkeit der Werte in die Anlagenbuchhaltung · Flexible, umfangreiche und vordefinierte Kataloge · Auswertungsmöglichkeiten auf verschiedensten Ebenen · Komplette Historisierung der eingegebenen Daten 27 Schadstoffmanagement Von Gebäuden darf keine Gefährdung für die Gebäudenutzer ausgehen. Deshalb ist es erforderlich, Schadstoffe zu ermitteln, im Rahmen eines Katasters zu erfassen und sie ggf. bei Umbau- oder Rückbaumaßnahmen zu sanieren. Das Modul Schadstoffmanagement setzt auf der gemeinsamen Objektverwaltung auf. Schadstoffe können auf Liegenschafts-, Gebäude-, Gebäudeteil-, Geschoss- oder Raumebene erfasst und einzelnen Bauteilen zugeordnet werden. Ein weiterer Einsatzbereich ist die Überwachung der regelmäßig durchzuführenden Trinkwasseruntersuchung in Schulgebäuden. Abb.: Modul Schadstoffmanagement – Untersuchungskarte Da das Schadstoffmanagement auf dem Modul Maßnahmenmanagement und Instandhaltung aufsetzt, können Sanierungsmaßnahmen, die mit kontaminierten Bauteilen zu tun haben, direkt mit diesem Modul abgewickelt werden. Die Verknüpfung bietet zudem die Möglichkeit, Kosten für die Sanierungsplanung im System bereitzuhalten und per Tastendruck auszuwerten. Integrierte Reports erlauben umfangreiche und aussagefähige objekt- bzw. schadstoffbezogene Auswertungen. 28 Produktmerkmale Modul Schadstoffmanagement · Erfassung und Zuordnung einzelner Schadstoffbelastungen bis auf Bauteilebene · Zeitliche und finanzielle Planung einer Schadstoffsanierung sowie Erfassung und Zuordnung der tatsächlichen Kosten · Zuordnung von Gutachtenkosten und Untersuchungsergebnissen zum einzelnen Belastungsfall · Abbildung von Untersuchungszyklen und Probenentnahmen · Überwachung der Trinkwasseruntersuchungen · Komfortable Suchfunktionalitäten · Schnelle objekt- bzw. schadstoffbezogene Auswertung durch integrierte Berichte und Reports · Komplette Historisierung der eingegebenen Daten 29 Schließanlagen- und Schlüsselmanagement So manche Kommune hat bereits komplette Schließanlagen ersetzen müssen, weil u.a. durch eine nicht optimale Verwaltung der Schlüsselbesitz nicht mehr nachzuvollziehen war. Fragen, welche Schlösser ausgetauscht werden müssen, wenn ein Nutzer seinen Schlüssel verliert, oder wer den Wartungskräften Zugang zu den jeweiligen Räumlichkeiten verschaffen kann, sind häufig ohne ein effizientes und effektives Schließanlagen- und Schlüsselmanagement nicht zu beantworten. Der Zugangskontrolle und Schlüsselverwaltung kommt damit eine nicht zu unterschätzende Rolle zu. Das Modul Schließanlagen- und Schlüsselmanagement übernimmt die mechanische und elektronische Verwaltung von Schließanlagen und Schlüsseln. Basis sind Parameter wie Nutzer oder Gruppen-, Einzel- und Zentralschließanlagen mit Schlüsseln, Zylindern und Türen. Das System bietet einen schnellen Überblick über Schließgruppen und Schließpläne. Abb.: Modul Schließanlagen- und Schlüsselmanagement – Schließplan Die täglichen Aufgaben in der Schlüsselverwaltung, z.B. Schlüsselausgabe und -rücknahme, unterstützt ein einfaches und konfigurierbares Formularwesen. Die Quittungen für Ausgabe und Rücknahme generiert das System. Eine Unterscheidung zwischen externer und interner Ausgabe ist gewährleistet. 30 Abb.: Modul Schließanlagen- und Schlüsselmanagement – Schlüsselausgabeliste Produktmerkmale Modul Schließanlagen- und Schlüsselmanagement · Daten, Definition und Verwaltung von Schließanlagen, Schlüssel- und Zylinderbeständen · Dokumentation der Schlüsselausgabe und -rücknahme mit Zuordnung zur Person · Ausgabe- und Rücknahmequittungen · Historie von defekten und verlorenen Schlüsseln · Abbildung und Verwaltung von Schlüsselträgern · Anlage von Schließgruppen und Schließplänen · Schlüsselattribute · Schnelle Auswertung durch integrierte Berichte und Reports · Komplette Historisierung der eingegebenen Daten 31 Liegenschaftskatastermanagement Das Modul Liegenschaftskatastermanagement sorgt für ein effizientes Management von Grundstücken und Flächen. So unterstützt das praxiserprobte Werkzeug nicht nur bei der Planung einer