Vorraussetzung für den Einsatz dieser Schnittstelle
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Seite 1 von 19 Inhaltsverzeichnis Vorraussetzung für den Einsatz dieser Schnittstelle .................................................................. 2 Shopmodul Lite für GDI Auftrag ab 2.0 .................................................................................... 2 Shopmodul Standard für GDI Auftrag ab 2.0 ............................................................................ 2 Installation der Schnittstelle ....................................................................................................... 3 Datenimport................................................................................................................................ 3 Daten einlesen ............................................................................................................................ 4 Shopdaten importieren ........................................................................................................... 4 Datenbearbeitung (Kunden) ....................................................................................................... 5 Adressenprüfung .................................................................................................................... 6 Abgleich der Import-Adressdaten mit GDI............................................................................ 7 Neukunden bearbeiten............................................................................................................ 8 Datenbearbeitung (Belege)....................................................................................................... 10 Bestellung an einen vorhandenen Auftrag anhängen........................................................... 10 Belegnummern vergeben ......................................................................................................... 13 Belege an GDI übergeben ........................................................................................................ 14 Shoparchiv................................................................................................................................ 15 Systemeinstellungen................................................................................................................. 16 Sonstiges .................................................................................................................................. 17 Zahlarten / Zahlungsziele / Mahngruppen ........................................................................... 17 Kundenverwaltung ............................................................................................................... 17 Artikelverwaltung................................................................................................................. 18 Shopdarstellung................................................................................................................ 18 Optimierung von Suchmaschinen ........................................................................................ 19 Crossartikel / abweichende Mengeneinheiten / Prioritäten.................................................. 19 Seite 1 von 19 Seite 2 von 19 Vorraussetzung für den Einsatz dieser Schnittstelle Für den Einsatz dieser Schnittstelle sind folgende Vorraussetzungen zu erfüllen. Sie haben die GDI Auftragsbearbeitung oder Radius ab Version 2.0 mit mindestens einem lizenzierten Bildschirmmaskenaufruf. Sie haben einen funktionsfähigen IShop eines beliebigen Anbieters im Einsatz, der die Kundenbestellungen aus dem Shop in eine Exportdatei stellen kann. Hierbei ist es nicht von Bedeutung ob alle Bestellungen in einer Datei oder für jede Bestellung eine eigene Datei bereitgestellt wird. Shopmodul Lite für GDI Auftrag ab 2.0 Dieses Modul dient zur Übernahme von Daten aus I-Shops aller Art. Es können hierbei über dieses Modul automatisch neue Aufträge und auch Rechnungen erstellt werden. Das Anhängen von importierten Daten an vorhandene Aufträge ist möglich (Nachbestellungen des Kunden) Es werden zur Preisfindung alle GDI-eigenen Regeln verwendet oder die Preise aus dem Shop übernommen. Dieses