4Datenbanken – Elemente – Handling
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Lotus Notes 6 und Domino 4 Arbeiten im Team, arbeiten im Web ISBN 3-8273-1991-9 Datenbanken – Elemente – Handling Im Folgenden beziehen wir uns auf die im Designer erstellte Datenbank »Seminar.nsf«. Die Screenshots zeigen den Zugriff mit dem Notes Client. Wenn Sie das Gezeigte nachvollziehen wollen, empfehlen wir, die Datenbank von der CD in Ihr lokales Notes-Datenverzeichnis zu kopieren (Lotus/Notes/Data) und die Datenbank zu öffnen (siehe »Datenbank öffnen« in diesem Kapitel). Dadurch wird automatisch ein Lesezeichen im Lesezeichenordner »Datenbanken« angelegt. 4.1 Elemente einer Notes-Datenbank Bei Notes 6 hat sich äußerlich wie innerlich wieder einiges geändert. Das Konzept einer Plattform für alle heute erdenklichen Informationsquellen ist aber beibehalten worden (Arbeiten im Team – Arbeiten im Web). Seit der ersten Notes-Version ist nach dem Domino-Prinzip mehr und mehr »angebaut« worden (die Bezeichnung Domino Server ist mit der Version 4.5 entstanden, um die neu eingebaute WebFunktionalität zum Ausdruck zu bringen). Dieses Domino-Prinzip ist mit weiteren Versionsnummern ausgebaut worden. Wo die Marktentwicklung mit neuen Versionen hingehen wird, ist nicht abzusehen bzw. nur zu erahnen – Mobile Notes, Unified Messaging, Websphere sind in diesem Zusammenhang nur einige Stichworte. Auch die Entwicklungsumgebung (Notes Designer) hat in Notes 6 wieder ein etwas anderes Outfit bekommen. Ob der Bedienkomfort dadurch besser geworden ist, möge letztendlich der Anwender entscheiden. Die Gestaltungselemente von Notes-Datenbanken wie Gliederungen, Rahmengruppen (Framesets) und Seiten sind auch weiterhin vorhanden. Die Gestaltungsmöglichkeiten zum Webdesign sind in Notes 6 noch weiter ausgebaut worden. Auch wenn Notes in vielen Unternehmen (leider) oft nur für Mailing, Calendering und To Do benutzt wird (vielleicht noch für ein gemeinsam genutztes Telefonbuch), möchten wir in diesem Kapitel mit den Grundelementen von Lotus Notes beginnen – den Datenbankelementen. Weiterhin beschreiben wir das allgemeine Handling dieser Elemente, das hat sich auch in Notes 6 nicht wesentlich geändert. Waren früher Masken und Ansichten zentrale Gestaltungselemente, werden es wahrscheinlich in Zukunft Frames, Gliederungen und universelle Programmiersprachen für Web-Auftritte sein. Der Notes Designer ist ein Web-Editor geworden. Es werden z.B. Content-Management-Systeme angeboten, die es Anwendern ermöglichen, die Inhalte von Web-Auftritten in einem Unternehmen dezentral und ohne Programmierkenntnisse zu pflegen. Eine Maske ist damit zu einem Gestaltungselement unter vielen geworden – wenn auch immer noch ein sehr zentrales. IBM SOFTWARE PRESS 78 Datenbanken – Elemente – Handling Trotz aller Domino-Effekte besteht Notes im Kern immer noch aus den Elementen, mit denen es in der ersten Version auf den Markt kam. In der Grundidee ist Notes ein Datenbanksystem und ein effektives Werkzeug für den Austausch von Informationen – entweder in geschlossenen Unternehmensnetzwerken oder seit Version 4.5 alternativ über den Zugriff mit einem Internet-Browser. Sieht man sich für Notes entwickelte Anwendungen an, wird man feststellen, dass Notes-Datenbanken zwar im Aussehen alle sehr unterschiedlich sind, aber immer den gleichen Aufbau haben. Sie sind zwar anders, aber trotzdem gleich, könnte man sagen. Notes ist im Kern ein Datenbanksystem geblieben und besteht aus sieben