Flächenbebauung, sondern auch bei der Ermittlung der momentanen Erträge und Belastungen eines Grundstücks. Gemarkung, Flur, Flurstück sind in einer Explorerstruktur aufgelistet, der verschiedenste Detailinformationen zu allen Ebenen hinzugefügt werden können. Auch die Teilung und Zusammenführung von Flurstücken oder Flurstückanteilen wird abgebildet und historisiert. Bei bebauten Flurstücken erfolgt die Verknüpfung der Gebäude mit dem Flurstück. Abb.: Modul Liegenschaftskatastermanagement – Flustückskarte Zudem lassen sich sämtliche Geschäftsvorfälle des Grundstücksverkehrs sowie der Grundstücksbewirtschaftung der unbebauten und bebauten Grundstücke mit dem Modul Liegenschaftskatastermanagement abwickeln. Ankauf, Verkauf, Verträge (Pacht-, Landpacht-, Gestattungsverträge, usw.) können komplett hinterlegt und abgerechnet werden. 32 Produktmerkmale Modul Liegenschaftskatastermanagement · Grundstücks- und Flächenmanagement · Abbildung von Gemarkung, Flur, Flurstück jeweils inkl. weiterer Detailinformationen · Abbildung von mehreren Nutzungsarten auf einem Flurstück · Abbildung von An- und Verkauf und von Verträgen (Pacht-, Landpacht-, Gestattungsverträge, usw.) · Abbildung von Rechten und Lasten · Automatische Wiedervorlage und Terminverwaltung · Zuordnung externer Dokumente · Ablage diverser Dokumente · Schnelle Auswertung durch integrierte Berichte und Reports · Komplette Historisierung der eingegebenen Daten · Optionaler Standard-Konverter zu ALB und ALKIS · Optionale Verknüpfung zum GIS-System 33 ALB / ALKIS-Konverter Mit dem amtlichen Liegenschaftskataster-Informationssystem (ALKIS) ist ein Standard entwickelt worden, der die bisherigen Formate Automatisierte Liegenschaftskarte (ALK) und Automatisiertes Liegenschaftsbuch (ALB) in einem Format vereint. Das Liegenschaftskataster setzt sich aus der ALK als bildlichem und dem ALB als adresskodiertem, datenbezogenem Teil zusammen. Mit dem ALB / ALKIS-Konverter werden die Daten für newsystem® kommunal verarbeitet und in die Tabellen des Liegenschaftskatasters übernommen. Damit ist ein direkter Zugriff auf die entsprechenden flurstücksbezogenen Informationen und historischen Entwicklungen z.B. auch für Nutzungsabschnitte, Dienstbarkeiten und Baulasten gegeben. Produktmerkmale Modul ALB / ALKIS-Konverter · Verarbeitung der Formate WLDGE, Grubis und ALKIS / NAS · Aufbau einer vollständigen Flurstückhistorie · Bildung der Nutzungsartenflächen durch integrierte Flächenverschneidung bei Format ALKIS · Aufbau und Abgleich eines Straßenschlüssels auf Basis der gelieferten Flurstückslagen, auch dann wenn kein Straßenschlüssel geliefert wird (Grubis - Format) · Bildung numerischer Angaben für Miteigentums- und Persönlichen Anteil für eine kalkulatorische Weiterverarbeitung · Jobsteuerung für automatisierten Daten-Import · Selbständiges Erkennen der gelieferten Daten (Format, Komplett- oder Differenzdaten) sowie automatisiertes Erkennen neuer Daten in einem Import-Ordner Erbbaurecht Das Erbbaurecht wird in der Praxis häufig als Instrument im kommunalen Siedlungsbau eingesetzt. Der Eigentümer von Grund und Boden – meist die Kommune selbst – schafft Bauplätze durch Einräumung von Erbbaurechten. Dadurch wird dem Bauwilligen erspart, den Bauplatz kaufen zu müssen. Aus Sicht des Grundstückeigentümers ist das Erbbaurecht ein beschränktes dingliches Recht, das auf seinem Grundstück lastet. Aus Sicht des Erbbauberechtigten das veräußerliche und vererbliche Recht, auf oder unter der Erdoberfläche des Grundstücks eines fremden Eigentümers ein Bauwerk zu besitzen. Das Modul Erbbaurecht unterstützt sämtliche, mit dem Erbbaurecht in Verbindung stehende Prozesse. Es bildet Erbpachtverträge unter Nutzung der Adressen aus der zentralen Adressdatei nebst Zinsanpassungen und Erbbauzinsbelegen ab. Um die Erhöhung der Erbbauzinsen zu berechnen, wird der Verbraucherpreisindex (VPI) verwendet. Dabei besteht die Möglichkeit, Vorschlagslisten für die Erhöhungen der Erbbauzinsverträge zu erstellen. Nach einer Erbbauzinserhöhung kann aus dem Modul direkt ein Erbbauzinserhöhungsschreiben an den Erbbauzinsnehmer generiert werden. 