bedeutet, für die Verarbeitung der Daten wird mindestens eine Kundennummer und eine Artikelnummer, sowie die gewünschte Menge zum Artikel benötigt. Anhand dieser Daten ist es dann schon möglich eine Preisfindung durchzuführen. Die Kundennummer kommt für Bestandskunden über den Shop. Für Neukunden kann in dieser Importschnittstelle die Kundennummer manuell oder automatisch zugewiesen werden damit eine Weiterverarbeitung möglich ist. Die Bearbeitung über eine Kundensammelnummer wird unterstützt. Bei der automatischen Kundennummervergabe wird der Nummerkreis der GDI genutzt. Bei der Verarbeitung der Daten werden Besteuerung, Preislisten, Rabatte, Sonderrabatte, Referenzkonditionen, zeitlich begrenzte Aktionspreise, Adressbezogene Preise oder auch Mengenstaffeln für den Kunden berücksichtigt. Die importierten Daten werden in Zwischentabellen komplett für die Übergabe an GDI aufbereitet. Vor- und Schlusstexte, Versandkosten, Nachnahmegebühren oder Bestellwertzuschläge werden automatisch ermittelt und in den Beleg geschrieben. Bei der Bearbeitung der Belege im Shopmodul werden die aktuellen Artikelwerte (Bestand, Verfügbar, Bestellt) auf Positionsebene angezeigt und ermöglichen so eine schnelle Bearbeitung der Belege. Bei Bedarf kann der Kunde direkt aus diesem Modul per Email über Bestelleingang, Verzögerungen des Auftrages…oder ähnliches informiert werden. In GDI geführte Auftragsoder Liefersperren werden, ebenso wie das Kunden-Kreditlimit, angezeigt und für die Verarbeitung auch berücksichtigt. Die Auftrags- Rechnungsübergabe auf eine Kundensammelnummer ist ebenso möglich wie die automatische Neuanlage von Kunden mit eigener Kundennummer. Hierbei kann die Kundennummer manuell oder automatisch über dieses Shopmodul vergeben werden. Die gesamte Neukundenanlage wird aus diesem Modul gesteuert und es ist kein Wechsel in die GDI Auftragsbearbeitung nötig. Bei der Beleg- oder Kundenanlage werden selbstverständlich die Nummernkreise der GDI berücksichtigt. Zur genaueren Nachverfolgung bei Reklamationen von Bestellungen wird ein eigenes Archiv sämtlicher importierter Daten geführt. Shopmodul Standard für GDI Auftrag ab 2.0 Zusätzlich zum Lite Modul kann mit dieser Version auch der Artikelstamm für den Shop über GDI gepflegt werden. Hierzu gehört neben der automatischen Bestandsmeldungen an den Shop zum Beispiel auch die Metadaten Pflege für Suchmaschinen. Zusätzlich können Kundendaten bis hin zur Kennwortverwaltung ebenso gesteuert werden, wie die Gutscheinverwaltung oder die Steuerung der Zahlungsart für den Kunden ( z.B. Schlechte Zahlungen des Kunden führen durch ein Klick in GDI nur noch zur Zahlart Vorkasse und Nachnahme) im Internetshop. Der Abgleich von GDI Stammdaten mit dem IBO Shoppiloten wird über eine ODBC Schnittstelle gesteuert und kann für Artikel, Kunden und auch Bestellungen fast vollständig automatisiert werden. Seite 2 von 19 Seite 3 von 19 Installation der Schnittstelle Um diese Schnittstelle zu installieren benötigen wir vorab, für eine Anpassung Ihrer Systemdaten, folgende Dateien: Ihre Programmnummer (Zur Freischaltung der Schnittstelle) Die Datei GDILINE.GDI (Enthält die Datenbankfelder, Feldtypen und Feldlängen) Die Datei PROCEDUR.SQL (Enthält alle Datenbankrelevanten Daten) Diese Dateien werden mit allen nötigen Änderungen versehen und per Mail an Sie zurück gesandt. Mit einer Reorganisation, die Sie selbst vor Ort durchführen, werden die Änderungen in Ihre Datenbank eingespielt. Per Telefon kann dann ein neuer Menüpunkt eingerichtet werden, mit dem dann die neue Maske verknüpft wird. Ist dieser Vorgang erfolgreich abgeschlossen worden, sind nur noch die benötigten Unterverzeichnisse in dem entsprechenden Mandanten anzulegen. Datenimport Beispiel eines Datensatzaufbaus für den Import: Hier der Datensatzaufbau des Shoppiloten: 1.Kundennr 2.Name1 3.Name2 4.Strasse 5.Landeskennung 6.PLZ 7.Ort 8.Email 9.Telefon 10.Telefax 11.Zahlart 12.Versndart 13.Bemerkung ***************** 14.Artikelnr 15.Stück = Kundennummer wenn vorhanden/ sonst Leer = Name1 des Bestellers = Name2 des Bestellers = Strasse des Bestellers = Landeskennung des Bestellers z.B. D für Deutschland = PLZ des Bestellers = Ort des Bestellers = Email des Bestellers = Telefon des Bestellers = Faxnummer des Bestellers = Ausgewählte Zahlart aus dem Shop = Gewünschte Versandart des Bestellers = Freier Text, der zur Bestellung schreiben kann = erste Artikelnummer aus dem Shop = erste Menge zum Artikel Werden weitere Artikel im Shop bestellt, wird als Position 16 erneut die Artikelnummer und als Position 17 die Menge übergeben. Bei weiteren Bestellungen wird die Datei entsprechend um 18 (Artikel) 19(Menge zu 18)…usw gefüllt. Pro Bestellung wird eine Datei im Shoppiloten erzeugt. Diese sieht vom Inhalt dann ca. wie folgt aus: Die Datei wird durch den Shoppiloten als TXT mit variablem Dateinamen erzeugt. Der Namensaufbau sieht wie folgt aus: 05-11-14-12-20--40862045030254.txt Wenn die Daten aus dem Shoppiloten in das Verzeichnis \Mandantenpfad\factur\import\shop abgelegt wurden, kann der Import der Daten beginnen. Die Bearbeitung der importierten Daten gliedert sich im Wesentlichen in zwei grosse Abschnitte. 1. Die Bearbeitung der importierten Kundendaten und 2. Die Bearbeitung der importierten Belegdaten Dieser Datensatzaufbau ist nur als Beispiel zu sehen, er kann von dem gezeigten auch abweichen. Eine Anpassung der Schnittstelle ist durch den Modularen Aufbau mit wenig Aufwand zu einem Festpreis schnell zu realisieren. Seite 3 von 19 Seite 4 von 19 Daten einlesen Zu Beginn der Verarbeitung ist die Maske, wie unten gezeigt leer. Shopdaten importieren Mit dem Klick auf die Schaltfläche >Shopdaten importieren< wird das Einlesen der Kunden- und Belegdaten gestartet. Nach kurzer Zeit sind alle Dateien, die im Importverzeichnis abgelegt waren, eingelesen. In der ersten Bildschirmmaske werden jetzt die Adressdaten angezeigt. Seite 4 von 19 Seite 5 von 19 Datenbearbeitung (Kunden) Da eine vollautomatische Kundenanlage sich in der Praxis als ungeeignet herausgestellt hat, wird diese Vorgehensweise nicht unterstützt. (Mehrfache Kundenanlage im System, schweres Auffinden von Adresse bei automatischer Suchnamenvergabe) In der unten gezeigten Maske werden die importierten Adressen nachbearbeitet. Hierzu gehört das Suchen der Adresse, weil der Kunde vielleicht seine Kundennummer nicht angegeben hat. Das Überarbeiten der Adresse nach einem Umzug oder Änderung der Mailadresse, Telefon…Für die Bearbeitung der Adressdaten dient der obere Teil der Maske. Der untere Teil ist im Standard mit einem Postleitzahlen- oder Suchnamenfilter belegt, kann aber auch als vollwertige Suchmaske genutzt werden. Hier werden alle Suchoptionen der GDI unterstützt. Wird zu einer Adresse eine Kundennummer gefunden, da der Kunde schon in der GDI angelegt ist, kann diese in das Feld Kundennummer übertragen werden. Seite 5 von 19 Seite 6 von 19 Adressenprüfung Wird eine Kundennummer eingegeben, stehen die wichtigen Daten aus dem GDI Kundenstamm links in den grauen Feldern, Rechts dazu stehen die importierten Adressdaten. Auf diese Weise werden für alle importierten Daten die Kundennummern gesucht. Hierdurch kann sicher eine doppelte Kundenanlage vermieden werden. Sind alle Adressen kontrolliert kann der erste Adressabgleich durchgeführt werden. Seite 6 von 19 Seite 7 von 19 Abgleich der Import-Adressdaten mit GDI Durch ein Klick auf die Schaltfläche <KD Daten holen> werden die Adressdaten aus dem GDI Kundenstamm in die Importschnittstelle geladen. Hierbei werden unter anderem die Liefersperren (LS Sperr), Auftragssperre (AU Sperr), Kreditlimit oder auch der aktuelle (Offene Posten) des Kunden angezeigt. Eine Veränderung der Adressdaten ist jetzt möglich und wenn der Sperrvermerk entfernt wird können die geänderten Daten im nächsten Schritt zurück an GDI in den Kundenstamm geschrieben werden. Ein Wechsel in die Kundenmaske der GDI ist jederzeit über die Schaltfläche >KD_Stamm< oder Tastenkombination >STRG+D< möglich. Hierbei wird der Kunde angezeigt, der als aktiver Datensatz in dem Maske markiert ist. Seite 7 von 19 Seite 8 von 19 Neukunden bearbeiten Für die Neukunden kann manuell oder über das Modul eine Kundennummer vergeben werden. Hierbei kann für jeden Kunden eine eigene Kundennummer oder für alle Neukunden nur eine Sammelnummer vergeben werden. Unabhängig welche Kundennummer jetzt vergeben wird, muss für die Neukunden nur noch ein Suchname eingegeben werden. Bei Neukunden ist der