Die Software für Einrichtungen der beruflichen Bildung
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IT takes more than systems RIOS Die Software für Einrichtungen der beruflichen Bildung ﹠ Rehabilitation halvotec.de RIOS UMFASSEND & PRAKTISCH Die Software für Einrichtungen der beruflichen Bildung und Rehabilitation Sie möchten in Ihrer Einrichtung Teilnehmer optimal betreuen und benötigen dafür einen schnellen und zentralen Zugriff auf Informationen wie z. B. zur Förderplanung, Reha-Verlauf oder Fehlzeiten. Zudem möchten Sie Ihren Mitarbeitern allgemeine Verwaltungsaufgaben und komplexe Prozesse vereinfachen, Daten schneller analysieren und die Zusammenarbeit effizienter gestalten. RIOS dient als Kernsoftware, die alle Bereiche einer sozialen Einrichtung ganzheitlich abbildet und die Betreuung und Ausbildung Ihrer Teilnehmer optimal unterstützt. Benutzerfreundlich & maßgeschneidert RIOS ist eine umfassende Softwarelösung, die in Zusammenarbeit mit zahlreichen Einrichtungen der beruflichen Bildung und Rehabilitation entstanden ist und fortwährend praxisorientiert weiterentwickelt wird. Sie erhalten ein umfassendes Anwendungssystem, das exakt auf die komplexen Anforderungen von Einrichtungen der beruflichen Bildung und Rehabilitation zugeschnitten ist. Module, Erweiterungen und Schnittstellen ermöglichen eine optimale Anpassung an Ihre individuellen Prozesse und Bedürfnisse. RIOS bündelt alle Informationen, Daten und Vorgänge zu Ihren Teilnehmern in einem zentralen und übersichtlichen System. Ein Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen wird überflüssig – ebenso wie die Mehrfachpflege von Daten in mehreren Systemen. Bei der Entwicklung von RIOS haben wir großen Wert auf eine benutzerfreundliche und intuitive Bedienung gelegt. Eine übersichtliche Oberfläche und die klar strukturierte Menüführung erleichtern Ihren Mitarbeitern die Einarbeitung und Nutzung. Mehr Zeit für das Wesentliche 2 RIOS vereinfacht Ihre Organisationsprozesse, Verwaltungs- und Steuerungsaufgaben – und Sie gewinnen wertvolle Zeit für engagierte Projekte und die Zusammenarbeit mit Ihren Teilnehmern. Case Study & BFW München Anforderungen Mit der Einführung von RIOS sollte die Verwaltung und Pflege von Teilnehmer-Daten optimiert werden. Mehr Transparenz und die Verbesserung der Zusammenarbeit im Unternehmen waren primäre Ziele bei der Softwareeinführung von RIOS. Ein differenziertes Rechtemanagement-System sollte den Datenschutz gewährleisten. „Zusätzlich wollten wir eine Software, die einfach anzuwenden ist, ein gezieltes Arbeiten ermöglicht und den ständig wachsenden Anforderungen der Reha-Branche flexibel gerecht wird“, sagt Manfred Geier, Geschäftsführer Berufsförderungswerk München. Umsetzung In einer Strategie- und Konzeptionsphase wurden die Bedürfnisse des BFW München analysiert. Workshops mit Halvotec und den relevanten Ansprechpartnern des Unternehmens ermöglichten eine gemeinsame Definition des Bedarfs und eine Erstellung des Anforderungskatalogs. Im nächsten Schritt wurde das System an hausspezifische Anforderungen angepasst. Die benutzerfreundliche Oberfläche von RIOS sollte dazu beitragen, dass die Mitarbeiter des BFW München relevante Daten künftig schneller finden und hinterlegen können. „Die Softwareeinführung von RIOS haben wir gleichzeitig als Katalysator für einen Organisationsentwicklungsprozess genutzt, bei dem sich die verschiedenen Bereiche auf gemeinsame Standards und Prozesse einigten“, sagt Manfred Geier. Weiterentwicklung Nach der erfolgreichen Ersteinführung wurde die RIOS-Nutzung im BFW München konsequent weiterentwickelt und den sich stetig ändernden Anforderungen des Reha-Marktes angepasst. Die Herausforderungen im Zuge der Umstellung der Arbeitsagentur auf »eM@w« konnte das BFW München durch das fertige Modul »eM@w« erfolgreich bewältigen. In einer Entwicklungspartnerschaft des BFW München, weiteren Berufsförderungswerken und Halvotec entstand das Modul »Prozessprofiling«, das sich mittlerweile schon viele Jahre im Praxiseinsatz bewährt hat. Den aktuellen Anforderungen der Deutschen Rentenversicherung in Hinblick auf die Leistungsklassifikation in der beruflichen Rehabilitation (LBR) wurde das BFW München mit Hilfe der Tools »Besondere Hilfen« und »elektronischen Leistungsdokumentation« schnell gerecht. Die LBR-Dateien werden auf der Basis fachlicher Eingaben automatisch erzeugt. Resultat Durch den Einsatz von RIOS konnten zentrale Verwaltungsprozesse deutlich verschlankt, der Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Abteilungen verbessert und größere Transparenz geschaffen werden. Gleichzeitig wurden Fehler durch mehrfache Datenhaltung reduziert und der Datenschutz durch ein differenziertes Rechtesystem gewährleistet. Wir setzen RIOS seit mehreren Jahren erfolgreich im Berufsförderungswerk München ein und verzeichnen dadurch mehr Effizienz in den täglichen Arbeitsprozessen. Besonders erfreulich ist die Erarbeitung von neuen Lösungen in Zusammenarbeit mit Halvotec. Manfred Geier, Geschäftsführer Berufsförderungswerk München Höhere Transparenz Mehrfachablage ist gesunken Beschleunigung von Prozessen durch lückenlose Dokumentation und gezielte Information. durch zentrales Ablagesystem. z. B. durch Förderplanung, erleichterte Maßnahmenverwaltung. Auszug der verwendeten Module:Digitale Akte | Förder- & Verlaufsdokumentation | Noten - & Leistungsverwaltung | Cubes Elektr. Leistungsdokumentation | eM@w | Besondere Hilfen Funktionen Zahlreiche Funktionen die Ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten Bündelt alle Informationen eines Teilnehmers in einer Akte Die Teilnehmerakte ist das Herzstück des Systems. Hier finden Sie u.a. Stammdaten, Informationen zu Maßnahme- und Ausbildungsgruppen, Fehlzeiten und Abrechnungsinformationen eines Teilnehmers. Aus der Akte heraus können Sie – bei entsprechender Berechtigung – eine Vielzahl von Funktionen ausführen. RIOS unterstützt Sie im gesamten Prozess der Verwaltung und Wertschöpfung, damit Ihre Mitarbeiter immer den Überblick behalten, die Leistungen individuell auf einen Teilnehmer abstimmen und Ergebnisse jederzeit auswerten können. Erleichtert die Maßnahmenverwaltung Die Verwaltungsfunktion ermöglicht Ihnen die komfortable Planung, Verwaltung und Pflege Ihrer zukünftigen, bestehenden und historischen Maßnahmen. Dabei un- terstützt RIOS das Konzept der modularen Ausbildung durch zahlreiche Funktionen und Systemelemente wie z.B. das Führen von zusätzlichen Ausbildungsgruppen. Erstellt Dokumente auf Knopfdruck 4 Erstellen Sie in RIOS schnell und unkompliziert Dokumente wie Beginnbestätigungen, Fehlzeitenmeldungen und Rechnungen, sowie standardisierte Serienbriefe, Listen und Auswertungen. Funktionen Zahlreiche Funktionen die Ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten Automatisiert den Abrechnungsprozess Die Leistungsabrechnung von Einrichtungen der beruflichen Bildung und Rehabilitation ist ein sehr komplexer Bereich – dem RIOS optimal gerecht wird. Wir wissen um die Vielzahl an Regularien und haben das System so konzipiert, dass sämtliche Abrechnungsanforderungen abgedeckt sind. RIOS erleichtert Ihren Mitarbeitern die Arbeit. Dabei spielt es keine Rolle, welche Art von Leistung (z.B. Ausbildungs-, Internats-, Verpflegungs-, Fahrtkosten, Sozialversicherungsbeiträge u.v.m.) abgerechnet wird. Ein ausgeklügeltes Konzept ermöglicht höchste Flexibilität auch für zukünftige Anforderungen. Dokumentiert den gesamten Reha-Verlauf Die Reha-Verlaufsdokumentation dokumentiert