klassischen Gestaltungselementen – daran ändert das Hinzufügen der neuen Bausteine GLIEDERUNG, RAHMENGRUPPE und SEITE seit der Version 5 wie auch die Öffnung zum Internet nichts: : : : : : : : : : : Gliederungen Rahmengruppen Seiten Datenbanken Masken Dokumente Ansichten Ordner Navigatoren Agenten Gliederungen Eine GLIEDERUNG ist ein Gestaltungselement, dass seit der Version 5 zur Verfügung steht. Sie dient dem Benutzer als Navigationsinstrument. Die einzelnen Zweige führen zu den verbundenen Informationen, sei es eine Ansicht einer Datenbank, eine Eingabemaske, mit der Daten in einem Dokument gespeichert werden sollen, oder eine Seite mit statischen Texten, Grafiken, Bildern etc.. Rahmengruppen Eine RAHMENGRUPPE (Frames/Frameset) ist ein Gestaltungselement, das mit Version 5 aus dem Bereich Webdesign übernommen wurde. Rahmengruppen hat es in Notes eigentlich schon immer gegeben. Der Aufbau einer Datenbank bestand schon immer aus verschiedenen Rahmen bzw. Fenstern für die Navigation oder die Ansicht der gespeicherten Dokumente. Mit Rahmengruppen können Startseiten für den Zugriff über den Client wie über den Browser gestaltet werden. Die einzelnen Rahmen werden mit unterschiedlichen Elementen verknüpft, wie z.B. Masken, Ansichten, Seiten oder Datenbanken. Ein anschauliches Beispiel ist die Startseite von Notes 6. Elemente einer Notes-Datenbank 79 Die klassische Notes-Datenbank ist in diesem Konzept nur noch ein Bestandteil unter vielen. Die Datenbankfunktion ist und bleibt aber der zentrale Kern von Lotus Notes. Theoretisch wäre es möglich, beim Gestalten einer Web-Applikation vollkommen auf eine Datenbank zu verzichten und Notes nur als reinen WebEditor zu benutzen – theoretisch. Seiten Eine SEITE ist ein weiteres Gestaltungselement, das in die Vorversion integriert wurde. Seiten können vielfältige Elemente aufnehmen, wie Gliederungen, Text, Bilder, Grafiken etc. Sie können auch als Editor für HTML-Code benutzt werden. Die Eingabe von Benutzerdaten, um sie in Dokumenten einer Datenbank zu speichern, ist nicht möglich. Beispiele dieses Bausteins finden Sie in den Abschnitten ÜBER DIESE DATENBANK bzw. BENUTZEN DIESER DATENBANK,die es in jeder Notes-Datenbank gibt (Menü HILFE). Seiten können für die Rahmeninhalte einer Rahmengruppe benutzt werden. Abbildung 4.1: Rahmengruppe mit Gliederung Die Gestaltung von Datenbanken bleibt den Datenbank-Designern vorbehalten. Ein normaler Notes-Benutzer wird diese neuen Bausteine benutzen, aber nicht verändern können (bis auf die Startseite, die individuell angepasst werden kann). Kommen wir nun zu den herkömmlichen Bausteinen von Lotus Notes, zur klassischen Notes-Datenbank. IBM SOFTWARE PRESS 80 Datenbanken – Elemente – Handling Datenbanken DATENBANKEN dienen der Aufnahme, Verwaltung und Speicherung von Informationen, die meist nach bestimmten Themen oder Funktionen (z.B. Diskussionen, Teamarbeit) zusammengefasst werden. Daten werden: : : : : in von Datenbank-Designern vorgegebenen Formularen eingegeben bzw. erfasst (MASKEN), als Datensätze gespeichert (DOKUMENTE), nach verschiedenen Kriterien sortiert angezeigt (ANSICHTEN), in vorgegebenen oder benutzereigenen Ablagesystemen geordnet (ORDNER). Datenbanken können sich auf Ihrem lokalen Rechner oder auf einem Server befinden. Natürlich können mehrere Benutzer nur auf gemeinsam genutzte ServerDatenbanken zugreifen. Der Server dient als Drehscheibe der Kommunikation, um den Informationsaustausch zu koordinieren. Masken In welcher