34 Produktmerkmale Modul Erbbaurecht · Abbildung von Erbbaurechten · Abbildung der Grundbuchinformationen in der ersten, zweiten und dritten Abteilung · Abbildung und Berechnung von Erbbauzinsen nach Verbraucherpreisindex (VPI) · Erstellung von Vorschlagslisten zur Erbbauzinserhöhung · Ausstellung von Erbbauzinserhöhungsschreiben · Erzeugung von Buchungsmasken (Sollstellung der Vertragsposten) · Automatische Wiedervorlage und Terminverwaltung · Zuordnung externer Dokumente · Ablage diverser Dokumente (Kurz- oder Langtext) · Komplette Historisierung der eingegebenen Daten Abb.: Modul Erbbaurecht – Karte Erbbaurechtsvertrag 35 GIS-Anbindung Aus newsystem® kommunal heraus lassen sich verschiedene GIS-Verfahren bidirektional ansprechen. Verwendet werden die bereitgestellten Schnittstellen des GIS-Systems, um mit newsystem® kommunal zu kommunizieren. Programmänderungen an dem bestehenden Geoinformationssystem sind nicht notwendig, die Anbindung erfolgt durch Anpassung und Parametrisierung der Schnittstelle zwischen newsystem® kommunal und dem GIS-System. Aus newsystem® kommunal können Flurstücke über die Flurstücknummer oder andere eindeutige Adressierungen pro Objekt angezeigt werden. Es besteht aber auch die Möglichkeit, beliebige Gruppierungen durchzuführen und mehrere Flurstücke gleichzeitig im GIS-System markiert darzustellen. Neben dem direkten Anzeigen eines Flurstücks können Objekte über die Adresse verknüpft und so im GIS aufgerufen werden. Des Weiteren ist auch eine grafische Navigation über das GIS-System möglich. Ein anderer Weg der Datenübernahme ist der Abruf von Daten aus dem installierten GIS-System direkt aus newsystem® kommunal. Abb.: Modul GIS-Anbindung – Objektdarstellung 36 Eine Anbindung an newsystem® kommunal ist zurzeit für folgende GIS-Verfahren möglich: · ArcView Versionen 3.x von ESRI · ArcGIS Versionen 8.x, 9.x von ESRI · POLYGIS von IAC Leipzig/SWBB Kirkel · Mapinfo von Mapinfo Corporation · IPLinfo von IP Syscon · Cardo-GIS von Cardo (webbasierend) · KartenExplorer des Friedrich-Loeffler-Instituts (lizenzfrei) · Beliebige Web-GIS (über URL-Aufruf) · GeoAS von Agis Durch die flexible und intelligente Architektur der GIS-Anbindung ist während des Einführungsprozesses gewährleistet, auch weitere GIS-Verfahren anzubinden. Produktmerkmale Modul GIS-Anbindung · · · · Aufruf von einzelnen GIS-Karten aus newsystem® kommunal Aufruf von gruppierten GIS-Karten aus newsystem® kommunal Anbindung verschiedenster GIS-Systeme Übernahmemöglichkeit von Informationen der GIS-Systeme 37 Die Technik Technik newsystem® kommunal ist eine mandantenfähige Anwendung, die sich neben Gemeinden, Städten und Landkreisen jeder Größenordnung auch für Verwaltungsgemeinschaften, Samt-, Amts- und Verbandsgemeinden sowie alle anderen Institutionen mit kameraler oder doppischer Buchhaltung bestens eignet. Von newsystem® kommunal wird folgende Systemsoftware unterstützt: Client Betriebssystem · Microsoft Windows XP SP3 · Microsoft Windows Vista SP1 oder höher · Microsoft Windows 7 Server Betriebssystem · Microsoft Windows Server 2003 · Microsoft Windows Server 2008 Datenbanken · Microsoft Dynamics NAV 2009 · Microsoft SQL Server 2005 SP3 · Microsoft SQL Server 2008 SP1 Zusatzsoftware · Microsoft Internet Explorer 7 · Microsoft Internet Explorer 8 · Microsoft Office 2003 SP3 · Microsoft Office 2007 SP1 oder höher · Microsoft Dynamics Mobile 2008 · ExpandIT Utilities Sämtliche in diesem Dokument verwendeten eingetragenen Warenzeichen und Markennamen sind auch ohne entsprechenden Vermerk im Text als Warenzeichen bzw. Markennamen der jeweiligen Eigentümer zu verstehen. 38 Software Consulting GmbH 39 01/2010 Software Consulting GmbH Hörvelsinger Weg 17 89081 Ulm Phone +49 731 1551-0 Fax +49 731 1551-555 web www.infoma.de email [email protected] Geschäftsstellen Deutschland Berlin · Düsseldorf · Hannover · Limburg · München · Schweiz Rotkreuz FRITZ & MACZIOL : INFOMA®, Part of Imtech N.V., Gouda, NL