den Reha-Verlauf eines Teilnehmers detailliert und lückenlos. In der Dokumentation wird jede Interaktion mit einer Person chronologisch gespeichert. So können Profile, Förderbedarfe, Feedbackgespräche, Notizen u.v.m. erfasst werden. Individuelle Förderplanung auf Knopfdruck Schnell zu bedienende Assistentenmasken unterstützen Sie dabei, die Förderbedarfe, Maßnahmen und Ziele eines jeden Teilnehmers festzulegen. Das Ergebnis ist ein Förderplan auf Knopfdruck. Zusätzlich stehen Ihnen eine Fülle an Individualisierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Mit RIOS lässt sich der Planungsprozess deutlich beschleunigen. Assistenten zur Erfassung der Fehlzeiten 5 Die Erfassung der Fehlzeiten unterstützt das System durch einfache und schnell bedienbare Assistenten. Fehlzeiten können schon im Ausbildungsraum in RIOS erfasst werden. Die Nachbearbeitung unterstützt RIOS getreu Ihrer hauseigenen Prozesse und ermöglicht neben umfangreichen Auswertungen eine hohe Individualität der Verarbeitung. Module für zusätzliche Funktionalität Mit RIOS erhalten Sie eine Software, die nahezu alle Prozesse rund um den Teilnehmer unterstützt. Ihr Grundmodul können Sie entsprechend Ihrer Bedürfnisse um zusätzliche Funktionsmodule erweitern, die sich nahtlos integrieren. Unsere RIOS Module decken ein breites Spektrum ab und werden den Anforderungen aus der Praxis bestmöglich gerecht. Hier finden Sie einige Beispiele für Erweiterungen, die Ihnen die Arbeit mit Ihren Teilnehmern vereinfachen: Ausbildung & Reha Reha-Verwaltung Prozessprofiling Serienbriefe Besondere Hilfen Digitale Akte Elektr. Leistungsdokumentation eM@w Elektr. Leistungsdokumentation & LBR Interessentenverwaltung Noten- und Leistungsverwaltung Kontaktverwaltung SV-Modul Management Teilnehmer Erlösplanung Teilnehmerportal Auswertungs-Cubes Befragungsportal Sie möchten alle RIOS Funktionen und Module kennenlernen? Es stehen zahlreiche weitere Module zur Verfügung. Gern stellen wir Ihnen RIOS in einem kostenfreien Präsentationstermin detailliert vor. Rufen Sie uns an oder schreiben uns eine kurze Nachricht. Vorteile die Sie bei Ihrer täglichen Arbeit spüren Einfache Datenverwaltung Optimierte Weiterentwicklung Mit RIOS können Sie alle Daten zu Teilnehmern, Firmen, Kostenträgern etc. zentral verwalten. Die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter werden in einer Datenbank hinterlegt und bleiben für Sie jederzeit einsehbar. Die zentrale Datenverwaltung vereinfacht eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und beschleunigt gemeinsame Arbeitsprozesse. Angepasst an die Veränderungen Ihres Geschäftes entwickeln wir unser System ständig strategisch weiter, so dass Sie mit unserem Produkt auch für die Zukunft optimal gerüstet sind. Dabei sind wir in ständiger enger Abstimmung mit unseren Kunden und schaffen Lösungen, die perfekt an die Bedürfnisse Ihres Hauses angepasst sind. Profitieren Sie dabei von unserer jahrerlangen Erfahrung und den Best Practices aus zahlreichen Einrichtungen! Zukunftssichere Lösung Als Microsoft Gold Certified Partner haben wir RIOS vollständig auf der Basis von Microsoft Technologien entwickelt. Damit ist das System flexibel, zukunftssicher und in zahlreiche innovative Microsoft Produkte integrierbar: z. B. in Office und SharePoint Server. Für die Bildungs- und Sozialwirtschaft bietet Microsoft zudem attraktive Lizenzmodelle, z. B. für Serverprodukte wie Windows, SharePoint und SQL. Branchennahes Know-how Halvotec blickt auf über fünfzehn Jahre Erfahrung in der beruflichen Reha und Bildung zurück. Durch unsere langjährige Partnerschaft mit Unternehmen aus der Sozialwirtschaft sind wir immer auf dem aktuellsten Themenstand. Neue Anforderungen können wir durch unser fachliches Know-How