Form die Benutzer Informationen eingeben können, bestimmt die Eingabemaske, die ein Datenbank-Entwickler gestaltet hat. Masken bestehen aus Feldern, in denen Benutzer neue Daten eingeben oder aus Vorgaben auswählen können. Masken bestehen meist zusätzlich aus statischem Text und Bildern. Felder können bearbeitbar sein oder von Notes automatisch berechnet werden (z.B. Autor der Eingabe, Zeit, zu der ein Dokument erstellt oder geändert wurde). Die Felder können so definiert werden, dass entweder nur bestimmte Eingabeformate (z.B. Text, Datum, Zahlen) oder verschiedene Informationsarten aufgenommen werden (RICHTEXT-FELD – z.B. Text, Bilder, Video, Audio). Abbildung 4.2: Eingabemaske mit unterschiedlichen Feldtypen Elemente einer Notes-Datenbank 81 Maskenfelder erkennen Sie an den eckigen Klammern. Eine Besonderheit sind die Felder mit den kleinen Pfeilschaltflächen. Dahinter verbergen sich Dialoglisten, aus denen der Benutzer aus Vorgaben eine oder mehrere Einträge auswählen kann. Die Listen können auch so gestaltet sein, dass Benutzer neue Einträge hinzufügen können. Abbildung 4.3: Eingabemaske mit Dialogliste zur Auswahl von Schlüsselwörtern Dokumente Nach der Eingabe der Daten wird die Maske gespeichert. Es entsteht ein Dokument der Datenbank. Das folgende Dokument unterscheidet sich nicht wesentlich von der ausgefüllten Maske. Es werden nur die Feldumrandungen nicht mehr angezeigt. Abbildung 4.4: Erstelltes Dokument IBM SOFTWARE PRESS 82 Datenbanken – Elemente – Handling Ansichten Dokumente werden in Ansichten angezeigt. Ansichten sind vergleichbar mit Abfragen in relationalen Datenbanken. Eine Datenbank enthält in der Regel mehrere Ansichten, in der die Felder des Dokuments nach unterschiedlichen Kriterien sortiert und dargestellt werden. Die Bedingungen, welche Feldwerte angezeigt werden, legt der Datenbank-Entwickler fest. Kundendaten lassen sich z.B. nach Namen, Vornamen, Postleitzahl, Ort, Geburtsdatum oder Telefonnummer anzeigen und sortieren. Es entsteht immer eine neue Zusammenstellung der Daten, die in den Feldern enthalten sind. Abbildung 4.5: Ansichten Ansichten können auch über eine Gliederung aufgerufen werden. Dann ergibt sich ein Bild wie in Abb. 4.5. Ordner Dokumente können auch nach selbst gewählten Kriterien in Ordnern sortiert werden. Ordner können grundsätzlich für die gemeinsame oder die private Benutzung erstellt werden. Sie haben eine ähnliche Aufgabe wie Ansichten, mit dem Unterschied, dass Ansichten aus Feldwerten berechnet werden, Ordner lediglich zur Ablage von Dokumenten dienen. Ordner können nur durch Aktionen wie Kopieren oder Verschieben von Dokumenten gefüllt werden. Navigatoren Navigatoren sind grafische Hilfsmittel, die in der Navigationsübersicht z.B. über verschiedene Ansichten oder Ordner den Inhalt einer Datenbank wiedergeben. Die Benutzer werden mit einem Navigator durch eine Anwendung geführt. Sie können neben den Ansichten und Ordnen auch Verknüpfungen oder Formeln ausführen oder weitere Navigatoren öffnen. Navigatoren können auch mit Hotspots kombiniert werden. Agenten Agenten sind Programme, die wie Makros bestimmte Aufgaben in einer Datenbank automatisiert ausführen. Mit Agenten können Sie z.B. Suchfunktionen durchführen, Dokumente in Ordner verschieben oder in eine Archivdatenbank kopieren, Nachrichten versenden oder Mail-Absender über Ihre zeitweilige Abwesenheit im Unternehmen informieren. Die Einsatzmöglichkeiten sind überaus vielfältig. Bereiche einer Datenbank 4.2 