obere graue Bereich bis zum Abgleich leer und enthält keine Daten. Ist der Suchname eingegeben, können die Daten über die Schaltfläche <KD Daten an GDI> zurück an GDI übertragen werden. Dabei werden jetzt die Neukunden in den Kundenstamm der GDI übertragen. Alle wichtigen Vorbelegungen für die Neuanlage werden aus der Vorbelegung dieses Shopmodules gezogen. Die Beschreibung der Shopsystemeinstellungen finden Sie unter SYSTEMDATEN weiter hinten in dieser Beschreibung. Seite 8 von 19 Seite 9 von 19 Mit einem Klick auf die Schaltfläche >KD Daten an GDI< werden geänderte Kundendaten bei Bedarf und Neukunden immer in den Adressstamm der GDI übertragen. Die Adressenbearbeitung ist danach abgeschlossen und es kann mit der Verarbeitung der Belege fortgefahren werden. Über die Schaltfläche <Kundendaten verarbeiten> werden jetzt alle Belegdaten, Preise, Nebenkosten und Nachnahmegebühren ermittelt und anhand der Vorbelegung in die Belege geschrieben. Wird das Hinweisfenster angezeigt sind alle Verarbeitungsschritte abgeschlossen und der Wechsel in die Belegnachbearbeitung ist möglich. Seite 9 von 19 Seite 10 von 19 Datenbearbeitung (Belege) Die Nachbearbeitung der Belege beschränkt sich jetzt auf wenig Schritte. Sollen die Belege nicht mit dem aktuellen Tagesdatum an die GDI übergeben werden, kann in dem Feld Dat dieses vor der Übergabe abgeändert werden. Die Belege werden dann mit dem hier eingestellten Datum an GDI übergeben. Die Bestellnummer des Shops kann hierbei für Vorkassebelege bis in die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Bestellung an einen vorhandenen Auftrag anhängen In dem Feld Auftr.Nr. im oberen Grid können über die Taste F4 alle noch offenen Aufträge zu dem jeweiligen Kunden angezeigt werden. Wird ein Auftrag aus dem Suchgrid übernommen und in dem Feld Auftr.Nr. belassen, wird bei der Übergabe an GDI kein neuer Beleg erzeugt, sondern die im unteren Grid angezeigten Positionen an den ausgewählten Auftrag angehängt. Seite 10 von 19 Seite 11 von 19 Bestehen Aufträge für einen Kunden, wird eine Auftragsnummer in der Maske angezeigt. Nur wenn mindestens ein Auftrag besteht, wird hier eine Auftragsnummer angezeigt, ansonsten ist dieser Bereich leer. Wird aus den offenen Aufträgen einer übernommen, wird, wie vorher beschrieben, kein neuer Beleg erzeugt, sondern an einen bestehenden angehängt. Hierbei ist zu beachten, dass alle Nebenkosten nur für den neuen Beleg ermittelt werden. Hier müssen Sie die Nebenkosten vor dem anhängen manuell bearbeiten. Der Auftrag an den die Bestellung angehängt werden soll, kann mit der Schaltfläche >Auftrag< geöffnet werden. Seite 11 von 19 Seite 12 von 19 Der Aufruf der GDI Standard-Kundenmaske aus dem Modul heraus, ermöglicht die Bearbeitung sämtlicher Kundendaten ohne das Shopmodul verlassen zu müssen. Wird durch die Belegpositionen geblättert, kann der Artikel über die Schaltfläche >Artikel< aufgerufen werden und auch hier können dann die Artikelstammdaten bearbeitet werden. Seite 12 von 19 Seite 13 von 19 Sind aus dem Shop Daten übergeben worden, die per Vorauskasse gezahlt werden sollen, wird in der Spalte RE ein Kenner gesetzt. In diesem Fall wird bei der Übergabe an GDI kein Verkauf-Auftrag, sondern es kann direkt auch eine Rechnung erzeugt werden. Belegnummern vergeben Über die Schaltfläche >Belegnummer vergeben< wird für jeden Beleg, abhängig von den vorher getroffenen Einstellungen, die Belegnummer ermittelt. Hier bekommt die Direktrechnung (Vorauskasse in der Zahlart) eine Nummer aus dem GDI Rechnungsnummernkreis, neue Aufträge entsprechend aus dem GDI Auftragsnummernkreis. Für Beleganhänge (Nachbestellung) wird keine neue Belegnummer vergeben. Es kann hierbei unter GDI ganz normal weiter in der Belegbearbeitung gearbeitet werden. Die geholten Belegnummern stehen unter GDI für andere Bediener nicht mehr zur Verfügung, auch wenn diese Belege nicht sofort nach dem holen der Belegnummern übergeben werden. Seite 13 von 19 Seite 14 von 19 Belege an GDI übergeben Mit der Schaltfläche >Übergabe an GDI< werden die fertigen Beleg an GDI übergeben. Die Belege bleiben in der Shopansicht weiterhin erhalten und werden hier erst mit der Schaltfläche >Verarbeitung abschließen< in das Archiv übertragen und aus der