zeitnah im System abbilden. Intelligente Rechteverteilung Mit unserem System zum Rechtemanagement können Sie Ihren Mitarbeitern je nach Aufgabenbereich unterschiedliche Berechtigungen einräumen. So steuern Sie aktiv, welche Informationen wem zur Verfügung stehen. Je nach Freigabe können Anwender auf unterschiedliche Daten zugreifen, Informationen ausschließlich sehen oder Daten bearbeiten. Zuverlässige Archivierung Die Aufbewahrungsfristen von Teilnehmerdaten sind genau geregelt, ebenso das Löschen der Daten nach Ablauf der Frist. Ein zweistufiges System überlässt Ihnen die Entscheidung, ob die Akten reaktiviert werden können oder endgültig anonymisiert werden. Zeitsparende Prozesse 7 Arbeitsabläufe in Ihrer Einrichtung können mit RIOS, durch das gemeinsame Arbeiten in einem zentralen Softwaresystem und der zentralen Datenablage, beschleunigt werden. Der zeitliche und finanzielle Aufwand reduziert sich dadurch erheblich. Wir als Partner Wofür wir stehen Die Halvotec Information Services GmbH ist ein auf Business-Software spezialisiertes IT-Unternehmen. Seit 1998 bieten wir hochwertige eigene Softwareentwicklungen sowie unternehmensspezifisch angepasste und erweiterte Microsoft Lösungen an. Unsere hochwertigen IT-Produkte und Service-Leistungen stehen für Erfahrung, Zukunftssicherheit und neueste Technik. Mit RIOS bieten wir Ihnen eine bewährte Software speziell für Einrichtungen der beruflichen Bildung und Rehabilitation. Unser Social Solutions Team ist mit den besonderen Aufgaben und Abläufen umfassend vertraut – und setzt Ihre Anforderungen verantwortungsbewusst und fachkompetent um. Gemeinsam können wir Ihre Verwaltung und Dokumentation vereinfachen, mehr Zeit für zwischenmenschliches Engagement gewinnen und Ihre Wirtschaftlichkeit optimieren. Langfristige Geschäftsbeziehungen spiegeln die Qualität unserer Arbeit und die Zufriedenheit unserer Kunden wider. Wofür wir stehen Mit uns gewinnen Sie einen erfahrenen Partner, der RIOS in Ihrem Unternehmen professionell einführt, optimiert und weiterentwickelt. Darüber hinaus bieten wir Ihnen umfassende IT-Dienstleistungen. 8 Zertifizierung Halvotec ist seit mehr als 15 Jahren zertifizierter Microsoft Partner. Wir lassen uns jährlich prüfen, um unseren Kunden höchste Qualität garantieren zu können. Mit Halvotec gewinnen Sie einen Partner, der verantwortungsbewusst und zuverlässig arbeitet und Sie mit Innovationen und Kundenorientierung überzeugt. Kompetente Beratung Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen ein Gesamtkonzept, das den Anforderungen und Abläufen Ihrer Einrichtung vollends entspricht. Professionelles Projektmanagement Vom ersten Gespräch bis zur letzten Schulung stellt Ihnen Halvotec einen persönlichen Ansprechpartner zur Seite, um die größtmögliche Transparenz zu gewährleisten. Individuelle Anpassungen Wir arbeiten flexibel und gehen auf Ihre speziellen Bedürfnisse ein, um eine passgenaue Lösung für Ihre Einrichtung zu finden. Integration Ihrer Lösung Wir unterstützen Sie, die neue Software in Ihre bestehende Systemlandschaft einzuführen und die Arbeitsabläufe in Ihrer Einrichtung zu optimieren. Persönliche Betreuung Wir arbeiten eng mit Ihrer IT-Abteilung zusammen und schulen Ihre Mitarbeiter: vom Administrator bis zum End-Anwender. Auch nach dem erfolgreichen Abschluss Ihres Projekts bieten wir Ihnen einen umfassenden Support um einen reibungslosen Betrieb zu garantieren. 9 Sie haben Fragen? Zögern Sie nicht anzurufen! Sandra Krause Leitung Marketing T + 49 ﹙0﹚ 8031 / 2979 - 24 F + 49 ﹙0﹚ 8031 / 2979 - 29 E [email protected] T + 49 ﹙0﹚ 8031 / 2979 - 0 F + 49 ﹙0﹚ 8031 / 2979 - 29 E [email protected] Halvotec Information Services GmbH Kunstmühlstr. 12 / D-83026 Rosenheim IT takes more than systems halvotec.de