83 Bereiche einer Datenbank Notes-Datenbanken sind alle gleich, aber jede ist anders. Das bezeichnet wahrscheinlich am besten die Struktur einer Notes-Datenbank. Egal welche NotesDatenbank Ihnen begegnet, sie werden den typischen Aufbau sofort erkennen. : : : Links finden Sie die NAVIGATIONSÜBERSICHT mit Ansichten und Ordnern, die den Datenbestand der Dokumente unterschiedlich anzeigt. GEMEINSAME oder PRIVATE ORDNER dienen zum Ordnen der Dokumente. Benutzer können weitere private Ordner hinzufügen, um die Dokumente nach eigenen Gesichtspunkten zu sortieren. Rechts befindet sich die DOKUMENTÜBERSICHT mit den ausgewählten Feldinhalten der gespeicherten Dokumente. Hier können die Dokumente ausgewählt bzw. geöffnet werden. Im unteren Bereich wird die DOKUMENTVORSCHAU sichtbar, wenn Sie den Befehl ANSICHT – DOKUMENTVORSCHAU ANZEIGEN/VERBERGEN in der Symbolleiste auslösen. Sie können damit ein markiertes Dokument lesen, ohne es zu öffnen. Die Ränder lassen sich mit dem Mauszeiger verschieben. Die Anordnung der Felder können Sie über ANSICHT/DOKUMENTVORSCHAU/DOKUMENTVORSCHAU ANORDNEN variieren. Diese Option wird leider nicht in allen Datenbanken unterstützt. Abbildung 4.6: Anordnung des Fensters Dokumentvorschau : Über den Fenstern ist meist eine AKTIONSLEISTE positioniert (muss aber nicht). Mit den Schaltflächen können Sie sehr schnell häufig benutzte Aufgaben ausführen, wie Speichern, Schließen, Öffnen der Eingabemaske und Bearbeiten des Dokuments. Die Anzeige der Tasten ist oft abhängig von der jeweiligen Arbeitssituation. IBM SOFTWARE PRESS 84 Datenbanken – Elemente – Handling Abbildung 4.7: Die drei Fenster einer Notes-Datenbank 4.3 Datenbank öffnen Der Notes Client ist für den größten Teil der täglichen Arbeiten im Büro bereits konfiguriert. Sie versenden oder empfangen E-Mails, arbeiten mit Ihrem Kalender und der Aufgabenliste. Wenn Ihr Rechner permanent mit einem Domino Server verbunden ist, arbeiten Sie direkt mit Ihrer Mail-Datenbank auf dem Server und benutzen für die Adressierung Ihrer E-Mails das Firmenadressbuch (Domino-Verzeichnis). Zu diesen Datenbanken gelangen Sie über die Schaltflächen der Startseite oder über die Lesezeichen in der Lesezeichenleiste. Es kann auf einem Domino Server aber auch Datenbanken geben, für die es auf Ihrem Notes Client noch keine Lesezeichen gibt, mit denen sich eine Datenbank öffnen ließe. Neu Sie können jetzt in Notes 6 die Größe der Dialogfelder generell ändern – wie heute bei vielen Windows-Anwendungen üblich. Das Handling ist ebenfalls gleich: Mauszeiger auf den Rand eines Dialogfelds richten und mit linker gehaltener Maustaste den Rahmen aufziehen. Um eine Datenbank zu öffnen, wählen Sie DATEI/DATENBANK/ÖFFNEN oder (Strg) + (O). Datenbank öffnen : : 85 Bestimmen Sie im nächsten Dialogfeld im Feld SERVER den Server, auf dem sich die gesuchte Datenbank befindet. Es werden anschließend im Bereich darunter alle Datenbanken angezeigt, die auf dem Server gespeichert sind. Wenn Sie LOKAL wählen, werden alle Datenbanken angezeigt, die sich im DataVerzeichnis (meist Lotus/Notes/Data) Ihres lokalen Rechners befinden. Abbildung 4.8: Dialogfeld – Datenbank öffnen : : : : Markieren Sie die gewünschte Datenbank. Im unteren Feld erscheint der Dateiname. Oft werden Datenbanken in einem Unterverzeichnis thematisch zusammengefasst. Mit einem Doppelklick öffnen Sie ein Unterverzeichnis. Die Schaltfläche ÜBER öffnet eine Seite, die Ihnen erste Informationen über die Datenbank liefert. Wenn