Belegbearbeitung gelöscht. Verarbeitung abschliessen Mit dem Klick auf die Schaltfläche >Verarbeitung abschliessen< werden alle Belegdaten in das Shoparchiv geschrieben. Dieses dient nur zur Kontrolle der importierten Daten. Seite 14 von 19 Seite 15 von 19 Nach Bestätigung auf OK ist die Maske leer und für den nächsten Import bereit. Shoparchiv Das Archiv ermöglicht jederzeit noch einmal ein Blick auf die importierten Belege zu werfen und vielleicht Unstimmigkeiten zu suchen, die zwischen der Bestellung des Kunden, Erzeugung und Übergabe der Daten im IShop und dem Import in die GDI auftreten können. Seite 15 von 19 Seite 16 von 19 Systemeinstellungen In den Systemeinstellungen des Shops werden alle wichtigen Vorbelegungen getroffen. Eine genaue Feldbeschreibung erfolgt später, da hier zur Zeit noch größere Veränderungen vorgenommen werden. Über diese Vorbelegungen des Shops kann der Beleg mit allen Nebenkosten (Nachnahme, Mindermengenzuschläge, Versandkosten) erstellt werden. Es ist möglich die Ermittlung des Mindermengenaufschlages mit automatischer Anlage der Positionen und Berücksichtigung der Kundenbezogenen Preise zu erstellen. Ebenso kann die Versandkostenpauschale variabel ermittelt und in die Positionen geschrieben werden. Alle Berechnungen erfolgen voll automatisch anhand der Vorbelegungen und der aus dem Shop gelieferten Daten. Berücksichtigt werden Mindestbestellwerte ebenso wie der Kostenfreie Versand ab einer gewissen Bestellsumme. Die Nachnahmegebühr wird anhand der aus dem Shop gelieferten Versandart automatisch ermittelt und wenn gewünscht, der Beleg um diese Position erweitert. Alle Belege können mit einer Kopfbezogenen Zeile beginnen und zusätzlich mit bis zu 8 Leerzeilen pro Position abgegrenzt werden. Auch diese Zeilen werden nach der Vorbelegung automatisch generiert. Dieses trifft auch für die Fußzeile zu. Seite 16 von 19 Seite 17 von 19 Sonstiges Zahlarten / Zahlungsziele / Mahngruppen Die Verknüpfung der Shopzahlungsziele und Mahngruppen für die Finanzbuchhaltung wird über die GDI Zahlarten gesteuert. Somit kann auch bei Vorkassezahlungen die Versandfreigabe gesteuert werden. Kundenverwaltung Über die Shopanpassungen kann bei Bedarf neben der abweichenden Lieferadresse auch die gesamte Zugangsdatenverwaltung der Kunden gesteuert werden. Darüber hinaus ist es möglich, anhand von Zahlungsinformationen aus der Finanzbuchhaltung, dem Kunden im Shop unterschiedliche Zahlungsarten anzubieten. Beispiel: Ein Kunde hat mehrfach sein Zahlungsziel überschritten. Der Kunde bekommt im Shop nicht mehr die Zahlungsart (Rechnung) sondern nur noch Vorkasse und Nachnahme angeboten. Seite 17 von 19 Seite 18 von 19 Artikelverwaltung Über die Artikelverwaltung mit Shopanpassung wird zum einen gesteuert, welche Artikel im Shop angezeigt werden. Durch einen einfachen klick kann der Artikel im Shop auch als Aktionsartikel dargestellt werden. Abhängig von der Ermittlung entstehender Versandkosten im Shop, kann auch dieses im Artikelstamm gepflegt werden. Shopdarstellung Die Darstellung im Shop, wo welcher Artikel zu finden ist, wird nur in der Artikelmaske einmalig bei dem Artikel hinterlegt. Ebenso können Bestände des Artikels als Zahl oder Ampelsystem im Shop dargestellt werden. Seite 18 von 19 Seite 19 von 19 Optimierung von Suchmaschinen Auf Wusch können bei dem Artikel die Meta Tags für das bessere Auffinden in Suchmaschinen hinterlegt werden. Diese werden dann voll automatisch bei dem Abgleich der Daten in den Shop eingebunden. Crossartikel / abweichende Mengeneinheiten / Prioritäten Die Verwaltung von zur Zeit, einer abweichenden Mengeneinheit und bis zu 10 Cross Artikel ist möglich. Über eine Prioritätensteuerung bei dem Artikel kann dieser auf einer Skala von 0 – 9 auf der Shopseite verschoben werden. Beispiel: Gut verkaufte Artikel sollen unabhängig der sonstigen Sortierung immer auf der ersten Seite der Produktgruppe stehen. Hierfür steht dann die 0 im Artikelstamm und der Artikel wird auf der Produktseite im Shop an erster Stelle angezeigt. Das Handbuch ist als Vorab-Version zu sehen und wird ständig verfeinert. Ich danke Herrn Grün und Herrn Logé aus Landau, die mit Ihrem Fachwissen viel zu dieser Schnittstelle beigetragen haben. Seite 19 von 19