Sie die Datenbank öffnen, wird automatisch ein Lesezeichen im Lesezeichenordner DATENBANKEN bzw. ein Datenbanksymbol auf der aktuell gewählten Arbeitsbereichsseite hinzugefügt. Wenn Sie LESEZEICHEN wählen, erhalten Sie ein Dialogfeld, um den Lesezeichenordner bzw. Unterordner als Speicherort festzulegen. Abbildung 4.9: Lesezeichen für eine neue Datenbank speichern IBM SOFTWARE PRESS 86 Datenbanken – Elemente – Handling Die Notes-Hilfe (help5_client.nsf) wird standardgemäß nach der Konfiguration des Clients nicht als Lesezeichen abgelegt. Sie finden die Datenbank im lokalen Data-Verzeichnis (LOTUS/NOTES/DATA) im Ordner HELP. Sie können die Hilfe aber auch über das Menü ? aufrufen, dann wird beim ersten Start automatisch dem Lesezeichenordner DATENBANKEN ein Lesezeichen hinzugefügt. 4.4 Domänen-Katalog Das Suchen und Öffnen einer Server-Datenbank geht auch einfacher. Gerade für Leute, die an verschiedenen Notes-Arbeitsplätzen arbeiten, ist es mühsam, die oft auf vielen Servern einer Notes-Domäne verstreuten Datenbanken über DATEI/ DATENBANK/ÖFFNEN ausfindig zu machen. Jeder Domino Server verfügt über eine Datenbank mit der Bezeichnung DATEN(catalog.nsf), in der jeweils in einem separaten Dokument verschiedene Daten zu jeder Server-Datenbank bzw. Datenbank-Schablone abgelegt werden. Die Dokumente enthalten sowohl allgemeine Angaben zur Datenbank (Titel, Server, Dateiname etc.) als auch spezielle Informationen zu Replizierung, Volltext und Zugriffskontrollliste. Sinnvollerweise sollten in diesem Katalog die Datenbanken aller Server einer Notes-Domäne aufgeführt sein. BANKKATALOG Die Datenbanken werden unter verschiedenen Kriterien angezeigt: nach Titel, Server, Replik-ID, Manager oder nach Kategorien, die der Datenbank-Manager zur besseren Übersicht selbst bestimmen kann. Abbildung 4.10: Domänen-Katalog – Ansicht – Nach Titel Datenbank – neu 87 Sie können in diesem Katalog nach den gewünschten Datenbanken suchen und Ihrem Client über die Schaltflächen in der Aktionsleiste ein Lesezeichen hinzufügen oder die Datenbank direkt öffnen. Ob eine Datenbank im Domänen-Katalog aufgeführt ist und unter welcher Kategorie sie zu finden ist, wird auch in der Infobox DATENBANK-EIGENSCHAFTEN (DATEI/ DATENBANK/EIGENSCHAFTEN) im Register GESTALTUNG dokumentiert. Abbildung 4.11: Infobox Datenbank – Eigenschaften, Register – Gestaltung Um die Kategorien im Domänen-Katalog festzulegen (Ansicht DATENBANKEN/NACH KATEGORIE wählen – Menü AKTIONEN/KATEGORISIEREN) sind Entwicklerrechte notwendig. 4.5 Datenbank – neu Wir erläutern in diesem Kapitel das grundlegende Verfahren, wie neue Datenbanken angelegt werden. Wir betrachten diesen Vorgang aus der Sicht eines ClientBenutzers. Die meisten Notes-Benutzer werden nicht über das Recht verfügen, auf einem Domino Server neue Datenbanken anzulegen. Das ist Aufgabe des Domino Administrators. Das Verfahren ist aber grundsätzlich das gleiche. Wozu braucht nun ein Notes-Benutzer eine neue Datenbank? Wer sich tiefer gehend mit Notes beschäftigen möchte, für den ist eine neue Datenbank auf dem lokalen Rechner das optimale Übungsfeld, um den allgemeinen Umgang mit Notes zu erlernen. Genauso braucht man oft eine Datenbank, um bestimmte Funktionen außerhalb der operativen Netzumgebung gefahrlos testen zu können. IBM SOFTWARE PRESS 88 Datenbanken – Elemente – Handling Sie sollten gerade am Anfang Ihrer Arbeit mit Notes nicht mit einer vollkommen leeren Datenbank hantieren, das wäre bestimmt nicht besonders motivierend. Notes bietet Ihnen vorgefertigte Schablonen (Dateiendung .ntf – Notes Template File), auf deren Grundlage Sie mit wenigen Handgriffen neue Datenbanken erstellen können (wir haben dem Thema SCHABLONEN ein eigenes Kapitel gewidmet). Vielleicht kommen Sie auch auf die Idee, vorhandene Schablonen für persönliche Zwecke zu benutzen, z.B. als Container für persönliche Informationen oder für die Verwaltung Ihrer Platten-, CD- oder Briefmarkensammlung. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig und der Phantasie keine Grenzen gesetzt. : Wählen Sie DATEI/DATENBANK/NEU oder (Strg) + (N). Sie erhalten ein Dialogfeld, auf dem Sie diverse Einstellungen vornehmen können. Abbildung 4.12: Dialogfeld zum Erstellen einer neuen Datenbank : : : Geben Sie einen Titel ein, der Dateiname wird automatisch davon abgeleitet. Normalerweise wird eine neue Datenbank im Notes-Data-Verzeichnis abgelegt. Mit dem Ordnersymbol kann man aber auch einen anderen Speicherort wählen. Die Einstellungen der Größenbeschränkung (1-4 GByte) gelten für Datenbanken nicht mehr seit Version 5. Sie beziehen sich nur auf Datenbanken, die noch nicht auf Version 5 aktualisiert wurden. Entscheiden Sie, ob Sie die Datenbank verschlüsseln wollen. Mobile LaptopBenutzer sollten diese Option für besonders sensible Daten wählen. Bedenken Sie aber, dass zum Öffnen der Datenbank Ihre Benutzer-ID und Ihr Passwort zwingend notwendig sind. Zugriffskontrollliste (ACL) 89 Abbildung 4.13: Optionen zur Verschlüsselung : : : Sie können sich an dieser Stelle bereits für einen Volltextindex entscheiden. Er wird Ihre zukünftigen Suchabfragen beschleunigen und optimieren. Wählen Sie eine Schablone für die Gestaltung Ihrer Datenbank. Mit der Option WEITERE SCHABLONEN ANZEIGEN werden zusätzliche Schablonen zur Verfügung gestellt. Mit der Schaltfläche SCHABLONEN-SERVER können Sie auch auf die Schablonen eines Domino Server zugreifen. Die Schaltfläche ÜBER bietet Ihnen Informationen über Aufbau und Verwendungszweck der ausgewählten Schablone. Bei der Option ERWEITERT möchten wir auf die Auswahl WIEDERHERSTELLBARE LÖSCHUNGEN ZULASSEN hinweisen. Seit Version 5 lassen sich auch scheinbar endgültig aus einer Datenbank gelöschte Dokumente wiederherstellen (mehr dazu in Kapitel 5.11). Diese Voreinstellung aktiviert die Option in der Infobox DATENBANK-EIGENSCHAFTEN im Register ERWEITERT. Mit Abschluss durch OK wird die neue Datenbank generiert und ein Lesezeichen dem Lesezeichenordner DATENBANKEN bzw. ein Datenbanksymbol der aktuell gewählten Arbeitsbereichsseite hinzugefügt. 4.6 Zugriffskontrollliste (ACL) Das Festlegen der Sicherheitsstrukturen im Notes-Netzwerk ist Aufgabe der Domino Administratoren. Der Client-Benutzer wird in der Regel keine Befugnis haben, Benutzerrechte auf Datenbanken zu verändern. Dieses Thema wird in Teil 2 dieses Buchs zur Administration ausführlich behandelt. Um aus Sicht des Client-Benutzers das Sicherheitssystem von Lotus Notes prinzipiell zu verstehen, möchten wir an dieser Stelle bereits einen kurzen Überblick über die Zugriffsrechte auf eine Datenbank geben. Neben der allgemeinen Zugangsberechtigung zum Notes-Netzwerk durch die Registrierung eines Benutzers (Benutzer-ID und Passwort) verfügt jede NotesDatenbank über eine Zugriffskontrollliste (ACL – Access Control List) mit der die Zugriffsberechtigungen der Benutzer, einschließlich Gruppen und Server, gesteuert werden. Notes verwendet sieben abgestufte Zugriffsrechte, die durch die Auswahl von weiteren Optionen erweitert bzw. eingeschränkt werden können. So entsteht ein differenziertes Geflecht von Kontrollmöglichkeiten. IBM SOFTWARE PRESS 90 : : Datenbanken – Elemente – Handling Markieren Sie ein Lesezeichen einer Datenbank, um die ACL einer Datenbank einzusehen. Wählen Sie aus dem Kontextmenü DATENBANK/EIGENSCHAFTEN/ZUGRIFFSKONTROLLE. Abbildung 4.14: Zugriffskontrollliste (ACL) Bei einer geöffneten Datenbank wird das Zugriffsrecht in Form eines Symbols in der Statuszeile angezeigt. Die sieben Zugriffsrechte stellen wir in der folgenden Tabelle in Grundzügen dar: Zugriffsrecht Symbol Berechtigungen Manager Verwaltet das Notes-/Domino-System als höchste Instanz. Kann alle Aufgaben bzgl. einer Datenbank durchführen, z.B. neue Datenbanken anlegen, die ACL ändern oder Datenbanken löschen, ebenso alle Aufgaben ausführen, die auf unteren Ebenen erlaubt sind. Jeder Notes-Benutzer verfügt in der Regel auf seiner E-Mail-Datenbank über dieses Recht. Entwickler Kann die Gestaltungselemente einer Datenbank verändern (Masken, Felder, Ansichten etc.), alle Aufgaben ausführen, die auf unteren Ebenen erlaubt sind. Editor Kann Dokumente lesen und erstellen und eigene und fremde Dokumente bearbeiten. Tabelle 4.1: Zugriffsrechte des Notes-/Domino-Systems Datenbank kopieren Zugriffsrecht 91 Symbol Berechtigungen Autor Kann Dokumente lesen und neue erstellen, darf nur die selbst erstellten Dokumente bearbeiten bzw. die, in denen er in einem Autorenfeld eingetragen ist. Bemerkenswert ist, dass das Erstellen von Dokumenten als Option untersagt werden kann. Leser Kann Dokumente lesen. Einlieferer Kann Dokumente erstellen, diese danach jedoch nicht lesen. Kein Zugriff ----- Kein Zugriff auf Datenbanken. Es kann optional zugelassen werden, öffentliche Dokumente zu lesen und zu schreiben. Tabelle 4.1: Zugriffsrechte des Notes-/Domino-Systems (Forts.) In Tabelle 4.2 finden Sie eine Übersicht über alle Grundeinstellungen einschließlich aller möglichen Optionen. Rechte/Optionen Manager Entwickler Editor Autor Leser Einlieferer Kein Zugriff Dokumente erstellen ja ja ja opt. nein ja nein Dokumente löschen opt. opt. opt. opt. nein nein nein Persönliche Agenten erstellen ja ja opt. opt. opt. nein nein Persönliche Ansichten/Ordner erstellen ja ja opt. opt. opt. nein nein Gemeinsame Ansichten/Ordner erstellen ja ja opt. nein nein nein nein LotusScriptAgenten erstellen ja opt. opt. opt. opt. nein nein Öffentliche Dokumente lesen ja ja ja ja ja opt. opt. Öffentliche Dokumente schreiben ja ja ja opt. opt. opt. opt. Tabelle 4.2: Zugriffsrechte und mögliche Optionen 4.7 Datenbank kopieren Als Client-Benutzer können Sie von jeder selbst erstellten Datenbank eine Kopie anlegen. Wenn Sie Leserrechte auf eine Server-Datenbank haben, können Sie davon eine lokale Replik (eine spezielle Notes-Kopie) anlegen. Davon lässt sich wiederum eine lokale Kopie erzeugen. Dabei ist es möglich, die Zugriffskontrollliste (ACL) zu deaktivieren. IBM SOFTWARE PRESS 92 Datenbanken – Elemente – Handling Diese Kopie können Sie aber nicht mehr mit der ursprünglichen Server-Datenbank abgleichen. Der Hintergrund: Jede Notes-Datenbank wird beim Einrichten mit einer eindeutigen Identifikationsnummer (Replik-ID) versehen, die auch an eine lokale Replik vererbt wird. Die Berechtigung zur Replizierung zweier Datenbanken erfolgt nicht über Titel oder Dateinamen, sondern allein über diese Replik-ID. Beim Kopieren einer Datenbank erhält die Kopie automatisch eine neue Replik-ID. Die beiden Datenbanken »kennen« sich also nicht mehr und damit ist auch ein Abgleich der Inhalte beider Datenbanken nicht mehr möglich. Wenn Sie eine Datenbank auf Betriebssystemebene kopieren, wird die Replik-ID nicht verändert. Wenn Sie als mobiler Benutzer eine große Server-Datenbank lokal nutzen und den gesamten Inhalt der Datenbank nicht über das Netz ziehen wollen, bietet sich der Transport über eine CD oder einen anderen Datenträger an. : Markieren Sie das Lesezeichen der Datenbank, die Sie kopieren wollen, mit der rechten Maustaste und wählen Sie aus dem Kontextmenü DATENBANK/NEUE KOPIE. Abbildung 4.15: Einstellungen für eine Kopie einer Datenbank festlegen : : Die Einstellungen in der oberen Hälfte des Dialogfelds ähneln dem Anlegen einer neuen Datenbank. Sie können entscheiden, ob die gesamte Datenbank mit Gestaltung und Dokumenten oder nur die Gestaltungselemente (Masken, Ansichten, Ordner etc.) kopiert werden sollen. Sie können eine neue Schablone erzeugen, indem Sie nur die Gestaltung kopieren und die Dateiendung auf ».ntf« ändern. Sie erscheint automatisch in der Schablonenliste beim Anlegen einer neuen Datenbank. : : Sie können die Zugriffskontrollliste deaktivieren. Damit erhalten Sie automatisch Managerrechte auf der erstellten Kopie. Starten Sie den Kopiervorgang mit OK. Datenbank löschen 4.8 93 Datenbank löschen Die folgenden Schritte löschen eine Datenbank endgültig von Ihrem Rechner. : : Markieren Sie das Lesezeichen oder entsprechend das Datenbanksymbol auf der Arbeitsbereichsseite. Wählen Sie das Menü DATEI/DATENBANK/LÖSCHEN oder aus dem Kontextmenü DATENBANK/LÖSCHEN. Zum Löschen einer Datenbank benötigen Sie Managerrechte. Für die selbst erstellten Datenbanken bzw. lokalen Kopien von Server-Datenbanken (wenn die ACL nicht kopiert wurde) hat jeder Client-Benutzer automatisch Managerrechte. Wenn Sie ein Lesezeichen bzw. Datenbanksymbol entfernen, werden lediglich diese Zeichen gelöscht, nicht aber die Datenbank selbst. 4.9 Datenbank archivieren Datenbanken, die im »operativen Geschäft stehen«, wachsen gerne sehr schnell an. Als Notes-Benutzer werden Sie in den seltensten Fällen das Recht haben, Dokumente (außer Ihren eigenen) aus Domino-Datenbanken löschen zu dürfen. Der Regelfall wird sein, dass Sie die Archivierung auf lokale Datenbanken anwenden. Jede Notes-Datenbank verfügt über eine Archivierungsfunktion. Öffnen Sie die Infobox DATENBANK–EIGENSCHAFTEN. Auf der ersten Registerkarte DATENBANK/ALLGEMEIN finden Sie die Schaltfläche ARCHIVIERUNGSEINSTELLUNGEN. Dort bestimmen Sie die Dokumente, die von dem Archivierungsagenten erfasst werden sollen. Archivdatenbanken werden standardgemäß in einem Unterordner des Notes-Data-Verzeichnisses angelegt. Abbildung 4.16: Einstellungen für die Archivierung IBM SOFTWARE PRESS 94 Datenbanken – Elemente – Handling Auf der Karte ERWEITERT legen Sie fest, wie der Agent gestartet wird. Sie können hier außerdem bestimmen, ob in einer PROTOKOLL-DATENBANK Informationen zu den einzelnen Archivierungsprozessen festgehalten werden sollen. Damit behalten Sie immer die Kontrolle über die Archivierungsfunktion. Weiterhin können Sie festlegen, welche Dokumente nach einem bestimmten Zeitraum automatisch archiviert werden. Neu In Version 6 können Sie im Register ERWEITERT/ZEITPLAN jetzt einen genauen Zeitpunkt für die automatische Archivierung festlegen. Bei geöffneter Datenbank starten Sie manuell den Archivierungsprozess mit dem Menübefehl DATEI/DATENBANK/ARCHIVIEREN.
